Generalforsamling 31.marts 2016 Generalforsamling i GERF 2016,

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 5. april 2016 Referat fra bestyrelsesmøde 5. april Konstitueringen Drøftelse af kassererposten. Klubmodulet undersøges. (Benny, Annette, Dorthe Rahbæk) Beslutningen tages senere i bestyrelsen. Formand: Kontakt udadtil med kommunen/pressen/drf: Benny Thomasen Næstformand: Tovholder for opstaldning og undervisning: Ann Pedersen Kasserer: Tovholder er Annette Gylling Sekretær: Referat/FB/hjemmeside/indkaldelse til møder/tovholder for juniorudvalget: Laila Stausbøll Bestyrelsesmedlem: Tovholder på aktiviteter/kalender/stævner/ridelejr: Berit Palmelund Bestyrelsesmedlem: Tovholder for rytterstue/cafeteria: Janni de Neergaard 2. Aktivitetskalender: Jubilæumsstævne 4. juni Skovtur (Ann) Trec-øvedag (Ann) Longe-kursus (Ann) D-stævne i efteråret (Fie) Julestævne (Fie) Trav-dag (Annette) Grillfest 24. juni 3. Antal elevheste: Undervisning, elevheste, ungarbejdere, kontrakter, m.m. (Ann/Laila) 4. Opstaldning. Evt, brug af lille løsdrift. (Benny) De to bokse ved sadelrummet tages i brug til ponyer. 5. Køb af jord Benny følger op. 6. Byggeprojekt. Mødding. Benny følger op. Udvalg etableres på næste møde. 7. Evt. Undersøgelse af tilskudberettigelse. Berit. Børnehavens byggeri begynder 1. maj. Benny er kontaktperson. Der etableres vand på fold. Passagen er midlertidig lukket i byggeperioden. Liste med resterende opgaver hænges op. (Laila) 8. Dagsorden til næste gang: 2. maj kl Generalforsamling 31.marts 2016 Generalforsamling i GERF 2016, Valg af dirigent (Dorthe Rahbæk) 2 Formandens beretning: Benny fremlægger beretning om aktiviteter og udfordringer for GERF i det afsluttede år. Herunder klubbens stævner, ekstraordinær generalforsamling, fornyet mod blandt medlemmerne, støtte fra fonde.

2 3 Regnskab; Annette fremlægger regnskabet, som godkendes. Kommentarer: Højere startgebyr ved stævner. Flere penge kunne tjenes i cafeteriaet ved stævner. 4 Indkomne forslag. Ingen. 5 Valg til bestyrelsen: På valg: Annette Jensen, Dorthe Antonsen. Ønsker ikke genvalg. Ann Pedersen er indtrådt som suppleant. Opstillede: Ann Pedersen, Berit Palmelund, Annette Gylling. Alle modtager valg til bestyrelsen. Suppleanter vælges senere. Kassererposten tænkes placeret i evt. privat firma. Dorthe Rakbæk fortæller om klub-modul, som er betalingssystem. 6 Valg af revisor. Dorthe genvælges. Sidder sammen med Otto Lund. 7 Medlemsgebyr: Uændret. 8 Evt. Forslag til klippekort til undervisning. Forslag til at starte breddesport. Referat 24. februar 2016 Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1 1. Pristjek 2 2. Generalforsamling 3 3. Fonde 4 4. Arbejdsdag 5 5. Oprydning 1. Pristjek Facilitetskort: Brug af ridebaner udenfor og indenfor kræver fremover et månedligt facilitetskort, samt medlemskab. Betalingen foregår til klubbens kasserer. Facilitetskort koster 250 kr. pr. måned. Liste med medlemmer som køber facilitetskort hænges hver måned i ridehallen (AJ). Seddel med ændring (LS), opslag på FB (BT), hjemmesiden (LS). Medlemskort: Uændret pris. Opstaldningspris: Undersøges og drøftes på staldmøde og senere i bestyrelsen. Undervisningspris: Uændret pris. Passerordning: Uændret pris. 2. Generalforsamling Torsdag 31. marts kl. 19. Annonce i avisen 14 dage før. (AJ) Forplejning: (BT) Ordstyrer: (BT) På valg: Annette Jensen, Dorte Antonsen, Benny Thomasen. 3. Fonde Vi venter svar fra 4 fonde. Vi har søgt beløb fra 4 fonde, og venter på svar om tilskud til letvægtsspring, dressurhegn, toplag til ridehusbund og maling og reparationer.

3 4. Arbejdsdag 2. april Planlægges på udvidet bestyrelsesmøde 9. marts kl. 19. Benny inviterer. 5. Evt. - Byggeprojekt under planlægning af Erik Mørk Hansen, som gives til bestyrelsen, når det er klar. - Projektbeskrivelse udarbejdes også af Benny, Jørgen Lundsgaard, samt arkitekt Hans Henrik Hansen. (Brandsikring og møddingsplads undersøges særligt) - Aftale med kommunen forsøges omkring økonomien i en byggesagsbehandling. - Stævneopfølgning. (LS) - Undervisning fredag: Muligvis flere hold fra 1. maj. Referat 13. januar 2016 Referat fra ekstraordinær generalforsamling i GERF onsdag 13. januar, 2016: 1. Valg af dirigent (Dorthe Rahbæk) 2. Skitsering af klubbens situation v. Benny Thomasen: Indkaldelse til mødet er sket for at uddybe GERF s situation for medlemmerne og for at få medlemmerne delagtiggjort i arbejdet i klubben. Desuden var der en orientering om bestyrelsens arbejde m.h.t daglig drift, klubbens opbygning og staldprojekt. Opgaver som p.t. klares af frivillige: - Vedligehold af hold hegn - Deltagelse i arbejdsdage - Rengøring af toilet/rytterstue/ridehal - Tømme trillebør - Tage dressurhegn ud - Udskiftning af lamper - Klargøring før ridetimer - Pasning/soignering af elevheste - Maling af springmaterialer - Rense kloaker - Tømme løsdrift - Strø salt i ridehallen - Harvning - Ordne hovslag - Græsslåning - Arrangerer stævner - Lave aktiviteter i klubben - M.m.m. 3. Tilbud på hjælp fra medlemmerne

4 - Lina (bestyrelsesarbejde) - Berit (bestyrelsesarbejde) - Ann P. (bestyrelsesarbejde) - Annette G. (aktivitetsopgaver, harvning, sponsorer, kontakt til handelsstandsforening) - Fie (bestyrelse/stævneudvalg) - Ann Hansen (stævneudvalg) - Annika Leth/Heidi Thomasen (ridelejr uge 7) - Heidi Skriver (indkøb af foder til favorabel pris) - Ann P. (alternativ undervisning ) - Michelle G. /juniorudvalg - Berit / Laila (ansøgninger til fonde) 4. Løse idéer uden tovholdere - Hegnsudvalg - Skoleelever på prøvetimer - Ridning som valgfag - Forslag om billig/gratis ridehuskort i en kort periode - Fælles kasserer 5. Frem til generalforsamlingen i marts arbejder bestyrelse og udvalg med: - Aktiviteter der på forskellig vis kan skaffe medlemmer og penge til GERF. - Definere arbejdsopgaver og få medlemmer til at indgå i forpligtende arbejdsfællesskaber - Hjemmeside/Facebook - Kontakt til dagspressen om aktiviteter Referat 9. november 2015 Møde i GERF Dato: Mødedeltagere: Dorthe Rahbek, klubkonsulent for DRF Kurt Schmidt, Vejle Kommune Karin Damgård, Vejle Kommune Janni Nedergård, bestyrelsesmedlem Erik Mørk, bestyrelsesmedlem i Give Ridecenter Gerda Jørgensen, Give Udviklingsråd Ann Pedersen, suppleant til bestyrelsen Benny Thomasen, formand GERF Laila Stausbøll, bestyrlesesmedlem Dagsorden: 1 Kort opsummering af status for klubben. 2. Drøftelse af fremtiden for GERF 3. Beslutning for fremtidige løsningsforslag. 4. Julearrangement 13. december 2015 Springopvisning, Lucia, rideture/trækketure, m.m.

5 Bestyrelsesmøde 24. september 2015 Referat torsdag Opfølgning på referat. - Undervisere inviteres med til næste møde - Der sprøjtes for brandbægere igen, når det bliver tørvejr. Vi bruger andre folde. Benny giver besked når der sprøjtes. - Dialog med kommunen om ny stald. 2. Stævneevaluering. - Overskud på 1600 kr. - Vigtigt med planlægningsmøde før stævnet. Koordination af hjælpere. - Lydanlæg ikke brugt. - Tidsplan overholdt;-) Dejligt vejr. Tilfredse deltagere. 3. Staldprojekt - brainstorm - Oplæg til ny stald regler. - DRF Hvem kan hjælpe? - Begrundelser: Sikkerhed, institutionsudvidelser, værdiløs ridehal uden heste, faldefærdig stald, Socialt ansvar (Agerholm), klubliv for børn og unge i nærområdet. 4. Næste møde: Torsdag kl på GERF. - Julestævne/ideer - Undervisernes punkt til bestyrelsen - Visioner om staldprojekt Bestyrelsesmøde 24. august 2015 Referat fra bestyrelsesmøde Dagsorden: 1 Evaluering af ridelejr Overskud på 1600 kr., mange små ryttere, evt. højere pris, hæve alderen, ændre krav til deltagelse. 2. Rideskolen, elever, økonomi, m.m. 3. Deltagelse i børnedyrskue 30. september, kl Ponytræk, pony games, Jannie har næsten styr på hjælpere. Fie tager med og hjælper. 4. Nyt fra stalden (folde, udendørsarealer..) Agerholm spørges om oprydning og vedligehold ved hal, folde og stald. Fjernelse af vildtvoksende træer, brandbægere, buskrydning m.m. Planering af baner ude og inde, mere sand ind i ridehallen. 5. Stævne 20. september Lagt op på go, hjælperliste (Dorthe), opgaveliste (Dorthe), sprøjtning af udendørs bane (Benny), muligvis amerikansk lotteri, Bibse og Helle Koldsø involveres til cafeteria

6 (Benny). 6. Evt. - Underviserne må inddrage staldregler, opsadling, omgang med hesten m.m. i undervisningstimerne. - Økonomi: Halvårsregnskab viser underskud grundet elevgrundlag. - Ridehjelm skal bæres af alle ved ridning på GERF. - Mobiler må ikke benyttes ved ridning. Næste møde: Torsdag 24. september. Referat 28. maj 2015 Light-Referat bestyrelsesmøde 28. maj Gennemgang af referat Udvidet klubstævne søndag 31. maj. - Program på DRF live. - Lydanlæg, opsætning. Lørdag. (Steen, Dorthe, Fie) - Hjælperliste (overblik og gennemgang) - Præmier - Dommere Stævneudvalget har styr på det;-) 1 Familie-dysten. Orientering fra Benny. Plakat til rideskolen. Gerne flere tilmeldinger. Sidste frist for tilmelding 2. juni Nyt om ridelejr. Orientering og planlægning af arbejdsopgaver Nyt fra rideskolen. - Udmugning af løsdrift. Benny finder en løsning. Gerne så tæt på 10. juli som muligt. - Sommerfold. Laila. - Automatvanding startes i sommerfold og elevløsdrift. Give VVS. - Opsyn med elevhestene. Skema laves. Opslag til orientering Kort nyt fra stalden. - Forespørgsel om brug af sommerfold. Ikke muligt da folden er forbeholdt elevhestene, da der ellers ikke er foder nok i sommerferien. - Forespørgsel om brug af elevløsdrift i sommerferien. Må gerne bruges;-) Hesteejerne laver selv aftaler. Løsdriftstalden skal holdes muget ud og være klar til elevhestene kommer tilbage ca. 8. august. - Foldtildeling til privatheste: Bestyrelsen opfordrer til at alle fremtidige aftaler omkring private opstalderes heste og ponyer foregår på planlagte staldmøder. Foldtildeling aftales indbyrdes af opstaldere. Bestyrelsen gør opmærksom på ekstra fold ved dressurbane, som frit kan benyttes og evt. opdeles i to folde. Alle kan invitere til staldmøder, og alle skal hver gang inviteres. Mindst ved opslag på vores info-tavle i

7 stalden og mindst med en uges varsel. Aftaler lavet på staldmøder er gældende. Nuværende foldes fysiske udformning må ikke ændres, undtagen folden ved dressurbanen Eventuelt Næste møde: Mandag 15. juni kl Referat Bestyrelsesmøde i GERF Dato: Konstituering: Formand: Benny Thomassen Næstformand: Dorthe Antonsen Kasserer: Annette Jensen Sekretær: Laila Stausbøll Medlem: Jannie de Nedergaard 2. Næste møde: Torsdag kl Dagsorden: 1 Generalforsamling i ridecentret. 2 Familiedysten v. Dorthe Rahbek (30 min.) 3 Aktivitetskalenderen Planlægning af bestyrelsesarbejdet (struktur, årshjul, datoer m.m.) 5 Eventuelt Referat fra bestyrelsesmøde 26. november Referat fra bestyrelsesmøde i GERF Dato: 26. november Vi etablerer automatvanding til elevhestene indendørs til vinteren og forsøger at dræne så mudder undgås udenfor på elevløsdrift. Forsøg med dræn og flis på privatfoldene, samt lys ved indgangene til de mørke morgener. 2. Tilpasning af underviserens arbejdsbeskrivelse, så tid og opgaver passer sammen. Vi planlægger pasning af elevheste i juleferien. Ferielukning på rideskolen følger skolernes ferie. 3.Visioner for GERF Drøftelse af klubbens drift, aktiviteter, staldudfordringer, mødding m.m. Ingen beslutninger taget. Arbejdet fortsætter i det nye år. 4. Stævneudvalg: Nye personer til stævneudvalg. Møde torsdag 4. december kl i rytterstuen. Besked ud til alle medlemmer om vigtigheden i at møde op. Formål med mødet: At få lavet en liste af interesserede i stævneudvalgsarbejde. Udvalg nedsættes i det nye år. 5. Julestævne planlægges. Praktiske ting aftales. 6. Næste møde: 14. januar kl

8 Info fra bestyrelsen maj og juni stævnet d. 25 maj blev evalueret. Overordnet et rigtig godt stævne, med ca. 70 starter. Dog er der nogen ting der skal korigeres til næste store stævne. Vi kunne godt have brugt noget mere hjælp fra flere forældre. Vi aftalte at der skulle være arbejdsdag søndag d. 22 juni fra 8.00 til og en arbejdsaften onsdag d.18. juni fra til SE FACEBOOK og OPSLAGSTAVLE. Vi har fået ny hø og Warp leverandør Vi Vil etablerer ny møg plads Der er nu styr på ridelejr i uge 27 og uge 28. Pris 120 kr. pr. dag Man må tage egen hest med, hvis man selv passer den, og selv medbringer foder. Der kan købes halm af os for 30 kr. pr. dag. Der er nu styr på pasning af elev heste fra uge 27 til uge 32. Vi har købt ponyen Delicia