Universitetssygehus Køge

Transkript

1 Universitetssygehus Køge Styringsmanual Version 2, revideret 4. september 2013

2 Indholdsfortegnelse Formål... 4 Baggrunden for Styringsmanualen Projektbeskrivelse Vision Plangrundlag Organisation og ansvar Tilsynspligt Finansiering Styringsmanual Lov om offentlig byggevirksomhed Organisationsmodel Grænsefladeproblematik Ansvarsbeskrivelse Roller og ansvar Dispositionsbeføjelser Kvalitetssikring Mødestruktur Hyppighed Form Økonomistyring Kalkulationsproces Udførelsesrisiko Entreringsrisiko Uforudseelige forhold Reservepulje Investeringskalkulation / Totaløkonomi Kalkulation af anlægsomkostninger Kalkulation af driftsomkostninger Datakilder, periodisering, indeksering Change request Kvalitetssikring Regnskabspraksis Kontoplan og konteringsvejledning Kontrolspor Uvildig Controlling Håndtering af claims Bilagshåndtering Afstemninger / interne kontroller Periodisering Opfølgning Funktions- og personadskillelse Revision og regnskab Systemunderstøttelse Opfølgning på effektiviseringsgevinster Risiko Risikopolitik og ansvar Risikostyringsmål Side 2

3 5.2. Risikovurdering Særlige risikoelementer Risikoværktøjer Risikobearbejdning Risikohandlingsplan Risikoopfølgning Forsikring Rapportering Rapporteringsstruktur og beslutningsveje Rapporteringsværktøj Dokumentation, arkivering m.v Aftale- og kontraktforhold Aftale- og udbudsstrategi Valg af entreprise- og samarbejdsform Incitamentsstruktur Inddragelse af eksterne kompetencer Kommunikationsstrategi Intern kommunikation Ekstern kommunikation Personale Tavshedspligt Miljø og sikkerhed Side 3

4 Formål Formålet med denne styringsmanual er at skabe det administrative grundlag for gennemførelse af Universitetssygehus Køge. Styringsmanualen er Regionsrådets middel til at kommunikere bygherrens krav til byggeorganisationens styring af byggeriet. er den ramme, der anviser retningslinjerne for, hvordan byggeprocessen for det nye universitetssygehus i Køge tilrettelægges. understøttes af en række specifikke administrative retningslinier, der med respekt for manualens rammer, øvrige relevante regler og politiker i regionen samt aktuelle lovkrav, beskriver hvordan de anførte rammer udfyldes. ajourføres og opdateres løbende med angivelse af konkrete sagsspecifikke navne på personer og firmaer. Denne styringsmanual er udarbejdet med udgangspunkt i forslag fra KPMG som anført i deres rapport Økonomisk styring af større anlægsprojekter / sygehusbyggerier, Rapport til Danske Regioner af den 2.oktober 2008, Styringsmanual for gennemførelse Af nyt Psykiatribyggeri i Slagelse (GAPS) af 21. februar 2011, økonomiaftalen mellem Regeringen og regionerne for 2012, samt ved inddragelse af Statsrevisorernes beretning 3/2011 om sygehusbyggerierne. Baggrunden for Styringsmanualen Danske Regioner har i 2008 af KPMG fået gennemført et analysearbejde, der har resulteret i en rapport indeholdende principper for økonomistyring af større sygehusbyggerier (med anlægsøkonomi på 1 mia. kr. og derover pr. projekt). Med udgangspunkt i KPMG s anbefalinger, har regionerne vedtaget at følge fem hovedprincipper for økonomisk styring af større anlægsprojekter. Principperne tager særligt sigte på at sikre, at der er en betryggende økonomistyring af projekterne, og at den politiske ledelse har løbende og tilstrækkelig indsigt i projekternes udvikling og økonomi. De fem hovedprincipper er: 1. At den politiske ledelse skal fastlægge de strategiske beslutninger for det enkelte byggeprojekt, herunder økonomi, visioner, strategiske målsætninger og succeskriterier. Den politiske ledelse skal gennem styringsmanual sikre at der følges systematisk op i forhold til byggeriets økonomi og fremdrift 2. At der skal udarbejdes en projektspecifik styringsmanual for hvert projekt. Styringsmanualen skal beskrive hvordan de centrale dele af byggeprocessen skal tilrettelægges og styres, herunder den løbende økonomiopfølgning og -rapportering. Styringsmanualen definerer pejlemærker for, hvordan og på hvilke tidspunkter, der skal rapporteres til den politiske ledelse. Styringsmanualen godkendes af Regionsrådet. 3. At der skal etableres en robust og beslutningsdygtig projektorganisation, der i hele projektets forløb har de rigtige kompetencer og dermed kan matche de eksterne samarbejdspartnere. 4. At der er defineret en risikopolitik, hvis indhold bygger på politisk vedtagne målsætninger og politikker, herunder hvordan styringsparametre som tid, kvalitet og økonomi skal prioriteres. Der skal være en tæt sammenhæng mellem risikovurderingen og de opfølgningsprocedurer, som besluttes. 5. Der skal etableres en uafhængig controlling af hvert byggeprojekt. Side 4

5 Byggeregulativ Region Sjælland har den 27. september 2007 vedtaget et Byggeregulativ for Region Sjælland. Formålet med Byggeregulativet er at skabe klare og ensartede retningslinjer for den administrative og politiske behandling af alle Region Sjællands bygge- og anlægssager. Byggeregulativet for Region Sjælland lever op til anbefalingerne fra KPMG ved at de strategiske overvejelser finder sted i forbindelse med vedtagelse af budget og investeringsoversigt. Regionsrådets tilsyn med byggeprojekterne sikres gennem rammestyring, ved godkendelse af idéoplæg, program, projektforslag og endeligt byggeregnskab. Byggeregulativet indeholder således retningslinjer for gennemførelse af bygge- og anlægssager i Region Sjælland. Byggeregulativet understøttes af en række administrative retningslinjer, der bl.a. omhandler organisering, håndtering af anlægsbevillinger samt paradigmer for rådgiverkontrakter, entreprisekontrakter, sikkerhedsstillelser, accepter mv. Regionsrådet følger endvidere byggesagernes fremdrift i forbindelse med de årlige budgetopfølgninger, der gennemføres tre gange årligt, henholdsvis 31. marts, 31. maj og 31. august. Byggeregulativet og de tilhørende administrative retningslinjer vil fortsat være gældende. For de større projekter (med anlægsøkonomi på 1 mia. kr. og derover pr. projekt), som forudsættes medfinansieret af den statslige Kvalitetsfonden skal der, med baggrund i de fem hovedprincipper, udarbejdes en projektspecifik styringsmanual. Styringsmanualen skal sikre at det konkrete byggeprojekt følger de fem hovedprincipper for økonomisk styring af større anlægsprojekter, som regionerne med udgangspunkt i anbefalinger fra KPMG har tilkendegivet at ville følge. Herudover sikrer styringsmanualen, at økonomiaftalen mellem Regeringen og regionerne for 2012, samt bemærkningerne i Statsrevisorernes beretning 3/2011 om sygehusbyggerierne, følges. 1. Projektbeskrivelse 1.1. Vision Universitetssygehus Køge skal være hovedsygehus for Region Sjælland, med samling af alt specialiseret sygehusbehandling i Region Sjælland. Fremtidens sygehusvæsen i Region Sjælland, herunder universitetssygehuset i Køge, skal sikre, at det sygehusvæsen vi planlægger i dag, indtænker de tendenser og muligheder, der tegner sig i morgen. Der er formuleret syv visioner der understøtter den overordnede vision: Vi sikrer sammenhæng i patientens behandlingsforløb Vi giver patienten indflydelse på egen behandling Sygehuset er en attraktiv arbejdsplads Vi satser på forskning, læring og innovation Sygehuset er fleksibelt, effektivt og bæredygtigt Sygehuset helbreder og skaber trivsel Vi udnytter de teknologiske muligheder Side 5

6 1.2. Plangrundlag Universitetssygehus Køge får ca. 900 senge inkl. akut- og intensiv senge, og etableres med udgangspunkt i det eksisterende Køge Sygehus. I henhold til konkurrenceforslaget bliver det nye universitetssygehus på ca m 2, hvoraf ca m 2 er nybyggeri. I forbindelse med projektet skal der gennemføres en screening for at indkredse relevante energiog miljøparametre. Umiddelbart vil det være aktuelt at fokusere på: Bæredygtighed, energioptimering, dagslysforhold, rengøringsvenlighed, arbejdsmiljø, ressourceforbrug og støjforhold. 2. Organisation og ansvar Som følge af den statslige medfinansiering af projektet og projektets størrelse vil projektets fremdrift og styring blive fulgt tæt af Regionsrådet, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Rigsrevisionen m.fl Tilsynspligt Jf. Styrelsesvedtægten for Region Sjælland 9 skal Forretningsudvalget føre tilsyn med bl.a. At forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Regionsrådets beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde At forvaltningen af regionens kasser og regionens regnskabsføring er forsvarlig At de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Regionsrådets samtykke 2.2. Finansiering Gennemførelse af Universitetssygehus Køge sker som et Kvalitetsfondsprojekt, hvilket betyder at finansieringen af projektet tilvejebringes af de centrale kvalitetsfondsmidler med ca. 60% og en regional egenfinansiering med ca. 40% Styringsmanual Til at understøtte Forretningsudvalgets tilsynspligt med de større byggesager (med en anlægssum på mere end 1 mia. kr.), som er medfinansieret af Kvalitetsfonden, og for at sikre entydige rammer for de enkelte projekters gennemførelse, udarbejdes der i Region Sjælland for disse sager (herunder Universitetssygehus Køge) en projektspecifik styringsmanual, der bl.a. indeholder krav til beslutningsgrundlaget for den politiske involvering Lov om offentlig byggevirksomhed Kvalitetsfondsfinansieringen af gennemførelsen af Universitetssygehus Køge medfører at projektet er omfattet af lov nr. 623 af 14. juni 2011 Lov om om offentlig byggevirksomhed. Følgende bekendtgørelser vurderes at være gældende for projektet: Nøgletalsbekendtgørelsen Kvalitetssikringsbekendtgørelsen IKT-bekendtgørelsen Bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og nøgletal Side 6

7 OPP-bekendtgørelsen For gennemførelsen af Universitetssygehus Køge forventes bekendtgørelserne anvendt på følgende vis: Nøgletalsbekendtgørelsen I forbindelse med prækvalifikation af tilbudsgivere (totalrådgivere og entreprenører) skal der indhentes nøgletal. Kvalitetssikringsbekendtgørelsen Programoplæg, byggeprogram og projekt skal være udtryk for: en tilfredsstillende brugsværdi og arkitektonisk fremtræden en forsvarlig byggeteknisk udformning og holdbarhed hensyntagen til miljø, energiforbrug og økologiske forhold en realistisk anlægs- og driftsøkonomi. Der skal udføres totaløkonomiske beregninger af byggeprojektet, for at sikre at bygningen er omkostningsoptimal. Totalrådgiveren skal, inden aflevering af deres delprojekter, have gennemført projektgranskning, og entreprenørerne skal inden projektgennemgang have gennemført procesgranskning. IKT-bekendtgørelsen Alle deltagere skal under byggeprocessen anvende projektweb som kommunikations- og dokumentstyringssystem, og digitale bygningsmodeller i 3D ved projektering og gennemførelse af byggeriet. Det skal anvendes digital udbudsportal ved alle udbud og digital aflevering af de projektinformationer, som vurderes relevant for dokumentation af byggesagen, det afleverede byggeri (som udført), og den fremadrettede drift, vedligehold og forvaltning. Bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og nøgletal og OPP-bekendtgørelsen Der skal foretages en systematisk vurdering af, om projektet eller dele heraf kan gennemføres som et offentlig-privat partnerskab eller på grundlag af en partneringsaftale. Hvis byggeriet genneføres som OPP, skal der anvendes nøgletal ved tilrettelæggelsen af byggeriet Organisationsmodel Generelt Organiseringen af sygehusbyggeriet i Køge foregår ved en justering af det ordinære princip for organisering af bygge- og anlægssager, som er godkendt af regionens MED-Hovedudvalg den 8.april 2008 og anført i notat om organisering af bygge- og anlægssager. Den anvendte organisationsmodel for gennemførelse af Universitetssygehus Køge er udarbejdet med baggrund i den godkendte organisationsmodel for gennemførelse af psykiatribyggeriet i Slagelse. Organisationsmodellen er i øvrigt opbygget i henhold til de principper, der anvendes i byggebranchen for organisering af byggesager og med respekt for regionens overordnede projektstyringssystem PRINCE2. Organisationsmodellen for gennemførelse af psykiatribyggeriet i Slagelse blev taget til efterretning af Regionsrådet på mødet den 8. april I det ordinære princip for organisering af bygge- og anlægssager, samt organiseringen af psykiatribyggeriet i Slagelse er organisationen bygget op omkring ledelsen af det aktuelle virksomhedsområde. Gennemførelse af Universitetssygehus Køge er et fælles projekt for Region Sjælland, hvorfor organisationen bygges op med reference til Direktionen. Side 7

8 I den indledende fase frem til indgåelse af aftale med totalrådgiver medio 2013, forankres projektet i Direktionen, med deltagelse af repræsentanter fra regionens somatiske sygehuse og med en koncerndirektør som projektejer og styregruppeformand. Til det indledende arbejde med projektet etableres der i lighed med GAPS et projektteam. Som leder af projektteamet tilknyttes en projektchef for bygherreorganisationen. Til at styre, koordinere og kontrollere det samlede projekt tilknyttes en gennemgående bygherrerådgiver. I forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013 udvides projektorganisationen med en programledelse og der ansættes en projektdirektør for projektet. Projektdirektøren vil med reference til Direktionen varetage rollen som projektejer og formand for programledelsen i de efterfølgende faser med projektering og udførelse. Regionsrådet Regionsrådet involveres i de overordnede strategiske beslutninger og har herunder til opgave at sikre, at projektets vision, strategiske målsætninger og succeskriterier defineres. Regionsrådet vedtager budget og investeringsoversigt. Disse indeholder rådighedsbeløb til projektet fordelt over årene. Til gennemførelse af Universitetssygehus Køge er der i budgettet og på investeringsoversigten for 2012 afsat rådighedsbeløb. Rådighedsbeløbene er afsat efter forhåndstilsagn fra Finansministeren og Indenrigs- og Sundhedsministeren. Regionsrådet vil herudover, i henhold til økonomiaftalen for 2012, hvert kvartal blive orienteret om projektets fremdrift i projekt- og udførelsesfasen. Forretningsudvalget Forretningsudvalgets indstilling skal indhentes for enhver sag, der forelægges Regionsrådet til beslutning. Udvalget for fremtidens sygehuse Udvalget for fremtidens sygehuse skal som politisk høringsgruppe bl.a. følge planlægning og etableringen af Universitetssygehus Køge. Direktionen Direktionen har ansvaret for, at de politiske beslutninger føres ud i livet og tegner administrationen i forhold til det politiske niveau. Styregruppen Med delegation fra Regionsrådet og Direktionen etableres en styregruppe, som fungerer som bygherre, og som, med reference til Direktionen, varetager rammerne for projektet. Styregruppen sammensættes af: Koncerndirektør (formand), som projektejer og repræsentant for Direktionen Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Økonomidirektør for regionen, med særligt ansvar for den overordnede kvalitetssikring af økonomien i projektet Byggechefen for regionen, med særligt ansvar for kvalitetssikringen af byggefagligheden, herunder tid og kvalitet i projektet Projektdirektøren, som den ansvarlige for projektet (tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren ultimo 2013) Ledelsesrepræsentant fra totalrådgiveren der ikke er involveret i det konkrete projekt, som den ansvarlige for projektets indhold og udførelse Styregruppen nedsætter en koordineringsgruppe der fungerer som bindeled mellem projektledelsen og styregruppen. Side 8

9 Som rådgiver for styregruppen deltager projektcheferne, der orienterer om fremdriften i projektet og indstiller til nødvendige beslutninger i styregruppen. Koordineringsgruppen Som bindeled mellem programledelsen og styregruppen sammensættes en koordineringsgruppe, der forestår den daglige ledelse af projektet. Koordineringsgruppen sammensættes af: Projektdirektøren (tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren ultimo 2013) (formand) Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Planlægningschefen for regionen Byggekonsulent fra KU Byg Brugergruppeformanden Projektcheferne Bygherrerådgiveren Herudover deltager projektets totalrådgiver med projektlederen i koordineringsmøderne efter behov. Ekstern Controller I økonomiaftalen mellem Regeringen og Danske Regioner er det aftalt, at der for de enkelte kvalitetsfondsbyggerier skal udarbejdes kvartalsvise, revisorpåtegnede redegørelser til Regionsrådet. Disse kvartalsrapporter skal efterfølgende tilgå Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse for status vedrørende kvalitetsfondsbyggeriet. Intern Controller Til støtte for styregruppen varetager Koncern Økonomi og KU Byg den kontrollerende funktion, der kvartalsvis foretager revision og kvalitetssikring af projektets tids- og økonomistyring, herunder kontrolleres også risikovurderingerne for projektet. Funktionen sammensættes af uvildige, hvorved forstås medarbejdere, der ikke er direkte involveret i det konkrete projekt. Sundhedsfaglig rådgivning Til støtte for styregruppen etableres der en sundhedsfaglig rådgivning, som har til opgave at sikre udvikling, herunder at den nyeste viden inden for det somatiske område inddrages i byggeriet. Sundhedsfaglig rådgivning sammensættes af: Kvalitetsdirektør, Kvalitet og Udvikling (formand) Lægefaglig vicedirektører fra sygehusene i Region Sjælland Interne personer fra de somatiske sygehuse samt Kvalitet og Udvikling Nationale og internationale eksperter Programledelsen Med reference til koordineringsgruppen etableres en programledelse, som har ansvaret for processen. I den indledende fase frem til indgåelse af aftale med totalrådgiver medio 2013, er projektchefen for bygherreorganisationen formand. Herudover kan der tilknyttes et antal projektchefer som projektledere for en række udvalgte faglige områder. I forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013, udvides programledelsen med en projektdirektør. Projektdirektøren vil, med reference til Direktionen, varetage rollen som projektejer og formand for programledelsen i de efterfølgende faser med projektering og udførelse. Programledelsen deltager i møder i koordineringsgruppen og er repræsenteret i brugergruppen. Side 9

10 Programledelsen sammensættes af: Projektchefen for bygherreorganisationen (formand i den indledende fase) Projektdirektøren (formand i faserne med projektering og udførelse. tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Øvrige projektchefer (f.eks. Brugerinvolvering, økonomi, drift, planlægning mv.) Repræsentant fra KU Plan Repræsentant fra KU Byg Repræsentant fra det tekniske område på Roskilde og Køge sygehuse. Til programledelsen tilknyttes Projektleder fra bygherrerådgiver Projektchef fra totalrådgiver Til støtte for programledelsen sammensættes et projektteam. Projektteamet Projektteamet varetager som administration det daglige faglige arbejde med projektet og dermed sekretariatsbetjeningen af brugergruppen og de forskellige arbejdsgrupper. Der er behov for en dynamisk sammensætning af projektteamet, således at det løbende kan tilpasse sig projektets behov, herunder sikre at de eksterne rådgivere hele tiden har de rigtige input til at planlægge og projektere byggeriet. Den endelige bemanding vil blive fastlagt i forbindelse med de enkelte faser, bl.a. som følge af kompetence registreringer og vurderinger. Den endelige arbejdsdeling mellem projektteamet og de eksterne rådgivere vil kunne få indflydelse på bemandingen af projektteamet. Projektchefen for bygherreorganisationen etablerer i den indledende fase projektteamet, og har som formand for programledelsen i den indledende fase ansvaret for projektet. Projektdirektøren vil i de efterfølgende faser med projektering og udførelse varetage rollen som formand for programledelsen og dermed overtage ansvaret for projektet. Projektteamet vil kunne sammensættes af medlemmer, der er projektansat eller udlånt fra den eksisterende organisation. Hvor der er tale om udlån fra den eksisterende organisation, sker honorering af den enkelte medarbejders deltagelse i projektet, inden for en på forhånd aftalt ydelses- og budgetramme. Den aftalte budgetramme afsættes inden for anlægsrammen for projektet. Ved projektansættelser skal disse omkostninger ligeledes honoreres af den givne anlægsbevilling. Projektansættelser skal ske med faglig reference til den eksisterende organisation. Der kan som udgangspunkt blive tale om ansættelse inden for sygehusene i regionen, Ledelsessekretariatet eller i et af de tværgående centre Koncern Service, Koncern Økonomi, Kvalitet og Udvikling, Koncern HR eller IT Region Sjælland. De medarbejdere, der tilknyttes projektet uanset om de er udlånt fra den eksisterende organisation eller er projektansatte får i den indledende fase projektreference til projektchefen for bygherreorganisationen, og i de efterfølgende faser til projektdirektøren, eller en af disse udpeget. Projektteamet skal placeres samlet. Det vil være hensigtsmæssigt, om der i forbindelse med lokalerne til projektteamet også sikres lokaler til de faste medarbejdere fra bygherrerådgiver og totalrådgiver. Den fysiske placering vil kunne være tæt på lokaliteten i Køge eller omkring Regionshuset. I opstartsfasen vil projektteamet blive lokaliseret omkring Regionshuset. I starten af programfasen, hvor udarbejdelsen af konkurrencemateriale til totalrådgivningsudbuddet finder sted, forventes projektteamet at bestå af 1-2 medarbejdere Side 10

11 udover projektchefen for bygherreorganisationen. Efter valget af totalrådgiver arbejdes der med færdiggørelse af program, og her forventes projektteamet at bestå af 4 8 medarbejdere udover projektdirektøren. I projektforslagsfasen forventes projektteamet at bestå af 6 12 medarbejdere udover projektdirektøren. Efter projektforslagsfasen forventes projektstaben reduceret i projekteringsfasen og yderligere i udførelsesfasen. Brugergruppen Med reference til koordineringsgruppen etableres en gennemgående brugergruppe for Universitetssygehus Køge med inddragelse af kompetencer fra sygehusene i Region Sjælland. Brugergruppen definerer indholdet i projektet. De af brugergruppen nedsatte arbejdsgrupper sammensættes af repræsentanter med udgangspunkt i deres nuværende funktion og faglige kompetencer. Brugergruppen sammensættes af: Lægefaglig direktør eller vicedirektør (formand) Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Ledelsesrepræsentanter for de fagligt berørte områder Repræsentant fra det tekniske område på Roskilde og Køge sygehuse En arbejdsmiljørepræsentant udpeget af MED-sundhed En medarbejderrepræsentant udpeget af MED-sundhed Medarbejderinddragelse sker ved repræsentanter udpeget af medarbejdersiden i MED-sundhed. Brugergruppen faciliteters af programledelsen. Herudover deltager bygherrerådgiver og totalrådgiver i brugergruppemøderne efter behov. Støttefunktion for fremtidig drift Til støtte for styregruppen etableres der, hvor der er tale om samling af flere funktioner og nuværende geografier, med udgangspunkt i den eksisterende driftsorganisation på Køge Sygehus, en støttefunktion, som har til formål at arbejde med tilrettelæggelse af den fremtidige drift og vurdering af de fremtidige driftsformer, herunder organisationsopbygning og processer for det nye byggeri. Denne støttefunktion sammensættes af repræsentanter for den nuværende driftsorganisation på Køge Sygehus samt de øvrige geografier/funktioner, hvor MED-sundhed udpeger en medarbejderrepræsentant. Herudover deltager en eller flere personalerepræsentanter udpeget af sygehusledelserne med udgangspunkt i deres nuværende funktion og deres faglige kompetencer. Formanden for denne støttefunktion udpeges af sygehusmødet og er en ledelsesrepræsentant, typisk en direktør eller vicedirektør fra et af de somatiske sygehuse i Region Sjælland. Arbejdsgrupper Arbejdsgrupperne arbejder med indholdsmæssig afklaring, og sammensættes i forbindelse med konkrete forhold. De forskellige arbejdsgrupper sammensættes af ressourcepersoner fra såvel ledelse, personale, brugere og interesseorganisationer. De af brugergruppen nedsatte arbejdsgrupper sammensættes af repræsentanter med udgangspunkt i deres nuværende funktion og faglige kompetencer. Repræsentanter, der som følge af deres funktion som arbejdsmiljørepræsentant og/eller medarbejderrepræsentant i MED-Udvalget, vælges af medarbejdersiden i MED-sundhed. Det er i arbejdsgrupperne, at ledere og medarbejdere sammen med repræsentanter for patienterne og de pårørende, herunder interesseorganisationer, har mulighed for at blive inddraget med deres erfaringer og får mulighed for at bidrage med råd og idéer. Side 11

12 Arbejdsgrupperne skal bl.a. bidrage til bygningernes funktion, brug, dimensionering, indretning, sikkerhed og velfærd. Arbejdsgrupperne skal ligeledes forholde sig til forhold som bl.a. areal standarder, indretning, drift, miljø, logistik, energi, IT, serviceløsninger etc. Bygherrerådgiver Bygherrerådgiverens opgave er at organisere, samordne og kontrollere den samlede byggesag. Bygherrerådgiveren får reference til projektchefen for bygherreorganisationen. Bygherrerådgiveren udpeges efter EU-udbud. Totalrådgiver Til projektet tilknyttes en totalrådgiver. Totalrådgiveren varetager hele den tekniske rådgivningsdel, herunder arkitekt- og ingeniørdiscipliner. Totalrådgiveren får reference til bygherrerådgiveren. Totalrådgiveren forventes tilknyttet efter gennemførelse af en to faset projektkonkurrence. Side 12

13 Figur 1: Organisationsmodel for Universitetssygehus Køge i projektfasen *) Er gennemgående, og formanden er fast deltager i koordineringsgruppen. Side 13

14 Grænsefladeproblematik Interface og afhængigheder mellem bygningsetaper, entrepriser, bygherreleverancer mv. skal tydeliggøres, præciseres og forenkles. Bygherrerådgiveren vil i forbindelse med udarbejdelse af byggeprogrammet foretage overvejelser og udarbejde anbefaling til styregruppen om entreprise-, udbuds- og samarbejdsformer, herunder også præcisering af eventuelle bygherreleverancer Ansvarsbeskrivelse Roller og ansvar Regionsrådet Regionsrådets rolle er defineret i Byggeregulativet og omfatter den overordnede fysiske og økonomiske planlægning af regionens byggearbejder. Regionsrådet skal opnå en tæt føling med projektet uden at det medfører beslutningsmæssige flaskehalse, der påvirker fremdriften og økonomien i projektet negativt vedtager budget og investeringsoversigt med rådighedsbeløb til projektet fordelt over årene meddeler anlægsbevilling til projektet i forbindelse med godkendelsen af de enkelte faser i byggeriet Regionsrådets tilsyn med byggeprojekterne sikres gennem rammestyring ved behandling af sagen i forbindelse med de enkelte faser som anført i afsnit om rådets involvering i Universitetssygehus Køge. Forretningsudvalget Forretningsudvalgets indstilling skal indhentes for enhver sag, der forelægges Regionsrådet til beslutning. Forretningsudvalget fører desuden løbende tilsyn med byggeriet af Universitetssygehus Køge, samt med, at den meddelte anlægsbevilling for det samlede projekt og de frigivne rådighedsbeløb i de enkelte år overholdes. Udvalget for fremtidens sygehuse Udvalget fungerer som rådgivende høringsorgan for Forretningsudvalget og Regionsrådet i forbindelse med fremlæggelse af projektets faser til godkendelse i Regionsrådet via Forretningsudvalget. Endvidere skal udvalget inddrages i forbindelse med fremlæggelse af projektets faser til godkendelse i Regionsrådet via Forretningsudvalget. Direktionen Direktionen har ansvaret for, at de politiske beslutninger føres ud i livet og tegner administrationen i forhold til det politiske niveau. Direktion har ligeledes ansvaret for at MED- Hovedudvalget og MED-sundhed orienteres undervejs i projektforløbet. Styregruppen Styregruppen varetager rammerne for projektet og følger projektet gennem hele forløbet. Styregruppen er desuden ansvarlig for at projektets overordnede økonomiske, tidsmæssige, funktionelle og bygningsmæssige mål og rammer overholdes. Det er således styregruppen der fastlægger rammerne for arbejdet med projektet og træffer de nødvendige beslutninger inden for de overordnede rammer efter indstilling fra programledelsen. Styregruppeformanden er ansvarlig for at forelægge de overordnede beslutninger vedr. projektet for Regionsrådet. Side 14

15 Styregruppen nedsætter en koordineringsgruppe som bindeled mellem programledelsen og styregruppen. Styregruppen har ansvar for og til opgave: At tilse at projektet til enhver tid overholder Regionsrådets vedtagne politikker og strategier At overvåge at den økonomiske ramme for projektet overholdes At overvåge at de kvalitative mål for projektet overholdes At overvåge at den tidsmæssige ramme for projektet overholdes At godkende forslag til brug af 5% reservepuljen på baggrund af indstilling fra koordineringsgruppen At godkende forslag fra koordineringsgruppen om change request At godkende forslag fra koordineringsgruppen om disponeringsregler for anvendelse af pulje til uforudseelige udgifter At godkende disponeringsbeføjelser på baggrund af indstilling fra koordineringsgruppen At godkende alle indstillinger der ligger op til overordnede beslutninger vedr. projektet i Regionsrådet. Koordineringsgruppe Som bindeled mellem programledelsen og styregruppen sammensættes en koordineringsgruppe. Koordineringsgruppen og programledelsen forestår den daglige ledelse af projektet. Koordineringsgruppen har deltagelse af programledelsen, der orienterer om fremdriften i projektet og indstiller til nødvendige beslutninger i styregruppen. Koordineringsgruppen har ansvar for og til opgave: At den fysiske ramme for sygehusets organisatoriske og tekniske udvikling er i overensstemmelse med de af styregruppen fastsatte rammer og målsætninger At projektet er organiseret, ressourcesat og bemandet forsvarligt igennem hele projektet At der løbende sker opfølgning på indhold, økonomi, tid, kvalitet og risikovurdering, herunder kvartalsrapportering via Regionsrådet til Staten At der udarbejdes sagsfremstillinger til Udvalget for Fremtidens Sygehuse, Forretningsudvalget og Regionsrådet, herunder ansøgninger om bevillinger til de forskellige faser i byggeriet At de rationaliseringsgevinster, der er forudsat i forbindelse med projektet, efterfølgende kan realiseres At organiseringen af projektet muliggør ibrugtagning således, at personalet er forberedt på og trænet i at arbejde i det realiserede byggeri At fastlægge og følge op på rammerne for programledelsens mandat At fastlægge og følge op på regler for disponeringsbeføjelser Ekstern Controller Regionens revisor afgiver revisorerklæring om de kvartalsvise redegørelser for gennemførelse af Universitetssygehus Køge. Denne revisorerklæring skal ligeledes indeholde en byggefaglig vurdering af projektets stade. Intern Controller Til støtte for styregruppen varetager Koncern Økonomi og KU Byg den kontrollerende funktion, der kvartalsvis foretager revision og kvalitetssikring af projektets tids- og økonomistyring. Herunder kontrolleres også risikovurderingerne for projektet. Denne kontrol vil typisk ske i forbindelse med den kvartalsrapportering, som programledelsen i henhold til økonomiaftalen for 2012 udarbejder og via Regionsrådet sender til Staten i projekt- og udførelsesfasen. Side 15

16 Sundhedsfaglig rådgivning Funktionen, skal bidrage til udvikling og fremtidssikring af et moderne somatisk sygehus. Programledelsen Med reference til koordineringsgruppen etableres en programledelse, der har ansvaret for processen. Programledelsen er ansvarlig for, at processen forløber efter de retningslinjer, som er anført i denne styringsmanual samt i regionens Byggeregulativ suppleret med styregruppens beslutninger. Programledelsen deltager i møder i såvel styregruppen, koordineringsgruppen som i brugergruppen. Programledelsen er ansvarlig for at inddrage nødvendige interne og eksterne interessenter og nedsætter sammen med brugergruppen det nødvendige antal arbejdsgrupper for specifikke områder/funktioner. Programledelsen har således ansvaret for at der tænkes innovativt i forbindelse med projektet. Programledelsen sikrer at der løbende udføres kompetenceregistreringer og -vurderinger af byggeorganisationens kompetencer. Projektdirektør Projektdirektøren etablerer projektteamet. Projektdirektøren skal som formand for projektledelsen sørge for projektets gennemførelse, herunder at den nødvendige brugerinvolvering sker. Projektdirektøren skal, med bistand af KU Byg, udarbejde indstillinger til det politiske niveau i forbindelse med fremlæggelse af projektet i de anførte faser med frigivelse af anlægsbevillinger og afrapportering af projektets fremdrift. Projektdirektøren fastlægger rammerne for samarbejdet med de øvrige involverede og strukturen for de arbejds- og beslutningsprocesser, der er nødvendige for realiseringen af projektet. Projektteam Til støtte for programledelsen sammensættes et projektteam, der som administration varetager det daglige arbejde med projektet og dermed sekretariatsbetjeningen af brugergruppen og de forskellige arbejdsgrupper. Der er behov for en dynamisk sammensætning af projektteamet, således at det løbende kan tilpasse sig projektets behov, herunder sikre at de eksterne rådgivere hele tiden har de rigtige input til at planlægge og projektere byggeriet. Den endelige bemanding vil blive fastlagt i forbindelse med de enkelte faser bl.a. som følge af kompetenceregistreringer og -vurderinger. Den endelige arbejdsdeling mellem projektteamet og de eksterne rådgivere vil kunne få indflydelse på bemandingen af projektteamet. Som udgangspunkt bør følgende kompetencer tilvejebringes til projektteamet: økonomi, jura, kommunikation, arbejdsmiljø, IT, serviceløsninger, sygeplejefaglig viden, lægefaglig viden, byggefaglig viden, teknisk viden samt medicoteknisk viden. Fælles for projektteamets medlemmer er, at disse kan varetage flere områder under hele forløbet eller kun i de indledende (programfase) henholdsvis afsluttende faser (projektering og udførelse). De medarbejdere, der tilknyttes projektet uanset om de er udlånt fra den eksisterende organisation eller projektansatte får projektreference til projektdirektøren, eller en af denne udpeget. Brugergruppen Brugergruppen definerer indholdet i byggeriet og følger op på krav og ønsker ud fra den fremtidige aktivitet inden for de fysiske rammer. Side 16

17 Brugergruppen følger projektet gennem hele forløbet og modtager løbende status om byggesagens fremdrift, m.h.t., de fremsatte krav og ønsker ud fra den fremtidige aktivitet inden for de fysiske rammer. Brugergruppen vurderer brugsmæssige kvaliteter ved foreslåede løsninger. Støttefunktion for fremtidig drift Denne støttefunktion har til formål at arbejde med tilrettelæggelse af den fremtidige drift, herunder organisationsopbygning og processer for det nye byggeri. Arbejdsgrupper Arbejdsgrupper, der arbejder med indholdsmæssig afklaring, etableres og sammensættes i forbindelse med konkrete forhold. Det er i arbejdsgrupperne, at ledere og medarbejdere sammen med repræsentanter for patienterne og de pårørende har mulighed for at blive inddraget med deres erfaringer og får mulighed for at bidrage med råd og idéer. Arbejdsgrupperne skal bl.a. bidrage til bygningernes funktion, brug, dimensionering, indretning, sikkerhed og velfærd. Arbejdsgrupperne skal ligeledes forholde sig til forhold som bl.a. areal standarder, indretning, drift, miljø, arbejdsmiljø, logistik, energi, IT, serviceløsninger, patientsikkerhed etc. KU Byg KU Bygs opgave er at følge projektet gennem hele forløbet og sikre sammenhængen til øvrige projekter. KU Byg bistår projektdirektøren med udarbejdelse af alle indstillinger til det politiske niveau i forbindelse med fremlæggelse af projektet i de anførte faser med frigivelse af anlægsbevillinger og afrapportering af projektets fremdrift. KU Byg skal: Overvåge projektets fremdrift Sikre erfaringsopsamling og videndeling internt i regionen og mellem regionerne Bygherrerådgiver Bygherrerådgiverens opgave er at organisere, samordne og kontrollere den samlede byggesag. Det er bygherrerådgiveren der har kontakten til projektets eksterne leverandører i form af totalrådgiver og entreprenør mv. Bygherrerådgiveren skal foretage vurdering af og tage stilling til totalrådgiverens forslag, samt varetage den styrende og koordinerende rolle i relation til myndigheder, totalrådgiver og til entreprenørerne. Bygherrerådgivningen vil i denne forbindelse omfatte styring af projekt, proces, budget, økonomi, kvalitet, tid og risici. Bygherrerådgiveren varetager ligeledes de aftaleog entrepriseretslige forhold i forbindelse med projektet. Bygherrerådgiveren har reference til projektchefen for bygherreorganisationen. Bygherrerådgiveren skal herunder bl.a. varetage: Gennemførelse af projektkonkurrence med valg af totalrådgiver. Den bygherreorienterede del af alle entrepriseudbud Aftale- og entrepriseretslige forhold (byggejura) Bygherrerådgivning under projekteringsfasen/-erne Bygherrerådgivning under udførelsesfasen/-erne Bygherrerådgivningen omfatter en række styringsopgaver: Projekt- og processtyring Budget- og økonomistyring Kvalitets-, risiko- og tidsstyring. Herudover vil bygherrerådgiveren bidrage med juridisk bistand i forbindelse med udbud og aftaleindgåelse. Side 17

18 Totalrådgiver Totalrådgiveren varetager hele den tekniske rådgivningsdel, herunder arkitekt- og ingeniørdiscipliner. Totalrådgiveren har daglig reference til bygherrerådgiveren. Totalrådgiveren skal bl.a. varetage: Arkitektprojektering Landskabsarkitektprojektering Ingeniørprojektering Projekteringsledelse Byggeledelse (Option) Fagtilsyn (Option) Sikkerhedsledelse (Option) Evt. ydelser fra nødvendige specialkonsulenter Totalrådgivningen gennemføres i henhold til PAR og FRI s ydelsesbeskrivelse og omfatter b.la. en række opgaver: Udarbejdelse af byggeprogram Udarbejdelse af dispositionsforslag Udarbejdelse af projektforslag Myndighedskontakt Udarbejdelse af hovedprojekt Udarbejdelse af udbudsmateriale Afholdelse af licitation Projektopfølgning Udførelse Udarbejdelse af som udført materiale Bistand i forbindelse med tilslutning af inventar og udstyr Samling af kvalitetssikringsmateriale Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesmanual Overlevering til drift Projektet har en sådan kompleksitet og størrelse, at der kan ske opdeling af entrepriserne i etaper og segmenter, og disse kan udbydes og gennemføres med forskellige samarbejds- og entrepriseformer. Totalrådgiverens endelige ydelser vil blive fastlagt i forbindelse med de valgte entreprise-, udbuds- og samarbejdsformer. Entreprenør(er) I projektforslagsfasen skal det vurderes og træffes beslutning om hvilke udbuds- og entrepriseform(er), der skal anvendes. Projektet har en sådan kompleksitet og størrelse, at der kan ske opdeling af entrepriserne i etaper og segmenter, og disse kan udbydes og gennemføres med forskellige samarbejds- og entrepriseformer. Alle aftaler med entreprenører vil ske med Region Sjælland, hvor projektdirektøren er bygherre og den enkelte entreprenør udførende. Den daglige reference for entreprenøren er byggelederen Dispositionsbeføjelser Regionsrådet meddeler anlægsbevilling for det samlede byggeprojekt og frigiver årlige rådighedsbeløb. Side 18

19 Bygherrerådgiveren og totalrådgiveren kan, indenfor nærmere beskrevne rammer, indgå aftaler med entreprenørerne om ekstraarbejde, som er i overensstemmelse med projektets forudsætninger. Aftaler indgås ved at der udarbejdes en aftaleseddel på det pågældende arbejde i forbindelse med igangsætningen. Projektdirektøren fastsætter såvel en beløbsgrænse pr. aftaleseddel samt et samlet disponibelt beløb som bygherrerådgiveren kan disponere indenfor. Alle aftalesedler skal i bygherrens organisation være godkendt af to på hinanden følgende instanser, eksempelvis fagtilsyn og byggeledelse Kvalitetssikring Byggeriet skal som udgangspunkt følge kvalitetssikringsbekendtgørelsen. Programoplæg, program og projekt skal sikre en tilfredsstillende brugsværdi og arkitektonisk fremtræden, en forsvarlig byggeteknisk udformning og holdbarhed, hensyntagen til miljø, energiforbrug og økologiske forhold samt en realistisk anlægs- og driftsøkonomi. Der skal udføres totaløkonomiske beregninger af byggeprojektet, for at sikre at bygningen er omkostningsoptimal. Sammen med den tidsmæssige og økonomiske styring af byggeriet, skal det derfor sikres, at byggeriet leveres med det indhold og den kvalitet, som aftales mellem de involverede parter, det vil sige mellem bygherren, rådgiverne og entreprenørerne/leverandørerne. Totalrådgiveren skal inden aflevering af sine delprojekter have gennemført projektgranskning, og entreprenørerne skal inden projektgennemgang have gennemført procesgranskning. Bygherrerådgiveren har ansvaret for den overordnede kvalitetsstyring af opgaven og skal herunder tilse, at de involverede parter, herunder bygherrerådgiveren selv, kvalitetssikrer egne arbejder efter reglerne for kvalitetssikring. Bygherrerådgiveren udarbejder nærmere retningslinjer vedrørende krav til totalrådgiver og entreprenører. I øvrigt skal byggeriet følge lov nr. 623 af 14. juni 2011 Lov om offentlig byggevirksomhed Mødestruktur Der er i forbindelse med gennemførelse af projektet tale om forskellige mødeforaer, hvoraf her nævnes nogle af de væsentligste. Regionsrådet Forretningsudvalget Udvalget for Fremtidens Sygehuse Direktionen følger løbende byggeriet af Universitetssygehus Køge Styregruppemøder følger projektet gennem hele forløbet. Styregruppen er ansvarlig for at projektets økonomiske, tidsmæssige, funktionelle og bygningsmæssige forhold overholdes. Styregruppen fastlægger således rammerne for arbejdet med projektet Koordineringsgruppemøder følger projektet gennem hele forløbet. Koordineringsgruppen er bindeled mellem programledelsen og styregruppen. Koordineringsgruppen forestår således den daglige ledelse af projektet Sundhedsfaglig rådgivning Sundhedsfaglig rådgivning sikrer fremtidssikringen af byggeriet og at den nyeste udvikling inddrages i projektet, herunder at den nyeste viden inden for det somatiske område inddrages Bygherremøder, hvor rådgiverne orienterer programledelsen om projektets fremdrift, herunder forhold om leverancer, projekt, sikkerhed, myndigheder etc. Programledelsesmøder, der har til opgave at følge projektet, således at det forløber efter de retningslinjer, som er anført i denne styringsmanual og regionens Byggeregulativ suppleret med styregruppens beslutninger. Side 19

20 Brugergruppemøder definerer indholdet og følger op på krav og ønsker ud fra den fremtidige aktivitet inden for de fysiske rammer, herunder vurderes de brugsmæssige kvaliteter ved foreslåede løsninger. Brugergruppen følger projektet gennem hele forløbet og modtager løbende status mht. de fremsatte krav og ønsker Arbejdsgruppemøder, der fungerer ad hoc i forbindelse med konkrete forhold Byggemøder, hvor byggelederen sammen med fagtilsynet holder møde med entreprenørerne med det formål at sikre arbejdets fremdrift. Ved byggemødet repræsenterer byggelederen bygherren Sikkerhedsmøder, hvor den af bygherren udpegede sikkerhedskoordinator mødes med entreprenørerne med det formål at behandle de sikkerhedsforanstaltninger, der skal træffes på byggepladsen i den kommende periode. Ved sikkerhedsmødet deltager fra bygherrens side den driftsperson, som varetager den daglige forbindelse mellem bygherren og projektet samt den beredskabsansvarlige og sikkerhedslederen på geografien Tekniske afklaringsmøder, hvor byggelederen, evt. sammen med fagtilsynet, mødes med det tekniske driftspersonale for at afklare aktuelle spørgsmål i forbindelse med projektet Hyppighed Regionsrådsmøder For sygehusbyggeriet i Køge forventes følgende involvering af Regionsrådet: At godkende organisationsmodel, styringsmanual og den overordnede proces At godkende programoplæg og beslutte gennemførelse af projektkonkurrence med henblik på valg af totalrådgiver og meddele anlægsbevilling til gennemførelse af projektkonkurrencen At godkende resultatet af projektkonkurrencen, valg af totalrådgiver At godkende ansøgningsmateriale for endeligt tilsagn fra kvalitetsfondsmidlerne og meddele anlægsbevilling til udarbejdelse af projektforslag under forudsætning af det endelige tilsagn om tildeling af kvalitetsfondsmidler til projektet At godkende projektforslag og meddele anlægsbevilling til udførelse af projektet At godkende valg af entreprenør på baggrund af licitationsresultat At godkende fremtidig driftsorganisation Løbende orientering om projektets fremdrift i udførelsesfasen, herunder afrapporteres om budget, tidsplan, kvalitet, risici og fremtidige driftsudgifter. (Regionsrådet følger, i henhold til økonomiaftalen for 2012, byggesagens fremdrift minimum én gang i kvartalet. Denne revisorpåtegnede status tilgår efter Regionsrådets godkendelse staten) Årlig orientering om projektets stade med fokus på organisering, samarbejde, kvalitet af det udførte arbejde, budget, tidsplan, risici mv. At forholde sig til rapporteringer, hvis der opstår særlige situationer med betydning for projektets tid, økonomi og/eller kvalitet, der kræver en politisk afklaring. At godkende byggeregnskabet Forretningsudvalgsmøder Møder i Udvalget for Fremtidens Sygehuse Direktionsmøder hvor projektet behandles afholdes hvert kvartal Styregruppemøder afholdes hvert kvartal Koordineringsgruppemøder afholdes som minimum hver måned Brugergruppemøder afholdes i projektfasen efter behov evt. hver 14 dage. I udførelsesfasen afholdes brugergruppemøderne hver måned Arbejdsgruppemøder afholdes ad hoc i forbindelse med konkrete forhold Programledelsesmøder afholdes mindst månedligt, i øvrigt efter behov Side 20

21 Bygherremøder afholdes i projekteringsfasen hver 14 dage og ellers efter behov Byggemøder afholdes i udførelsesfasen hver 14 dage, eller efter behov Sikkerhedsmøder afholdes i udførelsesfasen mindst hver 14 dage Tekniske afklaringsmøder afholdes ad hoc i forbindelse med konkrete forhold Form Alle møder indkaldes med dagsorden, og der udarbejdes skriftligt referat, som udsendes til alle involverede og andre interessenter efter nærmere aftale. 3. Økonomistyring Formålet med økonomistyring er at sikre at byggeprojektet gennemføres indenfor det budget Regionsrådet godkender og som tildeles fra kvalitetsfondsmidlerne. Byggeriet af Universitetssygehus Køge adskiller sig fra Region Sjællands ordinære byggeprojekter ved at projektet gennemføres som et kvalitetsfondsprojekt, hvilket betyder at finansieringen af projektet tilvejebringes af de centrale kvalitetsfondsmidler med ca. 60% og en egenfinansiering på ca. 40%. For at gøre det synligt i regionens regnskab, hvor mange midler, der i årets løb anvendes på kvalitetsfondsprojekter samt hvor mange midler, der er hensat til kvalitetsfondsprojekter, oprettes der for hvert projekt en øremærket konto. De årlige rådighedsbeløb er angivet i fast prisniveau, og reguleres årligt i henhold til finanslovens PL - regulering. Alle kontrakter med rådgivere og entreprenører indgås, hvor det er hensigtsmæssigt, som fastpriskontrakter. Herefter sker der regulering for den del af arbejdet, som udføres senere end et år efter kontraktindgåelsen Kalkulationsproces I forbindelse med udarbejdelse af anlægsoverslag anvendes principperne for successiv kalkulation, idet denne metode indebærer en varierende detaljeringsgrad af usikkerheden på de enkelte budgetposter igennem projektforløbet. Denne metode anvendes for at imødegå forudsætningernes usikkerheder i projektets forløb. Alle budgetter suppleres igennem hele projektforløbet med risikoanalyser, der skal belyse risikofaktorer og usikkerhedsniveauet. For at sikre kalkulationen bedst muligt, afsættes der i anlægsbudgettet en pulje til uforudselige omkostninger på % afhængig af projektets stade. De uforudselige omkostninger omfatter udførelsesrisiko på 3 % gennem hele forløbet, entreringsrisiko på 0 4 % afhængig af projektets stade, uforudselige forhold med 5 10 % afhængig af projektets stade samt en reservepulje på 3 % gennem hele forløbet. Som udgangspunkt skal der afsættes 20 % til uforudselige omkostninger i forbindelse med programmet, 17 % ved projektforslaget, 15 % ved hovedprojektet og 11 % efter kontraktindgåelse Udførelsesrisiko Der afsættes et risikobeløb til imødegåelse af ekstraregninger fra entreprenører som følge af evt. uklarheder i den samlede kontraktmasse. Udførelsesrisikoen kan alene udnyttes i udførelsesfasen. Side 21

22 Entreringsrisiko Der afsættes et risikobeløb til imødegåelse af udsving i markedspriser på udbudstidspunktet for entrepriseydelser som følge af højkonjunktur, overophedning mv. Entreringsrisikoen kan alene udnyttes i entreringsfasen Uforudseelige forhold Der afsættes et beløb til imødegåelse af uforudseelige forhold som projekterende, byggeledelse mv. ikke kunne og burde have forudset. Beløbet kan udnyttes igennem hele sagsforløbet, hvilket er årsagen til, at procentsatsen er faldende igennem sagsforløbet som følge af opnåelse af større viden om projektet Reservepulje I forbindelse med udarbejdelse af anlægsoverslag afsættes der en særlig reservepulje på 3 % gennem hele forløbet. Puljen beregnes af den samlede investeringsramme, tilsagnsrammen for kvalitetsfondsmidler. Reservepuljen disponeres af styregruppen og kan først frigives i den sidste del af projektets byggefase. I forbindelse med disponeringen af reservepuljens midler skal det dokumenteres, at projektet afsluttes inden for den samlede økonomiske ramme. Fase Udførelsesrisiko Entreringsrisiko Uforudselige forhold Reservepulje Uforudselige omkostninger Program 3 % 4 % 10 % 3 % 20 % Projektforslag 3 % 4 % 7 % 3 % 17 % Hovedprojekt 3 % 4 % 5 % 3 % 15 % Efter kontrahering 3 % 0 % 5 % 3 % 11 % Herudover udarbejdes et optimeringskatalog (change request) svarende til 5 % af den samlede investeringsramme. Alle budgetter fremlægges for og godkendes af styregruppen Investeringskalkulation / Totaløkonomi Investeringskalkulation med totaløkonomiske betragtninger anvendes for at sikre, at der vælges den løsning, som set over hele bygningens levetid, bedst kan betale sig. I den totaløkonomiske betragtning indgår såvel anlægsudgiften, de efterfølgende driftsudgifter samt eventuelt udgifterne i forbindelse med nedrivning og bortskaffelse Kalkulation af anlægsomkostninger Anlægsomkostningerne kan på de forskellige niveauer i projektet tilvejebringes som: Kalkulationer på kvm-pris niveau med variabler som arealer og kvm-priser med udgangspunkt i erfaringstal og prognosemodeller. Dekomponering i hovedomkostningselementer Bygningsdels overslag Prissætning af risikoelementer (uforudsete omkostninger) Kalkulation af driftsomkostninger Driftsomkostningerne kan opdeles i Vedligeholdelse af bygninger o Bygningsvedligehold inkl. terræn og teknisk inventar o Vedligeholdelse af tekniske installationer Side 22

23 Primære driftsudgifter (personaleudgifter mv.) Andre udgifter o Forsyning (varme, vand, el, renovation og afløb mv.) o Udgifter til renhold (udvendig og indvendig rengøring) o Forvaltning (skatter, afgifter, afskrivninger, administration, teknisk tilsyn, eksterne rådgivere, forsikring mv.) Datakilder, periodisering, indeksering Forudsætningerne skal anføres Faste priser Fastlæggelse af beregningsperiode (brugstid) Fastlæggelse af byggeindeks Fastlæggelse af inflationsrater Fastlæggelse af interne renter (gennemsnitlige finansieringsomkostninger) Herudover bør investeringskalkulationen indeholde: Redegørelse af risikofaktorer, og håndteringen af samme Udfaldsrum, der anfører, at uanset hvor mange reserver der etableres, vil der fortsat være usikkerhed om størrelsen af den faktiske anlægsomkostning / totalomkostning. Planlægningsbudgettet forfines igennem projektets faser. Fra og med projektforslaget overgår kalkulationen til at ske på bygningsdels niveau. Anlægsoverslag udarbejdes for hele byggeperioden i budgetårets pris- og lønniveau. Rådighedsbeløbet for det kvalitetsfondsfinansierede projekt prisreguleres efter den pris og løn (PL-) udvikling, som årligt udmeldes af Finansministeriet. Entrepriseomkostningerne prisreguleres efter principperne i Statens cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder mv. I forbindelse med reguleringen anvendes stigningstakten i Finansministeriets Pris og Løn indeks. Rådgiveromkostningerne prisreguleres årligt ved anvendelse af stigningstakten i Finansministeriets Pris og Løn indeks Change request Koordineringsgruppen udarbejder et samlet optimeringskatalog (Change request) indeholdende forslag til projekttilpasninger - til- og fravalgslister, som ved eventuelle budgetproblemer i forbindelse med tilbudsindhentningen kan gennemføres. Første udgave af optimeringskataloget udarbejdes i forslagsfasen, som fremlægges for og godkendes af Regionsrådet. Kataloget konkretiseres efterfølgende i hovedprojektfasen. Emnerne i kataloget kan være anvendelse af optioner i udbudsmaterialet og skal i øvrigt tilrettelægges med henblik på mindst muligt behov for omprojekteringer. I forbindelse med udarbejdelse af anlægsoverslag prissættes, som anført under pkt , risikoelementer svarende til den usikkerhed, der normalt gør sig gældende på det relevante tidspunkt i projektet. Optimeringskataloget udarbejdes således, at det omfatter ca. 5 % af den samlede investeringsramme, tilsagnsrammen, for kvalitetsfondsmidler Kvalitetssikring For at sikre en god og effektiv økonomiopfølgning, skabes en klar sammenhæng mellem posterne i det styrende budget og de tilhørende anlægsregistreringer Der foretages en uvildig kvalitetssikring af investeringskalkule og anlægsbudget, herunder vurdering af forudsætninger, anvendte inputdata samt følsomhedsberegninger. Da Side 23

24 investeringskalkule og anlægsbudget udarbejdes af totalrådgiveren, vil kvalitetssikringen blive foretaget af bygherrerådgiveren. Den udførte kvalitetssikring dokumenteres ved et notat til sagen Regnskabspraksis Formålet er at sikre en korrekt administration, herunder hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange. Der henvises til kasse- og regnskabsregulativ for Region Sjælland, Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, Region Sjællands Byggeregulativ, samt tilhørende administrative retningslinje Håndtering af anlægsbevillingssager / Bygge- og anlægsprojekter Kontoplan og konteringsvejledning Koncern Økonomi opretter i henhold til de statslige krav en øremærket konto for kvalitetsfondsmidlerne, hensatte midler vedr. den regionale egenfinansiering samt evt. låneprovenu. Når der er frigivet anlægsbevilling, opstilles en sagskontoplan med udgangspunkt i regionens standardkontoplan for anlægssager. Sagskontoplanen udvides løbende, hvorfor der i første omgang, som udgangspunkt, kun oprettes konti til projekteringsudgifter, konsulentydelser samt udlæg. Sagskontoplanen opstilles af projektteamet i samarbejde med KU Byg og oprettes af Koncern Økonomi. Den tilknyttede bygherrerådgiver opretter byggeregnskab efter sagskontoplanen. Den opstillede sagskontoplan udvides løbende i projektforløbet, når der er behov for ekstra konti Kontrolspor Den tilknyttede bygherrerådgiver/totalrådgiver afrapporterer månedligt dispositionsregnskab til projektdirektøren. Denne månedlige afrapportering skal tydeligt angive periodiseringen. Projektteamets økonomimedarbejder sammenholder dispositionsregnskabet med oplysningerne i regionens økonomisystem og verificerer evt. uoverensstemmelser. I forbindelse med byggesagens gennemførelse skal den samlede anlægsbevilling og rådighedsbeløbet i det enkelte år overholdes. Projektdirektøren foranlediger, at der udarbejdes månedlige notater, der dokumenterer denne afstemning og kontrol Uvildig Controlling Hvert kvartal foretager controllerfunktionen i henhold til regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, revision og kvalitetssikring af projektets tids- og økonomistyring, herunder kontrolleres også risikovurderingerne for projektet. Denne kontrol sker i forbindelse med den kvartalsrapportering, som programledelsen udarbejder og via Regionsrådet sendes til Staten. Controllingen tager bl.a. afsæt i følgende: Økonomirapporteringer til styregruppen, afstemninger, anlægsopfølgninger og risikovurderinger. Byggemødereferater Tidsplaner Interview med projektchefen og/eller nøglemedarbejdere Det er vigtigt, at der er funktions- og personaleadskillelse mellem den disponerende, forvaltende (udførende) og den kontrollerende funktion Side 24

25 Controlling procedure For byggesager i regionen er det Koncern Økonomi, der i forbindelse med den kvartalsvise budgetopfølgning foretager controlling som anført i pkt For sygehusbyggeriet i Køge etableres der jf. afsnit 2.4 en projektspecifik controllerfunktion i samarbejde mellem Koncern Økonomi, KU Byg og regionens revisor. Funktionen sammensættes af uvildige, hvorved forstås medarbejdere, der ikke direkte er involveret i det konkrete projekt. Controllingen indeholder gennemgang og vurdering af følgende: Styringsmanualens opdatering Overholdelse af styringsmanualens anvisninger om regnskabspraksis Overholdelse af styringsmanualens anvisninger om anlægsøkonomien Overholdelse af styringsmanualens anvisninger om risikostyring Vurdering af den resterende økonomi Anvendelse af optimeringskataloget (Change request) Bevillingskontrol og registrering af mer-/mindreforbrug Afstemninger mellem dispositionsregnskab, projektsystem og økonomisystem Afstemning af dispositionsregnskab til aftalegrundlag Projektets transaktionsspor med henblik på bl.a. at sikre gennemskuelighed kontoplan, konteringer mv. Kontrol af projektstade og tidsplan Vurdering af kvalitetssikringsarbejdet såvel internt som eksternt samt kontrol af investeringskalkulation Prognoser for projektet, herunder risikovurderingen og totaløkonomien Disse data og vurderinger udmøntes i en rapport, der ved den kvartalsvise budgetopfølgning af den projektspecifikke controllerfunktion, tilgår regionsrådet: Forbrug i forhold til meddelt anlægsbevilling Årets forbrug i forhold til det afsatte rådighedsbeløb Disponeret forbrug i forhold til den meddelte anlægsbevilling og det afsatte rådighedsbeløb Risikovurdering for den resterende økonomi Status for projektet i relation til gældende tidsplan. Risikovurdering af tidsplanen for det resterende projekt Vurdering af kvalitetssikringsarbejdet såvel internt som eksternt (registrering af afvigerapporter og efterfølgende tiltag) Controllerfunktionen afleverer kvartalsvis til styregruppen en rapport om den udførte controlling. Denne controller rapport forholder sig til den redegørelse, der udarbejdes af programledelsen og som revisorpåtegnes og via Regionsrådet fremsendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse hvert kvartal Håndtering af claims Projektteamets økonomimedarbejder sammenholder hver måned bygherrerådgiverens dispositionsbyggeregnskab med økonomirapporten fra regionens økonomistyringssystem og sørger for verificering af evt. uoverensstemmelser. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem dispositionsregnskabet og regionens økonomisystem, verificeres uoverensstemmelserne ved at arbejde sig ned i kontoplanshierarkiet. Først ses på kontonumre, herefter de enkelte fakturaer indtil uoverensstemmelserne er verificeret. Det kontrolleres, at der på den elektroniske faktura er både anvisning fra rådgiverne og projektchefen samt attestation fra projektstabens økonomimedarbejder. Side 25

26 Bilagshåndtering Indtil der er fundet anden fremgangsmåde skal alle fakturaer rundsendes i papirform indtil de tilgår den tilknyttede bygherrerådgiver, der attesterer og indscanner papirfakturaen til KU Bygs EAN-nummer , med angivelse af byggesagens navn, forfaldsdato samt kontonummer til brug for den endelige kontering. Papirfakturaer sendes af kreditor / kontraktholder til første overliggende instans, der vurderer fakturaen, påfører kontonummer i henhold til den aftalte kontoplan anviser og videresender papirfakturaen til næste instans for godkendelse. Sidste instans, der modtager fakturaen i papirform er bygherrerådgiveren, der sørger for at fakturaen overføres elektronisk til bygherren. Bygherrerådgiveren fører dispositionsbyggeregnskab, der viser det disponerede og afsatte beløb i forhold til den samlede anlægsbevilling samt forbruget af det frigivne rådighedsbeløb i de enkelte år. I den indledende fase er det projektchefen for bygherreorganisationen og efterfølgende projektdirektøren, der anviser den elektroniske faktura med bilag og projektteamets økonomimedarbejder attesterer samt sørger for at bogføre, udbetale og arkivere. Projektteamets økonomimedarbejder sammenholder hver måned bygherrerådgiverens byggeregnskab med økonomirapporten fra regionens økonomistyringssystem og sørger for verificering af evt. uoverensstemmelser. Alle attestationer og specifikationer heraf opbevares elektronisk i regionens økonomisystem. I forbindelse med udbetaling af prisreguleringer skal der fremsendes særskilt faktura med anmodning om udbetaling Afstemninger / interne kontroller Periodisering Det månedlige dispositionsregnskab opstilles med udgangspunkt i de anførte forfaldsdatoer til udgangen af måneden Opfølgning Med udgangspunkt i indmeldinger fra bygherrerådgiveren og det regionale økonomisystem følger projektdirektøren månedligt op på: Forbrug til dato på hovedposter i forhold til budget, og tilhørende under-/overforbrug Udarbejdelse af revideret prognose for projektet frem til afslutning Afstemning af bygherrerådgivers dispositionsregnskab, der indeholder registreringer af såvel planlagte som disponerede og afholdte byggeudgifter Påser at acontobegæringer og aftalesedler er godkendt i henhold til gældende beføjelser Denne opfølgning videreformidles til koordineringsgruppen og hvert kvartal ligeledes styregruppen. Ved afslutning af byggesagen udarbejder projektdirektøren byggeregnskab med bemærkninger Funktions- og personadskillelse Den anførte procedure med deltagelse af såvel projektet ved projektdirektøren og driften ved Koncern Økonomi i forbindelse med budgetopfølgningen, samt controllerenhederne ved henholdsvis Koncern Økonomi, KU Byg samt regionens revisor sikrer uvildigheden. Side 26

27 3.5. Revision og regnskab Projektdirektøren indsender efter aflevering og honorering af sidste fakturaer på vegne af styregruppen, i henhold til kasse- og regnskabsregulativet for Region Sjælland og regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, oplysninger om det afsluttede byggeprojekt til Koncern Økonomi. Det er Koncern Økonomi, som aflægger byggeregnskab overfor Regionsrådet og sørger for revision og afskrivning Systemunderstøttelse Regionens økonomisystem anvendes i forbindelse med projektet. 4. Opfølgning på effektiviseringsgevinster En fortsat høj produktivitet og effektiv ressourceudnyttelse i sygehusvæsen er en væsentlig del af begrundelsen for de kvalitetsfondsstøttede sygehusinvesteringer, og der følger således også et effektiviseringskrav med tilsagnet fra kvalitetsfonden. Region Sjælland arbejder løbende med produktivitetsforbedringer og effektivisering, og det effektiviseringspotentiale, som følger af kvalitetsfondsinvesteringen, vil i sagens natur supplere og understøtte denne løbende forbedring i sygehusvæsenet. Investeringen i Universitetssygehus Køge anskues som et forandringsprojekt, hvor der under hele projektforløbet skal arbejdes med at udvikle den samlede organisation til at udnytte potentialet i de kommende nye rammer. Som grundlag for det videre arbejdes udarbejdes en beskrivelse af effektiviseringspotentialet, som følger af det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri. Dette grundlag indgår i ansøgningen om endeligt tilsagn fra kvalitetsfonden. Det identificerede effektiviseringspotentiale indgår i programmerings- og projekteringsarbejdet og skal undervejs i projektforløbet kvalificeres og justeres, i takt med at projektet konkretiseres. Der skal i den forbindelse udarbejdes planer for de centrale aktiviteter, som skal understøtte den organisatoriske forandring, som skal ske frem mod ibrugtagning af Universitetssygehus Køge. Arbejdet med at realisere effektiviseringsgevinsterne er en central forudsætning i projektet, og indgår derfor også som en integreret del af projektets risikostyringsarbejde. Vurdering af risici sker således også i forhold til eventuel påvirkning af effektiviseringsgevinsten, jf. afsnit 5 Risiko. Der vil endvidere blive rapporteret til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse ved centrale faseovergange og som minimum hvert 1½ år når projektet modtager kvalitetsfondsmidler. 5. Risiko 5.1. Risikopolitik og ansvar Projektet skal som udgangspunkt gennemføres indenfor den afsatte økonomiske ramme, til den anslåede tid, med den anførte kvalitet og med de anførte forventede driftsudgifter efter ibrugtagning. Dette sikres ved, at der som supplement til den i afsnit omtalte opfølgning også sker en risikorapportering. Risikostyringen bl.a. med løbende overvågning af planlægnings- og byggeprocessen skal give et rettidigt billede af styringen af projektet. Ved at sætte fokus på aktuelle og fremtidige kritiske forhold i forbindelse med realiseringen af projektet, kan disse risici forhindres eller fjernes. Side 27

28 Risikostyringen skal afdække og foregribe de forhold og hændelser, der på forhånd kan udpeges som kritiske. Formålet med risikostyring er at sikre en succesfuld gennemførelse af projektet uden overskridelser af tid og økonomi samt med fokus på kvalitet, indhold, omdømme og effektivisering. Risikostyring handler om løbende at vurdere projektets risici og usikkerheder, skabe overblik over risikoscenarier og med baggrund i disse, iværksætte nødvendige handlinger med afsæt i risikopolitikken. Risikostyringen skal således sikre: At der sker identifikation af hændelser / forhold, der potentielt kan få væsentlig indflydelse på projektet At der skabes grundlag for, at der kan træffes kvalificerede beslutninger i forhold til opfølgning og reduktion af identificerede risici At der skabes overblik over roller og ansvar i risikostyringen Det er projektteamet, der sammen med bygherrerådgiveren og totalrådgiveren forestår den overordnede risikostyring på projektet og afrapporterer / indstiller månedligt til programledelsen Risikostyringsmål De overordnede risikostyringsmål for projektet er økonomi, tid, kvalitet, omdømme og effektivitet. Med udgangspunkt i ovenstående forventninger til projektet, vil der i forbindelse med projektet f.eks. blive anvendt følgende værktøjer: Anlægsbudget, der løbende ajourføres Tidsplaner, der løbende ajourføres Kvalitetssikring af rådgivernes og entreprenørernes arbejde og dermed af det udførte arbejde Driftsbudget, der løbende ajourføres Presseklip 5.2. Risikovurdering Fra starten af processen rettes opmærksomheden mod risikoelementer sådan, at flest mulige risikoelementer kan identificeres fra start. Første step er identifikation af projektets risikoprofil mht. tid og økonomi. En risikoprofil er en overordnet, systematisk og sammenfattende vurdering og håndtering af projektets mulige risici i projektforløbet. Den indledende risikovurdering suppleres med en risikoworkshop med deltagelse af de involverede parter. Dette følges op med risikoworkshops med deltagelse af de involverede parter, ved indledning af hver enkelt fase samt midtvejs i hovedprojektfasen og udførelsesfasen. De identificerede risici overføres til risikoregisteret som anført i afsnit Risikovurderingen omfatter en registrering og opdatering af de til projektet identificerede risici. Risikoregisteret vil gennem hele projektet være redskab for den løbende registrering af og afrapportering af fundne risici. Ved identifikation af en risiko evalueres sandsynlighed, konsekvens, risikoniveau og påvirkning. Side 28

29 Særlige risikoelementer Risikoelementerne registreres straks der bliver opmærksomhed på disse. Risikoelementerne opdeles i følgende overordnede risikogrupper: Generelle planforudsætninger Økonomi / tidsplan Organisation / styring Projektfasen Udførelsesfasen Drift For byggeriet af Universitetssygehus Køge, der strækker sig over en længere periode kan bl.a. i vilkårlig rækkefølge nævnes følgende risikoelementer: Nabo holdninger Myndighedsforhold, herunder lokalplan og VVM redegørelse Sikkerhed for at de involverede personer bevarer deres respektive placeringer gennem projektet Konjunkturer Arkæologiske forhold Ny teknologi under vejs i processen Miljøforhold Risikoværktøjer Risikoregisteret er det værktøj, hvor de identificerede risici løbende registreres og opdateres. For hver identificeret risiko registreres følgende i risikoregisteret: 1. En beskrivelse af den identificerede risiko 2. En vurdering af risikotype. Der anvendes følgende risikotyper: Strategisk Økonomisk Juridisk Organisatorisk Politisk Miljø Teknisk Tid 3. En vurdering af sandsynligheden for at risikoen indtræder (sandsynligheden vurderes på nuværende tidspunkt på en skala mellem 1 og 5, hvor 5 er stor sandsynlighed) 4. En vurdering af risikoens konsekvens for projektet med udgangspunkt i målepunkterne økonomi, tid, kvalitet, omdømme og effektivitet (konsekvensen vurderes på nuværende tidspunkt på en skala mellem 1 og 5, hvor 5 er stor konsekvens) 5. Risiko-niveauet (sandsynligheden * konsekvensen) (hvor risiko-niveauet anføres i tre intervaller, lavt risikoniveau, middel risikoniveau (OBS punkt) og højt risikoniveau (aktionspunkt), med udgangspunkt i følgende matrix: Side 29

30 6. En angivelse af risikoens påvirkning af projektet 7. En vurdering af risikoens konsekvens på projektet på hhv. økonomi, tid, kvalitet, omdømme og effektivisering på en skala mellem 1 og 5, hvor 5 er stor konsekvens. Skalaerne beskrives nærmere i en vejledning til risikoarbejdet. 8. En vurdering af den kapitaliserede økonomiske påvirkning på projektet af det enkelte risikoelement 9. Afsat i projektøkonomien foranlediget af det enkelte risikoelement. Afsat projektøkonomi = Økonomisk påvirkning * sandsynligheden i % 10. En risikohandlingsplan, der beskriver, hvad der skal gøres for at imødegå risikoen eller minimere konsekvensen af risikoen (korrigerende handling) 11. En angivelse af, hvem der har ansvaret for at risikoen håndteres (risiko ejeren) 12. En periodisering af, hvornår risikoen indtræder 13. Hvornår er risikoen registreret 14. Status for den registrerede risiko (status kan være I for identificeret, B for behandles og A for afsluttet) 15. Hvornår er risikoregisteret sidst opdateret 5.3. Risikobearbejdning De identificerede risici bearbejdes ved månedlig opfølgning af projektteamet, der sammen med bygherrerådgiveren og totalrådgiveren bearbejder risikoregistret og udarbejder en revideret prognose for projektet frem til afslutning, herunder opfølgning på risikohandlingsplaner. Hver enkelt risiko tildeles en risikoejer, en navngiven person, der er ansvarlig for at styre, overvåge og kontrollere alle aspekter af en bestemt risiko samt ansvar for implementering af de valgte reaktioner på trusler eller muligheder. Risikoejer har samtidig ansvar for håndtering af udarbejdelse af risikohandlingsplan Risikohandlingsplan I forbindelse med registrering af risici og udarbejdelse af den månedlige rapportering til programledelsen, indstiller projektteamet sammen med bygherrerådgiveren og totalrådgiveren en plan for, hvorledes de enkelte risici skal håndteres og hvem der er ansvarlige for dette. Alt efter karakteren og konsekvenserne af risikoen, planlægges specifikke reaktioner på truslerne, og de handlinger/løsningsmuligheder, der skal knyttes til eliminering af truslen. Side 30

31 I projektfasen kapitaliseres risici med høj faktor i forhold til sandsynlighed og konsekvens. Der afsættes en særlig udførelsesrisikopulje i det overordnede budget til risici i udførelsesfasen på 3 %, jf. afsnit Risikoopfølgning Det er projektteamet, sammen med bygherrerådgiveren og totalrådgiveren, der følger op på de opstillede risikohandlingsplaner og afrapporterer til programledelsen. Ved programledelsesmøder/bygherremøderne er risikohåndtering et fast punkt på dagsordenen. Her rapporteres fremdriften på de enkelte emner i risikoregistreret, der opdateres herefter. Ved opdatering af risikoregisteret sikres, at reaktionerne og løsningerne implementeres i projektet. Risikoregisteret indgår i den månedlige afrapportering til bygherren. Programledelsen med projektdirektøren som formand, foretager afrapportering til koordineringsgruppen hver måned, til styregruppen hvert kvartal og kvartalsvist til regionsrådet, som en del af økonomirapporteringen. 6. Forsikring Region Sjælland lægger vægt på risikostyring og har valgt at etablere en fælles forsikring for kvalitetsfondsbyggerierne GAPS og Universitetssygehus Køge. Den fælles forsikring, der er en kombineret professionel ansvars- og entrepriseforsikring, dækker udover Region Sjælland, samtlige rådgivere og entreprenører, der er beskæftiget med de omtalte projekter. Fordelen ved denne forsikringsmodel er at alle kontraktsholdere har: Forsikringsdækning, vilkår mv. under én police Ingen huller og grænseflader mellem risici Præmien er den mest konkurrencedygtige Enkel skadesbehandling kun et og samme forsikringsselskab mindre risiko for forsinkelser, da der ikke skal bruges tid på at placere ansvar ved eventuelle skader / fejl. 7. Rapportering 7.1. Rapporteringsstruktur og beslutningsveje Med udgangspunkt i afrapporteringen fra bygherrerådgiveren sørger programledelsen for månedlig opfølgning af: Forbrug til dato på hovedposter i forhold til budget, og tilhørende mindre- / merforbrug Udarbejdelse af revideret prognose for projektet frem til afslutning Afstemning af bygherrerådgivers dispositionsregnskab, der indeholder registreringer af såvel planlagte som disponerede og afholdte byggeudgifter Påser at acontobegæringer og aftalesedler er godkendt i henhold til gældende beføjelser. Side 31

32 Kvartalsvis budgetopfølgning af programledelsen, med risikorapport og controllerrapport, der er udgangspunktet for den redegørelse, som revisorpåtegnes og via Regionsrådet fremsendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse hvert kvartal. Controllerrapport og risikorapportering tilgår Regionsrådet som en del af økonomirapporteringen: Forbrug i forhold til meddelt anlægsbevilling Årets forbrug i forhold til det afsatte rådighedsbeløb Projektets status i forhold til tidsplanen og risici Ved afslutning af byggesagen udarbejder Koncern Økonomi byggeregnskab, som projektchefen giver bemærkninger Rapporteringsværktøj I forbindelse med gennemførelse af sygehusbyggeriet anvendes projektweb. 8. Dokumentation, arkivering m.v. Projektet gennemføres i henhold til Bekendtgørelse om krav til anvendelse af Informations- og kommunikationsteknologi i byggeri med anvendelse af projektweb, digitale bygningsmodeller, digitalt udbud samt digital aflevering og efter de administrative retningslinjer og forretningsgange for brug af ESDH-systemet i Region Sjælland. Projektweb og Journalen opbygges efter BIPS oversigten af Al korrespondance foregår via projektweb og alle aftaler og politiske sagsfremstillinger journaliseres i regionens journalsystem. Ved projektets afslutning flyttes indholdet fra projektweb over i journalsystemet. 9. Aftale- og kontraktforhold 9.1. Aftale- og udbudsstrategi Bygherrerådgiveren udarbejder oplæg til udbudsstrategi, som lægges til godkendelse i styregruppen og efterfølgende i Regionsrådet. I forbindelse med prækvalifikation af konkurrencedeltagere anvendes udvælgelseskriterier, herunder nøgletal, og ved endeligt valg projektkonkurrencens vinder samt valg af totalrådgiver anvendes tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige, evt. med underkriterier. Ved udvælgelseskriterierne tages udgangspunkt i at deltagerne skal dokumentere, at de har tilstrækkelig kapacitet og kvalifikationer til at udføre og gennemføre opgaven på tilfredsstillende vis, dette sker bl.a. med aflevering af nøgletal. Ved valg af entreprenør indhentes dokumentation fra de bydende der sikrer, at de har tilstrækkelig kapacitet og kvalifikationer til at kunne udføre og gennemføre opgaven på tilfredsstillende vis, og i lighed med valg af totalrådgiver indhentes der nøgletal fra de bydende i forbindelse med udbuddet Valg af entreprise- og samarbejdsform En række forhold og parametre har indflydelse på vurderingen af hvilken entreprise- og samarbejdsform, som er mest velegnet til projektet, herunder er markedsforhold, bygherrens styringskapacitet, behov for budgetsikkerhed og ønske om indflydelse på detailudformning. Side 32

33 Ved valg af entreprise- og samarbejdsform bør følgende overvejes: Kompleksiteten i de enkelte etaper / segmentinddelinger. Stadet på projektgrundlaget, når der udbydes. Hvordan udbuds-/ efterspørgselssituationen er i byggebranchen på udbudstidspunktet. Fastlæggelse af regionens involvering fremadrettet, herunder krav til tilstedeværelse af ressourcer og kompetencer. Regionens muligheder for løbende indflydelse på projektet (styringsstrategi). Regionens ønske om tidligt overblik over økonomien, herunder risikoprofil. Inddragelse af konkurrenceelement 9.3. Incitamentsstruktur Bygherrerådgiveren indarbejder i sit oplæg til anlægsbudget et reservationsbeløb til fordeling mellem bygherren, rådgiverne og entreprenørerne som incitament. Såfremt der ved projektets afslutning forsat er økonomisk rådighed indenfor budgetrammen vil bygherren honorere de involverede parter med en bonus indtil det afsatte beløb. Beløbet reguleres i forhold til den endelige samlede budgetramme. Såfremt projektet afsluttes uden mindre forbrug af den samlede budgetramme, jf. ovenstående, vil bygherren honorere de involverede parter svarende til kontraktbeløbene og dermed uden incitamentsbetaling 9.4. Inddragelse af eksterne kompetencer I den sundhedsfaglige rådgivning, som har til opgave at sikre udvikling samt sikre, at den nyeste viden inden for det somatiske område inddrages i byggeriet, inddrages bl.a. Internationale eksperter. Repræsentanter for patienterne og de pårørende har mulighed for at blive inddraget med deres erfaringer og få mulighed for at bidrage med råd og idéer i en eller flere arbejdsgrupper, der arbejder med indholdsmæssig afklaring, etableres og sammensættes i forbindelse med konkrete forhold. 10. Kommunikationsstrategi God kommunikation er en forudsætning for at man føler sig velinformeret, respekteret og anerkendt. Kommunikationen eksternt og internt i Region Sjælland foregår med bistand af den fælles kommunikationsenhed. Det skal sikres at kommunikationen om Universitetssygehus Køge er professionel, sammenhængende, modtagerorienteret og rettidig. Der skal tages højde for den situation og sammenhæng, som kommunikationen indgår i. Det vil sige, at vigtige beslutninger og gode historier skal være hurtigt ude, men samtidigt skal det også vurderes, hvornår det er bedst at ligge lavt. Der oprettes områder på såvel internet som intranet, suppleret med egen hjemmeside om Universitetssygehus Køge til den interne og eksterne kommunikation. Side 33

34 Programledelsen udarbejder i samarbejde med Region Sjællands centrale kommunikationsenhed en kommunikationsplan. Region Sjællands retningslinjer for kommunikation skal anvendes Intern kommunikation I forbindelse med gennemførelse af Universitetssygehus Køge forventes der anvendt projektweb, som alle involverede parter kan kommunikere ud fra. Adgangen til dokumenter af forskellig karakter differentieres således, at den enkelte part alene har adgang til relevant information. Der etableres en struktur for dokumentation/arkivering således, at ovenstående hensyn i videst muligt omfang tilgodeses. Målsætningen for den interne kommunikation er at: Sikre et informationsniveau og en dialog der gør, at ansatte er velinformerede Skabe kendskab til og forståelse for projektets mål Sikre vidensdeling og understøtte kommunikationskulturen i regionen Skabe engagement, stolthed og fællesskabsfølelse over for arbejdspladsen Understøtte medarbejdernes aktive medvirken i udviklingen af deres arbejdsplads Ekstern kommunikation Målsætningen for den eksterne kommunikation er, at: Synliggøre byggeriet af Universitetssygehus Køge Skabe opbakning og forståelse omkring målsætningen for Universitetssygehus Køge Skabe et positivt indtryk, kendskab og forståelse i befolkningen for Universitetssygehus Køge 11. Personale Tavshedspligt Personer, der arbejder med byggeri af Universitetssygehus Køge har tavshedspligt når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig eller når det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Tavshedspligten gælder både under og efter arbejdets udførelse. Det er alene bygherren, der må udtale sig til offentligheden, herunder nyhedsmedierne, om byggeriet af Universitetssygehus Køge eller forhold med relation til byggeriet. Såfremt bygherren omtaler rådgivere og entreprenører, skal denne omtale være loyal og med efterfølgende orientering til den omtalte. Såfremt rådgiveren eller entreprenøren, for at varetage egne vitale interesser, helt undtagelsesvis har behov for at udtale sig til offentligheden eller nyhedsmedierne om forhold vedrørende projektet, skal sådanne udtalelsers form og indhold forinden drøftes med bygherren. 12. Miljø og sikkerhed For at byggeriet af Universitetssygehus Køge bidrager med at begrænse regionens energiforbrug og miljøbelastning, prioriteres energieffektiv adfærd i forbindelse med byggeriet. Side 34

35 Der udføres energi- og miljøscreening af projektet i alle faser for at indkredse hvilke energi- og miljøparametre, der vil være relevante at fokusere på. Screeningen indeholder udover energi- og miljøtiltag også totaløkonomiske betragtninger. Umiddelbart vil det være relevant at fokusere på energioptimering, dagslysforhold, rengøringsvenlighed, arbejdsmiljø, ressourceforbrug, affaldshåndtering, vandafledning og støjforhold. Side 35