Forslag til organisationsændring i høring

Transkript

1 Forslag til organisationsændring i høring Byrådet besluttede i sit møde d. 15. juni d.å. at forvaltningen skulle arbejde videre med forslag til ændring af den administrative organisering. I forlængelse heraf fremsendes det konkrete forslag i høring i HMU, FMU er og OMU er. I forhold til de foreløbige tanker, der blev præsenteret i Byrådssagen er der ikke sket væsentlige ændringer i forslaget. Forslaget til ændret organisering består af: Oprettelse af et nyt direktørområde; her benævnt Sundhed og Social En udvidelse af direktionen med en direktør som konsekvens forslaget ovenfor En tilbageflytning af den selvstændige økonomifunktion i Velfærd til afdelingen Økonomi- og Ejendomme Høringsmaterialet udsendes til generel høring. Herudover ønskes forslag til benævnelsen af det direktørområde, der her i materialet benævnes Sundhed og Social. Høringsperioden er tilrettelagt i samarbejde med HMU og indebærer, at OMU er og FMU er skal have fremsendt deres høringssvar til Susannh@roskilde.dk før d. 14. september kl Herefter vil disse blive videresendt til HMU s medlemmer, til brug som grundlag for HMU s drøftelser d. 19. september. Samtlige høringssvar vil blive videresendt til den politiske behandling, der foregår d. 5. oktober i Økonomiudvalget og d. 12. oktober i Byrådet. 1

2 Forslag til justering af den administrative organisering i Roskilde Kommune efterår 2016 Byrådet behandlede i sit møde d. 15. juni d.å. sag nr. 167 om en kommende organisationsændring. Ændringen består af en udvidelse af direktionen med en direktør med deraf følgende oprettelse af et nyt direktørområde. Derudover består ændringen af en tilbageflytning af en selvstændige økonomifunktion fra det tidligere velfærdsområde og til den centrale afdeling Økonomi og Ejendomme. Ved sidst nævnte ændring opnås, at der fremadrettet er en ensartet arbejdsdeling mellem stab og direktørområder på alle tværgående opgaver. Dette notat rummer en kortfattet beskrivelse af den kommende organisation, dens funktionsmåde og sammenhæng. Derudover beskriver notatet et par mindre administrative justeringer i organisationen, der er iværksat i forsommeren, og som med hver deres kadence slutter sig til den overordnede organisationsændring og dermed er med til at tegne den nye organisation. Direktionen Direktionen består af Kommunaldirektøren og Vicekommunaldirektøren som direktører for de tværgående stabe samt yderligere tre direktører; Sundheds- og Socialdirektøren, Børne- og Skoledirektøren samt direktøren for By, Kultur og Miljø. Alle fem direktører skal tænke organisationen som èn helhed og samlet fungere som en enhedsdirektion. Alle direktører arbejder med base i direktionen og herfra ud i hvert deres direktørområde. Der skal hos alle fem direktører være personligt og fagligt overskud og kompetencer til at gå på kryds og tværs i organisationen, til at forstyrre hinandens områder konstruktivt, - og til konstruktivt at modtage forstyrrelser af kolleger. På sigt skal det kunne ses som en naturlig forlængelse af denne vision, at man som direktør kan skifte fagområde uden at hverken kurs eller tempo mistes; men at man tværtimod på fagområdet oplever det som fornyende. Endvidere er det visionen, at direktionens mere praktiske måde at tilrettelægge arbejdet på, styringsredskaber mv., justeres, så de i endnu højere grad forrykker balancen mellem direktøransvaret på den en ene side, og direktionsansvaret på den anden; - uden at der hermed gives afkald på den enkeltes direktørs ansvar overfor de politiske fagudvalg og det overordnede ansvar for den kvalitative og strukturelle udvikling på det enkelte direktørområde. 2

3 Afdelingschefgruppen Afdelingscheferne skal være garanter for det faglige niveau og udvikling, samtidig med at man også på dette ledelsesniveau skal være orienteret mod tværgående løsninger og ikke alene mod sin egen faglighed. Afdelingschefgruppen er set som samlet gruppe - uberørt af organisationsændringen. Ensartet snitflade mellem stabe og direktørområder mht. økonomi, udvikling og kommunikation Der vil på de tre faglige direktørområder også fremadrettet være kommunikations-, udviklings- og økonomimedarbejdere, der kan understøtte direktørområdet. Hvorvidt og i hvilket omfang disse funktioner er placeret i direktørområdets fælles sekretariat eller i fagafdelingerne varierer. Velfærdsområdet har - som en særordning - haft en udvidet økonomifunktion i form af afsnittet Økonomiog Kvalitet. Denne ordning ophører, sådan at der fremadrettet er et ensartet snit på tværs af organisationen. I praksis indebærer dette, at størstedelen af medarbejderne i afsnittet overflyttes til afdelingen Økonomi og ejendomme. Dette indebærer, at der under de tre fagdirektører er et begrænset antal økonomimedarbejdere/konsulenter, der som ressoucepersoner kan understøtte direktørområdet i økonomistyringsopgaven og være bindeled til den centrale økonomiafdeling. Endvidere vil ressoucepersonerne i de tre direktørområder være ansvarlige for beskrivelser af sammenhænge og forslag til justeringer i forhold til ændringer i kapacitet, serviceniveau, lovgivning mv.. Denne arbejdsdeling har fungeret på øvrige områder hele tiden, og indtil oprettelse af velfærdsområdet var det også denne arbejdsdeling, der var gældende for skole- og dagtilbudsområdet. Flytningen af afdelingen Sundhed og Omsorg til det kommende direktørområde Sundhed og Social vil indebære, at medarbejderne i det nuværende sekretariat under Velfærd opdeles, sådan at nogle fremadrettet placeres i sekretariatet under Sundhed og Social og nogle i sekretariatet under Børn og Skole. Hovedprincippet i forbindelse med denne opdeling vil være opgavebestemt og vil ske efter konkret vurdering. Endvidere vil der på medarbejderniveau ske enkelte småjusteringer i forbindelse med organisationsændringen. Organisationsstruktur Organisationen er jf. nedenfor kendetegnet ved, at der i tilknytning til hh. kommunal- og vicekommunaldirektørernes områder er tilknyttet en række tværgående stabe, der går på tværs af hele organisationen. Stabene har som hovedfunktion at understøtte den samlede direktion og koncernperspektivet samtidig med, at de skal levere diverse services til de enkelte direktørområder og afdelinger. 3

4 Kommunaldirektørens område Henrik Kolind HR- og Byrådssekretariatet Erhverv Digitalisering Kommunaldirektørens område forbliver i sin hovedstruktur intakt. Vicekommunaldirektørens område Mogens Raun Andersen Økonomi og Ejendomme Direktørområdet er nyt som selvstændigt område. I praksis vil tværgående opgaver og koncernopgaver samt drift og udvikling af de 4 stabe ske i et samarbejde mellem kommunal- og vicekommunaldirektør. Følgende politiske udvalg betjenes af kommunaldirektørens og vicekommunaldirektørens område: Byrådet Økonomiudvalget Udvalget for Vækst, Erhverv og Globalisering ( 17. stk. 4) 4

5 Sundhed- og Socialdirektørens område - Vakant Sekretariat og Social og Integration Arbejdsmarked Sundhed og Omsorg Følgende politiske udvalg betjenes af direktørområdet: Beskæftigelses- og Socialudvalget Sundheds- og Omsorgsudvalget Området er en fusion af det tidligere direktørområde Beskæftigelse, Social og Økonomi (undtaget Økonomi) og afdelingen Sundhed og Omsorg. I dette notat er direktørområdet benævnt Sundhed og Social. En anden mulighed kunne være Sundhed og Job eller Sundhed og Beskæftigelse. Såfremt høringsparterne har andre forslag, eller en holdning til de nævnte, så bedes de skrives ind i høringssvaret. Direktørområdet giver mulighed for et tættere samarbejde omkring den nationale sundhedsdagsorden for de borgere, der skal gives særlig opmærksomhed, når der skal skabes øget lighed i sundhed. Sundhedsplejen og Tandplejen er i foråret flyttet fra afdelingen Dagtilbud og Sundhed til afdelingen Sundhed og Omsorg, fordi denne afdeling har ansvar for alle øvrige kommunale sundhedsopgaver. Den samlede sundhedsopgave, herunder Sundhedsplejen og Tandplejen, hører i forhold til den politiske styrelsesvedtægt under Sundheds- og Omsorgsudvalget. Børne- og Skoledirektørens område - Vakant Sekretariat Skole- og Klub Dagtilbud Børn og Unge Følgende politiske udvalg betjenes af direktørområdet. Skole- og Børneudvalget Børne- og Skoleområdet består af det tidligere velfærdsområde, bortset fra afdelingen Sundhed og Omsorg jf. ovenfor. Endvidere reetableres økonomifunktionerne, som nævnt, sådan at der er en ensartet snitflade mellem stabe og direktørområder, hvilket indebærer, at det selvstændige økonomiafsnit i sekretariatet er flyttet til Økonomi og Ejendomme under vicekommunaldirektøren. Det tidligere Inklusionscenter nu PPR er i foråret overflyttet fra afdelingen Børn og Unge til afdelingen Skole og Klub. Formålet med referenceskiftet er at styrke inklusion i forhold til fælles sprog, metoder og indsatser mellem institutioner og PPR. Afdelingen Dagtilbud og Sundhed ændrer navn til Dagtilbud idet Sundhedsplejen og Tandplejen, som beskrevet ovenfor, er flyttet ud af afdelingen. 5

6 Direktørområdet for By, Kultur og Miljø Martin Holgaard Sekretariat Kultur og Idræt Plan og udvikling Miljø og Byggesag Veje og Grønne Områder Biblioteker og Borgerservice Følgende politiske udvalg betjenes af direktørområdet: Klima- og Miljøudvalget Plan- og Teknikudvalget Kultur og idrætsudvalget Direktørområdet er uberørt af organisationsændringen. Tidsplan Der arbejdes med en tidsplan hvor denne organisering godkendes i Byrådet d. 12. oktober med ikrafttræden d. 1. november, samtidig med at de to vakante direktørstillinger forventes at være besat. Forvaltningen sikrer at flytning af betjening af Sundheds- og Omsorgsudvalget sker så glat som muligt. Forud for den politiske beslutning sker medarbejderinddragelse jf. MED-aftalen. Organisationsændringen indebærer en justering af MED-strukturen. Denne arbejdes der med i en arbejdsgruppe nedsat af HMU. Forslag hertil vil blive behandlet i HMU s møde ultimo oktober, og implementeringen heraf vil ske så hurtigt og så pragmatisk som muligt. Øvrige praktiske ændringer som justering af budgetter, praktisk flytning, evt. varsling af medarbejdere mv. håndteres administrativt med relevant inddragelse af MED-system og evt. faglige organisationer. 6