Excel sortering-filtrering

Transkript

1 Adresseliste - Sortering Når du bruger Excel til at håndtere mængder af data, vil du ofte få brug for at sortere disse data. En sortering kan hjælpe dig til at finde bestemte data. Det er nemmere at finde Laila Nielsen på en liste med flere hundrede navne, hvis dataene står i alfabetisk orden efter for- eller efternavn. 1.1 Sortering af data Her en adresseliste hvor navne og adresser står hulter til bulter: Overskrifterne kan fryses, således at de altid er synlige på Kan sorteres efter hver enkelt af overskrifterne Listen kan sorteres alfabetisk efter efternavn eller for eksempel postnummer. Du har mulighed for at sortere data i stigende (A til Å, 0 til 9) eller faldende (Å til A, 9 til 0) rækkefølge, og du kan vælge at sortere efter indholdet af én kolonne eller efter flere kolonner. Sortering efter flere kolonner vil du typisk have brug for i en liste som ovenstående, når du vil sortere posterne efter fornavn. Da der sikkert er flere, der hedder det samme til fornavn, kunne du bede om, at der dernæst sorteres efter efternavn. Er der flere, der hedder det samme til både for- og efternavn, kunne det tredje sorteringskriterium være adresse. ELAR september 2015 Side 1

2 1.1.1 Sortér data efter en enkelt kolonne Placér markøren et sted i kolonnen med de data, du vil sortere efter (det er vigtigt at du ikke markerer noget) Klik på Sorter og filtrer knappen, som er placeret på fanen Startside, området Redigering Sortér data efter flere kolonner Placer markøren et vilkårligt sted listen Vælg Brugerdefineret sortering når du har klikket på knappen Sorter og filtrer. Hvis der skal sorteres efter flere felter, klikkes der Vælg feltet du vil sortere efter. Tag stilling til måden der skal sorteres på. Afslut med OK! Ved sortering i en kolonne med ugedage eller månedsnavne kan du i Rækkefølge vælge Brugerdefineret liste. Sortering 1.2 Frys ruder Under arbejdet med et regneark, som fylder mere end det aktuelle skærmbillede, kan det være en fordel at kunne beholde ledeteksterne (kolonne- og rækkeoverskrifter) på skærmen under rulning horisontalt og vertikalt. Her er kolonneoverskrifterne fastholdt øverst på skærmen, mens resten af opstillingen er synlig fra række 118. Hvis funktionen frys ruder ikke var slået til, ville vi ikke have kunnet se, hvad overskriften var til de enkelte kolonner. Frys ruder ELAR september 2015 Side 2

3 Opgave Åbn fil. Sortering af data. Adresseliste Åbn filen adresseliste findes på ellenl.dk Udfør forskellige sorteringer på listen: Sortér i rækkefølge efter efternavn således at A kommer øverst Sortér i rækkefølge efter postnummer således at det største tal står øverst Slå funktionen Frys ruder til Sortér efter efternavn og fornavn (brugerdefineret sortering) således at når efternavnet er ens skal listen være sorteret efter fornavn Sortér efter (hvad du nu har lyst til at øve bliv ved indtil du har forstået systemet) Gem regnearket til slut ELAR september 2015 Side 3

4 Opgave Åbn fil. Sortering af data, funktioner, frys ruder. Biler Åbn filen Biler findes på ellenl.dk Der er to ark i filen Biler. Du ser dem forneden på skærmen: Klik på arket Læs spørgsmålene her for at se, hvilke spørgsmål du skal besvare Klik på arket Biler for at finde svarene i biloversigten Inden du går i gang med at svare på spørgsmålene, skal du bruge funktionen Frys ruder under menuen Vindue, således at kolonneoverskrifterne fastholdes. Spørgsmålene er delt op i 2: - Første del går ud på at øve sortering (aflæs resultaterne i statuslinjen ud fra en markering) - Anden del går ud på at repetere funktioner Besvar både første og anden del ELAR september 2015 Side 4

5 Søgning efter oplysninger Excel indeholder et meget anvendeligt værktøj - kaldet autofilter - som kan anvendes til at søge efter data i en større liste. For at autofilter fungerer, skal dine informationer være samlet i en Excel database, hvilket blot er et sammenhængende område uden tomme rækker eller søjler jf. nedenstående: Kontor Adresse Postnr Amt Telefonnr AF-Herlev Stationsalleen København AF-Lyngby Lyngby Storcenter København AF-Helsingør Rønnebærallle Frederiksborg AF-Køge Ølbycentret 53, Roskilde AF-Næstved Sct. Jørgens Park Vestsjælland AF-Middelfart Middelfart Midtpunkt 5500 Fyn AF-Svendborg Vilhelmskildevej 1E 5700 Fyn AF-Vejen Banegårdspladsen 8, Ribe AF-Varde Murtfeldts Plads Ribe AF-Horsens Strandpromenaden Vejle AF-Aars Vestre Boulevard Nordjylland AF-Brønderslev Hedelundsgade Nordjylland AF-Skagen C.S. Møllersvej Nordjylland Når autofilter værktøjet aktiveres, tilføjes der nogle små pile i toppen af hver kolonne. Pilene giver adgang til at vælge, hvilke data fra hver kolonne du måtte være interesseret i at finde frem til, hvis du f.eks. vil finde informationer om AF-Køge, vælges AF-Køge på pilen i første kolonne, hvorefter listen automatisk filtreres i overensstemmelse hermed, som vist i figuren herunder (det fulde datasæt findes i filen AF-kontorer, filter.xls ): ELAR september 2015 Side 5

6 Tryk på pilen i første kolonne for at få en liste over søgekriterier Vælg det kriterium du ønsker at filtrere informationerne efter Fjern markeringen ved (Marker alt) og marker det du vil se. Herefter er listen filtreret, og der vises kun informationer om AF-Køge Til sidst kan du trykke på pilen igen og vælge Fjern filter fra Kontor, så dukker alle oplysninger op igen på listen For at anvende autofilter skal du gennemføre følgende trin: Dataene skal være struktureret i et sammenhængende område Den aktive celle skal placeres i dette område Autofilter værktøjet aktiveres jf. huskesedlen Kriterier vælges på pilene over kolonnerne, hvorefter filtreringen foretages automatisk Til sidst kan du evt. vælge at vise alle data igen Listehåndtering ELAR september 2015 Side 6

7 Hvis du vil finde et AF-kontor, men ikke kan huske hvad AF-kontoret nøjagtigt hedder, kun at det ligger i det gamle Ribe amt, så kommer autofilteret virkelig til sin ret. Ved hjælp af pilene ud for overskrifterne kan du vælge Ribe i kolonnen med regionsoplysninger, hvorefter listen filtreres, så det kun er AF-kontorer i Ribe amt der vises. Dernæst kan du måske huske, at det var AF-Vejen du skulle havde fat i. 1. Tryk på pilen i kolonnen med Amt 2. Klik i (Marker alt) 3. Vælg Ribe Nu er listen filtreret herefter 1.3 Brugerdefineret søgekriterium Nogle gange kan du ikke nøjes med blot at vælge en af de foruddefinerede værdier på listen, da din søgningen kræver, at du opstiller et mere avanceret søgekriterium. I eksemplet herunder er samlet oplysninger om forskellige sælgeres salg til forskellige kunder i første kvartal (det fulde datasæt findes i filen ordrebogen.xls ). ELAR september 2015 Side 7

8 Du ønsker at finde de ordrer fra januar eller februar, der har et ordrebeløb større end 2500 (NB: Alle data ses ikke i figuren herover). En sådan opgave løses trinvis f.eks. sådan, at du først finder alle ordrer fra januar eller februar dernæst vælger dem der er større end I ordrebogen.xls aktiveres Filter funktionen og i kolonnen måned markeres månederne januar og februar I ordrebogen.xls vil du kun få vist ordrer fra januar eller februar, når du anvender knappen Filtrer. For at indsnævre visningen til ordrer større end 2500 vælges nu Talfiltre i kolonnen med ordrebeløb og herefter Større end og i dialogboksen indstilles filteret til nedenstående: ELAR september 2015 Side 8

9 hvorefter du trykker ok, og kun ser ordrer der opfylder kriteriet: alle ordrer fra januar eller februar der har et ordrebeløb større end 2500 ELAR september 2015 Side 9

10 Opgave Filter Analyse af ordrebogen Med udgangspunkt i filen ORDREBOGEN.xlsx findes på ellenl.dk skal du besvare følgende ved brug af filter: Resultaterne i ( ) er til selvkontrol marker tallene og aflæs i statuslinjen 1. Hvad er summen af ordrebeløb fra nye kunder i januar? (9275 kr.) 2. Hvor mange ordrer har Hansen fået fra eksisterende kunder i februar? (11 stk.) 3. Hvad er det gennemsnitlige ordrebeløb for ovenstående 11 ordrer? (1463,63 kr.) 4. Hvad er summen af de 10 største ordrer? (43625 kr.) 5. Hvor mange enheder har Jensen solgt i februar og marts tilsammen? (204 stk.) 6. Hvor mange af ovenstående 204 enheder havde en stykpris større end 200? (80 stk.) 7. Hvor mange ordrer har Madsen fået med ordrebeløb >1000 og < 2000? (5 stk.) 8. Hvor mange gange har eksisterende kunder bestilt >10 enheder i marts? (6 gange) 9. Hvad er summen af Jensens ordrer for nye kunder med stykpriser <> 500? (14075 kr.) <> betyder forskellig fra ELAR september 2015 Side 10