ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset Århus C

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd Den 21. november 2003 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: G Ref.: CL Udbud af tjenesteydelser, herunder udbud af advokatbistand 1. Resume Advokatbistand er blot en kategori af tjenesteydelser, hvor øget konkurrenceudsætning kan medvirke til at sikre den rigtige og bedste kompetence til den billigste pris. En del tjenesteydelser udbydes allerede, herunder finansielle tjenesteydelser, udbud af Århus Kommunes revisionsopgaver, konkurrenceudsætning af advokatbistand på enkeltstående opgaver. Med henblik på at skabe et overblik over dels de tjenesteydelsesområder, der allerede udbydes, dels de tjenesteydelsesområder, der med fordel kan udbydes for derved at skabe øget konkurrence, foreslås der nedsat en tværmagistratslig arbejdsgruppe, der skal afdække dette område samt forestå udbud af de identificerede tjenesteydelseskategorier i samarbejde med magistratsafdelingerne. Det foreslås, at den tværmagistratslige arbejdsgruppe bemyndiges til at gennemføre et EU udbud for Århus Kommunes advokatydelser med henblik på pr. 1. juni 2004 at indgå rammeaftaler med de advokatfirmaer, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud. 1

2 2. Tidligere beslutninger Socialistisk Folkepartis byrådsgruppe stillede den 23. april 2003 forslag til byrådsbeslutning om, at Århus Byråd beslutter, at anvendelse af advokatbistand sker på baggrund af gennemført udbud om indgåelse af rammeaftaler. Århus Byråd besluttede den 7. maj 2003 at fremsende forslaget til Borgmesterens Afdeling til udtalelse. 3. Beskrivelse af indstillingen Baggrund Advokatbistand er blot en kategori af tjenesteydelser, hvor øget konkurrenceudsætning kan medvirke til at sikre den rigtige og bedste kompetence til den billigste pris. Tjenesteydelsesområdet dækker mange forskelligartede kategorier af tjenesteydelser, hvoraf blandt andet kan nævnes: Tjenesteydelser knyttet til bygge- og anlægsarbejder, såsom bygherrerådgivning, arkitekt- og ingeniørrådgivning Liberale erhverv, herunder blandt andet advokater, ejendomsmæglere og revisorer Management og konsulentbistand Markeds- og opinionsundersøgelser Reklame Uddannelsesforløb En del af disse tjenesteydelser udbydes allerede. Eksempelvis kan nævnes udbud af Århus Kommunes finansielle tjenesteydelser, udbud af Århus Kommunes revisionsopgaver, 2

3 konkurrenceudsætning af advokatbistand på enkeltstående opgaver. Afdækning af konkurrenceudsætningen Det foreslås, at der nedsættes en tværmagistratslig arbejdsgruppe under Juridisk Afdelings formandskab bestående af 2 medlemmer fra hver magistratsafdeling. Arbejdsgruppen bemyndiges til at afdække, om der er yderligere tjenesteydelsesområder, der med fordel kan udbydes for derved at skabe øget konkurrence. Formålet er at skabe et overblik over dels de tjenesteydelsesområder, der allerede udbydes, dels de tjenesteydelsesområder, der med fordel kan udbydes i fællesskab for derved at skabe øget konkurrence. Den tværmagistratslige arbejdsgruppe tager herefter initiativ til gennemførelse af de pågældende udbud, enten ved nedsættelse af arbejdsgrupper eller ved ad hoc deltagelse af repræsentanter fra de enkelte magistratsafdelinger i den tværmagistratslige arbejdsgruppe, således at magistratsafdelingers erfaringer afspejles i udbudsmaterialet og de efterfølgende aftaler. Den tværmagistratslige arbejdsgruppes kommissorium omfatter ikke tjenesteydelsesudbud, der alene berører en enkelt magistratsafdeling. Udbudene koordineres med Indkøbskommissionen. Standardmateriale og vejledninger Den tværmagistratslige arbejdsgruppe vil i forbindelse med de enkelte udbud afdække, i hvilket omfang der findes standardiseret udbudsmateriale på fx. internettet inden for de enkelte tjenesteydelsesområder med henblik på at samle disse links i en videndatabase. Formålet er at forenkle og lette arbejdet med udbud af tjenesteydelsesopgaver ved at gøre standardmateriale let tilgængeligt for alle. I det omfang, det tilgængelige standardmateriale ikke er velegnet, eller der ikke eksisterer standardmateriale, vil den tværmagistratslige arbejdsgruppe forestå udarbejdelsen af et egnet 3

4 standardmateriale med tilhørende vejledning i brugen heraf, og at dette standardmateriale ligeledes samles i en for Århus Kommune fælles videndatabase. Standardiseret udbudsmateriale kan være: - standardudbudsmateriale til brug ved specifikke tjenesteydelsesudbud - vejledning til udbudsmaterialet omfattende også proceduren efter tilbudsmodtagelse - standardiserede tilbudsindhentningsskemaer for specifikke områder - evalueringsprocedurer - vejledning i kontraktstyring Udbud af Advokatydelser Det foreslås, at den tværmagistratslige arbejdsgruppe bemyndiges til at gennemføre et EU udbud for Århus Kommunes advokatydelser med henblik på pr. 1. juni 2004 at indgå rammeaftaler med de advokatfirmaer, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Rammeaftaler har karakter af standing offers, hvor de enkelte advokatkontorer forpligter sig til at sælge sine ydelser til forud aftalt pris og på de aftalte vilkår. Rammeaftaler forudsættes indgået med flere advokatkontorer, og de forhindrer ikke, at magistratsafdelingerne i enkelte særligt begrundede tilfælde kan vælge en advokat, der ikke er omfattet af rammeaftalerne, for eksempel fordi den efterspurgte kompetence ikke findes under rammeaftalerne, eller der skal gennemføres et større projekt, hvor det er mere hensigtsmæssigt, at udbyde advokatydelsen på projektet særskilt. Der er således i første omgang tale om ikke-obligatoriske aftaler grundet advokatydelsens særlige karakter. Det samme vil være gældende for de tjenesteydelsesaftaler af tilsvarende særlig karakter, som vil blive indgået efter den tværmagistratslige arbejdsgruppes forudgående udbud. I lighed med Århus Kommunes generelle indkøbspolitik tilstræbes dog på sigt, at aftalerne gøres obligatoriske i det omfang den tværmagistratslige arbejdsgruppe i samarbejde med de berørte magistratsafdelinger vurderer, at dette vil være hensigtsmæssigt. Advokatydelsen er en kompleks ydelse, hvor den enkelte advokat i stigende omfang er specialist inden for enkelte områder, og hvor kun få er generalister. Udbudet skal medvirke til 4

5 at afdække de enkelte kontorers kompetencer og dermed medvirke til, at der opnås større sikkerhed for, at den valgte advokat er den rigtige til opgaven dvs. at advokaten allerede besidder den for opgaven nødvendige kompetence. For eksempel vil man kunne forestille sig, at en højt specialiseret advokat vil beregne sig en høj timepris, hvor en mindre specialiseret advokat vil beregne sig en lavere timepris. Ved valg af advokat vil der således være mulighed for at vurdere, hvor høj grad af ekspertise, der er behov for til den enkelte sag (tilstrækkelighedsprincippet). Advokatbranchen har til dato kun i meget begrænset omfang været karakteriseret af priskonkurrence, dog har Århus Kommune senest konkurrenceudsat advokatydelsen i forbindelse med en udbudsopgave. Udbudet vil medvirke til konkurrence på advokaternes timepris, og de efterfølgende rammeaftaler vil sikre at ydelsen leveres til den på forhånd aftalte timepris. Samtidig vil rammeaftalerne medvirke til, at advokatydelsen altid leveres på kendte vilkår både for så vidt angår små opgaver og større opgaver af mere projektorienteret karakter. Det foreslås, at den tværmagistratslig arbejdsgruppe bemyndiges til at forestå gennemførelsen af advokatudbudet og indgå rammeaftaler med de advokatkontorer, der afgiver de for Århus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud. Evaluering Med henblik på at vurdere resultatet af afdækningen af hvilke yderligere områder, der med fordel kan konkurrenceudsættes samt de efterfølgende udbudsrunder foreslås det, at den tværmagistratslige arbejdsgruppe udarbejder en evalueringsrapport til forelæggelse for Magistraten medio Økonomiske konsekvenser Det forventes, at der gennem udbud vil kunne skabes øget konkurrence såvel inden for advokatbistand til Århus Kommune som på tjenesteydelsesområdet generelt. En øget konkurrence forventes at medføre lavere priser og mere kvalitet til prisen inden for de enkelte områder. 5. Konsekvenser i forhold til mål 5

6 Indstillingen har ikke selvstændige konsekvenser i forhold til mål. Afdækningen af konkurrenceudsætningen inden for tjenesteydelser og de efterfølgende udbud, herunder udbud af advokatydelser stemmer dog overens med det i Århus Kommunes indkøbspolitik beskrevne mål og tidligere vedtagne retningslinier for udbud og udlicitering - bedst mulig anvendelse af de kommunale midler. 6. Beslutningspunkter Borgmesterens Afdeling indstiller, 1. at Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at nedsætte en tværmagistratslig arbejdsgruppe, der skal forstå udbud af tjenesteydelser, som beskrevet i indstillingen. 1. at den tværmagistratslige arbejdsgruppe udarbejder en evalueringsrapport til forelæggelse for Magistraten medio 2005 indeholdende blandt andet en status over de identificerede tjenesteydelseskategorier samt planlagte og gennemførte udbud. Bilagsfortegnelse: Ingen / Louise Gade Poul-Erik Jensen 6