Referat for: Sønderborg Provstiudvalg. PU møde 23. februar Kl. Kl Mødested: Asserballe Præstegård

Transkript

1 Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 23. februar Kl. Kl Mødested: Asserballe Præstegård Afbud fra Formand Erik Breum, Ejner Egtved samt Dorte Elsner Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2 Underskrift af referat fra PU-mødet den 26. januar 2016 Referatet underskrevet af de tilstedeværende PUmedlemmer. 3 Opfølgning fra seneste møde Kirsten Schmidt: Jesus på Slottet. Der skal være møde i starten af marts, så intet nyt. Lilian havde undersøgt, om der var ændrede ind- og udleveringstider fra kappellerne på Sygehusene, hvilket vi var informerede om gennem bedemænd. Tiderne er uændrede: Sønderborg Sygehus: mellem kl Aabenraa Sygehus: mellem kl Nyt fra Provsten 1) "Reklame-film" om området. 2) Forslag om en daglig bank, samt én større bank (SIFI-bank). 3) Konsulentrunde forår ) Status Sognegård Nordborg. 1) Nej tak til reklamefilm. Denne form for reklame er ikke brugbar for os, derimod er kommunens Velkomst-folder målrettet tilflyttere interessant. 2) Provstisekretær undersøger bedste betingelser hos de største banker og vi flytter derefter vores anliggender i én bank, men beholder dog Andelskassen som daglig bank. 3) Ingen projekter rundt omkring i Provstiet, der kræver konsulentbesøg. 4) Fredeningsnævnet har sagt ok til projektet. 5 Nyt fra Formanden Dorte Elsner har udtrykt ønske om udtrædelse af PU. PU har drøftet henvendelsen og takker Dorte for hendes indsat. Der indsættes suppleant fra 1 marts Nyt fra Stiftsrådsmedlem Ebbe Ejlertsen En kort gennemgang fra eftermiddagens møde. Meget fokus på økonomien i Stiftet. Referat, Side: 1

2 Stiftsrådsmøde den Årshjul Sag: Årshjul (2367) - Haderslev Stift Ebbe Ejlertsen foreslår, at vi omkring Budgetter og Regnskaber bruger det årshjul Aabenraa Provsti benytter. Der laves notat til PU om hele mødet. Aabenraa-udgaven tilpasses vores Provsti og anvendes af alle MR. Vores årshjul rettes og anvendes som arbejdsredskab af Provstiet og PU. Provstisekretæren har lavet dato-årshjul for Sønderborg Provsti. Der foreslås, at vi bruger begge aktivt og har årshjulene på dagsorden som fast punkt og at de sendes ud til alle MR. Årshjul 8 Indkaldelse af forslag og input til stiftsbidragsbudget 2017 Sag: Indkaldelse af forslag og input til stiftsbidragsbudget 2017 (2344) - Haderslev Stift Provstiudvalgets tanker og idéer, forslag til opgaver, andre input til budgettet for PU har ikke nye forslag eller områder, der skal fokus på. PU står bag de opgaver der er beskrevet af Stiftet og dermed også økonomien til opgaverne. Indkaldelse af forslag og input til stiftsbidragsbudget VS: Udbud af provstirevision - høring af provstiudvalgene Sag: VS: Udbud af provstirevision - høring af provstiudvalgene (2361) - Haderslev Stift VS: Udbud af provstirevision - høring af provstiudvalgene 10 Vejledende honorarsatser til formænd, kasserer, kirkeværger og kontaktpersoner Sag: SV: Drøftelse af honorarsatser og indkaldelse til et nyt møde i januar. (2345) - Haderslev Stift Honorarer ramme og fordelingsforslag. Opgavefordeling fra Hedensted Provsti. Vejledende honorarsatser til formænd, kasserer, kirkeværger og kontaktpersoner Arbejdet fra revisors side har båret præg af, at der er nye medarbejdere på opgaven. Der har været for mange forskellige ind over opgaverne hos revisor. Vi vil gerne i den nye periode igen have mulighed for, enten et møde med revisor (læs gennemgang af regnskaber) eller have et særligt fokusområde gennemgået. Formanden indstiller, at rammerne sendes ud til menighedsrådene. Rammerne sendes ud til menighedsrådene og der lægges eksempler på Provstiets hjemmeside. Rammerne er IKKE vejledende men UDMELDTE rammer. 11 Overførsel af restbeløb fra kalkning 2013 til anlæg af handikaprampe. Sag: Overførsel af restbeløb fra kalkning 2013 Ansøgningen kan ikke imødekommes og beløbet skal tilbageføres til PU på kontoen tilbageførte anlægsmidler. Referat, Side: 2

3 Sag: Overførsel af restbeløb fra kalkning 2013 til anlæg af handikaprampe. (2358) - Ketting Sogn Ketting Menighedsråd søger om at få overført kr fra kalkning af kirken i 2013 til anlæggelse af handikaprampen, der udviser et underskud på næsten kr anlægsmidler. Overførsel af restbeløb fra kalkning 2013 til anlæg af handikaprampe. 12 VS: Regnskab for ungdomspræstens arbejde 2015 Sag: Andet - Regnskab for U-huset (2171) - Ulkebøl Sogn Ungdomspræsten har fremsendt årsregnskabet for Formanden indstiller at beløbet må overføres. Ansøgningen kan imødekommes. Der er et beskedent overskud på kr. 394,07. Der ansøges om, at overføre overskuddet til VS: Regnskab for ungdomspræstens arbejde Forpagtningsaftaler Sag: Forpagtningsaftaler (2354) - Havnbjerg Sogn Havnbjerg ansøger om forlængelse af en forpagtningskontrakt, uden at den kommer i udbud. Størrelsen på parcellerne er små, hvilket der ikke er så stor efterspørgslen på. Forpagtningsaftaler 14 Arealoverførsel Sag: Arealoverførsel (2359) - Gråsten Sogn I forbindelse med renovering/ombygning af vandværket i Gråsten, beliggende på naboarealet til kirkegården i Gråsten, har Sønderborg Forsyning forespurgt, om at ændre skellet. Der tilgår Gråsten Kirkegård 204 m2 uden omkostninger idet Sønderborg Forsyning afholder udgifterne til Matrikel og tingbog. Området ligger naturligt tættere på kirkegården end på vandværket. Menighedsrådet har accepteret og ønsker PU's Forpagtningsaftalerne indstilles til godkendelse på anbefaling af Ejner Egtved (PU-ansvarlig for Forpagtningskontrakter) Dog er provstiets betingelsen for en accept, er at der skal udfærdiges nye forpagtningskontrakter, som erstatning for de nuværende der udløber. De nye kontrakter skal udfærdiges med udgangspunktet i den standard kontrakt som Videncentret For Landbrug i Århus har udarbejdet til provstiet. Forpagtningsaftalerne er godkendte. Dog skal der udfærdiges nye forpagtningskontrakter på den standarskontrakt som Videncenter for Landbrug har udarbejdet. De nye kontrakter skal fremsendes til PU. Formanden instiller til godkendelse. Arealoverførslen er godkendt. Referat, Side: 3

4 godkendelse. Arealoverførsel 15 Erstatning af kampestensdige med bøgehække Sag: Erstatning af kampestensdige med bøgehække (2360) - Gråsten Sogn Rundt om parkeringpladsen ved Gråsten Kapel er et stendige, som er opsat ca i år Meget ofte samler personalet løse sten op og der har adskillige gange været udøvet drengestreger/hærværk på stengærdet. Sagen fremsendes via Haderslev Stift til kirkegårdkonsulentens udtalelse. Parkeringspladsen er ejet af Sønderborg Kommune, Gråsten MR vedligerholder området og normalt har man betalt 50 % af stengærdereparationerne hver. Gråsten MR har forhandlet sig frem til overtagelsen af hele parkeringsarealet - uden omkostninger. Sønderborg kommune udarbejder den matrikulære berigtigelse /ejerskifte. Der ansøges nu om at fjerne stengærdet helt og erstatte med bøgehæk. I forvejen er store dele af kirkegården indrammet af bøgehække. Indkigget til kapellet og helhedsintrykket vil blive mere harmonisk. Stengærdet som ønskes fjernet anvendes til opfyldning ved materialepladsen i Adsbøl, samt eventuel reperation af stengærdet ved Skrænten i Rinkenæs. Erstatning af kampestensdige med bøgehække 16 Helhedsplanerne for Rinkenæs kirkegårde Sag: Ansøgning om godkendelse af udviklingsplan for Rinkenæs (2330) - Rinkenæs Sogn Der ansøges om at få helhedsplanen for Rinkenæs Korskirke godkendt. De planer, der arbejdes med omkring et sognehus, har ikke indflydelse på selve helhedsplanen. Der er til sagen vedhæftet bilag med forslag til placering af sognehus, hvoraf det tydeligt fremgår, at en eventuel placering ikke påvirker det videre arbejde på kirkegården. PU er positiv overfor planerne, men har ved gennemlæsning konstateret, at der mangler vigtige informationer før PU kan tage endelig stilling til helhedsplanen. Der mangler: Et overslag over, hvad ny anlæg / omlægninger som fx ny belægning på stier, p-plads etc. koster En kort vurdering af, hvad MR mener, kirkegårdens faste personale kan lave af ændringer indenfor eksisterende mandskabstimer. MR s tanker om tidsperspektivet. Indenfor hvor lang en årrække og evt. i hvilke tempi kan planen realiseres Helhedsplanerne for Rinkenæs kirkegårde 17 SV: Rinkenæs: Ansøgning om flytning af stendige i forbindelse med renovering af Sagen fremsendes via Haderslev Stift til kirkegårdkonsulentens udtalelse. Referat, Side: 4

5 skrænt Sag: Ansøgning om godkendelse af udviklingsplan for Rinkenæs (2330) - Rinkenæs Sogn I 2015 blev en del af helhedsplanen for Rinkenæs Korskirkes kirkegård godkendt; den godkendte del er skrånngen mod Nederbyvej. Selve anlægget udføres i foråret I den forbindelse ønsker MR at omsætte og indrykke stendiget, samt lade diget få en let heldning indad. Stendiget er fra ca Diget er væltet flere steder og bevoksningen gør det vanskeligt at passerer på fortovet. Der ansøges om tilladelse til omsætning og indrykning af stendiget. SV: Rinkenæs: Ansøgning om flytning af stendige i forbindelse med renovering af skrænt 18 Mandskabsfaciliteter ved Nybøl kirke samt nyt kapel Sag: Graverhusudvidelse (2037) - Nybøl Sogn Der er fremsendt forslag til forbedring af mandskabsfaciliteterne ifm påbud fra Arbejdstilsynet. Fremsendte materiale er gennemgået og der er visse betænkeligheder, som skal drøftes med MR. Provsten, Formanden og den områdeansvarlige aftaler et møde med MR inden PU-mødet den Forslaget er delt op i 2 faser: Mandskabshus samt redskabsrum. 2 eksisterende bygninger kan anvendes til formålet og bygges om. Kapel. Ny bygning. Budget der søges om: Mandskabshus: kr Redskabsrum: kr Kapel: kr ialt inkl moms kr Mandskabsfaciliteter ved Nybøl kirke samt nyt kapel 19 (Intet emne) Sag: Ansøgning katafalk (2363) - Lysabild Sogn Efter påbud fra Arbejdstilsynet ansøges om Provsten kontakter Arbejdstilsynet, for sammen med dem, at klarlægge problemstillingen med udgangspunkt i Lysabild. Referat, Side: 5

6 midler til indkøb af en katafalk. Der ansøges om kr (Intet emne) (Man skal holde sig for øje, at det faktisk er bedemændenes opgave, at transportere kister til og fra kapellerne/kirkerne og dermed ikke et reelt problem kirkegårdens personale har.) 20 Ansøgning om ekstra midler Sag: Ansøgning om ekstra midler (2366) - Nybøl Sogn Nybøl MR er blevet opmærksomme på, at kirkens personale ikke må løfte kisterne, der ansøges derfor om midler til indkøb af en katafalk. Afventer kontakten til Arbejdstilsynet (se sag 2363). Der er ikke indhentet tilbud, men forventet pris er kr Ansøgning om ekstra midler 21 VS: Punkt til PU dagsorden d. 23 februar Sag: Nyt sognehus (1817) - Sottrup Sogn VS: Punkt til PU dagsorden d. 23 februar Den fremsendte projektbeskrivelse over ombygning af bygning samt nyt sognehus er gennemgået. Der er følgende punkter, der skal belyses af MR før der kan behandles: Meget store graverfaciliteter - til hvilket formål? Hvad skal kontoret i Sognehuset anvendes til? Er den meget store materialeplads nødvendig? Køkkenfacilitet i sognehus for lille og dermed ikke praktisk. Nedrivning af det gamle sognehus er ikke medregnet i projektet? Der er ikke afsat midler til inventar - hvor skal inventaret komme fra/hvordan finansieres? Modregningen af den første tegnestue? 22 Hauke Wattenberg - præstebolig Kirke Alle 5A, Sønderborg Sag: Kirke Alle 5 A - evt. salg (2020) - Sankt Marie Sogn Sognepræst Hauke Wattenberg har et ønske om at købe sin embedsbolig. Provstiet har henvendt sig til MR om afklaring af forskellige forhold. Formanden for Sct. MArie har svaret på henvendelsen. Forespørgslen er atypisk, da MR normalt ikke sælge en embedsbolig så længe der er boligpligt til embedet. I korte træk skal boligen i offentligt udbud og sælges til højeste bud. Der undersøges, om der kan dispenseres. MR og præst skal informeres om konsekvenser ved proceduren og der udfærdiges en procesbeskrivelse. Hauke Wattenberg - præstebolig Kirke Alle 5A, Sønderborg Referat, Side: 6

7 Orientering 23 Fw: Nordborg kirke. Restaurering af kalkmalerier Sag: Fw: Nordborg kirke. Restaurering af kalkmalerier (2362) - Nordborg Sogn Fw: Nordborg kirke. Restaurering af kalkmalerier 24 VS: Restaurering af kirkeligt inventar i Broager Kirke Sag: Restaurering af kirkeligt inventar i Broager Kirke (2233) - Broager Sogn Videresendt til Haderslev Stift VS: Restaurering af kirkeligt inventar i Broager Kirke 25 Eventuelt Næste PU-møde den er ændret: PU-møde kl Formandsmøde kl Mødet sluttede kl Referat, Side: 7

8 Underskrifter vedr. møde d Erik Breum Anne Margrethe Raabjerg Hvas Dorte Falgreen Elsner Ebbe Ejlertsen Ejler Skjerning Ejner Simonsen Egtved Kirsten Schmidt Lilian Jensen Referat, Side: 8