Syge og fraværspolitik på Østerled.

Transkript

1 Syge og fraværspolitik på Østerled. Definition: Fravær bliver nødt til at blive set meget bredt. Der kan være tale om en egentlig langvarig sygemelding, hyppige kortvarige sygeperioder eller blot signaler om at fravær vil forekomme, hvis der ikke sker en indsats. Årsagerne kan være forholdene på arbejdspladsen som f.eks. fysisk eller psykisk nedslidning, samarbejdsvanskeligheder eller private årsager som for eksempel skilsmisse, dødsfald i familien eller uhelbredelige sygdomme mv. Det centrale er, at arbejdsevnen midlertidig eller varigt er ændret eller nedsat i forhold til det arbejde som man normalt udfører. Hvorfor skal Østerled have en fraværspolitik: Ved at udvikle en fraværspolitik kan ledelse og medarbejdere få en fælles forståelse for holdning til fravær. Fravær er et fælles problem og ikke kun problem for den syge medarbejder. Gennem en fraværspolitik sikres syge kolleger bedre muligheder for at vende tilbage til arbejdspladsen Ansatte med hyppigt fravær eller sygdomsrisiko får ved en tidlig indsats bedre muligheder for at undgå langtidssygemelding Alle mennesker på Østerled kan komme ud for situationer hvor de ikke er i stand til at klare arbejdet i forhold til de forventninger der er fra andre kolleger eller ledelsen. Det er vigtigt at man har et tydeligt indtryk af at hjælpen ikke er tilfældig, og at alle i personalegruppen får lige muligheder. Hvis en sygemelding bliver ignoreret, kan det opfattes som isolation, og nogle føler sig hægtet af arbejdspladsen. Bedre arbejdsmiljø Ved at synliggøre årsager til fravær sættes der også fokus på det fysiske og psykiske arbejdsmiljø Evt. kan problemerne opdages på et tidligere tidspunkt Når fravær er udtryk for problemer på arbejdspladsen, skal løsningerne også findes der. Bedre muligheder for at kunne tilrettelægge arbejdet, og fastholdelse af medarbejdere. En fraværspolitik vil virke forbyggende og nedbringe fraværet. Den giver bedre muligheder for at tilrettelægge arbejdet og hermed for at yde et godt stykke arbejde. Den giver bedre muligheder for at tilrettelægge og fastholde kvalificeret arbejdskraft. Færre udgifter til vikarer og oplæring af nye medarbejdere. En tidlig indsats kan i nogle tilfælde forebygge afskedigelse. Fælles holdninger til fra fravær. Vi får på arbejdspladsen mulighed for at gøre op med tabuer/ spøgelser f.eks. om man kan tillade sig at kontakte en sygemeldt medarbejder, eller f.eks. om det er legalt at have psykiske problemer. 4. Udarbejdede politikker 120

2 En nedskrevet fraværspolitik sikrer en aktiv personalepolitik og dermed lige vilkår og medejerskab hos alle medarbejdere Åbenhed og fælles holdninger vil mindske risiko for uhensigtsmæssige bemærkninger og kommentarer hvis kolleger ansættes på særlige vilkår. Forslag til hvordan vi diskuterer og afdækker forskellige holdninger via forskellige spørgsmål: o Hvordan sikrer vi at fraværspolitikken bygger på respekt og tillid? o Hvordan sikrer vi at fraværspolitikken får en positiv vinkel og ikke bliver kontrol? o Hvor meget åbenhed kan vi forlange om vores kollegers sygdom, og i hvor stort omfang har vi ret til at være private? o Hvordan skal tolerancen overfor en kollega være, der har hyppigt sygefravær af private årsager? o Skal der være mulighed for at rokere i forhold til arbejdsfunktioner og ansvar, men også at få efteruddannelse, hvis en kollega bliver udbrændt og nedslidt, syg eller ældre? o Kan vi acceptere, at en kollega arbejder på nedsat tid eller slipper for nogle bestemte funktioner i en periode? o Kan en evt. varig ordning accepteres? o Hvor meget hensyn til en kollega kan vi acceptere, uden at der afsættes flere ressourcer? o Hvordan stiller vi os til, at der i medarbejderudviklingssamtalen eller til APV undersøgelsen sættes fokus på om der er overensstemmelse imellem den enkelte medarbejders formåen og dennes arbejdsopgaver? Hvem skal være ansvarlig for kontakt og dialog? Målet med den første kontakt må være at vise kollegaen omsorg. Desuden må det undersøges, om fraværet er af kortere eller længerevarende karakter, og om det har konsekvenser for den fremtidige arbejdsevne. Gennem en dialog med medarbejderen må man også undersøge om fraværet skyldtes forhold på arbejdspladsen. Det er vigtigt at den der tager kontakt er en person, som den sygemeldte har tillid til, da den sygemeldte ofte vil være i en sårbar situation. Men vi må også stille os selv følgende spørgsmål: Skal kontakten være telefonisk eller personlig? Hvem skal kontaktpersonen kontakte udover den sygemeldte når der skal følges op og laves aftaler på baggrund af de første kontaktsamtale? Hvem har ansvaret for at koordinere samarbejde med parter udenfor arbejdspladsen? Hvem skal kontaktes når det viser sig at en medarbejders fravær skyldes forhold på arbejdspladsen(herunder Ledelse, SR, TR mv.) 4. Udarbejdede politikker 121

3 Eksempel til Forslag for tidsperioder: Hvem? Hvordan? Hvor? Den første kontakt ved 14 dages sygdom TR, SR eller anden kontaktperson kontakter den sygemeldte om foranstaltninger om at kunne vende tilbage til arbejdet Telefonisk eller personlig samtale. Den sygemeldte har selv muligheder for at tage kontakt til TR, SR eller anden kontaktperson Hos den sygemeldte Ved sygdom ud over 4 uger Arbejdsgiver indberetter sygefraværet til den sygemeldtes bopælskommune Via skriftlig formular Møde på arbejdspladsen med den sygemeldte (hvis muligt) med TR, SR og leder Ved 8 ugers sygdom Kommunen kontakter den sygemeldte med henblik på opfølgning På opfølgningsmøde overvejes det videre forløb. Vurdering af andre støttemuligheder Mødet på arbejdspladsen med den sygemeldte. TR, SR, leder, sagsbehandler (evt. læger eller andre). Alternativt kan mødet holdes i kommunen 4. Udarbejdede politikker 122

4 Forhold til debat i forhold til hvad man har ret til under og efter sygeperioden: o Hvad skal der ske med sygemeldingen på kort sigt? o Skal den sygemeldte have fred og ro? o Ønskes der løbende information fra Østerled under sygemeldingen som f.eks. referater, løbende telefonisk kontakt, mulighed for at besøge arbejdspladsen eller at deltage i sociale arrangementer, eller i forbindelse med beboermøder mv. o Skal arbejdsevnen afklares gennem arbejdsprøvning? o Skal medarbejderen efter en periode med fuld sygemelding have mulighed for at starte langsomt op -med en delvis sygemelding? o Er der en varig begrænsning i arbejdsevnen? o Hvad skal der ske hvis en løsning på arbejdspladsen er vanskelig? o Hvem er ansvarlig for at finde et så godt alternativ som muligt? o Kan medarbejderen gennem opkvalificering eller optræning genskabe fuld arbejdsdygtighed i forhold til hidtidige stilling eller en anden stilling på arbejdspladsen? Forslag til hvordan vi kommer i gang: Ledelsen er ansvarlig for at der afsættes tid til den nødvendige debat, og forberedelserne sker i samarbejde med TR, SR og medudvalget. Diskussionerne skal tages på fællesmøder, temadag og på personalemøderne. Vi skal sikre os, at der er tid og gode rammer for at diskutere holdninger på Østerled. Vi skal sørge for at alle fastansatte har haft mulighed for at deltage i debatten, da det sikrer de bedste muligheder for at Østerleds forskelligartede viden og erfaringer bliver inddraget og at alle parter tager medejerskab og bliver enige om et fælles mål. Alle medarbejdere skal have udleveret en pepmappe hvor det skriftlige udgangspunkt kan gennemlæses. Evt. kan laves et spørgeskema som udreder og synliggør medarbejdernes synspunkter/holdninger(som en slags temperaturmåling) Der skal afsættes tidsramme og evalueringsdato i et årshjul. Dette udleveres også i pepmappe. 4. Udarbejdede politikker 123

5 Relevante samarbejdsparter ved fravær Sikkerhedsrepræsentant Tillidsrepræsentant Læger Fagf. Helbred Arbejdsevne Behandling Arbejdsfastholdelse Arbejdsmiljø APV Arbejdsskader Socialt engagement og fraværspolitik Fastholdelse af løn og arbejdsvilkår Socialt ansvar Fraværspolitik Arbejdsmiljø Omplaceringsm uligheder Arbejdsgiver Arbejdsskader Komplicerede sager Løn og arbejdsvilkår Fortolkning af aftaler A-kasse Dagpenge Efterløn Orlov (Udd / børnep.) Rotationsordninger Spørgeskema til samtlige ansatte på Østerled Arbejdsmiljø APV Medarbejder Vurdering af arbejdsevne Arbejdsprøvning Revalidering Fleksjob Skånejob Pension Socialt engagement Fraværspolitik Arbejdsfastholdelse Arbejdsmiljø APV Arbejdsskader Leder Arbejdstilsynet Kommunen 4. Udarbejdede politikker 124

6 Omsorgssamtaler på Østerled. Værktøjet er en procesbeskrivelse af de faser en omtalesamtale gennemløber og kan være en hjælp til at optimere omsorgssamtaler på Østerled. Opmærksomhed i det daglige Det er vigtigt at både kolleger og ledere i det daglige er opmærksomme på hinanden - især hvis en medarbejder ændrer adfærd. (relater de interne leveregler i de enkelte team) Den første kontakt Med nænsomhed og respekt tager en nær kollega eller lederen kontakt til medarbejderen, og de to tager en indledende snak om medarbejderens trivsel. Aftale om en samtale Hvis den pågældende medarbejder er enig og ønsker en samtale, aftales et møde, hvor omsorg og dialog er nøgleordene. Forud for samtalen er det vigtigt, at lederen gør sig klart, hvad han eller hun vil med mødet, og om der er behov for at andre deltager i samtalen. Selve samtalen Samtalen foregår i en rolig og behagelig atmosfære, hvor dialogen er i fokus. Det er vigtigt at give tid og ro til perspektiver, tanker og oplevelser. Samtalen foregår med nænsomhed, nærvær og respekt for hovedpersonen. Aftale om det videre forløb Når samtalen nærmer sig sin slutning, kan leder og medarbejder i fællesskab blive enige om et resumé af samtalen. På et aftaleark samler leder og medarbejder samtalens idéer til, hvad arbejdspladsen kan gøre for medarbejderen, og de initiativer der skal sættes i værk. Inden parterne går fra mødet, laver de en aftale om, hvor og hvornår de eventuelt mødes igen til en ny samtale. Initiativer og ansvar Efter samtalen er det lederens ansvar at sætte de aftalte initiativer i værk. Opfølgning Når medarbejderen er tilbage på arbejdspladsen, bliver han eller hun tilbudt en opfølgende samtale inden tre uger. Kontakten En omsorgssamtale er ofte følsom for medarbejderen. Derfor er det vigtigt, at den første kontakt til medarbejderen sker med nænsomhed og respekt. Behovet for at tage kontakten bunder ofte i, at man som kollega eller leder oplever, at medarbejderen har ændret adfærd. Det er vigtigt på forhånd at overveje, om det skal være en nær kollega eller en leder, der tager den første kontakt. Dette er på forhånd kendt og beskevet i vores personalepolitik som en aftale om en kontaktperson-ordning på arbejdspladsen. Hvis medarbejderen også mener, at en samtale er en god idé, aftaler medarbejder og leder et møde hurtigst muligt derefter. Forberedelsen Samtalerne er en frivillig sag for medarbejderen, og medarbejderen skal give klart tilsagn om, at han eller hun vil deltage i samtalen. En medarbejder kan altid afvise et tilbud om en omsorgssamtale, uden at det får konsekvenser for hans eller hendes ansættelse. 4. Udarbejdede politikker 125

7 Når medarbejderen har givet tilsagn om at deltage i samtalen, er det vigtigt, at omsorgssamtalen finder sted kort tid efter. Inden samtalen forbereder lederen sig grundigt for at være sikker på, at samtalen bliver omsorgsfuld og afklaret. I sin forberedelse skal lederen tænke på: Formål, mål og perspektiv Samtalen skal være sagligt og fagligt begrundet. Det skal stå klart for lederen, hvad der er ledelsens formål og mål med samtalen. Hvad er begrundelsen for og anledningen til samtalen? Hvilket fremtidsperspektiv har samtalen? Omgivelserne er vigtige Omsorgssamtalerne holdes i behagelige og imødekommende omgivelser, hvor leder og medarbejder kan tale uforstyrret sammen. Værtskab Lederen er ofte vært ved samtalen. Hvis det ikke er lederen, skal en anden påtage sig værtskabet. Værten står for præsentation, indledning og styring af ordet. Åbenhed Samtalens karakter skal være tydelig og kendt af alle de deltagende parter. Deltagerne Medarbejderen kan ønske, at andre end lederen er med til samtalen. Det kan være en god kollega, et familiemedlem eller en tillidsrepræsentant. Det væsentligste er, at deltagerne kan bidrage til dialogen, og at medarbejderen er bekendt med, hvem der deltager, og er tryg ved dem. Ansvar og roller Det skal gøres klart fra samtalens begyndelse, hvorfor de enkelte deltagere er med, og hvad deres særlige bidrag til samtalen er. Kompetence Lederen skal have kompetence til at indgå forpligtende aftaler, og have legitimitet på arbejdspladsen blandt medarbejderne. Dette konfirmeres løbende i MED udvalget. Selve samtalen Indledning Værten indleder samtalen og gør alle deltagere klart, hvilke tanker og overvejelser han eller hun har gjort sig på forhånd. Begrundelsen for og hensigten med samtalen skal siges præcist, direkte og uden omsvøb på en omsorgsfuld og hensynsfuld måde. Parternes forventninger til samtalens indhold, form og resultat skal afstemmes. Omsorg Omsorgssamtaler er ofte følsomme for medarbejderen. Uanset situationens karakter skal lederen være omsorgsfuldt nærværende i forhold til medarbejderen. Samtalens form Som udgangspunkt lægger omsorgssamtalen op til dialog, hvor parterne hjælpes ad med at få mere indsigt i situationen. Det er vigtigt at give tid og ro, til at begge parters perspektiver, tanker og oplevelser får plads i samtalen. Hovedsagen Hovedsagen i samtalen er medarbejderens beskrivelse af hans eller hendes situation i forbindelse med fravær fra arbejdspladsen. Til støtte for beskrivelsen kan man se på sammenhænge mellem fraværet og arbejdsopgaverne, 4. Udarbejdede politikker 126

8 måden, der arbejdes på og den mening, arbejdet giver for medarbejderen. Lederen bidrager med at fortælle om og undersøge sine iagttagelser og opfattelser af situationen: -Jeg har lagt mærke til at -Det bekymrer mig at - har det noget på sig? Opsummering Lederen/værten samler op på, hvad der er blevet talt om og hvilke konklusioner eller løsninger, der er kommet frem i samtalen. Leder og medarbejder aftaler hvordan et eventuelt videre forløb skal være. De aftaler, hvem der er ansvarlig for hvilke handlinger og hvilke tidsfrister, der gælder. Leder og medarbejder udfylder aftalearket i fællesskab. 4. Udarbejdede politikker 127

9 Overordnet beskrivelse af principperne for Sundhedspolitik på Østerled.( ) Antagelser Det er vigtigt for dig at du og dine kolleger trives på Østerled. Du ønsker at have et godt helbred og være sund og rask. Du ved at såvel et godt privat- som arbejdsliv er nødvendigt for at trives og for at kunne yde dit bedste. At rummelighed på Østerled er et gode for medarbejderne. At kvaliteten af arbejdet afhænger af at alle yder deres bedste. At åben dialog og god information forhindrer myter. At det er godt vi yder omsorg for hinanden og bekymrer os for hinandens trivsel. At et højt fravær er dårligt for såvel den enkelte som for Østerled. At hjælp til selvhjælp er den bedste hjælp. Forventninger At du gør dit for sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. At du har indsigt i sammenhængen mellem Østerled kerneydelser, personalepolitik og ressourcer. At du har forståelse for at dine kolleger i perioder kan have særlig brug for hjælp og du er parat til at yde denne hjælp. At du er meddelsom, når du har brug for Østerleds forståelse for din situation. At du indgår i de handleplaner, der vedrører dig eller dine kolleger. At du ved, at der er tavshedspligt om personlige forhold. At du forstår at Østerled har en forpligtelse for at organisationen er velkørende/velfungerende og også har et samfundsmæssigt ansvar. Praksis Ansvaret for et godt arbejdsmiljø ligger hos hver enkelt, men det overordnede ansvar ligger hos ledelsen og sikkerhedsrepræsentanten (Sikkerhedsgruppen). MED-udvalgs medlemmerne er vigtige parter i samspillet for at sikre et godt arbejdsmiljø. Opstår der problemer er hver enkelt forpligtet til at rette henvendelse til én af ovennævnte, så der kan blive taget initiativer til afhjælpning af problemet. Der forventes at hver levegruppe løbende evaluerer de beskrevne leveregler som er gældende for alle medarbejdere og beboere. Sikkerhedsgruppen. 4. Udarbejdede politikker 128

10 Østerleds sikkerhedsgruppe består af forstander og sikkerhedsrepræsentant. Undgåelse af fravær. Alle kan komme ud for problemer, som kan kræve et pusterum eller særlige hensyn. Vi vil være meget imødekommende og forstående, hvorfor vi ved særlige initiativer vil lægge en handle plan, der kan indeholde omlægning af tjenester, planlægning af frihedsperioder eller måske en delvis sygemelding. For at kunne lægge en god og holdbar plan kræver det, at du indgår i dialog med os/ledelsen og er åben overfor oplysninger til os. Der forventes at man sætter sig ind i den detaljerede beskrivelse af syge/fraværs samt arbejdsmiljø politikkken på Østerled. Kortere sygefravær. Hvis du har brug for at melde dig syg, skal du gøre det i så god tid som muligt(helst tidligt om morgenen). Den der modtager din sygemelding vil spørge dig om fraværets længde, hvis du ikke selv får sagt det. Du skal give så præcise oplysninger som muligt om fraværets længde. Du sørger for at melde dig rask, så snart du kender dagen. Du skal udfylde tro- og loveerklæring ved fravær. Har du flere kortere sygeperioder vil vi bekymre os om, hvad der er årsagen, hvorfor dine kolleger vil spørge til dig. Du vil blive indkaldt til samtale af sikkerhedsgruppen, hvor vi vil afdække om der er arbejdsbetingede årsager til dit fravær. Konstateres der uhensigtsmæssige forhold på arbejdspladsen tager vi umiddelbart initiativer til løsning. Er det ikke forhold på arbejdspladsen der er årsagen, vil du blive indkaldt til samtale hos ledelsen for minimering af fraværet. Længere sygefravær. Ved fravær over 14 dage skal du uopfordret fremsende lægeerklæring, som Østerled refunderer. Det er vigtigt at medarbejderen bevarer kontakten til Østerled under fravær, hvorfor vi vil interessere os for dig og jævnligt vil kontakte dig ligesom du holder dig i kontakt med os. Ved forlængelse af en sådan sygeperiode vil ledelsen afholde samtale med dig for at iværksætte en handleplan. Det er muligt for os at tilrettelægge arbejdet, så du kan udføre nogle udvalgte jobfunktioner, således at du kan blive delvis raskmeldt og derfor ikke behøver at være helt sygemeldt. En sådan plan vil blive informeret på Østerled, så alle ved, hvilke aftaler der er indgået. Hvis din situation ikke ser ud til at bedres vil vi indgå i en konstruktiv 4. Udarbejdede politikker 129

11 dialog, hvor vi vil hjælpe med rådgivning, der kan åbne andre muligheder. Her kunne nævnes 28 ordning, aftalebaseret skånejob, fleksjob, nedsat arbejdstid eller andet. Ledelse, tillidsmand samt koordinator for arbejdsmiljø projekter på Østerled, er i samarbejde ansvarlig for den enkeltes handleplan effektueres og følges. Arbejdsmiljø. Vi har fokus på arbejdsmiljøet og sørger for at afdække arbejdsmiljø mæssige problemstillinger. Dette gør vi blandt andet ved at udarbejde en Arbejds Plads Vurdering (APV), men også ved at den enkelte medarbejder bliver gjort ansvarlig og påpeger uhensigtsmæssigheder løbende både overfor kolleger, tillidsrep, ledelse og MED udvalg. Du kan finde en lang række oplysninger på personalekontor(fælles Røn/Kas) hvor man på hylderne i mappen med mærkat Arbejdsmiljø. Endvidere opfordres alle medarbejdere til at oplyse nærmeste pårørendes adresser og telefonnumre, således at der er mulighed for at kalde hjælp eller give informationer til pårørende, hvis du kommer ud for en kritisk situation(se ellers også beskrivelser under abulanceplan) Hygiejne. En høj grad af hygiejne er vigtigt i arbejdet. Du skal vaske hænder ofte og du skal bruge engangshandsker i alle situationer, hvor du kommer i berøring med elementer, der udgør smitterisiko. Det er vigtigt at hver enkel medarbejder tager forholdsregler for smitte. Der kan være sygdomme, der er ukendte for os og som du kan komme i berøring med, hvis du ikke bruger handsker. Du skal desuden tænke på, at benytte handsker beskytter du også beboerne. Af hensyn til smitteveje, må du kun benytte de toiletter som primært er til personale(eventuelt særligt henviste ved smittefare). Omgang med madvarer har særlig fokus, som er beskrevet andet steds i personalepolitikken. Østerled tilbyder at betale influenzavaccination til de medarbejdere, der måtte ønske det. Fysisk arbejdsmiljø. Det er vigtigt at være opmærksom på arbejdsstillinger og belastninger på kroppen. På Østerled skal vi sørge for at have de hjælpemidler, der skal afhjælpe og undgå tunge løft. Du skal følge de anvisninger du får om såvel brug af hjælpemidler som instruktion i hensigtsmæssige arbejdsstillinger. Der tilbydes løbende kurser med 4. Udarbejdede politikker 130

12 ekstern ekspertise på løfte teknikker. Psykisk arbejdsmiljø. På en arbejdsplads med mange mennesker og med mange opgaver er der også risiko for psykiske belastninger. Det er vigtigt du er åben om forhold du finder svært, således at du kan få den fornødne hjælp og støtte. Oplever du en kollega som har problemer, skal du være lydhør og sikre, at du tager hånd om problemet eller sørger for at videregive problemet til en anden, der kan varetage det.(se endvidere de interne leveregler) Problemer i forhold til tackling af beboere vil du kunne få supervision til. Husk at benytte de daglige samlingstidspunkter til at overlappe og bearbejde indtryk og tvivl. Kommer du ud for situationer, som kræver krisehjælp er det vigtigt at de nærmeste kolleger tager hånd om dig. Det er vigtigt både at få talt situationen igennem med det samme og efterfølgende. Derfor er det hensigtsmæssigt, at du er på arbejdspladsen i dagene efter episoden eller er til at få fat i telefonisk. Er der brug for yderligere krisehjælp kan ledelsen henvise dig til krisecenter. I alle forhold på arbejdspladsen er det vigtigt at du er opmærksom på din kommunikation, såvel den verbale som nonverbale. I relationen mellem mennesker er kommunikationen vigtig i såvel løsning af opgaverne som løsning af opståede problemer. Du vil flere steder i personalehåndbogen fremgå beskrivelser på værdier, menneskesyn og fremgangsmåder der gælder for alle personaler der arbejder på Østerled, Arbejdsskader. Alle skader af såvel fysisk som psykisk art skal anmeldes som arbejdsskade. Ledelse og sikkerhedsrepræsentant vil efterfølgende vurdere, hvorledes en lignende situation undgås i fremtiden. 4. Udarbejdede politikker 131