Referat. Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 8. maj 2014 Tid Kl

Transkript

1 Referat Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 8. maj 2014 Tid Kl Sted Teatergade 8, mødelokale 8, 1. sal NB: Formøde for medarbejderne: Tirsdag den 29. april kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 2 Deltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Poul Kold, Per B. Christensen, Bruno Lind, Betina Karin Lassen, Morten Dahm, Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Mette Weirup Lyngsø, Lise-Lotte Horn Jakobsen for Benedicte Hesselager, Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby-Lieberkind, Ulla Mikkelsen, Jeanette Brighton Pedersen for Maria Pedersen, Annette Bendix for Patricia Dundorf, Lene Cohrt, og Benthe Nielsen for Jacob Errboe. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Gæster Torben Møller Nielsen, Ll Næstved Skole, pkt. 1 Mette Jung Christensen, CSI, pkt. 7 Helle Nygaard, CAM, pkt. 9 Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Afbud/Fraværende Bettina Høst Poulsen, Patricia Dundorf, Maria Pedersen, Jacob Errboe, Tommy Skov, Benedicte Hesselager og Lone Høegh Karlsen Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. maj 2013 til 31. december 2014: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Poul Kold direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Bettina Høst Poulsen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, LO/HK Susanne Steen Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK --- Patricia Dundorf, LO/FOA Annette Bendix Sørensen, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Allan Husted, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Henrik P. Jensen LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Jeanette Brighton Pedersen Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Marianne Hovmand, FTF/DSR Betina Karin Lassen, FTF/ETF Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA --- Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jacob Errboe (Den Matrikelløse Døgninst.) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Benthe Nielsen (Tappernøje Børnehave) Maj-Brit Kusk (Holmegaardsskolen) Linda Bødker (Visitation Handicap&Psykiatri) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over punkter: 1. Tema om skolereformen Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 13. marts 2014 og evaluering af mødet... 4

3 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Evaluering af centerstruktur Udkast til effektiviseringsstrategi til udtalelse Revitalisering af Mærk Næstved Godkendelse af innovationsstrategi Strategi for kommunale virksomhedsrettede indsatser Status på sygefravær Afdækning og status, sundhedsstrategi for medarbejdere Opfølgning på undersøgelse af gennemførelse af udviklingssamtaler Ændringer af MED- og arbejdsmiljøorganisering Evaluering af Arbejdsmiljøkonferencen og aftale om tema Status for Arbejdstilsynets besøg på virksomhederne i Næstved Kommune Feriefonden bestyrelse og vedtægter Gensidig information om trivsel i organisationen Evaluering af MED-uddannelsen Årsberetning om Risikostyring, Forsikring, Arbejdsmiljø, MED og HR Medlemmer af udvalget Den gode historie: Eventuelt til orientering Kommende sager: Mødeplan Tema om skolereformen Torben Møller Nielsen, skoleleder på Lille Næstved Skole fortæller om forløbet og processen omkring den nye skolereform. Orientering Lille Næstved Skole har ca elever og ca. 130 ansatte og er i lighed med alle folkeskolerne i Næstved berørt af den nye folkeskolereform. Folkeskoleloven er vedtaget i 3 etaper - den sidste del blev vedtaget lige inden påskeugen. Loven rummer blandt andet ændringer, som giver: nye arbejdstidsregler nye overenskomster ændrede arbejdsmiljøforhold og for elever, forældre, ansatte udfordres på kompetencer dygtiggøre/fagligheden trivsel trivselsundersøgelser for eleverne har ikke været et retskrav, men er blevet løbende udført Processen for analyse og forberedelse til ændringerne har optaget mange ressourcer i det indeværende skoleår, mens driften også skulle køre. Der er i processen taget afsæt i, det vi Side 3 af 23 sider

4 er gode til og her fra hvad der passer ind i skolereformens ændringer. Dette har været med til at skabe en sikkerhed for medarbejderne i en tid hvor mange rammer ændres. Der arbejdes blandt andet med videreudvikling i forhold til effektivisering, krav om flere undervisningstimer, teamsamarbejde og fælles forberedelse organisering og struktur, faglighed (kompetenceudvikling), styrket inklusion, videndeling, læringsmål, feedback og evaluering samt sparring. Vi har været tidligt ude med drøftelser om samarbejdet både interne samarbejder og eksterne, således at der kan skabes ro på bagsmækken ved den gode dialog ude på arbejdspladserne. Nøglepersonerne tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter er inddraget i processen. Der er en bevidsthed om at reformen først udmøntes i det kommende skoleår og at ting ikke ændres over natten, men at rammerne er på plads. Udover arbejdet med forberedelse til skolereformens ændringer, er der i Næstved også igangsat en analyse af skolestrukturen dette virker dog som en naturlig del af skolereformen, som gør at det kan være nødvendigt også at kigge på organiseringen på skoleområdet for eksempel også i forhold til de fagtilbud, som er på skolerne. Bevægelse i undervisningen er ikke nødvendigvis flere idrætstimer, men aktiviteter vil blive indlagt i den faglige undervisning. Tiden, hvor vi er på skolen, bliver 35 lektioner inkl. lektiehjælp ugentligt. Fransk/tysk og valgfag er blevet obligatoriske fag. Vi skal passe på at få afdramatiseret den længere skoledag. Der er rige muligheder for fritids- og foreningsaktiviteter. Der kommunikeres med forældrene via informationsbreve om de væsentligste punkter og der holdes informationsmøder. Skolebestyrelsen har ligeledes været inddraget i processen. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt, dog vil punkterne 8 og formentligt fra og med punkt 10 af tidsmæssige årsager blive behandlet sidst på mødet og eventuelt udsat til næste møde i juni. Mødet i juni holdes derfor. 3. Godkendelse af referat fra den 13. marts 2014 og evaluering af mødet Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2014 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg > Referater fra møder i 2014 MED-Hovedudvalget evaluerer mødet den 13. marts i forhold til forberedelse, indhold, møderamme, kultur m.v. (som udgangspunkt kan medlemmerne vælge at bruge evalueringsskemaet individuelt til evalueringen). Bilag 3: Evalueringsskema for evaluering af dagens møde til medlemmerne eget brug. Drøftelse og Beslutning Referatet godkendt. Side 4 af 23 sider

5 I forhold til evaluering, er der tilkendegivelse af, at de sidste to møder har været lidt frustrerende i forhold til at nå punkterne på dagsordenen det er positivt, at der fra mødestart på dagens møde meldes tydeligt ud om punkter, som eventuelt udsættes. 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder opfølgning på dialogmøde den 2. april med byrådet om budgetstrategi Bilag 4: Resume fra dialogmødet Orientering og Drøftelse Det anerkendes at dialogmødet med byrådet var et givtigt og godt møde. Det er godt at vi som medarbejdere har muligheden for at fortælle fra hverdagen i det politiske forum og strukturen for mødet var god. Medarbejderne ønsker at der til dialogmødet i august afsættes to timer set i forhold til at det møde, som normalt holdes i maj måned så ikke holdes. Der er en korrektion til resumeet: Under gruppe 1s holdningstilkendegivelser, 5. afsnit er det pædagogmedhjælperne, som der menes og ikke pædagoger. Der var en kort drøftelse af hvordan resumeet i øvrigt bruges om det skal ses som et formelt referat. Det præciseres at det ikke er enige input, som er noteret under holdningstilkendegivelser, men at det er et udtryk for bekymringer og input af mere eller mindre konkrete forslag til reduktioner. Resumeet betragtes som en administrativ opsamling på mødet mødet betragtes som en mere uformel dialog uden egentligt referat. Der har i kølvandet af mødet været enkelte oplevelser af, at TR skulle stå skoleret overfor egen ledelse og referere dialogmødet interessen og intensionen har sandsynligvis været oprigtig, men kan komme til at virke forkert (intimiderende), hvis leder spørger ind til detaljen. Det er derfor et ønske, at øverste ledelse også melder ud i linjeorganisationen om formålet og pointer fra mødet. Derved bliver rammer og forventninger til mødet tydelige. Budgetprocessen kører efter planen. Følg med i fagudvalgenes referater på Flere af MED-Områdeudvalgene har også holdt møde med de politiske fagudvalg. 5. Evaluering af centerstruktur Sagsfremstilling er fra ØKs sagsbehandling den 22. april 2014 Resume Byrådet vedtog i 2012 en ny administrativ struktur centermodellen med en direktion og 18 centre. Samtidig blev det aftalt at foretage en evaluering af den nye struktur efter en periode. I forbindelse med budgetforliget om budget 2014 er det aftalt, at evalueringen skulle gennemføres, så den er klar 1. april Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at: 1. evalueringsrapporten fra Genitor bliver taget til efterretning 2. evalueringsrapportens konklusioner og anbefalinger bliver anvendt som grundlag for Side 5 af 23 sider

6 initiativer til justering af centermodellen 3. kommunaldirektøren udarbejder et forslag til anbefalinger til økonomiudvalget på baggrund af rapportens konklusioner. Sagsfremstilling Strukturændringen i 2012 havde til formål at sikre en organisation, der er: Enkel og effektiv Kompetent og velledet God til tværgående og innovative løsninger God til at understøtte den politiske organisation. Konsulentvirksomheden Genitor ApS, v/partner Henning Meldgaard Nielsen, har gennemført en evaluering i perioden januar-marts 2014 på grundlag af foreliggende skriftligt materiale om centermodellen og interview med udvalgte nøglepersoner. Alle ledere og medarbejdere har desuden haft mulighed for at fremsende skriftlige input. Derudover er der indsamlet informationer om organiseringen i de største kommuner i Region Sjælland som sammenligningsgrundlag. Evalueringen indeholder to dele: 1. En målorienteret evaluering, hvor evalueringsspørgsmålet har været: Er de formulerede målsætninger med centermodellen indfriet? 2. En udviklingsorienteret evaluering, hvor evalueringsspørgsmålet har været: Hvordan kan centermodellen videreudvikles, således at den fortsat understøtter målopfyldelse og således, at de udfordringer som kommunen står overfor adresseres? Ad 1. Målorienteret evaluering: Centermodellen opleves som rigtig. Indtryk af mange centre - konsulenten vurderer dog, at det ikke er antallet af centre, men centrenes robusthed og faglighed, der er det centrale. Direktionen har flyttet sig i den rigtige retning set i forhold til ny ledelsesrolle. Centerchefrollen er ligeledes ændret, men ledelsesadfærden er ikke helt flyttet med. På teamchefniveau savnes inddragelse på tværs. IT er et ømt område. Dygtige direktører gode muligheder for at udvikle en endnu bedre direktion. Den politiske betjening er generelt i orden. Ad 2. Udviklingsorienteret evaluering: På konkrete områder kan sammenlægning af centre overvejes - mindre justeringer. Resultatkrav for centerchefer kan være mere tværgående og fremme skabelse af tværgående og innovative løsninger. Det tværgående samspil mellem fagcentre og i forhold til tværgående centre skal udvikles. Direktionen kan arbejde mere med udviklende forstyrrelse og gøre brug af hinandens kompetencer. For centerchefer er der behov for udvikling af adfærden/ledelsesudøvelsen set i forhold til den ændrede chef- og lederrolle i funktionen. Tydeliggør teamchefrollen og etabler lederfora for denne gruppe af chefer. Lederudviklingsforløb og udvikling af lederadfærd. Tænk i ledertalentudvikling og generationsskifte. Politisk behandling Økonomiudvalget den 22. april 2014 (og 19. maj 2014) og (Byrådet den 27. maj 2014) Beslutning Økonomiudvalget, Ad 1, 2 og 3: Anbefales. Behandles i Økonomiudvalget den 19. maj 2014 og derefter i byrådet den 27. maj Side 6 af 23 sider

7 Bilag 5_1 Evalueringsrapport - Genitor ApS Bilag 5_2 Ledelsesspænd fagcentre Bilag 5_3 Ledelsesspænd - tværgående centre Drøftelse i MHU Den overordnede konklusion på evalueringen er, at der ikke er givet udtryk for at vende tilbage til en forvaltningsstruktur - en række af målene med omlægningen til centerstruktur er opfyldt, der er blandt andet færre ledelseslag mellem arbejdspladserne og direktionen samt en forbedret betjening af den politiske organisation. Der er tillige set på antallet af ledere i Næstved sammenlignet med fire andre store kommuner i region sjælland Næstved har færre direktører, cirka samme centerchefniveau, og næste ledelsesniveau kan ikke helt sammenlignes direkte med de andre kommuner, idet funktioner/opgaver er meget forskellige. Teamchefer har ikke kun ledelsesopgaver, men typisk løser vigtige specialistopgaver. Det tværgående samarbejde mellem centre fungerer ikke lige optimalt alle steder. Medarbejderne ser også gode pointer og anbefalinger i rapporten og vil gerne fremhæve: sammenlægning af nogle af de tekniske centre giver god mening godt hvis silotænkningen/snitflader udfordres i resultatkrav, som går på tværs af centrene fokus på lederudviklingen så den bedste kandidat til jobbet er i fokus brug ledelsesevalueringerne de tværgående centre er ikke så udfarende og synlige, som de måske kunne være Ledelsesevalueringerne kunne måske fremadrettet være mere skarp på pointer/fokusområder samt indeholde flere elementer mere tydeligt. Ledelsesniveauet over skal følge op på ledelsesevalueringen dette gøres typisk i forbindelse med LUS-samtaler. Direktionen (kommunaldirektøren) udarbejder en opsamling og anbefalinger om hvad der peges på af ændringer/tiltag. Anbefalingerne vil ligge op ad rapportens konklusioner og bliver fremlagt på næste møde i Økonomiudvalget. 6. Udkast til effektiviseringsstrategi til udtalelse Næstved Kommune vil fortsat være en kommune, hvor det er attraktivt at bosætte sig som borger og hvor private virksomheder gerne vil slå sig ned. Derfor er det nødvendigt med en kontinuerlig udvikling af velfærdsydelser og services overfor erhvervslivet. At intensivere arbejdet med effektivisering skaber det nødvendige økonomiske råderum for den fortsatte udvikling af velfærdsydelser og services overfor erhvervslivet. Derfor er Næstved Kommunes effektiviseringsstrategi revideret. Strategien er gældende for perioden Kort om effektiviseringsstrategien. Den har to mål: 1. At skabe en central råderumspulje på ca. 45 mio. kr. årligt dvs. 180 mio. i strategiens gyldighedsperiode blandt andet til udvikling og investering. Puljen finansieres ved: o Hverdagseffektiviseringer. Virksomhederne skal effektivisere for ½ % af deres netto-driftsramme. ( ca. 15 mio. kr.) Den halve procent overføres til den centrale råderumspulje. o Temaeffektiviseringer. Politikområder og områder på tværs af politikområder skal i løbet af en fire-årig periode gennemgås med henblik på effektivisering. Det vurderes, at provenuet herfra vil være ca. 30 mio. kr. årligt. Side 7 af 23 sider

8 Den centrale råderumspulje udmøntes i budgetlægningen, hvis budgetbalancen tillader det. Det sker ved finansiering af politiske indsatsområder. 2. At udvikle en effektiviseringskultur og skærpe effektiviseringskompetencerne. Med henblik på at understøtte arbejdet med effektiviseringer iværksættes følgende som en del af implementering af strategien: o Økonomisk understøttelse af strategien. Der afsættes 1,8 mio. kr. årligt til henholdsvis ansættelse af en effektiviseringskoordinator og til investeringerne i velfærdsteknologi, kompetenceudvikling mv. o Etablering af netværk. Med henblik på understøttelse af effektiviseringsstrategien på virksomhederne etableres 3 netværk vedrørende innovation, lean/arbejdsgange og benchmark/nøgletal. o Opfølgning på effektiviseringsstrategiens mål. Der udarbejdes årligt en effektiviseringsredegørelse til økonomiudvalget. Bilag 6_1: Udkast til effektiviseringsstrategi Bilag 6_2: Eksempler på effektiviseringer Bilag 6_3: Tids- og handleplan for implementering af strategien Bilag 6_4: Oversigt over tidsplan for implementering af strategien. Drøftelse og beslutning om udtalelse Baggrunden for effektiviseringsstrategien er, at vi efter 2015 forhåbentligt opnår en bedre balance i økonomien dels med den centrale råderumspulje, som skal imødegå større balanceproblemer, og dels med fokus på at tydeliggøre at her kan vi gøre det bedre satse på nyt/udvikle/uddanne. Vi skal gøre udvikling naturlig i en fælles kultur. Effektivisering er hårdt arbejde det kræver en indsats og skal konkret opsøges. Effektivisering er, at vi på en eller anden måde ikke forringer servicen markant. For eksempel nævnes her billigere indkøb, kommunikation med forældre via nettet (forældreintra) for skolerne (billigere end brev), digitalisering, ændrede arbejdsgange, ændret skolestruktur med samme service til billigere penge forandringerne kan selvfølgelig påvirke vores oplevelse af serviceniveauet. Med det vi gør, er at ændre på bytteforholdet mellem brug af ressourcer i forhold til output. En omlægning af opgaver/procedurer er en effektivisering. En besparelse er, når vi er en mindre ansat og der er opgaver, som ikke længere løses. Reduktion af udgifter er også besparelser. Mange medarbejdere vil uvægerligt betragte effektiviseringsstrategien som besparelser, for mange af tingene gør vi allerede. En del af indholdet kræver flere ord på i beskrivelserne, for eksempel diverse strukturelle omlægninger for centre og virksomheder. Det er positivt at der sættes midler af til IT. Tillige gøres opmærksom på, at mange undersøgelser viser, at det ikke er entydigt, om der opnås effektivisering og besparelser ved konkurrenceudsættelse. På servicemålinger kan vi følge, om vi formår at yde en god service hvis vi i konkurrenceudsættelse selv er lige så gode, forventes det at opgaven ikke udliciteres. Hvis borgeren oplever forringet service, ses en forringet service på handicap og psykiatri-området ligger vi 10 % under landsgennemsnittet i forhold til serviceniveau. MED-Hovedudvalget er enige om at der ikke skal afsættes midler til en effektiviseringskoordinator. Medarbejderne spørger ind til koblingen til budgetstrategien den ½ % omhandlende hverdagseffektiviseringer tages forlods af rammen hvert år fra år Budgetprocessen for år 2015 kører uændret. Side 8 af 23 sider

9 Det økonomiske aspekt er, at der bliver ikke flere penge vi skal kunne generere dels nye tiltag og være forberedte på at kunne imødegå ubalance. Det handler ikke om besparelser alene, men om effektiviseringer. Effektiviseringer er også økonomiske besparelser og kan også betyde færre ansatte, men er også at gøre tingene i et andet bytteforhold. Vi skal skabe en robust og fremtidssikret organisation - vænne os til at det er en af de måder vi fremtidssikrer på og gøre det, så det giver mindst mulige konsekvenser for borgerne. Vi vil gerne alle gøre vores bedste men skal heri også huske at et godt arbejdsmiljø giver engagement og arbejdsglæde og vi skal også have plads til den sociale forpligtelse. Der er konkrete eksempler på dagtilbudsområdet hvor der er effektiviseringsgevinster i forbindelse med besparelser alternativet ville være en rammereduktion. Udvalget ønsker at se effektiviseringsstrategien igen på mødet i juni. 7. Revitalisering af Mærk Næstved CSI v/mette Jung Christensen deltager ved punktet. Byrådet var på seminar den februar hvor revitaliseringen af visionen Mærk Næstved var på programmet. Byrådet skal endeligt drøfte visionen på temamøde den 19. maj, og i den mellemliggende periode syretestes elementerne i visionen i forskellige relevante fora blandt andet MED-Hovedudvalget. Byrådet pegede på følgende elementer i revitaliseringen: Der er tre styrker der er de bærende kendetegn, som karakteriserer Næstved, og som gennemsyrer alle vores aktiviteter og vores kommunikation. De tre styrker er: Håndens arbejde, at vores erhvervsprofil er præget af landbrug og håndværk. Næstved er Danmarks centrum for byggeri og (kunst)håndværk. Beliggenheden, at vi er en del af væksten i Det store H og at vi udnytter nærheden til hovedstaden. Det gode liv, at vi tilbyder unikke levekvaliteter for alle familier, der ønsker tryghed, sundhed, kulturoplevelser, uddannelsesmuligheder mv. Byrådet mener at det foregående byråd har lagt et godt fundament at arbejde videre på ift. Mærk Næstved med de tre spor erhverv, uddannelse og oplevelser. Derfor ønsker byrådet at videreføre disse elementer i denne byrådsperiode Det er dog vigtigt at der på tværs af de tre spor fokuseres på Sundhed og Bæredygtighed, gerne med konkrete projekter eller aktiviteter der formår at binde alle tre spor sammen og skabe synergi på tværs. Ejerskab og involvering er essentielt i forhold til det videre arbejde med den revitaliserede vision. Derfor skal Involvering have en særlig rolle i den kommende periode. Det gælder både for Næstveds borgere, Næstveds erhvervsliv, kommunens medarbejdere og det samlede byråd. Den samme gruppe udgør også de ambassadører, der skal have ejerskab til visionen og stolthed ved at bo i Næstved. Indstilling Sekretariatet indstiller at elementerne i byrådets revitalisering af visionen Mærk Næstved drøftes. Drøftelse Byrådet har været på seminar i februar og har syretestet virksomhedsforum og eksterne samarbejdspartnere om revitaliseringen af Mærk Næstved. Sagen forelægges byrådet den 19. maj for en endelig godkendelse af revitaliseringen. Side 9 af 23 sider

10 Det er stadig de samme tre fokusspor, men der lægges mere vægt på bosætningsvisionen en god kommune at bo i at bo, at arbejde og have kulturelle/fritidstilbud. Det er en forsættelse af de tre spor, som skal hænge sammen og skabe mere synergi på tværs. Denne gang er der lagt stor vægt på involvering af medarbejderne og en større tværgående indsats også forankret så de ansatte bliver ambassadører for mærk Næstved. Hvordan bliver vi en del af det og hvordan hænger det sammen med budgettet? visionerne skal holdes op mod den virkelige verden og det der reelt kan lade sig gøre få integreret landområder i kommunen og ikke kun Næstved By få foreningslivet med ind over især bosætningsvisionen opmærksomhed på målgrupperne i forhold til visionerne sikre en god kommunikation indad til, så vi bliver mere bevidste om hvad vi skal være ambassadører for herunder for eksempel tydeliggøre foreninger, bylaug m.v. være opmærksom på at sikre infrastrukturen i Næstved Kommune, når banestyrelsen optimerer rejsetiden mellem Næstved og København. 8. Godkendelse af innovationsstrategi Resume: Direktionen ønsker, at der udarbejdes en innovationsstrategi og efterfølgende sker en revitalisering og fokusering på arbejdet med innovation. Ledere og medarbejdere introduceres til at tænke og arbejde innovativt. Det vi plejer at gøre er ikke længere er nok vi skal hæve produktiviteten og være mere effektive. Vi skal levere mere for færre ressourcer, forbedre kvaliteten og løse kerneopgaven på nye måder. Indstilling Administrationen indstiller, at direktionen drøfter og 1. godkender innovationsstrategi 2. godkender plan for implementering. Sagsfremstilling Sidste år drøftede direktionen behovet for en fælles forståelse af innovationsbegrebet samt en afklaring af, hvad vi i Næstved kommune vil med innovation. CSI er tovholder på processen og har udarbejdet en plan for arbejdet med innovation: Hvorfor arbejde med innovation i Næstved? Hvad er innovation i Næstved? Hvordan innovation i Næstved? Hvem skal arbejde med innovation i Næstved? Det blev præsenteret og drøftet på virksomhedslederforum efterår 2013 og processen har efterfølgende udmøntet sig i innovationsstrategien se bilag 8. Af resultataftalen 2013 mellem Direktionen og CSI fremgår, at der arbejdes med revitalisering og fokusering på arbejdet med innovation og effektivisering. Plan for revitalisering og implementering af strategien: 1. kvartal 2014 Dialog og samarbejde med internt og eksterne innovationsnetværk (medarbejdere der har erhvervet innovationsuddannelse på ZBC og RUC) Innovationsstrategi udarbejdet og udgivet som pjece (se bilag 1) Side 10 af 23 sider

11 2.kvartal kvartal kvartal 2014 Oprettelse af hjemmeside innovation på ERNA samt etablering af tværgående redaktionsgruppe (ledere fra bibliotek, daginstitution samt CSI) mhp at skabe liv på hjemmesiden Revitalisering af medarbejdere der har gennemgået innovationsuddannelse (når man har erhvervet en uddannelse er man forpligtiget til at bidrage med videndeling) Drøftelse af innovationsstrategi i Hoved MED Dialog med område MED i centrene Hjemmesiden gøres brugbar med værktøjer til at komme i gang med innovation på arbejdspladsen, artikler mv. samt en oversigt over hvem man kan kontakte for at komme i gang. I samarbejde mellem HR og CSI udarbejdes temadage om den innovative proces (udbydes via planbook) Supplerende bemærkninger Proces med at udfolde innovationsstrategi: Center for Strategi og Innovation vil samle information, således at ny viden, gode ideer mv. kan deles med kollegaer. Der skal arbejdes der med at skabe en kultur og et miljø, hvor ideer kan drøftes, planlægges og realiseres hvor viden bliver delt og genopdaget. Det skal foregå i samarbejde med centerchefer, virksomhedsledere og medarbejdere. CSI har en innovationsklynge som stiller sig til rådighed for videndeling og sparring af ledere i organisationen Efter godkendelse i direktion og MED-Hovedudvalg tages dialog med centerchefer om informationsproces samt drøftelse i MED-Områdeudvalg. Bilag 8 Pjece om innovationsstrategi Beslutning Direktionen : Indstillingerne 1-2 godkendt. Innovationsstrategien fremsendes til godkendelse i MED-Hovedudvalget. Drøftelse og Beslutning MHU Effektiviserings- og innovationsstrategi hænger sammen forbedrer måden vi gør tingene på. Der er derfor en opfordring fra medarbejderne om, at disse to strategier kobles sammen. Der stilles også spørgsmål til, hvor den af MED-Hovedudvalget nedsatte arbejdsgruppe blev af i drøftelse og input til en innovationsstrategi. Arbejdsgruppen har ikke været på banen i 1½ års tid. Innovationsstrategien synes også at mangle handling den er for lidt konkret og rummer grammatiske fejl. Det er ikke nok, at det er beskrevet at MED-Områdeudvalgene inddrages hvad med de virksomheder, som refererer direkte til MED-Hovedudvalget? Der skal afstemmes en fælles forståelse af hvad innovation er dette var en del af formålet med at arbejdsgruppen fra MED-Hovedudvalget skulle på banen. Har vi set og hørt hvad Side 11 af 23 sider

12 andre kommuner gør og kan vi lære noget deraf? Er der specifikke områder, hvor man kan hente erfaringer fra? Der skal generelt sikres en videndeling mellem arbejdspladserne det som har givet en god effekt på en arbejdsplads, kan måske også give god mening på en anden arbejdsplads. Der skal således være fokus på, hvordan de gode ideer samles op fra arbejdspladserne. Innovation i hverdagen - små forandringer lægges oven på hinanden og giver innovation. Vi skal være opmærksom og åbne overfor nye ideer - også fra de som kommer i nyttejob m.v. Vi skal være bedre til at lytte til nyansatte og nye ideer. I forhold til temadage, skal dette ikke blot være en booking i planbook, det skal være et aktivt opsøgende tilbud til virksomhederne. Som eksempel har et af ældredistrikterne arbejdet med fokus på innovation. Der er investeret i, at en ressourceperson målrettet har sat fokus på dette, med god mening og succes. For eksempel er procedurer omkring hjælpemidler (lift) optimeret. Innovation handler også om kulturen på arbejdspladsen. Ledelsen vil overveje om innovations og effektiviseringsstrategien skal hænge sammen. 9. Strategi for kommunale virksomhedsrettede indsatser CAM v/helle Nygaard deltager ved punktet. Sagsfremstilling Center For Arbejdsmarkedet bliver mødt med stadige større krav i lovgivningen og i de kommunale budgetter om virksomhedsrettede indsatser. En stor del er rettet mod de offentlige centre og virksomheder. Selv om der er stor velvilje fra centrene og virksomhederne om at stille pladser til rådighed, er der fortsat uudnyttet kapacitet. Denne kan blive nødvendig at inddrage, såfremt det skal lykkes at opfylde forpligtelserne. I 2014 skal der etableres følgende virksomhedsrettede tilbud/indsatser i de kommunale centre og virksomheder: Microfleksjob I forhold til budget 2014 skal der etableres microfleksjob svarende til 50 helårspersoner. Microfleksjob kan etableres bredt indenfor kommunens områder. Nytteindsats Jf. kontanthjælpsreformens bestemmelser etableres nytteindsats til jobparate indenfor de første 3 måneders ledighed. Åbenlyst uddannelsesparate skal indenfor den første måned henvises til et tilbud, herunder nytteaktivering. Nytteindsatsen skal etableres som virksomhedspraktik i offentlige virksomheder af minimum 25 timer ugentlig med en maximalt varighed på 13 uger. Det forventes, at der skal skabes plads til at 250 personer løbende kan få et tilbud om en nytteindsats. Ressourceforløb Virksomhedspraktik til borgere i ressourceforløb skal etableres som længere forløb. De etableres ofte til personer med en del skånebehov, og for at opnå en effekt, stiller det forholds store krav til virksomheden som påtager sig opgaven. Der skal bl.a. ydes et ekstra motivations- arbejde for denne gruppe borgere. I forlængelse af budget 2014 skal der etableres Ressourceforløb svarende til 216 helårspersoner. Offentligt løntilskud, virksomhedspraktik og virksomhedsrevalidering: For en stor del af alle målgrupper, skal der i større omfang end hidtil, etableres løntilskud, virksomhedspraktik og virksomhedsrevalidering. Arbejdsmarkedsstyrelsen har fastsat kvo- Side 12 af 23 sider

13 ten for Næstved kommunes andel i offentlige løntilskud til 239 helårspersoner i Der ingen fastlagt kvote for virksomhedspraktik, men kontanthjælpsreformen lægger op til at kommunen benytter disse tilbud i højere grad end hidtil. Som led i indsatsen mod at få flere tilbage i arbejde forventes det, at flere borgere skal have et tilbud om virksomhedsrevalidering mod nye arbejdsområder. Udfordringerne i forhold til etablering af virksomhedsrettede indsatser i de kommunale centre og virksomheder: Rimelighedskravet Der henvises til kommunens interne Retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat erhvervsevne og ledige, hvor rimelighedskravet er beskrevet. Her beskrives det, at der max. kan ansættes 1 person i støttede beskæftigelses pr. 5. ordinær ansat op til 50 ansatte og derefter er det 1 pr. 10. ansatte. Mange skift og attester Mange kommunale virksomheder, f.eks. indenfor børneområdet, skal i forbindelse med en virksomhedsrettet indsats sikre, at den ledige har fået udarbejdet børneattest. Andre kommunale virksomheder betjener borgergrupper der er følsomme overfor mange skift i medarbejderstaben, og derfor vil der være udfordringer på disse områder med at have mange ledige igennem på et år. Der skal tages hensyn til disse udfordringer i forbindelse med en udvidelse af den kommunale virksomhedsrettede indsats. Krav om effekter i indsatsen For at skabe effekter og progression for borgerne mod en varig selvforsørgelse, og at det samtidig er attraktivitet og interessant for de kommunale centre og virksomheder at anvende den virksomhedsrettede indsats, er der behov for at få fokus på indholdet og hvad der virker i indsatsen. Nødvendige tiltag Såfremt Næstved kommune som helhed skal leve op til sine forpligtelser, er der således et behov for, at alle kommunens centre og virksomheder deltager aktivt i samarbejdet omkring den virksomhedsrettede indsats og det bør derfor drøftes med de enkelte centre og virksomheder, hvilke behov og ønsker de har til den virksomhedsrettede indsats. Center for Arbejdsmarked foreslår, at der udarbejdes en samlet kommunal strategi for, hvorledes de kommunale centre og virksomheder fremover kan og skal medvirke til at sikre den nødvendig kapacitet på området. Strategien bør indeholde følgende temaer: Indførelse af et kvotesystem for oprettelse af de nødvendige kommunale virksomhedsrettede indsatser Kravene til funktionsbeskrivelse i de kommunale pladser i forhold til opnåelse af effekter i indsatsen Prioriteringen af de forskellige redskaber i den virksomhedsrettede indsats i forhold til de kommunale centre og virksomheders hensyn til deres borgerbetjening Udarbejde et katalog over formål og indhold i den støttede beskæftigelse Såfremt det godkendes af Direktionen, vil Center for Arbejdsmarked tage initiativ til at indkalde centerchefer og tillidsrepræsentanter til et informationsmøde og dialog omkring ovennævnte. Center for Arbejdsmarked vil herefter udarbejde et forslag til en fælles strategi på området, der efterfølgende vil blive fremlagt for Direktionen til godkendelse. Side 13 af 23 sider

14 Center for Arbejdsmarkeds indstilling til Direktionen var: 1. Direktionen melder ud om nødvendigheden af, at centrene og virksomhederne tager aktivt del i den virksomhedsrettede indsats, for at imødekomme lovgivningen og overholdelse af budgetterne. 2. Direktionen godkender, at Center for Arbejdsmarked tager initiativ til at indkalde centerchefer og tillidsrepræsentanter til et informationsmøde om den virksomhedsvendte indsats 3. Den fælles strategi for indsatsen forelægges direktionen til godkendelse Direktionens beslutning af blev, at de drøftede udfordringerne if. Nytteindsats og godkendte ad 1, 2 og 3. Bilag 9 Nytteindsats i relation til den nye Kontanthjælpsreform 2014 Indstilling Center for Arbejdsmarked indstiller, at MED-H drøfter, hvordan man sikrer at kunne løfte opgaven med kapacitetsudnyttelse og samtidig sikrer kvalitet i aktiveringsforløbet / jobordningen, mens også arbejdsmiljø og trivsel er i fokus. Drøftelse Der er flere ændrede reformer på arbejdsmarkedsområdet - senest kontanthjælpsreformen, hvilket gør at der skal indgås aftaler med den enkelte virksomhed. I dag ringes rundt og aftales et forløb - fremadrettet ønskes en mere formaliseret aftale. I første omgang mødes CAM med centercheferne og herefter en dialog på arbejdspladserne. Input til fremadrettet strategi: få alle jobordninger med i beskrivelsen puljejob, flexjob mv. kvoter opleves ikke hensigtsmæssige beskrive jobfunktioner/opgaver er vigtigt inddrage alle TR og andre nøglepersoner er vigtigt store udfordringer at få flere i jobordninger, når vi er færre og færre vi har ikke overskud til at tage flere ind nogle af de ansatte i jobordninger kan selvfølgelig en hel del, men andre er mere ressourcekrævende. Rimelighedskravet skal altid overholdes. Hvis antallet af medarbejdere ændres, skal kvoten tilpasses. Aktiveringen skal hjælpe folk tilbage i job. Ønske om en mere generel aftale om tilrettelæggelsen, anvendelse af mentorordning og hjælpe de ledige i job. Formålet er at styrke kompetence og selvtillid til at komme ud og få et job. Men når der i mange tilfælde ikke er job til dem efterfølgende, så er det svært at se formålet. Dette skaber frustrationer både for de ansatte, forældre, børn og for den ansatte i særlig jobordning. Svært at holde arbejdsglæden og engagementet oppe, når vi i besparelser/effektiviseringer skal skære ind til benet så bliver nytteværdien svær at se. Udfordringen er at det skal give mening, men man skal ikke overtage et fuldtidsjob. CAM ser også folk, som kommer i reel beskæftigelse efterfølgende og derved en oplevelse af at det nytter. Det er en forpligtelse, som kommunen skal løfte også selvom vi kan se de udfordringer, som er nævnt. Der opfordres til at være stærkt opmærksom på inddragelsen af medarbejderne. Oplægget til strategi ønskes fremlagt på MED-Hovedudvalget. Side 14 af 23 sider

15 10. Status på sygefravær Se statistikken på > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > år Drøftelse Sygefraværet er faldet i 2014: 5,48 % i perioden januar april 2014 mod 5,99 % i samme periode i Afdækning og status, sundhedsstrategi for medarbejdere Center for Personale og HR har pr. mail den 3. april kontaktet de virksomheder, som ikke har svaret, med frist for svar den 22. april - for manglende besvarelse er rykket for svar den 23. april. Bilag 13 bliver løbende opdateret i forhold til modtagne svar nederst på siden på ERNA > Personale > Sundhed > Fra kortlægning til handlingsplan. Her er også alle modtagne handlingsplaner ligeledes distribueret, så virksomhederne har mulighed for at videndele. Baggrund Den nye Sundhedspolitik blev, efter en tværgående og involverende proces, godkendt i byrådet den 20. august Sundhedspolitikken rummer vision og mål for Næstved Kommunes arbejde med forebyggelse og sundhedsfremme for kommunens borgere. Indledningsvist i politikprocessen besluttede Sundhedsudvalget, at der skulle være et særskilt fokus på sundheden blandt kommunens medarbejdere. Center for Sundhed har i samarbejde med Center for Personale og HR udarbejdet retningslinje for sundhedsfremme med tilhørende indsatskatalog, der blev godkendt i MED- Hovedudvalget den 8. december 2011 og som har været gældende siden 1. januar Retningslinjen for sundhedsfremme forpligter den enkelte virksomhed til at udarbejde en handlingsplan for sundhedsfremmende tiltag på arbejdspladsen. Forud for iværksættelse af eventuelle nye initiativer besluttede direktionen den 29. oktober 2013 at følge op på virksomhedernes udarbejdelse af handlingsplaner som led i udmøntning af retningslinjen for sundhedsfremme. Opfølgning på virksomhedernes sundhedstiltag for medarbejderne Ultimo november 2013 blev sendt elektronisk besked til alle formænd og næstformænd i alle MED-udvalg om at tilkendegive status på arbejdspladsernes lokale handlingsplaner. Tilbagemeldinger fra virksomhederne er samlet i oversigtsform i vedhæftede bilag. 56 % har udarbejdet en handlingsplan 20 % oplyser at være på vej 19 % har ikke udarbejdet en handlingsplan 5 % har ikke besvaret. Center for Personale og HR og Center for Sundhed har vurderet tilbagemeldingerne og vil bl.a. på baggrund heraf fremhæve følgende: a) Retningslinjen for sundhedsfremme vurderes at være dækkende p.t. og med et godt inspirationskatalog. b) Størstedelen af virksomhederne er godt i gang med udarbejdelse og udmøntning af handleplan. c) Generelt er det oplevelsen, at virksomhederne har et stærkt fokus på sundhed for medarbejderne - også uden nødvendigvis at have udarbejdet en egentlig handleplan. Side 15 af 23 sider

16 d) Virksomhedernes tilbagemeldinger bliver lagt på ERNA m.h.p. inspiration og videndeling. e) Sundhed og sygefravær er et tværgående indsatsområde for 2014 og indgår i virksomhedernes selvforvaltningsramme. Herved følger alle virksomheder også tæt op på både sundhedsfremme og fremmøde. f) Én af sundhedspolitikkens i alt 5 politiske målsætninger er at fremme den mentale sundhed. Det er planen, at arbejdsmiljøkonferencen ultimo 2014, blandt flere elementer, vil omfatte mental sundhed. g) Supplerende vil Center for Personale og HR og Center for Sundhed i samarbejde løbende køre kampagner på ERNA som yderligere inspiration. Sundhedscentret tilbyder arbejdspladserne og den enkelte medarbejder en række sundhedsindsatser, som f.eks. personlige sundhedsprofiler, Trivselshotlines sundhedstilbud, rådgivning og endelig Sundhedssiden på ERNA med løbende inspiration og ideer m.m. Supplerende bemærkninger Efter direktionens behandling af sagen anbefales det, at den sendes til MED-Hovedudvalget med efterfølgende behandling i Sundheds- og Psykiatriudvalget. Politisk behandling Sundheds- og Psykiatriudvalg Indstilling Administrationen indstiller, at direktionen tager status for virksomhedernes handlingsplaner for sundhedsfremme til efterretning, sender sagen til MED-Hovedudvalget og overfor Sundheds- og Psykiatriudvalget anbefaler, at der for nuværende ikke igangsættes udarbejdelse af ny strategi, jf. ovenstående 7 punkter. Beslutning, Direktionen, : Indstillingen godkendt. Der skrives til de virksomheder, som endnu ikke har meldt tilbage/ikke svaret. Fristen for tilbagemelding er 14 dage. Bilag 11: Virksomhedernes status på udarbejdelse af handlingsplan for sundhedsfremme (Bilaget opdateret løbende på ERNA > Personale > Sundhed > Fra kortlægning til handlingsplan) Orientering og drøftelse Punktet blev udsat til mødet i juni. 12. Opfølgning på undersøgelse af gennemførelse af udviklingssamtaler Udvalget blev på mødet den 23. maj 2013 orienteret om de nye værktøjer, som er udviklet af CPH, og som kan anvendes i den form der ønskes ved en MUS/GRUS/TUS eller LUSsamtale. I forlængelse af orienteringen blev besluttet at CPH dels foretog nogle stikprøveundersøgelser af gennemførelse af udviklingssamtaler og samtidig at der i APV-kortlægningen blev indført to spørgsmål relateret til dette. Sagsfremstilling - Stikprøveundersøgelse af udviklingssamtaler 2013 Det er et overenskomstkrav, at ansatte i Næstved Kommune årligt tilbydes en udviklingssamtale (eksempelvis MUS, GRUS, TUS eller LUS), og at der på baggrund af samtalen udarbejdes en udviklingsplan for den enkelte ansatte. Det overordnede formål med udviklingssamtaler er at sikre, at medarbejdernes kompetencer matcher de arbejdsopgaver, der fremtidigt skal løses. Side 16 af 23 sider

17 HR har i løbet af efteråret 2013 foretaget en stikprøveundersøgelse for at undersøge, om medarbejdere og ledere i Næstved Kommune får tilbudt de årlige udviklingssamtaler. Undersøgelsen er foretaget telefonisk for at sikre en så høj en svarprocent som muligt. I alt er 160 ansatte blevet spurgt, heraf 128 medarbejdere og 32 ledere, fordelt på alle 18 centre. Antallet af respondenter er beregnet ud for det enkeltes centers størrelse for at sikre et tilnærmelsesvist repræsentativt resultat. De ansatte er blevet spurgt, om de har afholdt udviklingssamtale inden for det sidste år, hvordan de vurderer kvaliteten af samtalen og om de har fået udarbejdet en udviklingsplan i samarbejde med deres nærmeste leder. Resultater af stikprøveundersøgelse Afholdelse af udviklingssamtale - 69 % af lederne og 75 % af medarbejderne har været til en udviklingssamtale inden for sidste år. Dvs. at 19 % af lederne og 20 % af medarbejderne ikke har været til en udviklingssamtale inden for sidste år, og der er heller ikke planlagt dato for udviklingssamtalen inden for nærmeste fremtid. 12 % af lederne og 5 % af medarbejderne har ikke været til udviklingssamtale inden for det sidste år, men der er planlagt en dato. Kvaliteten af udviklingssamtalen (ansatte der har været til en udviklingssamtale) - 39 % vurderer samtalen som meget værdifuld % vurderer at samtalen i nogen grad var værdifuld. - 9 % vurderer at samtalen kun i ringe grad var værdifuld. Udarbejdelse af udviklingsplan - 47 % har fået udarbejdet en udviklingsplan i forbindelse med deres sidste udviklingssamtale. Dvs. at 53 % ikke har fået udarbejdet en udviklingsplan. Konklusion Ud fra resultaterne kan det konkluderes, at én ud af fem ansatte i Næstved Kommune ikke har været til en udviklingssamtale inden for det sidste år. Det er problematisk, da der derved ikke leves op til overenskomstkravet. Der kan yderligere konkluderes, at dem der har været til udviklingssamtale i overvejende grad vurderer samtalen som værdifuld, hvilket er positivt. Over halvdelen af de adspurgte medarbejdere og ledere der har været til udviklingssamtale har ikke fået udarbejdet en udviklingsplan i forbindelse med samtalen, selvom det også er et overenskomstkrav. Supplerende spørgsmål i APV-undersøgelser I overensstemmelse med beslutningen på MED-Hovedudvalget den 23. maj 2013 bliver der nu også spurgt ind til afholdes af udviklingssamtaler, samt om der ligger en aftale om en personlig udviklingsplan, når der gennemføres APV-undersøgelser. Resultater for APV-undersøgelser Afholdelse af udviklingssamtale (691 svar) o 77 % af respondenterne har været til en udviklingssamtale inden for det sidste år. Dvs. at 23 % ikke har været til en udviklingssamtale inden for det sidste år. Udarbejdelse af udviklingsplan (534 svar) o 64 % har fået udarbejdet en udviklingsplan i forbindelse med deres udviklingssamtale. Dvs. at 35 % ikke har fået udarbejdet en udviklingsplan. 1 % har svaret har ikke svaret ja/nej, men har noteret en kommentar. Side 17 af 23 sider

18 Konklusion Ud fra disse resultater er det næsten hver fjerde medarbejder, der ikke har været til en udviklingssamtale. I denne undersøgelse er det en tredjedel af medarbejderne, der ikke har fået udarbejdet en personlig udviklingsplan. Resultaterne fra APV-undersøgelsen adskiller sig lidt fra stikprøveundersøgelsen, men begge undersøgelser understreger, at der er behov for en øget opmærksomhed på afholdelse af udviklingssamtaler samt udarbejdelse af udviklingsplaner. Stikprøveundersøgelsen tyder på, at kvaliteten af de udviklingssamtaler der afholdes overvejende er god, så derfor vurderer HR, at de to ovenstående problemstillinger er mest presserende. Det er dog stadig væsentligt, at ledere i Næstved Kommune klædes på til at afholde udviklingssamtaler, så kvaliteten af samtalerne sikres. Handlingsinitiativer Det er lederens hovedansvar, at udviklingssamtaler afholdes, og at der er aftalt en udviklingsplan. Hvis der ikke afholdes samtaler, kan personalechefen kontaktes. Hvis der er mangel på ressourcer for gennemførelse af samtalerne, er det muligt at lave en kortere samtale det ene år og en dybdegående samtale det andet år. Det er også muligt at gøre brug af GRUS/TUS (gruppe/teamudviklingssamtaler). Dog kan det ikke tilsidesætte den individuelles krav om en udviklingssamtale, hvis den enkelte ønsker det. HR og Arbejdsmiljø har fremadrettet fokus på afholdelse af udviklingssamtaler samt udarbejdelse af udviklingsplaner og har mulighed for at kunne italesætte det på den enkelte arbejdsplads, hvis kravet ikke overholdes. Ved at sætte udviklingssamtaler på dagsordenen på MED-Hovedudvalget kan det være med til at synliggøre dette tema. HR foreslår, i denne sammenhæng at temaet årligt drøftes i de lokale MED-udvalg. Dette kan være med til at sikre, at overenskomstkravene overholdes, samt at kvaliteten af samtalen forsat er høj. HR opdaterer løbende ERNA med materialer i relation til udviklingssamtaler: Lovgrundlag Afholdelse af udviklingssamtaler samt udarbejdelse af udviklingsplan er et overenskomstkrav. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Det kan have fremtidige konsekvenser for løsningen af kommunens kerneopgaver, hvis udviklingssamtaler ikke afholdes. Bilag 12: Diagrammer over resultaterne fra stikprøveundersøgelsen Orientering og Drøftelse Punktet blev udsat til mødet i juni. 13. Ændringer af MED- og arbejdsmiljøorganisering Med den nye MED-aftale pr. 1. maj 2013 er i 9D beskrevet at, MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper og MED- Virksomhedsudvalg. De berørte MED-udvalg såvel Virksomhed som Område skal fremsende begrundelse for den foreslåede ændring af organiseringen. Side 18 af 23 sider

19 Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt virksomhedens medarbejdere eventuelt for et afgrænset arbejdsområde eller afdeling. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Socialpsykiatrisk Center og Neuropædagogisk Center er fusioneret og har derfor drøftet organisering og antallet af arbejdsmiljøgrupper på virksomheden, som har en del forskellige fysiske placeringer i kommunen. Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR har været involveret i processen og givet råd og vejledning. Se bilag 7 fra MEDudvalget. b) Hos Socialpædagogisk Center er der på grund af organisatoriske ændringer ønsket at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper til 16 i stedet for de nuværende 15 arbejdsmiljøgrupper, som fremgår af bilag 1 i MED-aftalen. Beslutningen er truffet på deres MEDudvalgs møde den 27. februar 2014 og skyldes en omorganisering i forhold til afdelingsledere, som gør at det ikke længere er samme afdelingsleder, som dækker to fysiske adresser på hhv. Nellikevej og Sneppevej. Det er beskrevet i deres referat fra mødet, at man er nødt til at have en AMR på Nellikevej. Nellikevej har tidligere delt med Sneppevej, men dette er ikke hensigtsmæssigt mere da de ikke længere har samme leder. Der laves valg. Center for Personale og HR indstiller at MED-Hovedudvalget godkender ændringerne med den baggrund,, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere (de lokale MED-udvalg), som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Fremadrettede forventede ændringer af MED-organisationen og antal arbejdsmiljøgrupper: Ændret MED-organisering i CKB, Kulturcentret m.v. Bilag 13: Referat fra MED-udvalget for Center for Neuropædagogik og Socialpsykiatri Beslutning Ændringerne blev godkendt. 14. Evaluering af Arbejdsmiljøkonferencen og aftale om tema 2014 Punktet er en opfølgning fra mødet den 13. marts. Om arbejdsmiljøkonferencen i 2013 er følgende data: Deltagerne på konferencen blev opfordret til at drøfte input og ideer til eventuelle initiationer i deres eget MED-udvalg/Personalemøde med MED-status, ligesom der også har været mulighed for at give feedback på konferencen. På selve dagen blev for første gang forsøgt med en umiddelbar evaluering efter første runde af workshops. Det har givet nedenstående billede, som dog er et lidt spinkelt evalueringsgrundlag, da det er få svar: Spørgsmål: Hvad synes du om workshoppen, som du netop har deltaget i? I højre side ses antallet af svar, mens tallene inde i diagrammet er procentfordelingen. Side 19 af 23 sider

20 Udover online-evalueringen af workshop er modtaget en tilbagemelding fra MED- Områdeudvalget for Dagtilbud: Der var stor ros til en god og meget inspirerende konference. Gode fælles oplæg og gode og relevante workshops. Der er et par enkelte generelle opmærksomhedspunkter: Pas på at workshop og dem som står for dem ikke bliver for meget en salgstale hvis der er tale om private virksomheder? Det blev efterlyst, at der skulle være mulighed for at måde leder og AMR kunne blive tilmeldt samme workshop. Der var eksemplar på, at leder og AMR ikke havde fået tildelt samme workshop og det blev oplevet som uhensigtsmæssigt, da de helt bevidst havde ønsket den samme, da de ville arbejde videre hjemme i egen institution, med de input de havde fået? Centerchefen har endvidere opfordret til, at også MED-Virksomhedsudvalgene kunne fremsende evaluering. Arbejdsmiljøkonferencen i 2014 er sat til den 6. november 2014, hvor der er indgået aftale med Kulturcentret/Grønnegade. CPH foreslår at nogle af nedenstående temaer kan indgå i Konferencen 2014: o Psykisk arbejdsmiljø o Mobning og chikane o Vold og trusler om vold og ulykker (samt projekthåndtering generelt v/den Matrikelløse Døgninst.) o Arbejdspres og kvalitet i kerneopgaven o Krav og ressourcer og den ansattes ambitioner i relation til faglighed og faglig stolthed o Fokus på kan- og skal-opgaver prioritering. o Hollænderhusenes ildsjæleprojekt o Muskel/skeletbelastninger forebyggelse og instruktion (fx arbejdsmedicinsk klinik) o Oplægsholdere: fx Kjeld Fredens, Hans Engell, Odense Zoo-direktør Steffen Stræde. Side 20 af 23 sider