Under overskriften Tillid og personligt ansvar i Budgetaftalen 2013 indgår indsatsområdet Hensigtsmæssige Registreringer mere tid til patienten.

Transkript

1 Side 1

2 Hensigtsmæssige Registreringer mere tid til patienten Delrapportering til Regionsrådet. Under overskriften Tillid og personligt ansvar i Budgetaftalen 2013 indgår indsatsområdet Hensigtsmæssige Registreringer mere tid til patienten. For at reducere antallet af registreringer på sygehusene samt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af registreringer, nedsættes en faglig analysegruppe. Analysegruppen indhenter ideer blandt medarbejderne til reduktion af unødvendige registreringer samt ideer til mere hensigtsmæssige måder at foretage registreringer på. Som en del af gruppens arbejde gennemføres i foråret 2013 en kampagne målrettet medarbejderne på sygehusene. Analysegruppens arbejde skal ses i sammenhæng med udfordringsretten. Dette er første afrapportering til Regionsrådet, som er en opsummering af den første bearbejdning af de indkomne ideer. Denne bearbejdning har identificeret områder, hvor der kan gøres en indsats for reduktion af uhensigtsmæssige registreringer og mere hensigtsmæssige måder at arbejde på. Forarbejdet har også identificeret de områder, som bliver løst via de eksisterende initiativer på sundheds-it området. It-Sundhedsplatformen løser en række problemer, den elektroniske sygeplejejournal løser endvidere en række problemer og nationalt pågår et arbejde med de kliniske databaser (RKKP). I efteråret 2013 skal forarbejdet indgå i en større analyse, hvor alle ideer også de, som kommer ind efter skrivende stund analyseres i en sammenhæng med henblik på optimering af arbejdsgange i den kliniske hverdag og øget kvalitet i patienternes behandling. Regionsrådet vil modtage en endelig afrapportering på indsatsen i november lige efter afslutning af kampagnen. Kampagnen Kom med din idé Kampagnen Kom med din idé blev lanceret d. 1. marts Kampagnen er henvendt til alle medarbejdere på regionens somatiske sygehuse og Psykiatrien med henblik på, at de skal indmelde ideer via intranettet på, hvordan unødvendige registreringer kan reduceres og ideer til mere hensigtsmæssige arbejdsgange. Kampagnen på intranettet med indberetningssiden er blevet lanceret sammen med plakater på strategiske steder på sygehusene og uddelte post-its. Samtidigt med den visuelle synlighed har ledelserne gjort opmærksom på indsatsen. På kampagnens første to måneder er der indkommet mere end 50 ideer til reduktion af registreringer og mere hensigtsmæssige måder at registrere på. Mange af ideerne indeholder flere problemstillinger, og dermed også mulige løsninger. Der er derfor grobund for flere initiativer på både den korte bane og den lange bane. Side 2

3 Og ideerne fortsætter med at strømme ind. Grundet succesen forlænges indsamling af ideer indtil d. 1. nov Såfremt de indkomne ideer fortsætter med samme hastighed og det ser ikke ud til en aftagning forventes det, at der indkommer omkring 100 ideer ved denne kampagne. Igennem kampagneperioden er der arbejdet intens med kommunikation i form af anerkendelse og inddragelse af medarbejderne. Der har således været løbende statusopdateringer på de fem sygehuses intranets, på kampagnesitet, i Esset og Mennesker og Psykiatri og lokale nyhedsbreve. Der vil fremadrettet være en intens fokus på kommunikation ved løbende information om kampagnens resultater. Både resultater og ideer skal præsenteres overfor de enkelte afdelinger med den hensigt, at ideerne skal spredes og der hvor det er relevant implementeres i det daglige arbejde. Udover de mange ideer, som er modtaget, har kampagnen også givet grobund for diskussioner af arbejdsgange i det daglige. Andre relevante ideer Udover en analyse af de indkomne ideer har analysegruppen gennemgået de ideer, som blev afgivet i forbindelse af den daværende regerings Afbureaukratiseringsinitiativ i Gennemgangen af disse initiativer viser, at en række af de ideer, som blev stillet i dette arbejde er siden rapportens tilblivelse blevet implementeret. Tilbage står en række ideer til integration af kvalitetsdata med resten af sundhedsvæsenets registre, bedre håndtering af uddata og bedre undervisning i kodning og indberetning. Disse ideer er behandlet under de samme overskrifter, som de ideer, som medarbejderne er kommet med. Endvidere er Idelinjens ideer blevet gennemset, men der er ingen af ideer herfra, som er relevante i dette projekt. De indkomne ideer Ideerne falder i fire kategorier: Her-og-nu: Mange af ideerne er der allerede taget hånd om bl.a. det nationale arbejde med kvalitetsdatabaser og den elektroniske sygeplejejournal. Idebank: En række ideer er af den karakter, at de umiddelbart kan udbredes i nuværende systemer. En del af analysegruppens arbejde i efteråret 2013 er en plan for, hvordan ideerne konkret spredes og implementeres ude på de enkelte afdelinger. It-Sundhedsplatformen: Side 3

4 Omkring halvdelen af ideerne er overbragt til It-Sundhedsplatformen med henblik på indarbejdning i det nye it-system på sygehusene i Region Sjælland og Hovedstaden. Herefter udestår en vurdering af hvilke af ideerne, som allerede nu kan implementeres i de eksisterende systemer. Udfordringsretten: Der er indtil videre ikke behov for at gøre brug af udfordringsretten, fordi de indkomne ideer enten på sigt bliver implementeret i de nye it-systemer, eller også er ideerne allerede nu mulige at implementere indenfor de eksisterende rammer. Her-og-nu Et par håndfulde af de indkomne ideer er der allerede taget hånd om. Til dels via et nationalt arbejde med kliniske databaser, som løser en række problemer med dobbeltregistreringer. Og til dels via regionens eget projekt Elektronisk Sygeplejedokumentation, som bl.a. strukturerer data mere hensigtsmæssigt og afskaffelse af en række papirskemaer. Elektronisk sygeplejedokumentation er planlagt i drift tidligt efterår En bedre integration af data fra de kliniske databaser Enkelte ideer vedrører manglende integration af data fra de kliniske databaser med øvrige data, som registreres i sundhedsvæsenet. Konsekvensen af den manglende integration er dobbeltregistrering af de samme oplysninger. Disse forventes løst ved det nationale arbejde i regi af Regionernes Kliniske KvalitetsudviklingsProgram (RKKP). RKKP er i gang med at udarbejde en fælles it-strategi. Strategien skal medvirke til at rydde op i egne rækker og sørge for, at databaseområdet har den nødvendige integration og samspil med det øvrige it i sundhedsvæsenet. Der er i den forbindelse et stort fokus på mulighed for reduktion af dobbeltregistreringer. RKKP vil benytte DNKK (Den Nationale Kliniske Kræftdatabase) projektet som forbillede. DNKK har demonstreret, at udtræk i Landspatientregistreret (LPR) kan bidrage med op mod 80 % af de data som anvendes i de to specialiserede cancerregistre. Visionen for arbejdet er: I samarbejde med de ansvarlig for lokale og centrale registre arbejder RKKP for, at data generelt gøres tilgængelig og flytbare. Relevante og brugbare registreringer til kvalitetssikring og kvalitetsudvikling findes i dag spredt i mange systemer og på mange niveauer. RKKP arbejder for at sådanne data gøres tilgængelig og ikke forbliver lukket inde i særegne systemer med særegne datadefinitioner. Centrale registre og nationale serviceplatforme skal åbnes bedre op end tilfældet er i dag. Og med fælles datadefinitioner, mere serviceorienteret it-arkitektur samt principper om bl.a. sporbarhed og gennemsigtighed skal RKKP arbejde for, at nye såvel som eksisterende databaser uden større besvær og validitetstab får mulighed for at hente op mod 80 % af data i andre databaser. Målet er, at dette skal realiseres indenfor de næste 2-3 år. Af de ideer, som Afbureaukratiseringsinitiativer affødte i 2009, arbejdes der med følgende ideer indenfor ovenstående nationale arbejde med RKKP. Side 4

5 Registrering af data til de landsdækkende kliniske databaser (LKD) via Landspatientregistreret (LPR). Data overføres af LKD til LPR Integration af systemer indenfor obstetrik (fødselsområdet) Integration af systemer indenfor Cancerområdet Integration af systemer indenfor Hjerteområdet Integration af systemer indenfor Psykiatrien Endvidere arbejdes der også med en bedre skemagenerator, dvs. etablering af et fælles system til indberetning til de enkelte databaser. På uddatasiden dvs. adgang til data fra de kliniske databaser med henblik på sammenligning på tværs af afdelinger er der også igangsat et arbejde med etablering af en national analyseportal. Færre papirskemaer Elektronisk Sygeplejedokumentation En række ideer handler om registrering på forskellige skemaer, fx BOS, ernærings, dysfagi og tryksår. Disse skemaer er udarbejdet i forbindelse med nationale eller regionale kvalitetsprojekter. Der er et arbejde i gang med den elektroniske dokumentation i Region Sjælland, bl.a. i forbindelse med udviklingen af den Elektroniske Sygeplejedokumentation. Projektets formål er at udvikle en elektronisk løsning til dokumentation af sygeplejen på alle regionens somatiske og psykiatriske sygehuse. Gennem udvikling af den kliniske it-arbejdsplads vil Region Sjælland realisere det digitale sygehus. Regionen ønsker, at medarbejderne skal kunne varetage deres opgaver uden væsentlig anvendelse af papirbaserede løsninger. Da regionen på plejesiden fortsat er overvejende papirbaseret, ønsker projektet at rette op på dette forhold. For at leve op til Region Sjællands strategi om, at data kun skal registreres én gang, er der, i opbygningen af den kommende løsning, anvendt en høj grad af standardisering, både af hensyn til sikkerhed, effektivisering og kvalitet. Der er gennem de senere år sket en stigning i kravene til indberetning (Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM), Nationale Indikatorprojekt (NIP) etc.), og deraf et øget fokus på kvalitetssikring. Den Elektroniske Sygeplejedokumentation indeholder en høj grad af strukturerede data, dette betyder, at disse data kan genbruges. En del af indberetningerne til fx DDKM, vil derfor i fremtiden kunne ske automatisk. En del af projektet er også at samle skemaer til registrering af fx tryksår og ernæring, og dermed mindske antallet af dobbeltregistreringer. Side 5

6 Status på projektet: Udviklingen af den Elektroniske Sygeplejedokumentation er i fuld gang i de nedsatte arbejdsgrupper. Disse er bredt funderet, bestående af primært sygeplejersker og ansatte ved regionens sygehuse. Udviklingen sker i tæt samarbejde med it-firmaet CSC, der er Region Sjællands leverandør af det patientadministrative system OPUS. For at sikre kvaliteten og kvalificere det kommende system, er der nedsat en referencegruppe bestående af alle regionens oversygeplejersker. Denne gruppe vil igennem projektforløbet blive forelagt resultaterne af arbejdsgruppernes arbejde og har derved mulighed for at påvirke det endelige resultat. Projektet Elektroniske Sygeplejedokumentation er planlagt til implementering i efteråret 2013 med test og pilotafprøvning i sensommeren Dette projekt vil i høj grad imødekomme ønsket om færre registreringer på skemaer. Andre ideer, som umiddelbart kan implementeres Yderligere et par håndfulde ideer har været lige til at løse, og løsninger er allerede iværksat. Det drejer sig om ideer om bedre integration af det Fælles Medicinkort med regionens nuværende patientadministrative system OPUS. Et par andre ideer vedr. en forbedret støtte i registrering i skadestuen, som er omfattende - men nødvendige for statistik og forskning i forebyggelse af ulykker. Ideerne og løsningerne har været ligetil og takket være projektet Hensigtsmæssige Registreringer er det muligt at blive opmærksom på de lavt hængende frugter, og få dem implementeret med det samme. En række ideer kræver en implementering ude i klinikken ved ændrede arbejdsgange og brug af det eksisterende patientadministrative system OPUS. Derfor arbejdes der på, at der skaludarbejdes en idebank, som består af ideer og løsninger på de problemstillinger, som Hensigtsmæssige Registreringer har synliggjort. Idebank En tredjedel af ideerne er egnede til en idebank, fordi de kan implementeres ude i klinikken ved enten: 1. Bedre information om, hvorfor en given registrering er nødvendig. 2. Optimeret brug af eksisterende systemer såsom OPUS. 3. Mere optimale arbejdsgange lokalt på afdelingen. Bedre information om, hvorfor en given registrering er vigtig. Der er en række registreringer, som er nødvendige af hensyn til bl.a. forskning, monitorering af kvalitet og patientsikkerhed. Eksempelvis har Det Fælles Medicinkort (FMK) en række funktioner, som er vigtige for at sikre patienters sikkerhed i forbindelse med medicingivning. Optimeret brug af de eksisterende systemer og mere optimale arbejdsgange vil i de fleste henseender udrydde dobbeltregistreringer og overflødige arbejdsgange. Side 6

7 Et af analysegruppens foreløbige konklusioner er, at der er et behov for spredning af viden omkring en mere optimal anvendelse af de eksisterende systemer. Dette er baseret på, at indtil videre et par håndfulde af de indmeldte ideer og problemstillinger allerede nu kan løses, hvis pågældende indmelder og afdeling er klar over muligheder i fx OPUS. Der eksisterer afdelinger, som har arbejdet med mindskelse af papirer og dobbeltregistreringer indenfor de nuværende systemer og rammer. Disse kunne evt. danne inspiration for andre afdelinger. For eksempel kan en hensigtsmæssig anvendelse af OPUS s bookingmodul give sekretæren et hurtigt overblik over ledige tider hos klinikere, og en patient kan derved hurtigt få den ønskede tid. Det er også muligt allerede nu, at gøre papirskemaer elektroniske. Et sygehus har investeret i et varslingssystem i forbindelse med monitorering af ventetider. Godt en håndfuld ideer vidner om, at mange arbejdsgange omkring registreringer kan optimeres. Ændring af arbejdsgange kræver involvering af klinikere /behandlere og lægesekretærer. I arbejdet med registrering er der en gensidig afhængighed mellem faggrupperne. Klinikere /behandlerne er ansvarlige for, at registrering/diktering af diagnoser, procedurer og andre kliniske forhold er korrekte og tilstrækkelige. Jo højere kvalitet registrering og diktering jo lettere er det for lægesekretærer og systemerne at overføre data til relevante registre og til brug dokumenter, fx epikriser (udskrivningsbreve) til praksissektoren. Der er en række gode ideer til bedre arbejdsgange i forbindelse med bl.a. registrering af medicinordinationer i henholdsvis OPUS medicinmodul og FMK og brug samt registrering af patientdata på tværs af behandlere i et patientforløb. Spredning af ideer kan konkret gøres ved, at de enkelte sygehuse laver lidt reklame til brugerne med henblik på optimering i anvendelse af OPUS. Dette kunne evt. foregå via nyhedsbreve til kodnings- og registreringsansvarlige og via møder med superbrugere og lægesekretærgrupper. Analysegruppen vil i løbet af efteråret arbejde videre med spredning af de gode ideer. Selvom en række ideer allerede kan implementeres i nuværende systemer og rammer, er de blevet delt med projektgruppen for den nye It-Sundhedsplatform. Sådant at ideerne også indgår i det nuværende arbejde med udformning af den kommende It-Sundhedsplatform. It-Sundhedsplatformen It-Sundhedsplatformen skal efter planen implementeres i årene , og løsningen vil give sundhedspersonalet i Region Sjælland og Region Hovedstaden en markant forbedret itunderstøttelse af deres arbejde. Sundhedspersonalet får i begge regioner én papirløs journal i ét sammenhængende system mod flere systemer tidligere hvilket blandt andet minimerer dobbeltindtastning. Systemet giver også et bedre overblik over de undersøgelser, behandlinger og kontroller, patienten skal igennem, og så får sundhedspersonalet adgang til alle data om den enkelte patient, så de bedre kan planlægge, overvåge og tilrette behandlingen samt dele data med andre hospitaler og sektorer. Side 7

8 It-Sundhedsplatformen vil løse en række af de oplevede problemstillinger, som medarbejderne har rejst i forbindelse med projektet Hensigtsmæssige registreringer. Halvdelen af de indkomne ideer bliver håndteret i det nye It-Sundhedsplatform. Nogle af ideerne kan løses allerede i nuværende systemer, men vil blive yderligere styrket i den nye it-platform. Mere end halvdelen af de indkomne ideer vedrører arbejdsgange omkring registreringer. It- Sundhedsplatformen har til hensigt at skabe en flydende arbejdsgang fra booking af patient til udskrivning af patient. Det indebærer bl.a. at registreringer på patienten vil følge patientens vej i systemet og data vil være tilgængelig for personalet, som møder patienten igennem et patientforløb. Endvidere vil der ved registrering være en løbende validering ifht. lovgivningen fx maksimale ventetider og om relevante data til kvalitetsdatabaser registreres, dvs. allerede ved registrering af en patient kan personalet se, hvorvidt krav er overholdt. It-Sundhedsplatformen vil også reducere dobbeltregistreringer ved, at data genbruges fra den ene indberetning til den anden fx kan der arbejdes direkte i Fælles Medicinkort (FMK) og data derfra overføres til andre relevante systemer. Der er også et krav til It- Sundhedsplatformen, at alle nuværende og kommende systemer skal integreres med It- Sundhedsplatformen. Og endeligt vil der i systemet være en række hjælpeværktøjer, som løbende understøtter personalet i registrering af data på patienterne, hvorved en kvaliteten sikres og personalet ikke behøver at bruge tid på at slå op i vejledninger på nettet eller på papir. Udfordringsretten Analyse af ideerne skal ses i tæt sammenhæng med udfordringsretten. Udfordringsretten var et af fokusområderne for Regionsrådet i forbindelse med Budget 2011/2012. Udfordringsretten betyder, at de institutioner, der leverer offentlig service, får mulighed for på forsøgsbasis at blive fritaget for nogle af de gældende statslige og lokale regler og overenskomstbestemmelser for at afprøve nye måder at gøre tingene på i den offentlige sektor. Målet med Udfordringsretten er at give mulighed for at lette det arbejde, der er tynget af procesregler, og derved frigive tid til institutionernes kerneydelser - nemlig at levere en god og tidssvarende service til borgerne. Af de indtil videre indkomne ideer er der ingen, hvor der behov for at gå videre med ad denne vej. Baggrunden er, at mange ideer kan implementeres her-og-nu enten ved en ændring i egen arbejdsgang eller optimeret brug af eksisterende systemer eksempelvis OPUS. De fleste af ideerne er, som nævnt tidligere, taget med til relevante udviklingsfora for eksempel Regionernes Kliniske KvalitetsudviklingsProgram (RKKP) og det regionale projektet Elektronisk Sygeplejedokumentation. Endeligt er mange af ideerne overbragt til den nye It-Sundhedsplatform (ITSP), som vil implementere ideerne i den fremtidige platform. Side 8

9 Side 9