BØRN OG UNGE Digitaliseringsgruppen Aarhus Kommune

Transkript

1 Fremtidens kommunikationsplatforme Børn og Unge (MBU) er blevet anmodet om et høringssvar i forbindelse med indstillingen om Fremtidens Kommunikationsplatforme. Indstillingen fremsendes af Borgmesterens Afdeling (BA) på baggrund af forarbejde og drøftelser i styregrupperne for Kommunikation hhv. IT- og Digitalisering samt i styregruppen for Fremtidens Kommunikationsplatforme. Udbuddet anbefaler et opsplittet udbud af en Open Source-løsning. Formålet med et skift af platforme er ønsket om i højere grad at kunne imødekomme de behov til fremtidens kommunikation, som er beskrevet i det forberedende arbejde. I den forbindelse er det vurderingen, at der er behov for mere tidssvarende tekniske platforme. Fra MBUs side er der navnlig peget på behovet for et velfungerende intranet med adgang for alle medarbejdere samt en tidssvarende hjemmeside, der let og smidigt kan integrere til bl.a. sociale medier. Hertil har MBU understreget vigtigheden i en tæt kobling til Brugerportalsinitiativet, som fra 2016 og frem mod 2019 samler al kommunikation med forældre til børn på års-området. 8. februar 2016 Side 1 af 1 BØRN OG UNGE Digitaliseringsgruppen Aarhus Kommune Grøndalsvej Viby J Med forslaget bliver udbudsprocessen splittet op, således at intranet og ekstranet sendes i udbud først, mens hjemmesiden i første omgang venter. MBU har i Styregruppen for Kommunikation rejst spørgsmålet om ressourcer til transaktion og implementering ikke som anbefaling mod et samlet udbud, men ud fra et ønske om at gøre transaktionsomkostningerne synlige. Dette ikke mindst fordi MBU samtidig skal løfte opgaven med implementering af Brugerportalsinitiativet. Der vil derfor blive behov for at drøfte prioritering af ressourcer. Dette gælder især implementeringsarbejdet efter den tekniske implementering, hvor der skal arbejdes målrettet for at sikre en god brug af systemerne ikke mindst internt i MBU, hvilket skal ske i samklang med udrulningen af Brugerportalsinitiativet. BA anbefaler et udbud af en Open Source-løsning. IT- og Digitaliseringsstyregruppen har advaret mod et udbud af denne art. Vurderingen er, at markedet for disse løsninger ikke er tilstrækkeligt kommercielt modent. I stedet har man anbefalet, at Aarhus undersøger mulighederne for at koble sig på København, som har investeret i udvikling af en Open Source-løsning, som man vil dele med Aarhus, hvorved man vil kunne høste økonomiske fordele ved at bygge oven på Københavns løsning. Dette vil imødekomme ønsket om en samlet platform og samtidig åbne for en trinvis implementering. MBU støtter udtalelsen fra IT- og Digitaliseringsstyregruppen.

2 Høringssvar fra Kultur og Borgerservice på udkast til indstilling til Magistraten om fremtidens kommunikationsplatforme 1. Indledning Kultur og Borgerservice konstaterer, at udkast til magistratsindstilling indeholder mange gode elementer, herunder henvisning til tidligere beslutninger om open source software samt betydningen af, at der også fokuseres på byrumskommunikation som en måde at kommunikere til og med borgerne på. På en række områder af strategisk betydning, ønsker Kultur og Borgerservice dog, at der sker en tydeliggørelse og prioritering. 2. Valg af IT-model og infrastruktur Aarhus Byråd har i både 2011 og 2014 taget beslutninger om brugen af open source software (OSS). Den 23. november 2011 besluttede byrådet på baggrund af et forslag fra SFs byrådsgruppe at: ( ) potentialet øges efterhånden som flere produkter bliver tilgængelige og modnet, og ved at Aarhus Kommune forfølger mulighederne og indgår i netværk og samarbejder, hvor open source software udvikles og anvendes og 11. februar 2016 Side 1 af 3 KULTUR OG BORGERSER- VICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune Fællessekretariatet Dokk1, Hack Kampmanns Plads Aarhus C Direkte telefon: [email protected] Direkte [email protected] Sagsbehandler: Henrik Traberg ( ) Det anbefales, at Aarhus Kommune generelt øger opmærksomheden på at anvende open source, blandt andet ved øget internt og eksternt samarbejde herom, som foreslået af SF s byrådsgruppe. Budgetforliget for indeholder ligeledes en beslutning om øget anvendelse af OSS i Aarhus Kommune. Valget af model bliver den it-mæssige infrastruktur for den kommunikation, som Aarhus Kommune fremadrettet vil have til og med borgere, foreninger, virksomheder, samarbejdspartnere, besøgende og andre interessenter. Dette gælder ikke alene i forhold til en tidssvarende hjemmeside med en smidig integration til de sociale medier, men også med et ekstranet til kommunikation med samarbejdspartnere, virksomheder, foreninger og borgere i al almindelighed. Det bliver ligeledes et væsentligt element i den interne kommunikation i form af et velfungerende intranet for alle kommunens ansatte. Hertil kommer, at valg af model også vil kunne (skulle) understøtte dels selvbetjeningsløsninger og mobilitet inden for rammerne af den eksisterende økonomiske og ressourcemæssige ramme.

3 Konkret anbefaler Kultur og Borgerservice: At de overvejelser og anbefalinger, der er at finde i IT- og Digitaliseringsstyregruppens høringssvar vedrørende open source software i højere grad indarbejdes i den endelige indstilling til Magistraten. At der sigtes mod en open source løsning, hvor Aarhus Kommune har et 100 % ejerskab og herved selv bestemmer, hvad der skal udvikles uden at være afhængig af en bestemt leverandør. Dette giver en række fordele i form af fleksibilitet, laveste pris, åbenhed og mulighed for at samarbejde med andre kommuner med samme behov. At der foretages en undersøgelse af perspektivet ved at tage imod Københavns Kommunes tilbud om at overtage kodningsmaterialet til Københavns Kommunes nye platform. Dette skal ske inden en eventuel beslutning om at gå i udbud med en kommende løsning. 11. februar 2016 Side 2 af 3 3. Fremtidens kommunikation skal i fokus Ligesom alle andre, der ønsker at komme af med budskaber, står Aarhus Kommune over den helt fundamentale udfordring, at vores målgrupper benytter forskellige medier som aldrig før men de benytter også medier i et antal som aldrig før. Det giver særlige udfordringer i forhold til den information, som folk ikke ved, de har behov for - eller måske ikke har lyst til at efterspørge ad egen kraft. Det kan være om nye serviceydelser, sundhedskampagner, information om fritids og kulturtilbud, eller om hvordan man kan tage del i lokalt demokrati eller udøve aktivt medborgerskab. Gennemslagskraften af de kommunikationskanaler, vi hidtil har brugt forringes kontinuerligt. Det er Kultur og Borgerservices opfattelse, at de forskellige strategiske mål og behov vil hvis de rette valg træffes og den rette proces tilrettelægges kunne komme til at gå hånd i hånd. Aarhus Kommunes Kanalstrategi (2.0), hvis fokus er, hvordan kommunen bedst muligt kommunikerer og interagerer med borgere, foreninger og virksomheder, er rammen om både en lang række kommunikative digitaliseringsindsatser rettet mod borgere, foreninger og virksomheder, men også i prioriterede valg omkring hvilke adgangs- og kommunikationskanaler ind i Aarhus kommune, der skal være åbne eller lukkede for borgere, foreninger og virksomheder under hensyn til økonomisk effektivitet. Kultur og Borgerservice finder det afgørende, at en ny overordnet strategi for Aarhus Kommunes eksterne kommunikation går hånd i hånd med kanalstrategien. Konkret anbefaler Kultur og Borgerservice At valg af løsninger og indholdsdelen i handleplanen tager højde for de forskelligrettede kommunikative udfordringer og opgaver som magistratsafdelingerne sidder med. Særligt for Kultur og Borgerservice gælder det, at afdelingen har en række byrådsvedtagne tilbud som borgerne

4 aktivt skal vælge til. Det betyder, at afdelingen har et særligt behov for at kunne pushe (skubbe) kommunikation ud til potentielle brugere. Dette gælder i særdeleshed også, når kommunen er afsender på adfærdsændrende kommunikation (fx fra Borgerservice). At den del, der omhandler byrumskommunikation, udfoldes mere. At handleplanen forholder sig strategisk og konkret til Aarhus Kommunes agerende med og på de sociale medier. Herunder at man ikke i den forbindelse genåbner nye kanaler for borgerhenvendelse til kommunen/det offentlige, som i henhold til bevidste kanalstrategiske overvejelser og/eller effektiviseringsbestræbelser tidligere er nedlagt. 11. februar 2016 Side 3 af 3 4. Overvejelser i forhold til proces, økonomi og handlingsplan Konkret anbefaler Kultur og Borgerservice: At handleplanen forholder sig til, i hvilket omfang det eksisterende indhold på de nuværende platforme skal migreres over på den nye. At der tilrettelægges en proces i samarbejde med magistratsafdelingerne, der tager højde for at implementeringen ufravigeligt vil medføre et væsentligt ressourcetræk fra en række decentrale nøglemedarbejdere. At der sker en tydeligere angivelse af det forventede centrale og decentrale ressourcetræk i forbindelse med processen. Dette både af hensyn til implementeringen af den nye løsning, men også af hensyn til de mange øvrige og forskelligartede drifts- og udviklingsopgaver, som magistratsafdelingerne arbejder med. Implementering af et så stort og omfattende system, vil ikke kunne undgå at kunne påvirke de eksisterende udviklings- og driftsopgaver på it-området i en periode. At der i valg af proces og produkt(er) tillægges et både kortsigtet økonomisk perspektiv i form af dels (udvikling og) anskaffelse og implementering samt et langsigtet drift- og udviklingsøkonomisk perspektiv. At såfremt der vælges et udbud, bliver mulighed for at afgive eget bud på løsningen eller dele heraf. At det noteres, at tiltag og ændringer i øvrigt forventes besluttet og gennemført, mens der ikke opleves tilstrækkelig stabilitet på IT understøttelsen i organisationen At såfremt der gennemføres et udbud, at der så ikke sker en opdeling i to deludbud. Der ligger nogle åbenlyse effektivisering- og rationaliseringsgevinster ved at sikre at intranet, ekstranet og hjemmeside kører på samme platform. Kultur og Borgerservice anbefaler derfor, at systemindkøb sker samtidigt og efterfølgende implementeres kontinuerligt. Rabih Azad-Ahmad / Kirsten Jørgensen

5 Notat 4. februar 2016 Side 1 af 3 Til Til Kopi til Borgmesterens Afdeling Orientering Høringsvar i forbindelse med projekt Fremtidens Kommunikationsplatforme fra Sociale Forhold og Beskæftigelse Overordnet finder MSB det positivt med nye kommunikationsplatforme, som giver mulighed for øget dialog med borgerne, og som kan understøtte den ofte personlige dialog mellem borgere og medarbejdere i institutioner, tilbud m.m. Vi ser i høj grad vidensdeling som noget relationelt i det direkte møde mellem samarbejdsparter, og som understøttes af fælles platforme. Målgrupper Målgrupperne bliver flere, og grænsefladerne mellem dem bliver mere og mere utydelige. Hvornår er man medarbejder, frivillig, bruger eller borger? Samtidig kræver aktivt medborgerskab og åbenhed en organisation, der også er gearet til det og ikke kun teknologisk. I processen er det vigtigt at inddrage borgerne, brugerne og medarbejderne (fokusgrupper), så platformene bygges ud fra modtagerperspektivet og deres behov. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Organisation & Ledelse Aarhus Kommune Organisation & Ledelse Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte telefon: [email protected] Direkte [email protected] Sag: 16/ Sagsbehandler: Sinje Korsgaard Ressourcer Der bør laves en detaljeret tids- og handleplan for implementering af fremtidens kommunikationsplatforme, herunder særligt estimering af medarbejderressourcer, så den prioriteres tilstrækkeligt ressourcemæssigt. Det bør uddybes, hvad forventningerne er til deltagelse i den tværgående projektorganisation i implementeringsfasen. Den nuværende handlingsplan uddyber ikke interne ressourcer (medarbejdertimer) til overflytning af indhold, opbygning af strukturer, målgruppestyring, integrationer etc., hvis nyt skal bygges op fra bunden. Eksempel MSB Intra er det intranet i Aarhus Kommune, der har den bredeste og mest udbredte brug til nyheder, vejledninger, instrukser, arbejdsmiljøarbejde mv. En omlægning til en anden platform vil kræve en stor undervisningsopgave, migrering og/eller manuel flytning af data til en anden platform og formentlig mange delintegrationer til de MS-applikationer, vi lige har investeret i.

6 Fælles platform og strategi Det er vigtigt, at de enkelte magistratsafdelinger tager ejerskab og forpligter hinanden på en fælles platform. Et tæt samarbejde både mellem magistratsafdelingerne, men også mellem it- og kommunikations-afdelingerne er helt afgørende. 4. februar 2016 Side 2 af 3 Særligt for intranet Et fælles intranet kan understøtte og udvide muligheden for samarbejde på tværs, men internt har vi mange forskellige behov. Vi hæfter os positivt ved, at der samtidig gives plads og mulighed for at etablere lokale intranet i den enkelte magistratsafdeling og på den enkelte arbejdsplads. Det vil dog udelukkende blive en succes, hvis vi samarbejder og udvikler sammen - og nyder godt af stordriftsfordelene med de forskellige behov, vi har. Det er især positivt, at brugergrænsefladen tilpasses mobilplatforme som smartphones og tablets. Særligt for ekstranet Ekstranet og byrådsportal er spændende initiativer. I forhold til ekstranettet er der et behov for, at der fra start formidles klarhed over, hvordan ekstranettet skal fungere i forhold til lovgivning om fortrolige data, tavshedspligt, journalisering m.m. Standardløsning og et system Vi anbefaler, at der vælges en allerede afprøvet platform. Det kunne oplagt være en platform, som allerede er taget i brug i en organisation med samme størrelse og behov som Aarhus Kommune. En standardløsning kan også sikre en kontinuitet - alt for mange ting sættes i søen af ildsjæle og dør, hvis ildsjælene forsvinder. Vi anbefaler endvidere, at de forskellige platforme dækkes af ét system, såfremt man vælger at skifte system på både intra- og internet. De fleste redaktører arbejder i dag i to (eller flere) forskellige systemer og redaktøropgaven er blot en blandt mange andre opgaver. Fortrolighed med systemet kan vi nemmere sikre, hvis de kun skal undervises i og arbejde i et system. Data Det er vigtigt, at data er samlet, opdateres og vedligeholdes ét sted, men kan præsenteres på forskellige kanaler/devices og til forskellige målgrupper alt efter behov.

7 Sociale medier MSB er enig i behovet for fælles rammer for brugen af sociale medier, men dog ikke en central kontrol og overvågning. Vi opfordrer endvidere til, at man tænker i fælles kompetenceudvikling for området. 4. februar 2016 Side 3 af 3 Design Det foreslås, at den overordnede handlingsplan også indeholder stillingstagen til det visuelle udtryk, der er mindst lige så vigtigt. Yderligere Vi henviser endvidere til tidligere høringssvar samt de fokusgruppeinterviews og workshops, som ansatte i MSB har deltaget i i forbindelse med projekt Fremtidens Kommunikationsplatforme.

8 Sundhed og Omsorgs høringssvar vedr. Fremtidens Kommunikationsplatforme Sundhed og Omsorg er kritiske overfor at gå i udbud, og anbefaler en tilbundsgående undersøgelse af et samarbejde om en réel open source løsning med Københavns kommune. Dermed støtter Sundhed og Omsorg op om, at IT- og digitaliseringsstyregruppens høringssvar i større grad indarbejdes i den endelige indstilling til Magistraten. Open-source software løsning BA anbefaler et udbud af en Open Source-løsning, hvilket IT- og Digitaliseringsstyregruppen har advaret mod med begrundelsen, at der ikke er et tilstrækkeligt marked for sådanne løsninger. Ejerskab Det fremgår af udtalelse fra ITD til Direktørgruppen den 6. januar 2016: Det er af afgørende vigtighed, at Aarhus Kommune i den sidste ende vil stå tilbage med de systemer, der bedst lever op til kommunens forretningsmæssige behov brugervenlighed, effektivisering, tilgængelighed på mobile platforme, adgang for alle medarbejdere, osv. - til den lavest mulige pris. Open source software er et middel til at opnå dette mål, ikke et mål i sig selv. Det handler derfor om at få ejerskab til egen platform, så vi selv definerer hvad der skal laves. Open Source er i sig selv ikke nok, hvis det begrænses af én bestemt leverandørs kompetencer. Derfor ønsker Sundhed og Omsorg en réel open source løsning, med maksimal grad af åbenhed og minimal binding til én bestemt leverandør løsning. Med en reel open source løsning ønsker vi at opnå følgende: Den laveste pris Høj mobilitet til alle brugere Fleksibilitet o Maksimal mulighed for integration til nuværende og fremtidige systemer o Frihed til at vælge leverandører til løsning af behov Samarbejde med kommuner, der modsvarer egne behov Åbenhed og adgang til al udvikling på hele open source platformen, og ikke blot den udvikling en leverandøren stiller til rådighed 9. februar 2016 Side 1 af 2 SUNDHED OG OMSORG Aarhus Kommune Digitalisering Kommunikation Rådhuset 8000 Aarhus C Telefon: Telefax: Direkte [email protected] Sagsbehandler: Poul Martin Christensen Bjarke Østergaard Samarbejde og udvikling Muligheden for strategisk samarbejde med København kommune bør afklares ordentligt. Det skal undersøges til bunds, om denne réelle open source løsning kan understøtte de forretningsmæssige behov i Aarhus kommune. Kan denne løsning bruges, vil Aarhus kommune høste økonomiske fordele og få en stærk strategisk partner til fremtidig udvikling.

9 Opdeling af Intranet og hjemmeside i to Der lægges op til, at CMS-platformen på hhv. Intranet og hjemmeside deles op i 2. Det giver ingen mening at dele løsningen op i to. Med et eksternt udbud risikerer man at ende med to forskellige platforme, hvilket vanskeliggør følgende: Ét log-in til systemet (single-sign-on). Fælles integrationer til andre systemer Et ensartet interface til kommunikationsmedarbejdere. Bred integreret platform til udvikling af andre webbaserede IT-løsninger. 9. februar 2016 Side 2 af 2 En fremtidig løsning skal ikke være afhængig af indkøbstidspunkt, og må nødvendigvis følge udviklingen. Ressourcespørgsmålet er ikke for ét system, da uddannelse af medarbejdere, migrering af fælles data, fælles integrationer etc. i en ét system løsning udføres én gang i stedet for to. Anskaffelsesproces Af indstillingen fremgår det, at anskaffelsesprocessen skal ske i regi af Styregruppen for Fremtidens Kommunikationsplatforme. Her er magistratsafdelingernes IT-organisationer ikke repræsenteret. Platformen vil få så afgørende betydning for fremtidens løsning af de decentrale digitaliseringsafdelingers systemopgaver, at IT- og Digitalisering bør være repræsenteret i afskaffelsesprocessen. Ændringsforslag Der udvikles en detaljeret kravspecifikation på en fælles løsning til Aarhus kommune. Processen for undersøgelsen og udviklingen af kravspecifikation forankres i styregruppen for IT og Digitalisering, med input fra styregruppen for kommunikation. Resultatet af undersøgelsen og anbefaling fra Styregruppen for IT og Digitalisering danner baggrund for indstilling til magistraten. Kravspecifikation og undersøgelse estimeres til at tage 3 måneder. Kærlig hilsen Jette Skive Rådmand / Hosea Dutschke Direktør

10 Til Borgmesterens Afdeling 11. februar 2016 Side 1 af 2 Høringssvar fra Teknik og Miljø vedr. fremtidens kommunikationsplatforme. Teknik og Miljø (MTM) anbefaler, at der bliver investeret i en ny platform til hjemmeside, herunder subsites, intranet og ekstranet. MTM anbefaler, at man prioriterer udviklingen af hjemmeside og intranet på samme platform højest og sikrer synergi ved at anvende samme platform. Det er væsentligt, at intranet, ekstranet og hjemmesider bliver baseret på én og samme teknologiske platform, f.eks. Drupal. Det vil være meget uheldigt, hvis der bliver tale om forskellige platforme til intranet hhv. hjemmesider. Den underliggende teknologi er i begge situationer web, hvorfor platformen bør og skal være den samme. MTM anbefaler desuden, at man vægter Responsive Web Design højt, så det ikke kun er visning men også struktur og navigation, der bliver tilpasset. MTM kan ikke tilslutte sig den foreslåede tidsplan, da hjemmesiden er utidssvarende og er ved at sande til i strukturen. Den trænger til en gennemgribende revitalisering, både hvad angår struktur, teknik og ikke mindst indhold. Vurderingen er, at det er en opgave, der bør vægtes højere end udviklingen af ekstranet. TEKNIK OG MILJØ Ledelsessekretariatet Aarhus Kommune Ledelsessekretariatet Rådhuset 8100 Aarhus C Telefon: Direkte telefon: [email protected] Direkte [email protected] Sagsbehandler: Anders Lai Platformen bør basere sig på open source i en form, så platformen med tilhørende funktionalitet er i Aarhus Kommunes ejerskab. Teknik og Miljø støtter Digitaliseringstyregruppens anbefaling om at indgå samarbejde med Københavns Kommune, som har en glimrende løsning, og som har tilbudt Aarhus Kommune et udviklingssamarbejde, hvori indgår, at deres platform stilles til fuld rådighed for Aarhus Kommune. De to kommuner kan fint samarbejde om platformen i stedet for, at kommunerne hver for sig opbygger og bekoster egne CMS-systemer. Endvidere kan man forestille sig, at flere kommuner vil tilslutte sig samarbejdet hen ad vejen. Aarhus Kommune er i stand til at løfte at eje en egen open source platform. Der er udviklingskræfter i flere af magistratsafdelingerne til at håndtere en sådan. En leverandørejet open source baseret platform vil skabe en hæmmende afhængighed af pågældende leverandør. MTM anbefaler desuden, at anskaffelse og implementering af den tekniske løsning bliver placeret ved kommunens it-organsation, da

11 platformen vil komme til at udgøre fundament for selvbetjeningsløsninger og mobilitet m.v. 11. februar 2016 Side 2 af 2 Kommunikationsmedarbejdere og fagforvaltningerne skal derimod være ansvarlige for, at der blive lagt relevant information og et godt og tidssvarende layout på intranettets sider og på hjemmesiderne. Arbejdet med at fastlægge et nyt design, en menustruktur, indholdet og funktionaliteten bør gå i gang, så snart der er truffet beslutning om valg af platform, og kan foregå, selv om den nye platform ikke er anskaffet og implementeret endnu. MTM anbefaler desuden, at der bliver udført grundige behovsanalyser hos de forskellige brugergrupper (medarbejdere, borgere, erhvervsliv, organisationer etc.) i de indledende faser i forbindelse med design, struktur, indhold osv. Kristian Würtz / Erik Jespersen