Projektbeskrivelse: "Risikostyring"

Transkript

1 Projektbeskrivelse: "Risikostyring"

2 , Rådhuset 8000 Århus C Indholdsfortegnelse 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE BAGGRUND ÅRHUS KOMMUNES RISIKOSTYRINGSPOLITIK FORSIKRING ELLER SIKRING KONSEKVENSER AF EN SKADE FORMÅL RISIKOSTYRINGSPOLITIKKENS FORMÅL PROJEKTETS FORMÅL AFGRÆNSNING RESULTATKRAV MÅL KRAV TIL PROJEKTSTYRING KRITERIER FOR PROJEKTAFSLUTNING FORUDSÆTNINGER FORUDSÆTNINGER FOR OPFYLDELSE AF FORMÅL TIDSMÆSSIGE FORUDSÆTNINGER HISTORISKE FORUDSÆTNINGER SAMMENHÆNG TIL ØVRIGE PROJEKTER RESSOURCER TIDS- OG AKTIVITETSPLAN HOVEDAKTIVITETER INDFØRELSE AF ET SAMLET SKADESREGISTRERINGSSYSTEM ØGE MEDARBEJDERNES OPMÆRKSOMHED OMKRING FOREBYGGELSE NEDBRINGELSE AF ANTALLET AF INDBRUD SÆRLIGT RETTET MOD PC ER OG ANDET ELEKTRONISK UDSTYR FOREBYGGELSE AF BRANDSKADER NEDBRINGELSE AF HÆRVÆRK OG TYVERI NEDBRINGELSE AF ANTALLET AF AUTOSKADER FOREBYGGELSE AF VANDSKADER HOVEDTIDSPLAN RESSOURCER OG ØKONOMI RESSOURCER PROJEKTLEDER/RISIKOSTYRINGSKOORDINATOR SIKRINGSPROJEKTGRUPPEN OG AD HOC ARBEJDSGRUPPER

4 6.2. ØKONOMI ORGANISERING OG BEMANDING ORGANISATIONSMODEL BEMANDING KOMMUNIKATIONSSTRATEGI MIDLER MEDIA INTERESSENTER

5 Kapitel 1 1. Baggrund 1.1. Århus Kommunes risikostyringspolitik Århus Byråd vedtog den en Risikostyringspolitik (bygnings- og tingsskade) for Århus Kommune. Projektet, beskrevet i denne projektbeskrivelse, er et 4-årigt projekt med henblik på udmøntning af den vedtagne risikostyringspolitik. Projektbeskrivelsen tjener som en konkretisering af formålet og opgaven med en opprioritering af sikringsindsatsen og udgør således også en vejledning for den projektgruppe (herefter kaldet sikringsprojektgruppen), der skal nedsættes til gennemførelse af projektet Forsikring eller sikring Århus Kommune er hovedsageligt selvforsikrende, hvilket betyder, at kommunen overordnet har valgt alene at forsikre sig mod de risici, som man ikke kan afværge eller sikre sig ud af, dvs. katastroferne. Kommunen har tegnet en katastrofeforsikring på bygninger og løsøre for så vidt angår brand og storm. På alle øvrige områder er det op til magistratsafdelinger at afgøre, om den enkelte forvaltning/institution skal være selvforsikrende eller afdække risiciene via en forsikring. Overordnet set kan det alene betale sig at tegne forsikring, hvis præmiens størrelse tillagt en eventuel selvrisiko er mindre end, hvad det vil koste Århus Kommune at investere i sikring af det pågældende aktiv og derved undgå eller minimere skaderne. Det skal selvfølgelig ses over en repræsentativ årrække. Da mange sikringstiltag er forholdsvis billige og enkle at gennemføre, vil det på mange områder være billigere at sikre frem for at forsikre, fordi forsikringspræmierne overstiger udgifterne til sikring. Er der fortsat et behov for forsikring vil udgifterne til sikringstiltag tilsvarende 5

6 kunne indvindes ved besparelser på forsikringspræmierne. Er det et område, hvor kommunen er selvforsikrende, vil det også ofte være billigere at foretage en sikringsinvestering frem for år efter år, at afholde udgifter til genopretning af skaderne Konsekvenser af en skade En skade betyder ofte ikke bare en økonomisk udgift, men kan i mange tilfælde også have betydning for medarbejdernes tryghedsfølelse og kommunens service over for borgerne. Følgende cases illustrerer konsekvenserne af skader, der måske kunne være undgået ved forholdsvis enkle sikringsinvesteringer: Case 1: Natten til tirsdag den 14. januar 2003 var Møllevangskolen udsat for indbrud, hærværk og efterfølgende brand, som medførte at skolens østlige fløj (netto 1150 m2) nedbrændte, med undtagelse af 2 lokaler som blev vandskadet. Fløjen omfattede i alt 12 klasselokaler og 2 fælleslokaler til både undervisnings- og skolefritidsbrug. Fløjen indeholdte skolens SFO, indskoling samt 3 af skolens amtslige specialklasser for stærkt hørehæmmede/døve børn. I alt blev ca. 200 børn undervist i fløjen, hvor halvdelen også gik i SFO. I alt har skolen godt 600 elever. Det formodes, at gerningsmændene er kommet ind i hovedbygningen via skolegården mod syd. I hovedbygningen er der foretaget omfattende hærværk i lokaler og på løse og faste inventardele. Via hovedbygningen er gerningsmændene kommet ind i østfløjen, hvor der først er foretaget omfattende hærværk, hvorefter der er påsat ild i et klasselokale. Ilden bredte sig efterfølgende til hele fløjen. Ilden blev stoppet af brandvæsenet ved en brandsektionsvæg og -dør til den resterende del af skolen, men der var også 6

7 omfattende røg- og vandskader i de reddede bygninger, som skulle udbedres. Da branden skete i løbet af natten kom ingen til skade under forløbet. Brandmyndighederne brandslukkede hele natten og efterslukkede den efterfølgende dag og de resterende bygningsdele blev afstivet. Politiet afspærrede hele skolen for at gennemføre tekniske undersøgelser og skolen var afspærret til og med onsdag den 15. januar. Politiet betragtede sagen med stor alvor, idet der havde været lignende mindre hændelser inden for den seneste tid. Alle aktiviteter på skolen den 14. januar blev aflyst og alle klasselærere kontaktede telefonisk de enkelte hjem for at orientere om situationen. Skolen lavede en nødplan, som var tilgængelig på skolens hjemmeside. Pædagogisk Psykologisk Rådgivning har efterfølgende været involveret i sagen. Onsdag den 15. januar blev der etableret pasning for SFO-børn i de omkringliggende institutioner samt Møllevangskirken. Torsdag den 16. januar blev der både etableret undervisning og SFO på skolen og i de nærliggende daginstitutioner samt Møllevangskirken. Indtil der blev etableret mere permanente undervisningslokaler, blev der arrangeret flere ekskursionsture til forskellige undervisningsmæssige interessante steder. Tirsdag den 14. januar 2003 startede arbejdet med at etablere en længerevarende genhusningsløsning og 1½ uge efter branden kunne skolen tage den første pavillonbygning i brug på skolens areal. En uge senere blev pavillonbygning nr. 2 taget i brug og skolen har nu 12 undervisningslokaler, toiletter mv. til rådighed i pavillonbygningerne til nybyggeriet er genopført. Efter branden er der taget skridt til en væsentlig større modernisering af skolen, end den oprindeligt planlagte, som var påbegyndt på 7

8 brandtidspunktet. Der er selvsagt stor opmærksomhed omkring brandsikringen af de nye bygninger på skolen. Både i form af aktiv sikring - ABA-anlæg i dele af bygningerne og passivt ved brandsektionering, celleopdeling og sikring af flugtveje mv. Endvidere vil skolens fremtidige alarmeringssystem sikre, at det ikke er muligt, at bevæge sig rundt på store dele af skolen, uden alarmen aktiveres. Case 2: Den 20. september 2004 var der indbrud i Informatikafdelingen. Tyveriet fandt sted natten til mandag - på et tidspunkt, hvor vagtoperatøren af ikke oplyste årsager havde glemt at tilkoble tyverialarmen, efter at håndværkere havde været på arbejde i bygningen i weekenden. Informatikafdelingens lokaler lå rimeligt ubeskyttede hen i en stor kontorbygning, som på det tidspunkt var under omfattende ombygning, hvorfor sårbarheden var stor. Afdelingen fik stjålet edb-udstyr for godt kr. ekskl. moms. Udstyret var ikke forsikret. Der var udelukkende tale om arbejdspladsudstyr, da det kostbare serverudstyr er sikret i et serverrum bag en kraftig ståldør. Episoden gav i dagene derefter anledning til noget nervøsitet blandt medarbejdere, der møder tidligt på arbejdspladsen - de første møder ind ved 7-tiden. Tyveriet blev naturligvis anmeldt overfor politiet. Med baggrund i den automatiske registrering af opkoblet edb-udstyr var det muligt at tilsende politiet en stykliste over stjålet udstyr, inkl. udstyrets serienumre. Informatikafdelingen var som IT-driftsleverandør til Magistratens 2. Afdeling og Borgmesterafdelingen i besiddelse af en del nyindkøbt PC-udstyr, som hurtigt blev installeret hos medarbejderne. Ved frokosttid mandag kunne medarbejderne igen ibrugtage de mest kritiske IT-systemer. Sårbarheden overfor IT-mæssig nedetid er naturligvis forstærket af, at afdelingen leverer IT-drift til mere end 800 IT-brugere. 8

9 Efterfølgende engagerede bygherren, Ejendomsforvaltningen, stressrundering fra vagtselskabet - de kom oftere på inspektion i området hen over natten - og en vægter opholdt sig i bygningen hver nat i en periode derefter. Opgaven var at forhindre, at der atter skulle indtræffe tyveri at det driftskritiske udstyr. På baggrund af hændelsen tog Informatikafdelingen initiativ til installation af røggeneratorer i de pågældende lokaler - pris kr. ekskl. moms - og arbejdspladsudstyret blev derudover fastlåst til bordene med stålwirer - pris kr. i alt for 20 stk. PC'er. Slutteligt blev afholdt et møde med det stedlige politi og Kriminalpræventivt Råd, hvor vi gennemgik risikobilledet generelt og i forhold til det konkrete bygningskompleks med henblik på at afdække yderligere foranstaltninger, som vil kunne minimere risikoen for tyveri i bygningerne. Bygningerne er normalt sikret efter den standard, der anvendes af Ejendomsforvaltningen, og der er ikke på baggrund af mødet foretaget yderligere sikring. Det overvejes at opsætte en bom ved adgangsvejen for at forhindre tyve i at medbringe varebiler, ligesom øvrige fagkontorer i bygningerne p.t. overvejer, om de skal lade deres IT-udstyr sikre vha. wirer. 9

10 Kapitel 2 2. Formål Denne projektbeskrivelse fastlægger projektets mere konkrete formål set i forhold til risikostyringspolitikken generelle formål. Der identificeres 7 hovedaktiviteter (indsatsområder) og herunder en række mere detaljerede aktiviteter. Projektbeskrivelsen indeholder en beskrivelse af baggrunden for valget af udvalgte indsatsområder til illustration af de omkostninger, der er forbundet med at have en høj risikoprofil/lavt sikringsniveau. Omkostninger, der ikke bare er økonomiske, men også skal ses i forhold til medarbejdere og borgere Risikostyringspolitikkens formål Formålet med Århus Kommunes risikostyringspolitik og dermed projektets helt overordnede formål er: At nedbringe antallet af skader og den enkelte skades størrelse, herunder at sikre kommunen mod undgåelige tab og driftsforstyrrelser som følge af skader på løsøre, bygninger, anlæg, biler, m.v. At højne medarbejdernes og ledelsens forståelse for vigtigheden af risikoforebyggelse At sikre en ensartet politik og et ensartet sikringsniveau indenfor sammenlignelige driftsområder At opnå nedsættelse af forsikringspræmierne 10

11 2.2. Projektets formål Set i forhold til gennemførelsen af nærværende projekt, er projektets overordnede mål og dermed kommissorium for sikringsprojektgruppen: 1. Nedbringelse af det samlede antal skader 2. Nedbringelse af skadesudgifterne 3. Nedbringelse af forsikringspræmierne 4. Nedbringelse af omfanget af følgeskader/gener Sikringsprojektgruppen skal derudover overveje og stille forslag til den fremtidige organisering af sikringsindsatsen, herunder muligheden for at inddrage den del af risikostyringsindsatsen, der i dag varetages af Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling, i en samlet risikostyringsprofil. Projektet skal dels skabe den nødvendige basis for målopfyldelsen i form af et skadesregistreringssystem dels søge målopfyldelse på de udvalgte indsatsområder. Projektet skal derudover udgøre et læringsprojekt for deltagerne og for den fremtidige sikringsindsats i Århus Kommune 2.3. Afgrænsning Begrebet risikostyring omfatter normalt også den del af sikringsindsatsen, der relaterer sig til medarbejdernes arbejdsmiljø, forebyggelse af arbejdsskader, sygefravær og lignende. Denne del varetages i dag af Personaleafdelingen (Borgmesterens Afdeling). Den af Århus Kommune vedtagne risikostyringspolitik omfatter alene bygnings- og tingsskade, men de konkrete sikringstiltag vil kunne have en afledt virkning på den personalemæssige del af risikostyringen. Sikringsprojektgruppen skal dog som et led i sit kommissorium afdække, om sikringsindsatsen efter projektets afslutning mest hensigtsmæssigt skal 11

12 organiseres i en enhed omfattende både sikring af bygninger og løsøre og sikring i forhold til medarbejdere. 12

13 Kapitel 3 3. Resultatkrav 3.1. Mål Projektets mål eller delprodukter er: Indførelsen af et fælles skadesregistreringssystem Registrering af alle skader på bygninger og løsøre, det være sig brand, tyveri, hærværk, autoskader, vandskader osv., herunder de direkte skadesudgifter og følgeomkostninger Bearbejdning af de udvalgte indsatsområder, og forslag til konkrete sikringstiltag hvor dette vurderes hensigtsmæssigt Måling af skadesomkostninger før og efter iværksættelse af sikringstiltag Opgørelse af besparelser på eventuelle forsikringspræmier Holdnings- og adfærdsændring hos medarbejdere via opmærksomhed på skadesregistrering og information om risikostyring og sikringstiltag Forslag til en fremtidig organisering af sikringsindsatsen, herunder om den personalemæssige del af sikringsindsatsen og projektdelen skal samles i en fælles organisation Forslag til, hvilke økonomiske og personalemæssige ressourcer, der bør afsættes til den fremtidige sikringsindsats 3.3. Krav til projektstyring Fremdriften og kvaliteten i sikringsprojektgruppens arbejde sikres ved: Årlig statusopgørelse til Magistratsafdelingerne indeholdende en status på sikringsprojektet, herunder en oversigt over registrerede skader og skadesudgifter 13

14 Sikringsprojektgruppen udarbejder en detailhandlings- og tidsplan for hele projektperioden, der ajourføres én gang årligt. Tiltag af tværmagistratslig økonomisk eller personalemæssig betydning forelægges Magistraten, der har beslutningskompetencen. Tiltag, der alene vedrører en magistratsafdeling, besluttes af den pågældende magistratsafdeling 3.4. Kriterier for projektafslutning Projektafslutningen sker på grundlag af en evalueringsrapport indeholdende: En gennemgang og analyse af de opnåede resultater forstået som opnået sikringsniveau, holdnings- og adfærdsændring hos medarbejdere, nedbringelse af skadesomkostninger og eventuelle besparelser på forsikringspræmier Et forslag til den fremtidige organisering af sikringsindsatsen, herunder muligheden for at inddrage den del af risikostyringsindsatsen, der i dag varetages af Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling, i en samlet risikostyringsprofil. Evalueringsrapporten forelægges Magistraten, sendes til Magistratsafdelingerne til høring, og fremsendes herefter til Byrådet primo 2009, således at en eventuel ny organisering af risikostyringsindsatsen kan iværksættes i umiddelbar forlængelse af projektets ophør. 14

15 Kapitel 4 4. Forudsætninger 4.1. Forudsætninger for opfyldelse af formål De nødvendige forudsætninger for at opnå målbare resultater i forhold til projektets formål er: Forudsætning 1: Foreslåede konkrete sikringstiltag besluttes og iværksættes. Riskostyringsprojektets succes er afhængig af, at magistraten/den enkelte magistratsafdeling træffer beslutning om, at der skal investeres i sikringstiltag, der på sigt kan medvirke til at nedbringe skadesomkostningerne og/eller forsikringspræmierne. Forudsætning 2: Magistratsafdelingerne afsætter de nødvendige personalemæssige ressourcer til at løfte opgaven. Riskostyringsprojektets succes er afhængig af, at sikringsprojektgruppens deltagere går aktivt ind i sikringsarbejdet, og at Magistratsafdelingerne således afsætter den nødvendige personalemæssige ressourcer 4.2. Tidsmæssige forudsætninger Projektet er et 4-årigt projekt dækkende perioden medio juni For de personalemæssige ressourcer forbundet med gennemførelsen af projektet henvises til kapitel 6.1. Ressourcer 15

16 4.3. Historiske forudsætninger Århus Kommune har ikke tidligere haft en fælles risikostyringspolitik, men der har i de enkelte magistratsafdelinger været iværksat forskellige mere enkeltstående sikringstiltag. Projektets formål og valg af hovedaktiviteter/indsatsområder baserer sig derfor kun i mindre omfang på kommunens egne interne risikosanalyser/forsikringsoplysninger. I stedet er der indhentet erfaringer fra andre kommuner, jf. afsnit 5.1. Det tilgængelige materiale er herefter blevet sammenholdt med de erfaringer, der via den nuværende risikostyringsgruppe, har kunnet indhentes fra magistratsafdelingerne Sammenhæng til øvrige projekter Projektet har tæt sammenhæng med Århus Kommunes forsikringspolitik. Som nævnt i kapital 1.2. har Århus Kommune valgt som udgangspunkt at være selvforsikrende. I forbindelse med tegning af katastrofeforsikringen dækkende brand- og stormskader på bygninger og løsøre blev der etableret en intern forsikringsordning. Alle magistratsafdelinger bidrager til forsikringsfonden efter en nærmere fastsat fordelingsnøgle, og i tilfælde af skader over kr. udbetales erstatning fra den interne forsikringsordning. Forsikringsordningen administreres af, der ligeledes varetager skadesregistreringen for så vidt angår brand- og stormskader, vedligeholdelse af et bygnings- og løsøreregister samt kontakten til forsikringsselskabet. er derudover ansvarlig for et mindre antal øvrige fælles forsikringer. I tilfælde af udbud af forsikringer, bistår magistratsafdelinger med gennemførelsen af udbud og søger løbende at afdække muligheden for at tegne fælles forsikringer på andre områder. Endelig varetager 16

17 en generel rådgivende funktion i forhold til forsikring og erstatningssager Ressourcer Det er i den vedtagne risikostyringspolitik forudsat, at der nedsættes en tværmagistratslig sikringsprojektgruppe, bestående af 1-2 repræsentanter fra hver magistratsafdeling, kommunens beredskabschef samt kommunens forsikringsadministrator. Det forudsættes, at deltagerne i sikringsprojektgruppen har kendskab til og/eller interesse for risikostyring. For at sikre kontinuiteten i sikringsprojektgruppens arbejde, forudsættes derudover, at repræsentanterne for magistratsafdelingerne fortsætter i sikringsprojektgruppen, uanset en eventuel ændring i magistratsstrukturen. Sikringsprojektgruppen kan i givet fald suppleres med yderligere medlemmer. Sikringsprojektgruppen nedsætter ad hoc arbejdsgrupper, der skal forestå analysen af de enkelte indsatsområder. Medlemmerne af ad hoc arbejdsgrupperne udpeges efter deres kompetencer inden for det valgte indsatsområde. For de tidsmæssige ressourcer henvises til projektbeskrivelsens kapitel 6. 17

18 Kapitel 5 5. Tids- og aktivitetsplan En detaljeret liste over aktiviteterne kan ses under hvert enkelt område Hovedaktiviteter Til opfyldelse af projektets formål er udvalgt en række aktiviteter eller indsatsområder. Indsatsområderne er udvalgt efter en vurdering af, hvor der forventeligt hurtigt kan opnås besparelser på skadesudgifter og forsikringspræmierne, blandt andet baseret på indhentede erfaringer fra andre kommuner og erfaringer fra magistratsafdelingerne. På den baggrund peges på nedenstående indsatsområder, hvor der kan iværksættes sikringstiltag uden forudgående gennemførelse af en risikoanalyse baseret på en udførlig skadesstatistik: Indsatsområderne for er følgende: 1 Indførelse af et samlet skadesregistreringssystem Grundstenen i en effektiv risikostyring er koordineret indsamling og bearbejdning af data vedrørende skader, skadesårsag, følgeskader, omkostninger (økonomiske og ikke-økonomiske). 2 Øge arbejdspladsernes og dermed medarbejdernes opmærksomhed omkring forebyggelse Den enkelte medarbejder skal føle ansvar for sin arbejdsplads, og føle at det kan betale sig at tænke i sikring. 3 Nedbringelse af antallet af indbrud særligt rettet mod Pc'er og andet elektronisk udstyr 4 18 Forebyggelse af brandskader

19 5 Nedbringelse af hærværk og tyveri 6 Nedbringelse af antallet af autoskader 7 Forebyggelse af vandskader 8 Evt. andre indsatsområder udvalgt på baggrund af skadesstatistikken eller på opfordring fra magistratsafdelingerne Indsatsområderne er delvist prioriterede, idet indførelsen af et fælles skadesregistreringssytem er hele grundlaget for sikringsindsatsen. Det forventes, at blot det at medarbejderne decentralt skal indtaste enhver skade i skadesregistreringssystemet sammenholdt med en opfølgning på de indtastede data og synliggørelse af skadesstatistikken, kan medvirke til at den enkelte medarbejder vil tænke over, hvordan en lignende skade kan undgåes i fremtiden. Det vil sige, at skadesregistreringssystemet vil have holdnings- og adfærdsændring hos medarbejderne som afledt effekt. Holdnings- og adfærdspåvirkning af medarbejderne vil samtidig kunne medføre, at medarbejderne selv gennemfører mindre sikringstiltag såsom ikke at placere computere/-skærme lige ved vinduer, at gå en fyraftensrunde for at sikre vinduer og døre osv. Den afledte effekt af holdnings- og adfærdspåvirkning af medarbejderne vil således få indvirkning på de øvrige indsatsområder. Sikringsprojektgruppen vælger selv blandt de øvrige indsatsområder, der ikke er prioriterede, og indsatsens omfang på de enkelte områder bestemmes ligeledes af sikringsprojektgruppen. Baggrunden for valg af det enkelte indsatsområde er nærmere beskrevet nedenfor, herunder erfaringsgrundlag, målsætning i form af konkrete sikringstiltag samt forventede resultater. 19

20 Indførelse af et samlet skadesregistreringssystem Formål og erfaringer Som nævnt er grundstenen for enhver effektiv sikringsindsats, at der er data tilgængelig, således at man kan se, hvor skader opstår, hvorfor de opstår, hvilken type af skader, skadernes størrelse osv. I dag foretages der i Århus Kommune kun en meget begrænset koordinering af skadesanmeldelserne. Således registreres alene alle brand- og stormskader centralt. For så vidt angår alle øvrige skader er det op til den enkelte magistratsafdeling at afgøre, om der skal foretages en samlet registrering af skader i tråd med at omkostningerne ved en skade afholdes inden for magistratsafdelingernes eget budget. Skolevæsenet har valgt at indføre online skadesregistreringssystem, så den enkelte skole indberetter alle skader til et samlet register. Ved indførelsen af et fælles skadesregistreringssystem for hele kommunen vil man kunne se, om særlige områder i kommunen er plaget af en bestemt skadestype - som for eksempel indbrud - om der for eksempel er mange brandskader og årsagen til den enkelte brandskade osv. Der er således mulighed for at sætte målrettet ind med sikringsinvesteringer efter at have samlet og gennemgået alle skadesdata. Ud over at give et samlet og mere effektivt grundlag for sikringsindsatsen i Århus Kommune vil et online registreringssystem give et bedre overblik over kommunens værdier og gøre det muligt at vurdere om det vil være hensigtsmæssigt at gennemføre et fælles udbud af en bestemt forsikringstype. Ved tegning af forsikring at forventes det, at der kan opnås en billigere forsikringspræmie, da man vil kunne fremlægge en nøjagtig opgørelse af aktiver og en retvisende skadesstatistik. Tidligere har forsikringsselskaberne grundet usikkerhed omkring aktiver og skader måttet indregne en udefineret ekstra risiko ved beregning af præmien, hvilket kan have medført dyrere forsikringspræmier. 20

21 Et online registreringssystem i lighed med det system, der allerede er i drift i Skolevæsenet vil give mulighed for en samlet registrering af skader og et effektivt grundlag for sikringsindsatsen samt et overblik over de økonomiske konsekvenser af skaderne Målsætning Afdække muligheder for online skadesregistreringssystem blandt andet baseret på erfaringer fra Skolevæsenet Indførelse af et fælles online skadesregistreringssystem Afholdelse af kurser i registreringssystemet Udgive informationsmateriale/brugervejledning om det nye registreringssystem Etablere et intranet, hvor løbende sikringstiltag, analyseresultater og informationsmateriale offentliggøres med henblik på erfaringsudveksling og synliggørelse af projektets resultater Fastlæggelse af retningslinier for indrapporetering af decentrale sikringstiltag med henblik på erfaringsudveksling, og for at skabe et overblik over sikringsniveau samt sparede skadesudgifter i forhold til den afholdte udgift til sikring Årlig rapport over skadesudviklingen og tilhørende omkostninger Årlig vurdering af forsikringsforhold set i forhold til skadesudviklingen Forventet resultat Det forventes, at et samlet registreringssystem vil give et billede af Århus Kommunes risikoprofil og gøre det muligt at udpege de områder, hvor en sikringsindsats vil kunne nedbringe antallet af skader og skadesudgifternes størrelse. Skadesregistreringssystemet vil således have en afledt effekt på de øvrige indsatsområder og dermed være et sikringstiltag i sig selv. Samtidig er skadesregistreringssystemet hele grundlaget for den fremtidige sikringsindsats i Århus Kommune. 21

22 Øge medarbejdernes opmærksomhed omkring forebyggelse Præsentation og erfaringer Startskuddet for sikringsarbejdet i Københavns Kommune lød for alvor i 2001, da kommunen havde fået gennemført en konsulentundersøgelse af sikringsniveauet på 50 udvalgte institutioner i kommunen. Konsulentrapporten viste, at sikringsniveauet generelt lå under det niveau, man ifølge konsulentfirmaet burde have i Københavnsområdet. På en skala på 1 til 5, hvor 5 er udtryk for det højeste sikringsniveau, mente konsulentfirmaet, at Københavns Kommune som helhed burde have et sikringsniveau på 3,5, hvor det gennemsnitlige sikringsniveauet på de 50 udvalgte institutioner var på 2,2 dvs. under middel. Konsulentrapporten pegede på, at der kunne opnås store fordele blot gennem mere oplysning samt holdnings- og adfærdspåvirkning af medarbejderne. Selvom Århus Kommune ikke er direkte sammenlignelig med Københavns Kommune, så betragtes Århus Kommune i dag fra forsikringsselskabernes side som en storby, hvilket har stor betydning ved forsikringsselskabernes beregning af den risiko, der er forbundet med at forsikre aktiver i Århus Kommune. På den anden side er der ikke grund til at antage, at sikringsniveauet på institutionerne i Århus Kommune skulle være væsentligt bedre end i Københavns Kommune, særligt henset til at der ikke tidligere har været koordineret opmærksomhed om risikostyring og sikring i Århus Kommune. Blandt de aktiviteter, man efterfølgende har iværksat i Københavns Kommune for at øge medarbejdernes opmærksomhed omkring sikringsarbejdet er: Indstik til lønsedler, om øget fokus på brand og sikring generelt Stormøder om brand - hvordan undgår man brand 22

23 Nyhedsbrev om kommunens sikringstiltag Vejledning til udarbejdelse af en ansvarsoversigt, hvem skal handle hvordan, når der sker en skade Folder med 10 gode råd om sikring (typiske årsager til indbrud og skader) Klistermærker, der sættes på ejendele, som kommunen ønsker at passe særligt på - anvendt til forruden i hjemmeplejens biler, for at minde om at hjemmehjælperne skal tage den med ro, når de bakker ud, parkerer o.l. Lignende tiltag vil umiddelbart kunne iværksættes i Århus Kommune. Det er således ikke nødvendigt, at der iværksættes en større konsulentundersøgelse af sikringsniveauet i kommunens institutioner, for at afdække sikringspotentialet i at øge medarbejdernes opmærksomhed omkring sikring og forsikring på udvalgte områder. Det er givet, at øget opmærksomhed om, at for eksempel værdigenstande ikke placeres ved vinduer, at der gennemføres et fyraftenstjek for at tjekke døre og vinduer og slukke elektriske apparater, at affaldscontainere ikke placeres under udhæng med deraf følgende fare for bygningsbrand osv. vil kunne medvirke til at øge sikringsniveauet Målsætning Målsætningen er at øge medarbejdernes opmærksomhed omkring sikring på de øvrige indsatsområder, således at der opnås synergi i projektet, dvs. øget fokus på blandt andet sikring mod brand, indbrud, tyveri, hærværk og autoskader. Målsætningen for er følgende: Gennemførelse af 2 temadage om brandsikring, herunder hvordan er kommunen forsikret, hvordan undgåes brand Halvårligt nyhedsbrev om nye sikringstiltag Vejledning til udarbejdelse af ansvarsoversigt/beredskabsplan, opgaver og ansvarsfordeling i tilfælde af brand 23

24 Spørgeskemaundersøgelse til udvalgte institutioner indeholdende spørgsmål om institutionens sikkerhedsforanstaltninger mod tyveri og indbrud Informationsmateriale om, hvordan indbrud kan undgåes Derudover kan gennemføres informationsaktiviteter, i det omfang, der vurderes at være behov herfor Forventet resultat Målsætningen om at øge medarbejdernes opmærksomhed skulle gerne resultere i reduktion i antallet af brandskader og indbrud og dermed reducerede udgifter til skadesdækning. En reduktion i antallet af skader herunder specielt indbrud vil samtidig øge medarbejdernes tryghed på arbejdspladsen. Når medarbejderne er klar over, hvem og hvordan der skal handles i en given skadessituation qua en ansvarsoversigt eller en egentlig beredskabsplan, vil medarbejdernes utryghed i skadessituationen tilsvarende reduceres ligesom en beredskabsplan gerne skulle sikre et minimalt servicesvigt i forhold til de berørte borgere Nedbringelse af antallet af indbrud særligt rettet mod pc er og andet elektronisk udstyr Præsentation og erfaringer Af Forsikringsårsrapporten 2002 udarbejdet af Århus Kommunes tidligere forsikringsmægler Willis I/S fremgår det, at en del af kommunens institutioner har valgt at tegne en forsikring dækkende indbrud, hvilket er ensbetydende med, at Willis har kunnet registrere alle anmeldelser af skader over en eventuel selvrisiko. Af den begrænsede skadesstatistik kan man se, at de registrerede indbrud hovedsageligt har rettet sig mod tyveri af pc ere og andet elektronisk udstyr. 24

25 Det må formodes, at den begrænsede skadesstatistik udgør et repræsentativt billede på Århus Kommune som helhed, forstået på den måde at indbrud rettet mod tyveri af pc ere og lignende er et generelt problem i kommunen. Skaden ved tyveri af en pc begrænser sig ikke kun til den økonomiske skade ved at skulle anskaffe en ny og reparere efter indbruddet, der går måske 1-2 dage, inden en ny pc er oppe at køre, hvilket vil påvirke de berørte medarbejderes effektivitet. Tyveri af harddiske kan desuden medføre risiko for, at personfølsomme oplysninger kommer til andres kundskab. Endelig skal der bruges tid på anmeldelse til politi og forsikring samt bestilling af håndværkere. Kolding Kommune har også valgt at sætte fokus på sikringstiltag i relation til indbrud med tyveri af pc ere. Således er der gennemført systematisk mærkning af alt elektronisk udstyr, ligesom pc ere er blevet sikret med kabler og kassetter. På særligt udsatte områder er der blevet opsat gitre (fremstillet af kommunens eget smedeværksted). Den forebyggende indsats har ifølge Kolding Kommune bevirket, at antallet og omfanget af indbrudstyverierne er reduceret væsentligt. Der er således i 1. halvår af efter sikring af størstedelen af kommunens pc ere - alene registreret 1 tilfælde af indbrud Målsætning Målsætningen for sikringsprojektet i relation til tyveri af pc'er og andet elektronisk udstyr i forbindelse med indbrud er: At mærke alt edb udstyr med Århus Kommune Afdække mulighederne og behovet for fastgørelse af fladskærme, eksterne harddiske, brændere og andet udstyr At udarbejde retningslinier for placering og sikring af edb udstyr Udarbejdelse af informationsmateriale til medarbejderne, således at den enkelte er opmærksom på, om vedkommendes arbejdsplads er tilstrækkeligt sikret. 25

26 Når sikringstiltag er gennemført søges dette offentliggjort - tyve læser også aviser Forventede resultater Det forventes, at antallet af indbrudstyverier falder væsentligt, og at dette vil medføre, at de afdelinger, der i dag har valgt at tegne en forsikring mod indbrudstyverier, sparer penge på forsikringspræmien eller overvejer at blive selvforsikrende. Det forventes også, at faldet i antallet af indbrudstyverier vil betyde øget tryghed for medarbejderne i dagligdagen Forebyggelse af brandskader Præsentation og erfaringer Århus Kommune valgte i 2003 at omstrukturere forsikringsområdet i relation til brand og stormskader på bygninger og løsøre, da kommunen gik fra at være næsten fuldt ud forsikringsdækket til at være selvforsikrende med en katastrofe forsikringsdækning. Alle årets skader under 25 mio. kr. betales af kommunens magistratsafdelinger, enten inden for deres eget budget eller via en fælles intern forsikringsordning. Præmien til den interne forsikringsordningen er delvist fastsat med baggrund i det historiske skadesforløb, hvilket betyder, at jo færre og billigere skader jo mindre præmie til forsikringsordning og jo færre udgifter til skadesdækning uden for forsikringsordningen. Erfaringer fra Københavns Kommune viser, at antallet af brandskader ikke er stort, men at brandskader omvendt er den dyreste skadestype. Som sikringstiltag har Københavns Kommune valgt at gennemføre følgende: 26

27 Lade opsætte det nødvendige antal røgalarmer på alle institutioner Udsende info til alle medarbejdere om fokus på brand kombineret med 6 stormøder om brand Udarbejdelse af en ansvarsoversigt til brug for institutionerne, så alle ved, hvem der skal handle og hvordan i tilfælde af en brand Den skadesregistrering, der har fundet sted i Århus Kommune siden indførelsen af den interne forsikringsordning viser, at skader fordeler sig således: Skadestype Påsat brand, skraldespande/containere Påsat brand, andre Brand antændt sfa. rygning Brand i forbindelse med ukrudtsbekæmpelse Lynnedslag i alarmanlæg mv. Brand, placeret genstande på komfur Brand, anden skadesårsag Brand, skadesårsag ikke oplyst Storm Samlede skader/skadesudgifter Antal Udgift Skadestatistikken er behæftet med usikkerhed, idet alle skader formentlig ikke er blevet indberettet. Kategorien påsat brand, andre dækker over en større skade på 1,15 mio. kr. Statistikken viser imidlertid på trods af et ikke fyldestgørende datagrundlag, at der (1)kan sættes fokus på hensigtsmæssig placering af affaldscontainere - bør foreksempel ikke stå under udhæng, så ilden har mulighed for at brede sig, (2)evt. retningslinier for køb af induktionskomfurer, hvor kogepladen ikke varmer, med mindre der står en egnet gryde på pladen, (3)retningslinier om brandsektionering af bygninger, således at større brande så vidt muligt begrænses til en sektion, og (4)muligheden for at afværge lynnedslag i alarmanlæg. Århus Kommune er allerede godt på vej med retningslinier om juledekorationer og selvslukkende elapparater, men allerede iværksatte 27

28 sikringsinitiativer bør samles, så sikringsniveauet kan dokumenteres ved eventuel forsikring eller risikostyringscertificering Målsætning Forebyggelse af brandskader handler hovedsageligt dels om bygningsrelaterede sikringstiltag dels om øget opmærksomhed hos medarbejderne. Målsætningen for sikringsprojektgruppen for er blandt andet: Foretage undersøgelse af sikringsniveauet (evt. spørgeskemaundersøgelse) for alle offentlige bygninger, herunder om der er brandalarmeringsanlæg, brandsektionering, brandslukningsudstyr, røgalarmer, sprinkleranlæg, og dermed afdække behovet for sikringstiltag, herunder eventuelle anbefalinger om sikringskrav til nybyggeri og eksisterende bygninger Samle de centrale og decentrale sikringstiltag, der allerede er igangsat i en vidensdatabase/intranet Gennemførelse af 2 temadage om brandsikring, herunder hvordan er kommunen forsikret, hvordan undgåes brand I samarbejde med Beredskabscentret at udarbejde paradigma til beredskabsplan/nødplan/ansvarsfordeling i tilfælde af brand Udsendelse af folder til alle institutioner om gode råd til at undgå brand, herunder placering af affaldscontainere. Afdække behovet for brandslukningskurser for medarbejdere Den fortsatte registrering af kommunens brandskader vil kunne afdække yderligere brandsikringsbehov, der vil være relevante at medtage i sikringsprojektet Forventet resultat Opfyldelse af de skitserede mål forventes at medvirke til en reduktion i antallet og størrelsen af brandskader og dermed til en reduktion af magistratsafdelingernes præmie til den interne forsikringordning. Det betyder, at eventuelle udgifter til iværksatte sikringstiltag set over en 28

29 årrække vil tjenes ind i form af præmiebesparelser og reduktion i antallet og størrelsen af de skader, der i dag omfattes af magistratsafdelingernes selvrisiko (skader under kr.). De sikringstiltag, der henvender sig til medarbejderne, forventes at kunne bidrage til, at medarbejdere føler sig klædt på til at håndtere en brand og at borgere/brugere derfor opnår fornemmelse af tryghed på trods af situationens alvor Nedbringelse af hærværk og tyveri Præsentation og erfaringer Tyveri kan have flere forskellige former, men i forsikringsretlig forstand omfatter tyveri alene indbrudstyveri, hvor tyven i forsøget på at komme ind i en bygning ødelægger bygningsdele. I traditionel sprogbrug opfattes tyveri også de tilfælde, hvor tyven har haft uhindret adgang til bygningen og måske endda er blevet set fjerne genstande fra bygningen. Sikringen kan derfor også omfatte både skalsikring dvs. sikring af bygningen og adgangskontrol til åbne bygninger. Politiets statistik over tyverianmeldelser viser, at Århus Amt næsten ligger på højde med København, og København Kommunes egen statistik viser, at der udbetales 2,0 mio. kr. om året til dækning af tyveri. Der er i Århus Kommune ikke et samlet overblik over antallet af tyverier/indbrud, men det må antages, at niveauet ikke adskiller sig væsentligt fra skadesbilledet i Københavns Kommune, hvor man inden tyverier i perioden udgjorde ca. 22 % af samtlige registrerede skader. Værløse Kommune har til imødegåelse af gentagen tyveri rettet mod enkelte institutioner anskaffet et transportabelt tyverisikringsanlæg, der udlånes til de ramte institutioner. Et generelt råd fra risikostyringskoordinatorer er, at offentliggøre alle sikringstiltag, da tyve også læser aviser. 29

30 Hærværk omfatter også forskellige skadestyper, hvor graffiti og stenkast mod vinduer ifølge erfaringerne fra andre kommuner ser ud til at udgøre de største problemer. Typisk vil problemer opstå i specifikke områder og er ofte i forbindelse med skoler og andre institutioner. Kolding Kommune har i den forbindelse valgt at anskaffe to transportable videoovervågningskameraer, der kan udlånes til de institutioner, der i perioder har problemer med hærværk. Hørsholm Kommune har valgt at gennemføre et projekt om at ændre borgernes/brugernes indstilling til et bestemt byområde, som var særligt plaget af hærværk. Et projekt, der blandt andet omfattede plakatkonkurrencer, halfester og lignende - et projekt i samarbejde med SSP. Københavns Kommune har haft en stop-graffiti kampagne, der blandt andet gik ud på, øjeblikkelig bortfjernelse af graffiti og forebyggende behandling af vægge Målsætning Forebyggelse af tyveri og hærværk handler i første omgang om at få registreret hændelserne, så der opnås overblik over, om områder eller institutioner er særligt ramt. Derudover handler det også om at få skabt opmærksomhed omkring de små tiltag, der kan gøre det besværligt for tyven. Målsætningen for projektperioden er således: 30 Indsamling af oplysninger om, hvorledes kommunens bygninger er tyverisikret Afdække behovet og mulighederne for yderligere tyverisikring ved for eksempel mærkning, øget adgangskontrol, overvågning mv. Informationspjece til kommunes arbejdspladser med 10 gode råd til, hvordan indbrud og tyveri kan undgåes Øget samarbejde med SSP Offentliggørelse af alle sikringstiltag

31 Forventet resultat Det forventes, at blot det at der på kommunens arbejdspladser sættes fokus på, hvordan tyveri og indbrud kan forhindres vil være med til at nedbringe antallet af hændelser. Samtidig vil en aktiv registrering af alle hændelser gøre det muligt at sætte hurtigt ind i forhold til særligt belastede områder eller institutioner, og dermed være med til at tage problemet i opløbet Nedbringelse af antallet af autoskader Præsentation og erfaringer Skader på biler er et af de eksempler, der typisk refereres til, når der tales risikostyring, Københavns Kommune har i forbindelse med kommunens risikostyringstiltag foretaget en undersøgelse af skader på motorkøretøjer i den afdeling, der betegnes Kommune Teknik København. Undersøgelsen viste, at der var 0,43 skader pr. køretøj pr. år, og at den gennemsnitlige skadesudgift var kr. (i år 2000) Til sammenligning blev der i 2000 anmeldt 0,26 skader pr. bil pr. år til forsikringsselskaberne og den gennemsnitlige omkostning pr. skade var her opgjort til kr. I dag ligger den gennemsnitlige skadesudbetaling på kr. Forskellen i antallet af skader pr. bil ligger formentlig i, at skader, der ligger under en eventuel selvrisiko ikke anmeldes til forsikringsselskaberne. Efter en gennemgang af de registrerede skader, har Københavns Kommune konstateret, at de mest udbredte skader er bakkeskader og skader, hvor man er kommet for tæt på parkerede biler. I Københavns Kommune har man blandt andet valgt at imødegå de mange autoskader med følgende initiativer: 31

32 Indførelsen af skadessedler for køretøjer (også leasede) for at få medarbejderne til at tænke over, hvorfor skaden er sket, og hvordan den kan undgåes i fremtiden Afholdelse af køretekniske kurser for de medarbejdere, der kører meget i arbejdstiden Pas på mig - som var jeg din egen kampagne. Klistermærker til forruden på hjemmeplejens biler I Magistratens 3. Afdeling, der selv bærer risikoen for skader på døgnplejeog tjenestebiler, har man valgt at inddække risikoen ved at tegne ansvars- og kaskoforsikring for bilerne med en selvrisiko på kr pr. selvforskyldt skade. Udgifterne til forsikring og selvrisiko afholdes decentralt, hvorved der opnås den tættest mulige sammenhæng mellem den, der forvolder en skade, og den der skal betale for skadens udbedring. Udgifterne til forsikring, selvrisiko m.v. er for 2003 og 2004 opgjort således: Antal forsikrede biler Forsikringsudgift total Udgifter til selvrisiko m.v. Udgifter til småskader, skønnet Samlede udgifter Samlede udgifter pr. bil Antal skader Antal skader pr. bil , ,84 Af tabellen fremgår det, at antallet af skader pr. bil er vokset fra 2003 til 2004, ligesom de samlede udgifter til forsikring, selvrisiko og småskader pr. bil er vokset fra 2003 til Målsætning 32

33 Forebyggelse og minimering af antallet af autoskader og skadesudgifterne søges opnået ved hjælp af blandt andet følgende målsætning: Indsamling af skadesdata evt. fra KommuneForsikrings e-skadesystem Udarbejdelse og indførelse af skadessedler for ejede og leasede køretøjer Udarbejdelse af informationsmateriale til de medarbejdere, der kører meget i arbejdstiden med henblik på at øge opmærksomheden om, hvorledes skader kan undgåes Afdække behovet for tilbud om køretekniske kurser Sikre medarbejdernes kendskab til bilens indretning, betjening og sikkerhedsudstyr Afdække parkeringsforholdene for tjenestebilerne, herunder om parkeringspladserne er tilstrækkelig brede med gode tilkørselsforhold og med god belysning Afdække behovet for yderligere risikostyringsinitiativer, herunder udgifterne til gennemførelse af disse Forventet resultat Det forventes, at blot det, at der sættes fokus på området, og der indføres skadessedler vil være med til at mindske antallet af skader og dermed også følgeskader i form af sygefravær hos medarbejdere. Derudover forventes det, at øget fokus på området vil kunne medføre fald i forsikringspræmierne og eventuel mulighed for at være selvforsikrende Forebyggelse af vandskader Præsentation og erfaringer Der er løbende meldinger fra Århus Kommunes institutioner om mindre skader som følge af tærede vand- og varmerør, men heldigvis giver de oftest ingen eller mindre følgeskader. Fra tid til anden sker det dog, at en 33

34 institution bliver ramt af en skade som følge af sprængte vand- eller varmerør, der giver anledning til meget store følgeudgifter. Skaderne har forskellig karakter og årsag: Sprængte vandrør som følge af tærede rør Sprængte vandrør som følge af frysning Sprængte varmerør som følge af tærede rør/radiatorer Sprængte varmerør som følge af frysning Sprængte varmeflade i ventilationsanlæg som følge af frysning Brud på kompensator i varmesystem Skader som følge af mangelfuld afpropning af rør i forbindelse med arbejde på installationen. Skader som følge af udstrømmende vand fra varmerør giver langt de alvorligste skader, da det udover skaden fra selve vandet, også giver skader som følge af dampen fra det varme vand, f.eks. skader på lofter og inventar. Mange bygninger og institutioner i Århus Kommune spænder i alder fra ca. 100 år til 30 år, og rørinstallationerne i bygningerne er aldrig skiftet. En del af institutionernes varmeanlæg er født som kedelanlæg med åben ekspansion og er senere ombygget til forsyning fra fjernvarmeforsyningen. Det betyder, at rørsystemerne i starten af deres levetid havde jævnlig kontakt med luft via ekspansionsbeholderen og påfyldning af råvand, og de har derfor indbygget en svækkelse i forhold til rørsystemer, der altid har været påfyldt fjernvarmevand, der er behandlet fra forsyningsselskabet. Enkelte institutioners varmeanlæg er forsynet via en varmeveksler, men de fleste anlæg er direkte anlæg. Udbedring af selve rørskaden har normal en relativ lav omkostning, mens følgeskaderne kan løbe op i anseelige beløb. 34

35 Målsætning Omfanges af skader som følge af udstrømmende vand m.v. skal minimeres mest muligt. Målsætningen søges opnået ved følgende: Foretage undersøgelse af installationers stand evt. via en spørgeskemaundersøgelse sammenholdt med installationernes alder og det aktuelle skadesbillede for den enkelte bygning Afdække omfanget af og skadesudgifterne ved vandskader Vurdere behovet for total/delvis udskiftning af vand- og varmesystemer, og eventuel stille forslag om prioritering af udskiftningen Undersøge mulighederne for etablering af lækagesystemer og udgifterne ved etablering af sådanne lækagesystemer Undersøge fordelene ved etablering af varmevekslere på varmesystemerne i forhold til de udgifter, der vil være forbundet hermed Afdække muligheden og behovet for etablering af et fælles alarmcentral til opsamling af alarmer fra lækagesystemer Søge at kombinere/koordinere eventuelle lækagesystemer med den fælles database til indsamling af data til Grønt Regnskab Forventet resultat Det forventes, at der opnås overblik over skadesrisikoen for hver enkelt bygning. Ved iværksættelse af konkrete sikringstiltag, forventes det, at nogle skader vil kunne undgåes og andre vil kunne minimeres ved at følgeskaderne ikke bliver så omfattende Hovedtidsplan Projektet startes umiddelbart efter Byrådets vedtagelse af Risikostyringspolitikken - forventeligt medio Projektet er et 4-årigt projekt, og projektets resultater skal således forelægges for Byrådet primo

36 Evalueringsrapporten forelægges Magistraten og sendes herefter til Magistratsafdelingerne til høring, inden fremsendelse til Byrådet. 36

37 Kapitel 6 6. Ressourcer og økonomi 6.1. Ressourcer Det forventes, at der skal lægges betydelige personalemæssige ressourcer i gennemførelsen af projektet. Dette er et ubetinget krav for projektets succes Projektleder/Risikostyringskoordinator Det må forventes, at der skal afsættes en fuldtidsstilling til håndtering af projektlederfunktionen. Udgiften til aflønning af en fuldtidsmedarbejder er indeholdt i det beløb, der årligt afsættes til projektet Sikringsprojektgruppen og ad hoc arbejdsgrupper Sikringsprojektgruppen forventes at gå aktivt ind i projektet som styregruppe for ad hoc arbejdsgrupperne og dermed bindeled til Magistraten. Sikringsprojektgruppen må påregne 1 møde pr. måned af 2-4 timers varighed. I opstartsfasen og ved evalueringsterminer kan yderligere mødeaktivitet forekomme. Ad hoc arbejdsgrupperne nedsættes med henblik på analyse inden for et af de udvalgte indsatsområder og deraf følgende forslag til sikringstiltag. Ad hoc arbejdsgrupperne sammensættes af medarbejdere, der har kompetencer inden for netop de enkelte områder, og vil således bestå af forskellige personer alt efter, hvilket område, der behandles. Opgaven vil være af tidsbegrænset varighed, typisk af ½-1 års varighed. I denne periode må det påregnes, at deltagerne i ad hoc arbejdsgrupperne skal afsætte op til 4-6 timer om ugen. 37

38 6.2. Økonomi I den for Århus Kommune vedtagne risikostyringspolitik er det besluttet, at der afsættes 3,1 mio. kr. til gennemførelse af risikostyringsprojektet fordelt over årene Over projektperioden forventes udgifterne at fordele sig således: Over projektperioden forventes udgifterne at fordele sig således: 2. halvår 2005 i kr År 2006 i kr År 2007 i kr År 2008 i kr halvår 2009 i kr Beløbet anvendes gennemførelse af sikringsprojektet, herunder til analyser, styring, koordinering af sikringsarbejdet samt udarbejdelse af handlingsplaner, statusrapporter og evalueringsrapporter. er ansvarlig for anvendelsen af de afsatte midler, og projektlederen disponerer i samråd med sikringsprojektgruppen over midlerne uden forudgående godkendelse fra magistraten. Som en del af den forsikringspolitik Århus Byråd har vedtaget, har magistratsafdelingerne siden juli 2003 hvert år indbetalt et beløb til den interne forsikringsordning til dækning af forsikringspræmier på kommunens fælles forsikringer, administration af forsikringsordningen og til dækning af årets skader. Det budgetterede beløb til gennemførelse af risikostyringsprojektet finansieres af den interne forsikringsordning. Det forventes også, at gennemførelsen af risikostyringsprojektet vil være medvirkende til et yderligere fald i antallet og omfanget af brandskader og dermed på længere sigt et fald i præmien til den interne forsikringsordning. Udover udgifterne til gennemførelse af projektet, vil magistratsafdelingerne på sigt skulle afholde udgifter til investering i de sikringstiltag, sikringsprojektgruppen foreslår, og som vedtages af Magistraten/den enkelte magistratsafdeling. 38

39 Kapitel 7 7. Organisering og bemanding 7.1. Organisationsmodel. I risikostyringspolitikken er de organisatoriske rammer for sikringsarbejdet beskrevet således: Det overordnede politiske ansvar for risikostyringspolitikken i Århus Kommune påhviler Århus Byråd. Det overordnede administrative ansvar for gennemførelsen af politikken ligger hos Magistraten, der fungerer som styregruppe med endelig beslutningskompetence på områder af tværmagistratslig økonomisk eller personalemæssig betydning som for eksempel beslutning om gennemførelse af konkrete sikringstiltag. Sikringstiltag, der alene vedrører en magistratsafdeling besluttes af pågældende magistratsafdeling. Det praktiske administrative ansvar ligger i Borgmesterens Afdeling,, der fungerer som projektleder og formand for sikringsprojektgruppen. Projektlederen nedsætter i samarbejde med magistratsafdelingerne en sikringsprojektgruppe, bestående af 1-2 repræsentanter fra hver magistratsafdeling, kommunens beredskabschef, kommunens forsikringsadministrator samt projektlederen. For at sikre kontinuiteten i sikringsprojektgruppens arbejde, forudsættes det, at repræsentanterne for magistratsafdelingerne fortsætter i sikringsprojekt- 39

40 gruppen, uanset en eventuel ændring i magistratsstrukturen. Sikringsprojektgruppen kan i givet suppleres med yderligere medlemmer. Århus Politi, kommunens SSP konsulent og andre rådgivere kan inddrages i sikringsprojektgruppens arbejde efter behov. Sikringsindsatsen koordineres i nødvendigt omfang med Århus Kommunes øvrige forvaltninger og afdelinger, der kan inddrages ad hoc. Magistratsafdelingerne gennemfører i samarbejde med sikringsprojektgruppen og projektlederen/risikostyringskoordinatoren de sikringstiltag, der besluttes af magistraten efter indstilling fra sikringsprojektgruppen. Risikostyringskoordinatoren og sikringsprojektgruppen engagerer sig i netværk med andre kommuner og regioner omkring forsikring og risikostyring med henblik på vidensdeling, herunder udveksling af analyseresultater. Sikringsprojektgruppen kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til analyse og bearbejdning af de enkelte indsatsområder. Ad hoc arbejdsgrupperne sammensættes af medarbejdere med kompetence inden for det enkelte indsatsområde. Sikringsprojektgruppen fungerer som styregruppe for ad hoc arbejdsgrupperne Bemanding. Sikringsprojektgruppen bemandes med følgende medarbejdere fra Århus Kommune: 40 XXXX, Borgm. Afd., Risikostyringskoordinator og projektleder XXXX, Borgm. Afd., Forsikringsadministrator XXXX, Magistratens 1. Afdeling XXXX, Magistratens 1. Afdeling XXXX, Magistratens 2. Afdeling XXXX, Magistratens 2. Afdeling

41 XXXX, Magistratens 3. Afdeling XXXX, Magistratens 3. Afdeling XXXX, Magistratens 4. Afdeling XXXX, Magistratens 4. Afdeling XXXX, Magistratens 5. Afdeling XXXX, Magistratens 5. Afdeling XXXX, Beredskabschef 41

42 Kapitel 8 8. Kommunikationsstrategi 8.1. Midler Projektbeskrivelsen Statusopgørelser Møder Referater 8.2. Media Kommunikationen internt i sikringsprojektgruppen og i forhold til interne og eksterne interessenter sker primært via: Intranet Seminarer Forvaltnings- og/eller institutionsbesøg 8.3. Interessenter Interne interessenter Byrådet Magistraten Magistratsafdelingerne, forvaltningerne og afdelingerne Medarbejderne Eksterne interessenter Forsikringsselskaberne 42

43 Risikostyringsrådgivere Borgere/brugere Andre kommuner/regioner 43