Referat fra møde i FSU

Transkript

1 Referat fra møde i FSU Tilstede: Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Preben Horsholt Rasmussen (PHR), Carina Budum Ertman (CBE), Lis Carlsen (LC), Søren G. Kristiansen (SGK). Institutleder Morten Lassen (ML) deltog under punkt 1, Chefkonsulent Tina Vangsgaard (TVA) deltog under punkt 3 og 4. Afbud: Lise Rytter Krogh, Hanne Kathrine Krogstrup og Otto Simonsen Sekretariat: Vibeke Pedersbæk () 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenspunkt Ansvarlig for Opfølgning SGK påpegede indledningsvist, at det ifølge forretningsordenen i formandens fravær er næstformanden, som repræsenterer B-siden, der leder møderne. Praksis har dog tidligere været, at prodekanen har ledet møderne i formandens fravær. FSU besluttede fortsat at følge denne praksis, hvorfor mødet blev ledet af SGK. Dagordenen blev godkendt med følgende kommentarer: Vedrørende punkt 4. Det ville have været hensigtsmæssigt, at FSU forud for mødet havde fået fremsendt bilag omkring budget Vedrørende punkt 5. Det ville have været hensigtsmæssigt, at FSU havde fået et mere uddybende bilag. Fremsendte bilag 2 indeholder alene oversigt over dekanatets strategiske prioriteringer i overskriftsform, hvilket kan være vanskeligt for FSU at forholde sig til. SGK tog bemærkningerne til efterretning og bemærkede, at punkt 5 er tænkt som et udvidet orienteringspunkt, og FSU vil få forelagt bilag på de enkelte punkter under dekanatets strategiske prioriteringer, når sådanne foreligger. 2. Status på situationen på Statskundskab

2 ML redegjorde for status på afskedigelserne på Institut for Statskundskab. Processen omkring afskedigelserne har taget ca. 2 måneder, og instituttet har fulgt en stram tidsplan med henblik på hurtigt at gøre processen så kort som muligt. Udfaldet af afskedigelsesprocessen er, at der på Institut for Statskundskab er afskediget 4 VIP og 1 TAP, mens 1 afskedigelse blev omgjort til en afværgeforanstaltning, idet personen valgte at gå på pension. 5 ud af de 6 personer har indgivet indsigelser i forhold til afskedigelserne. 2 medarbejdere er som en del af afværgeforanstaltningerne overflyttet til andre institutter. Vakante HK TAP stillinger genopslås ikke, hvilket betyder, at instituttet må reorganisere det administrative område med henblik på at tilpasse arbejdsbyrden til de færre hænder. Derudover har der været en række yderligere afværgeforanstaltninger (personer, som går ned i tid eller går på pension i 2014). Alt i alt betyder afskedigelserne og afværgeforanstaltningerne, at Institut for Statskundskab vil have ca. 10 færre medarbejdere. DJØF har fremsendt en skrivelse om en række generelle betragtninger omkring afskedigelserne, som dekanen og ML har svaret på. ML har i forbindelse med afskedigelsesprocessen efterlyst dels et tilbud om out-placement hos HR-afdelingen, dels beskrivelser af, hvilke redskaber der kan anvendes i forhold til at sikre, at en organisation kan komme videre efter en afskedigelsesproces, hvor medarbejderne naturligt er berørte af situationen. I forhold til førstnævnte er der på Institut for Statskundskab indgået 4 minioutplacement aftaler. JLC kommentar: Der er fra HR afd. planer om at etablere beredskab vedrørende out-placement og der er tilbud om 4 samtaler for de afskedigede. Andre statslige arbejdspladser sætter midler af, typisk kr., til at købe den ydelse hos virksomheder som er specialiserede i det. Det burde AAU også gøre fremfor at vente på at man vil opbygge kompetencen internt. Det ledelsesmæssige fokus vil fremadrettet være på instituttets fremtid. JLC stillede i forbindelse med ML s fremlæggelse en række spørgsmål: JLC: Hvad er regnestykket vedrørende afværgeforanstaltningernes økonomiske effekt?: ML oplyste, at den økonomiske effekt af afværgeforanstaltningerne kan

3 opgøres som lønnen til 4 årsværk på HK området (ikke genbesatte vakante stillinger). Dertil kommer løn til 2 VIP ere, som er flyttet til andre institutter og de personer, som går på pension og en række afværgeforanstaltninger (medarbejdere der går ned i tid), som har en mindre økonomisk effekt. Hvad er regnestykket vedrørende afskedigelsernes økonomiske effekt? ML oplyste, at effekten kan ses på budgetmaterialet for 2014 og 2015, hvor der er en merkant bedring på omkostningssiden. Det store gennemslag kommer først i 2015, idet nogle medarbejdere har 9 måneders løn ved afskedigelse. JLC: Hvilke tiltag/adfærdsændringer iværksættes på instituttet for at nå 14- budgetmålet? JLC: Hvad vil blive gjort for at adressere den utryghed, situationen har skabt hos instituttets medarbejdere? PHR tilføjede, at der er en manko på - 6,9 mio. kr. i 2014, og at medarbejderne mangler en plan for, at instituttet kan køre videre. ML har en tiltro til, at manko hentes hjem med øget indtægt. Instituttets faglige strategi udløber i Hovedtrækkene vil bibeholdes, men der vil ske en justering af strategien set i lyset af den økonomiske situation. ML oplyste, at han fremadrettet vil have stort fokus på bedring af indtægtssiden: 1) Instituttet er gået tilbage på BFI, og der vil derfor fremadrettet være en tæt monitorering af publicering. 2) Hjemtaget af eksterne midler. Instituttet skal være bedre til at lave gode ansøgninger og spotte de rigtige ansøgere. ML vil i vidt omfang delegere disse opgaver til forskningslederne. 3) STÅ indtægter: Masteruddannelserne kører rigtig godt, men det er et usikkert område. De ordinære uddannelser skal styrkes, og der skal være øget fokus på gennemførelse. Der vil være øget fokus på, hvordan alle instituttets undervisningskompetencer udnyttes. SGK tilføjede, at der er mange adfærdsformer, som påvirker økonomien, herunder de studerendes gennemførelse, ligesom studiernes STÅ effektivitet har stor økonomisk betydning. Bestyrelsen har netop vedtaget næste års budgetmodel, som også har været forelagt FSU. Budgetmodellen vil ændre de strukturelle vilkår for, at fakultetet kan komme godt igennem 2014, idet budgetmodellen udfordrer

4 fakultets indtægtsgrundlag ved øget konkurrenceudsættelse af midler. JLC: Er TAP omorganiseringen iværksat? ML svarede hertil, at omorganisering er iværksat. Præmissen er, at der er nogle opgaver, der ikke længere skal udføres. JLC: Hvad har man lært fra forløbet/er der noget der ville være gjort anderledes, set i bakspejlet? Overordnet er ML af den opfattelse, at processen har kørt efter bogen, og den har været velbeskrevet og kommunikeret. Informations flow vil altid dog altid kunne gøres til genstand for diskussion. ML kvitterede samtidig for professionel bistand fra HR og en god proces i forhold til instituttets eget arbejdsmiljøudvalg. Processen har vist endvidere, at det vigtigt at beskrive afskedigelseskriterier grundigt. Afskedigelseskriterierne har dog været relevante set i lyset af, at anledningen til afskedigelserne har været af økonomisk art. Med hensyn til MUS-konceptet, så har forløbet vist, at det er vigtigt, at aftaler foreligger på skrift. 3. Status på økonomien pr Punkt 3 og 4 blev behandlet samlet. TVA redegjorde for økonomien 2013 og 2014 på baggrund af slides, som blev omdelt ved mødet. Slides sendes med referatet ud. Estimeret resultat for 2013 er -9,0 mio. kr. 5,1 mio. kr. må fakultetet regulere via egenkapitalen, mens der er et forventet merforbrug på 3,9 mio. kr., som skal findes som et overskud i Indtægtsrammer og omkostningsbudget 2014 Ankerbudgettet for indtægter 2014 lyder på 408,7 mio. kr. (pr. 29/ ). Til sammenligning var ankerbudgettet for indtægter i 2013 (ekskl. intern handel og decentrale salgsindtægter) 404,9 mio. kr., og forventede omkostninger i 2013 er i alt 413,9 mio. kr. Omkostningsbudgettet 2014 er endnu ikke endelig på institutniveau, men skal være fastlagt 11/ Der er i 2014 afsat 8,5 mio. kr. til genopretning af egenkapitalen, og der arbejdes systematisk med at nedsætte brugen af D-VIP, ligesom der tildeles meget få nye stillinger i Derudover er der budgetteret konservativt på indtægtssiden, og der arbejdes på en fysisk rokade, der giver besparelser på

5 lokalebidrag. Alt i alt er der tale om et stramt budget i JLC spurgte til, om der vil ske en løbende udrulning af stillingsplanerne, når man har kendskab til indtægterne. SGK og TVA understregede, at princippet er, at pengenes først bruges, når der er sikkerhed om indtægterne. FSU vil drøfte endeligt budget på december mødet. FSU vil forud på mødet få skriftligt materiale herom. 5. Fakultets strategiske prioriteringer E2013-F2014 SGK gennemgik punkterne under Uddannelse og Forskning, mens områderne Økonomi og Administration er meget internt og til orientering for FSU. Uddannelse og Forskning: Dekanatet har nedsat en arbejdsgruppe, som skal komme med forslag til en forskningsstrategi. Gruppen skal blandt andet se på, hvordan arbejdet med forskningsansøgninger kan styrkes, og hvordan hjemtaget af eksterne forskningsmidler kan øges. Strategien forventes forelagt FSU primo Tilsvarende har der været nedsat en arbejdsgruppe med henblik på udarbejdelse af en innovationsstrategi, som adresserer spørgsmålene omkring, hvordan fakultetet bedre synliggør de nuværende innovative aktiviteter, og hvordan innovationskapaciteten øges på fakultetet. Dekanatet vil arbejde med en strategi for AAU CPH. Strategien forventes forelagt FSU i foråret Der arbejdes på en plan for institutionsakkreditering. Fakultetet afprøver nogle af de redskaber, som skal udvikles og anvendes i forbindelse med institutionsakkrediteringen, herunder studienævnsrapporter og selvevaluering på baggrund af nøgletal. Dekanatet vil have en strategisk drøftelse med studie- og institutlederne omkring, hvad det er for en uddannelsesportefølje/-profil, som fakultetet bør have, mens håndtering af små fag og sikring af tilstrækkelige ressourcer hertil overvejende vil være et skoleanliggende. Organisering af masteruddannelserne. Decentraliseringen af masteruddannelserne fordrer, at det præciseres, hvor masteruddannelserne er placeret administrativt og organisatorisk, samt at det sikres, at masteruddannelserne får den rette information fra fakultetet.

6 LC erklærede sig enig i behov for øget kommunikation til masteruddannelserne, som har været svækket siden decentraliseringen. Politik for studenterindflydelse på Samf. Oplægget fra dekanatet er, at der etableres en mødestruktur, hvor dekanen mødes med næstformændene for studienævnene. Ekstern synliggørelse Fakultetssekretariatet arbejder på synliggørelse på forskellig vis, herunder hjemmesiden. Det blev foreslået, at der udarbejdes et månedligt nyhedsbrev for, hvad der sker i dekanatet. Forslaget føres til referat, og dekanatet vil drøfte muligheden for dette. JLC bemærkede, at dekanatet også bør have fokus på arbejdsmiljø og sygemeldinger grundet arbejdspres hos medarbejderne. SGK erklærede sig enig heri. 6. Orientering om studenteroptag KOT optaget på samf er fordoblet siden Der er sket visse interne forskydninger, og situationen er bl.a. nu, at bacheloruddannelsen i historie vokser, og at optaget nu ligger på niveau med bacheloruddannelsen i Politik og Administration. Skolen for Politik og Administration at udarbejder ifm den årlige opfølgning på studienævnsrapporter en konkret plan for initiativer i forhold til rekruttering til uddannelsen i politik og administration. Bacheloruddannelsen i samfundsøkonomi har haft et mindre fald i KOToptaget, men ligger ellers stabilt med et relativ begrænset optag Studiet er udfordret af et bekendtgørelsesfastsat krav om matematik A, hvilket betyder en snæver rekrutteringsgruppe. Studiet er i dialog med gymnasieområdet med henblik på at kommunikere adgangskravene til fremtidige studerende. Skolen udarbejder tillige handlingsplan for optag. PHR bemærkede, at det er stærkt bekymrende for Institut for Statskundskab, at der er et fald i optaget på bacheloruddannelse i politik og administration, hvilket vil betyde færre STÅ-indtægter. SGK erklærede sig enig heri, men tilføjede at instituttet i september 2014 udbyder en ny bacheloruddannelse i offentlig innovation og digitalisering, som er en takst 2 uddannelse, og der forventes derfor en nettofremgang i Status for VBN indberetninger Der har været et fald i BFI siden sidste år på trods af, at fakultetet har fået

7 flere ansatte. Institutterne forventer, at de når over budget i 2013, og 2012 kan derfor være et uheldigt udsvings år. Institutlederne vil på baggrund af faldet have et øget fokus på BFI produktionen. JLC bemærkede at man jo fremover må forvente en minimum 10% mindre BFI produktion eftersom forskningstiden for de ansatte jo er reduceret med 10%. JLC ønskede at statistikken var mere uddybende, f.eks. at der opgøres BFI pr. forskningsårsværk. Det undersøges, om BFI produktionen kan opgøres på årsværk, og forelægges i gives fald FSU på mødet i december måned. 8. Opfølgning på minikonferencen den 7. juni 2013 Det blev på baggrund af minikonferencen besluttet, at B-siden udarbejder råskitse for et årshjul for de lokale SU og FSU. B-siden (PHR tovholder) 9. Evaluering af 1. velkomstmøde for ny-ansatte den 17. september 2013 Mødet holdes også i februar måned 2014, selvom der vil være få nyansættelser. Det er vigtigt, at der er mulighed for en personlig snak efter oplæggene, hvilket programmet også giver mulighed for. Oplæggene bør handle mest om strategi og praktiske oplysninger til nyansatte, og mindre omkring organisationsdiagrammer. Programmet ændres ikke. Der skal findes en dato for velkomstmødet i februar Meddelelser fra dekanen: SGK rejste spørgsmålet om, hvorvidt FSU på baggrund af afskedigelsesprocessen på fakultetet bør drøfte, om forretningsordenen er gearet til at håndtere alle de situationer, som FSU skal forholde sig til. Er informationer kommet godt nok ud til suppleanterne og de lokale S.U., eller skal der evt. etableres en procedure om, at sekretariatet sender dagsorden og referater ud til suppleanter og LSU. Det blev besluttet at tage punktet op på næstkommende FSU møde. 11. Meddelelser fra B-siden 12. Eventuelt På foranledning af B-siden blev det besluttet at udskyde FSU mødet den 6. december en uges tid, såfremt det er muligt at finde et nyt mødetidspunkt (nu fastsat til 18.12).

8