Hvorfor skal du vælge TempNet?

Transkript

1 TempNet

2 Hvorfor skal du vælge TempNet? Cloud-løsning TempNet er cloud-baseret løsning. Det betyder du kan bruge systemet på alle dine enheder, samt alle data er realtime alle steder i systemet. Software system TempNet er det perfekte IT system til håndtering af vikarer og kunder. Det effektiviserer arbejdsprocesserne, øger dækningsbidraget og sparer jer for en masse tid. Kunde/vikar login I TempNet er der både et kunde og vikar login. Her har de forskellige muligheder for at se bestillinger/vagter, oprette bestillinger, opdatere ønsker osv. Integration til løn og fakturering TempNet kan integreres til de fleste løn og faktureringssystemer og derved spare jer for en masse manuelt arbejde. Rapporter Med TempNet kan i trække diverse rapporter ud og derved holde styr på bla. dækningsbidraget. Og meget mere...

3 Generelt TempNet er delt op i moduler. En del af modulerne, er med i grundpakken, mens andre moduler kan tilvælges. Der er naturligvis sammenhæng mellem modulerne, så de virker som ét system. I flere af modulerne, er de forskellige oplysninger delt op i faneblade, så det er lettere at overskue og finde de relevante oplysninger. Modulerne i grundpakken er: Kunder Vikarer Bestillinger Rapporter Løn Fakturering Opsætning Påmindelser De ekstra moduler er: SMS-modul Eksternt vikar-modul Eksternt kunde-modul Modulerne, og funktionerne i dem, er beskrevet herunder. Dette er ikke en detaljeret beskrivelse af hver enkelt funktion i TempNet, men en kort beskrivelse af hvert modul og nogle af de væsentligste funktioner. Kunder Dette modul bruges til at holde styr på kunderne. Dvs. oprette dem og redigere oplysningerne på hver enkelt kunde. Antallet af kunder, der kan oprettes i TempNet, afhænger af licensen. Der er 25 kunder med i grundpakken. Det er altid kun de aktive kunder der tæller med, og du kan således sætte en kunde inaktiv. Du kan i så fald ikke lave bestillinger til kunden og en kunde kan ikke sættes inaktiv, hvis der er uafsluttede bestillinger. Du kan vælge blandt alle kunder på en liste, eller du kan søge efter den ønskede kunde. Når kunden er valgt, er oplysningerne delt op i faneblade.

4 Kundemodulet På en kunde kan man bl.a. registrere grundoplysningerne (dvs. adresse, telefonnummer, , osv.) Det er også muligt at gemme nogle oplysninger, som altid kommer med på en ny bestilling fra denne kunde. Det er bla. være hvor lang deadline der generelt er, faste informationer til både vikaren og den der laver bestillingen, ordretype, og nogle andre informationer, der kan gøre det lettere (hurtigere) at oprette bestillinger. Disse informationer kan naturligvis slettes/ændres på selve bestillingen. På hver kunde kan du oprette nogle faste kontaktpersoner, så de let kan vælges, når du laver en ny bestilling til denne kunde. Du kan oprette lige så mange kontaktpersoner, som du har behov for. Hvis en kunde har nogle bestemte vikarer, de gerne vil have igen, kan de gemmes som favoritter på kunden. Derved får de højere prioritet, når der vælges mulige vikarer til en opgave. En kunde kan også fravælge bestemte vikarer. Derved bliver de aldrig sendt ud til denne kunde. Det er muligt at se kundens aktuelle bestillinger. Der bruges farvekoder, så det er lettere at se, om der er fundet en vikar til en bestilling. Herfra kan du redigere en bestilling direkte, gå til udvælgelse af en vikar og se en log over historikken på bestillingen.

5 Hvis en vikar har klaget over en kunde, kan du registrere disse klager på kunden. Vikarer Her kan du håndtere alle vikarerne. Antallet at mulige vikarer, afhænger at licensen. I grundpakken er der licens til 100 aktive vikarer. En vikar kan naturligvis sættes inaktiv, så denne ikke tæller med. Inaktive vikarer skal findes under fanebladet Inaktive vikarer. Du kan vælge vikarer på en liste eller søge efter dem, og vikarens oplysninger er delt op i faneblade. Du kan registrere alle vikarens grundoplysninger, såsom CPR-nr, navn, adresse, telefonnummer, , transportmuligheder og uddannelse. Du kan også indsætte et billede på vikaren. Vikarmodulet Du kan registrere de kvalifikationer, som en vikaren har. De bruges når en opgave skal matches med de relevante vikarer. Kvalifikationer bruges til mere specifik udvælgelse til en opgave, end blot vikarens uddannelse, hvis kunden har specifikke krav. Det kan f.eks. være, at vikaren er uddannet til at lægge kateter eller sonde. Du kan også notere hvilke kurser vikaren har været på.

6 Arbejder vikaren fast hos en eller flere af kunderne, kan du sætte disse kunder ind på vikaren. Vikaren bliver så aldrig valgt til en opgave hos disse kunder. Det kan bruges, såfremt en vikar er fastansat et sted, men supplerer sin indtægt som vikar, og du ikke ønsker at sende personen ud som vikar på hans/hendes normale arbejdsplads. Det er også muligt at lave en opsætning, så vikaren kun kan sendes ud til opgaver i et eller flere geografiske områder. Ønsker vikaren ikke at komme hos bestemte kunder, kan du sætte disse kunder ind. Vikaren bliver så aldrig valgt til en opgave hos disse kunder. For at lave den bedste udvælgelse af mulige vikarer til en opgave, kan du markere, hvornår vikaren ønsker at få vagter. Du kan markere Dag, Aften og Nat for hver dag, og disse bliver brugt til at matche vikarer til en specifik opgave. Det er også muligt at registrere, hvis vikaren har ferie, ikke ønsker at arbejde en dag eller er syg. Du kan markere for enkelte dage ad gangen, men du kan også let oprette intervaller, f.eks. hvis en vikar ønsker dagvagter i en periode. Markering af vagtønsker Har du tilvalgt det eksterne vikar-modul, kan vikaren selv logge ind og angive sine vagtønsker. Du kan også sætte vikaren passiv i en periode. Det kan f.eks. være pga. ferie, barsel, sygdom eller andet. Du kan se vikarens fremtidige vagter under hver enkelt vikar. Du kan gå direkte ind på en bestemt vagt herfra, og du kan klikke på en knap, for at sende alle vagterne til vikaren via . Er der en kunde der klager over en vikar, kan du notere det her. Det har ikke betydning for udvælgelsen af en vikar til en opgave, men kan bruges til en generel vurdering af vikaren. Skal det have betydning for udvælgelsen, skal vikaren i stedet fravælges på kunden.

7 På samme måde som en kunde kan klage over en vikar, kan de naturligvis også rose en vikar. Det har heller ikke betydning for udvælgelsen, men er også med til at danne et indtryk af vikaren. Skal det bruges til udvælgelsen, skal vikaren i stedet vælges som favorit på kunden. Inaktive vikarer Her kan du finde alle de inaktive vikarer, og naturligvis sætte den aktive igen. Alle oplysninger er de samme, som under Vikarer, men de er delt op, så det er lettere at holde styr på vikarerne. Bestillinger I dette modul kan du se/finde alle bestillinger og oprette nye. Når dette modul åbnes, vises alle de aktuelle bestillinger, som man skal gøre noget ved. Dvs. der endnu ikke er fundet en vikar, eller kunden har ikke fået en tilbagemelding endnu. Du kan finde en bestilling ved at søge på kunden, vikaren, bestillingsnummeret, status eller dato. Oversigt over aktuelle bestillinger Bestillingerne har farver, alt efter deres status. Er farven grøn, betyder det at der er fundet en vikar til opgave. Er den rød, er der endnu ikke fundet en vikar og deadline er overskredet. Er der ingen farvekode, er der ikke fundet en vikar og deadline er heller ikke overskredet.

8 Her er der også en knap, så du kan sende fremtidige vagter til vikarerne. Dvs. at alle fremtidige vagter, der er matchet med en vikar bliver sendt til vikarerne. Det er naturligvis kun til de vikarer, der har en -adresse. Du kan klikke dig direkte ind og redigere en bestilling, du kan se loggen for en bestilling og du kan gå til udvælgelse af en vikar til opgaven. Opret ny bestilling Når du opretter en ny bestilling, skal du give forskellige oplysninger om kunden, og bestillingen. Oprettelse af ny bestilling Du skal bl.a. vælge navnet på den der bestiller og hvem der skal have en tilbagemelding. Du kan let vælge de personer, der er skrevet ind på den valgte kunde, men du kan også skrive navnet selv. Du skal også vælge hvordan bestillingen er modtaget, hvilken ordretype det der, og hvilken kategori denne bestilling primært er. Disse oplysninger kan bruges på forskellige måder, alt efter hvordan du ønsker at TempNet skal virke. F.eks. kan kategori være et parameter i udvælgelsen og det kan bruges til statistik alene. Du kan vælge en eller flere medarbejdertyper (uddannelser), og de kan prioriteres. F.eks. kan du vælge en SOSU-assistent som prioritet nr. 1 og en SOSUhjælper som nr. 2. Assistenter vil så komme øverst på listen, når der skal vælges

9 vikar, men finder du ikke en assistent, vises de relevante hjælpere derefter. Medarbejdertyper kan også have samme prioritet. Under påkrævede og ønskede kvalifikationer, kan du vælge de kvalifikationer der er et krav, og hvilke der er et ønske. Kvalifikationer kan sættes ind på kunden, så de automatisk er med på en bestilling fra denne kunde, men de kan naturligvis fjernes på den enkelte bestilling. Er en kvalifikation der er påkrævet, så skal vikaren have denne kvalifikation, for at blive valgt. Er den derimod ønsket, så vil en vikar med de relevante kvalifikationer blive prioriteret højere ved udvælgelsen. Herefter vælger du hvornår vagten skal starte og slutte. Du vælger også deadline for tilbagemelding til kunden, og om vagten skal gentages i flere dage. Det er f.eks. en fordel, hvis kunden bestiller en enslydende vagt, flere dage i træk. Du vælger også om det er en dag-, aften- eller nattevagt. Det kan enten bruges til statistik, eller til beregning af prisen på vagten. Når du opretter en bestilling, kan du ikke umiddelbart skrive i felterne Overarbejde, Kørte km for kunden og Kørte km til/fra. Det kan du til gengæld gøre senere, når du f.eks. vil afslutte en bestilling. Disse felter kan så bruges til at udregne overarbejdsbetaling, kørselspenge til vikaren og hvis kunden skal betale for kørsel. Endelig kan du vælge at skrive en information til vikaren, mødested og evt. information til jer selv. Udvælg vikar Når du vil udvælge en vikar til en bestilling, kan du godt sætte en bestemt vikar på, såfremt du allerede ved, hvem der skal dække vagten. Men du kan også få en liste frem, der viser alle relevante vikarer, ud fra uddannelse, kvalifikationer, rådighed, fravalg, osv.

10 Udvælgelse af en vikar til en vagt Øverst kan du se alle oplysninger om bestillingen, og nederst kan du se de relevante vikarer. Den vikar der står øverst, er som udgangspunkt den bedst egnede vikar til denne bestilling. Ud for hver vikar kan du se forskellige oplysninger om vikaren. Ud over kontaktoplysninger kan du se om vikaren har bil, kørekort, scooter, cykel eller er afhængig af offentlig transport. Du kan også se, hvor mange gange vikaren evt. har været hos kunden, hvornår han/hun sidst var der og om vikaren er valgt som favorit hos kunden. Du kan markere at du vil sende en til nogle af vikarerne, for på den måde at lette kontakten til dem. Abonnerer du på SMS modulet, kan du også sende en SMS til vikarerne. Du kan markere de vikarer du har kontaktet, så du ikke kommer til at kontakte dem igen vedr. samme bestilling. F.eks. hvis du ikke får dækket en vagt med det samme, men vil forsætte med at søge næste dag. Når du har fundet en vikar til vagten, markerer du det, og så er vikaren valgt. Hvis der er flere sammenhængende vagter (f.eks. ved gentagelse af en bestilling i flere dage), kan du vælge at få disse vagter vist, og du kan også vælge at den samme vikar dækker en eller flere af disse vagter.

11 Afslutte en bestilling Når en vagt er udført, skal bestillingen opdateres, så status ændres til Udført. Det er kun udførte vagter, der tæller med i diverse statistikker over hvad der er leveret. Ender det med, at kunden aflyser bestillingen eller at du ikke får den dækket, er der også status til disse ting, så det registreres hvordan alle bestillinger ender. Du kan altid vælge at se loggen for en bestilling, så du kan se hvem der har gjort hvad på den. Rapporter Under rapporter kan du vælge at få vist alle de rapportere der er defineret i systemet., Rapporter kan laves, så du kan definere forskellige kriterier. Det kan f.eks. være, at du kan vælge en bestemt kunde, en bestemt vikar, et datointerval, osv. Eksempel på en rapport Der kan laves rapporter, der stort set kan vise de data du ønsker. Alt hvad der registreres i TempNet, kan også trækkes ud i en rapport, og der kan altid oprettes nye rapporter.

12 Rapporter skal dog defineret til at udvælge og vise det du ønsker, så er der ikke allerede en rapport der passer til dit ønske, skal vi lave en ny. Alle rapporter kan eksporteres til Excel, så du kan arbejde videre med dem der. Løn I dette modul kan du se hvad der mangler at blive lønnet for en given periode. Du kan vælge at se det for hver enkelt vikar, og derved få lavet en udskrift, som du kan videregive til dem, der skal lave lønnen. Ønsker du integration til dit lønsystem, vil det i de fleste tilfælde kunne lade sig gøre. Det kræver at dit lønsystem kan importere data elektronisk. Løn-modulet TempNet er ikke en lønsystem, men alle de oplysninger du skal bruge for at kunne udbetale løn for en vikars vagter, kan du finde her. Fakturering Dette modul virker på samme måde som Løn, men er naturligvis de vagter der mangler at blive faktureret i stedet. Her kan du også vælge en periode og en kunde, og derved få en udskrift med de relevante tal. Også dette modul kan integreres med dit økonomisystem i det fleste tilfælde, blot økonomisystemet understøtter import af data.

13 Fakturerings-modulet TempNet er ikke en fakturerings-system, men alle de oplysninger du skal bruge for at kunne fakturere en kunde, kan du finde her. Opsætning Her kan du lave alle opsætninger i TempNet, så systemet passer til netop dit behov. Når du starter med TempNet vil vi gennemgå denne opsætning sammen med dig, så alt bliver sat korrekt op fra starten, og du ved hvordan du kan redigere i oplysningerne senere. Nogle af de ting der kan opsættes her, er oprettelse/ændring af brugere (man skal være oprettet som bruger i TempNet, for at have adgang), vikartyper (f.eks. SOSU-Assistent, SOSU-Hjælper, osv.), løn-satser, fakturerings-satser, kategorier, kvalifikationer og meget mere. Påmindelser Du kan oprette påmindelser, der bliver vist i TempNet på en bestemt dato. Du kan vælge at en påmindelse skal være personlig, så det kun er dig selv der ser den, eller du kan vælge at den skal vises til alle der åbner TempNet.

14 SMS-modul Dette er et af de moduler, der kan tilvælges. Med dette modul kan du tilbyde vagter til vikarerne via SMS, når du er ved at finde en vikar til en vagt. Du kan vælge at sende til en eller flere vikarer på én gang, og der dannes automatisk en tekst med information om vagten. Denne tekst kan du dog redigere, hvis du ønsker det. SMS en kan have dit eget mobilnummer som afsender, så hvis vikaren svarer på SMS en, modtager du den direkte på din mobiltelefon. SMS en bliver ikke modtaget af TempNet. Det er kun administrative medarbejdere (dvs. brugere ) der kan sende SMS. Vikarer og kunder har ikke adgang til dette igennem de eksterne moduler. Eksternt Vikar-modul Dette er også et modul som kan tilvælges. Med det modul kan vikarerne selv logge ind og udfylde nogle af deres personlige oplysninger, samt oprettet deres vagtønsker. De kan desuden se, hvor/hvornår deres fremtidige vagter ligger. Modulet har mulighed for at tilvælge ekstra funktionalitet, og det kan tilpasses efter ønsker og behov. En ekstra funktionalitet er f.eks., at vikarerne kan se de ledige vagter der passer til dem, og anmode om at få disse vagter. Tilpasning af modulet kan medføre en prisændring for modulet. Eksternt Kunde-modul Dette modul er også et tilvalg, og det kan tilpasses efter ønsker og behov. Det er f.eks. muligt at en kunde kan se sine fremtidige bestillinger (og status på dem), se hvor mange ledige vikarer der er på en bestemt dato i fremtiden og oprette bestiller igennem dette modul, så de dermed kommer direkte ind i TempNet. I modsat fald skal en administrativ medarbejder (en bruger ) indtaste bestillingen, når den kommer via mail, telefon eller lign. Modulet kan som sagt tilpasses, så der er de funktionaliteter som du ønsker at dine kunder skal have. Tilpasning af modulet kan medføre en prisændring for modulet.