Sådan får man adgang til SD-løndata via Prisme

Transkript

1 Sådan får man adgang til SD-løndata via Prisme Generelt Via Prisme og integrationen, har du adgang til Silkeborg Løn, hvor du kan se faktisk lønforbrug eller et simuleret forbrug fordelt på f.eks. personer, lønarter, overenskomstgrupper m.v. Vær opmærksom på, at også kørselsgodtgørelse, hotel, diæter m.v. defineres som løn (har egne lønarter). Disse godtgørelser konteres dog ikke på lønkonti (art 1), men på Tjenesteydelser uden moms (art 4.0). Dog sædvanligvis på samme gruppering som lønnen (200 eller 400). D.v.s. at hvis du trækker løndata for f.eks. en hel institution i én rapport er det inkl. kørselsgodtgørelse m.v. modsat hvis du har afgrænset dig til et lønkontonummer, så vil det kun være egentlig løn du trækker ud. Du vil på sigt få adgang til bogholderidata 5 år tilbage, dog pt. ikke længere tilbage end fra og med april Du har adgang til de simulerede data for den resterende del af indeværende år og for næste år. Nye data for det faktiske forbrug indlæses hver gang, der er dannet nye bogholderi-data. Simulerede data opdateres ultimo hver måned. NB NB: Efter månedslønkørslen er indlæst i Prisme (normalt mellem d. 18. og 23. i måneden jf. aktivitetskalenderen) og indtil d. 1. i efterfølgende måned vil der i ledelsestilsynet ikke være data hverken simulerede eller faktiske for indeværende måneds bagudløn og næste måneds forudløn. Det har betydning når man ser på årets samlede forventede lønforbrug. Se den tekniske forklaring på side 17 i denne vejledning. Problemet kan undgås ved at hente løndata via Finanssaldi jf. side Bemærk: Data fra SD-løn er tilgængelige dagligt (også weekender) i tidsrummet 06:00 22:00. De dage hvor SD indberetter data i systemet er data kun tilgængelige indtil kl. 18:00. Hvilke dage der foretages indberetninger fremgår af SD-løns aktivitetskalender der er tilgængelig via hjemmesiden: Side 1/17

2 Integrationen Maj 2013 Der er principielt 3 indgange til SD-løndata fra Prisme: Via: - Ledelsestilsynet (portalen) - Posteringer på bilag (klienten) - Finanssaldi (klienten) I det efterfølgende tages udgangspunkt i ledelsestilsynet. Øvrige indgange er beskrevet på side: Det mest naturlige er at tage udgangspunkt på sted 2. niveau (S2 svarer til institutionsniveau). Vil man se flere steder man gå et niveau op (F3) Klik på det blå, aktive stednavn Vælg: Lønspecifikation Side 2/17

3 Uanset hvilken tilgang til løndata der er anvendt, vil følgende skærmbillede fremkomme: Specifikation af lønforbrug Nu skal du vælge, hvordan du ønsker din rapport opdelt. Opdelingerne "Kontonummer" og "Navn" er default valgt, når du kommer ind i billedet. Yderligere forklaring på opdelingerne findes på side 8. De felter der markeres angiver hvilke data der vises i rapporten og rækkefølgen i hvilken orden den specificeres. Således dannes en rapport med udgangspunkt i default-opsætningen med Kontonummer og Navn : Markér: Periode vandret Klik på: Dan rapport Side 3/17

4 Følgende rapport dannes: Maj 2013 NB! Det forbrug der ses frem i tiden er simuleret forbrug. Vær obs på det samlede forventede forbrug i sidste del af kalendermåneden jf. side 1 Se mere om simuleret forbrug på side 13 NB! Du skal bruge pil tilbage eller Back-space knappen når du skifter mellem skærmbillederne i SD-modulet. Ved anvendelse af Back-space bibeholdes den valgte opdeling på SD-indgangen. Bruger du krydset ryger du tilbage til dit udgangspunkt i Prisme Du kan vælge en anden opdeling eller yderligere specifikationer afhængig af dit behov. Skal du vælge mere end en opdeling, skal du holde Ctrl-tasten nede, mens du klikker på det felt du ønsker at medtage i din rapport. Side 4/17

5 Hvis du f.eks. ønsker en yderligere specifikation f.eks. adskillelse af faktisk og simuleret forbrug i forhold til den før viste rapport: Hold CTRL-knappen nede Klik på: Forbrugstype Forbrugstype er nu markeret Forbrugstype er nu tilføjet som yderligere specifikation i rapporten og forbruget i tabellen er opdelt på faktisk og simuleret forbrug Bemærk: Er der en prik i et felt er der ingen registreringer. Står der 0,00 har der været registreringer der er udlignet (f.eks. flyttet til et andet kontonr.) Side 5/17

6 Du kan på samme måde fjerne allerede valgte opdelinger/specifikationer. Hold CTRL-knappen nede Klik enkeltvis på de markerede opdelinger og markeringen forsvinder Der er nu ikke forhåndbestemt nogle opdelinger/specifikationer og du kan selv danne din egen rapport fra bunden: Hvis du f.eks. allerede har afgrænset dig på et kontonummer i Posteringer på bilag eller Finanssaldi er der jo ingen grund til at specificere dette endnu engang. I følgende eksempel ønskes følgende opdelinger og specifikationer: Forbrugstype + Overenskomst + CPR-nr. + Navn + Lønart Hold CTRL-knappen nede Klik på opdelingerne i den valgte rækkefølge Side 6/17

7 Følgende rapport dannes: Bemærk: Du kan ikke ændre rækkefølgen på markerede opdelinger. Man må fjerne en evt. eksisterende opdeling og starte markeringen forfra i ønsket rækkefølge. Systemet husker ikke din sidste opdeling/specifikation. Du skal altså starte forfra i forhold tril default visningen (kontonummer og navn) hver gang. Du kan ikke direkte afgrænse på værdier. F.eks. størrelsen på lønudbetalinger. Hvis du ønsker sortering og/eller afgrænsning på værdier, skal du konvertere rapporten til Excel. Du kan heller ikke afgrænse på en periode. I det foregående er de grundlæggende muligheder i integrationen mellem Prisme og SD- Løn beskrevet. I det efterfølgende beskrives yderligere funktioner og muligheder. Kun fantasien sætter grænser for hvor meget og hvor lidt man ønsker at specificere sine rapporter Side 7/17

8 I dette skema er der en forklaring til de enkelte opdelinger: Opdeling: Kontonummer Navn Aflønningsform Cpr-nummer Fiktive indberetninger Forbrugstype Lønart Nuværende afdeling Ovk Ovk/lønkl Personalekategori Stillingskode niveau 1 Stillingskode niveau 2 Stillingskode niveau 3 Stillingskode nuværende Tjenestekode Tjenestenummer Forklaring: Kontonummer fra økonomisystemet Personens navn og tjenestenummer i parentes Personens aflønningsform kan være enten forudlønnet eller bagudlønnet Personens cpr-nummer Via SD Datawarehouse (Fiktive brugerdata) kan der indtastes kommende udgifter eller indtægter. Denne opdeling viser hvilke udgifter/indtægter, der eventuelt er indtastet. Opdeling på om det er et faktisk eller et simuleret lønforbrug. Opdeling på de enkelte lønelementer. Hver lønart har 3-cifret nummer. Fx fast løn = 000 og overarbejde = 200. Bemærk: Yderligere uddybning af lønarter er tilgængelig via SD`s hjemmeside (fanen vejledninger. Det laveste organisatoriske niveau. Overenskomst 5 cifret nummer Overenskomst og lønklasse. Den enkelte overenskomst opdelt i lønklasser. Lønklasser = lønforløb under den enkelt overenskomst. Bruges sandsynligvis ikke, men er et ekstra niveau i stillingskodekartoteket Overenskomstgrupper Lederniveau Bruges sandsynligvis ikke, men kan eventuelt bruges som en ekstra gruppering i stillingskodekartoteket Stillingskode og stillingsbetegnelse på laveste niveau. Den mest detaljerede faggruppeopdeling. Bruges bl.a. til vikarer og afvigende kontering. Personens tjenestenummer/medarbejdernummer. Tjenestenumre = månedslønnede. Tjenestenumre = timelønnede. Periode lodret Hvis du sætter flueben her, får du en lodret kolonne med periodeangivelse. Periode vandret Hvis du sætter flueben her, får du en vandret række med periodeangivelse. Sorter rapport efter koder Du kan få vist din rapport sorteret efter de koder, som står efter teksten i parentes, ved at markere feltet "Sorter rapport efter koder". Hvis du har markeret fx navn og lønart, vil din rapport blive sorteret efter tjenestenummer og lønartsnummer. Side 8/17

9 Link i rapport Hvis du sætter flueben her, kan du klikke dig ned i niveau fra fx kontonummer til person og derfra videre til lønart. De valg, du har gjort i Vælg opdeling, har du link på. Rækkefølgen af linkene er den, du har valgt i Vælg opdeling. Svarer til funktionaliteten i ledelsestilsynet. Her er startsiden for default opsætningen kontonummer navn dannet med flueben i feltet Link i rapport. Den aktive tekst er lilla og understreget. Det betyder at der er yderligere data til rådighed ved klik på teksten. Når teksten er almindelig sort har du klikket i bund. Dan rapport Inden du trykker på Dan rapport, kan du vælge om din rapport skal dannes som: HTML almindelig præsentation på skærmen (valgt som standard) Excel - her kan du enten åbne din rapport i Excel eller gemme dine data i en Excel-fil PDF her kan du enten åbne din rapport i Adobe Reader eller gemme dine data i en PDFfil Rapport Uanset hvilket format du får præsenteret din rapport i, vil der øverst i rapporten stå dato og klokkeslæt for hvornår rapporten er dannet. Hvis du har dannet din rapport som HTML, kan du inde i rapporten vælge: At få periode på enten som en lodret kolonne eller som en vandret række At få dataene over i Excel eller gemme dem som en Excel-fil At få dataene over i Adobe Reader eller gemme dem som en PDF-fil. Side 9/17

10 Eksempel på rapport opdelt på kontonummer og navne: Eksempel på rapport kun opdelt på overenskomst: Side 10/17

11 Eksempel på rapport kun opdelt på lønart: Eksempel på rapport opdelt på måneder og navn med link på navn: Side 11/17

12 Eksempel på rapport, hvor der er klikket på linket (øverste person) i omstående rapport og herefter ses forbruget opdelt på lønarter specifikt på den valgte person: Eksempel på rapport, hvor opdelingen kun er forbrugstype. Opdelingen på simulerede viser forventet lønforbrug for den resterende del af Side 12/17

13 Simuleret forbrug Kolonnen indeholder en prognose for lønforbruget for den resterende del af året. Den faste løn og særydelser er fremskrevet med de generelle lønfremskrivningsprocenter. Prognosen beregnes på baggrund af de oplysninger, som der er indtastet på den enkelte ansatte i lønsystemets stamdata. Simuleringen er således en statistik baseret på historiske data i SD-LØN. Det betyder, at simuleringerne skal tages med et hvis forbehold (specielt vedr. særydelser og timelønnede) i perioden indtil 1. april 2014, da der selvsagt ikke er data til rådighed fra før 1. april Følgende er med i prognosen: Den faste løn og arbejdsgiverudgifter (fx pension, AER, ATP m.v.) for de personer, som er i løn. Timelønnedes timer er med i det forventede forbrug med 1/12 af de foregående 12 måneders forbrug af timer. På personniveau vises kronerne under personen Særydelser/timeløn. Særydelser er med i det forventede forbrug med 1/12 af de foregående 12 måneders særydelser. På personniveau vises kronerne under personen Særydelser/Timeløn. Anciennitetsstigninger Løntrinsændringer Tillægsændringer Ændringer af arbejdstid Tiltrædelser og fratrædelser Orlov uden løn Særlig feriegodtgørelse. Følgende er ikke med i prognosen: Udgiften til feriekort på en fremadrettet fratrædelse. Udgiften er som udgangspunkt med i det bogførte lønforbrug måneden efter personen er fratrådt. Evt. ferie uden løn. Mindre-udgiften er med i det bogførte lønforbrug, når personen trækkes i løn på lønsedlen. Evt. fremtidige udbetalinger fra afspadseringsregnskabet. Udgiften er med i det bogførte lønforbrug i den måned timerne udbetales til personen. Evt. udbetalinger af 6. ferieuge. Udgiften er med i det bogførte lønforbrug i den måned timerne udbetales til personen. Overarbejde, inddraget friperiode og merarbejde. Bemærk: Det er muligt at supplere simuleringen med Egne fiktive brugerdata i SD Datawarehouse. Se nærmere i SD-vejledningen (udleveres på kurset i SD Datawarehouse). Side 13/17

14 SD-løn via Posteringer på bilag (klienten) Markér den/de lønposteringer du vil undersøge nærmere Klik på SD-løn knappen Bemærk: Knappen er kun aktiv, såfremt den/de markerede posteringer kommer fra SD-løn NB: Man kan ikke se simuleret lønforbrug ved adgang via Posteringer på bilag Denne postering er også en lønpostering, men dækker over kørselsgodtgørelse. Bemærk at det er konteret på en art 4.0 Side 14/17

15 SD-løn via Finanssaldi (klienten) Markér den/de kontonr. du vil undersøge nærmere Klik på SD-løn knappen Bemærk: Knappen er kun aktiv, såfremt den/de markerede kontonr. indeholder posteringer fra SD-løn Under Finanssaldi kan du selv vælge om du vil se simuleret lønforbrug. Normalt anvender man det korrigerede budget for indeværende år som model. Men så får man ikke simulerede data med når man bruger SD-løn knappen Side 15/17

16 Hvis du også vil se simuleret forbrug skal du vælge modellen SimInd som budgetmodel Hvis du vælger modellen SimNast kan du se simulerede løndata for næste år. Bemærk: Hvis du ikke afgrænser Saldi til d.d. eller sidste månedsskift, men anvender datointervalkoden for hele året: Så er der ikke samme problem i sidste del af måneden i forhold til samlet forventet lønforbrug som via ledelsestilsynet. Du vil nemlig her få alle de faktiske lønposteringer med. Det tekniske problem i forhold til ledelsestilsynet er at, der er man afgrænset på forbrug til d.d.. Og når SD-løn afleverer den sidste månedslønkørsel (bagudløn og forudløn) til Prisme så overskriver det faktiske forbrug de simulerede data for samme periode. Det giver jo også god mening, da man ellers vil have både simuleret og faktisk forbrug for samme periode. Det der giver problemet er, at posteringsdatoen for bagudløn er den sidste dag i måneden og forudløn d. 1. i efterfølgende måned. D.v.s. disse posteringer er jo så ikke synlige i ledelsestilsynet før vi når pgl. datoer. Så de mangler fra lønkørslen til og med sidste dag i måneden. Men det er jo så muligt at omgå via Finanssaldi som beskrevet ovenfor. Side 16/17

17 Posteringer på bilag og Finanssaldi er den direkte vej til SD-løn via klienten. Men da samme tabeller også er undertabeller til flere Prisme-funktioner, kan der være en mere indirekte adgang. F.eks. fra en Økonomirapport: Højreklik på det kontonr. du vil undersøge nærmere Vælg: Finanssaldi Du vil nu komme over i tabellen Finanssaldi jf. side 15 og med samme muligheder for lønspecifikationer. Der vil dog være afgrænset i forhold til det valgte kontonr. i Økonomirapporten. Side 17/17