FÅ STYR PÅ DIN INDBAKKE I 5 NEMME TRIN

Transkript

1 FÅ STYR PÅ DIN INDBAKKE I 5 NEMME TRIN

2 Indledning Tak fordi du har valg at downloade guiden Få styr på din indbakke i 5 nemme trin Jeg går ud fra, at du har downloadet denne guide, fordi du har et ønske om at gøre noget ved din indbakke og få overblikket tilbage. Mails fylder rigtig meget i vores hverdag, og der er ingen grund til at tro, at det vil ændre sig foreløbigt tværtimod. Det gør det bare endnu mere vigtigt, at vi finder nogle systemer og metoder, som gør os i stand til at bevare overblikket i den lind af mails, som vi modtager hver dag. Du får mit bud på, hvordan det kan gøres i denne guide. Det er ikke særligt svært at få systemet op at køre, der, hvor det kræver noget af dig, er, at du hver dag holder systemet vedlige og bliver ved med at bruge de metoder, som jeg viser dig her i guiden. Rigtig god læselyst! Birgitte Feldborg Effektive Arbejdsvaner 1

3 Få styr på din indbakke i 5 nemme trin 1. Læs kun dine mails én gang Det vigtigste, du kan gøre, når du beslutter dig for at arbejde på mails i din indbakke, er at tage en beslutning første gang. Når du læser din mail, så overvej, om du skal gøre noget ved det, som står i mailen. Hvis Ja, så har du tre forskellige muligheder: 1. Du kan gøre det med det samme. Gør det, hvis opgaven kun tager 2 minutter eller mindre, så kan det ikke betale sig at vente med at svare eller løse opgaven. 2. Du kan uddelegere opgaven til en anden. Hvis du vælger det, så send straks mailen videre til vedkommende med en kort forklaring på, hvorfor du videresender mailen, og hvad du forventer, at vedkommende skal gøre ved mailen/opgaven. Overvej også, om den oprindelige afsender skal informeres om, at du har uddelegeret opgaven til en anden, eller om du selv vil svare vedkommende når den, du har uddelegeret opgaven til, vender tilbage. På din opgaveliste skriver du, at du skal følge op overfor den, du har uddelegeret opgaven til (hvis du skal følge op) husk også deadline for, hvornår du skal følge op. Du kan herefter arkivere eller slette mailen. 2

4 3. Du kan lave din mail om til en opgave. Det kan du enten gøre ved at bruge Outlooks opgavefunktion eller ved at oprette en separat opgave det sted, hvor du holder styr på dine opgaver. Når dette er gjort, kan du arkivere mailen i den mappe, der hedder action (se enere i denne guide). Du er nu klar til at tage fat på den næste mail. Hvis Nej, så har du to forskellige muligheder: 1. Slet mailen 2. Arkiver mailen i en mappe i dit mailsystem, hvor du let kan finde den igen. 2. Tjek ikke mails den første time, du er på arbejde Hvis du er som de fleste af os, er noget af det første du gør, når du kommer på arbejde, at tjekke dine mails. Det kan endda være, at du har gjort det som noget af det første, da du stod op. Lad være med det! Det går ud over din effektivitet for dagen, idet de mails, som du har modtaget i løbet af aftenen/natten meget hurtigt kan komme til at sætte dagsordenen for dagen, i stedet for at det er dig, der sætter DIN dagsorden. 3

5 Brug i stedet den første time efter at du er mødt, til at få løst den vigtigste opgave for i dag. Så får du startet med det vigtigste, og på den måde sikrer du dig, at du i hvert fald når den opgave, som du fandt vigtigst i dag. 3. Slå lyde og pop-up beskeder fra Jeg er sikker på, at du kender lyden af en mail, der kommer ind i din indbakke, ligesom du måske også får en pop-up besked, hver gang du modtager en mail? Skynd dig at slå såvel lyd som pop-up fra! Det er kun med til at forstyrre dig og mindske dit fokus på det, du er i gang med i øjeblikket. Vi er nemlig sådan indrettet, at vi ikke kan lade være med at skæve til den pop-up, vi modtager, for at se, hvad det nu kan være. Eller overveje, hvem der har skrevet mail til os, når vi hører lyden af en ny mail. Det betyder, at vi mister fokus, og dermed tager den opgave, vi er i gang med længere tid, og måske glemmer vi den tankegang, vi var i, da vi modtog en ny mail. 4. Sæt tid af til at arbejde med dine mails I stedet for skal du sætte tid af hver dag til at arbejde med dine mails. Det kan f.eks. være, at du tre gange om dagen i løbet af din arbejdsdag har sat tid af til at arbejde med din indbakke. F.eks. kl kl og kl Prøv at sætte en halv time af til at besvare dine mails, du vil blive overrasket over, hvor meget du når. 4

6 Tag stilling til den mail, du har åbnet, første gang. Skal den slettes? Gemmes? Uddelegeres eller tages action på? (Se punkt 1 i denne guide). 5. Sådan får du en tom indbakke Du får et større overblik og mere ro i sjælen, når du med jævne mellemrum oplever, at din indbakke er tom. Her får du opskriften på, hvordan du gør: 1. Opret to mapper i dit mailprogram: 1. Action 2. Arkiv 2. Under mappen Action opretter du 9 undermapper: ü En for hver dag i ugen ü En, der hedder senere ü En, der hedder venter på/opfølgning 3. Under mappen Arkiv opretter du det antal mapper, du har brug for og KUN dem. 4. Tag stilling til hver enkel mail i din indbakke: ü Skal den slettes? (brug den flittigt) ü Skal den gemmes? hvis ja, så flyt den til den rigtige mappe under Arkiv ü Skal der tages action på mailen? Hvis ja, så beslut dig for, hvornår du vil gøre noget ved den og flyt den til den rigtige mappe under Action. ü Skal den uddelegeres er du den rette modtager af en hvis ikke, videresendes mailen omgående til den, der er den rette modtager. 5

7 Du kan oprette dit mappesystem i dit mailprogram sådan her: 6

8 Hvis du vil vide mere, kan du: ü Følge med på LinkedIn og få nyttige tips og tricks: ü Tilmeld dig mit nyhedsbrev og få en gratis guide til mere effektive arbejdsvaner: ü Følg med på bloggen for flere tips og tricks: ü Bestil et af kurserne til mere effektive arbejdsvaner. Læs mere her: ü Køb et personligt forløb med fokus på personlig effektivitet og planlægning hos mig. Send en mail til mig på eller ring til mig på tlf Birgitte Feldborg, Ekspert i personlig planlægning og effektivitet 7