UDKAST - Notat vedrørende brugerinvolvering, Nyt OUH

Transkript

1 UDKAST - Notat vedrørende brugerinvolvering, Nyt OUH 1. Formål I notatet sættes fokus på brugerinvolveringen i projekt Nyt OUH, herunder nogle indledende tanker om målsætninger, principper, strategi og planlægning i forbindelse med brugerinvolveringen. Der gives et første bud på omfanget af den kommende brugerinvolvering med henblik på udarbejdelse af byggeprogram for Nyt OUH. Med brugerinvolveringen i Nyt OUH skal der skabes dialog og inddragelse, det skal sikres at projektet får tilført viden, nye ideer og kvalitet samt sikres forankring hos fremtidens brugere. 2. Baggrund Visionen for Nyt OUH: Mennesket først Gennem - forskning - uddannelse - udvikling - samarbejde I forlængelse af at fokus i visionen er på mennesket - patienten, de pårørende og personalet, er det således naturligt at have fokus på brugerinvolvering i Nyt OUH. Det er ligeledes vigtigt i alle de processer der omhandler brugerinvolvering, at have fokus på at skabe et fælles billede af og inddrage visionen og de tilknyttede perspektiver. Med byggeriet af Nyt OUH skal der sættes en ny dagsorden for brugerinvolvering. Der skal sikres en reel brugerinvolvering, hvor der ikke blot er tale om skyggeprocesser for at skabe legitimering af byggeriet eller understøtte politisk korrekthed. Dialog er afgørende for et godt resultat, derfor er det vigtigt at arbejde med brugerinddragelsesprocesser, hvor ledelse, medarbejdere, patienter og andre brugere kan komme med på råd om hvordan vi bedst planlægger og bygger det nye hospital. Brugerne de sundhedsprofessionelle og patienterne er vigtige bærere af opdateret viden om sygehuset, deres viden og erfaring gør dem til eksperter i planlægningen af det nye sygehus. Brugerinvolveringen vil overordnet have til opgave at levere brugerinput til projektet i programmeringsfasen og de efterfølgende projekteringsfaser samt at forberede personalet på at arbejde på Nyt OUH. Journal nr. : 10/15968 Side : 1 af 8

2 I dette notat bruges betegnelsen bruger bredt forstået som bruger af Nyt OUH, det vil sige patienter, personale, pårørende og borgere i Region Syddanmark (potentielle brugere), det øvrige sundhedsvæsen samt øvrige samarbejdspartnere. I de enkelte delprojekter fastlægges den konkrete målgruppe for brugerinddragelsen. Brugerinddragelse i sundhedsvæsenet er forudsat i Sundhedslovens 4: Regioner og kommuner skal i et samspil med de statslige myndigheder og i dialog med brugerne sikre en stadig udvikling af kvaliteten og en effektiv ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet gennem uddannelse, forskning, planlægning og samarbejde m.v. 3. Visioner og Målsætninger for brugerinddragelsen i Nyt OUH Visionerne for brugerinddragelse er: Brugerinddragelse skal optimere planlægningsprocessen og kvalificere det endelige resultat Brugerinddragelse skal fremme den enkeltes engagement i og indflydelse på Nyt OUH. Målet er: at fremme dialogen og gøre Nyt OUH attraktivt at få nye og anderledes ideer på banen fra brugerne at skabe interesse, ejerskab og viden om projektet at fastholde interessen for projektet at kvalificere organisering og arbejdsgange samt sikre kvalitet i projektet - For brugerne Målet er, at brugerne i det daglige oplever at være velinformeret om projekt Nyt OUH. At sikre at brugerne oplever tilfredsstillende dialog og medinddragelse i forhold til de beslutninger, der træffes, som har betydning for netop deres relation til Nyt OUH. Brugerne skal således forstå og føle ejerskab for de beslutninger der træffes i relation til planlægningen af Nyt OUH. - For projektet Målet er overordnet set, via brugerinddragelsen, at få skabt nogle rammer på Nyt OUH der muliggør opfyldelsen af visionen for Nyt OUH. At tilføre og sikre høj kvalitet på Nyt OUH ved at få skabt de rigtige løsninger i forhold til patienter, personale og øvrige brugere af Nyt OUH omkring de fysiske rammer og organisering. 4. Principper for brugerinddragelse i Nyt OUH Nedenfor oplistes en række principper for brugerinddragelse, principperne skitserer en ramme for den måde inddragelsen skal foregå på Princip 1: Brugerinddragelsen er værdibaseret Brugerinddragelsen baseres på de værdier, som er nedskrevet i visionen for Nyt OUH: Mennesket først - brugerne ses som aktive medspillere. Der tages udgangspunkt i den enkelte brugers behov og ressourcer, der udvises respekt i dialogen med den enkelte bruger. Vi arbejder fremtidsorienteret Vi har fokus på at fremtidens patient understøttes i at blive den aktive patient den aktive modtager af sundhedsydelser og den aktive person, som tager vare på eget helbred. Nyt OUH vil bygge på høj grad af medarbejderinddragelse og udvikling af et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø der er fokus på trivsel og samarbejde Journal nr. : 10/15968 Side : 2 af 8

3 Nyt OUH skal være det innovative hospital, vi understøtter en innovativ kultur, hvor der er plads til nysgerrighed og villighed til at betræde nye stier. Der skal ske samarbejde og integration i forhold til den omverden og de eksterne aktører, der omgiver det nye universitetshospital - det vil sige bred brugerinddragelse. Vi sikrer åben adgang til information og viden om projektet Princip 2: Brugerne skal have reelle muligheder for at blive hørt Brugerne skal have reelle muligheder for at deltage i dialogen og det skal sikres at nødvendige nøglepersoner inddrages i delprojekterne. Det skal være tydeligt for brugerne hvad det er, de reelt har indflydelse på. Spillerummet for indflydelse skal være klart i de enkelte delprojekter, gensidige forventninger skal være afstemt Princip 3. Alle delprojekter skal som udgangspunkt benytte brugerinddragelse Det skal være rutine i forbindelse med opstart af et delprojekt at vurdere brugerinddragelsen. Hvor det giver mening skal der ske brugerinddragelse. Omfanget og karakteren af brugerinddragelse skal tilrettelægges i starten af hvert enkelt delprojekt, uafhængig af hvem der er initiativtager til opgaven. Tidsperspektivet kan indsnævre muligheden for inddragelse. Det kan således overvejes om brugerinddragelsen i enkelte delprojekter kan begrænses til information og eventuel mulighed for at fremsende synspunkter Princip 4: Ændringer skal begrundes Hvis en gældende plan/beslutning som er fremkommet i en brugerinddragelsesproces ændres, skal det begrundes, hvorfor ændringen finder sted, særligt hvis der er tale om omfattende ændringer. Formålet er, at vedligeholde og styrke tillidsforholdet mellem planlæggere/systemet og brugerne. Erfaringen er, at meget utilfredshed med brugerinddragelse skyldes, at brugerne ikke bliver orienteret om de beslutninger der ændres eller nye beslutninger der træffes senere i processerne. 5. Brugerinddragelsesstrategi Når det som princip fastsættes, at alle delprojekter som udgangspunkt skal benytte brugerinddragelse, er der også brug for en brugerinddragelsesstrategi. Målet med strategien er at sikre: Vurdering af om et delprojekt kræver brugerinddragelse Synliggøre og begrunde valget af metode til brugerinddragelse Sikre sammenhæng mellem, hvad der ønskes belyst og inddragelsens indhold at der ved information og fakta undgås rygtedannelse Bevidsthed om ressourcer til inddragelse og at ressourcerne prioriteres og udnyttes bedst muligt. Strategien har som minimum følgende indhold: Formålet med den konkrete inddragelse? Beskrivelse af målgruppe, herunder hvilke brugere/organisationer, der skal inddrages og deres forventede interesser. Beskrivelse af de øvrige aktører. Hvem deltager og hvad er deres rolle. Faserne hvornår finder inddragelsen sted Kommunikation - hvilke former for information, kommunikation og eventuelt medier skal anvendes Ressourcer hvilke, og hvor mange ressourcer er der mulighed for at stille til rådighed i det givne delprojekt Metoderne hvilke metoder er anvendelige til netop denne brugerinddragelsesproces Journal nr. : 10/15968 Side : 3 af 8

4 5.1. Formålet med den konkrete inddragelse Det skal vurderes og beskrives hvilket formål den konkrete brugerinddragelse har. Formålet kan eksempelvis være at inddrage den viden som brugerne besidder om et givent område. Det kan være at give brugerne mulighed for at reagere på en konkret plan eller et projekt og at få et billede af brugernes interesser Beskrivelse af målgruppe, hvilke brugere/organisationer skal inddrages og hvad forventes deres interesser at være. Målgruppen beskrives og så vidt muligt beskrives deres forventede interesser. Målet er, at fokusere brugerinddragelsen og imødekomme eventuelle konflikter. Der kan også være tilfælde hvor interesserne ikke er kendte på forhånd. Det skal også vurderes om brugeren i den konkrete inddragelse repræsenterer sig selv eller en bestemt organisation. Hvis det sidste er tilfældet, vurderes om de i givet fald har mandat med fra deres bagland så der kan træffes beslutninger. Overordnet set er målgruppen for det samlede projekt brugere af Nyt OUH, det vil sige patienter, patientforeninger, personale, pårørende og borgere i Region Syddanmark (potentielle brugere), det øvrige sundhedsvæsen samt øvrige samarbejdspartnere. Der skal i de enkelte delprojekter tænkes i repræsentativitet i forhold til alder (nogle af brugerne fra personalegruppen vil reelt være med til at designe løsninger som de ikke selv skal arbejde i, da de vil være gået på pension når løsningerne tages i brug), køn, etniske grupper, sygdomme, handicap, faggrupper, ledelsesniveauer, svage og stærke brugere, kompetencer osv. Det skal overvejes om det er nødvendigt at bringe brugerne på et vist vidensniveauet om projekt Nyt OUH, eventuelt via en brugermanual eller lignende, for at sikre kvaliteten af samarbejdet og det resultat der kommer ud af det. Ved inddragelse af personale fra de forskellige institutioner vil følgende være gældende: Personale fra OUH udpeges i samarbejde med OUH Personale fra Psykiatrien udpeges i samarbejde med ledelsen i Psykiatrien i Region Syddanmark Personale fra SDU udpeges i samarbejde med dekanen Hvor det er relevant inddrages personer fra arbejdsmiljøorganisationen, hygiejneorganisationen og afdelingen for kvalitet/patientsikkerhed Beskrivelse af de øvrige aktører. Hvem deltager og hvad er deres rolle. Der deltagere personer fra projektorganisationen, bygherrerådgiver og totalrådgiver evt. andre eksterne deltagere. Rollerne beskrives senere. Totalrådgiveren vil være den drivende kraft i forbindelse med gennemførelsen af hele brugerinddragelsen i programmerings- og projekteringsfasen, i et tæt samarbejde med Projektorganisationen for Nyt OUH Faserne hvornår finder inddragelsen sted? Det beskrives hvornår i et projektforløb brugerinddragelsen skal finde sted. Det kan være tidligt i forløbet, for at inddrage den viden brugerne besidder. Det kan også, som alternativ eller supplement, være når der foreligger et beslutningsgrundlag, der kræver en høring for bl.a. at sikre medejerskab til en beslutning Information - hvilke former for information, kommunikation og eventuelt medier skal anvendes? Som en del af strategien skal det overvejes hvilken form for kommunikation/information, der er nødvendig og hvilke medier der skal anvendes. Det skal således overvejes om der skal udsendes breve, bruges elektroniske medier osv. Der skal være øget fokus på anvendelse af nye typer af medier herunder elektroniske medier i kombination med mere traditionelle metoder. Journal nr. : 10/15968 Side : 4 af 8

5 For at sikre kontinuitet og en ubesværet arbejdsgang er det væsentligt at opstille en guideline for kommunikationen omkring brugerinvolveringen. En overordnet skabelon for kommunikationen vil være med til at sikre sammenhæng i budskaberne og samtidig øge kendskab og graden af respons. Ligeledes bør der for hvert enkelt delprojekt opstilles en kommunikationsplan, der er målrettet den eller de relevante målgrupper og som samtidigt understøtter processen bag. Det vil imidlertid være nødvendigt at skabe et overblik over de forskellige processer og deres mål, før en kommunikationsstrategi for brugerinvolveringsprocessen kan udarbejdes Ressourcer hvilke, og hvor mange ressourcer er der mulighed for at stille til rådighed i det givne delprojekt Ressourcer kan både være medarbejderressourcer og økonomiske ressourcer. Behovet for ressourcer overvejes i det givne delprojekt. Det er vigtigt at have fokus på at brugerinddragelse, hvis der skal være tale om reel brugerinddragelse kræver tid Metoderne hvilke metoder er anvendelige til netop denne brugerinddragelsesproces? Det skal overvejes og begrundes hvilke metoder, der vil være bedst egnet i det pågældende delprojekt. Der kan eksempelvis være tale om Informationsmøder, Brugerworkshops, Mock Up, Nyt OUH avis, Åbent inspirationsforum, Debatmøder og oprettelse af en Vidensbank, Input og samarbejde med Center for brugerfokuseret innovation, G Udarbejdelse af byggeprogram, Nyt OUH Bygherrerådgiver er kommet med et første bud på omfanget af brugerinddragelsen i fasen fra Totalrådgiver er fundet og frem til der foreligger et byggeprogram. Neden for er forsøgt redegjort for de brugergrupper mv., som bygherrerådgiver ud fra erfaringer fra andre lignede projekter ved er nødvendige at nedsætte. Da ingen projekter er ens kan det vise sig, at der udover de nævnte brugergrupper undervejs vil være behov for at nedsætte yderligere grupper. Nedenstående opgørelse må således ikke opfattes som et endegyldigt resultat de er alene et bedste bud med udgangspunkt i erfaringer og viden på nuværende tidspunkt Brugerproces trin 1 fasen frem til totalrådgiver er fundet Denne indledende fase er næsten overstået, men er alligevel medtaget i dette notat (og i figuren på side 7), idet den kan bruges, som en form for referenceramme, når omfanget af det fremtidige behov skal vurderes. I figuren er de brugeraktiviteter, der allerede har været afholdt markeret med blå skrift. Frem til totalrådgiver er fundet vil de igangværende arbejdsgrupper fortsætte deres arbejde. Der vil også blive nedsat en brugergruppe, der får til formål at udarbejde hovedprogrammet for udstyr Brugerproces trin 2 fasen fra totalrådgiver er valgt til der foreligger et byggeprogram for Nyt OUH Totalrådgiver bliver forventeligt valgt lige inden sommerferien 2011 og vil være klar til bl.a. brugerprocessen i trin 2 fra omkring ultimo august Det første der skal ske er en tilretning af konkurrenceprojektet til det reviderede dimensioneringsgrundlag, der er indsendt til Regeringens Ekspertpanel (kvalitetsfond). Der kan desuden foretages ændringer, som følge af nye ønsker fra bygherren. Dette sker uden inddragelse af brugere. Det skal i den sammenhæng fremhæves, at en tilretning af konkurrenceprogrammet, udmøntende i et skitseprojekt, vil ske løbende under udarbejdelse af delfunktionsprogrammerne Delfunktionsprogram I (DFP I) Herefter skal der udarbejdes delfunktionsprogrammer (DFP I) for samtlige afdelinger/funktioner. Et delfunktionsprogram indeholder følgende: Kort beskrivelse af funktionen Journal nr. : 10/15968 Side : 5 af 8

6 Dimensionerende patient- og bemandingsgrundlag Opgaver og kapacitet Arealer Nærhedsbehov og specielle løsninger Relationer til andre funktioner Specielle krav til arbejdsmiljø, bygning og udstyr Rumliste Vurderet omfang af brugerinddragelse: bygherrerådgiver anbefaler normalt 3 møder med hver afdeling/funktion, men da en række af ovenstående oplysninger blev indhentet i forbindelse med forårets møder med afdelingerne/funktionerne vurderes det, at de fleste DFP I kan udarbejdes på grundlag af 2 møder med hver afdeling/funktion. Som udgangspunkt forventes ledelsen af den pågældende funktion at deltage i møderne. Samlet skal der således i forbindelse med udarbejdelsen af DFP I afholdes ca. 90 brugermøder Delfunktionsprogram II (DFP II) Når DFP I foreligger skal der udarbejdes et DFP II for enhederne i den kliniske hovedstruktur på Nyt OUH dvs. for hver af de kliniske klynger og de tværgående enheder. Indholdet er det samme, som listet ovenfor nu blot på hovedstrukturniveau. Det er vigtigt her, at de samlede rumprogrammer holder sig inden for den godkendte arealramme. Vurderet omfang af brugerinddragelse: Ledelserne fra de berørte afdelinger/funktioner antages at deltage i disse møder. Det er vurderingen at der er behov for 3 møder inden for hver enhed, hvilket svarer til, at der skal afholdes ca. 40 brugermøder, i forbindelse med udarbejdelsen af DFP II Tværgående arbejdsgrupper vedr. konceptuelle forhold Der udestår fortsat at blive nedsat en række tværgående arbejdsgrupper med henblik på at få fastlagt de konceptuelle forhold på Nyt OUH. Umiddelbart er det vurderet at, der skal nedsættes yderligere 15 tværgående arbejdsgrupper. Vurderet omfang af brugerinddragelse: Antallet af brugere i hver arbejdsgruppe vil typisk være ca. 10 personer. Det forventes at hver gruppe skal afholde 3 møder, hvilket betyder, at der samlet skal afholdes ca. 45 møder i de tværgående arbejdsgrupper Rumfunktionsprogram (RFP) Der skal desuden udarbejdes et rumfunktionsprogram (RFP) for såvel standard- som specialrum lige som der skal udarbejdes et overordnet dispositionsforslag. Igen er det nødvendigt at inddrage samtlige afdelinger/funktioner i dette arbejde. Vurderet omfang af brugerinddragelse: Erfaringsmæssigt er der behov for 3-4 møder med hver afdeling/funktion for at kunne udarbejde et fuldstændigt rumfunktionsprogram. Dette betyder at der skal afholdes et sted mellem 135 og 180 brugermøder. Der kan blive tale om ekstra brugermøder til udstyrsplanlægning, idet der for hvert rum skal laves en udstyrsliste for alt BIP-udstyr (bygnings- og installationspåvirkende udstyr), men som udgangspunkt er der planlagt med, at dette også kan tilgodeses på de omtalte møder Teknisk hovedprogram Der skal også udarbejdes et teknisk hovedprogram. Vurderet omfang af brugerinddragelse: Der forventes nedsat ca. 5 brugergrupper til udførelsen af dette arbejde. Hver gruppe må forventes at skulle afholde 3-4 møder. Dette betyder et samlet behov for ca brugermøder i forbindelse med udarbejdelsen af det tekniske hovedprogram Øvrig brugerinddragelse i fasen Som det fremgår af det supplerende udbudsmateriale forventes det at totalrådgiver opfører lette Mock-ups i innovationscentret af en række udvalgte rum. Journal nr. : 10/15968 Side : 6 af 8

7 Vurderet omfang af brugerinddragelse: Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at vurdere det forventede omfang af brugerinddragelse kun at der vil skulle afsættes ressourcer blandt brugerne, til at deltage i dette arbejde. Med henblik på at sikre bedst mulig ejerskab til projektet forslås det desuden, at der i denne fase afholdes 2-3 afdelingsseminarer, hvor fremdriften i projektet og de opnåede resultater gennemgås og drøftes Samlet brugerinddragelse i fasen Samlet er der således tale om en betydelig brugerinddragelse i form af mødeaktivitet i denne fase. Sammenlagt må det således forventes, at der skal afholdes i størrelsesordenen 350 brugermøder i fasen frem mod færdiggørelsen af et byggeprogram. Journal nr. : 10/15968 Side : 7 af 8

8 7. Organisering af brugerinddragelsen Som omtalt under punkt 5.3 er totalrådgiveren den drivende kraft i udarbejdelse af byggeprogram og i den efterfølgende projektering. I forlængelse heraf har totalrådgiveren ligeledes ansvaret for at gennemføre en relevant brugerinddragelse efter aftale med bygherren. Samtlige møder med brugerne vil blive gennemført med repræsentanter fra såvel totalrådgiveren som Projektorganisationen for Nyt OUH. Det vil være projektorganisationens opgave gennem kontakt til OUH, Psykiatrien og SDU at sikre udpegningen til brugergrupper. Projektorganisationen medvirker samtidig i den tværgående koordinering og deling af viden, ligesom det vil være projektorganisationens opgave at sikre kendskab til rammer og frihedsgrader for arbejdet. Projektorganisationen for Nyt OUH vil tilpasse sin bemanding i forhold til opgaverne i de forskellige faser af byggeriet. Der forventes en vis udvidelse af projektorganisationens stab både permanent og midlertidigt i forbindelse med opstart af byggeprogrammeringsfasen. Den præcise størrelse afhænger af, hvor komprimeret byggeprogrammeringsfasen tilrettelægges, antallet af møder med brugerne og endelig arbejdsdelingen mellem bygherrerådgiver og projektorganisationen. Som omtalt forventes deltagelse fra projektorganisation i alle brugermøder, mens bygherrerådgiver alene forventes at medvirke i den generelle bygherrerådgivning og inden for sundhedsplanlægningen specifikt alene at medvirke i den overordnede sparring, overdragelse af dimensioneringsgrundlaget og i øvrigt kun efter nærmere aftale. For så vidt angår en eventuel midlertidig styrkelse af projektorganisationen forventes det, at OUH så vidt muligt stiller sig positiv over for at meddele orlov, såfremt der bliver tale om at rekruttere personale fra hospitalet til projektorganisationens stab. 8. Arbejdsgruppe frem mod sommeren 2011 Der er nedsat en arbejdsgruppe der frem mod sommeren 2011 skal drøfte og fastlægge de enkelte elementer i brugerinvolveringen. - Arbejdsgruppens deltagere: Nyt OUH: Alice Støvring, Lisbeth Thisted Andersen, Marie Claire Andsager, Erik Jylling og Pernille Søndergaard Madsen Susanne Dam Hoffmann, Klavs Hjort Nielsen Bygherrerådgiver: Center for brugerfokuseret innovation, G10: Stine Justi, eventuelt en person mere OUH: Jesper Risom, Udviklingsstaben, har deltaget i det første møde i gruppen. Journal nr. : 10/15968 Side : 8 af 8