Udbud Indkøb af chassiser til renovationsbiler

Transkript

1 HILLERØD AFFALDSHÅNDTERING A/S Udbud Indkøb af chassiser til renovationsbiler UDBUDSVILKÅR JUNI 2016

2

3 HILLERØD AFFALDSHÅNDTERING A/S Udbud Indkøb af chassiser til renovationsbiler UDBUDSVILKÅR JUNI 2016 PROJEKTNR VERSION 01 UDGIVELSESDATO 21. juni 2016 UDARBEJDET PD KONTROLLERET NLA GODKENDT

4

5 Hillerød Affaldshåndtering A/S 5 INDHOLD 1 Baggrund Udbudsmaterialet Forventet tidsplan for udbuddet Ordregiver 7 2 Udbudsgrundlag 9 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet 10 4 Afgivelse af tilbud Tilbuddet Tilbudsfrist Udformning af tilbud Flere i forening Vedståelse Alternative bud Forbehold Ingen forhandling Stand-still periode Accept og kontrakt 16 5 Tildelingskriterier Grundlag for tildeling Evaluering af pris 17

6 6 Hillerød Affaldshåndtering A/S 1 Baggrund I forbindelse med at Hillerød Affaldshåndtering A/S overtager indsamling af Affaldshåndtering i Hillerød Kommune udbydes herved indkøb af 5 stk. chassiser til renovationsbiler som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven (lov nr af 15/12/2015). Kontrakten indeholder ligeledes en serviceaftale på vedligeholdelse af de indkøbte køretøjer. Kravspecifikationen indeholder en beskrivelse af de krav, som skal gælde for vindende tilbudsgivers levering af chassiser. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Tildelingskriteriet er "Pris" som nærmere beskrevet i afsnit 5. Sideløbende med dette udbud er udbudt en kontrakt på indkøb af 5 stk. komprimatorkasser til 26 tons renovationsbiler. Leverandøren af de 5 chassiser har ansvaret for montering af og koordinering omkring komprimatorkasser. 1.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet er tilgængeligt på de to forsyningers hjemmesider. Det vil sige både på Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse, fremsendt den 21. juni 2016 (nærværende dokument), dateret 21. juni Kravspecifikation, dateret 21. juni Kontraktvilkår, paradigme, dateret 21. juni 2016 Tilbudsliste, dateret 21. juni ESPD, dateret 21. juni 2016 Tilbudsgiverne skal basere deres tilbud på det samlede udbudsmateriale samt evt. Rettelsesbreve og spørgsmål/svar i tilbudsfasen. Såvel udbudsmateriale som rettelsesbreve og spg./svar findes på

7 Hillerød Affaldshåndtering A/S Forventet tidsplan for udbuddet Udbuddet af kontrakten forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Tidspunkt Beskrivelse 21. juni 2016 Udbudsbekendtgørelse fremsendt til EU 4. august 2016 Vejledende frist for at stille spørgsmål 9. august 2016 Forventet udsendelse af svar på stillede spørgsmål 15. august 2016 Frist for afgivelse af tilbud 19. august 2016 Dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD vil blive afkrævet den lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver, frist 7. september Eventuel besigtigelse af renovationsbiler 8. september2016 Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning 20. september 2016 Forventet kontraktindgåelse Fra kontrakt til levering forventes følgende tidsplan at gælde Tidspunkt Beskrivelse 2. januar 2017 Leverandør af komprimatorkasser leverer til leverandør af chassiser 1. marts 2017 Leverandør af chassiser leverer den samlede renovationsbil til ordregiver. 1.3 Ordregiver Ordregiver for udbuddet er: Hillerød Affaldshåndtering A/S Ægirsvej Hillerød CVR nr Kontaktperson: Peter Maltha Larsen Administration i forbindelse med udbuddet sker hos:

8 8 Hillerød Affaldshåndtering A/S Halsnæs Affald A/S Gjethusparken 3,1 sal 3300 Frederiksværk Kontaktperson: Nikolaj Langballe Halsnæs Affald A/S administrerer udbudsprocessen for Hillerød Affaldshåndtering A/S, og besvarer eventuelle spørgsmål i forbindelse med udbuddet på vegne af Hillerød Affaldshåndtering A/S.

9 Hillerød Affaldshåndtering A/S 9 2 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte regler og dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Udbudsloven, LOV nr af 15/12/2015 Udbudsbekendtgørelsen fra EU-Tidende. NL 01 (Alm. Leveringsbetingelser for leverancer af maskiner og andet) NU 06 (Alm. Betingelser for vedligeholdelse og reparation). Gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale. Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar udarbejdet i tilbudsfasen.

10 10 Hillerød Affaldshåndtering A/S 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der stilles spørgsmål til: Halsnæs Affald A/S Gjethusparken 3, 1.sal 3300 Frederiksværk Kontaktperson: Nikolaj Langballe, [email protected] Spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål ønskes i videst muligt omfang fremsendt på mail. Spørgsmål bedes i videst muligt omfang samlet og fremsendt senest den 4. august 2016 kl Spørgsmål modtaget på dette tidspunkt forventes besvaret senest den 9. august Spørgsmål der fremsendes efter den 4. august 2016 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret skriftligt og vil i anonymiseret form blive stillet til rådighed for samtlige tilbudsgivere på de to forsyningers hjemmesider. Tilbudsgivere bør derfor løbende holde sig orienteret med opdaterede spørgsmål/svar på disse hjemmesider.

11 Hillerød Affaldshåndtering A/S 11 4 Afgivelse af tilbud 4.1 Tilbuddet Tilbuddet skal afgives skriftligt og i 3 eksemplarer: 1 papirbaseret underskreven original 1 papirbaseret kopi. 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stick. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi og/eller papirkopien, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dog vil dokumenter/bilag, der ved en fejl ikke indgår i det originale tilbud, men indgår i et af de øvrige eksemplarer (papirkopi eller elektronisk kopi), blive betragtet som gældende for tilbuddet. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. 4.2 Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 15. august 2016, kl Tilbuddet skal afleveres/sendes til: Halsnæs Affald A/S Gjethusparken 3, 1. sal 3300 Frederiksværk Att.: Nikolaj Langballe Tilbuddet skal afleveres i lukket kuvert og skal være mærket: "Tilbud Indkøb af chassiser til renovationsbiler Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er fremme på nævnte adresse senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbud vil ikke kunne fremsendes pr. . Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Hillerød Affaldshåndtering A/S, men udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige regler om aktindsigt.

12 12 Hillerød Affaldshåndtering A/S Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende opgaverelevante forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiverne har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene. Tilbudsmaterialet returneres ikke. 4.3 Udformning af tilbud For at være konditionsmæssigt skal et tilbud bestå af Udfyldt ESPD Udfyldt tilbudsliste Produktdokumentation Tilbuddet skal være på dansk. Der skal vedlægges tilstrækkelig dansksproget produktdokumentation til at Ordregiver kan sikre overholdelse af alle mindstekrav. Eventuelt supplerende teknisk materiale kan vedlægges på engelsk. Den vedlagte tilbudsliste skal anvendes. Alle felter i tilbudslisten skal være udfyldt og sammentællinger foretaget hvor dette er angivet. Samtlige poster og priser på Tilbudslisten skal angives i danske kroner ekskl. moms. Hvis levering kan ske tidligere end krævet skal tilbudsgiver i Tilbudslisten angive leveringstidspunkt for chassiserne. I det angivne leveringstidspunkt skal der være taget højde for eventuelle usikkerheder i forbindelse med mellemsalg. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der opstår forsinkelser som følge af mellemsalg Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til levering af chassiser til renovationsbiler og varetagelse af efterfølgende service. Vurderingen vil bygge på vurdering af tilbuddets dokumentation for tilbudsgivers forhold og formåen. Denne dokumentation skal ske i form af udfyldt ESPD. ESPD kan udfyldes enten på den til rådighed værende pdf eller ved hjælp af HTML filer på hjemmesiden Der skal ikke vedlægges erklæringer ud over ESPD. Der skal i ESPD en være følgende dokumentation:

13 Hillerød Affaldshåndtering A/S 13 Økonomiske nøgletal Tilbudsgivers skal minimum give oplysninger om tilbudsgivers økonomiske nøgletal (Egenkapital) for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. De økonomiske nøgletal skal fremgå af udfyldt ESPD. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver ikke har haft negativ egenkapital i hvert af de seneste 3 regnskabsår. Eventuelle nystartede virksomheder skal godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald bør tilbudsgiver også henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Oplysning om virksomhedens erfaringer Oplysninger om virksomhedens erfaringer i form af referencer for tilsvarende leverancer, der er udført de sidste 3 år, skal fremgå af udfyldt ESPD. Hillerød Affaldshåndtering A/S ønsker oplysning om: Leverancens genstand Ordregiver Kontraktværdi Ved tilsvarende leverancer forstås levering af sammenlignelige chassiser til renovationsbiler. Såfremt virksomheden vil anvende underleverandører, skal relevante dele af ovenstående oplysninger afgives for de anvendte underleverandører. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver inden for de sidste 3 år har leveret chassiser til renovationsbiler af tilsvarende karakter for et beløb på minimum 5 mio. kr. Underleverandørens leverancer kan indgå i beregningen. Brug af underleverandører Tilbudsgiver skal oplyse, om der påtænkes anvendt underleverandører. I bekræftende fald skal der vedlægges en redegørelse for, i hvilket omfang og til varetagelse af hvilke opgaver underleverandører vil blive anvendt. Anvendelse af underleverandør fritager ikke tilbudsgiver for ansvar og pligter i forhold til kontrakten. Såfremt tilbudsgiver henviser til andre enheders formåen med henblik på at kunne opfylde ordregivers minimumskrav i relation til den tekniske eller økonomiske kapacitet, skal dette angives i ESPD en og der skal som en del af tilbuddet fremlægges en særskilt ESPD for den virksomhed, hvis kapacitet tilbudsgiver baserer sig på.

14 14 Hillerød Affaldshåndtering A/S I forhold til underleverandører, hvis kapacitet tilbudsgiver ikke baserer sig på med henblik på opfyldelse af minimumskravene til egnetheden, skal tilbudsgiver angive oplysninger i ESPD ens del II.D. Når ordregiver har identificeret lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver, vil denne blive anmodet om at dokumentere, at oplysningerne afgivet i ESPD en er korrekte, jf. udbudslovens 151, stk. 1. Er lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver en dansk virksomhed skal denne fremlægge en serviceattest som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de ved udbuddet gældende udelukkelsesgrunde. Da det af hensyn til ordregivers stramme tidsplan er vigtigt, at serviceattesten forelægges ordregiver så hurtigt som muligt, skal ordregiver opfordre til, at tilbudsgiverne er i besiddelse af en sådan serviceattest, så parterne ikke skal afvente en længere bestillingsprocedure hos Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på, at serviceattesten også skal omfatte den personkreds, der er omtalt i udbudslovens 135, stk. 2, hvilket blandt andet indebærer, at der skal afgives samtykkeerklæring. Læs mere om rekvirering af serviceattest via dette link Produktdokumentation Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af de tilbudte chassiser, der dokumenterer, at udbuddets minimumskrav er opfyldt. Beskrivelsen skal i sin helhed være på dansk. Tilbudsgiver skal anføre, hvor ordregiver i Danmark kan besigtige chassiser opbygget som renovationsbiler som de tilbudte eller sammenlignelige renovationsbiler. 4.4 Flere i forening Hvis flere i byder i forening, skal én af disse være bemyndiget til, at indgå kontrakt vedr. leverancen, modtage betaling osv. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af hvem der er bemyndiget. Hvis flere selvstændige økonomiske aktører afgiver tilbud i forening (konsortium), skal der fremlægges ESPD for hver af de økonomiske aktører. 4.5 Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. 4.6 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke.

15 Hillerød Affaldshåndtering A/S 15 Tilbud med flere end én model vil ikke blive betragtet som et alternativt bud, idet hver tilbudt model skal overholde Udbuddets Kravspecifikation. Hvis der afgives bud med flere end én model skal dokumenterne mærkes, så der ikke kan rejses tvivl om til hvilken type et dokument hører. 4.7 Forbehold Forbehold skal anføres på Tilbudslisten. Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i dette udbudsmateriale. Såfremt dette sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Øvrige forbehold vil blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Såfremt det ikke er muligt at prissætte et forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist som ukonditionsmæssigt. Hillerød Affaldshåndtering A/S vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant er henholdsvis grundlæggende henholdsvis kan prissættes. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbud med forbehold. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 4.8 Ingen forhandling Det skal understreges, at Hillerød Affaldshåndtering A/S har valgt ikke at gøre brug af Udbudsdirektivets mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Udbuddet gennemføres således efter udbudsformen offentligt udbud. På den baggrund opfordres tilbudsgiverne til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 4.9 Stand-still periode Efter evalueringen af tilbuddene og efter verificering af ESPD hos lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver følger en orientering om valg af tilbudsgiver samt en stand-still periode på i alt 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Hillerød Affaldshåndtering A/S elektronisk har underrettet tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen. Stand-still meddelelsen sendes pr. til tilbudsgiverne og meddelelsen vil indeholde en oversigt over pointtildeling for de enkelte tilbud, samt oplysning om hvilken tilbudsgiver der forventes indgået kontrakt med.

16 16 Hillerød Affaldshåndtering A/S 4.10 Accept og kontrakt Efter stand-still perioden forventer Hillerød Affaldshåndtering A/S at kunne indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver i 20. september Kontraktsproget er dansk.

17 Hillerød Affaldshåndtering A/S 17 5 Tildelingskriterier De tilbud, der er afgivet af tilbudsgivere, der opfylder egnethedskravene, og i øvrigt er konditionsmæssige, vil blive vurderet med henblik på tildeling. 5.1 Grundlag for tildeling Som tildelingskriterium anvendes "Pris" forstået således, at kontrakten vil blive tildelt til den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med laveste pris. Laveste pris vil blive forstået som leveringspris + summen af en serviceaftale i hvert af årene 1 5. Serviceaftalen skal tage udgangspunkt i at der årligt køres km. pr. køretøj. 5.2 Evaluering af pris Den afgivne samlede tilbudssum på chassiserne og serviceaftale vil danne grundlag for tildelingen. Denne pris fremgår af tilbudslisten.