Fanø Kommune Aktindsigt i notat udarbejdet af ekstern konsulent. Statsforvaltningens brev til en borger.

Transkript

1 Fanø Kommune Aktindsigt i notat udarbejdet af ekstern konsulent Statsforvaltningens brev til en borger Dato: Tilsynet Henvendelse vedrørende Fanø Kommune om aktindsigt Du har den 26. februar 2015 rettet henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Din henvendelse vedrører Fanø Kommunes afgørelse af samme dato om afslag på aktindsigt i Cowi A/S notat solvarmeanlæg. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Fanø Kommune har truffet en afgørelse, som ikke er i overensstemmelse med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Torsten Pedersen Telefon: EAN- Nr skriv til os via borger.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes på Vi lægger herved vægt på, at notatet af 20. februar 2015 ikke kan anses for et internt dokument, idet notatet er udarbejdet af COWI A/S, som ekstern konsulent for Fanø Kommune. Statsforvaltningen anmoder på den baggrund Fanø Kommune om at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse om aktindsigt. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Den 19. februar 2015 har du anmodet om aktindsigt i Fanø Kommunes korrespondance med kommunens rådgiver om solvarmeanlæg ved Nordby Fjernvarmeværk. Den 25. februar 2015 har Fanø Kommune meddelt aktindsigt i samtlige af sagens dokumenter. 1

2 Den 26. februar 2015 har du anmodet om aktindsigt i et notat af 20. februar 2015 fra Cowi A/S om vurdering af alternativer til solfangeranlægget. Den 26. februar 2015 har Fanø Kommune truffet afgørelse om afslag på aktindsigt i Cowi A/S notat af 20. februar Kommunen har begrundet sin afgørelse således: Notat af 20. februar 2015 er undtaget fra aktindsigt jfr. offentlighedslovens 23, stk. 1: Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet udenforstående. Notatet vil blive forelagt på det kommende møde i økonomi- og planudvalget. Den 26. februar 2015 har du rettet henvendelse til henholdsvis Fanø Kommune og Statsforvaltningen. Du har i dine henvendelser anført, at: notatet af 20. februar 2015 ikke kunne være internt, idet det var modtaget fra en anden juridisk enhed, der måtte være aktindsigt i notatet efter offentlighedslovens 28, hvis notatet kunne anses for at været internt efter lovens 23. Den 13. april 2015 udtalte Fanø Kommune følgende til Statsforvaltningen: Fanø kommune har meddelt afslag i aktindsigt i et notat fra ekstern rådgiver vedr. vurdering af mulige løsningsforslag. Fanø kommune er som bekendt en meget lille kommune, og har ikke fagpersonale, der kan udfærdige sådanne vurderinger, hvorfor det er nødvendigt at entrere med eksterne samarbejdspartnere. Det er Fanø kommunes opfattelse, at man som meget lille kommune stilles dårligere i disse sager om aktindsigt, end en stor kommune, der har de fornødne ressourcer. En stor kommune ville have ladet sin tekniske afd. udfærdige notatet og det havde så været et internt notat, der ikke var overgivet til andre. Fanø kommunes økonomi-og planudvalg var på tidspunktet for aktindsigten ikke bekendt med notatets indhold, og skulle derfor, iflg. Fanø kommunes opfattelse, have mulighed for tage stilling til notatets indhold. Statsforvaltningen har endelig modtaget en kopi af det omtalte notat, som er skrevet på COWI A/S s brevpapir og dateret den 20. februar Notatet indeholder en vurdering af mulige alternativer til solvarmeanlæg hos Nordby Fjernvarme a.m.b.a. medarbejdere Statsforvaltningen har modtaget kopi af aftale af 27. januar 2015 mellem Fanø Kommune og COWI A/S, hvoraf det fremgår, at COWI A/S blandt andet skulle udarbejde et kortfattet notat, der overordnet gennemgår relevante alternativer til etablering af solfangeranlæg. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. 2

3 Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver overfor en kommune, er et retlig tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Retten til aktindsigt følger af offentlighedsloven 7, som har følgende ordlyd: 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. [ ] Interne dokumenter er undtaget fra aktindsigt. Dette følger af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, som har følgende ordlyd: 23. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses 1) dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 390, fremgår følgende om fortolkningen af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1: Da hovedkriteriet er, om et dokument har været afgivet til udenforstående myndigheder eller personer, er det bl.a. nødvendigt at tage stilling til, i hvilket omfang en person (f.eks. en sagkyndig/konsulent), som et dokument er afgivet til, skal betragtes som udenforstående i forhold til myndigheden. I samme kommentarer fremgår på side endvidere følgende: 6. Sagkyndige udtaleser Notater, sagkyndige udtalelser og vurderinger eller lignende, der af en myndighed indhentes fra f.eks. advokater, rådgivende ingeniør- eller arkitektfirma, landinspektører, rationaliseringseksperter osv., der som led i deres almindelige virksomhed bl.a. virker som konsulenter for den pågældende myndighed, vil som udgangspunkt ikke kunne anses som interne dokumenter. [ ] Hvis den sagkyndige imidlertid er knyttet til vedkommende (forvaltnings)myndighed i et egentligt ansættelsesforhold, vil den pågældendes brevveksling med myndigheden være intern, herunder også sagkyndige udtalelser og erklæringer. 3

4 [ ] 7. konsulentrapporter Konsulentrapporter, der udarbejdes af private konsulentfirmaer, vil som det klare udgangspunkt ikke kunne anses som interne dokumenter. Det gælder uanset om rapporten vedrører interne forhold i myndigheden, herunder samarbejdsforholdene, omstruktureringer, organisering osv., ligesom det gælder selvom myndigheden løbende har medvirket aktivt i forbindelse med rapportens tilblivelse og udarbejdelse. [ ] Det bemærkes at en myndighed ikke i en kontrakt med et privat konsulentfirma kan aftale, at interne dokumenter, der sendes til konsulentfirmaet med henblik på firmaets udførelse af sin opgave for myndigheden, forbliver interne. I Offentlighed i forvaltningen af Jon Andersen, 1. udgave, 2013, side 197, er følgende blandt andet anført om fortolkningen af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1.: Hvis et konsulentfirma arbejder tæt sammen med embedsmænd hos en offentlig forvaltningsmyndighed om løsning af opgaver for forvaltningen, må udgangspunktet være, at dokumenter, der udveksles mellem firmaets medarbejdere og embedsmændene, anses for eksterne, selv om samarbejdet har en tæt og internt præget karakter. Dette kan f.eks. få betydning i de tilfælde, hvor dele af sagens forberedelse er blevet delegeret til en privat virksomhed. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Fanø Kommune har truffet en afgørelse, som ikke er i overensstemmelse med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Vi lægger herved vægt på, at notatet af 20. februar 2015 ikke kan anses for et internt dokument, idet notatet er udarbejdet af COWI A/S, som ekstern rådgiver for Fanø Kommune. Vi henviser til, at notatet er udarbejdet af COWI A/S på baggrund af aftale af 27. januar 2015, hvoraf det fremgår, at COWI A/S skal udarbejde og sende notatet til kommunen senest den 20. februar Henvisningen til, at Fanø Kommune stilles ringere end en stor kommune, som har ressourcer til selv at udarbejde notater, samt at kommunens økonomi- og planudvalg ikke havde haft mulighed for at tage stilling til notatets indhold på tidspunktet for modtagelsen af aktindsigtsanmodningen, kan ikke føre til en anden vurdering. Disse forhold kan efter Statsforvaltningens opfattelse ikke lovligt indgå i vurderingen af, om et dokument kan undtages efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Statsforvaltningen anmoder Fanø Kommunen om at genoptage sagen og træffe ny afgørelse om aktindsigt. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Fanø Kommune 4

5 Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen Kontorchef Torsten Pedersen 5