Sygefravær & Trivsel 2015

Transkript

1 Område: Human Resources Afdeling: Personaleudvikling Journal nr.: 11/12952 Dato: 15. december 2011 Udarbejdet af: Aage Christensen, HR Telefon: Notat Sygefravær & Trivsel 2015 Region Syddanmarks initiativer for at nedbringe sygefravær og styrke trivsel Region Syddanmark har et særligt fokus på at højne trivsel blandt medarbejdere og ledere og at nedbringe sygefraværet på regionens arbejdspladser. Den indsats kaldes Sygefravær & Trivsel Som opfølgning på Trepartsaftalen er der mellem de faglige organisationer, Danske Regioner og Regeringen sat fokus på arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Regeringen satte sig herefter som målsætning at nedbringe sygefraværet med 20 % frem mod Regionsrådet i Region Syddanmark har i forlængelse heraf gjort målsætningen om 20% reduktion i sygefraværet til en målsætning i Region Syddanmark. Med den seneste økonomiaftale mellem Danske Regioner og Regeringen er det herudover aftalt, at alle regioner arbejder for at nedbringe sygefraværet svarende til den region, der har det laveste sygefravær (Region Nord havde efter Danske Regioners fælles statistikkontor (FLD) et sygefravær på 5,1 % i 2009 og 4,9 % i 2010). Region Syddanmark trækker løbende sygefraværsstatistik fra Silkeborg Data (SD), der er opgjort på en lidt anden måde, hvilket er grunden til at der fremkommer to forskellige tal 1 : SD FLD ,1 % 5,6% ,7 % 5,1% 2015 (Mål) 4,1 % 4,5% 1 FLD tal definerer sygefraværsprocent som antal sygefraværsdagsværk/mulige dagsværk. Der er tale om egen sygdom og fravær på grund af arbejdsskade o.l. og der tælles for såvel ordinært månedslønnet personale som elever og ansatte i f.eks. fleks- og skånejob. I antallet af mulige dagsværk medregnes ferie m.m. ikke. Region Syddanmarks løbende tal fra Silkeborg Data definerer sygefraværsprocent som antal sygefraværstimer/samlet timetal pr år. Her medtælles også fravær i forbindelse med delvis sygdom. Der tælles alene for ordinært månedslønnet personale altså ikke for elever og ansatte i fleks- og skånejob mv. I det samlede timetal pr. år medregnes ferie m.m. I FLD data kan vi få data fra andre regioner, men tallene opdateres kun en gang om året.

2 Som det fremgår af tallene er Region Syddanmarks sygefravær allerede på vej ned. Faldet fra 2009 til 2010 svarer omregnet til 114 fuldtidsstillinger. Udgangspunkt for personalepolitiske værdier Sygefravær & Trivsel 2015 tager afsæt i Region Syddanmarks personalepolitiske værdigrundlag. Det formulerer, at regionen ønsker at agere sådan, at både brugere og medarbejdere oplever: Ordentlighed i det vi gør og siger Vækst i faglighed Rum til fornyelse Værdierne gælder naturligvis både for sygemeldte og raske medarbejdere. Region Syddanmark er en virksomhed, der i høj grad praktiserer værdibaseret ledelse, hvor de enkelte enheder indenfor værdierne har frihedsgrader til at handle på den måde, hvor det er mest oplagt at få løst kerneopgaverne. Region Syddanmark har ikke en overordnet sygefraværspolitik, men i december 2010 blev Region Syddanmarks såkaldte Sociale Kapitel revideret, og der blev henvist til de personalepolitiske værdier 2 : Og der står end videre: I forhold til den konkrete indsats på Det Sociale Kapitel skal der være særlig opmærksomhed på regionens overordnede værdi Ordentlighed i det vi gør og siger [bliver] udmøntet gennem anerkendelse, respekt og samarbejde mellem ledere og medarbejdere. I alt hvad vi laver, skal vi have fokus på, at vi fortsat kan levere den høje kvalitet i vores kerneydelser, som vi gør i dag. Vi er overbevidste om, at det kan ske samtidig med, at vi har en høj social ansvarlighed. Det er et spørgsmål om at have øje for det vi kan, frem for det vi ikke kan. Sygefravær & Trivsel 2015 bygger på den præmis fra det Sociale Kapitel om, at værdien Ordentlighed i det vi gør og siger er forenelig med at levere kerneopgaver af høj kvalitet. I forhold til den enkelte sygemeldte medarbejder betyder det, at han/hun føler sig set og hørt, og muligheder for at bringe medarbejderen tilbage i arbejde har været individuelt afdækket. Ordentlighed er desuden at tage hensyn til hele personalegruppen i arbejdet med Sygefravær & Trivsel 2015 og sikre dens trivsel og muligheder for at løse kerneopgaverne. Rammer for initiativerne Formålet med Sygefravær & Trivsel 2015 er at fastholde Region Syddanmarks medarbejdere og øge trivsel og godt arbejdsmiljø 3. Øget trivsel og arbejdsglæde kan forebygge nogle sygemeldinger og 2 Side 2 af 7

3 samtidig betyde, at sygemeldte medarbejdere hurtigere kommer tilbage på job. En helhedsorienteret tilgang med initiativer målrettet styrkelse af trivsel og nedbringelse af sygefravær er nødvendig. Indsatsen skal så at sige gå på to ben. Derudover peger danske forsøg og studier på, at en engageret ledelse i åben og direkte dialog med medarbejderne om fravær er central for at opnå succes. Strukturen for arbejdet med Sygefravær & Trivsel 2015 er, at Direktionen fastsætter konkrete måltal for hver enkelt enhed i forhold til, hvor stort et fald i sygefraværet, der skal præsteres frem mod 2015 således at Region Syddanmark samlet set kan opnå det ønskede fald på 20 %. Direktionen besluttede på mødet den 28. september 2011, at måltallet for sygefraværsprocenten i 2012 og 2013 skal fastlægges ved, at alle områder når samme procentvise reduktion. Dvs. følgende måltal 4 : Område Måltal 2012 Måltal 2013 Somatik 4,9 % 4,6 % 4,2 % 4,0 % Psykiatri 5,6 % 4,9 % 4,5 % 4,3 % Socialområdet 7,1 % 7,2 % 6,6 % 6,3 % Regionshuset 2,7 % 3,0 % 2,7 % 2,6 % Region Syddanmark 5,1 % 4,7 % 4,3 % 4,1 % Måltallene for 2013 er identiske med måltallene for Det vil være op til de enkelte enheders ledelse at opnå de opstillede mål. Dette skal organiseres på den måde, der er mest hensigtsmæssig for enheden, og som enheden evt. formulerer i sin egen personale-, trivsels- eller fraværspolitik. Herigennem kan enhederne arbejde med både forebyggelse og håndtering af korttids- og langtidssygefravær. Der vil blive aftalt metoder for opfølgning på, hvordan det går med at nå målsætningerne. Det kan foregå på dialogmøder og lignende, hvor også budgetopfyldelse, effektiviseringer og lignende drøftes. Der skal lokalt i afdelingerne arbejdes målrettet med at øge trivsel og arbejdsglæde. Her er det væsentligt, at der er metodefrihed, så man ved en åben dialog lokalt kan finde de bedst mulige initiativer og metoder, som giver mening lokalt. Til opfølgning vil data fra medarbejdertilfredshedsundersøgelsen (MTU) kunne supplere de løbende sygefraværsstatistikker ligesom data om udviklingen i personaleomsætning kan være væsentlige. Arbejdet kan eksempelvist tage udgangspunkt i begrebet Social Kapital. Udover det lokale arbejde med at skabe trivsel og arbejdsglæde, er der også med Sygefravær & Trivsel 2015 sat et øget fokus på en åben dialog med systematisk og målrettet ledelsesmæssig opfølgning i forhold til den enkelte sygemeldte medarbejder. Det er særligt denne del af arbejdet som de nedenstående 7 initiativer er tænkt ind i. 3 Region Syddanmarks løbende arbejde med trivsel og sundhed er blandt andet beskrevet i aftale om socialt kapitel ligesom der i Lokalaftalen om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø gives både temaer og rammer for dialogen. Arbejdet beskrives også i OK08 aftale om trivsel og sundhed. 4 Notat måltal for sygefravær, 15. nov Side 3 af 7

4 Den målrettede opfølgning vil stille større krav om en systematisk og synlig tilgang. Det betyder at der i højere grad må anvendes værktøjer som erfaringsmæssigt har vist sig virkningsfulde andre steder. Aktiviteter i de seneste måneder Direktionen formulerede i maj 2011 initiativer, der vurderedes at have en positiv effekt på nedbringelse af sygefraværet i Region Syddanmark. Initiativerne tog afsæt i den foreliggende viden om sammenhæng mellem trivsel og sygefravær herunder praktiske, nationale erfaringer om succes med at nedbringe sygefravær. Initiativerne blev drøftet af Hovedudvalget på et ekstraordinært hovedudvalgsmøde den 30. juni og igen på et ordinært hovedudvalgsmøde den 6. september Der har efterfølgende været gennemført en høringsperiode i perioden 14. september til 1. november blandt enhedernes FMU er. Høringssvarene viser, at der fra alle dele i Region Syddanmark er opbakning til Sygefravær & Trivsel 2015, og den øgede fokusering på tæt opfølgning på sygemeldte medarbejdere blev hilst velkommen. På baggrund af høringssvarene er initiativerne blevet yderligere uddybet og fremstår nu i deres endelige form. Styrkende initiativer, der skal have en effekt på sygefraværet (De 7 initiativer): 1. Ledelsen skal agere proaktivt, når en medarbejder er i risiko for at ende i en sygemelding. Medarbejdere som er i risiko for en sygemelding skal tilbydes så fleksible vilkår som muligt. 2. Implementering af en model, som en aktiv opfølgningsmodel. Enheden fastlægger en procedure for, hvordan en medarbejder på 1. fraværsdag sygemelder sig. Nærmeste leder skal altid kontakte medarbejdere på 5. og 15. fraværsdag, for systematisk at fastholde medarbejderens relation til arbejdspladsen og for at holde fokus på den sygemeldtes tilbagevenden til jobbet. På nogle enheder praktiserer man allerede lignende opfølgningsmodeller (f.eks ). I forhold til justering af modellen, er holdningen, at modellen fastholdes som den overordnede ramme for opfølgningen. Det betyder dog, at modellen kan tilpasses, så de konkrete kontakter til den sygemeldte tages der, hvor det er mest hensigtsmæssigt. Det væsentligste er, at der alle steder er en systematisk opfølgningsmodel, som håndterer, at lederen har kontakt med den syge medarbejder mindst 3 gange i løbet af de første 3 ugers sygefravær. Fokus i lederens kontakt med den sygemeldte skal altid være, hvordan medarbejderen bedst hjælpes tilbage i job og fastholdes her. Kontakten efter 5. og 15. dag træder ikke i stedet for den sygefraværssamtale der skal finde sted inden 3 ugers sygefravær 5. I praksis kan de to ting dog med fordel kombineres, således at sygefraværssamtalen holdes 15 dage efter sygemeldingen. HR har udarbejdet materiale om den formelle sygefraværssamtale, som findes på HR-portalen, ligesom lokale HRafdelinger er behjælpelige med vejledning. 5 Jf. formuleringer i Region Syddanmarks sociale kapitel om trivsels og fraværssamtaler og lovgivning på området. Side 4 af 7

5 3. Det skal under en medarbejders sygefravær løbende drøftes, hvordan udsigterne er til, at medarbejderen kan vende helt eller delvist tilbage i job. Det kan eksempelvis ske ved brug af mulighedserklæringer. Hver enhed kan lave en procedure for, hvornår og hvordan afdelingen/institutionen laver denne vurdering Det bør ske senest efter 40 fraværsdage indenfor de seneste 12 måneder, hvor der foretages en konkret vurdering. Hensigten med vurderingen skal være, at fastholde medarbejderen i jobbet. Hvis sygemeldingen i sidste ende fører til, at der indledes en afskedigelsessag, skal det bero på en konkret, individuel og ordentlig vurdering af den enkelte sag 6, de driftsmæssige forhold og medarbejderens personlige forhold. Det forudsættes at ledelsen håndterer medarbejdernes sygefravær under respekt for Region Syddanmarks personalepolitiske værdier. Ledelsessystemet og MED-organisationen bør være opmærksomme på evt. værdimæssige udfordringer og styregruppen for Sygefravær & Trivsel 2015 vil løbende følge udviklingen. 4. Koncern HR har igangsat et udviklingsarbejde med Silkeborg Data om at videreudvikle lønsystemet, så enhederne og den enkelte leder får hjælp til at bevare overblikket over sygefraværet både på individniveau, gruppeniveau og arbejdspladsniveau. Det forventes, at udviklingsarbejdet er gennemført i sin fulde form ved udgangen af Understøttelse af Ledelsesinformationssystemerne prioriteres, så der kan leveres valide og aktuelle fraværsdata til alle ledelsesniveauer og MED-udvalg i organisationen. HR-nøgletal er allerede tilgængelige for lederne med oplysninger om bl.a. status på og udvikling i sygefraværet. Der arbejdes gennem en tæt dialog med medarbejdere fra HR-afdelinger og ledere mod en ensartet indberetningspraksis, der kan sikre grundlaget for et godt og opdateret talmateriale til brug for at følge indsatsen for nedbringelse af sygefraværet. Koncern HR stiller sig til rådighed i forhold til rådgivning om, hvordan ledere på alle niveauer fleksibelt kan skaffe sig relevant talmateriale fra lønsystem, HR-nøgletal, SYD-LIS m.fl. 5. De lokale HR-afdelinger er nøglepersoner til at understøtte regionens ledere i praktisk håndtering af fravær, bl.a. i form af coaching, vejledning og juridiske forhold. Koncern HR udvikler en række (juridiske) vejledninger og konkrete værktøjer til understøttelse af ledere i hele organisationen. Materialet bliver placeret på HR Portalen, som lederne kan benytte efter behov. Ligeledes på HR Portalen vil de gode historier fra enhederne blive formidlet. HR vil opbygge viden til konkret at rådgive omkring nye måder at hjælpe sygemeldte medarbejdere tidligt tilbage, det være sig deltidsansættelse, andre opgaver og lignende tiltag. Endelig vil redskaber til håndtering af sygefravær og styrkelse af trivsel blive indarbejdet konsekvent i allerede kørende og fremtidige lederuddannelser i regi af Koncern HR Ledelsesakademiet og HR Personaleudvikling. Lederuddannelserne kan tilgås via plan2learn eller via direkte kontakt og kan f.eks. omhandle uddannelse i Håndtering af sygefravær, Den nødvendige samtale og Identifikation af og forebyggelse af stress hos medarbejdere. Der vil være en tæt dialog mellem Koncern HR og de lokale HR-afdelinger om udvikling af uddannelserne, så der ikke opstår uhensigtsmæssige overlap af uddannelsesmæssige tilbud. 6 I forbindelse med overenskomstaftalen (OK08) er der i aftale om trivsel og sundhed nærmere beskrevet, hvordan der holdes sygefraværssamtaler efter længerevarende fravær. Side 5 af 7

6 Koncern HR udarbejder en pixi- vejledning til lederne om, hvilke tal, der indgår i sygefraværsprocenten. 6. Opbygning af incitamentsstruktur, hvor lokale trivsels- og fraværsinitiativer kan understøttes. Den enkelte enhed udvikler en procedure for, hvordan organisation og leder bliver målt på at styrke trivsel og håndtere sygefravær. Dette kan f.eks. gøres ved at integrere en opfølgning på MTU, sygefravær m.m. i den eksisterende aktivitets- og økonomiopfølgning. Det undersøges nærmere i regi af styregruppen, hvordan Region Syddanmark bedst arbejder videre med at konkretisere arbejdet med incitamentsstrukturer. 7. For at opnå en dybere viden om årsager til sygefravær er der lavet en analyse af sygefraværet. Analysen viser, at 10 % af medarbejderne tegner sig for 59,1 % af regionens samlede sygefravær. HR har udarbejdet et notat der beskriver mere om de 10 % af medarbejderne. 7 Hver enhed udvikler i regi af MED-systemet en procedure for, hvordan lederen skal indgå i dialog med de medarbejdere, der tegner sig for en relativt stor del af sygefraværet, for at hjælpe disse medarbejdere bedst muligt. Koncern HR vil desuden dagsordenssætte i forhold til styregruppen, at få afdækket behov og muligheder for at finde midler til forskning og projekter, om bl.a. de 10% mest syge. Derudover vil Koncern HR kontinuerligt udvikle statistisk materiale om regionens sygefravær og udarbejde relevante analyser også af årsager til sygefraværet. 8 Rammen for de forskellige initiativer er, at der udvikles en organisationskultur, hvor ledere og medarbejdere kan have en åben dialog om trivsel, fravær, nærvær og fremadrettede muligheder. Den enkelte leder bliver således en nøglespiller for at skabe rum for at tale om den sygemeldtes tilbagevenden til jobbet ud fra tankerne om social kapital. Derudover er det væsentligt med en åben og løbende dialog i hele medarbejdergruppen om trivsel og håndteringen af sygefravær. For at kunne bruge de syv initiativer som retningsmarkører i det daglige arbejde, skal de foldes ud. Det er vigtigt, at der er en god dialog med FMU og MED-systemet i øvrigt om hvordan initiativerne kan gøres anvendelige i en driftssituation. Det er vigtigt at bidrage til at forankre formål og principper for initiativerne bredt i Region Syddanmarks organisation. Det kan f.eks. ske ved at hver enhed udvikler eller reviderer deres sygefraværs-, trivsels- eller personalepolitik, hvor det konkretiseres, hvordan enheden ønsker at arbejde systematisk med nedbringelse af sygefravær og styrkelse af trivsel. Koncern HR udarbejder en række konkrete vejledninger og værktøjer, der placeres på HR Portalen, der frit kan bruges til at understøtte enhedernes indsatser. Formidling Koncern HR vil løbende formidle bredt omkring indhold og fremdrift i Sygefravær & Trivsel Det kan f.eks. være i forhold til Regionsrådet, direktionen, enhedernes HR-afdelinger og Region Syddanmarks trykte og elektroniske medier. 7 Notat: Sygefravær 2010 Statistik og analyse af sygefraværet i Region Syddanmark i 2010, august Vedlagt er forslag til undersøgelse af de 10% mest syge medarbejdere. Notat Afdækkende undersøgelse yderligere undersøgelse af sygemeldte medarbejdere som led i implementering af initiativ 7, 16. november 2011 Side 6 af 7

7 Løbende dialog med enhedernes HR-afdelinger Indsatsen kommer til at strække sig over fire år, inden der med udgangen af 2015 gøres endelig status på Region Syddanmarks indsats for at styrke trivslen og nedbringe sygefraværet med 20 %. For at nå målet med at nedbringe sygefraværet med 20 % er det nødvendigt, at mange personer arbejder målrettet og sammen for at initiativerne bliver en succes. Uden ægte lokal forankring og opbakning bliver det yderst vanskelig at få styrket trivslen og nedbragt sygefraværet i tilstrækkelig grad. Enhedernes ledelser må være meget eksplicitte overfor egen organisation omkring vigtigheden af at nå de opstillede mål. De lokale HR-afdelinger vil få en meget vigtig lokal rolle i forhold til at koordinere indsatsen og stille rådgivning, kurser, vejledning og opmuntring til rådighed. Er det ikke muligt at nå de opstillede måltal for 2012 skal indsatsen drøftes igen med henblik på korrigerende initiativer. Koncern HR vil have en faciliterende rolle med at sikre videndeling, udvikling af konkrete redskaber samt koordinering af erfaringsudveksling mellem lokale indsatser. Koncern HR har af direktionen fået til opgave at følge tæt op på, om enhederne når deres måltal, bl.a. gennem løbende opfølgninger på enhedernes målopfyldelse vil blive systematiseret. For at sikre en tæt dialog omkring udvikling mod ensartet praksis for f.eks. udvikling af lederuddannelser, opfølgning på måltal samt initiativer der sikrer bedst mulig løbende videndeling områder og enheder imellem nedsættes en netværksgruppe. Koncern HR har den koordinerende rolle for netværksgruppens medlemmer, der er repræsentanter for enhedernes HR-afdelinger. Endelig sker der en løbende dialog i MED-systemet på alle niveauer. Her drøftes eksempelvis sygefraværsstatistikker og initiativer indenfor Aftale om trivsel og sundhed. De ovenstående syv initiativer skal hverken erstatte eller nedtone det fortsatte arbejde på dette område. Side 7 af 7