Kommunalbestyrelsens muligheder for at følge med i Nærheden P/S bestyrelsesarbejde og bestyrelsesmedlemmernes mulighed for

Transkript

1 Mail: Høje-Taastrup Kommune Bygaden Taastrup Att.: Juridisk chef Anette Vorm HLH db ADVOKATPARTNERSELSKAB GOTHERSGADE KØBENHAVN K TLF FAX januar 2015 J.nr /db Kommunalbestyrelsens muligheder for at følge med i Nærheden P/S bestyrelsesarbejde og bestyrelsesmedlemmernes mulighed for at videregive informationer fra bestyrelsesarbejdet til Økonomiudvalget. Høje-Taastrup Kommune har bedt mig om overordnet at beskrive de rammer, der gælder for kommunalbestyrelsesmedlemmernes mulighed for at følge arbejdet i Nærheden P/S, herunder muligheden for at se bestyrelsesreferater og andet materiale, som bestyrelsen måtte udarbejde eller få udarbejdet. Endvidere ønskes en redegørelse for bestyrelsesmedlemmernes mulighed for at videregive informationer fra bestyrelsesarbejdet til Økonomiudvalget, eventuelt i fortrolighed. Opdraget berører to adskilte problemstillinger, nemlig spørgsmålet om videregivelse af informationer i form af skriftligt materiale og spørgsmålet om videregivelse af information mundtligt. Disse spørgsmål behandles nedenfor under 2 og 3. For besvarelsen af disse spørgsmål er det nødvendigt kort at redegøre for en række detailspørgsmål med relation til selskabsloven og relation til offentligretlige regler. Disse spørgsmål behandles under 1. Konkluderende bemærkninger er angivet nedenfor under 4. HANS LYKKE HANSEN (H) MICHAEL GJEDDE-NIELSEN (H) HENRIK HAUGE ANDERSEN (H) STEEN HELLMANN (L) PETER F. THOMMESEN (L) LL.M BJØRN HØBERG-PETERSEN (H) TINA ORTEGA (L) KRISTINA MORTENSEN DORTHE JENSEN-DAHM

2 1. Selskabsloven m.v. 1.1 Tavshedspligt. I henhold til selskabslovens 32 er medlemmer af bestyrelsen i et aktieselskab "uberettiget (til at) videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til." Nærheden P/S er et partnerselskab, og det følger af selskabslovens kapitel 21, at lovens regler om aktieselskaber "med de fornødne tilpasninger (finder) anvendelse på partnerselskaber." Der er ingen tvivl om, at 32 om tavshedspligt også gælder for partnerselskaber. Bestyrelsesmedlemmer, herunder også bestyrelsesmedlemmerne i Nærheden P/S har således ikke en ubetinget tavshedspligt men alene en pligt til ikke "uberettiget" at videregive oplysninger. Bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt er en følge af den loyalitetsforpligtelse, medlemmerne er underlagt, og loyalitetsforpligtelsen må derfor anvendes som rettesnor, når det i det konkrete tilfælde skal afgøres, om en oplysning kan videregives. Kerneområdet for tavshedspligten er at hindre, at forretnings- og driftshemmeligheder videregives uberettiget. Andre former for oplysninger, herunder almindeligt kendte oplysninger, kan derfor videregives, uden at der vil være tale om overtrædelse af tavshedspligten. Det må imidlertid holdes for øje, at det klare udgangspunkt er, at bestyrelsesmedlemmerne i Nærheden P/S er underlagt tavshedspligt, og at de derfor ikke kan videregive oplysninger til andre, herunder ej heller andre medlemmer af kommunalbestyrelsen eller Økonomiudvalget med det formål at holde dem orienteret om arbejdet i bestyrelsen. Den enkelte bestyrelse, herunder også bestyrelsen i Nærheden P/S, kan selv fastlægge, hvilke oplysninger bestyrelsen betragter som fortrolige, og som derfor ikke må videregives, ligesom den enkelte bestyrelse på den anden side også kan fastlægge, hvilke oplysninger der må videregives. Træffer bestyrelsen ikke en sådan beslutning, må de enkelte medlemmer af bestyrelsen således som udgangspunkt være klar over, at de er underlagt tavshedspligt. 2

3 1.2 Forvaltningslov. Forvaltningslovens 27 indeholder detaljerede regler om tavshedspligt. Kort sagt går de ud på, at den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse kan betegnes som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Der gives i 27 en række detaljerede eksempler herpå. Forholdet er således det, at alle, der er en del af den offentlige forvaltning, er underlagt en betydelig grad af tavshedspligt. Praksis med relation til rækkevidden af denne tavshedspligt må ses i lyset af, i hvilket omfang offentligheden har ret til aktindsigt. 1.3 Offentlighed - aktindsigt. Reglerne herom findes i offentlighedsloven. Det fremgår af lovens 7, stk. 1, at "enhver kan (..) forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dennes virksomhed." Reglerne om aktindsigt er komplicerede, og det ligger uden for nærværende redegørelses rammer at redegøre for indholdet heraf. Det er imidlertid vigtigt at notere sig, at der ikke er tavshedspligt, i det omfang offentligheden har ret til aktindsigt i et dokument. Dette gælder også, hvis dokumentet alene behandles i et lukket møde. Hvis der eksempelvis i et lukket kommunalbestyrelsesmøde og/eller økonomiudvalgsmøde behandles sager, som det offentlige har aktindsigt i i medfør af offentlighedsloven, er det uden betydning, at kommunalbestyrelsen har vedtaget fortrolighed. Bestyrelsen i Nærheden P/S kan således meget vel fastlægge, at kommunalbestyrelsesmedlemmer, som ikke er medlem af bestyrelsen i Nærheden P/S, kan modtage oplysninger (dokumenter, notater og lignende), men at disse oplysninger skal behandles som fortrolige. I det omfang der imidlertid er aktindsigt i de oplysninger, der videregives til kommunalbestyrelsesmedlemmerne, må spørgsmålet om fortrolighed således vige for retten til aktindsigt. 3

4 1.4 Notatpligt. Reglerne herom findes i offentlighedslovens 13. Bestemmelsen har følgende ordlyd: "I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., skal den pågældende myndighed m.v., når den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne." Spørgsmålet om notatpligt er i nogen udstrækning uafklaret. Når spørgsmålet her nævnes, skyldes det, at der i princippet ikke er aktindsigt i mundtlige oplysninger, men aktindsigt kan komme ind via bagvejen i form af, at der for så vidt angår en række mundtlige oplysninger, vil være notatpligt. 2. Videregivelse af skriftligt materiale, som bestyrelsen måtte udarbejde eller få udarbejdet. Det er bestyrelsen i Nærheden P/S, der afgør, i hvilket omfang sådant materiale skal tilgå de to moderselskaber, herunder også for Høje- Taastrup Kommunes vedkommende andre kommunalbestyrelsesmedlemmer. Der er imidlertid ingen tvivl om, at et sådant materiale er tilgået den offentlige forvaltning, og at der kan søges aktindsigt i dette materiale, i det omfang reglerne om aktindsigt giver mulighed herfor. Disse regler er ganske vidtgående i favør af reglerne om aktindsigt, og medmindre der er tale om forretningshemmeligheder og lignende, vil der i sådanne dokumenter/sådant materiale være aktindsigt. Det bemærkes for en ordens skyld, at det i den forbindelse ikke spiller nogen rolle, om bestyrelsen i Nærheden har fastlagt, at det udleverede materiale skal behandles som fortroligt. 3. Videregivelse af mundtlige informationer. Der er ikke aktindsigt i sådanne informationer, jfr. hertil ordlyden af offentlighedslovens 7. Dette er baggrunden for, at man i offentlighedslovens 13 har indført regler om notatpligt. 4

5 Det er således muligt for en bestyrelse, hvis der i bestyrelsen er enighed herom, mundtligt at orientere andre om det, der er foregået på et bestyrelsesmøde, men hvis orienteringen vedrører forhold, hvorom der kan eller vil blive truffet afgørelse i en forvaltningssag, vil der være notatpligt, hvis den, der modtager oplysningerne, er en del af den offentlige forvaltning, eksempelvis et kommunalbestyrelsesmedlem. Reglerne om aktindsigt afgør herefter, om der er aktindsigt for offentligheden i et sådant notat. Også her er det vigtigt at understrege, at det er bestyrelsen i Nærheden P/S, der afgør, om en sådan mundtlig orientering kan finde sted, og det nævnes ligeledes for en ordens skyld, at hvis det bestemmes, at den ene af kapitalejerne kan orienteres, skal der selvfølgelig også ske orientering til den anden kapitalejer. 4. Konklusion. Som det fremgår ovenfor, er reglerne om tavshedspligt kontra muligheden for aktindsigt ganske komplicerede. Samtidig må det understreges, at det i aktieselskaber og partnerselskaber er grundtanken, at der er fortrolighed om det, der behandles på et bestyrelsesmøde. Det gælder også, selv om det offentlige måtte - helt eller delvis - være kapitalejer. Det er på den baggrund min opfattelse, at bestyrelsen i Nærheden P/S nøje bør overveje, om der er behov for en (yderligere) information til personer uden for bestyrelsens kreds. Det må således konkluderes, at bestyrelsesmedlemmerne i Nærheden P/S er underlagt tavshedspligt, og at denne tavshedspligt også gælder i relation til moderselskabernes ledelse, d.v.s. i relation til Høje-Taastrup Kommune, herunder medlemmer af kommunalbestyrelsen og i relation til Realdania By, Realdania Bys bestyrelse. Hvis der er behov for en orientering af andre, herunder kommunens kommunalbestyrelsesmedlemmer, vil det derfor være hensigtsmæssigt, at bestyrelsen i Nærheden P/S ved hvert enkelt bestyrelsesmøde fastlægger, hvilke af de emner, der har været diskuteret i bestyrelsen, de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan orientere deres "bagland" om. I det omfang der ikke træffes sådan beslutning, må det være udgangspunktet, at de enkelte bestyrelsesmedlemmer i Nærheden P/S ikke er berettiget til at videregive oplysninger til baglandet. 5

6 Med venlig hilsen Hans Lykke Hansen c.c. Realdania By A/S, att. administrerende direktør Peter Cederfeld, c.c. Nærheden P/S, att. projektdirektør Ole Møller, 6