Udbudsbeskrivelse for. Indkøb af brændstof

Transkript

1 Udbudsbeskrivelse for Indkøb af brændstof Rekvirent Sønderborg Forsyning A/S Elllegårdvej Sønderborg Maria Lundstrøm Holm maho@sonfor.dk

2 Indhold 1 Generel orientering Option Organisation Tilbudsgrundlag Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Tildeling Procedurer for afgivelse af tilbud Besigtigelse af anlæg og forhold Tidsplan Bestemmelser med tilføjelser til AB Indkøb og levering af brændstof Sikkerhed og miljø Mængder Kvalitet og styring Pris- og afregningsgrundlag Sønderborg Forsyning A/S 2/13

3 BILAGSOVERSIGT Bilag 1 Tilbudsliste (TBL), 1. marts 2016 Bilag 2 Listepris på brændstof, 1. marts 2016 Sønderborg Forsyning A/S 3/13

4 1 Generel orientering Udbuddet drejer sig om indkøb af brændstof til Sønderborg Forsyning A/S biler og fjernanlæg, samt mulighed for vask af Forsyningens biler i vaskeanlæg. I hovedtræk omfatter entreprisen: Levering af tankkort til samtlige biler med mulighed for tankning og køb af kør videre produkter Vask af biler Levering af brændstof på lokaliteter ejet af Sønderborg Forsyning Levering og montering af automatisk melding når der er behov for genfyld Der skal være tankeanlæg og vaskeanlæg i nærområdet. Her menes indenfor Sønderborg Forsynings område, samt mulighed for opfyldning af biler i hele DK. Hver bil skal have eget tankkort og skal afregnes selvstændigt, det samme er gældende for de lokale fjernanlæg. Kort skal kun kunne bruges til brændstof og kør videre produkter Opfyldning af de lokale tankanlæg skal ske løbende efter behov. Der skal stilles en fast kontaktperson til rådighed, som vi har mulighed for at kontakte hvis der er behov. Entreprisen løber fra 1. maj 2016 til 1. maj 2019, Sønderborg Forsyning A/S opfordrer den bydende til at fremsætte eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet senest tirsdag den 5. april 2016 kl på mail amoj@sonfor.dk eller hwal@sonfor.dk. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive besvaret. 1.1 Option Sønderborg Spildevandsforsyning A/S har option på at forlænge kontrakten, så den omfatter op til yderligere forlængelse af 2 x 1 år. Det vil dog være en forudsætning for optionens udnyttelse, at leverandøren på Sønderborg Spildevandsforsyning A/S forespørgsel erklærer sig indforstået med at levere på de vilkår, der allerede er fastlagt ved dette udbud. Det skal bemærkes, at udbudsreglerne er til hinder for enhver efterfølgende forhandling om prisvilkår i forbindelse med optionens udnyttelse. Ved benyttelse af optionen vil enhedspriserne fra tilbudslisten være gældende. Enhedspriserne reguleres én gang årligt i forhold til omkostningsindekset for jordarbejde for sidst offentliggjorte kvartal på tidspunktet for entreprenørens accept af at levere i henhold til optionen. Sønderborg Forsyning A/S 4/13

5 1.2 Organisation Udbyder: Sønderborg Forsyning A/S Ellegårdvej Sønderborg Arne Mørk-Jensen Tel. Fax amoj@sonfor.dk Henning Waldemar Tel. Fax hwal@sonfor.dk 1.3 Tilbudsgrundlag Tilbud afgives på følgende grundlag: 1. Udbudsbrev, samt eventuelle rettelsesblade til udbudsmaterialet. 2. Nærværende udbudsbeskrivelse med bilag (se bilagsoversigt på side 3). 1.4 Udvælgelseskriterier Udbyder vil i forbindelse med modtagelse af de indkomne tilbud foretage en vurdering af om hver enkelt bydende er egnet til opgaven. For at komme i betragtning skal de bydende opfylde nedenstående udvælgelseskriterier. Økonomiske og finansielle forhold: Erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (Tro og love erklæring). Prisen vurderes ud fra det billigste tilbud set ud fra de opstillede kriterier. Teknisk og faglig formåen: Oversigt over de anlæg der er beliggende inde vores Sønderborg Forsynings område. Udbyder vurderes ud fra beliggenhed og der gives point efter hvor anlæggenes placering er i forhold til driftens kørsel og placering. Miljø, herunder håndtering af spild, produktafmærkning, sikre og beskrive alle de teknisk data ved anlægget og produktet. 1.5 Tildelingskriterier Kriteriet for tildeling af entreprisen er det økonomisk mest fordelagtige bud for byggeherren ud fra følgende kriterier: 1. Pris (70 %) 2. Beliggenhed, herunder hvor er jeres anlæg placeret indenfor Sønderborg Forsynings område og hvor mange anlæg der er i området (20 %) 3. Miljø, herunder håndtering ved påfyldning, virksomhedens miljøledelsessystem, genanvendelse af materialer og emissionsforhold (10 %) Sønderborg Forsyning A/S 5/13

6 Det er i tilbudsgiverens interesse, at vedlægge tilbuddet beskrivelser, som gør det muligt at bedømme kriterierne ud over pris. 1.6 Tildeling Det tilbud der ud fra tildelingskriteriernes vægt vurderes at være økonomisk mest fordelagtigt tildeles opgaven. Selve økonomien bliver vurderet ud fra den rabat der gives på listeprisen, for at sikre at der vil et reelt sammenlignings grundlag bedes udbyder vedlægge en opgørelse over deres listepriser i perioden fra 21 til 27 marts 2016 begge dage inklusiv. Gennemsnittet af listeprisen over den angivne periode bruges til at regne tilbudssummen ud af. Derudover indgår prisen på levering af tankkort og levering og montering af automatisk melding også i den samlede vurdering på økonomien. Hvis flere tilbud vurderes lige, tildeles opgaven til den der har givet laveste pris. 1.7 Procedurer for afgivelse af tilbud Det er udbyders ansvar at kontrollere, at han har modtaget et komplet tilbudsgrundlag i henhold til udbudsbrevet. Tilbud skal afleveres ved udfyldelse af vedlagte tilbudsliste (Bilag 1), samt vedlæggelse af de foranstående krævede oplysninger (Afsnit 1.4 og 1.5). Tilbuddet skal fremsendes elektronisk til amoj@sonfor.dk mærket Indkøb af brændstof, Tilbuddet skal være Sønderborg Forsyning A/S i hænde senest 11. april 2016, kl Tilbudslisten skal være udfyldt i fuldt omfang og med alle ønskede priser. I modsat fald er Sønderborg Forsyning A/S forpligtet til at kassere tilbuddet, som ikke konditionsmæssigt. Tilbuddet skal være på dansk. Alle priser skal være i danske kroner, og entreprenøren hæfter for regnefejl. Tilbuddet skal vedstås i 10 arbejdsdage. 1.8 Besigtigelse af anlæg og forhold Der vil være mulighed for besigtigelse af anlæggene, adgangsveje og placering af tanke m.m. her kan der træffes en aftale med Arne Mørk-Jensen på tel: eller på mail: Amoj@sonfor.dk. Sønderborg Forsyning A/S 6/13

7 1.9 Tidsplan Overordnet tidsplan for arbejdet er: Modtagelse af tilbud 11. april 2016 Udbudsevaluering fremsendes 15. april 2016 elektronisk Kontraktindgåelse 27. april 2016 Opstart på kontraktperiode 1. maj 2016 Sønderborg Forsyning A/S 7/13

8 2 Bestemmelser med tilføjelser til AB92 Ad AB 1 stk. 3 Bestemmelserne, der er optrykt i rammerne og med fremhævet skrift, supplerer eller erstatter de pågældende bestemmelser i AB 92, og de pågældende tilføjelser går forud for AB 92. Ad AB 2 stk. 2 Såfremt der er uklarheder i udbudsmaterialet må den tilbudsgivende, senest 6 arbejdsdage før tilbuddet afgives, indhente nærmere oplysninger, som derefter skriftligt vil blive stilet til samtlige tilbudsgivere. Undlader en bydende at indhente sådanne oplysninger, kan han ikke senere påberåbe sig eventuelle uklarheder, jfr. dog 15. Ad AB 2 stk. 6 Den i udbudsmaterialet vedlagte tilbudsliste skal udfyldes i sin helhed. Tilbud, der er mangelfuldt på dette punkt, kan kasseres af bygherren. Ad AB 3 stk. 1 Byder flere i forening, skal det af tilbuddet klart fremgå, hvem der er forhandlingsberettiget for alle parter og til hvem betalingen skal ske. Ad AB 5 stk. 1 Entreprenøren kan kun give transport på sit samlede tilgodehavende og alene til bank, sparekasse eller andet anerkendt dansk pengeinstitut. Enhver anmodning om udbetaling af transporterede beløb skal af entreprenøren være påtegnet om transporten. Ad AB 5 stk. 4 Bygherren skal forelægges navn og kvalifikations dokumentation inden bindende aftale med underentreprenører indgås, og bygherren forbeholder sig ret til at godkende underentreprenørerne. En således opgiven underentreprenør/leverandør kan ikke udskiftes uden bygherrens godkendelse. Ad AB 6 stk. 5 Sikkerhedsstillesen frigives, når samtlige mellemværende er reguleret ved kontraktperiodens udløb. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb. Entreprenør skal selv fremsende anmodning om frigivelse. Ad AB 7 stk. 1 Der ydes ikke sikkerhedsstillelse for bygherrens betalingsforpligtigelser, så 7 udgår i sin helhed. Ad AB 8 stk. 1 Entreprenøren skal holde biler og materiel behørigt forsikrede. Ansvars- og ulykkesforsikring for mandskabet afholdes entreprenøren. Entreprenøren skal på anmodning dokumentere, at forsikring er i kraft. Ad AB 14 stk. 2 Aftaler om mer- og mindreydelser skal træffes skriftlig. Sønderborg Forsyning A/S 8/13

9 Ad AB 22 stk. 1 Efter skriftlig anmodning har entreprenøren én gang hver måned ret til betaling for udført arbejde m.v. Bygherren skal senest 30 arbejdsdage fra modtagelse af anmodningen, jf. stk. 11, betale det beløb, der på byggepladsen er ydet kontraktmæssige arbejder og materialer for. Fakturaer skal sendes elektronisk til: Sønderborg Spildevandsforsyning A/S Ellegårdvej Sønderborg CVR: EAN: Sønderborg Vandforsyning A/S Ellegårdvej Sønderborg CVR: EAN: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg CVR: EAN: Faktura skal være vedlagt månedsopgørelse bestående af: Månedens samlede forbrug for hvert enkelt køretøj (der er både køretøjer tilknyttet til Spildevandsforsyning A/S og Vandforsyning A/S) Månedens samlede forbrug for hvert enkelt tankanlæg (Affald A/S) Ad AB 22 stk. 4 Betaling sker efter stk.1 Ad AB 22 stk. 5 Betaling sker efter stk. 1. Betaling for eventuelle ekstraydelser sker samtidig førstkommende ordinær betaling, der følger efter, at en ekstraydelse er afsluttet, og på samme betalingsbetingelser. Ad AB 22 stk. 10 Bygherrens betalingsfrist for endelig og fuldstændig opgørelse er 30 arbejdsdage fra modtagelsen. Beløbet forrentes først herefter. Sønderborg Forsyning A/S 9/13

10 3 Indkøb og levering af brændstof Sønderborg Forsyning A/S skal have lavet et udbud med indkøb og levering af brændstof, samt vask af biler og levering og montering af automatisk melding når der er behov for genfyld af tanken. Nærværende opgave omhandler i hovedtræk: Levering af tankkort til biler ved Sønderborg Forsyning Levering af brændstof på nedenstående lokaliteter Indkøb af kør videre produkter Indkøb af vask til biler Levering og montering af automatisk melding til genfyld af tanke Oversigt over Sønderborg Forsynings fjernanlæg: Glansager containerplads, Foldager 1, 6400 Sønderborg: 1200 liters tank m/automatisk melder for refuling Vesterlund containerplads, Genvejen 1-5, 6430 Nordborg: 1200 liters tank m/automatisk melder for refuling Nørrekobbel containerplads, Nørrekobbel 7, 6400 Sønderborg: 1200 liters tank m/automatisk melder for refuling Skodsbøl deponi, Nybølnorvej 26, 6310 Broager: 1200 liters tank m/automatisk melder for refuling Kompostafdelingen, har en mobiltank på: 1200 liters tank som holder til på følgende adr.: Foldager 1, 6400 Sønderborg, Nybølnorvej 26, 6310 Broager Genvejen 1-5, 6430 Nordborg 3.1 Sikkerhed og miljø Alle udgifter i forbindelse med sikkerheds- og sundhedsforanstaltninger skal være indeholdt i tilbuddet. Sønderborg Forsyning har stor fokus på miljøet og har en forventning om at de samarbejdspartnere vi har, har samme fokus. Sønderborg Forsyning A/S 10/13

11 4 Mængder Sønderborg forsyninger råder over omkring 65 kørertøjer og et mindre antal ikke registreret. Mængden af det forventede forbrug for hele Sønderborg Forsyning A/S, herunder både tanket ved anlæg og leveret i tankbiler til fjernanlæg. Produkt Forventet forbrug[liter] Diesel Benzin Leverance i tankbil Produkt Forventet forbrug[liter ] Diesel Fyringsolie Ovennævnte skønnede mængder kan variere meget og er på udbudstidspunktet bedste bud. Sønderborg Forsyning A/S 11/13

12 5 Kvalitet og styring. Entreprenøren skal fremlægge en plan for sikring af kvalitet, serviceniveau, arbejdsmiljø og sikkerhed i forbindelse med håndteringen levering af brændstof til Sønderborg Forsyning A/S. Ved tilbudsgivningen skal procedurerne i kvalitetsplanen beskrives i særskilt bilag, og senest 5 dage efter kontraktens underskrivelse skal den detaljerede kvalitetsplan fremsendes til Sønderborg Forsyning A/S med beskrivelser og handlingsplaner for arbejdets udførelse. Kvalitetsplanen skal som minimum indeholde: Organisationsplan med kompetence, personliste og adresser og telefonnumre Beredskabsplan for håndtering af ulykker Foranstaltninger til sikring af det omgivende miljø. Sønderborg Forsyning A/S 12/13

13 6 Pris- og afregningsgrundlag De tilbudte priser skal indeholde alt til arbejdets fulde færdiggørelse, herunder alle evt. bi ydelser, som ikke er anført, men som er en nødvendighed for arbejdes rette udførelse. Arbejder og ydelser afregnes til fast pris i henhold til denne tilbudsliste. Alle de i nærværende tilbudsliste anførte tilbudssummer skal være ekskl. moms. Alle tilbudslistens hovedposter og delposter skal være udfyldte, og alle de i tilbudslisten ønskede oplysninger skal gives. Er tilbudslisten ikke udfyldt i overensstemmelse hermed, vil det pågældende tilbud blive betragtet som ugyldigt. Den bydendes underskrift på tilbudslisten er bindende for samtlige i tilbudslisten angivne priser, oplysninger, mv. De angivne priser dækker alt som beskrevet i udbudsmaterialet under de respektive punkter. Tillægsarbejderne indgår i den samlede vægt af tilbuddet. Der skrives ikke kontrakt på tillægsarbejderne, men i tilfælde af, at der rekvireres mer - og eller mindreydelser, foretages afregningen efter de for tillægsarbejderne tilbudte enhedspriser. Sønderborg Forsyning A/S 13/13