Indkøbspolitik Februar 2011

Transkript

1 Indkøbspolitik Februar 2011

2 Indholdsfortegnelse 1. Indkøbspolitik i Frederiksberg Kommune Hvem er omfattet? Organisering: Centrale rammeaftaler og lokale indkøbere Indkøb via udbud Indkøb via EU-udbud Annoncering Øvrige indkøb Rammeaftaler SKAL- og KAN-aftaler Brug af eksterne aftaler Indkøb uden aftaler Aftaleopfølgning Information Grønne indkøb, økologi og CSR Grønne aspekter ved Udbud & Indkøb Værktøjer ved gennemførelse af udbud Værktøjer som stilles til rådighed for brugerne Økologi CSR Fairtrade Elektronisk handel Elektroniske indkøb Elektronisk handel udenom kommunens e-handelssystem... 12

3 1. Indkøbspolitik i Frederiksberg Kommune Indkøbspolitikken opstiller de overordnede rammer for tilrettelæggelse af kommunens indkøb. Formålet med Indkøbspolitik 2011 er at sikre, at den enkelte indkøber i Frederiksberg Kommune har mulighed for at gennemføre de bedste og billigste indkøb til gavn for den indkøbende enhed og kommunen som helhed. Pejlemærkerne for arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse er fastlagt i kommunens Udbudsstrategi fra Heraf fremgår det, at der lægges særlig vægt på miljø og bæredygtighed, ligesom der i udbudsstrategien er fastlagt konkrete procedurer for inddragelse af miljøaspekter ved gennemførelse af udbud. Med indkøb refereres til køb af varer og tjenesteydelser, dog ikke indkøb som indgår i byggeog anlægsprojekter. Kommunes udgifter til indkøb af varer og tjenesteydelser beløber sig årligt til ca. 900 mio. kr. 2. Hvem er omfattet? For at opnå stordriftsfordele optræder kommunen samlet som én ordregiver, der indkøbsaftaler gældende for hele kommunen. indgår Udover kommunens egne institutioner og afdelinger gælder indkøbspolitikken tillige de private og selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen, som har valgt at indgå aftale om det med kommunen. Sådanne aftaler skal indarbejdes ved revision af eksisterende eller udarbejdelse af nye driftsoverenskomster for disse institutioner. Aftaler indgået af kommunen for afdelinger og institutioner kan ikke benyttes af personalet til private indkøb. 3. Organisering: Centrale rammeaftaler og lokale indkøbere Kommunen har valgt at organisere sine indkøb med udgangspunkt i centralt indgåede rammeaftaler, tilvejebragt på baggrund af konkurrenceudsættelse. Rammeaftalerne benyttes af ansatte i den enkelte institution eller afdeling. Den lokale indkøber er sammen med den budgetansvarlige i afdelingen/institutionen ansvarlig for, at indkøbene sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken og de gældende indkøbsaftaler.

4 Indgåelse af de centrale rammeaftaler forestås af Udbuds- og Indkøbsafdelingen (Udbud & Indkøb) i samarbejde med de relevante fagområder. Udbud & Indkøb har ansvaret for at vedligeholde og udvikle indkøbspolitikken, at tilrettelægge og gennemføre udbud samt for at sikre, at resultaterne af udbuddene realiseres i indkøbsaftaler, der registreres i kommunens indkøbskatalog. Udbud & Indkøb medvirker endvidere til at understøtte den daglige drift af indkøbsmodulet i kommunens nye økonomisystem, Prisme. I den forbindelse har Udbud & Indkøb særlig ansvar for driften af kommunens e-handelssystem herunder bl.a. indlæsning af leverandørernes varekataloger og ajourføring af kommunens indkøbsaftaleregister. Desuden yder afdelingen generel brugersupport vedrørende brugen af e-handelssystemet. Information om udbud og indkøb til de lokale indkøbere sker især gennem anvendelse af FK net, hvor brugerne har adgang til centrale dokumenter herunder leverandøroversigt, planlagte udbud, indkøbsnyheder, informationer om kommunens e-handelssystem, udbudsregler, inspirationsmaterialer vedrørende grønne indkøb m.v. Prisme bruges også til at informere om nye aftaler og annoncere øvrig relevant indkøbsinformationer. På kommunens hjemmeside har private leverandører mulighed for at tilmelde sig et nyhedsbrev, der sikrer, at de modtager besked, hver gang kommunen offentliggør et udbud. 4. Indkøb via udbud 4.1. Generelle principper - bedste kvalitet til laveste pris Det overordnede formål med at foretage indkøb via udbud er at sikre kommunen den bedste kvalitet til de laveste priser. Der er flere måder at opnå lavere priser på varer og tjenesteydelser: 1) at foretage større og bredere udbud for derved at opnå fordelagtige rabatter på de indkøb, der løbende foretages af de lokale indkøbere, 2) at standardisere varesortimentet, 3) at optimere indkøbs- og leveringsprocessen. I Frederiksberg Kommune arbejdes der på alle tre dimensioner i forbindelse med gennemførelse af udbud og opfølgning på indkøbsaftaler. Fra og med Budget 2011 sættes der yderligere fokus på systematisk arbejde med standardisering af varesortimenter samt optimering af såvel bestillingsprocessen som distribution og logistik i forbindelse med indkøb. Kvaliteten sikres i den tidlige fase gennem inddragelse af brugere og fagpersoner i udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Desuden følges der op efter indgåelse af kontrakt i form af kvalitetsmålinger og kontraktopfølgning med både brugere og leverandører. I Handlingsplan for Udbud & Indkøb, der indgår som en del af Budget 2011, betones vigtigheden af, at indkøbsaftalerne anvendes konsekvent. Derfor vil Udbud & Indkøb styrke opfølgningen på brugen af de indgående indkøbsaftaler gennem øget kommunikation med såvel brugere som leverandører.

5 4.2. Indkøb via EU-udbud Indkøb skal foretages efter bestemmelserne i EU s Udbudsdirektiv, når den forventede udgift over en aftaleperiode på 3-4 år samlet set overstiger den såkaldte tærskelværdi. Tærskelværdien er den maksimale beløbsgrænse, som en kontrakts samlede anslåede værdi ekskl. moms må have, før købet bliver udbudspligtigt i henhold til Udbudsdirektivet. Tærskelværdien reguleres hvert andet år. Den gældende tærskelværdi (2010) udgør kr. ekskl. moms. Indkøbsaftaler indgås typisk som rammeaftaler for en given periode (som regel 4 år). Den konkrete aftales løbetid afhænger af varetype samt af de økonomiske og servicemæssige betingelser i øvrigt. EU-udbud af varekøb gennemføres af Udbud & Indkøb i samarbejde med relevante fagområder Annoncering De indkøb, der ikke kræver EU-udbud, skal i stedet annonceres, når værdien overstiger kr. set over 3-4 år. Hvor og hvordan annonceringen skal foregå afhænger af opgavens art, men som minimum skal indkøbet annonceres på Kommunens hjemmeside. Annonceringssager gennemføres af Udbud & Indkøb i samarbejde med de relevante områder og lokale indkøbere. Annonceringssagerne kan både omfatte enkeltstående vareanskaffelser som fx motorkøretøjer og successive indkøb af tjenesteydelser, som fx ydelser i forbindelse med stillingsannoncering. Både ved EU-udbud og ved annonceringssager er det muligt at indarbejde sociale klausuler. Sociale klausuler forpligter leverandøren til at samarbejde med kommunen om fx tilvejebringelse af lærlinge- og praktikpladser, integrationsfremmende tiltag på arbejdsmarkedet o.l Øvrige indkøb Indkøb af varer og tjenesteydelser, hvis værdi samlet set ligger under kr. set over 3-4 år, kan foretages af den enkelte institution/afdeling. Der bør dog fortsat gennemføres konkurrenceudsættelse, omend det kan ske mere uformelt. Dette kan bl.a. gøres ved, at afdelingen indhenter tilbud på en given opgaveløsning fra 3-4 forskellige leverandører. I sådanne sager yder Udbuds- og Indkøbsafdelingen konsulentbistand for den pågældende institution/afdeling efter behov.

6 5. Rammeaftaler 5.1. SKAL- og KAN-aftaler En SKAL-aftale er en indkøbsaftale, som er obligatorisk at anvende for alle kommunens decentrale enheder. Det betyder, at alle de lokale indkøbere i disse enheder skal benytte aftalen ved indkøb af varer fra den varegruppe, som aftalen omfatter. En stor del af kommunens indkøbsaftaler er SKAL-aftaler, fordi denne type aftaler giver kommunen de største fordele samlet set. Samtlige aftaler som tilvejebringes gennem konkurrenceudsættelse er obligatoriske for kommunens afdelinger og institutioner. Følgende fordele ved SKAL-aftaler kan fremhæves: De giver de bedste priser, fordi leverandøren kan regne med en relativ stabil omsætning Standardiserede kvalitetsniveauer, herunder sikring af miljøhensyn i bred forstand Standardiserede indkøbsprocedurer, der letter arbejdet for de lokale indkøbere Kommunen arbejder hele tiden på at øge antallet af obligatoriske SKAL aftaler for derigennem at optimere den økonomiske gevinstforbundet med kommunens indkøb samt sikre opfyldelse af kommunens målsætninger for kvalitet, miljøhensyn m.v. En KAN-aftale er en indkøbsaftale, som alle afdelinger og institutioner i kommunen uanset ejerforhold frit kan vælge at benytte. Det indebærer, at de lokale indkøbere kan men ikke er forpligtet til at benytte aftalen. KAN-aftaler kendetegnes ved at være indgået direkte med leverandøren uden forudgående konkurrenceudsættelse. Aftalerne er resultatet af, at kommunen har forhandlet sig frem til en given rabatsats, der kan komme alle brugere af aftalen til gode. KAN-aftaler er typisk indkøbsaftaler, hvor der ikke regnes med stor omsætning, og hvor det ikke kan udelukkes, at andre leverandører kan levere til samme pris Brug af eksterne parter i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler Kommunen har mulighed for at tilslutte sig aftaler indgået af eksterne aktører, herunder SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) samt Finansministeriets indkøbsaftaler (FMaftaler) Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) SKI har ved deres udbud og indgåelse af rammeaftaler afløftet den eventuelle udbudspligt, som kommunen måtte være pålagt på den pågældende varegruppe. Det betyder, at kommunen ved at vælge at bruge SKI s rammeaftale på et område sparer arbejdet med at gennemføre en udbudsproces. 1 Hvis kommunen vælger at bruge en af de eksterne aktørers rammeaftaler, kan kommunen vælge at foretage en konkret priskonkurrence mellem de leverandører, som findes på den 1 Ved tidspunktet for udarbejdelsen af denne version af indkøbspolitikken (februar 2011) er SKI i gang med at gennemføre et kursskifte, der bl.a. berører måden de arbejder med rammeaftalerne. Hvorvidt det får betydning for kommunens brug af SKI s rammeaftaler og i så fald hvordan, vides endnu ikke. Indtil det er afklaret følges de gældende retningslinjer, som beskrevet her.

7 givne rammeaftale et såkaldt miniudbud, og på baggrund af resultatet udvælge én konkret leverandør. Udbud & Indkøb står for gennemførelsen af et eventuelt mini-udbud, idet det relevante fagområde forestår udarbejdelsen af en kravspecifikation Finansministeriet Finansministeriet indgår aftaler for de statslige institutioner og giver i den forbindelse kommunerne mulighed for at gøre brug af bestemte aftaler. I lighed med SKI s rammeaftaler afløfter Finansministeriet herved den lovregulerede udbudspligt. I modsætning til SKI s rammeaftaler indgår Finansministeriet oftest aftale med én leverandør. Kommunen skal derfor ikke her gennemføre yderligere konkurrenceudsættelse (miniudbud) Hvornår anvendes eksterne aktørers aftaler Forud for indgåelsen af både SKI- og FM-aftaler vurderer Udbud & Indkøb, om det vil være en fordel for kommunen at benytte disse aftaler frem for at gennemføre eget udbud Indkøb uden aftaler Der vil naturligt være områder, hvor det ikke kan svare sig for kommunen samlet set at indgå indkøbsaftaler. Visse indkøb vil derfor foregå uden aftale. Det vil typisk dreje sig om småindkøb, der gøres i lokalområdet direkte fra forretninger, fordi indkøbssituationen har et formål i sig selv. Det kan fx være, at indkøbet indgår som led i en pædagogisk indlæringsproces (børn i daginstitution, voksne i beskyttede boliger etc.). Det forudsættes, at den lokale indkøber selvstændigt foretager en behørig prissammenligning fra køb til køb Aftaleopfølgning I aftaler realiseret på baggrund af udbud stiller kommunen krav om, at leverandøren mindst én gang årligt leverer statistik, der illustrerer kommunens indkøbsmønster. Statistikken anvendes af Udbud & Indkøb i deres opfølgning på aftalerne. Ved udvalgte aftaler gennemføres i kontraktperioden en række opfølgningsmøder med deltagelse fra leverandøren, brugerne, Udbud & Indkøb og repræsentanter fra det relevante område i forvaltningen. Med udgangspunkt i opfølgningen vurderer Udbud & Indkøb, hvorvidt der skal gennemføres tilpasninger i den enkelte aftale. I så fald orienteres brugerne ad de sædvanlige kommunikationsveje. Opfølgninger har til formål at sikre, at aftalen anvendes og bedst muligt stemmer overens med udviklingen i brugernes behov. Samtidig anvendes opfølgningsresultaterne aktivt til at skærpe udbudsmaterialet i forbindelse med genudbud.

8 I forhold til miljøspørgsmål lægges særlig vægt på dokumentation af miljørigtige indkøb på en række områder heriblandt papir, transport og fødevarer. Disse områder er underlagt særligt fokus fra EU, og det forventes, at der vil blive indført krav om, at minimum 50 % af indkøbene inden for disse vareområder skal være miljørigtige Kommunikation med brugere om aftaler Kommunikationen med de lokale indkøbere sker især gennem anvendelse af FK net og økonomisystemet Prisme, hvor brugerne har adgang til centrale dokumenter, herunder leverandøroversigt, planlagte udbud, indkøbsnyheder, udbudsregler, inspirationsmaterialer vedrørende grønne indkøb m.v. Ved informationer møntet på afgrænsede afdelinger/institutioner fremsendes informationen tillige direkte gennem mail. Der ligger en forsat udfordring i at lette kommunikationen mellem forvaltningen og de private og selvejende institutioner som gruppe. Dette er en opgave, som der forsat arbejdes på. 6. Grønne indkøb, økologi og CSR 6.1. Grønne aspekter ved Udbud & Indkøb Ved konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser skal kommunens krav til miljøforhold fremgå. Miljøkrav kan enten udgøre minimumskrav i den del af udbudsprocessen, der handler om udvælgelse af egnede tilbudsgivere, eller de kan indgå som et underkriterium i forbindelse med det endelig valg af leverandør (kaldet tildelingen). Beslutningen om, hvor i udbudsprocessen miljøkrav inddrages, træffes i den konkrete sag på baggrund af en drøftelse mellem Udbud & Indkøb, Bygge-, Plan- og Miljøafdelingen og det relevante fagområde. Det gøres for at sikre sammenhæng mellem de konkrete miljøkrav og de forventede udgifter. Der er en positiv relation mellem krav og pris, som kommer til udtryk ved, at kravformuleringen påvirker den givne pris. Indkøbspolitikken udtrykker, at kommunen til enhver tid skal: Tage udgangspunkt i relevante og anerkendte anbefalinger til miljø- og energirigtige indkøb ved udarbejdelse af kravspecifikationer med henblik på at fastsætte minimumskrav, herunder anbefalinger fra henholdsvis Miljøstyrelsen, Center for Energibesparelser og Trafikstyrelsen Købe miljømærkede produkter Købe energivenlige produkter Vælge produkter, der så vidt muligt kan genbruges/genanvendes, og produkter, hvor der er tænkt på at reducere affaldsmængden Skåne miljøet gennem optimering af vareleverancer Vælge leverandører, som arbejder med miljøledelse Arbejde for at fremme synliggørelsen af miljømærkede produkter i Prisme

9 6.2. Værktøjer til gennemførelse af udbud Kommunen ønsker løbende at sikre miljørigtige indkøb gennem anvendelse af de anerkendte og dynamiske værktøjer, der gør det nemt for den enkelte at identificere miljøvenlige produkter. Det gælder både ved udarbejdelse af udbudsmateriale, samt ved det konkrete indkøb foretaget af de lokale indkøbere. Udbud & Indkøb holder sig løbende ajour med udviklingen på området for miljørigtige indkøb. Det betyder bl.a., at der hentes inspiration til fastsættelse af miljøkrav fra nedenstående kilder: Miljøstyrelsens miljøvejledninger, der angiver hvilke miljøkrav, man som offentlig indkøber bør stille til en lang række konkrete varegrupper og tjenesteydelser, og som er under løbende udvikling. P.t. drejer det sig om 46 forskellige varer og ydelser bl.a. belysning, transport, møbler og tryksager. ( EU's vejledninger til grønne indkøb, der er en værktøjskasse, hvor offentlige indkøbere kan hente inspiration til at stille miljøkrav, og realisere miljørigtige indkøb på udvalgte områder. ( Center for Energibesparelsers indkøbsvejledning. En vejledning som definerer grænseværdierne for energirigtige indkøb på forskelligt elektronisk udstyr. Vejledningen revideres hvert år og kan hentes her: Trafikstyrelsens anbefalinger til miljørigtige bilindkøb. Center for Grøn Transport under Trafikstyrelsen offentliggør anbefalinger til miljørigtige indkøb af køretøjer. ( Derudover gennemføres sparring med Bygge-, Plan-, og Miljøafdelingen om fastsættelse af de konkrete krav. Ved tværgående udviklingsprojekter, hvor miljøspørgsmål er af relevans, inddrages By - og Miljøområdet tidligt i processen med henblik på at sikre relevante input Værktøjer som stilles til rådighed for brugerne Udover de nævnte kilder, som anvendes i forbindelse med fastsættelse af miljøkrav ved udbud, anvendes en række konkrete værktøjer, som har til hensigt at hjælpe kommunens indkøbere med at identificere miljørigtige produkter i den konkrete indkøbssituation. Vejledning af den enkelte indkøber i forbindelse med det konkrete indkøb foregår ud fra følgende mærker, der alle indikerer, at der er tale om et miljørigtigt produkt: Miljømærker: Svanen (det skandinaviske) samt Blomsten (det europæiske) markerer produkter, der er mindst belastende for miljøet uden at kvalitet eller funktion forringes.

10 Energisparemærket: Center for Energibesparelsers energimærke der indikerer, at produktets elforbrug ligger i den lave ende. Ø-mærket og EU's Økologimærke: Ø-mærket angiver, at der er tale om en statskontrolleret økologisk vare. EU s Økologimærke er en obligatorisk mærkning af fødevare for økologiske produkter, der er mærket/pakket/tilberedt i EU. A-mærkede køretøjer: Dette mærke angiver, at bilen er den mindst forurenende. A-mærkede hårde hvidevarer: A-mærkede apparater har de laveste energiforbrug inden for den enkelte gruppe. For køleskabe og frysere findes desuden A+ og A++. Mærket angiver ud over apparatets energiforbrug og også andre forhold som bl.a. vandforbrug og vaskeevne. EU har en obligatorisk ordning for energimærkning, der gælder for hårde hvidevarer og elpærer. Den angiver energieffektiviteten på en skala fra A til G. Vejledning om miljørigtige indkøb og miljømærkerne findes på FK-net Kend miljømærkerne under Indkøb s Guide Økologi Kommunen lægger vægt på så vidt muligt at anvende økologiske produkter og på, at den produktion af mad, som kommunen har ansvaret for er sund. Kommunen har i 2002 truffet beslutning om, at der ved indkøb af madvarer skal stilles krav om, at mindst 75 pct. stammer fra økologisk produktion. Derfor stilles i alle udbud vedrørende madvarer krav om økologiske produkter eller om alternativ pris ved økologiske produkter. Der er allerede en række aftaler, hvor økologien er sat i højsædet, herunder eksempelvis aftalen om levering af madvarer til daginstitutionerne (75 pct. økologi) og aftalen om skolemælk til folkeskolerne (100 pct. økologi) Corporate Social Responsibility (CSR) Corporate Social Responsibility er et begreb, som omhandler samfundsansvarlige indkøb. Frederiksberg har pr. 1. oktober 2009, som landets første kommune, meldt sig ind i DIEH (Dansk Initiativ for Etisk Handel), hvis formål er at fremme etisk handel. Via medlemskabet vil der blive arbejdet for udarbejdelse af retningslinjer og værktøjer, der skal gøre det nemmere at implementere og følge op på etiske krav i kommunens kontrakter. Her vil der specielt blive lagt vægt på at støtte op om udarbejdelse af materiale, der kan bidrage til afdækning af områder, hvor etiske krav skal medtænkes i udbudsprocedurerne. Konkret vil der blive indarbejdet en række minimumskrav i kontraktmaterialerne, som skal forpligte leverandørerne til overholdelse af grundlæggende etiske retningslinjer herunder arbejdstagerrettigheder, bekæmpelse af børnearbejde m.v.

11 Der er således igangsat udarbejdelse af en række værktøjer til opfølgning af leverandørernes overholdelse af de etiske retningslinjer. Det vil fx dreje sig om: at stille krav til leverandørerne om, at de udarbejder et selvevalueringsskema i forhold til det etiske område jævnlige opfølgningssamtaler omhandlende etiske forhold fremsendelse af eventuelle certificeringer hvor det er relevant 6.5. Fair Trade I forlængelse af kommunens indsats på CSR-området er kommunen medio 2010 udnævnt som Fair Trade by. Som Fair Trade by er der bl.a. fokus på indkøb af fair trade-mærkede produkter i kommunen. Dette har resulteret i, at kommunen i dag indkøber fair trade-mærket kaffe og the. Fair trade-mærkningen er garant for, at produktionen er foregået etisk forsvarligt. Udbud & Indkøb vil fortsat arbejde for at give brugerne mulighed for at købe fair trademærkede produkter. Derfor vurderes det løbende, hvor der kan stilles krav om fair trademærkning. 7. Elektronisk handel 7.1. Elektroniske indkøb Kommunen har igennem en årrække haft fokus på gennemførelse af elektroniske indkøb, som bl.a. er kommet til udtryk ved, at kommunen har et elektronisk e-handelssystem. I 2010 i implementerede kommunen en ny koncernløsning, bestående af et integreret løn - og økonomisystem, hvor økonomisystemet (Prisme) indeholder mulighed for gennemførelse af e- handel. Herigennem kan alle lokale indkøbere i kommunen foretage indkøb. Det overordnede formål med indførelsen af elektronisk handel er at minimere en række ressourcekrævende arbejdsgange knyttet til bestilling, fakturabehandling, betaling af varer og bogføring. I udbudssager stiller kommunen derfor også krav til leverandørerne om, at der skal være mulighed for elektronisk samhandel, hvor kommunen finder det relevant. Af Prisme fremgår det, hvilke aftaler der indeholder mulighed for elektronisk handel. For at få lagt en aftale på e-handelssystemet kræves det, at den pågældende leverandør forinden har udarbejdet et elektronisk varekatalog i OIOUBL-format. Da de færreste leverandører på nuværende tidspunkt er i stand til at levere e-kataloger i OIOUBL-format har kommunen indgået aftale med firmaet Comcare om konvertering af kataloger til OIOUBLformat. Derfor er det et krav, at leverandøren bruger firmaet Comcare som konverteringsløsning for at kunne levere læsbar kataloger til Frederiksberg Kommune. Udbud & Indkøb opdaterer løbende information om indkøbsaftaler, herunder information om nye leverandører og nye/reviderede elektroniske varekataloger.

12 7.2. Elektronisk handel udenom kommunens e-handelssystem Som supplement til ovennævnte kan de lokale indkøbere foretage indkøb hos leverandører, der selv har en elektronisk indkøbsportal. Det kan eksempelvis ske inden for kommunens KANaftaler, hvor leverandørens hjemmeside giver mulighed for direkte elektronisk handel med pågældende leverandør. Den enkelte indkøber opfordres til så vidt muligt at anvende mulighederne for e-handel for derved at bidrage til, at kommunen opnår de bedste og billigste priser og kan optime sit ressourceforbrug. Udbud & Indkøb Januar 2011