Hvordan effektiviserer I jeres processer

Transkript

1 Tryksag Hvis I vil vide mere Kom godt i gang med standarder I er velkomne til at kontakte vores erfarne konsulenter inden for kvalitetsledelse og andre ledelsessystemer på telefon eller consulting@ds.dk. Hvordan effektiviserer I jeres processer uden at miste overblilkket? ISBn print ISBn pdf Kollegievej Charlottenlund Tlf Fax

2 Oversigt Hvorfor denne pjece? > > Hvorfor denne pjece? > > Hvor længe skal I kunne holde? > > Effektiv taktik > > Systematik skaber overskud > > Tavleøvelser > > Øvelse gør mester > > Gør opgaver til rutiner > > Læs ledelsesstandarder > > Hvis I vil vide mere Velkommen til Kom godt i gang med standarder. Denne pjece har fokus på, hvordan I kan effektivisere jeres processer. Det forebygger, at jeres produktions- og serviceapparat bryder ned, manglende leverancer, og at I ikke kan nå jeres kort- og langfristede mål. Formålet er at inspirere jer til at definere roller, ansvar, mål og processer. Det giver jer effektive styringsværktøjer og sparer jer samtidig for ressourcer til opfølgning og brandslukning. Pjecen er skrevet til små og mellemstore virksomheder, der ønsker at lede og styre sine aktiviteter og processer mere effektivt. Pjecen tager udgangspunkt i ISO 9001 for kvalitetsledelse, der giver forslag til definition af konkrete mål, fx produktionstid, processer og roller. Læs mere om standarden bagerst i pjecen. Vi håber, at I vil lade jer inspirere til at komme godt i gang eller videre! Der findes flere pjecer i serien Kom godt i gang med standarder. I kan finde dem på webshop.ds.dk, hvor de er gratis at downloade. De kan også bestilles i en printudgave mod et ekspeditions- og forsendelsesgebyr. Hvis I har spørgsmål til indholdet, er I velkomne til at kontakte chefkonsulent Niels Madelung på nm@ds.dk.

3 Hvor længe skal I kunne holde? Effektiv taktik Prøv at betragte jeres virksomhed som et fodboldhold. I en lille og mellemstor virksomhed er direktøren både træner og anfører, medarbejderne er spillere, den økonomiansvarlige eller revisoren er målmand, mens de love og myndighedskrav, som virksomheden er underlagt, repræsenterer dommer og linjedommer. Jeres nuværende og potentielle kunder er tilskuere og fans. Og nu til spillet. Jeres strategi og budgettet er bolden, og indfrielsen af strategien, herunder opfyldelsen af budgettet, er modstandernes mål. Der er ligeså mange forskellige mål at score i, som der er mål og strategier. For at vinde er det nødvendigt, at der vælges den rigtige taktik, og at spillerne får tildelt roller og ansvar. Der skal fx være spillere til enten forsvaret, midtbanen eller angrebet. Det skal også besluttes, hvem der kan bevare overblikket og træde til, hvis taktikken skal ændres under kampen. Desværre ses det ofte, at der i flere mindre og mellemstore virksomheder er en uheldig tendens til, at der spilles lilleputfodbold, dvs. at alle spillerne løber efter bolden. Det efterlader områder, der ikke er dækket op. Desuden bliver spillerne hurtigere trætte, hvilket medfører, at holdet ikke har det tilstrækkelige overskud og overblik til at agere, når det gælder. For at sikre, at medarbejdernes kompetencer og ressourcer udnyttes optimalt, skal I definere jeres processer, roller og ansvar; se fx ISO 9001 for kvalitetsledelse. Det forebygger samtidig uvished og interne uoverensstemmelser. En klassisk effektivitetsdræber for både medarbejdere og ledelse er uklarhed, tvivl og overraskelser. Disse kan afhjælpes ved en klar rolle- og ansvarsfordeling, der defineres ved at besvare følgende hv-spørgsmål: > > Hvem? > > Hvad? > > Hvornår? > > Hvordan? > > Hvorfor? Ledelsen skal afstemme svarene i alle relevante sammenhænge og situationer for at undgå, at der opstår konflikter i form af dobbeltdækning eller manglende dækning af et ansvarsområde. Hvis I kan nikke genkendende til den erfaring, præsenteres I i det følgende for nogle gode råd til, hvordan I kommer videre med fokus på et fælles mål og en klar rolle- og ansvarsfordeling.

4 Systematik skaber overskud Tavleøvelser Alle virksomheder kan opnå effektiviseringer ved en systematiseret tilgang til nye markeder, produktudvikling, kvalitetsforbedring, lagerstyring, planlægning, energiforbrug, miljøhensyn og social ansvarlighed. Det gælder uanset jeres branche, eller uanset om I leverer et produkt eller en service. Ved at effektivisere jeres tilgang frigør I samtidig ressourcer til at skabe bedre rammer for innovation. I kan bruge ISO 9001 for kvalitetsledelse til at definere regler og roller for de forskellige indsatsområder og processer. Dermed får I samtidig indarbejdet fundamentet for at justere eventuelle afvigelser undervejs. For at få det fulde overblik er det vigtigt at definere alle væsentlige processer fra starten. De skal betragtes som selvstændige processer, der udgør et samlet hele. Når I har defineret alle processerne og besvaret de fem hv-spørgsmål, indgår jeres resultater som obligatoriske rutiner i jeres ledelsessystem. Størstedelen af det forberedende arbejde, der skal skabe fundamentet for varige og målbare effektiviseringer, udføres bedst ved hjælp af det, man kunne kalde en tavleøvelse. Det drejer sig fx om svarene på de fem hv-spørgsmål, definition af en rolle- og ansvarsfordeling samt processer. Deltagerne i tavleøvelsen bør repræsentere de områder af virksomheden, som skal designe og gennemføre indsatsen. Ledelsen skal på forhånd have kridtet banen op og lagt taktikken for spillet, herunder opsætte de ønskede mål. Deltagerne får til opgave at illustrere sammenhænge, afhængigheder og forudsætninger. Hver aktivitet i en proces har et startpunkt (input), en handling og et resultat (output). Det er væsentligt, at flowet i processen afspejler den konkrete situation og ikke et ønskescenarium. Kunder og andre interessenters medvirken og afhængigheder skal desuden optræde. Når det pågældende indsatsområde er illustreret, skal deltagerne vurdere, om der eksisterer uoverensstemmelser. Tilsvarende skal de nye aktiviteter indarbejdes, hvor det giver mening. Det er især vigtigt at afstemme en forudgående aktivitets output med den efterfølgende aktivitetsforventning til input. Ligeledes er det væsentligt at identificere og fokusere på de tidsrøvende elementer og de steder, hvor netop brugen af den rette tid og grundighed er afgørende for de efterfølgende aktiviteter og det endelige resultat.

5 Træning gør mester Som i andre sammenhænge udvikler de forskellige dele af virksomheden sig, fx medarbejdere, kunder, konkurrenter, love, samarbejdspartnere. Det stiller krav til virksomheden om at kunne tilpasse sig sine indre og ydre omgivelser. Hvordan kan det tilpasses en struktureret tilgang til principper og processer? Det passer fint sammen. For at kunne ændre sig tilpas hurtigt, forudsætter det, at ledelse og medarbejdere kender det overordnede mål og formål, og at de ved, hvad det kræver af den enkelte og af hele holdet. Der bør også være indbygget milepæle, så man kan evaluere resultater og ressourcer undervejs. Man kunne også sige, at hvis der mangler en fælles forståelse for holdopstillingen, ved den enkelte spiller ikke, hvad der kræves, når træneren fx siger, at holdet skal spille mere offensivt. Det er en forudsætning, at man løbende justerer sin tilgang. Det kan fx ske hver 6. eller 12. måned ved, at man mødes til et tavlemøde og drøfter, om det kunne gøres bedre. Jævnlige tavlemøder kan være med til som minimum at bekræfte spillerne i, at planen holder, eller gøre opmærksom på, at der kunne findes andre og bedre løsninger eller medføre en hvad-hvis-nu-drøftelse måske inspireret af nogle spirende forandringer i virksomhedens omverden. I ISO 9001 for kvalitetsledelse og de andre ledelsesstandarder kaldes dette for Plan-Do-Check-Act, hvor Check og Act dækker det, der kunne gøres bedre og hvad-nu-hvis samt eksekveringen af beslutningerne. For at kunne vurdere, hvor træningen skal intensiveres, skal resultaterne løbende registreres af de medarbejdere, som er ansvarlige for nogle af de centrale aktiviteter.

6 Gør opgaver til rutiner Læs ledelsesstandarder Resultatet af tavleøvelserne skal konkretiseres i klart beskrevne principper og processer for organisationen og den enkelte medarbejder. På den måde kan de lettere implementeres i hverdagen og blive en del af de obligatoriske rutiner, der understøtter den nødvendige styring. Rutinerne er også med til at spare en betydelig del af den formelle ledelse, herunder styring og kontrol, ligesom de forebygger brandslukning. Når principper og processer er konkretiseret, kender ledelsen og medarbejderne taktikken for spillet. De ved, hvor de har de andre spillere og kender deres egne roller. I kan anvende både ISO 9001 for kvalitetsledelse og de andre ledelsesstandarder til at formulere en taktik til, hvordan I når jeres mål. Når I har principper og processer på plads, kender I også hinandens roller og ansvar. Det giver mulighed for at lade nogle spillere efter aftale agere mere frit i konkrete situationer, fx hvis der er brug for at skabe mere innovation. DS/EN ISO 9001:2008, Kvalitetsledelsessystemer Krav DS 10001:2010, Sundhedsledelse i virksomheder Krav til integrerede ledelsessystemer med styring af sundhedsfremme og forebyggelse af livsstilssygdomme DS/EN ISO 14001:2004, Miljøledelsessystemer Kravbeskrivelse med råd om anvendelse DS/OHSAS 18001:2008, Arbejdsmiljøledelsessystemer Kravbeskrivelse DS/EN ISO 22000:2005, Ledelsessystemer for fødevaresikkerhed Krav til virksomheder i fødevarekæden DS/ISO/IEC 27001:2007, Informationsteknologi Sikkerhedsteknikker Ledelsessystemer for Informationssikkerhed (ISMS) Krav DS/ISO 31000:2009, Risikoledelse Principper og vejledning DS 49001:2011, Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar Kravbeskrivelse DS/EN ISO 50001:2011, Energiledelsessystemer Krav og vejledning Køb ledelsesstandarderne her: webshop.ds.dk