Med venlig hilsen. Niels Vincent Andersen

Transkript

1 Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 20. april 2017 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 13. april 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Protokol fra mødet den 23. marts 2017 siderne

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per Administrativ orientering Ad pkt Personaleorientering. Ida Nilsson er ansat som grøn koordinator med øjeblikkelig virkning. Uddannet anlægsgartner og kommer fra uopsagt stilling i Vej & Park i Vejen kommune.

4 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Afd. 26 Ekstraomkostninger til miljøsanering. Se nedennævnte sagsfremstilling. P.g.a. sagens hastende karakter fremsendte Lisbeth sagsfremstilling og indstilling til godkendelse pr mail primo april. Alle medlemmer af organisationsbestyrelsen godkendte efterfølgende pr mail Afd. 20 Udskiftning af vinduer. Se nedennævnte sagsfremstilling. Ad pkt Sagsfremstilling. Vores rådgivere i afdeling 26, CF Møller har forholdt os nedenstående problemstilling i forhold til den igangværende renovering. Byggesagen påbegyndtes primo februar, efter godkendt skema B, hvorefter der af nedbrydningen i marts er konstateret ekstra omkostninger for håndtering og deponering af byggeaffald. Omkostningerne skyldes de ændrede grænseværdier for tungmetaller og PCB, på bygningsdele som nedbrydes af den eksisterende bygningsmasse. I projekt- og udbudsmaterialet er en screening og håndtering heraf indehold, rapport udført af Dansk Bygningsanalyse (bilag 1+2) Desværre har det under udførelsen været nødvendigt at udføre en supplerende miljøundersøgelse(bilag3), grundet ændrede grænseværdier, hvorfor der påløber yderligere miljøsaneringsarbejder i forbindelse med renoverings og nedbrydningsarbejdet. Den samlede økonomi af de ekstra miljøsaneringsarbejder er som følger: Udarbejdelse af miljørapport, Dansk Bygningsanalyse/KIWA (bilag 2+4) - inkl moms kr.: Ekstra byggepladsomkostninger, hovedentreprenør (bilag 5) - inkl moms kr.: Ekstra miljøsaneringsarbejder (bilag 6)- inkl moms kr.: Ekstra rådgivning ca. - inkl moms kr.: Sum af omkostninger inkl moms kr.: Altså yderligere miljøsaneringsarbejder for kr. Landsbyggefonden er bekendt med problemstillingen og har godkendt, at skema C forhøjes med t.kr. (støttede arbejder) og de resterende 862 t.kr. (ustøttede arbejder) kan dækkes af reguleringskontoen. For at komme videre skal Haderslev kommune godkende forhøjelsen både på de støttede og ustøttede arbejder, men det kan de først gøre, når det er godkendt i organisationsbestyrelsen. Det er vigtigt for renoveringen, at godkendelsen både fra jer og kommunen kommer snarest, da vi risikerer stilstand på byggepladsen indtil der er en afklaring, hvilket vil betyde yderligere omkostninger for renoveringen. Hvis Haderslev Kommune skal nå at have punktet med på næste dagsorden skal de have godkendelsen senest fredag den 7. april og de har derfor accepteret, at bestyrelsen godkender ekstraudgiften ved en accept pr. mail, hvis I ikke kan nå at mødes.

5 Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en ekstraudgift vedrørende renoveringen af afd. 26 på ,- kr på grund af miljøsaneringer. Ekstraudgiften finansieres ved en forhøjelse af støttede arbejder (skema C) på ,- kr. Dette finansieres med en forhøjelse af kreditforeningslånet og betyder en huslejestigning på 14,02 kr/m2/år. De resterende ,- kr finansieres via afdelingens reguleringskonto og har ingen konsekvenser for huslejen. Godkendt som indstillet. Ad pkt Sagsfremstilling. Afdeling 20 har på et afdelingsmøde den 6. maj 2015 godkendt vinduesudskiftning med et samlet budget på 6,2 mio. kr., hvilket medfører en huslejestigning på ca. 430 kr./måned. Indstilling. Bestyrelsen godkender optagelse af kreditforeningslån på 6,2 mio.kr. til finansiering af vinduesudskiftningen.

6 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Budgetopfølgning afd. 0

7 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling PR, markedsføring, medlemsblad m.m. Sune Falther deltager i dette dagsordenspunkt Ny servicestruktur herunder maskiner, aktuel status i processen m.m. Kommende møder Bestyrelsesmøder første halvår /5 og 15/6 INTRO-møde 12. juni Bestyrelsesmøder andet halvår /9, 12/10, 9/11 og 6/12 Julekaffe 6. december Regnskabsmøde Nytårskur 10. januar Bestyrelsesmøder første halvår 2018 Generalforsamling februar 2018.

8 Dagsordenens punkt 6 Eventuelt