Tilbud ses gerne indleveret i 3 papireksemplarer og skal mærkes Udbud af intranet.

Transkript

1 Domstolsstyrelsen Store Kongensgade København K Tlf Fax post@domstolsstyrelsen.dk CVR nr EAN-nr J. nr Sagsbeh. mlinde Dir.tlf Mail mlinde@domstolsstyrelsen.dk 17. september 2012 Udbudsbrev - intranet til Danmarks Domstole Domstolsstyrelsen har den 17. september 2012 på samt på i henhold til tilbudslovens 15c annonceret indkøbet af et nyt intranet til Danmarks Domstole. Tilbuddene, der skal afgives skriftligt, skal stiles til: Domstolsstyrelsen St. Kongensgade København K Tilbud ses gerne indleveret i 3 papireksemplarer og skal mærkes Udbud af intranet. Tilbuddene kan alternativt sendes elektronisk til: mlinde@domstolsstyrelsen.dk og post@domstolsstyrelsen.dk. Tilbuddet skal være Domstolsstyrelsen i hænde senest onsdag den 22. oktober 2012 kl Domstolsstyrelsen ønsker, at den endelige aftale om opgaven bliver identisk med vedlagte aftale. Der er således ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte bestemmelser i aftalen, ligesom der ikke er mulighed for at komme med alternative bud. Styrelsen skal fremhæve, at forbehold over for aftalebestemmelser medfører, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Alt materiale/alle oplysninger, som tilbudsgiver ønsker, skal indgå i styrelsens tilbudsvurdering, skal være vedlagt tilbuddet. Domstolsstyrelsen kan med saglig grund afvise samtlige indkomne tilbud.

2 2 Tilbud bør som minimum være bindende for tilbudsgiver i 60 arbejdsdage efter fristen for afgivelse af tilbud i henhold til dette udbudsbrev. Medmindre andet er anført i tilbuddet, vil det blive lagt til grund, at tilbuddet er bindende indtil dette tidspunkt. Materialets bestanddele Det samlede kontraktsmateriale består ud over nærværende opfordringsskrivelse af følgende vedlagte materiale: Bilag 1: Udkast til kontrakt: o Bilag 1A: Krav til intranettet (kravspecifikation) o Bilag 1B: Tilbudsgivers tilbud (skabelon udfyldes af tilbudsgiver) Det til aftalen hørende bilag 1B (tilbudsgivers tilbud) udarbejdes/vedlægges af tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Bilag 2: Skabelon til brug for afgivelse af erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 med senere ændringer om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v. Det påhviler Dem straks ved modtagelsen af dette brev at kontrollere, at alle de nævnte dokumenter forefindes. Behandling af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Domstolsstyrelsen har ikke pligt til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiverne. Det er et krav fra Domstolsstyrelsen, at tilbudsgiverne iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med denne tildeling. Styrelsen anser ikke tildelingen af opgaven for afsluttet, før aftale er underskrevet. De omkostninger, der for tilbudsgiverne er forbundet med denne udbudsforretning, er Domstolsstyrelsen uvedkommende. Det er vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, idet tilbuddet i modsat fald vil blive anset som ukonditionsmæssigt og ikke vil blive taget i betragtning.

3 3 Pligtmæssige oplysninger Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 med senere ændringer om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v. Tilbudsgiver kan benytte den som bilag 2 vedlagte skabelon til brug herfor. Kriterier for tildeling af kontrakten Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Domstolsstyrelsen vil i den forbindelse lægge følgende kriterier med den anførte vægtning til grund: 1) Pris (40 %) Ved vurderingen af tilbuddene efter tildelingskriteriet vil der blive lagt vægt på den af tilbudsgiver i bilag 1B anførte samlede pris ekskl. moms, idet det bemærkes, at ordregiver vurderer en lav pris positivt. 2) Kvalitet (60 %) Ved vurderingen af tilbuddene efter tildelingskriterium 2 vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder at opfylde de i kravspecifikationen (bilag 1A) angivne krav. Der lægges vægt på størst mulig grad af opfyldelse af kravene. Ved vurderingen af tilbuddene lægges endvidere vægt på tilbudsgivers beskrivelse af, hvordan de enkelte krav opfyldes. Vurderingen sker på baggrund af tilbudsgivers oplysninger afgivet i forbindelse med besvarelsen af de krav, der i bilag 1A er angivet som Infokrav. Det vurderes i den forbindelse positivt, såfremt den tilbudte løsning viser en forståelse for og er i overensstemmelse med organisationen (herunder it-infrastrukturen) ved Danmarks Domstole, ligesom det vægtes positivt, såfremt de tilbudte funktionaliteter er en del af standardsystemet. Krav til tilbud Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud som minimum fremkomme med følgende oplysninger/materialer:

4 4 Priser Tilbudsgiver bedes i sit tilbud vedlægge bilag 1B (Tilbudsgivers tilbud) i udfyldt stand. I bilag 1B skal tilbudsgiver bl.a. angive en samlet pris ex. moms. I modsat fald vil tilbuddet blive anset som værende ukonditionsmæssigt, Opfyldelse af krav Tilbudsgiver bedes i sit tilbud vedlægge bilag 1B (Tilbudsgivers tilbud) i udfyldt stand. I bilag 1B skal tilbudsgiver bl.a. for hvert af de angivne krav angive, hvorvidt det pågældende krav opfyldes. Det bemærkes, at tilbudsgiver for hvert krav der fremgår af bilag 1A (og bilag 1B) skal angive, hvorvidt tilbudsgiver opfylder kravet. I modsat fald vil tilbuddet blive anset som værende ukonditionsmæssigt, Det skal bemærkes, at tilbudsgiver skal tilbyde at opfylde samtlige mindstekrav, der i bilag 1A (og bilag 1B) er angivet som sådanne. I modsat fald vil tilbuddet blive anset som værende ukonditionsmæssigt, Erklæring på tro og love om gæld til det offentlige Som anført ovenfor skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 med senere ændringer om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v. Tilbudsgiver kan benytte den som bilag 2 vedlagte skabelon til brug herfor. Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiveren kan afklare eventuelle uklarheder i relation til nærværende materiale ved at stille spørgsmål til ordregiver. For at sikre en ligebehandling af samtlige tilbudsgivere skal spørgsmålene fremsendes skriftligt. Domstolsstyrelsen ser gerne, at spørgsmålene fremsendes pr. til mlinde@domstolsstyrelsen.dk og post@domstolsstyrelsen.dk. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form skriftligt blive meddelt samtlige kendte tilbudsgivere, ligesom et opdateret spørgsmål/svar-notat vil blive lagt Domstolsstyrelsen hjemmeside,

5 5 Meddelelse vil eventuelt ske pr. forudsat, at samtlige kendte tilbudsgivere har oplyst en adresse, som Domstolsstyrelsen må benytte til dette formål. Spørgsmål til materialet, der modtages inden 8. oktober 2012 kl , vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Tjekliste Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelsen af sit tilbud huske at vedlægge følgende materiale: Dateret og underskrevet følgebrev Bilag 1B (tilbudsgivers tilbud) til kontrakten i udfyldt stand (herunder dokumentation for opfyldelse af krav nr. 14.2) Bilag 2 (tro og love erklæring) i udfyldt stand Tilbud, der ikke som minimum indeholder samtlige ovenstående oplysninger, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige, og vil ikke blive taget i betragtning! Forventet tidsplan for udbudsforretningen 22. oktober 2012 kl Frist for afgivelse af tilbud. 31. oktober 2012 Tildeling af kontrakten. 16. november 2012 Underskrivelse af kontrakten. Domstolsstyrelsen ser frem til at modtage Deres tilbud. Med venlig hilsen Marianne Linde