Afsender og modtager. Pacsoft Online

Transkript

1 Afsender og modtager Pacsoft Online

2 2 Indhold 1 Afsendere Ny afsender (og modtagere) Søg eksisterende afsendere Vise og kopiere detaljeinformationer Ændre detaljeinformation Fjern en afsender Modtagere Ny modtager (og afsender) Søg eksisterende modtagere Vise og kopiere detaljeinformation Ændre detaljeinformation Fjern en modtager Fjern flere modtagere på en gang... 6

3 3 1 Afsendere Du kan registrere en eller flere afsendere, afhængig af, om du har behov for at sende fra forskellige afsendere. Afsendere i systemet kan have forskellige navne og/eller adresseoplysninger som derefter vises på forsendelsespapirerne. De kan også have forskellige kundenumre, hvis du har aftale om dette. 1.1 Ny afsender (og modtagere) Vælg Administration > Afsendere og derefter. I grundinformation vælger du om afsenderen også skal kunne være modtager. Afsendere og modtagere lægges ind på samme måde og kan have dobbelt funktion. Kryds af i Afsender samt eventuelt i Modtager. Hvis du krydser af i begge, behøver du ikke lægge posten ind igen under Modtagere. Udfyld derefter: 1. Afsenderoplysninger og kontaktinformation som vises på dine labels. Det er enkelt at angive en unik hurtigsøgningsværdi såfremt du anvender flere afsendere. 2. Kontooplysninger, hvis du vil anvende Postopkrævning. 3. Dine post-specifikke oplysninger, f.eks. kundenummer. 4. Vælg transportørens navn (Post Danmark) ved at klikke på. Efter du har klikket på : 5. Klik på. Du kan også oprette en ny afsender samtidig med at du registrerer en enkelt forsendelse under Opret forsendelser > Standardudskrift. Klik i afsnittet Afsender og vælg så.

4 4 1.2 Søg eksisterende afsendere Vælg Administration > Afsendere. Tast dit søgeord i søgefeltet, angiv hvad søgeordet skal matche (f.eks. Navn ) og hvordan det skal matche (f.eks. Begynder med ). Klik på. Søgeresultatet vises i en liste nedenfor i søgefeltet. 1.3 Vise og kopiere detaljeinformationer Efter at have udført en søgning med mindst et resultat, kan du se detaljeinformation for hver række ved at klikke på informationssymbolet. Klik på for at gå tilbage til listen med søgeresultaterne eller for at skabe en ny post baseret på information fra den eksisterende. 1.4 Ændre detaljeinformation Efter at have udført en søgning med mindst et resultat kan du ændre detaljeinformation på hver række ved at klikke på pilesymbolet, eller ved at klikke på og derefter på. Klik på for at gå tilbage til listen uden at opdatere posten eller udfør de ønskede ændringer og klik for at gemme ændringerne. 1.5 Fjern en afsender Efter at have udført en søgning med mindst et resultat, kan du fjerne en række ved at klikke på. Du kan også fjerne posten ved at gå via informationssymbolet og derefter. Bekræft ved at klikke på, eller klik på for at fortryde.

5 5 2 Modtagere De modtagere du ofte sender til, kan du oprette i Pacsoft Onlines database så du hurtigt kan søge dem frem. Modtagere har udover almindelige adresseoplysninger også en hurtigsøgningsværdi (normalt modtagerens kundenummer i jeres økonomisystem eller lignende). De kan tilhøre forskellige kategorier som I selv definerer. Ved at kategorisere modtagere kan du lave en samlet udskrift. 2.1 Ny modtager (og afsender) Vælg Administration > Modtager og derefter. Under grundinformation vælger du roller. Både modtagere og afsendere oprettes på samme måde og kan også agere i begge roller. Kryds af i Modtager og eventuelt også i Afsender. Hvis du krydser af i begge, behøver du ikke oprette posten igen under Afsender. Udfyld derefter: 1. Modtageroplysninger og kontaktinformation som vises på dine labels. Det er enkelt at angive en unik hurtigsøgningsværdi hvis du anvender flere modtagere. 2. Kontooplysninger, hvis du vil anvende Postopkrævning. 3. Dine Post-unikke oplysninger så som kundenummer. 4. Vælg transportørens navn (Post Danmark) ved at klikke på. Efter du har klikket på : 5. Klik på. Du kan også importere et modtagerregister fra et andet system. Læs mere i Import af modtagere fra andet system. En tredie mulighed er at tilføje en ny modtager samtidig med at du registrerer en enkelt forsendelse via Opret forsendelser > Standardudskrift. Klik i afsnittet Modtager og vælg så. 2.2 Søg eksisterende modtagere Vælg Administration > Modtagere.

6 6 Tast dit søgeord, angiv hvad søgeordet skal matche (f.eks. Navn ) og hvordan det skal matche (f.eks. Begynder med ). Klik på. Søgeresultatet vises i listen under søgefeltet. 2.3 Vise og kopiere detaljeinformation Efter at have udført en søgning med mindst et resultat kan du se detaljeinformation om hver række ved at klikke på informationssymbolet. Klik på for at vende tilbage til listen med søgeresultaterne eller for at skabe en ny post baseret på informationer fra den eksisterende. 2.4 Ændre detaljeinformation Efter at have udført en søgning med mindst et resultat, kan du ændre detaljeinformation på hver række ved at klikke på pilsymbolet, eller ved at klikke og derefter. Klik på for at gå tilbage til listen uden at opdatere posten eller gennemfør ønskede ændringer og klik for at gemme ændringerne. 2.5 Fjern en modtager Efter at have udført en søgning med mindst et resultat, kan du slette rækken ved at klikke på kan også fjerne den ved at gå via informationssymbolet og derefter.. Du Bekræft ved at klikke på, eller klik på for at fortryde. 2.6 Fjern flere modtagere på en gang Ved at foretage en søgning i modtagerregisteret, f.eks. på Firmanavn, kan du vælge at fjerne flere poster på en gang. Dette kan være brugbart hvis du har skabt flere dubletter af samme modtager. Foretag søgningen og ændre i de modtagerdubletter som du vil beholde. Foretag nu en ny søgning og kontroller at de poster du vil beholde ikke er med i søgeresultatet. Vælg. Alle modtagere i dette søgeresultat fjernes nu. Den post du tidligere ændrede findes stadig. I de situationer hvor du har behov for at rydde op i store mængder af dubletter og uaktuelle modtagere anbefales det at du eksporterer dit modtagerregister og redigerer i excel. Herefter fjerner du alle modtagere i dit register i onlinesystemet. Det gør du ved at udføre en søgning uden søgeværdi og så vælge. Derefter importerer du dit rensede modtagerregister ind i systemet igen.