Case Story: Strålfors Information Logistics & Must Win-Battles

Transkript

1 At vælge de rette kampe Strålfors Information Logistics er en virksomhed, der står midt i en vigtig forandringsperiode. Virksomheden, der netop er blevet en del af den store nordisk postfusion mellem Post Danmark A/S og Posten AB (der ejer Strålfors 100 %), står overfor nogle markante udfordringer i de kommende år. Disse udfordringer udløses primært af, at postmængden specielt indenfor rudekuverterne er faldende. Dette betyder, at produktionsapparatet skal tilpasses den nye virkelighed og at der skal opdyrkes nye markeder specielt indenfor dialogmarkedsføring, der er et af de nye vækstområder for brevet, siger Lars Kirstein Andersen, administrerende direktør for Strålfors Information Logistics. Det fysiske brev er på vej tilbage, mens post og generel information til den enkelte borger bliver mere og mere digitaliseret. Det betyder, at Strålfors Information Logistics står overfor at skulle foretage en række større og relevante forandringer i deres produktion og på deres hovedforretningsområde for at tilpasse sig virkeligheden. Samtidig arbejder Strålfors Information Logistics med at skabe nye forretningsområder og tage nye markedsandele. Men hvordan skabes holdbare strategiske forandringer, der ikke bare bliver til en mappe på hylden, men som faktisk forankres i virksomheden og er med til at løse fremtidens udfordringer? Det har Lars Kirstein Andersen et godt bud på. Strålfors Information Logistics er lige nu i gang med en større strategisk forandringsproces, og for Lars Kirstein Andersen er det vigtigt, at man i denne proces vælger de rette kampe og arbejder med virksomhedens store udfordringer. Løses disse ikke, når virksomheden ikke nye højder, ja den mister måske endda sit eksistensgrundlag. Derfor er det et krav hos Strålfors Information Logistics, at hele virksomheden arbejder sammen om at løse de store udfordringer på en god måde. Lars Kirstein Andersen og Strålfors Information Logistics har valgt at benytte processen Must-Win Battles som et strategisk forandringsredskab, fordi denne proces netop bidrager til at finde frem til de vigtigste udfordringer og skaber det rette fokus for virksomhedens nuværende indsatser. Lars Kirstein Andersen startede hos Strålfors Information Logistics i december 2008 og han beskriver Strålfors Information Logistics, som en virksomhed, der på det tidspunkt stod ved indgangen til en større transformation. Han oplevede virksomheden som en tung fysisk producerende virksomhed, der nu skulle forandres til en agil og in front IT virksomhed. 1

2 Derudover har Strålfors Information Logistics som så mange andre virksomheder været udfordret af finanskrisen. Lars Kirstein Andersen har dog stor tiltro til Strålfors Information Logistics evne til at udvikle sig og nå nye højder, og skal Lars Kirstein Andersen se 10 år frem, ser han Strålfors Information Logitics som en IT-virksomhed frem for en print og kuverteringsvirksomhed med stærke kompetencer indenfor det hastigt voksende forretningsområde informationslogistik, der i en mere og mere digital og data-integreret verden, har stigende strategisk betydning for virksomhedernes kommunikation med deres samarbejdspartnere (B2B) og slutkunder (B2C). Lars Kirstein Andersen vurderer, at der er et stort potentiale i det nye marked og gode muligheder for Strålfors Information Logistics, som allerede nu er godt på vej ind på det digitaliserede område og tager nye markedsandele. Løsningen til tilpasning er altså fundet og også vejen mod nye mål. Det skyldes bl.a., at Lars Kirstein Andersen og Strålfors Information Logistics har valgt at tage kampen for at forme den fremtid de ønsker sig. Det gør virksomheden bl.a. ved at benytte Must-Win Battles som strategisk forandringsredskab. Dette redskab hjælper Strålfors Information Logistics til at skabe fokus på de vigtigste udfordringer og prioritere opgaver, der er forankret i virkeligheden. Strålfors Information Logistics Strålfors Information Logistics leverer ydelser indenfor; Kommunikationsrådgivning og løsninger kaldet Smart Communication Consulting, datamanagement, informationslogistik, markedskommunikation, digital print og elektroniske beskeder, almindelig print og kuvertering samt kortløsninger. Strålfors Information Logistics har en solid print- og kuverteringserfaring samt stærke IT- og Markedskommunikationskompetencer indenfor håndtering og anvendelse af informationslogistik, og det er deres mission, at Strålfors Information Logistics A/S skal være den foretrukne partner for private, statslige og offentlige virksomheder. Læs mere på: Must-Win Battles som forandringsredskab Must Win-Battles, som proces, skal hjælpe Strålfors Information Logistics til at kæmpe de rigtige kampe og skabe fokus i virksomheden. Must-Win Battles er de 3-5 vigtigste kampe en virksomhed skal vinde for at nå sine mål. Lars Kirstein Andersen Kirstein og ledergruppen i Strålfors Information Logistics har derfor fundet frem til 4 afgørende udfordringer, der skal løses, før der kan sættes nye strategiske mål og skabes ny udvikling i virksomheden. Lars Kirstein Andersen beskriver disse kampe som afgørende for, hvordan det kommer til at gå for virksomheden i fremtiden. Lars Kirstein Andersen mener endda, at hvis disse kampe ikke kæmpes og vindes, kan det have fatale konsekvenser for virksomheden. 2

3 Men Strålfors Information Logistics har valgt at tage kampen op for at sikre fundamentet for en fremtidig førerposition. Først når disse udfordringer er løst/lykkes, kan der arbejdes med en videre strategi- og forretningsplan, siger Lars, og det understreger vigtigheden af de 4 kampes betydning. Ifølge Lars Kirstein Andersen er arbejdet med Must-Win Battles meget konstruktivt for virksomheden. Ikke alene finder man frem til virksomhedens vigtigste udfordringer, men det skaber også fokus for virksomheden og bygger på en kollektiv indsats i virksomheden. Forankring i virkeligheden Det er afgørende, at virksomhedens Must-Win Battles tager udgangspunkt i den virkelighed, som virksomheden befinder sig i. Ellers er det ikke de rigtige kampe, der kæmpes, og derfor må man udvælge Must Win-Battles, der fremover skal forankres i virksomheden, siger Lars Kirstein Andersen. Dermed bliver kampene også aktuelle for såvel ledelse som medarbejdere. Det skal være kampe, som alle synes er værd at kæmpe for og som kan gøre en stor forskel. Dermed kan man som direktør ikke bare udvælge kampe, uden man har indsigt i, hvad der foregår i virksomheden og har involveret medarbejderne. Gør man regning uden vært, kan det meget vel ende med en række Must Win-Battles, som blot ender i en mappe på hylden, vurderer Lars Kirstein Andersen Kirstein, og det er ikke formålet med den igangværende proces. Lars Kirstein Andersen har derfor brugt lang tid på at skabe sig en forståelse af virksomheden, og han mener, at det er vigtigt, at man tager sig tiden til at skabe den rette indsigt, hvis de rigtige udfordringer skal findes. Det har været vigtigt for ham at være med på gulvet i hele virksomheden. På den måde oplever Lars Kirstein Andersen, at han har fået et realistisk indblik i virksomhedens udfordringer og har samtidig også skabt en tiltro hos medarbejderne til, at han ved hvad han snakker om, siger han. Derfor er Strålfors Information Logistics 4 Must-Win Battles et produkt af en lang analyseperiode, og det er udfordringer alle medarbejdere kan nikke genkendende til. Det er vigtigt for Lars Kirstein Andersen, og han er ikke i tvivl om, at de har fået kortlagt de helt rigtige udfordringer. Det motiverer Strålfors Information Logistics fire Must-Win Battles 1. Implementering af et fælles økonomistyringssystem 2. Effektivisering af det samlede produktionsapparat 3. Frigørelse af ressourcer til salg og opdyrkning af nye markeder 4. Nedbrydelse af organisatoriske siloer Disse fire Must-Win Battles i overskrifter er blevet brudt ned i mange delprojekter, der alle er med til at sikre, at de 4 Must-Win Battles implementeres. De fire Must-Win Battles tjener som en frontløber for næste fase af strategiarbejdet. I denne fase skal der implementeres et Balanced Scorecard, hvor de fire Must- Win Battles bliver brudt ned i strategiske indsatsområder, og implementeringsgraden skal forøges. De nye strategiske indsatsområder svarer til de 5 opgaveprioriteter som lederne indtil videre har arbejdet med. 3

4 ham til at fortsætte arbejdet, også selvom det kan være hårdt til tider. Lars Kirstein Andersen er heller ikke i tvivl om, at arbejdet med Must-Win Battles har en betydning for medarbejderne, deres engagement og tiltro til virksomheden. Det kommer bl.a. til udtryk gennem en medarbejdertilfredshedsundersøgelse, hvor det viser sig, at medarbejdernes motivation er steget fra 65 % til 86 % efter de er begyndt at arbejde med de 4 store udfordringer og det er de stolte af på Strålfors Information Logistics. Den brændende platform Strålfors Information Logistics 4 Must-Win Battles har tilsammen det overordnede formål dels at tilpasse og optimere produktionen, som den er nu, samt at skabe plads og ressourcer til at arbejde videre med og udvikle nye forretningsområder. Ifølge Lars Kirstein Andersen, er det vigtigt, at man tegner et realistisk billede af, hvad der sker, hvis ikke man vinder de 4 Must Win-Battles, da det kan have store konsekvenser for virksomheden. Derfor kan der skabes en brændende platform ud fra den virkelighed, virksomheden befinder sig i, og her mener Lars Kirstein Andersen, at det er relevant, at platformen understøttes af reelle tal. Det er medvirkende til at understrege vigtigheden af at løse udfordringerne, og det giver medarbejderne noget at kæmpe for. En klar fordel ved at arbejde med Must Win-Battles, er ifølge Lars Kirstein Andersen, derfor også, at det er medvirkende til at skabe et fælles fokus for virksomheden. Tidligere har man oplevet siloer i virksomheden, hvor afdelinger kunne modarbejde hinanden, men nu arbejdes der mere i fælles retning om at løse udfordringerne, og alle er engagerede i arbejdet. Hvad er Must-Win Battles? Must-Win Battles er de 3-5 vigtige kampe, som en virksomhed må vinde. Det er en metode til at skære ind til benet, så fokus er på det rigtige, og så virksomhedens strategiske mål nås. Metoden understøtter, at organisatoriske søjler nedbrydes, og at de overordnede mål bliver det centrale frem for organisationen i sig selv. Must-Win Battles skaber fokus og energi omkring det, der virkeligt har en betydning. Must-Win Battles hjælper også ledere med at identificere og blive enige om de vigtigste nøgleprojekter, der enten vil redde eller ødelægge forretningen. Metoden hjælper med at mobilisere personer og ressourcer, så målene nås. Konceptet om Must-Win Battles er udviklet af professorerne Peter Killing og Tom Malnight fra IMD i Schweiz på baggrund af deres omfattende arbejde med strategi i organisationer. Læs mere på: Prioriter! De 4 Must Win-Battles, og dermed det fælles fokus, er også et godt ledelsesværktøj for ledelsen i Strålfors Information Logistics. Det er nu i højere grad muligt at prioritere alle de opgaver, lederne er ansvarlige for i deres afdelinger ved at holde 4

5 disse op mod de 4 Must Win-Battles, der har første prioritet. Har lederens opgaver ikke relevans for de 4 Must Win-Battles, må opgaven enten parkeres eller nedprioriteres. På denne måde er det muligt for lederne at prioritere mellem de mange forskellige opgaver, der skal arbejdes med i deres afdelinger. Før Strålfors Information Logistics begyndte arbejde med Must Win-Battles, havde hver leder typisk opgaver, de arbejdede med, og det betød mangel på fælles overblik, fokus og samarbejde, siger Lars Kirstein Andersen Kirstein. Derfor bad Lars Kirstein Andersen hver leder om at finde 5 vigtige opgaver, de ville arbejde med, baseret på, at disse skulle bidrage til løsningen af de 4 Must Win-Battles. Det betyder, at det nu er nemmere for ledelsen at prioritere opgaver og skabe struktur og fokus i den enkelte afdeling. De 4 Must-Win Battles tjener hos Strålfors Information Logistics som en frontløber for næste fase, hvor der skal implementeres et Balanced Scorecard. Det betyder, at de 4 Must-Win Battles skal brydes ned i strategiske indsatsområder svarende til de fem tidligere opgaveprioriteter som lederen indtil dato har arbejdet med. I denne fase skal implementeringsgraden også forøges. Om Lars Kirstein Andersen Lars Kirstein Andersen tiltrådte i december 2008 jobbet som administrerende direktør for Strålfors Information Logistics A/S. Gennem en lang karriere har Lars opnået stor erfaring inden for IT og dansk teknologi, og han har været administrerende direktør for Acer Scandinavia A/S, Tech Data Danmark A/S og Bang & Olufsen North Europe samt senest som Executive Vice President for Martin Professional A/S. Lars kan desuden skrive bestyrelsesformand, censor og ejer af eget konsulentfirma på CV et. Lars har en HA fra Handelshøjskolen i Århus samt en MBA fra Handelshøjskolen i København. Lars Kirstein Andersen har forberedt ledergruppen til implementeringen af Balanced Scorecard ved at fokusere på de fem vigtige opgaver og bede dem om at prioritere 70 % af deres tid til disse opgaver. Samtidig valgte Lars Kirstein Andersen vedvarende at understrege vigtigheden af at have fokus på de vigtigste stakeholders: 1. Kunderne, 2. Kollegerne og 3. Ejerne. Oversætter du Ejerne med Finans og tilføjer det fjerde element Processer, så har du de fire grundsten i et Balanced Scorecard, siger Lars Kirsten Andersen. Kommunikationens betydning Selvom Must-Win Battles er et effektivt strategisk forandringsredskab, betyder det dog ikke, at det ikke kræver en stor arbejdsindsats. Man skal have viljen til at lykkes med udfordringerne, og man skal tro på det, mener Lars Kirstein Andersen. Arbejdsindsatsen lægger ikke kun i arbejdet med at finde frem til de 4 udfordringer, men det er en proces, hvor man løbende 5

6 må minde sig selv og hinanden om udfordringerne og deres formål. De skal bringes i spil hele tiden, hvis de ikke skal ende på hylden, siger Lars Kirstein Andersen. Derfor holder de i Strålfors Information Logistics hver 14. dag et fælles møde, hvor der tales om de 4 udfordringer, og derudover afholdes der både ledermøder og strategimøder i virksomheden, hvor udfordringerne tages op. Det er vigtigt at holde kampen levende, mener Lars Kirstein Andersen. Vil man lykkes med arbejdet med Must Win-Battles, skal man derfor være opmærksom på at have en god og vedvarende kommunikation i virksomheden. Også virksomhedens værdier skal sættes i tale, da disse er et bærende fundament i processen, og er medvirkende til at sikre et fælles udgangspunkt. Her gælder det eksempelvis for Strålfors Information Logistics, at kunden altid kommer før både medarbejder og ejer. Dette har betydning for, hvordan der arbejdes med de 4 udfordringer. Samtidig er prioriteringen af opgaverne i virksomheden også medvirkende til, at man aldrig mister fokus på de 4 udfordringer og lader dem falde i baggrunden. Must-Win Battles er en strategisk proces, der med fordel kan benyttes i arbejdet med forandringer og udvikling. Processen giver dig redskaber til ikke alene at skabe overblik og prioritere dine opgaver, men også at skabe fokus, engagement og fremdrift i virksomheden, mens forandringerne står på, siger Lars Kirstein Andersen Kirstein Andersen og skynder sig videre til det næste møde. 6