Tilbudsindhentning på hotel, konference- og mødefaciliteter

Transkript

1 Tilbudsindhentning på hotel, konference- og mødefaciliteter Indkøbsfællesskabet HHO Side 1 af 8

2 Indholdsfortegnelse Bilag 1 Kontakt- og egnethedsoplysninger samt tro- og loveerklæring... 2 Bilag 2 Tilbudsliste... 2 Bilag 3 Kontrakt... 2 Bilag 4 Arbejdsklausul Beskrivelse af Udbyder Regelsæt for tilbudsindhentningen Aftalens omfang og varighed Afgivelse af tilbud Egnethedskriterier Tildeling af plads på rammeaftalen Kravspecifikation Tildeling af konkrete ordrer Arbejdsklausul Formkrav for tilbudsafgivelse... 7 Bilagsliste, bilag vedlagt i elektronisk format: Bilag 1 Kontakt- og egnethedsoplysninger samt tro- og loveerklæring Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kontrakt Bilag 4 Arbejdsklausul Side 2 af 8

3 1. Beskrivelse af Udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder kommuner (HHO) forestår gennemførelsen af denne tilbudsindhentning og varetager indtil kontraktindgåelsen al kommunikation med tilbudsgiverne omkring tilbudsindhentningen. De tilsluttede kommuner deltager efterfølgende som selvstændige aftaleparter med de vindende leverandører, idet HHO dog har fuldmagt til at handle på vegne af enkelte eller alle kommuner i driftsmæssige eller kontraktlige spørgsmål. 2. Regelsæt for tilbudsindhentningen Reglerne i Udbudslovens Afsnit III regulerer Indkøb af sociale og specifikke tjenesteydelser, hvorunder hotel-, møde- og konferencetjenester hører. Afsnit III træder imidlertid først i kraft når værdien af de samlede indkøb i kontraktperioden for hver aftale er over tærskelværdien på 5,59 mio. kr. Da aftalerne udbydes for hver enkelt kommune og for en periode på henholdsvis ét år for Horsens Kommune, op til 3 år for Hedensted og op til 6 år for Odder Kommune er kontraktværdien for den enkelte Kommune således ikke over tærskelværdien, hvilket fremgår af nedenstående afsnit 3 Aftalens omfang. Ydelserne har efter deres karakter og værdi ikke klar grænseoverskridende interesse og det følger deraf, at denne tilbudsindhentning, udover princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, ikke er omfattet af de traktatretlige principper om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet. Hensynet til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning gør, at denne tilbudsindhentning foretages, for derved at opnå de bedst mulige priser blandt de potentielle leverandører. Udbyder forbeholder sig retten til at bortforhandle evt. forbehold før kontrakt underskrives med tilbudsgivere. Formkravene til Tilbudsgivers ydelser og tilbud fremgår af afsnit 10 Formkrav for tilbudsafgivelse. 3. Aftalens omfang og varighed Tilbudsindhentningen omfatter hotel-, møde- og konferencetjenester, samt overnatning på hoteller beliggende i og omkring geografien bestående af den pågældende kommune eller indenfor 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. Det er hensigten med aftalens indgåelse, at der sikres gode vilkår for de tre udbydende kommuners anvendelse af hotel-, konference- og mødefaciliteter (herefter konferencested ) ved at opnå en alsidig og attraktiv portefølje for bestillerne at kunne vælge konferencesteder fra. Der udbydes tre separate delaftaler som rammeaftaler med flere leverandører pr. delaftale: Delaftale 1 Horsens Kommune: Der skal tilbydes konferencested indenfor Horsens Kommune, eller dog i en afstand af op til 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. Delaftale 2 Hedensted Kommune: Der skal tilbydes konferencested indenfor Hedensted Kommune, eller dog i en afstand af op til 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. Delaftale 3 Odder Kommune: Der skal tilbydes konferencested indenfor Odder Kommune, eller dog i en afstand af op til 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. Side 3 af 8

4 I hver delaftales løbetid kan hver kommune samt alle forvaltninger og afdelinger organiseret herunder anvende en leverandør på kommunens rammeaftale til de aftalte priser for de aftalte ydelser og på de aftalte vilkår. Tilbudsgiveren skal angive i sit tilbud, om de tilbudte priser og ydelser gælder én, to eller tre kommuner eller alternativt aflevere ét tilbud pr. kommune. Der skal afleveres beskrivelser og priser for hvert konferencested, der ønskes tilknyttet aftalen. Hvis Tilbudsgiver således har to konferencesteder, der begge ønskes tilknyttet en aftale, skal der afleveres priser og tilhørende beskrivelser for to konferencesteder. Hvis et konferencested ønskes tilknyttet mere end én delaftale skal dette fremgå af tilbuddet. Den efterspurgte dokumentation for egnethed til at løfte opgaven skal fremsendes én gang pr. CVRnummer, forstået på den måde, at hvis ét CVR-nummer byder ind med mere end ét konferencested er det kun nødvendigt at afgive oplysninger om egnethed én gang. Det er hensigten, at alle egnede tilbudsgivere tildeles en plads på den eller de rammeaftale(r) de ønsker. Baseret på statistik for forbruget af sammenlignelige ydelser gennem de seneste 12 måneder er den forventede årlige omsætning på den enkelte aftale som følger: Delaftale Ordregivende Kommune Horsens Hedensted Odder Årlig omsætning, danske kroner, ex. moms 4 mio. kr. 1,3 mio. kr. 0,5 mio. kr. Varighed af rammeaftale 1 år 1 år 1 år Mulighed for forlængelse Kan ikke forlænges Op til yderligere 2x12 mdr. Op til yderligere 5x12 mdr. Ordregiver kan opsige aftalen med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Leverandør kan opsige aftalen med tre måneders varsel til udgangen af en måned. For Delaftale 1 Horsens Kommune udløber aftalen automatisk uden yderligere varsel ét år efter ikrafttræden; der er ikke mulighed for forlængelse af aftalen. For Delaftale 2 Hedensted Kommune udløber aftalen efter ét år; der er dog mulighed for forlængelse af aftalen i op til yderligere to år. For Delaftale 3 Odder Kommune udløber aftalen efter maksimalt 6 år. Udbyder forbeholder sig ret til at tilføje yderligere leverandører til hver rammeaftale i dennes løbetid. 4. Afgivelse af tilbud Der er nogle formkrav, der skal opfyldes for at komme med på rammeaftalen: I afsnit 5 Egnethedskriterier fremgår de forhold, der skal dokumenteres, så Udbyder kan vurdere tilbudsgivernes egnethed til at udføre opgaven. Afsnit 6 Tildeling af plads på rammeaftalen beskriver den forventede fremgangsmåde ved tildeling af plads på rammeaftalen. Side 4 af 8

5 I afsnit 7 Kravspecifikation angives de krav Udbyder har til de efterspurgte ydelser. 5. Egnethedskriterier Der vil blive foretaget en generel egnethedsvurdering af hver tilbudsgiver for at bekræfte egnetheden til at løfte opgaven. Følgende materiale skal medsendes for at muliggøre denne vurdering: Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive Bilag 1 Kontakt- og egnethedsoplysninger samt tro- og loveerklæring, der skal afleveres sammen med tilbuddet. Tilbudsgiver skal aflevere kopi af seneste godkendte årsregnskab eller det skal i Bilag 1 angives, hvor det seneste årsregnskab kan tilgås online. Tilbudsgiver skal udfylde referenceliste over de 3 mest betydningsfulde leverancer/ydelser gennem de seneste 2 år, der er af tilsvarende karakter som det efterspurgte. 6. Tildeling af plads på rammeaftalen Alle tilbudsgivere der afgiver tilbud og vurderes egnet til at løfte opgaven samt opfylder mindstekravene vil blive tildelt en plads på rammeaftalen. Tilbudsgivere der tildeles plads på aftalen skal før kontraktindgåelse fremlægge gyldig serviceattest 1, der ikke må være ældre end 6 måneder. 7. Kravspecifikation I dette afsnit fremgår de krav, der stilles for ydelserne. Krav ID Beskrivelse af krav Generelle krav Regnet fra datoen for aftalens ikrafttræden skal Leverandøren tilbyde konferencested(er) til Udbyder. Det enkelte konferencested skal være beliggende i: For Delaftale 1 Horsens Kommune: Indenfor Horsens Kommune, eller dog i en afstand af op til 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. For Delaftale 2 Hedensted Kommune: Indenfor Hedensted Kommune, eller dog i en afstand af op til 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. For Delaftale 3 Odder Kommune: Indenfor Odder Kommune, eller dog i en afstand af op til 30 km i luftlinje fra kommunegrænsen. Tilbudsgiver garanterer, at de tilbudte priser er maksimumpriser, der altid kan tilbydes på aftalen, såfremt der er ledig kapacitet til at opfylde henvendelsen på den forespurgte dato. For at sikre anvendelsen af aftalen såvel som tilliden til de afgivne priser garanterer Tilbudsgiver, at bestilleren ved henvendelse altid tilbydes den laveste af 1) den aftalte pris, eller 2) den laveste dagspris, der er bredt tilgængelig gennem andre bestillingskanaler for den pågældende ydelse ved Leverandøren. Bestiller og Leverandør aftaler indbyrdes hvordan de aktuelle opgaver i forbindelse med hvert arrangement skal udføres, dog under hensyntagen til minimumskravene og de aftalte priser på ydelserne. 1 Læs mere og anmod om serviceattest på: Side 5 af 8

6 Hvis Leverandøren fremsender gældende forretningsbetingelser eller tilsvarende betingelser/vilkår i forbindelse med aftalebekræftelser, kan disse kun gøres gældende i det omfang de ikke er i strid med det aftalte, jf. kontraktens 1 Kontraktgrundlag. Såfremt Leverandøren tilbyder andre ydelser end de der er defineret i nærværende tilbudsindhentningsmateriale, bør priserne afspejle storkundestatus. Priser: Vilkårene for regulering af priser på de enkelte delaftaler fremgår af Bilag 3 Kontrakt 7 Prisregulering. Leverandører på rammeaftalen skal underskrive arbejdsklausul med de relevante Kommuner. Se afsnit 9 Arbejdsklausul. Generelle krav til konferencepakker Priser skal angives som pris pr. person, medmindre ydelsen er en tilkøbsydelse, for hvilke Leverandøren må fakturere særskilt. Dette kan fx være tilkøb af ekstra gruppelokaler. I Bilag 2 Tilbudsliste skal tilbudsgiver anføre hvorvidt der tilbydes en konferencepakke, mødepakke eller tilsvarende formuleret ydelse, der hver især kan dække Tilbudslistens pakkebeskrivelser. De tilbudte priser skal anføres i Bilag 2 Tilbudsliste. Beskrivelsen af ydelserne skal frem på Tilbudslisten eller i separat bilag; i givet fald skal der henvises til det separate bilag i Tilbudslisten. Ydelser der ikke fremgår af Bilag 2 Tilbudsliste, men som Leverandøren ønsker at tilbyde, skal beskrives og prissættes i tilbudsmaterialet, således de kan blive tilføjet til Udbyders aftalesystem og dermed gjort tilgængelig for bestillerne. 11 Dette omfatter eksempelvis tilkøb af en ekstra ret til middag, eller andre opgraderinger, som Leverandøren måtte tilbyde. Tilbudsgiver bedes desuden beskrive evt. andre pakker end de, der er beskrevet af Udbyder i det omfang det ønskes, at de skal være tilgængelige for bestillerne. Indholdet af ydelserne bør senest fra aftalens ikrafttrædelse præsenteres i faktaark, oversigtsark eller tilsvarende, således de relevante bestillere kan gives adgang til en 12 elektronisk version af hovedtrækkene i de tilbudte ydelser og på den baggrund vurdere, hvorvidt ydelserne opfylder deres behov. Leje af et lokale der passer til det meldte antal deltagere skal være inkluderet i prisen pr. 13 person, såvel som passende AV-udstyr til afvikling af præsentationer i lokalet. 14 Lokaler med kapacitet fra 2-10 personer defineres som gruppelokaler. 15 Lokaler med kapacitet større end 11 personer defineres som plenumlokaler. 16 Bestilleren og Leverandøren aftaler i fællesskab tidspunkt mv. for servering af forplejning. 8. Tildeling af konkrete ordrer Når rammeaftalen er trådt i kraft gøres detaljerne for de enkelte leverandører og de tilbudte ydelser tilgængelige for bestillerne i Udbyders aftalesystem. Den enkelte bestiller opgør sit behov for et konferencested. Det konkrete behov er bestemmende og nedenstående liste er derfor kun ment som oplysning om de overvejelser den enkelte bestiller sandsynligvis vil have i forbindelse med at finde det rigtige sted til sit møde/arrangement: Økonomi for hovedydelser og evt. tilkøbsydelser. Kvalitet, service, omfang og kvalitet af catering- eller bespisningsmuligheder, beliggenhed, faciliteter, kapacitet og fordeling af kapacitet, mulighed for overnatning, stemning. Side 6 af 8

7 Afstand fra bestiller til konferencestedet. Muligheder for teambuilding aktiviteter eller øvrige aktiviteter for deltagere. Fleksible vilkår for ændringer i bestillingen. De oplysninger Leverandørerne har angivet om deres faciliteter og ydelser i forbindelse med tilbudsafgivningen indarbejdes i et skema, der sikrer overskuelighed, og bestillerne vil få adgang til evt. uddybende præsentationsmateriale fra hver Leverandør. 9. Arbejdsklausul Der er for hver delaftale krav om underskrift af arbejdsklausul, der skal sikre ordentlige løn- og arbejdsvilkår for alle medarbejdere hos Leverandøren, der er beskæftiget med opgaven. Det er således et ufravigeligt mindstekrav for at komme med på hver af de tre rammeaftaler, at Leverandøren i forbindelse med kontraktunderskrift ligeledes underskriver arbejdsklausul. Arbejdsklausulen fremgår i bilag til materialet. 10. Formkrav for tilbudsafgivelse Spørgsmål til materialet Spørgsmålene skal stilles pr. telefon eller sendes pr. og vil blive besvaret pr. telefon eller skriftligt. Såfremt Udbyder vurderer, at et spørgsmål/svar vil have relevans for øvrige tilbudsgivere, vil det blive offentliggjort på Indkøbsfællesskabet HHOs hjemmeside under udbud aktuelle udbud: Frister og kontaktoplysninger Spørgsmål sendes til følgende adresse: udbudhho@horsens.dk med emnet Spørgsmål hotel- og konferencefaciliteter eller stilles pr. telefon til Tilbudsfrist Tilbuddet skal enten sendes pr. , sendes pr. post, eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbuddet bør være mærket og forsendelsen bør være lukket. Hvis der anmodes om det, vil Tilbudsgiver få en kvittering for tidspunktet for tilbuddets modtagelse. Tilbuddet skal senest afleveres d. 8. september 2016, kl Horsens Kommune, Indkøbsfællesskabet HHO lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Jacob Holm Jørgensen Tilbuddet bør mærkes med: Tilbud hotel og konferencefaciliteter. Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Normal åbningstid for kontoret er mandag-onsdag kl , torsdag kl og fredag kl Side 7 af 8

8 Forventet meddelelse om kontrakttildeling 12. september 2016 Forventet kontraktstart 1. oktober 2016 Tilbud skal indleveres i: Hvis der afleveres pr. , skal det ske til adressen: Ét eksemplar, afleveret enten i papirform eller i elektronisk version på en USB-nøgle eller pr. . (Ved aflevering i elektronisk format skal formatet være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller være i pdf-format.) Dokument Bilag 1 Kontakt- og egnethedsoplysninger samt tro- og loveerklæring Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kontrakt Bemærkning Udfyld kontaktoplysninger, nøgletal, referenceliste og underskriv bilaget. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag, eller angiv i tilbudslisten hvor i resten af tilbudsmaterialet de relevante beskrivelser fremgår. Bilaget angiver forpligtelserne i forbindelse med indgåelse af aftale, som anført i disse betingelser, men er i forbindelse med tilbudsindhentningen til Tilbudsgivers orientering og skal ikke underskrives eller medsendes tilbuddet. Vilkår for fakturering, betaling, prisregulering og lign. fremgår af bilaget. Bilag 4 Arbejdsklausul Bilaget angiver forpligtelserne i forbindelse med indgåelse af aftale, men er i forbindelse med tilbudsindhentningen til Tilbudsgivers orientering. Bilaget skal underskrives i forbindelse med indgåelse af aftale. Øvrigt materiale Det opfordres til, at øvrige ydelser der tilbydes, eksempelvis priser på tilkøbsydelser eller andre konferencepakker end de der er defineret af Udbyder, ligeledes beskrives ved tilbudsafgivelsen. Side 8 af 8