Godkendelse af dagsorden... 3 Godkendelse af referat... 3 Humlebæk Boligselskab... 3 Boligselskabets afdelinger... 14

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag d. 22. august 2011 kl I fælleshuset i Torpenvangen, Torpenvangen 1-68, 3050 Humlebæk Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Humlebæk Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domea Samarbejde med andre boligselskaber Samdriften - Status Samdriften - Nyhedsbreve til beboere Samdriften - Brugerundersøgelse Samdriften - Planlægning af lørdagskonference Samdriften Midler til materialegård Undersøgelse af boligernes sundhedstilstand Skimmelsvampesager Træk på pulje til uddannelse og instrumenter Styringsdialog afdelingerne Styringsdialog selskabet Styringsdialogmøde 2011 med Fredensborg Kommune Forvaltningsrevision årlig opfølgning PDA-løsning til bestyrelsen Politik for fælles midler Forretningsorden for bestyrelsen Katalogpakke om husorden, råderet og vedligeholdelse Udlejning Fornyet udlejningsaftale med Fredensborg Kommune Personaleforhold Orientering om personaleforhold Personaleforhold Ny lokalaftale Boligselskabets afdelinger Fordeling af forsikringsudgifter Torpenvangen Afdelingsmøde og bestyrelsesforhold Båstrupvej - Helhedsplan stejlepladsen I - Skimmelsvampesag Rosenhaven - Helhedsplan Stejlepladsen II - vandmålere Stejlepladsen II - Helhedsplan Enebærhaven - Helhedsplan og renovering Enebærhaven Inspirationstur med henblik på renoveringen Hesselhøj Frasalg Hesselhøj Bevilling af kr. til modgåelse af huslejestigninger & 420 Ravnsbjerg I & II - Grundejerforening Ravnsbjerg II - Huslejenedsættelse til modgåelse af udlejningsvanskeligheder Ravnsbjerg II - magelæg Mødeplanlægning Eventuelt... 19

2 Deltagere fra bestyrelsen: Karin Thomsen, formand Svend Aage Jensen, næstformand Lissy Holtegaard Uffe Horslef Kjeld Sørensen Ole Sørensen Jan Helge Madsen John Hemming Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Ronny Hjordt-Nielsen, Domea Frede Zieler Kristine Jacobsen, Domea Afbud: Villy Brejning Domea Boligcenter København, den 8. september 2011

3 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Der var enighed om, at dagsordenen var for lang til at nå på et enkelt møde, samt at dette var et generelt problem. Det blev drøftet, om man fremover skulle afholde 6 årlige møder i stedet for de 4. Dette kan godt lade sig gøre fra Domeas side og vil blive afregnet som en ekstraydelse. Det blev foreslået, at man fremover skulle rykke de væsentlige punkter frem i dagsordenen, så man var sikker på at nå igennem disse. Vedtagelsen af overordnede politikker og retningslinjer vil ligeledes kunne hjælpe til at man kom punkterne hurtigere igennem fremover, da drøftelsen så er taget på forhånd. Man enedes om at afbryde mødet i rimelig tid og eventuelt genoptage det en anden dag. Dagsorden godkendt med ovenstående bemærkninger. 2 Godkendelse af referat Domea har modtaget følgende bemærkninger til referatet af møde d. 18. maj 2011: Pkt. 3.3 Status på samdriften Karin Thomsen har bemærket, at det undersøges om solcellerne på carportene kan give strøm til lys i carporten og til en del af parkbelysningen. Pkt. 3.6 Træk på pulje til skimmelsvampesager Karin Thomsen påpegede, at det var vigtigt, at undersøge, om man kan finde årsagen til de mange skimmelsvampesager. For Stejlepladsen II s vedkommende kunne det måske tænkes, at forbedret isolering gjorde det endnu vigtigere at få udluftet. Pkt. 5.1 Årsregnskaber for 2010 Det er blevet bemærket fra afdelingsbestyrelsen i 409 Stejlepladsen II at overskuddet på afdelingsmødet er blevet budgetteret til at blive forbrugt på to år. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referat: Referat godkendt. 3 Humlebæk Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Side 3 af 19

4 Referat: Afdelingsmøder for de sidste 3 afdelinger afholdes i september. Orientering taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea Yderligere orientering gives på mødet. Referat: Intet under dette punkt. 3.3 Samarbejde med andre boligselskaber På seneste møde godkendte organisationsbestyrelsen at bringe konsulent Frede Zeiler ind i det videre arbejde omkring samarbejde med andre boligselskaber. Frede Zeiler vil deltage på mødet og redegøre for mulige målsætninger for et samarbejde. De relevante andre boligselskaber vil ligeledes blive præsenteret på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om videre skridt i samarbejdet med andre boligselskaber. Referat: Frede Zeiler redegjorde for, at der var mange mulige grader af samarbejde, for eksempel en regulær sammenlægning, men også blot driftsfællesskab. Fordelene ved sammenlægning er, at der opnås større politisk tyngde, et bredere søgeområde for beboerne, større drift og dermed bedre udnyttelse af ressourcer. Samtidig giver en regulær sammenlægning et større rekrutteringsgrundlag for beboerdemokratiet. Rent lovgivningsmæssigt er det ikke vanskeligt at lave en sammenlægning, repræsentantskaberne skal godkende og kommunen blot tage til efterretning. Kommunerne er interesseret i at få selskaber sammenlagt, og det er bedre at gøre det frivilligt og i et positivt samarbejde. Frede Zeiler bemærkede, at lige børn leger bedst. I det konkrete tilfælde, hvor et andet selskab er på tale, vil Humlebæk Boligselskab være storebror, dels størrelsesmæssigt, dels økonomisk, da økonomien i det andet selskab ikke er ret stærk. På den baggrund kunne Domea ikke forsvare at tilråde en sammenlægning, men vil i stedet foreslå, at man starter med et samarbejde om driften, og så kan det andet selskab evt. få tid til at rette sig økonomisk. John Hemming forespurgte hvordan man ville skrue en ny organisationsbestyrelse sammen, da bestyrelsen bliver meget stor, hvis et nyt selskab have samme repræsentation som i de oprindelige selskaber. Side 4 af 19

5 Frede Zeiler svarede, at dette ville blive aftalt konkret ved sammenlægningen. Der kunne blive tale om en større overgangsbestyrelse, indtil man havde fundet sig til rette med hinanden. Kristine Jacobsen omdelte præsentation af det andet selskab og orienterede yderligere om afdelinger og økonomi. Økonomien er meget dårlig med meget få fælles midler (dispositionsfond og arbejdskapital). Karin Thomsen bemærkede, at en af afdelingerne ikke udelukkende var almene boliger, og derfor havde nogle vanskeligt håndterbare vedtægter. Karin Thomsen spurgte, om det ville være naturligt at indgå i et driftsfællesskab. Pia Christiansen svarede, at det ville det på et tidspunkt. Bestyrelsen enedes efter en kort drøftelse om, at Humlebæk Boligselskab i øjeblikket skal fokusere på at få samdriften kørt ind, inden man begynder at overveje fælles drift. Emnet tages op igen om 2 år. 3.4 Samdriften - Status Der afholdes møde i samdriftsgruppen d. 16. august og orienteres på denne baggrund om status for samdriften, bl.a. bemanding og opgaveløsning i sommerperioden, opgavestyring og byggesagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om at der netop var afholdt møde i samdriftsgruppen, hvor der bl.a. var blevet orienteret om følgende: Ferieafviklingen er gået over al forventning, man har på intet tidspunkt været under 8 mand, dog med en sommerfugl i 2 uger i Fredensborg. Der er 1300 udførte beboerservices. Økonomien i samdriften balancerer med budgettet. Fremad venter en stor opgave med at få driftsaftaler på plads, møderækken planlægges nu. Medarbejderne har givet udtryk for tilfredshed med samdriftsordningen. Indimellem bliver der ikke ramt helt rigtigt med medarbejdernes kompetencemæssige fit med opgaverne. Dette tages op i driftsledelsen. Byggesagen på Baunebjergvej forløber umiddelbart planmæssigt. Orienteringen taget til efterretning. 3.5 Samdriften - Nyhedsbreve til beboere Orientering om afdelingsspecifikke nyhedsbreve om samdriften. Side 5 af 19

6 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Kristine Jacobsen omdelte dummy og orienterede om den videre proces. Efter en kort drøftelse af, hvad der skal stå i informationsskrivelsen, tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. 3.6 Samdriften - Brugerundersøgelse En brugerundersøgelse om samdriften blandt beboerne i Humlebæk Boligselskab, kan udføres af Domeas kunde- og driftssekretariat. Der fremlægges tilbud på dette og forslag til design for undersøgelsen på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om at igangsætte en brugerundersøgelse af samdriften. Referat: På lørdagskonferencen d. 15. januar 2011 blev det lovet, at der ville være kvartalsvise evalueringer af samdriften via spørgeskema, samt en årlig lørdagskonference. Kristine Jacobsen orienterede om, at en undersøgelse blandt alle beboere i Humlebæk Boligselskab på web og papir ville koste kr. incl. moms, og være færdig før lørdagskonferencen. Det blev foreslået, at man i forbindelse med besvarelserne bad om folks adresser for i videst muligt omfang at foretage undersøgelsen fuldt elektronisk fremover. Det færdige spørgeskema sendes til bestyrelsen for feedback inden undersøgelsen igangsættes. Bestyrelsen enedes om, at der skal være præmier til 3 af besvarelserne, henholdsvis et gavekort til Comwell i Snekkersten og gavekort til butikker i området. Orienteringen taget til efterretning. 3.7 Samdriften - Planlægning af lørdagskonference Lørdagskonferencen om samdrift er kalendersat til d. 8. oktober Det skal drøftes, hvad konferencen skal indeholde og hvad målet med denne skal være. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om de nærmere rammer for afholdelse af lørdagskonference om samdrift. Side 6 af 19

7 Referat: Formålet med lørdagskonferencen skal være at orientere repræsentantskabet om samdriften, modtage input til samdriften og i fællesskab at evaluere samdriften indtil nu. Lørdagskonferencen vil kun omhandle samdriften, en seance omkring værdier mv., som ønsket af repræsentantskabet, vil tidligst kunne finde sted på den anden side af nytår, da samdriften stadig tager mange ressourcer. Lørdagskonferencen vil om muligt blive afholdt på Comwell Snekkersten d. 8. oktober fra kl , hvor der afsluttes med fælles frokost. Det vil ikke være muligt at få udarbejdet alle driftsaftaler inden, men det vil være muligt at give et billede af, hvordan de kommer til at se ud. Domea udarbejder invitation og dagsorden. 3.8 Samdriften Midler til materialegård Der er opstået forhold omkring materialegård, som ikke tidligere har været fremlagt for bestyrelsen, hvilket bevirker, at der er behov for yderligere midler. Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der bevilliges yderligere midler til materialegård. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at materialegården ikke havde været godt nok defineret i det oprindelige tilbud og at der derfor var kommet et ekstratilbud fra leverandøren på 1,5 mio. kr. Denne pris vurderedes af Domea til at være alt for høj, idet at det var Domeas vurdering, at opgaven skulles andrage 0,5 mio. kr. Svend Aage Jensen gav udtryk for stærk forundring over, at materialegården ikke havde været med i den oprindelige pris, og at det var uacceptabelt at blive præsenteret for en ekstraregning. Keld Sørensen gav udtryk for, at han ikke havde fået forståelsen af, at materialegården ikke var med i budgettet, da man ikke havde talt særlig meget om denne. Hvis der var tale om en forglemmelse lå denne lige så meget hos bestyrelsen som hos Domea. Jan Helge Madsen mente, at det var uheldigt, at der var blevet meldt en pris ud til repræsentantskabet, hvor materialegården ikke var med i. Pia Christiansen bemærkede, at der Domea bekendt ikke var andre udeståender i forbindelse med den fysiske etablering af samdriften. Bestyrelsen enedes om, at materialegården skal sendes i udbud, og tillægsbevillingen derefter godkendes af bestyrelsen, eventuelt via mailgodkendelse. Side 7 af 19

8 3.9 Undersøgelse af boligernes sundhedstilstand Der er indhentet et sammenlignende tilbud og prisen på det af bestyrelsen allerede godkendte tilbud er forhandlet ned. Der er ligeledes indhentet referencer. Der orienteres nærmere på mødet. Det indstilles at bestyrelsen træffer nærmere beslutning om gennemførelse af undersøgelsen af boligernes sundhedstilstand. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om, at der var indhentet fine referencer på den valgte leverandør, samt at det havde været muligt at forhandle prisen yderligere ned. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Skimmelsvampesager Træk på pulje til uddannelse og instrumenter Bestyrelsen har tidligere afsat en pulje på 2,5 mio. kr. til skimmelsvampesager. Fra driftscenterets side ønsker man at trække ca kr. af disse afsatte midler til uddannelse inden for området og indkøb af instrumenter. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning vedrørende træk på skimmelsvampepulje til uddannelse og instrumenter indenfor området. Referat: Ole Sørensen orienterede yderligere. Man ønsker at kunne udføre flere af testene selv. Beløbet er udover kufferterne, der er købt med dataloggere osv kr. ud af den afsatte ramme til skimmelsvamp bevilliget til uddannelse og instrumenter Styringsdialog afdelingerne Udkast til styringsrapporter for samtlige afdelinger baseret på regnskabstallene er blevet udsendt til afdelingsbestyrelserne. Der er ikke indkommet tilbagemeldinger fra nogen af afdelingerne. Styringsrapporterne for afdelingerne vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår styringsrapporterne baseret på 2010-tal for samtlige afdelinger, hvorefter rapporterne vil blive indberettet til Landsbyggefonden. Referat: Organisationsbestyrelsen ønskede indført i rapporterne, at: Vedligeholdelsen i Torpenvangen ikke er tilfredsstillende samt at beboerdemokratiet i afdelingen er mindre velfungerende. Man ønsker at drøfte anvisningsretten i Båstrupvej. At man har vedtaget at prioritere frasalg af Hesselhøj. Grundejerforeningen som Ravnsbjerg I og II er tvunget ind i. Side 8 af 19

9 Næste år tages styringsrapporterne op med afdelingsbestyrelserne i løbet af foråret. Rapporterne godkendt med ovenstående bemærkninger, disse tilrettes og indberettes af Domea Styringsdialog selskabet Udkast til styringsrapport for selskabet baseret på 2010-regnskabstallene vedlægges. Opdaterede input fra afdelingerne vil blive ført ind, inden styringsrapporten indberettes. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår styringsrapporten baseret på 2010-tal for selskabet. Referat: Bestyrelsen ønsker med kommunen at drøfte: Miljø- og klimaforanstaltninger Byggetilladelser til ensartet byggeri Samt øvrige punkter, hvor man afventer svar fra borgmesteren efter hans deltagelse på repræsentantskabsmødet. Rapporten godkendt med ovenstående bemærkninger, denne tilrettes og indberettes af Domea Styringsdialogmøde 2011 med Fredensborg Kommune Det skal besluttes, hvem fra selskabet og evt. afdelingerne, der skal deltage på kommende styringsdialogmøde med Fredensborg Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, hvem der skal deltage på styringsdialogmøde. Referat: Datoen for mødet er endnu ikke meldt ud. Sidste år var det Karin Thomsen, Pia Christiansen og driftschefen. I år deltager de samme, Svend Aage Jensen inviteres også Forvaltningsrevision årlig opfølgning Humlebæk Boligselskab er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det bemærkes, at alle målsætninger er opfyldt. Teksten fra årsregnskabet er gengivet her: Opfølgning på forvaltningsrevision Boligorganisationen er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Side 9 af 19

10 Organisation - målsætninger og handlingsplaner for beboerdemokrati. Målsætningen for beboerdemokrati er opfyldt. Organisation - målsætninger og handlingsplaner for personalepolitik. Målsætningen for personalepolitik er opfyldt. Administration målsætning og handlingsplan for udlejning/ventelister. Målsætningen for udlejning/venteliste er ikke opfyldt, da ventelisten og fraflytningsprocenten viser en negativ udvikling. Økonomi målsætninger og handlingsplaner for regnskab, budget og vedligeholdelsesplaner. Målsætningen for regnskab og budget er opfyldt. Image - målsætning og handlingsplan for kontakt til pressen. Målsætningen for kontakt til pressen er opfyldt. Køb af serviceydelser målsætning og handlingsplan for indkøbspolitik. Målsætningen for indkøbspolitik er ikke opfyldt. Forretningsførelse målsætninger og handlingsplaner for administrativ ledelse. Målsætningen for administrativ ledelse er opfyldt. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning. Referat: Kristine Jacobsen uddelte bilag om den forvaltningsrevision og de indsatspunkter, som bestyrelsen tidligere har besluttet. Der arbejdes på de to områder, hvor forvaltningsrevisionen ikke er opfyldt. Orienteringen taget til efterretning PDA-løsning til bestyrelsen Der redegøres nærmere om status på mødet. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om, at prisen blev uforholdsmæssig høj. Markedet vil blive undersøgt yderligere. Bestyrelsen er enig om, at det er en investering, man vil foretage for at lette bestyrelsens arbejde og man besluttede at indkøbe 8, gerne til en lavere pris hvis en sådan kan findes Politik for fælles midler En oversigt over fælles midler vedlægges som bilag. Side 10 af 19

11 Ud fra en gennemgang af de emner og temaer, som har været til drøftelse i afdelingerne og organisationsbestyrelsen gennem de senere år, foreslås følgende politik for dispositionsfond, arbejdskapital og øvrige fælles midler: Politik for træk på fælles midler i Humlebæk Boligselskab Humlebæk Boligselskab ønsker fremtidssikrede, sunde og miljøvenlige boliger i afdelinger, der fungerer godt både socialt og økonomisk. Til dette formål ønsker man at arbejde med de fælles midler i dispositionsfond og arbejdskapital på tiltag, der overordnet er fremtidsrettede og øger brugsværdien i afdelingerne, udover almindelige drift- og vedligeholdelsesopgaver. Særlige fokusområder er: Miljøtiltag - Tilskud til installering af individuelle vandmålere i afdelinger. Dette er et ønske fra flere afdelinger, da det vil give en mere fair fordeling af vandudgifterne, formodes at give besparelser på vandforbruget og løfter udgiften til vand fra fælles budgettet til den enkeltes husleje. - Regnvand Forbedringer af afdelingernes sociale miljø - Tilskud til etablering eller forbedringer af legepladser - Tilskud til opførelse af nye multihuse eller renovering og modernisering af eksisterende fælleshuse - Tilskud til sociale aktiviteter i afdelingerne - Tilskud til etablering af sociale rum i afdelingernes udearealer Styrkelse af beboerdemokratiet - Afholdelse af lørdagskonferencer - Afholdelse af formandsmøder - Uddannelse og udvikling af bestyrelser - Inddragelse af afdelingsbestyrelser og beboere - Hjælp til afdelingernes overholdelse af ny og gældende lovgivning Fremtidssikring af afdelingerne - Udarbejdelse af fremtidssikringsanalyser - Udarbejdelse af helhedsplaner - Undersøgelser vedrørende fremtidssikring af afdelingerne - Initiativer til forebyggelse af udlejningsvanskeligheder Skimmelsvampeforebyggelse - Diverse undersøgelser af boligernes sundhedstilstand - Diverse undersøgelser af formodede skimmelsvampetilfælde - Udarbejdelse og gennemførelse af tiltag, f.eks. ændringer i udluftningssystemer i flyttelejligheder mv. Det indstilles til bestyrelsen at præcisere politikken for de fælles midler, samt fastsætte beløbsgrænser og/eller procentsatser, som man for de enkelte tiltag ønsker at støtte med. Referat: Punktet udskydes til næste møde Forretningsorden for bestyrelsen Side 11 af 19

12 Forretningsorden for bestyrelsen tilpasset bemærkninger fra sidste møde vedlægges som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at tiltræde forretningsordenen og at denne underskrives af formanden. Referat: Forretningsorden godkendt og underskrevet Katalogpakke om husorden, råderet og vedligeholdelse Oplæg til katalogpakke er udsendt til afdelingsbestyrelserne før sommerferien og der er inviteret til fælles aften med hjælp til tilpasning af katalogerne torsdag d. 8. september. Yderligere orientering gives på mødet. Referat: Punktet udskudt til næste møde Udlejning Fornyet udlejningsaftale med Fredensborg Kommune Nedenstående mail er indkommet fra Fredensborg Kommune vedrørende udlejningsaftale og anvisningsret. Kommunen ønsker en formaliseret udlejningsaftale vedrørende afdelingerne Båstrupvej og Stejlepladsen II. Kære Karin og Pia På halvårsmødet mellem borgmester Thomas Lykke Pedersen og boligorganisationernes organisations- og afdelingsformænd d. 7. marts 2011 spurgte afdelingsformand Kjeld Sørensen fra afdelingen Båstrupvej og afdelingsformand Tina Thomsen fra afdelingen Stejlepladsen II, hvorfor Fredensborg Kommune har 100 pct. anvisningsret til deres små boliger. Vi kunne ikke umiddelbart svare på spørgsmålet og lovede at vende tilbage med et svar. Vi har søgt efter en skriftlig aftale både hos os og hos jer i Domea (jeg har været i dialog med bl.a. Eva Roland), men vi kan ikke lokalisere en aftale. Dog praktiseres der efter den oprindelige aftale, som skulle sige, at Fredensborg Kommune har 100 pct. anvisningsret til følgende boliger: Stejlepladsen II, fast anvisning: På alle 2 rums 54,3 m2 = 12 stk. På 8 af de 2 rums på 58 m2 = 8 stk. Båstrupvej, fast anvisning: På alle 1 rums (38 m2) På alle 2 rums (50 m2) = 15 stk. = 15 stk. Som vi husker det, skulle aftalen vedr. afdelingen Båstrupvej være formuleret i slutningen af 1980 erne på baggrund af et møde mellem Fredensborg-Humlebæk Kommune og Humlebæk Boligselskab. På mødet blev der indgået aftale om, at kommunen har 100 pct. anvisningsret til de ældreegnede boliger i afdelingen Båstrupvej. Side 12 af 19

13 Hvis kommunen skal have en aftale om 100 pct. anvisning, forudsætter det en aftale mellem kommunen og boligselskabet, jf. almenboliglovens 59, stk.2. Da vi ikke kan lokalisere en skriftlig aftale, skal der formuleres en. Afdelingen Båstrupvej sendte den 17. februar 2010 en anmodning til Fredensborg Kommune om udlejning efter særlige kriterier i deres afdeling. Sagen blev behandlet i Social- og Sundhedsudvalget d. 13. april 2010 og beslutningen fremgår af vedhæftede svarbrev til Domea. Fredensborg Kommune er interesseret i fortsat at have 100 pct. anvisningsret til ovenstående boliger og vi foreslår derfor, at vi formulerer et udkast til en sådan aftale (gældende for både afdelingen Båstrupvej og afdelingen Stejlepladsen II). Kan I tilslutte jer, at Fredensborg Kommune formulerer et udkast til en fornyet aftale, med udgangspunkt i den oprindelige aftale med de ændringer som Socialog Sundhedsudvalget godkendte i april 2010? Den nævnte beslutning om ændringer vedrørende udlejning efter særlige kriterier i afdeling Båstrupsvej omhandler: - At kommunen udover de ovennævnte boliger også har anvisningsret på 25% af de 3 og 4-rums boliger i Båstrupvej. Denne anvisningsret ønskede kommunen ikke at frafalde. - Lejere i 3- og 4-rums boliger i afdelingen har fortrinsret til afdelingens 1- og 2-rumsboliger forud for den kommunale anvisning. - Kommunen ønskede ikke at give fortrinsret for borgere, som har job indenfor kommunens grænser men bopæl udenfor kommunens grænser, til afdelingens 3- og 4- rums boliger forud for andre opnoterede uden bopæl i afdelingen. - Kommunen ønskede ikke at give fortrinsret til borgere, som har job indenfor kommunens grænser men bopæl udenfor kommunens grænser, til afdelingens 1- og 2-rums boliger forud for den kommunale anvisning. - Kommunen bemærker dog, at der i forvejen tages hensyn til bl.a. jobsituation, når der anvises boliger. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om videre fremgangsmåde i forhandlingen om en udlejningsaftale med Fredensborg Kommune. Referat: Pia Christiansen redegjorde for at kommunen ikke umiddelbart er indstillet på at ændre anvisningsaftalen for Båstrupvej, hvor problemet opleves. Et forslag kunne være at gennemføre en helhedsplan og derved ændre sammensætningen af boliger i afdelingen, hvilket vil få anvisningsaftalen og den effekt til at tage sig anderledes ud. Punktet tages med på dialogmødet med kommunen. Det undersøges inden, hvad kommunen har lovgivningsmæssigt krav på som minimum i forbindelse med indgåelse af ny udlejningsaftale. Der vil på forhånd blive formuleret en skrivelse, som sendes til kommunen. Heri vil blandt andet stå, at man ønsker borgmesteren med på styringsdialogmødet. Side 13 af 19

14 3.20 Personaleforhold Orientering om personaleforhold Der orienteres yderligere under mødet. Referat: Punktet udskudt til næste møde Personaleforhold Ny lokalaftale Ny lokalaftale vedlægges som bilag. Der vil blive orienteret yderligere på mødet. Referat: Punktet udskudt til næste møde. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Fordeling af forsikringsudgifter Udgifterne til forsikring fordeles efter antallet af lejemål i hver enkelt afdeling. Der er desuden varslet en stigning i forsikringspræmier. Der orienteres yderligere på mødet. Referat: Punktet udskydes til næste møde Torpenvangen Afdelingsmøde og bestyrelsesforhold Der afholdes afdelingsmøde i Torpenvangen d. 7. september. Formanden er fratrådt og der er derfor indtil afdelingsmødet ikke en fuldgyldig bestyrelse. Referat: Punktet udskydes til næste møde Båstrupvej - Helhedsplan På baggrund af fremtidssikringsanalysen for Båstrupvej foreslås bestyrelsen at iværksætte en helhedsplan for afdelingen. Helhedsplanen vil bl.a. omfatte sammenlægning af boliger. Side 14 af 19

15 Udarbejdelsen af en helhedsplan anslås at beløbe sig til kr , som foreslås taget fra dispositionsfonden. Fremtidssikringsanalysen vedlægges som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der iværksættes en helhedsplan for afdeling Båstrupvej og bevillige kr hertil fra dispositionsfonden. Referat: Pia Christiansen orienterede om at de kr. var rådgiverydelser inkl. moms. Der er intet honorar til Domea i prisen for helhedsplanen. Pia Christiansen foreslog at give opgaven til Witraz. Igangsættelse af helhedsplan godkendt stejlepladsen I - Skimmelsvampesag Der er afholdt udgifter til udbedring, genhusning, undersøgelser mv. på ca kr. Disse udgifter er afholdt af boligorganisationen. Der er i maj 2011 rejst et krav om erstatning på kr. Af dette krav er der pr. kulance udbetalt kr. til dækning af merudgifter til transport og kost. Der er i juli via advokat kommet meddelelse om, at kravet om erstatning fastholdes og at dette yderligere vil blive suppleret med erstatningskrav for personskade jf. Erstatningsansvarsloven. Domea har i forbindelse med erstatningskravet varslet entreprenøren KB service, at en del af de udgifter afdelingen er blevet påført, vil blive rejst som erstatningskrav over for firmaet. Sagen er blevet overdraget advokat Peter la Cour. Afdelingens ansvar i forhold til erstatningskravet afvises. Referat: Udskudt til næste møde Rosenhaven - Helhedsplan Helhedsplanen er ved at være færdig. Bestyrelsen ved formand Tina Levisen har rettet henvendelse til Domea vedrørende punkter i helhedsplanen, som bestyrelsen ikke er tilfreds med. Der afholdes derfor opfølgende møde tirsdag d. 16. august, hvor helhedsplanen rettes endeligt til efter afdelingens ønsker. Helhedsplanen forventes fremlagt for organisationsbestyrelsen, hvorefter den vil blive indsendt til landsbyggefonden. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at der var afholdt et godt opfølgende møde med meget engagerede beboerdemokrater. Side 15 af 19

16 Orienteringen taget til efterretning Stejlepladsen II - vandmålere Stejlepladsen II ønsker at få opsat individuelle vandmålere i lejemålene. Udgiften vil beløbe sig til kr pr. stk. x 123 lejemål = kr. Afdelingen ansøger dispositionsfonden om støtte til dette, da der er tale om en investering til vandbesparelse nedbringelse af miljøbelastning. Det indstilles til bestyrelsen at bevillige kr. til vandmålere i Stejlepladsen II. Referat: Udskudt til næste møde Stejlepladsen II - Helhedsplan På baggrund af vedlagte bilag ansøger afdeling Stejlepladsen II om kr. til udarbejdelse af en helhedsplan. Det bemærkes at en sådan helhedsplan forventes at indeholde en løsning af skimmelsvampeproblemerne i afdelingen. Det indstilles til bestyrelsen at bevillige kr. fra dispositionsfonden til en helhedsplan i Stejlepladsen II. Referat: Udskudt til næste møde Enebærhaven - Helhedsplan og renovering Orientering om status på projektet gives på mødet. Referat: Udskudt til næste møde Enebærhaven Inspirationstur med henblik på renoveringen Opsamling og evaluering af forsommerens inspirationstur med hensyn til udbytte og hvilke erfaringer og inspirationer, der arbejdes videre med i styregruppen for renoveringen. Det indstilles til bestyrelsen at evaluere på inspirationsturen. Referat: Udskudt til næste møde Hesselhøj Frasalg Der orienteres nærmere på mødet og fremlægges breve til henholdsvis Landsbyggefonden og kommunen vedrørende afvikling af Hesselhøj. Side 16 af 19

17 Det indstilles til bestyrelsen at beslutte den videre fremgangsmåde i frasalg af Hesselhøj. Referat: Udskudt til næste møde Hesselhøj Bevilling af kr. til modgåelse af huslejestigninger For at få driftsbudgettet for afdeling Hesselhøj til at balancere er det reelt set nødvendigt med en huslejestigning på knap 25%. En sådan huslejestigning formodes at øge udlejningsvanskelighederne i afdelingen. For at forhindre dette og for at anspore de nuværende beboere til at blive boende, indstilles det til bestyrelsen at bevillige kr til dækning af huslejestigninger i afdeling Hesselhøj. Det bemærkes, at selskabet har planer om at skille sig af med afdelingen ved salg. Der er altså tale om, at dispositionsfonden midlertidigt holder afdelingen oven vande så afdelingens sociale og bygningsmæssige tilstand ikke forværres indtil et salg kan gennemføres. Det indstilles til bestyrelsen at bevillige kr fra dispositionsfonden til modgåelse af huslejestigninger i afdeling Hesselhøj. Referat: Godkendt & 420 Ravnsbjerg I & II - Grundejerforening Der afholdes møde d. 18. september med repræsentanter fra afdelingen, hvor de forskellige problematikker vil blive drøftet. Karin Thomsen har indvilliget i at indtræde i grundejerforeningen som repræsentant for boligorganisationen. Referat: Situationen er bekymrende. Der vil på næste møde blive fremlagt forslag til bestyrelsen om at betale for noget af kontingentet til grundejerforeningen. Side 17 af 19

18 Ravnsbjerg II - Huslejenedsættelse til modgåelse af udlejningsvanskeligheder Indtil videre har der i afdeling Ravnsbjerg II i 2011 været tomgangsleje på ca kr. og i hele 2011 var tomgangslejen ca kr. Dette skyldes formodentlig huslejen på 1083 kr. pr. kvm., der er forholdsvist meget i forhold til boligernes beliggenhed og faciliteter. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte foranstaltninger til at modgå yderligere huslejestigninger med deraf følgende tomgangsleje. Referat: Udskudt til næste møde Ravnsbjerg II - magelæg På seneste bestyrelsesmøde godkendte bestyrelsen at der foretages magelæg vedrørende parkeringspladsen ved Ravnsbjerg II. Beklageligvis var der en fejl i de fuldmagter, landmåleren havde klargjort til underskrift på mødet, dette blev dog opdaget inden sagen blev sendt til tinglysning. Nye fuldmagter medbringes på mødet og underskrives af formand, næstformand samt forretningsfører, hvorefter sagen fluks vil blive sendt til tinglysning. Det indstilles at fuldmagterne underskrives af formand, næstformand samt forretningsfører. Referat: Fuldmagter underskrevet. 5 Mødeplanlægning Følgende møder af relevans for hele bestyrelsen er på nuværende tidspunkt planlagt: Organisationsbestyrelsesmøde d. 7. november klokken 17.30, sted endnu ikke aftalt. Regionsmøde i Domea Nordsjælland d. 4. oktober, Domea. Lørdagskonference evaluering af samdrift, lørdag d. 8. oktober. Det indstilles, at bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Der henvises i øvrigt til vedlagte mødeplan for mødedatoer i udvalg, styregrupper mv. Det indstilles til markedsføringsudvalget at træffe beslutning om næste møde. Referat: De resterende punkter fra nærværende dagsorden behandles på et ekstraordinært møde d. 19. september. Side 18 af 19

19 6 Eventuelt Referat: Lissy Holtegaard gjorde opmærksom på, at det var for dårligt, at der ikke var specifikt Humlebæk Boligselskab materiale, men kun Domea materiale, til markedsføring på messer mv. Side 19 af 19