Referat. DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6.

Transkript

1 Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 8. september 2016 kl Sted : HAB s administration Udsendt : 2. september 2016 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afbud: Laurids Caspersen

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Den lille positive De fleste bidrog Protokol fra mødet den 8. juni 2016 siderne Protokollen underskrevet

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt 18- Godkendt 24 Nyt fra BL og LBF Ole gennemgik Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Intet Ellen Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32 og 44 - Laurids Afdelingerne 30, 38, 39, 48, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Ove Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Bernhard Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22 og 23 - Leif Afd. 63 har afholdt 25 års jubilæum. Afd. 26 drøftes senere. Afd. 29 byggemødet aflyst. SU møde i Varberg den Afd. 25 ekstraordinært afdelingsmøde i næste uge. Valg af formand. Afd. 13 ekstraordinært afdelingsmøde Valg af ny afdelingsbestyrelse Der har været afholdt møde i FU Hjortebro. Leif sender noter til Christian angående nogle kritikpunkter. Afdeling 51 Ole Administrativ orientering Beboermøde afholdt. Ad : Personalesag. Økonomi- og administrationschef Lisa Nielsen har opsagt sin stilling med udgangen af december Personalesag. Jonna Christiansen vender tilbage til arbejdet 1. oktober Der arbejdes på ansættelse af en vikar i udlejning fra 26. september til den 23. december med et ugentligt timetal på 26. Personalesag. Mohammed Teta vender tilbage til arbejdet ca. Medio september. Serviceområdet. På mødet gives en status. Marketingsstrategi 2016/2017. Udkastet til marketingsstrategien har været trykprøvet hos BL s pressechef og derefter færdigdesignet. Udsendt til orientering sammen med dagsordenen. HAB s revision i udbud p.t. Sendt til EY, PWC, Beierholm, Deloitte og BDO. Deadline for tilbagemelding er 8. september. HAB har i juli måned fremsendt 8 udviklingsprojekter til Haderslev kommune Der er indkaldt til ekstraordinær afdelingsmøde i afd. 13 til afholdelse den Bernhard og Christian deltager. Der er indkaldt til informationsmøde om mulig udvidelse af den nye fælles boligsocial helhedsplan for Haderslev efter anbefaling fra LBF. Afdelingerne 13,14,15,17, 61 og 62 er inviteret til Allen Emiliussen forestår afviklingen af mødet. Orientering fra mødet omkring sammenlægninger af afdelinger, afholdt den 5. september LBF s tvillingeværktøj er p.t. opdateret med seneste regnskabsår, og det er for HAB s vedkommende 13 måneder, da vi overgik til nyt regnskabsår. Det er derfor ikke helt retvisende, når der foretages benchmark, som det er beregnet til. Vi forsøger at påvirke LBF til en eller anden handling. P.t. er stilling som gældsrådgiver opslået med 25 timer/uge. Kan bruges af HAB s og Haderslev Boligselskabs beboere. Ingen boligmesse i Afvikles i weekenden i vinterferien. 1398

4 Underretning af afdelingsbestyrelserne ved fraflytning. P.t. muligt at følge med i EGbolig WEB. På den baggrund og grundet priserne på porto er det p.t. måden, vi underretter på. Indskud i kapitalindskudslejligheder. På konto 410 i afdeling 19, 20, 21, 22, 23, 61 og 62 henstår der et kommunalt udlæg på i alt kr. til indskud i kapitaltilskudslejligheder. Specifikation af udlægget: Afdeling kr. Afdeling kr. Afdeling kr. Afdeling kr. Afdeling kr. Afdeling kr. Afdeling kr. I alt kr. Indskud i kapitalindskudslejligheder skal tilbagebetales til kommunen, jf. driftsvejledningen side 115 samt cirkulæreskrivelse fra 2. august Reglerne vedrørende kapitaltilskudslejligheder var gældende i perioden og var en forløber for de nuværende regler om lån til betaling af indskud i almene boliger. Reglerne medførte, at kommunen kunne indbetale beboerindskuddet for de lejere, der var mindrebemidlede. Når beboerne ikke længere opfyldte betingelserne for at bo i disse lejligheder på særligt gunstige vilkår, eller når lejligheder blev genudlejet på sædvanlige vilkår, skulle et beløb svarende til kapitaltilskuddet tilbagebetales til kommunen via boligorganisationens dispositionsfond. Pt. er vi i en undersøgelsesfase om, hvorvidt nogle af indskuddene er tilbagebetalt til kommunen, hvilket betyder, at der max skal tilbagebetales kr. til kommunen. Det anbefales, at de enkelte afdelinger får et rente- og afdragsfrit lån til afløsning af kommunens indskud, således at det bliver en del af den bunde del af dispositionsfonden. Kommer på som et punkt på kommende bestyrelsesmøde. 1399

5 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Driftsstatus Claus deltog i mødet under dette punkt. Afd. 61 går planmæssigt. Afd. 40 kommer i licitation snarest. Gåskærgade 7 ligger stadig hos kommunen. Afd. 26 kommer i prækvalifikation kommer i EU-udbud. Udsendes Afd. 31 planen følges i etape 1. Afd. bestyrelsen tilfredse. Voldgiftssagen afd. 15. Omkring halvvejs. PPV i syd og nord kører efter planen. 1400

6 Dagsordenens punkt 4 Økonomi

7 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling Strategi Opdateret version fra uge 35/2016 udsendt sammen med dagsordenen. BUS samtale skal afholdes. Fokus på uddannelse. Trækningsretsmidlerne. En oversigt til bestyrelsen, som så træffer afgørelse om udbud og hvornår. Opdateret strategi på hjemmesiden Forslag om afholdelse af temadag omkring HAB i dag og i morgen med fokus på specielt udbud af boligtyper. Enighed om en temadag specielt med fokus på kommende byggerier og renoveringer Nyhedsbrev. Næste udgave og emner? Emner på næste bestyrelsesmøde Bestyrelsens side i december udgaven af medlemsbladet. Emner/idéer? Formandsmøder. Frekvens, hvem er ansvarlig for emner og afvikling m.m Afd. 56. Ansøgning til dispositionsfonden Afd. 48 Forespørgsel fra Haderslev kommunen om muligheden for et frasalg af afdelingen. Emner på næste bestyrelsesmøde Drøftes videre på næste møde. Godkendt som indstillet Godkendt som indstillet Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår /10, 3/11 og 7/12 NB: Husk kalender muligt skal oktober mødet flyttes. Kredsweekendkonference 30. september 1. oktober Regnskabsmøde 22. december Ad. pkt Afdeling 56, Louisevej, ungdomsboliger ansøgning om at lejetab og udgifter til tab ved fraflytninger dækkes via dispositionsfonden Sagsfremstilling: Byrådet har i maj 2014 meddelt dispensation for dækning af lejetab og udgifter til tab ved fraflytninger via dispositionsfonden. Dispensationen er gældende til og med regnskabsåret 2015/2016. Afdeling 56 er en ny afdeling, som er gået i drift august Afdelingen er ikke omfattet af dispensationen. I regnskab 2014/2015 er der et lejetab på kr., som derfor ikke dækkes af dispositionsfonden. Det vil sige, at tabet belaster afdelingens økonomi. Indstilling: Der indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger et tilskud på kr. fra dispositionsfonden til dækning af afdelingens lejetab og udgifter til tab ved fraflytninger. Godkendt som indstillet 1402

8 Ad. pkt Sagsfremstilling: Kommunens Voksenudvalg holdt den møde om antallet af ældreboliger og det aktuelle behov for disse i kommunen. P.t. ikke det store behov, og i årene har kommunen i alt betalt kr i tomgangsleje til afd. 48, Ottanggaårdvej 1-27 i Hoptrup. Kommunens og HAB s administrationer holdt den møde om situationen, og kommunen ser gerne, at HAB undersøger mulighederne for et frasalg. Valuar Torben Strøm har den 25. august været på besigtigelse i afdelingen og også været fysisk inde i 2 lejemål. Konklusion: Afhændes boligerne på én gang vurderer han, at udbudsprisen vil være 4,5 mill. kr. kontant. HAB skal regne med et krav for udbedringer på ca. 1 mill. kr. og så omkostninger til advokat m.m. på ca ,- kr. plus moms. Pr. dags dato er der en prioritetsgæld i afdelingen på 6,7 mill. kr., og en henlæggelse på ,- kr. Indstilling: På det foreliggende grundlag anser bestyrelsen ikke et frasalg som en mulighed. Godkendt som indstillet 1403

9 Dagsordenens punkt 6 Eventuelt Ole Aaris Palle Agø Erik Bernhard Hansen Ellen Corfits Ove Brix Therkildsen Leif Hartmann Laurids Caspersen Christian Skovfoged 1404