Udbudsmateriale til indhentning af tilbud på behandlingsordning

Transkript

1 Udbudsmateriale til indhentning af tilbud på behandlingsordning Udbudsbeskrivelse: Frederikssund Kommune ønsker at etablere en behandlingsordning med virkning fra 1. januar Aftalens forventede løbetid er 1 år med mulighed for forlængelse. Vi udbyder ydelsen jf. nedenstående kravspecifikation og i overensstemmelse med offentliggørelsespligten. Det betyder, at vi offentliggør udbudet og dette udbudsmateriale på Vi ønsker at indgå aftale med én udbyder (evt. flere mindre udbydere, der indgår i samarbejde med hinanden om at give et samlet tilbud). Hvis I ønsker at komme i betragtning som udbyder, udfyld venligst kravspecifikationen og send tilbudet per mail til tstme@frederikssund.dk senest den 10. november 2008 kl Tilbudsgiver får umiddelbart herefter en bekræftelse på modtagelsen af tilbudet. Senest i uge 46 offentliggøres beslutningen om, hvilke udbydere, vi på baggrund af tildelingskriterierne vælger at indlede yderligere drøftelser med. Tilbudsgiverne får direkte besked per , samtidig med, at det offentliggøres på Umiddelbart herefter etableres møde med de udvalgte udbydere. Når vi på baggrund af tildelingskriterierne og de uddybende drøftelser, har valgt en udbyder udarbejdes kontrakt. Valget af udbyder offentliggøres på Tilbudet skal være gældende til 31. december Ved spørgsmål til udbudsmaterialet kontakt organisationskonsulent Tine Sten Meinertz per mail tstme@frederikssund.dk. Spørgsmål og svar i forbindelse med udbudsprocessen bliver, i anonymiseret form, lagt på hjemmesiden, så alle tilbudsgivere har adgang til de samme informationer. Før I udfylder kravspecifikationen anbefales det, at I læser det samlede materiale igennem. Annullering: Frederikssund Kommune kan annullere udbudet. En saglig grund til annullering kan f.eks. være Frederikssund Kommunes manglende bevillingsmæssige dækning til realisering af de indkomne bud. 1

2 Udvælgelseskriterier: Ved udvælgelsen af potentielle tilbud anvendes følgende kriterier: Nøgletal fra de seneste 3 års regnskaber Underskrevet Tro og Love - erklæring på at tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige på over kr. (kan scannes og vedhæftes sammen med kravspecifikationen) Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed jf. spørgsmålene på side 3 Tildelingskriterier: Tilbudene vil blive vurderet ud fra nedenstående kriterier i prioriteret rækkefølge: 1. Konkurrencedygtig pris vægtes med 30 % Vi lægger størst vægt på en konkurrencedygtig pris 2. Bredde i produktsortiment vægtes med 25 % Vi lægger stor vægt på bredden i produktsortimentet 3. Kapacitet og fleksibilitet vægtes med 25 % Vi lægger stor vægt på udbyders kapacitet samt løbende tilpasninger af de tilgængelige produkttyper og mængden af behandlingstimer, der tilbydes på de lokale behandlingssteder afhængig af lokal efterspørgsel 4. Administrativ praksis vægtes med 15 % Vi lægger mellemstor vægt på tilbudsgivers praktiske administration af ordningen mht bookingadministration, statistisk afrapportering samt afregningsmetode 5. Bidrag til markedsføring vægtes med 5 % Vi prioriterer det, men lægger imidlertid mindst vægt på tilbudsgivers bidrag til markedsføringen af sundhedsordningen 2

3 Kravspecifikation: Informationer om Frederikssund Kommune: Antal medarbejdere: 4500 medarbejdere Geografisk spredning: Frederikssund, Jægerspris, Slangerup og Skibby Antal arbejdssteder: Ca. 140 Rammer for behandlingsordningen: Delvist arbejdsgiverbetalt ordning Fast årskortpris per interesseret medarbejder med et loft på max. 8 behandlinger (eller klip jf. pkt. 2.2) Hvis den enkelte medarbejder ikke udnytter behandlingsordningen 100 % indenfor betalingsperioden, kan medarbejder ikke få det godtgjort eller overført til næste betalende periode. Fast medarbejderandel på max. 250 kr. / år Medarbejder betaler for et årskort, som er gældende i det kalenderår, som ordningen løber i Medarbejder betaler selv tiden, men kan benytte ordningen i arbejdstiden efter lokale aftaler Forventet tilslutning til behandlingsordningen på 30 % (1350 medarbejdere)* Kommunen stiller minimum 4 egnede lokaler til rådighed tæt på de ansattes arbejdssteder Afregningsmetode Medarbejderne køber et årskort direkte hos udbyder (Frederikssund Kommune kan designe og levere årskortet i fysisk form). Udbyder afregner med kommunen efter aftale og med passende intervaller. Evaluering Der foretages kvartalsvis evaluering af ordningen, hvor der fokuseres på analyse af statistisk materiale leveret af udbyder samt brugertilfredshed. *skøn baseret på interne forespørgsler og andre kommuners erfaring Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed Navn Etableringsår Ejere Økonomi Antal behandlere Antal administrative medarbejdere Personalets uddannelse og kompetencer Nøgletal for de seneste tre års regnskaber vedlægges som bilag samt Tro og lov erklæring Kortfattet beskrivelse af personalets uddannelse og kompetencer kan vedlægges som bilag 3

4 Tildelingskriterier Udbyders tilbud Udbyders kommentarer 1. Konkurrencedygtig pris 1.1 Fast årskortpris per interesseret medarbejder (fast pris også hvis den faktiske tilslutning er < eller > 30 %) 1.1 Hvilken årskortpris per interesseret medarbejder tilbyder udbyder? 2. Bredde i produktsortiment 2.1 Vi ønsker som minimum, at udbyder tilbyder fysioterapi. (Ideelt tilbydes både fysioterapi, massage, zoneterapi og kiropraktik. Der kan også være tale om andre ydelser, fx sundhedsundersøgelse, træningsvejledning mv.). 2.1 Hvilke produkttyper tilbyder udbyder? 2.2 Max antal behandlinger / ydelser per medarbejder må ikke være mindre end 8 behandlinger / medarbejder / år (der kan være tale om en klippekortsordning, hvor fx den første konsultation hos fysioterapeut koster 2 klip, fordi det er en dobblettid; en sundhedsundersøgelse tæller fx 2 klip og en fysioterapeutbehandling tæller fx 1 klip) 3. Kapacitet og fleksibilitet 3.1 Vi ønsker en udbyder, der har tilstrækkelig kapacitet til at servicere min. 4 faste behandlingssteder med det antal behandlingstimer, der er behov for. (Ved forventet max tilslutning på 30 % og max 8 behandlinger per medarbejder, skal udbyder principielt i yderste konsekvens kunne levere i gennemsnit ca. 200 behandlinger / uge) 3.2 Vi ønsker en udbyder, der har ressourcerne og villigheden til løbende at tilpasse antallet af tilgængelige behandlingstimer og sammensætningen af produkttyperne lokalt afhængig af lokal 2.2 Hvor mange behandlinger (á 30 min. inkl. administration) kan den enkelte medarbejder max få for den angivne årspris? Og hvor mange klip koster hver af de i pkt. 2.1 angivne ydelser? 3.1 Hvor mange / og hvilke typer af behandlere / behandlingstimer kan udbyder stille til rådighed? 3.2 Er udbyder villig til løbende at tilpasse antallet af tilgængelige behandlingstimer og fordelingen af produkttyper afhængig af den lokale efterspørgsel? 4

5 efterspørgsel 4. Administrativ praksis 4.1 Booking skal administreres af udbyder (elektronisk og / eller per telefon) 4.2 For at hindre flaskehalse ønsker vi at indbygge nogle restriktioner, fx at medarbejder kun kan booke 1 tid af gangen med mindre behandleren vurderer, at der er et behandlingsbehov og dermed behov for et behandlingsforløb. Samtidig må der ikke være mere end 3 ugers ventetid 4.3 Vi ønsker kvartalsvis statistisk afrapportering, fx: - hvilke typer af produkter efterspørges i hvilket omfang - Hvilke typer af medarbejdere (jobtype) efterspørger bestemte typer af produkter 4.4 Vi ønsker en enkel og administrativt tidsbesparende afregningsmetode jf. beskrivelsen under Rammer for behandlingsordningen 5. Bidrag til markedsføring 5.1 Udbyder bidrager i samarbejde med kommunen til markedsføring af ordningen i form af: - personligt fremmøde på behandlingssteder - markedsføringsmateriale 4.1 Kan udbyder håndtere bookingen: - elektronisk? - telefonisk? 4.2 Kan udbyder administrere det? Andre relevante forslag til bookingregler? Eventuelle forbehold fra udbyders side i forhold til benyttelsen af ordningen oplyses her: 4.3 Kan udbyder levere statistisk materiale kvartalsvis? 4.4 Hvordan vil udbyder håndtere afregningsmetoden helt konkret? 5.2 Ønsker udbyder uden ekstra beregning, at bidrage til markedsføring af ordningen blandt de ansatte i kommunen? Dato samt udbyders navn, adresse, telefonnummer og 5