Kommunal befordring Effektiviseringskatalog. Januar 2013

Transkript

1 1 Kommunal befordring Effektiviseringskatalog Januar 2013

2 2

3 3 Indholdsfortegnelse 04 Indledning 06 Resumé 08 Overblik over det samlede katalog 10 Det gode forløb 14 Tiltag omkring serviceniveau og visitation 26 Tiltag for at planlægge kørsel 32 Tiltag omkring konkurrenceudsættelse 40 Tiltag omkring styring 44 Organisering 48 Bilag til katalog Arbejdet med kataloget er gennemført i efteråret KL takker de deltagende kommuner for at dele deres gode erfaringer om kommunal befordring. Kataloget er udarbejdet af Deloitte Consulting på vegne af KL.

4 4 Indledning Der kan spares mange penge på at effektivisere de kommunale befordringsordninger. Derfor har der i de seneste år været stigende fokus på området. I den enkelte kommune er området spredt over flere forvaltninger og mange hænder, og effektivisering har derfor vist sig som en kompleks udfordring i kommunerne. Ikke desto mindre har en række kommuner arbejdet med at strømline og effektivisere befordringsopgaven. En guide til effektivisering Formålet med kataloget er at samle og beskrive tiltag, som kommunerne kan bruge i effektiviseringen af befordringsområdet. Kataloget skal fungere som drejebog for kommunernes projekter. Derfor præsenterer kataloget en række tiltag, men også overvejelser om det gode forløb/projekt. Tiltagene er komplette, i den forstand at de dækker alle aspekter af en effektivisering. Det vil sige tilpasning af service niveauer og visitationspraksis, planlægning og koordinering af kørsel, konkurrenceudsættelse såvel som styring og organisering. Kataloget forholder sig til alle de økonomisk store kørselsordninger. Kataloget er praktisk orienteret og baserer sig på konkret gennemførte aktiviteter. Det er dog ikke sikkert, at et tiltag kan genfindes i én bestemt kommune. Et tiltag vil ofte være sammensat af metoder fra flere kommuner. På den måde sikres det, at kataloget indeholder bedste praksis. Gode bidrag fra 22 kommuner 22 kommuner har bidraget i udarbejdelsen af kataloget. Kommunerne er udvalgt, fordi de har effektiviseret dele af befordringsområdet. Derudover har Deloitte bidraget med sit kendskab til kommunernes praksis fra den landsdækkende analyse af området samt en række kommuneprojekter. De detaljerede oplysninger om kommunernes praksis er indsamlet gennem en række studiebesøg samt en workshop om organisering og styring. Derudover har Deloitte gennemført en række telefoninterviews med kommuner, der har kunnet bidrage på afgrænsede områder. De udvalgte kommuners bidrag fremgår på næste side. Også inspiration til de øvede Der er forskel på, hvor langt kommunerne er kommet med effektiviseringsindsatsen. Relativt mange kommuner har arbejdet med effektivisering af befordringsområdet. Men gennemførelse af effektiviseringstiltag varierer dog meget. Meget få kommuner har således gennemført den komplette liste af tiltag, som præsenteres i dette katalog. Derfor kan også de kommuner, som har arbejdet med området tidligere, finde inspiration i kataloget. Ansvaret kan ikke udliciteres En del kommuner bruger trafikselskabet (som også står for kommunernes kollektive trafik) eller vognmændene til at løse udvalgte opgaver, typisk planlægning og koordinering af kørslen. Kun en mindre del af effektiviseringen kan derfor komme herfra. Alle de øvrige potentialer fra justering af serviceniveau/visitation, koordinering af aktivitetstider, bedre styring, etc. kan kun realiseres af kommunerne selv. Elektronisk bilagssamling Katalogets beskrivelser suppleres med en elektronisk bilagssamling, som hentes på KL s hjemmeside ( Begrebsforklaring Befordring kan ydes gennem enten leveret kørsel eller godtgørelse/tilskud. Leveret kørsel er, når kommunen selv eller via en vognmand/en af trafikselskabets vognmænd befordrer en borger. Godtgørelse finder sted, når borgeren selv arrangerer en taxatur, offentlig transport eller egen kørsel og efterfølgende får dækket udgiften eller dele af udgiften af kommunen. Rutekørsel leveret kørsel, der foregår via faste ruter, fx en bus til skole eller dagcenter. Variabel kørsel kørsler, der bestilles enkeltvis, når behovet opstår, som fx kørsel til læge eller individuel handicapkørsel. Kørsel i eget regi kørsel, som kommunen selv varetager med egne biler eller får udført af en vognmand efter fast aftale. Kørsel via trafikselskabet (også kaldet Flextrafik) kørsel, som kommunen har lagt over til trafikselskabet, og som er disponeret via trafikselskabets systemer og varetages ud fra trafikselskabets kontrakter.

5 5 Deltagende kommuner Deltagelsesform Studiebesøg Workshop om organisering og styring Telefoninterview Kommune Varde Kommune Aalborg Kommune Roskilde Kommune Varde Kommune Randers Kommune Sønderborg Kommune Jammerbugt Kommune Ballerup Kommune Ishøj Kommune Herning Kommune Viborg Kommune Vejle Kommune Skive Kommune Køge Kommune Kalundborg Kommune Næstved Kommune Hillerød Kommune Slagelse Kommune Furesø Kommune Lejre Kommune Ringsted Kommune København Kommune Odsherred Kommune Særlige bidrag Kørselsplanlægning forud for veltilrettelagt udbud. Stramning af visitation. Erfaringer med kørselskontor i stor kommune. Lave omkostninger på skolekørsel. Flexlinjer. Lave omkostninger på mange ordninger, særligt befordring til læge eller speciallæge. Erfaringer med sammenlægning af udvalgte opgaver samt kørselskoordinator. Erfaringer med kørselskontor og udbud af rutekørsel i eget regi og variabel kørsel hos trafikselskab. Erfaringer med kørselskontor og udbud af al kørsel i eget regi. Erfaringer med kørselskontor og udbud via trafikselskabet. Erfaringer med udbud via trafikselskabet. Kommunal egenproduktion på dele af kørslen samt samarbejde med Vallensbæk Kommune. Udnyttelse af muligheden for afstand til opsamlingssteder (skolekørsel). Erfaringer med pædagogisk udvikling af specialskolebørn til kollektiv trafik. Erfaringer med kørselskontor, herunder brug af planlægningssoftware. Planlægning af almen skoleruter. Kontrakt med én vognmand, der varetager kørselskontor. Nyudbud med store besparelser. Nyudbud med gode priser. Infomøder som en del af udbudsforløbet. Veltilrettelagt udbud. Stramning af visitation til lægekørsel. Henvisning til Flextur. Effektiv planlægning som forudsætning for gode priser i nyudbud. Opstramning af visitationen til befordring på sundhedsområdet Effektiv planlægning af kørsel til træning og genoptræning. Udbud af rammeaftaler. Tildeling ved hjælp af e-auktioner. Revisitering af borgere til lægekørsel. Illustration 1. De deltagende kommuner. KL takker kommunerne for deltagelsen. Udvalgte tiltag er fremhævet senere i kataloget som case-eksempler.

6 6 Resume Kommunerne anvender ca. 2,8 mia. kr. om året på befordring. Kommunerne leverer hver dag befordringstilbud til borgerne. Eksempelvis køres elever til og fra skole, ældre til dagcentre og voksne med handicap til aktivitets- og samværstilbud. Udfordringen er, at levere disse serviceydelser så effektivt som muligt. Der er meget der tyder på, at det er muligt at hente betydelige effektiviseringsgevinster på dette område også selvom man allerede har været i gang. I nærværende katalog kan den enkelte kommune finde inspiration til 46 konkrete effektiviseringstiltag. Forskelle mellem kommunerne KL har i efteråret gennemført en kortlægning af kommunernes varetagelse af befordringsopgaven. Undersøgelsen viser, at der er stor forskel på kommunernes praksis på dette område. Nogle kommuner er kommet et godt stykke vej i bestræbelserne på at effektivisere befordringsopgaven, mens andre kommuner ikke er kommet så langt endnu. Og de kommuner, der har været i gang, har ofte ikke fået skruet på alle de effektiviseringshåndtag, der eksisterer. Der er med andre ord fortsat et potentiale i den kommunale sektor for at løse befordringsopgaven mere effektivt. Mange håndtag at skrue på Befordring er et kompliceret område, hvor det kan være vanskeligt for den enkelte kommune at identificere alle de forskellige effektiviseringsmuligheder. Det skyldes bl.a. at befordringsopgaven går på tværs af mange forvaltninger. KL har derfor udarbejdet dette inspirationskatalog med en lang række konkrete forslag til, hvordan den enkelte kommune kan effektivisere befordringsopgaven. Kataloget indeholder også en lang række cases, der beskriver hvordan navngivne kommuner har realiseret effektiviseringsgevinster. Justering af serviceniveauet Den vigtigste enkeltstående mulighed for at reducere udgifterne til befordring er at justere serviceniveauet i forhold til antallet af borgere der modtager befordring. Den enkelte kommune kan med fordel overveje at justere på adgangen til befordring samt revisitering af de borgere, der er i kørselsordningen i dag. De kommuner, der har opnået de største gevinster, har gennemført egentlige funktionsvurderinger af borgerne (i stedet for brug af fx tro og love-erklæringer). I sidste ende vil serviceændringer være en politisk beslutning. Samtidig bør kommunen udarbejde skriftlige retningslinjer for visitationen, der sikrer et ensartet niveau i visitationen, og støtter medarbejderne i deres arbejde. Der kan også peges på en række andre effektiviseringstiltag vedrørende serviceniveau og visitation. Det handler bl.a. om at anvende den billigere godtgørelse frem for leveret kørsel, begrænse antallet af kørsler, indføre opsamlingssteder, justere ventetider mv. Bedre planlægning af kørslen Et andet vigtigt effektiviseringstema er bedre planlægning af kørslen. Det handler i bund og grund om at planlægge kørslen så der skal anvendes færre vogne, som til gengæld udnyttes bedre. Det vil give en bedre pris fra de private vognmænd, når opgaven bringes i udbud. Bedre planlægning kræver, at man ser på tværs af de forskellige befordringsområder. Et vigtigt tiltag kan være tilpasning af mødetidspunkter i de forskellige tilbud. Det handler om, at den samme vogn anvendes til kædekørsel. Ved for eksempel om morgenen at lægge ringetiden for specialskolerne før de almene skoler og lægge opstarten af dagcenterhold tilstrækkeligt efter de almene skolers ringetid, kan en vogn køre brugerne fra de tre ordninger i serie efter hinanden. Det reducerer behovet for vogne betydeligt. Samme logik gør sig gældende for den rutekørsel, der foregår om eftermiddagen. Herudover er der erfaring med, at der kan hentes betydelige gevinster, hvis man kan henlægge den ad-hoc prægede variable kørsel til fx læge mellem kl Så kan de samme vogne både anvendes til rutekørsel til fx skole om morgenen og eftermiddagen samt variabel kørsel om formiddagen. Det reducerer det samlede behov for vogne. Endelig kan det også være nyttigt at kommunen selv arbejder med at optimere ruteplanlægningen. Tænk på tværs Hvis kommunen for alvor skal spare penge på dette områder, forudsætter det, at man har et tværgående fokus på

7 7 befordring. Ovennævnte planlægningsaktiviteter bør fx tænkes ind i et fælles udbud på tværs af befordringsordninger med henblik på at sikre de bedste priser. På samme måde kan det være en god idé at have et tværgående styringsfokus. Det handler bl.a. om at få udarbejdet tværgående styringsrapporter og ledelsesinformation, så man løbende kan følge op på udgifts- og aktivitetsudviklingen på området. Frem for en fuldstændig decentraliseret varetagelse af befordringsområdet kan det også være en god idé at overveje en mere tværgående organisering. Nogle kommuner har haft succes med at etablere en kørselskoordinatorfunktion, mens andre kommuner har etableret et egentligt kørselskontor. Det vil altid være kommunerne, der har ansvaret for at fastlægge serviceniveauet og visitere til de forskellige ordninger. På samme måde er der vigtigt, at kommunerne selv tager ansvar for planlægningsaktiviteterne uanset om tiltagene så skal indarbejdes i eget udbud eller trafikselskabets udbud. Endelig er også styring og opfølgning på udgifter og aktiviteter nødvendigt, hvad enten det er kommunen selv eller trafikselskabet, der udbyder kørslen. Der skal derfor lyde en opfordring til alle kommuner om at nærstudere de effektiviseringstiltag, der indgår i dette katalog hvad enten man er kommet et stykke af vejen eller først skal til at sætte fokus på effektivisering af befordringsopgaven. Tiltag uafhængige af trafikselskab De tiltag, som indgår i dette effektiviseringskatalog hvoraf nogle enkelte er fremhævet her er relevante uanset om man anvender trafikselskab eller ej. Og uanset hvordan det fremtidige samarbejde med trafikselskaberne organiseres.

8 8 Overblik over det samlede katalog I nedenstående tabel præsenteres et overblik over dette katalogs tiltag. I den resterende del af kataloget forklares tiltagene, og der gives eksempler på udmøntningen fra en række kommuner. Tema Det gode forløb Tiltag omkring serviceniveau og visitation Nummer Tiltag 1 Fokus i direktionen skaber resultater 2 Dedikeret projektledelse skaber fremdrift 3 Uden involvering ingen langsigtede resultater 4 Dialog med politikerne sikrer målrettet arbejde 5 Styring forudsætter tidlig gennemtænkning 6 Tilstrækkelig tid giver de største effektiviseringer 7 Udarbejd kvalitetsstandarder 8 Gennemfør dialog med borgere 9 Udarbejd skriftlige retningslinjer for visitationen 10 Gennemfør revisitering 11 Fasthold standardiseret tilbud 12 Tilskynd til forældrekørsel 13 Arbejd med sikring og afkategorisering af trafikfarlig vej 14 Træn til egen transport H Tema Tiltag omkring serviceniveau og visitation Tiltag for at planlægge kørsel Nummer Tiltag 15 Visiter til godtgørelse frem for leveret kørsel 16 Henvis til Flextur 17 Fastsæt et bevidst serviceniveau i forhold til kan-ordninger 18 Justerer køre- og ventetider 19 Begræns antallet af kørsler 20 Indfør opsamlingssteder 21 Stop kørslen rettidigt 22 Indfør differentieret serviceniveau for at begrænse antallet af vogne 23 Indfør egenbetaling 24 Skab overblik 25 Afklar synergi med kollektiv trafik 26 Koordinér aktivitetstider for rutekørslen 27 Målret den variable kørsel mod de tomme timer 28 Optimér ruter H H H H H H H H Illustration 2. Overblik over det samlede katalog.

9 9 Tema Nummer Tiltag Tema Nummer Tiltag Tiltag omkring konkurrenceudsættelse Tiltag omkring styring 29 Gennemfør markedsanalyse 30 Skab koordineret udbud 31 Optimér pakkestruktur 32 Fastlæg arbejdsdeling og afregningsmodeller 33 Overvej udbudsmetode, fx rammeaftale med tildeling via e-auktion 34 Informér for at tiltrække bydere 35 Komplet kørselsgrundlag 36 Sæt klare og ambitiøse mål 37 Skab bevidsthed om styringsgrundlag 38 Fastsæt strategiske serviceniveauer 39 Saml budget, administration og visitation 40 Lav løbende opfølgning H H H Tiltag omkring styring 41 Etablér tydelige budgetforudsætninger 42 Opstil mål via foranalyse 43 Opbyg styringsrapport 44 Udkrystallisér relevant ledelsesinformation 45 Etabler styringsproces 46 Gennemfør detaljerede stikprøvekontroller af fakturaer Tegnforklaring H Tiltaget har et særligt stort besparelsespotentiale Tiltaget handler om ledelsesindsatser Tiltaget handler om konkrete initiativer

10 10 Det gode forløb Et veltilrettelagt forløb er afgørende for hvor store effektiviseringer, der kan skabes. Derfor præsenteres nu en række gode råd til det gode projekt, som er lige så afgørende for succes som de tiltag, der præsenteres senere i kataloget. Vigtige principper De kommuner, der er nået længst med effektiviseringerne, lægger vægt på følgende principper i ledelsen af projekterne: Fokus i direktionen skaber resultater Dedikeret projektledelse giver fremdrift Uden involvering af alle relevante forvaltninger og afdelinger ingen langsigtede resultater Dialog med politikerne sikrer målrettet arbejde Styring forudsætter tidlig gennemtænkning Tilstrækkelig tid giver de største effektiviseringer Tiltag 1: Fokus i direktionen skaber resultater Effektiviseringerne skal ofte findes via synergi mellem flere forvaltninger (fx ved fælles udbud eller koordinering af aktivitetstider). Det kræver tværgående fokus, fælles prioriteringer og samarbejde. Et sådant arbejde forudsætter ledelsesopbakning og forankring i direktionen. Tiltag 2: Dedikeret projektledelse giver fremdrift Alle gode projekter kræver en dedikeret og kompetent projektledelse. Kommunerne skal være villige til at investere den nødvendige ressourceindsats. Det er især det nødvendige samarbejde på tværs af forvaltninger, der gør, at projektledelse er særligt vigtig på befordringsområdet. I praksis skal en kommune påregne at dedikere en fuldtidsressource i en stor del af analyse-, udbuds- og udrulningsperioden (1-2 år). Derudover skal nøgleforvaltninger også afsætte væsentlige ressourcer (typisk fra skole- og social-/ sundhedsområdet). Nogle kommuner investerer også i ekstern konsulentbistand for at sikre hurtigere tilgang til spidskompetence inden for området. Dette ressourceforbrug kan virke overvældende, men erfaringen fra kommunerne er éntydig. Indsatsen betaler sig. Tiltag 3: Uden involvering ingen langsigtede resultater Befordring leveres fra flere forvaltninger og mange afdelinger. For at sikre forankring i hele organisationen må de relevante dele af organisationen nødvendigvis involveres i arbejdet. Dette er afgørende for at fastholde fokus, når det indledende projekt er overstået. Tiltag 4: Dialog med politikerne sikrer effektive prioriteringer Med involvering af politikerne får man skabt synlighed på emnet og et mandat til at undersøge potentialerne. Det er vigtigt, da ikke alle omkostningsreduktioner vil være rene effektiviseringer, hvor borgerbetjeningen og serviceniveauerne ikke påvirkes. Faktisk kan en stor andel af reduktionerne være egentlige besparelser. Disse dele bør afstemmes med politikerne, også inden de indgår i budgetterne. For at undgå overraskelser og tilbageløb anbefales det at starte dialogen med politikerne tidligt i forløbet. Tiltag 5: Styring forudsætter tidlig gennemtænkning For at undgå, at planlagte effektiviseringer enten ikke realiseres eller eroderer over tid, er en tydelig styring af udrulning og opfølgning afgørende. Erfaringer fra kommunerne viser, at denne opgave ikke nødvendigvis kræver mange ressourcer. Men den kræver, at konceptet gennemtænkes på forhånd.

11 11 Temaer og timing i forløbet Hvordan sikres sammenhæng mellem administrationen af området og budgetansvaret? Hvordan ser opfølgningsprocessen på tværs af forvaltninger og afdelinger ud og hvem deltager? Hvordan ønsker vi vores styringsgrundlag og hvilke data har vi brug for (fra forvaltninger og vognmænd/trafikselskab)? Tiltag 6: Tilstrækkelig tid giver de største effektiviseringer Mange indsatser starter, når eksisterende kontrakter er (for) tæt på udløb. Da indgåelse af en kontrakt er dimensionerende for omkostningsniveauet, er tilstrækkelig forberedelsestid (både for kommuner og leverandører) afgørende for besparelsens størrelse. Kontrakterne følger ofte skoleåret og udløber derfor om sommeren. Mange kommuner opstarter deres indsatser sent det foregående efterår. Det giver dårlig tid til selve udbuddet og slet ingen tid til effektivisering af kørslen forud for udbuddet. Det idéelle projekt starter således mindst 1½-2 år før kontraktudløb. Selvom kommunen ikke kommer i gang i helt så god tid, er der mange ting, som kan gøres. I afsnittet Hvad kan der gøres, hvis en kommune er kommet for sent i gang? gives en række anbefalinger til mere kortsigtet arbejde. For at kunne realisere den størst mulige effektivisering, må kommunerne vende alle relevante sten. I dette afsnit fokuseres derfor på de faglige temaer i et effektiviseringsprojekt. Temaerne udgør tilsammen et komplet befordringsprojekt, hvor en kommune vil være i stand til at realisere de størst mulige omkostningsreduktioner: Prioritering af serviceniveau/visitation for at fastsætte politisk bestemt tilbud Bedre planlægning for at nedbringe driftsomkostningerne Mere præcis organisering og styring, som giver mulighed for løbende opfølgning Veltilrettelagt konkurrenceudsættelse for at sikre de bedste priser i udbuddet Ikke alle kommuner vil være klar til at se på alle områder fra start. Temaerne kan derfor opstartes enkeltvis. Hvis en kommune ønsker at se på alle temaer samtidigt, er der dog en ideel rækkefølge, som temaerne bør analyseres i. Den rækkefølge fremgår af det følgende. Prioritering af serviceniveau/visitation Hvem skal have adgang til kommunal befordring? En revurdering af dette er i mange kommuner det enkelttiltag, hvor der kan spares mest. Især for nogle befordringsordninger. Arbejdet handler om at prioritere befordringen for borgere med størst behov og fastlægge et rimeligt serviceniveau i kørslen under hensyntagen til omkostningsniveauet.

12 12 Organisering og styring...specificerer arbejdsdeling med trafikselskab og vognmænd samt styringsgrundlag Serviceniveau og visitation Planlægning Konkurrenceudsættelse...afgør hvor mange borgere vi skal befordre...afgør hvilken kørsel vi skal udbyde Illustration 3. Tingene hænger sammen Figuren viser logikken bag arbejdsrækkefølgen i det gode forløb Mange kommuner har oplevet at ville tilpasse serviceniveauer og visitationspraksis midt i en kontraktperiode. Det kan være vanskeligt, da vognmandskontrakterne ofte indeholder klausuler om, hvor store nedskæringer kommunen må gennemføre uden kompensation. Derfor er det lettest at gennemføre større tilpasninger i forbindelse med udbud af nye kontrakter. Så er kommunen sikker på at kunne realisere gevinsterne, og vognmændene får en fair chance for at tilpasse deres forretninger. Det er derudover fornuftigt at have en fornemmelse af det fremtidige antal borgere i ordningerne og serviceniveauerne, før der gås detaljeret ind i planlægning af kørslen (se nedenfor). Planlægning for mindre driftsomkostninger Her er målet at nedbringe antallet af nødvendige biler og kørte kilometer gennem justering af aktivitetstider og optimering af kørslen. I en sådan øvelse vil der ofte være brug for en anderledes vognpark end den, vognmændene har i dag. Samtidig er erkendelsen ofte, at pakkestrukturen i det eksisterende udbud står i vejen for en bedre koordinering af borgertransporterne. Typisk har man hidtil planlægt kørsel som ruter, der kun betjener én bestemt institution. Ofte vil man kunne optimere kørslen ved at lave ruter på tværs af flere institutioner. Præcis organisering og styring For at sikre og fastholde gevinsterne bør kommunerne overveje placering af budgetansvar, organisering samt styringsgrundlag og styringsproces. Også kommunens organisering og styringskoncept bør være gennemtænkt før et nyudbud. Og i forbindelse med udbuddet skal eventuelle planlægningsopgaver, som vognmændene skal løse, specificeres. Derudover bør der stilles krav om data fra vognmændene, der matcher kommunens ønsker til styringsgrundlag. Veltilrettelagt konkurrenceudsættelse Formålet med et veltilrettelagt udbud er at give vognmændene de bedste muligheder for at give konkurrencedygtige priser. Som argumenteret i det foregående rammesætter ambitionerne med hensyn til serviceniveauer, planlægning og styring store dele af udbudsindholdet. I arbejdet fastlægges udbudsmetode, udbudsmateriale og kontraktvilkår. Særligt anstrengelserne med at beskrive kørselsomfanget så præcist som muligt er afgørende for skarpe budpriser. Overvejelserne om udbud i eget regi eller via trafikselskabet er også vigtige. Vær dog opmærksom på at ovennævnte temaer alle er relevante, uanset om man vælger at udbyde via trafikselskabet.

13 13 Hvad kan der gøres, hvis en kommune er kommet for sent i gang? Det foregående er idealforløbet. Der er selvfølgelig også en række muligheder, hvis man skal realisere gevínster på kort sigt: Foranalyse Serviceniveau og visitation Planlægning Organisering og styring Effektiviseringer i dialog med vognmænd. Hvis en kommune skal effektivisere under en eksisterende kontrakt, bør vognmændene involveres fra start (f.eks. i forbindelse med justering af serviceniveau/visitation eller bedre planlægning). Mange er villige til en konstruktiv dialog, hvis der kan findes gode løsninger for alle parter. I en sådan proces skal kommunen være opmærksom på udbudsreglerne. Opbygning af styringsgrundlag. Hvis datagrundlaget fra vognmænd eller trafikselskabet ikke muliggør den ideelle styring, bør man gå i dialog om dette, uanset at man er midt i en kontraktperiode. Det samlede projektforløb Mange af de deltagende kommuner har haft gavn af at gennemføre en indledende foranalyse, hvor de potentielle gevinster er blevet estimeret. Foranalysens potentialer er typisk indgået i budgetkataloget. Herefter udmøntes de enkelte tiltag. Der udarbejdes detailplaner for udrulningen. Selve udrulningen består typisk af både et nyudbud og udrulning af de nye praksisser i organisationen. Sluttelig igangsættes den nye styringspraksis. Detailplaner Udrulning Udrulning af ny praksis Konkurrenceudsættelse Politisk behandling (budgetkatalog) Serviceniveau og visitation Planlægning Organisering og styring Konkurrenceudsættelse Politisk behandling Udbud Straksudbud med fleksibilitet. Hvis en kommune skal straksudbyde, bør det i kontrakten sikres, at der er fleksibilitet til fremtidige ændringer. Hvis muligt vil det dog ofte være en bedre idé at forlænge med et optionsår frem for at gennemføre et forhastet udbud. Illustration 4. Det samlede projektforløb Styring og opfølgning

14 14 Tiltag omkring serviceniveau og visitation Justering af serviceniveauet, særligt mht. til antallet af borgere, der visiteres ind i ordningerne, er ofte den største enkeltmulighed for at reducere omkostningerne. Desuden har mange kommuner efter kommunalreformen arvet forskellige politikker, serviceniveauer og administrations-praksisser for en række borgerydelser. Det gælder også for befordring. En revurdering af serviceniveauer og visitationspraksis på befordringsområdet er derfor ofte yderst relevant for kommunerne. Tiltagene på dette område kan opdeles i tre typer. De ni dyreste ordninger For det første er der tiltag om grundlæggende principper, dvs. gerelle tiltag til hvordan en kommune bør arbejde med visitation og serviceniveau og processen herom. For det andet er der tiltag om adgang til ordningerne, dvs. tiltag der handler om, hvordan kommunerne konkret kan reducere i antallet af brugere i ordningerne. Endelig er der tiltag omhandlende serviceniveau i kørslen, dvs. tiltag der handler, om hvordan kommunerne kan optimere ved at justere i den service, der er indlagt i den leveret kørsel. Kommunal borgerbefordring fordeler sig over flere fagområder og borgergrupper. De følgende ni ordninger udgør de mest omkostningstunge for kommunerne: Almen skolekørsel. De primære forpligtelser i ordningen er, at kommunerne skal sørge for befordring mellem hjem og skole til børn, hvis skolevej er længere end de klassetrinsopdelte afstande i lovgivningen, hvis barnets rute til skole indeholder en trafikfarlig vej, samt hvis barnet er midlertidigt tilskadekommen eller syg (eller har et permanent handicap), og kun kan deltage i undervisningen, hvis barnet befordres til og fra skole. Specialundervisning af børn. De primære forpligtelser i ordningen er, at kommunerne skal sørge for befordring jf. afstandskriteriet, trafikfarlig skolevej og såfremt barnet har et handicap (eller er midlertidigt syg) og kun kan deltage i undervisningen, hvis barnet befordres til og fra skole. Befordring af handicappede børn til dagog klubtilbud mv. Ordningen omhandler primært kommunernes forpligtelse til at transportere børn med handicap til særlige dag- og klubtilbud. Befordring til læge og speciallæge. Ordningen omhandler primært kommunernes forpligtelse til at yde godtgørelse til pensionister i forbindelse med besøg hos læge og speciallæge. Befordring til genoptræning. De primære forpligtelser i ordningen er, at kommunernes skal yde godtgørelse i forbindelse med almen og specialiseret genoptræning til pensionister og borgere hvis tilstand betyder, at de ikke kan tage offentlig transportmidler. Dagcenterkørsel. Kommunerne har ikke pligt til at yde leveret kørsel eller godtgørelse i forbindelse med vedligeholdende træning eller andre dagcenteraktiviteter. Serviceloven giver dog kommunerne mulighed for at yde leveret kørsel eller godtgørelse, hvis de ønsker det. Individuel handicapkørsel. Kommunerne er forpligtet til at betale for minimum 104 enkeltture om året hos det lokale trafikselskab til svært bevægelseshæmmede borgere over 18 år. Kørslen skal være til fritidsformål. Befordring af handicappede voksne til beskyttet beskæftigelse og aktivitets- og samværstilbud mv. De primære forpligtelser i ordningen er, at kommunerne skal afholde udgifterne til befordring af borgere med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, der er visiteret til aktivitets- og samværstilbud, samt ved transport til beskyttet beskæftigelse i forhold til lovgivningens afstandskriterie. Beskæftigelse og aktivering for ikke-forsikrede. Ordningen indeholder både kan- og skal-bestemmelser i forhold til godtgørelse af transport til ledige i tilbud. Se grundfakta for ordningerne og overblik over lovgrundlagene i Bilag B.

15 15 Oversigt over tiltagenes relevans i forhold til ordningerne Tiltaget er i høj grad relevant for ordningen Tiltaget er i nogen grad relevant for ordningen Ordning Nummer Tiltag Almen skolekørsel Specialundervisning for børn Handicappede børn til dagog klubtilbud Læge og speciallæge Genoptræning Dagscenter Individuel handicapkørsel Handicappede voksne Beskæftigelse 7 Udarbejd kvalitetsstandarder 8 Gennemfør dialog med borgere 9 Udarbejd skriftlige retningslinjer for visitationen 10 Gennemfør revisitering 11 Fasthold standardiseret tilbud 12 Tilskynd til forældrekørsel 13 Arbejd med sikring og afkategorisering af trafikfarlig vej 14 Træn til egen transport 15 Visiter til godtgørelse frem for leveret kørsel 16 Henvis til Flextur 17 Fastsæt et bevidst serviceniveau i forhold til kan-ordninger 18 Justerer køre- og ventetider 19 Begræns antallet af kørsler 20 Indfør opsamlingssteder 21 Stop kørslen rettidigt 22 Indfør differentieret serviceniveau for at begrænse antallet af vogne 23 Indfør egenbetaling Illustration 5. Oversigt over serviceniveau- og visitationstiltag i forhold til kørselsordningerne.

16 16 Grundlæggende principper Når kommunerne vil effektivisere serviceniveau og visitation for borgerbefordring, er der en række grundlæggende principper, som danner fundamentet for optimeringerne. Det handler dels om at lægge en konsekvent politik i forhold til adgangen til ordningerne, og dels at sørge for at medarbejderne er ordenligt klædt på til at løse opgaven med implementering af ændringerne. Tiltag 7: Udarbejd kvalitetsstandarder I arbejdet med serviceniveauer og visitation skal kommunerne forstå deres nuværende praksis og fastsætte principperne for fremtiden. I mange ordninger vil en kommune konstatere, at det nuværende niveau ikke er fastsat gennem en politisk og strategisk proces, men er udtryk for historisk praksis. Det er vigtigt, at det nye niveau bliver fastsat med udgangspunkt i lovgivningen og med opmærksomhed på, hvad kommunen er forpligtet til at levere, og hvornår kommunen vælger at tilbyde en ekstra service. Fastsættelse af nye principper foregår gennem opdatering af kvalitetsstandarder og vejledninger for området. Beslutningen kræver i nogle tilfælde politisk behandling med tilhørende høring hos borgere og borgerrepræsentanter. Tiltag 8: Gennemfør dialog med borgere Kommunal befordring af borgere har en række primære målgrupper, hvor pensionister, skolebørn og børn og voksne med handicap er de væsentligste. Derfor har ændringer af adgangen til ordningerne og serviceniveauet i kørslen, særlig interesser for disse grupper og deres nærmest familie. Kommunerne kan med fordel have en dialog med fx ældreråd, skolebestyrelser og lignende borgerorganisationer omkring nødvendigheden for effektiviseringer og kommunens planer for området. Tiltag 9: Udarbejd skriftlige retningslinjer for visitationen Når nye visitationsprincipper er blevet besluttet, er det vigtigt at sikre, at de kan efterleves. Ofte skal der uddannes et væsentligt antal medarbejdere i den nye praksis. Det vil typisk være visitatorer i institutioner og myndigheds-afdelinger, medarbejdere i borgerservice, terapeuter i træningsenheder osv. I den forbindelse bør kommunerne udarbejde skriftlige vejledninger, der sikrer et ensartet niveau i visitationen, og støtter medarbejderne i deres arbejde. Vejledningen kan med fordel indeholde eksempler fra tidligere sager. Vejledningerne vil også være relevant for de ordninger, hvor visitationen kræver en individuel vurdering fra en eller flere medarbejdere, som fx leveret kørsel af børn til specialskoler. Endelig vil det være nyttigt at overveje genbrug af oplysninger om borgerne på tværs af afdelinger. Det vil typisk kræve systematisk registrering i og adgang til omsorgssystemet. Desuden vil det i mange tilfælde kræve accept fra borgerne. Adgang til ordningerne Har kommunen udarbejdet skriftlige retningslinjer for visiteringen? 100% 80% 60% 40% 20% 0% 61% 39% 58% 42% Det er af afgørende betydning for udgiftsniveauet, hvor mange borgere kommunerne visiterer ind i den enkelte ordning. I en sådan øvelse vil en kommune typisk se på lovgrundlaget/minimumskravene og kommunens ønskede service til borgerne. Tiltag 10: Gennemfør revisitering Hvis der skal iværksættes væsentlige ændringer i adgangen til ordninger, bør en kommune overveje en decideret 76% 24% 28% 72% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Ja Nej Illustration 6. I hvor høj grad arbejder kommunerne med skriftlige retningslinjer for visitation? Kilde: Kommunal befordring en kortlægning af praksis, KL (jan. 2013) 33% 67%

17 17 revisitering af de borgere, der er i kørselsordningen i dag. De kommuner, der har opnået de største gevinster, har gennemført egentlige funktionsvurderinger af borgerne (i stedet for brug af fx tro og love-erklæringer, som er mere uforpligtende for borgeren). Funktionsvurderingen indebærer som regel, at borgeren personligt møder frem til en samtale og evt. en funktionstest (typisk gang og balance). I samtalen udredes, om borgeren vil være i stand til at stå for egen transport (se cases fra Varde og Odsherred). Tiltag 11: Fasthold standardiseret tilbud Jo mere fleksibel en kommune er i sit tilbud, jo flere ture med dårlig mulighed for samkørsel vil der opstå. Derfor bør kommunen fastsætte sit serviceniveau og stå fast på, at borgerne selv må klare transporten, hvis tilbuddet ikke er attraktivt nok. Det betyder også, at kommunerne ikke bør tilbyde en ekstra service, blot fordi det kan forekomme belejligt for borgeren. Et eksempel er skoleområdet, hvor kommunerne bør stå fast på kun at køre til én adresse med børn af skilte forældre, og ikke give kørsel til søskende til børn der er berettiget til kørsel jf. afstandskriteriet, så de også kan komme med bussen. Revisitering til individuel handicapkørsel ved fremmøde hos borgerservice Varde Kommune Tidligere praksis I Varde Kommune blev borgere tidligere visiteret til individuel handicapkørsel hos trafikselskabet, hvis de havde et ganghjælpemiddel (uanset typen af hjælpemidlet og borgerens reelle mobilitet). Udfordring Den tidligere visitationspraksis førte til store stigninger i udgifterne år for år. Samtidig var ansvarsfordelingen spredt i kommunen. Budgettet lå i teknisk forvaltning, opfølgningen lå i socialforvaltningen, og visitationen lå i borgerservice. Hvad krævede ændringen? For at realisere ændringen krævedes: En vedtaget kvalitetsstandard Indkaldelse af nuværende borgere i ordningen til revisitering Visitationssamtale med nye borgere Nye principper Følgende borgergrupper modtager automatisk bevilling: Permanente kørestolsbrugere Beboere i plejecenter/plejebolig undtaget demens eller psykisk handicap Personer i terminalbehandling Personer, der i forvejen er kendt i kommunen som meget plejekrævende via opslag i omsorgssystemet Alle øvrige borgere indkaldes til personlig samtale i borgerservice. Her vurderes borgerens berettigelse til handicapkørsel ud fra en grundig samtale om, hvordan borgeren klarer sit hverdagsliv. Der er ikke en egentlig gangtest i traditionel forstand, men den fysiske indretning i borgerservice giver den fornødne viden til at borgerservice kan vurdere borgerens gangfunktion. I forbindelse med den nye kvalitetsstandard blev alle ikke-automatisk berettigede borgere indkaldt til en ny visitationssamtale. Nogle af de daværende brugere dukkede ikke op til samtalen uden at give besked og kunne derfor sættes ud af ordningen uden videre visitation. Andre brugere kom til visitationen, men fik ikke bevilget fortsættelse i ordningen. Potentiale Erfaringen fra Varde Kommune er, at alt afhængigt af den nuværende praksis kan kommuner reducere antallet af brugere i ordningen med omkring 1/3 til 2/3

18 18 Tiltag 12: Tilskynd til forældrekørsel Kommunal befordring af børn foregår i mange tilfælde med åbne busruter. Der vil imidlertid være børn, som ikke kan benytte sig af den kollektive trafik. Det drejer sig om: Skolebørn, der ikke har en åben busrute i nærheden af hjemmet (almen skolekørsel) Børn, der går i specialundervisning, og som har en psykiske eller fysiske funktionsnedsættelse, der gør, at de ikke kan tage offentlig transport (specialundervisning af børn) Børn i særlige dag- og klubtilbud (befordring af handicappede børn til dagog klubtilbud m.v.) I de tilfælde er alternativet til leveret kørsel at få forældre eller pårørende til at køre barnet mod godtgørelse.selvom barnet kun kan blive kørt af forældrene den ene vej eller kun nogle dage i løbet af ugen, giver det besparelser for kommunen. Særligt når det drejer sig om ture med børn med særlige behov, fordi denne slags kørsler ofte er dyre. Tiltag 13: Arbejd med sikring og afkategorisering af trafikfarlig vej Trafikfarlig skolevej har betydning for, hvornår en kommune skal tilbyde leveret kørsel til skolebørn. Det er typisk forældre, der udpeger en vej som potentiel trafikfarlig skoleveje. Politiet gennemgår herefter den udpegede vej og giver en indstilling til kommunen. Parametrene for kategoriseringen kan være vejens tilladte hastighed, mængden af trafik, om der er cykelsti mv. Det er kommunalbestyrelsen, der tager den endelige beslutning om at kategorisere en vej som trafikfarlig. Erfaringen er, at der er forskel på, hvornår en vej bliver karakteriseret som trafikfarlig skolevej fra kommune til kommune. En kommune bør derfor gennemgå, om de veje, der i dag er fastsat som trafikfarlige skoleveje, fortsat bør have denne status. Derudover bør kommunerne målrette investeringer i trafiksikring mod trafikfarlige skoleveje og efterfølgende afkategorisere disse. Tiltag 14: Træn til egen transport Når borgere transporterer sig selv via kollektiv trafik eller i bil mod godtgørelse fra kommunen, er det generelt meget billigere for kommunerne end ved leveret kørsel. Kommunerne kan derfor spare en del udgifter på, at borgere udvikler sig til at kunne transportere sig selv. Der er to ordninger, hvor dette er særligt relevant. Det drejer sig for det første om genoptræning. En kommune kan have den politik, at borgerne skal trænes til hurtigst muligt at kunne transportere sig selv. Dette kan fx ske ved, at borgeren modtager leveret kørsel til træning, men som et led i træningen selv skal tage bussen hjem. I den forbindelse kan terapeuter også instruere chaufførerne for den leverede kørsel i, hvor meget de bør hjælpe borgerne, for at ind- og udstigning i vognen m.m. kan blive en del af borgerens træning. Dette kan evt. også graduereres i takt med, at borgerne bliver mere selvhjulpne. Den anden ordning er befordring af børn til specialundervisning. Nogle af disse elever kan trænes til at tage bussen selv. Det at kunne benytte den kollektive trafik er en væsentlig del af at være selvhjulpen. Efter aftale med forældrene, og som led i barnets pædagogiske udvikling, bør en skole derfor overveje at sætte ind på dette område og samtidig spare udgifter til leveret kørsel for kommunen.

19 19 Pædagogisk arbejde med at udvikle elever i specialskole og specialklasser til selv at tage offentlig bus Viborg Kommune Tidligere praksis Børnene blev visiteret til kørsel i forbindelse med visitation til tilbuddet. De børn, der selv kunne tage bussen, fik buskort. Udfordring Børn i specialklasser og specialskoler er som oftest mindre selvhjulpne end børn i den almene skole. Der er mange børn, der modtager kørsel i denne ordning, der er den dyreste ordning for kommunerne samlet set. Hvad krævede ændringen? For at realisere ændringen krævedes: Systematisk bustræning af børn, der har potentiale til at tage kollektiv trafik. Investering af pædagogiske ressourcer i indsatsen. God dialog med forældrene. Accept af, at ikke alle børn kan udvikles til selv at tage bussen. kunne tage bussen, eller hvor hjemmet ikke ligger tæt på åbne busruter, opfordres forældrene til selv at køre barnet mod godtgørelse til statens laveste takst. Forudsætningen er, at forældrenes transport er stabil, og at barnet kommer i skole. Potentiale I Viborg Kommune er det lykkedes at få andelen af børn, der tager bussen, til at stige fra 27 til 37 procent og andelen af forældretransporter til at stige fra 10 til 12 procent. Kommunen har arbejdet med initiativet i cirka tre år. Udgifterne er faldet med cirka 1,5 mio. kr. på dette område. Da perioden samtidig har været præget af øget inklusion i almene skoler, kan hele besparelsen ikke tilskrives dette initiativ. Nye principper Børnene skal udvikles til at kunne begå sig i samfundet. De børn, der har potentiale til at kunne tage bussen, skal trænes i dette. I den løbende dialog mellem lærer, skole og forældre er muligheden for at blive trænet i at kunne tage bussen et opmærksomhedspunkt. Hvis et barn vurderes at kunne trænes, tager en lærer med i bussen og træner barnet til selv at kunne tage bussen. For de børn, der ikke kan trænes til at

20 20 Tiltag 15: Visiter til godtgørelse frem for leveret kørsel På ordningerne befordring til læge og speciallæge og befordring til genoptræning er kommunerne kun forpligtet til at yde godtgørelse. I dag tilbyder langt de fleste kommuner dog leveret kørsel på begge ordninger. En kommune kan vælge at effektivisere via én af to modeller. Den første model er, at kommunen stopper med at tilbyde leveret kørsel. Borgerne kan herefter blive visiteret til godtgørelse af taxakørsel, buskørsel (herunder evt. Flextur) eller transport i egen bil/pårørendes bil efter gældende satser. Borgerne skal efter en tur indsende bilag til kommunen for at kunne få udbetalt godtgørelsen. Den anden model er, at kommunen fortsætter med at tilbyde leveret kørsel, men kun til de borgere, som ikke selv kan tage bussen og/eller køre i egen/pårørendes bil. For at modtage godtgørelse skal borgeren også her indsende bilag til kommunen. Erfaringen er, at begge modeller giver store besparelser for kommunen, men at den første model giver de største besparelser. Tiltag 16: Henvis til Flextur Mange kommuner har i dag Flextur. Flextur er en åben behovsstyret kørselsordning med kørsel fra adresse til adresse. Ordningen ses som kollektiv trafik og leveres via trafikselskaberne. Det er et krav, at borgeren selv kan gå ud til vejen og stige ind i bilen. Borgeren betaler for kørslen, men typisk betaler kommunen også en andel. Kommunerne kan tolke Flextur som kollektiv trafik. Det gør, at mange borgere har mulighed for at benytte den kollektive trafik og derfor ikke er berettiget til kommunal befordring. Uanset om kommunen har Flextur med lav brugerbetaling (og dermed høj kommunefinansiering), viser erfaringerne, at kommunen opnår væsentlige besparelser ved af henvise til Flextur. Det skyldes, at mange borgere finder andre måder at transportere sig på. Tilbuddet om Flextur vil således være særligt relevant i forhold til ordningerne befordring til læge og speciallæge samt befordring til genoptræning. Stram visitation og henvisning til Flextur Slagelse Kommune I Slagelse Kommune har borgerservice i flere år haft en restriktiv tilgang til befordring til læge og speciallæge. Borgerne skal således ringe ind og have godkendelse af hver enkelt tur til lægen. Det er to faste medarbejdere, der betjener kørselstelefonen. Når borgeren ringer, spørger medarbejderen til, hvordan vedkommende handler ind for at sikre sig, at borgeren ikke tager offentlig tranport til andre gøremål. De borgere, der kan tage offentlig transport, oplyses om muligheden for at bruge Flextursordningen. Tiltag 17: Fastsæt et bevidst serviceniveau i forhold til kan-ordninger I dag er der mange kommuner, der leverer kørsel til pensionister på ordningen dagscenterkørsel. Derudover er der mange kommuner, der i forhold til ordningen beskæftigelse og aktivering for ikke-forsikrede, yder godtgørelse til en større andel af kontanthjælpsmodtager i kommunale tilbud selvom lovgivningen indsnævrer, hvem der skal ydes godtgørelse til og under hvilke forudsætninger. På begge områder vil der være mange kommuner, der hhv. leverer kørsel eller giver godtgørelse, uden at der er taget en bevidst politisk beslutning om, at man vil have højere serviceniveau end påkrævet i loven. Disse kommuner kan med fordel kigge nærmere på deres nuværende serviceniveau og lovgivningen, og overveje om kommune fortsat ønsker det samme serviceniveau. I den forbindelse skal kommunerne overveje andre hensyn, særligt hvor vigtig deltagelse i det primære tilbud er for kommunens mål på området.

21 21 Funktionsvurdering i fbm. visitation til befordring til læge og speciallæge samt genoptræning Odsherred Kommune Tidligere praksis Borgeren henvender sig i borgerservice. Medarbejderen stiller en række spørgsmål om borgerens alder, pensioniststatus og mobilitet. Hvis borgeren ikke kan befordre sig selv, bestilles turen i trafikselskabets bestillingsmodul. Udfordring Kommunen har ikke hidtil haft et reelt politisk vedtaget serviceniveau. Hvis borgeren insisterer på leveret kørsel, har medarbejderen i borgerservice ikke kunnet frasortere mobile borgere, da de ikke besidder information om borgernes mobilitet. Hvad krævede ændringen? For at realisere ændringen krævedes: Udvikling af nye kvalitetsstandarder med tilhørende politisk høring/godkendelse. (Re)visitering af borgerne (funktionsvurdering). Registrering i omsorgssystem. Nye principper Borgere, der kan selv, skal selv. For at kunne få leveret kørsel i fremtiden skal borgeren funktionsvurderes. Det foregår i kommunens træningscenter. Her gennemgår borgeren en gang- og balancetest. Efter vurderingen tildeles borgeren ét af disse serviceniveauer: 1. Mulighed for kørsel som hidtil. 2. Mulighed for at få godtgørelse af en åben Flextur, som borgeren selv bestiller hos trafikselskabet. 3. Mulighed for godtgørelse, hvor borgeren transporterer sig selv (typisk med kollektiv trafik). Oplysningerne indtastes i kommunens omsorgssystem, der er tilgængeligt for borgerservice for turbestilling i fremtiden. Potentiale Ved revisiteringen viste det sig, at 40 procent af de nuværende borgere i kørselsordningen var i stand til at benytte kollektiv trafik, 20 procent var mobile nok til Flextur, og de resterende 40 procent bliver fortsat tilbudt kørsel. Inspiration Se Odsherred Kommunes nye kvalitetsstandard og brev til borgerne i bilagssamlingen. Godtgørelse i stedet for kørsel Roskilde Kommune I Roskilde Kommune leveres der kun kørsel til læge og speciallæge til de borgere, der har særlige behov fx for en liggende transport. De andre borgere kan henvende sig i borgerservice for at modtage godtgørelse for egen kørsel, offentlig transport eller kørsel med taxa. Bonerne skal være stemplet af lægen. Kommunen har henvendt sig til lægerne for at gøre dem opmærksom på, at de kun skal stemple taxaboner for borgere, der ikke selv kan tage offentlig transport. Herudover udfører borgerservice kontrol af borgernes boner. Effekten af Roskilde Kommunes tilgang er, at der er færre borgere, der modtager leveret kørsel/ godtgørelse, med lavere udgifter for kommunen til følge.

22 22 Serviceniveau i kørslen Serviceniveauet i den leverede kørsel har også betydning for kommunernes omkostninger, fordi det er med til at dimensionere, hvor mange vogne der skal til for at løse opgaven. Typiske overvejelser går på maksimale køre- og ventetider, fleksibiliteten i antal afgange, omfanget af solokørsel samt egenbetaling (i de ordninger, hvor det er muligt). Tiltag 18: Justerer køre- og ventetider Et højt serviceniveau i den leverede kørsel i form af korte køre- og ventetider giver højere omkostninger, fordi muligheden for samkørsel af borgerne nedsættes. Derfor bør en kommune overveje de maksimale køretider for borgerne og være villig til at differentiere. Det typiske serviceniveau på de fleste ordninger er minutters transporttid. Borgere, der transporteres ud af kommunen over lange afstande, har ofte en maksimal køretid på 1½ time. Ventetiderne ved afhentning er også en serviceparameter, der kan skrues på. De typiske niveauer i dag er +/- 15 minutter. Justering af serviceniveauet i forhold til køre- og ventetider er relevant i forhold til en lang række ordninger. Justering af ventetider er dog primært relevant for variabel kørsel, mens justering af køretider er relevant både for variabel kørsel og rutekørsel. Tiltag 19: Begræns antallet af kørsler Mange kommuner har et højt serviceniveau på ordninger med fast rutekørsel med mange ud- og hjemkørsler, som borgerne kan vælge imellem. Et sådant serviceniveau har betydning for kommunernes udgifter, fordi borgerne fordeler sig ud på flere afgange med mere kørsel til følge. Kommuner med et sådant serviceniveau kan derfor opnå en større besparelser ved at tilbyde færre kørsler. Det kunne fx være i forhold til den almene skolekørsel, hvor en kommune fx kan vælge at tilbyde én tur om morgenen, og én tidlig og én sen tur om eftermiddagen tilpasset skolens ringetider og evt. SFOs åbningstider. Tiltaget er særligt relevant i forhold til ordningerne: Almen skolekørsel Specialundervisning for børn Befordring af handicappede børn til dag- og klubtilbud mv. Tiltag 20: Indfør opsamlingssteder I nogle kommuner har man haft et højt serviceniveau på den leveret kørsel af børn til almen skole og specialundervisning, ved at børnene på lukkede og åbne skoleruter stod på bussen meget tæt på hjemadressen. En sådan praksis er dyr for kommunerne, fordi det bliver svært at lave effektiv ruter. En række kommuner har effektiviseret ved at lave opsamlingssteder på ruterne, som børnene selv skal transportere sig til. Der er forskel på, hvor langt forskellige kommuner har fastsat, at børnene må transportere sig. Afhængig af kommunens geografi og hvor lange afstande kommunen vil acceptere til opsamlingssteder, kan der spares 5-25 Reduceret antal hjemkørsler efter skole Jammerbugt Kommune I Jammerbugt Kommune har Aabybro Skole både almen undervisning og specialklasser, fordelt på to undervisningssteder med en afstand på cirka 5 km. Aabybro Skole havde tidligere 100 hjemkørsler om ugen med almene skolebørn på lukkede ruter og specialklassebørn i taxaer. I samarbejde med skolen blev det besluttet dels at køre de to elevgrupper sammen, dels at samle sluttidspunktet for specialklasseeleverne i skoleåret 2012/2013 tre dage om ugen. Resultatet var, at antallet af hjemkørsler kom ned på 60 ture om ugen med en besparelse på ca kr. årligt til følge.

23 23 procent af udgifterne på et sådant tiltag. Tiltag 21: Stop kørslen rettidigt I nogen situationer leverer kommunen kørsel til borgere med midlertidigt nedsat mobilitet. Det gælder på ordningerne genoptræning, almen skolekørsel og specialundervisning af børn. På ordningen genoptræning handler det om borgere, der efter en skade skal genoptrænes. På ordningerne med skolebørn handler det om midlertidigt syge eller tilskadekomne elever. Ved visitationen til midlertidige kørsler kan kommunerne med fordel bevilge kørsel til en kortere periode. Perioden kan, fx i forhold til en borger i genoptræning, fastsættes til hvornår sygehusets anbefaler, at en patient atter kan køre bil. Såfremt en borger har brug for kørsel i en længere periode end ventet, kan bevillingen forlænges. Kommunerne bør samtidig sikre, at terapeuter og skoler melder tilbage, såfremt en borger, tidligere end ventet, kan transporterer sig selv. Længere afstand til opsamlingssteder for skolekørsel Herning Kommune Tidligere praksis De almene elever, der er berettigede til kørsel, befordres i Herning Kommune via åbne kollektive trafikruter. Tidligere blev ruterne planlagt, så de kom så tæt som muligt forbi de berettigede børns bopæl. Udfordring Det er svært at tilrettelægge effektive ruter, når opsamlingsstederne skal ligge tæt på børnenes hjem. Én enkelt elevs bopæl kan indebære en større omvej. Dette er især en udfordring i kommuner med stor geografi og lav befolkningstæthed. Hvad kræver ændringen? For at realisere ændringen kræves: Beslutning om at ville udnytte muligheden for at lade børn transportere sig selv et længere stykke til et opsamlingssted. Oversigtskort, der viser de kørselsberettigede elevers bopæl. Oversigtskort, der viser de trafikfarlige skoleveje. Tilpasning af de kollektive busruter i forhold til opsamlingsstederne. Nye principper I Herning Kommune er holdningen, at man vil acceptere en afstand til busopsamlingssted på op til de i Herning Kommune fastsatte afstandskriterier for kørsel (jf. klassetrin). Det vil sige, at for eksempel børn i klasse kan blive udsat for selv at transportere sig op til 2,5 km til bussen. Ved planlægningen af kørslen for et nyt skoleår bliver børnenes hjemadresser indlæst i et program, som kommunen har fået udviklet til formålet. Programmet genererer et oversigtskort, der viser børnenes hjemadresser, skolernes placering, skoledistrikterne og de trafikfarlige skoleveje. Dette materiale danner grundlag for busruteforløbene. I praksis er der mange børn, der har kortere transport til opsamlingsstedet end det maksimale afstandskriterie.

24 24 Optimering af befordring til almen skole og specialundervisning Jammerbugt Kommune Tidligere praksis I Jammerbugt Kommune nåede udgifterne til kørsel for specialklasser og skolekørsel uacceptable højder i Kommunen besluttede sig derfor for at reducere udgifterne. Det videre arbejde har vist, at kommunen har haft flere uhensigtsmæssigheder omkring visitation, ruteplanlægning m.m. Udfordring Grundlæggende blev befordring på skoleområdet betragtet som noget, der bare skulle køre, og var derfor et område, der ikke blev ofret meget opmærksomhed på. Hvad kræver ændringen? For at realisere ændringen kræves: Ledelsesmæssig opbakning Dedikerede ressourcer til at løfte opgaven (i Jammerbugts tilfælde skete det i regi af det til lejligheden oprettede kørselskontor) Dialog med fagforvaltning, skoler, PPR og forældre Muligheden for at høste resultaterne via de nuværende kontrakter eller via genudbud Færre hjemkørsler (se case om færre hjemkørsler under tiltag 19). Øget samarbejde med PPR og forældre, hvor der pædagogisk arbejdes med at de store specialskoleelever, som transporteres med taxa, går til opsamlingssteder eller oplæres til at benytte busruter. Tilpasning af bilernes kapacitet i forhold til kørselsberettigede børn. (både kørsel til almen området og kørsel af specialklassebørn) Etablering af skoletilbud i egen kommune, frem for at transportere eleverne via taxa til specialskoletilbud i andre kommuner. Anbragte børn på opholdssteder visiteres, såfremt det overhovedet er muligt, til et skoletilbud i eget kommunalt regi. Øget inklusion Potentiale Jammerbugt kommune er gået fra at have udgifter på de to ordninger i 2009 på 17,4 mio. kr. til et forventet forbrug i 2012 på 13,7 mio. kr., hvilet er et fald i udgifterne på godt 20 %. Nye principper Kommunen har arbejde med en lang række stramninger og tiltag herunder: Opstramning af visitation Mere detaljeret planlægning af de lukkede ruter, fx indførelse af opsamlingssteder.

25 25 Tiltag 22: Indfør differentieret serviceniveau for at begrænse antallet af vogne Antallet af vogne, der er påkrævet hen over dagen, er afgørende for kommunernes udgifter til den leverede kørsel. Her kan et differentieret serviceniveau være med til dels at regulere borgernes incitamenter i forhold til, hvornår de beder om at blive kørt, og dels fjerne nogle af de dyre ture, hvor det er svært at opnå samkørsel. Et eksempel er kørsel til læge i Varde Kommune, hvor borgerne mellem 9-12 afhentes inden for et tidsvindue på 30 minutter og i tidsrummet kl indenfor 45 minutter. Med dette incitament til at besøge lægen i et tidsrum, hvor der er ledig kapacitet hos vognmændene, nedbringes det samlede nødvendige antal biler. Et andet eksempel er Ringsted Kommune, der tilretter kørsel til genoptræning og aktiviteter efter hold med flere deltagere. Borgere, der skal til individuel træning/ aktivitet, må affinde sig med ventetid indtil hjemkørsel efter holdtræningen. Mindst ventetid ved holdaktiviteter Ringsted Kommune For at udnytte bilparken bedst muligt har kommunen tilrettelagt kørsel til genoptræning, træning og aktiviteter efter et reduceret antal ankomster hen over dagen. Ankomsterne og afgangene matcher start-/sluttiderne for holdtræning m.m. Kort efter ankomst med et nyt hold kører de samme biler borgerne fra det forudgående hold hjem. Borgere, der har været til individuelle aktiviteter, skal påregne ventetid (til holdbussen). Tiltag 23: Indfør egenbetaling Nogle ordninger giver mulighed for brugerbetaling (typisk de ikke-obligatoriske kan-ordninger). Egenbetalingen varierer typisk fra 0 til 60 kr. per gang (inklusive både ud- og hjemrejse). Kommunerne med de højeste egenbetalingssatser oplever et beskedent fravalg til kerneaktiviteten. Derfor tilbydes det ofte at samle flere aktiviteter samme dag, så borgerne får meget for deres kørepenge. Brug af egenbetaling ved kørsel til dagcenter En række kommuner benytter sig af egenbetaling til vedligeholdende træning og dagcenteraktiviteter. Nedenfor listes en række kommuner og deres egenbetaling per gang (det vil sige, at nedenstående beløb dækker både ud- og hjemrejse): Odsherred Kommune: 64 kr. Helsingør Kommune: cirka 55 kr. (443 kr. per måned) Køge Kommune: 49 kr. Viborg Kommune: 40 kr. Roskilde Kommune: 29 kr. Odsherred Kommune erfarede et vist frafald til vedligeholdende træning og aktiviteter, da kommunen gik op på de 64 kr. fra ca. 30 kr. Kilde: Kommunernes hjemmesider.

26 26 Tiltag for at planlægge kørsel Formålet med planlægningsarbejdet er at samle kørslen på så få vogne med så få kilometer som muligt. Gevinsten er lavere priser. Planlægningsøvelsen er vigtig, uanset om kommunen anvender trafikselskab eller ej. Det er vigtigt, at kommunerne både laver overordnet planlægning i forbindelse med nye udbud og kontrakter, men også løbende i takt med ændring af kørselsbehovet. Opgaven virker teknisk kompliceret for mange kommuner, men den kan løses med pen, papir og sund fornuft. Omkostning ved åbne ruter Ikke væsentlig dyrere Væsentlig dyrere Miks Lukkede ruter Åbne ruter Miks Tiltag 24: Skab overblik Det er en forudsætning for at kunne arbejde med planlægning af kørsel, at kommunen har et detaljeret overblik over sin befordring. Ordning for ordning bør der indhentes data om: Udgifter og aktiviteter (fx antal unikke brugere, antal ture, kørte km og eventuelt antal solokørsler). Hvordan borgerne transporteres (fx almindelig taxa, minibus, bus, rute, variabel kørsel eller egen transport med godtgørelse). Ved rutekørsel: Hvorfra og hvortil borgerne transporteres, og hvornår de transporteres. Variabel kørsel: Hvornår borgerne typisk transporteres. Data giver flere væsentlige informationer om sammenhængen mellem udgifter og aktiviteter samt kørslens omfang og variation hen over den enkelte dag og over ugen. Oplysningerne er nødvendige for at kunne gennemføre en mere effektiv planlægning af kommunens befordring (se de konkrete tiltag i det følgende). Data vil ofte være vanskelige at skaffe og kræver typisk assistance fra vognmænd eller trafikselskab. Tiltag 25: Afklar synergi med kollektiv trafik Der er en række synergimuligheder mellem kollektiv trafik og lukket kommunal befordring. I mange tilfælde kan det være relevant at overveje, om kommunen bør substituere den ene med den anden. Overvejelserne er især vigtige med hensyn til befordringsberettigede skolebørn samt befordring af ældre til læge og daghjem. Se eksempel på betjening af ældre med de såkaldte Flexlinjer i Aalborg på næste side. Med hensyn til skolebørnene tales der ofte om lukkede skoleruter (hvor kun visiterede børn må tage med) versus åbne ruter, der udbydes via trafikselskaberne. På de åbne ruter må alle borgere tage med bussen (mod at indløse billet). Som skitseret i illustration 7 bør kommunen især overveje de lukkede ruter, hvis: Der i praksis ikke er andre borgergrupper end skolebørnene/de ældre, der har gavn af det åbne tilbud. Der samtidig er væsentlig forskel på den forventede omkostning for det åbne henholdsvis det lukkede tilbud. Det åbne tilbud vil som regel altid være dyrere end det lukkede, fordi busserne typisk er større og skal have billet- og rejsekortudstyr. Spørgsmålet er hvor meget dyrere, og om kommunen er villig til at betale differencen. For at vurdere dette må kommunen indhente forventede priser fra trafikselskabet hhv. en privat vognmænd. Enkelte kommuner eksperimenterer i samarbejde med trafikselskabet om at benytte mindre og billigere busser på de åbne ruter, der ikke behøver en stor bus (se næste side). Beskedent Stort Andre målgruppers interesse i ruterne Illustration 7. Beslutningsmatrix for åben versus lukket kørsel Åbne ruter bør vælges, hvis andre målgrupper har gavn af ruterne, og ekstraomkostningerne er rimelige. Ellers bør kommunerne overveje lukkede ruter eller et miks af de to typer. Hvis man vælger åbne ruter, som administreres via trafikselskabet, skal kommunerne være sig sin rolle som bestiller og betaler bevidst. Det betyder, at man har reel indflydelse på ruteføring, køreplan og driftsomfang. Ruter, som også medfinansieres af nabokommunerne, kræver selvfølgelig enighed.

27 27 Information om flexlinjen Fra 13. august 2012 starter et forsøgsprojekt Flexlinjen kommer til at betjene et stort område fra midtbyen til Vejgaard og Gug. Det får konsekvenser for to rutegrene på servicebus S1 og S2. Det betyder, at S1 nedlægges fra Nytorv til H.C. Andersens Vej og S2 nedlægges fra Nytorv til Apollonvej. Indtil 13. august kører alle servicebusserne uændret. Hvorfor ændres servicebusserne? Forsøget gennemføres, fordi servicebussernes passagertal er faldet de senere år. Derfor prøver Yderligere information Der vil komme yderligere information om, hvordan man præcist bestiller, hvilket nummer man skal ringe til, hvor man kan komme på/af bussen og starten af august. Der er desuden mulighed for at ringe på tlf , mellem kl. 9 og 14 på hverdage, hvis der skulle være yderligere spørgsmål til denne folder. fra 13. august gå så langt for at komme med en bus. Forskellen fordi kørslen ændres fra en fast rutekørsel til en Den store forskel mellem servicebusserne og i forvejen og bestille kørsel. Til gengæld kan du komme af og på meget tættere på din bopæl eller bestemmelsesstedet. I området Øgade kvt. - Vejgaard - Grønlands kvt. - Gug Kirke Illustration 8. Aalborg Kommunes infomateriale om Flexlinjerne Flexlinjerne dækker et bestemt geografisk område, typisk en bydel og korridoren ind til midtbyen. Borgerne kan telefonisk bestille bussen til at stoppe ved forudbestemte stoppesteder. Det er trafikselskabet, der tager telefonen, når borgerne ringer. Bussen, der har fast afgangstid fra startdestinationen, kører kun, hvis der er bestillinger. Stoppestederne er placeret inde i boligområderne, og bussen kommer derfor tættere på borgernes bopæl end de normale bybusser. Busserne er særlig handicapvenlige med lav-entre og ramper. Der er afsat bedre tid til standsning end på de normale linjer. Illustration 9. Store minibusser kan give billigere driftsøkonomi Store minibusser er interessante for både kommunernes egne udbud af befordring og trafikselskabernes udbud af åben kørsel. Kørselsøkonomien i den kommunale befordring bliver bedre, hvis der kan fyldes op i relativt store minibusser (i stedet for at benytte mange små biler). Biler som vist på billedet kan have op til 23 siddepladser. Hvis de åbne ruter ikke har høje passagertal, er de store minibusser også interessante. For eksempel overvejer Helsinge og Odsherred kommuner i samarbejde med Movia mindre, mere miljørigtige og billigere busmodeller på de åbne ruter, hvor der ikke er så mange passagerer (typisk ruter, der primært betjener skoler). Traditionelt er de store 13,7-meter busser

28 28 Tiltag 26: Koordinér aktivitetstider for rutekørslen Et af de mest værdifulde tiltag i værktøjskassen er tilpasning af aktivitetstider. Desværre er det også et af de mindst benyttede i kommunernes projekter. Værdien vil for mange kommuner være flere millioner kroner om året. Formålet med tilpasningsøvelsen er at få bedre udnyttelse af de enkelte biler og dermed nedbringe det samlede antal nødvendige køretøjer. For hver bil, man kan undvære, bortfalder faste omkostninger hos vognmanden på mindst 0,5 mio. kroner om året. Det handler om at den samme vogn anvendes til kædekørsel. Ved for eksempel om morgenen at lægge ringetiden for specialskolerne før de almene skoler og lægge opstarten af dagcenterhold tilstrækkeligt efter de almene skolers ringetid kan en vogn køre brugerne fra de tre ordninger i serie efter hinanden. Det reducerer behovet for vogne betydeligt. Samme logik gør sig gældende for den rutekørsel, der foregår om eftermiddagen. Se illustrationen på næste side for en uddybning. Kørsel af elever på udflugt eller til faglokaler på andre skoler og svømmekørsel kan desuden komprimeres om formiddagen, så kørslen ikke skal varetages i spidsbelastningsperioderne om morgenen og eftermiddagen. Vær opmærksom på, at flytning af aktivitetstider uanset at der måske kun er tale om en halv time kan give anledning til debat blandt borgere og medarbejdere. Derfor er det en god idé at få et politisk mandat til undersøgelse af potentialerne ved koordinering af aktivitetstider. Tiltag 27: Målret den variable kørsel mod de tomme timer Den variable kørsel foregår i dag ofte over hele dagen og det betyder, at man ofte har dobbeltdækning af vogne om morgen og eftermiddag til dækning af både rutekørsel til skole mv. og den variable kørsel til fx læge. Det er ikke optimalt, da denne dobbeltdækning betyder, at der er en uudnyttet overkapacitet af vogne mellem rutekørslen om morgenen og eftermiddagen, dvs. typisk mellem kl Kan man derimod få henlagt den variable kørsel til mellem kl kan de samme vogne anvendes til både rutekørsel og variabel kørsel. Vognmændene får på den måde aktiviteter til deres vognpark i den mere stille periode. Dette vil give kommunen en lavere pris på kørslen, da vognmanden har en lav marginalomkostning på de biler, der er fyldt op morgen og eftermiddag (jf. tiltag 26). Kommunen kan derfor med fordel rette henvendelse til eksterne aktører som læger og private fysioterapeuter for at aftale, at borgere med kørselsbehov får tider mellem kl Et incitament for borgere og læger osv. Illustration 10. I hvor høj grad koordinerer kommunerne aktivitetstider? Kilde: Kommunal befordring en kortlægning af praksis, KL (jan. 2013) kan eventuelt være, at der tilbydes en kortere ventetid på kørsel i denne tidsperiode, for eksempel højst 30 minutter mod 45 minutter i de andre tidsperioder. Så vil lægerne opleve, at borgerne som regel venter kortere tid i deres venteværelse. Overvejelserne i tiltag 26 og 27 er relevante uanset, om kørslen varetages i eget regi eller af trafikselskabet. Koordineres mødetider på et område med mødetider på andre områder? 100% 80% 60% 40% 20% 0% 68% 32% Ja Nej 74% 26% 82% 18% 73% 27% 89% 11% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge

29 29 Her i venstrekolonnen fremgår de nødvendige biler. Bilerne har et nummer, et antal nødvendige sæder og evt. lift. Tiden henover dagen Tiltag 26: Varde Kommune har vha. tilpasning af aktivitetstider og ruteplanlægning skabt en høj udnyttelse af bilerne Tiltag 27: Lægekørsel koncentreres mellem kl. 9 og kl. 12 Illustration 11. Overblik over optimeret fast rutekørsel i Varde Kommune. I forbindelse med Varde Kommunes seneste kørselsudbud var ovenstående overblik en del af udbudsmaterialet og viser kørselsbelastningen hen over dagen på de forskellige pakker. Til venstre angives vognen i pakkerne. Til højre angives tidspunkter for kørsler. Farvekodningen angiver, hvilken type kørsel der er tale om. Grøn er specialklassekørsel, orange er almen skolekørsel, lilla er svømmekørsel, blå er kørsel til dagcenter, og rød er kørsel til specialinstitutioner. Illustrationen viser, at ved at justere aktivitetstiderne får leverandøren mulighed for at få sammenhæn gende vognløb, for eksempel med specialklasseelever og derefter almene skolebørn om morgenen. I tidsrummet 9-12, der er markeret med den blå ring, er der få faste kørsler. Ved at tilskynde til at samle den variable kørsel og lægge kørsel til svømmehal m.m. i dette tidsrum opnås en mere jævn fordeling af kørsler hen over dagen.

30 30 Tiltag 28: Optimér ruter I tiltag 26 skaber kommunen den gode biludnyttelse vha. koordinering af aktivitetstider. Uanset denne øvelse skal de enkelte ruter planlægges og optimeres. Erfaringer viser, at en efterfølgende ruteoptimering giver yderligere effektiviseringer ofte mellem 5% og 10% i forhold til de eksisterende ruter. Arbejdet handler om at koble: Overblik over borgernes bopæl og institutionerne (overvej mulighed for opsamlingssteder) Leverings- og afhentningstidspunkter Serviceniveau i form af maksimal køretid Optimale vognstørrelser (typisk så store biler som muligt) Hidtil har kommunerne ofte planlagt kørsel til og fra hver institution enkeltvis. Dette princip giver sjældent optimale ruter. Derimod bør man på den enkelte rute kunne betjene flere institutioner, hvis de lægger tæt på hinanden. Nogle af trafikselskaberne assisterer kommunerne med planlægningen, hvis trafikselskabet varetager kommunens kørsel. Med en dedikeret indsats kan en kommune også selv løfte opgaven. Der findes kørselssoftware, som kan hjælpe med opgaven, men det kræver en investering og oplæring. Opgaven kan imidlertid også løses med overblik på kort og opmålinger af ruter på Krak. dk. Se eksempel fra Varde. Hvis der planlægges manuelt, er det en god idé at tænke i korridorer, som skal tømmes med så få biler som muligt. Vær opmærksom på, at kommunerne i dag ikke kan blande målgrupperne frit med mindre kørslen foretages i biler på taxatilladelse med maksimalt 9 passagersæder. Behovet for at blande målgrupperne er dog sjældent stort, hvis kommunen har arbejdet aktivt med at tilpasse aktivitetstiderne, som beskrevet på de foregående tider. Ved det bliver skolebørn og ældre som regel adskilt. Illustration 12. Kommunernes mulighed for at blande borgergrupper I bilagssamlingen kan der læses om Trafikstyrelsens svar på KL s spørgsmål om kommunernes mulighed for at blande borgergrupper på tværs af kørselsordninger. Det er muligt at blande borgerne i kommunalt regi, hvis køretøjet er indregistreret på en taxatilladelse (maksimalt 9 passagerer). Kørsel udbudt via trafikselskaberne er ikke underlagt denne restriktion. Illustration 13. Systemer til ruteplanlægning Vejle Kommune har indkøbt et it-system til planlægning og styring af kommunens kørsel. Systemet har en lang række funktioner, herunder meget detaljeret overblik og hurtig ruteplanlægning af variabel kørsel. Kommunen vurderer, at systemet er en hjælp til optimering af kørslen. Kommunen fremhæver dog, at det tager tid at indlæse kort og befordringsdata m.m., som skal være på plads før optimeringen kan igangsættes.

31 31 Illustration 14. Geografisk overblik til brug for ruteplanlægning Ruterne i Varde Kommune placeres på oversigtskort, hvor elevernes hjemadresse (prikker og stjerner) og skolernes placering (husene) giver overblik over kørselsbehov. Det indledende arbejde i Varde startede med fysiske kort, hvor man påtegnede bopæle, institutioner og forslag til ruter.

32 32 Tiltag omkring konkurrenceudsættelse Konkurrenceudsættelsen er også et af de store tiltag til effektivisering. I mange kommuner vil en skarpere tilrettelæggelse af udbuddet alene have millionpotentiale. Det primære princip er at skabe et koordineret udbud, hvor al kommunens befordring udbydes samtidigt. På den måde får byderne mulighed for stordriftsfordele og god udnyttelse af bilerne. Samtidigt vil man typisk opdele den samlede kørsel i en række delpakker, så også de mindre, Ved udbud i eget regi Ud over et koordineret udbud er principperne bag anbefalingerne i dette katalog Veltilrettelagt proces med tilstrækkelig tid God indsigt i og overblik over befordringsopgaven Kendskab til leverandørmarkedet inden udbud Ambition om at tiltrække så mange bydere som muligt Gennemsigtighed og lav forretningsrisiko for byderne Minimeret risiko for klagesager ofte lokale, vognmænd har en chance for at byde ind og konkurrere med de store. Tanken er ikke at præsentere en komplet vejledning til gennemførelse af befordringsudbud. En sådan eksisterer allerede på Udbudsportalen.dk. Her er der præcis vejledning til hele udbudsforløbet. Det er vigtigt at bruge disse erfaringer i sammenhæng med dette katalogs anbefalinger på udvalgte områder. Som det ses af Illustration 15 bør der idéelt afsættes cirka 12 måneder til udbudsprocessen. Dette for at sikre, at vognmændene har tid til et gennemarbejdet tilbud og derefter mulighed for at anskaffe evt. nye biler og ansætte medarbejdere. Læs mere om, hvordan kommunerne kan bruge trafikselskaberne i forbindelse med udbud i afsnittet om Ved brug af trafikselskabet. Læs om disse emner senere i kataloget: Indhold i markedsanalyse Afregningsmodeller Pakkestrukturer Beskrivelse af kørselsomfang Tiltrækning af bydere Tildeling via e-auktion Intern organisation Markedsanalyse Erfaringsopsamling/ afdækning af kørselsomfang Politisk behandling Afklaring af kontrakt Udbudsmateriale Politisk behandling Annoncering Udbudsperiode Evaluering Politisk behandling Stand still/kontraktindgåelse Bekendtgørelse Forberedelse til kontraktstart Illustration 15. Faser i udbudsarbejdet Processen matcher vejledningen på udbudsportalen.dk. Hertil er dog lagt fasen Markedsanalyse (læs mere senere). Til venstre i illustrationen er vist de emner, der behandles detaljeret nedenfor. 3-4 mdr. 3-4 mdr. 2-3 mdr. 2-3 mdr. I alt 12 mdr.

33 33 Illustration 16. Varde Kommunes markedsanalyse Analysen belyser Flextrafik, strukturen i de potentielle vognmænds vognpark og deres gode råd i forbindelse med tilrettelæggelsen af kørslen. Oplysningerne er indsamlet gennem en række leverandørmøder inden igangsætning af udbuddet. Tiltag 29: Gennemfør markedsanalyse Hvis en kommune forstår leverandørmarkedet, giver det en række muligheder for at tilpasse pakkestrukturen bedst muligt. Formålet er at sikre rammerne for, at vognmændene kan give de billigst mulige priser. Det er særlig vigtigt at skabe overblik over mulige vognmænd og deres vognparker. I nogle områder er der en række vognmænd med både små og store biler. I en sådan situation er det oplagt at designe pakkerne med kørsel, der passer til et miks af små og store biler. Hvis de potentielle vognmænd i større grad har en specialiseret vognpark med enten små eller store biler, bør kommunen tage højde for dette i design af pakkerne. I afdækningen bør kommunerne også skaffe sig indsigt i, hvor store opgaver de enkelte vognmænd kan håndtere, og om vognmændene er vant til at samarbejde i konsortier. Mulighederne for udbud og drift via trafikselskaberne bør også være en del af markedsanalysen. Trafikselskabernes løsninger/ydelser og den forventede økonomi bør indgå i denne afdækning. Uden for selve udbudsperioden er det tilladt at afholde møder med leverandører for at høre om deres tilgang og gode idéer til at tilrettelægge trafikken. Den mulighed bør kommuner udnytte. Illustration 17. Vejledning fra udbudsportalen.dk Vejledningen giver gode råd til hele udbudsarbejdet fra organisering af processen til eksempel på udbudsmateriale.

34 34 Tiltag 30: Skab koordineret udbud Både med hensyn til professionalisering af udbuddet, muligheden for at opnå de bedste priser og koordineret styring bør kommunerne samle al befordring i ét koordineret udbud. Inden man kan gøre dette første gang, vil kommunerne typisk stå med en række kontrakter med forskellige udløbstidspunkter. Med mindre kommunerne er heldig med særligt gode priser i nogle af kontrakterne, bør man hurtigst muligt nå frem til samtidigt udløb af kontrakterne. Dette opnås gennem udnyttelse af optionsår og/eller enkeltudbud med meget kort kontraktperiode (1-2 år). I enkelte tilfælde kan kommunerne afkorte kørende kontrakter før tid. Det fordrer enten misligholdelse fra vognmandens side eller vognmandens ønske om at afhænde kontrakten. Tilbud om kompensation vil i nogle tilfælde være en god model for både kommunen og vognmanden. Overordnet transportmønster Primært inden for distrikter Pakker opdelt i geografiske distrikter På kryds og tværs af kommunen Pakker med ruter/ korridorer på tværs af kommunen Illustration 18. Beslutning om pakkestruktur Transportmønstret fastlægges. Det bestemmer hovedstrukturen i opdelingen i pakker (geografiske distrikter eller ruter/korridorer på tværs af kommunen). Tiltag 31: Optimér pakkestruktur Traditionelt har kommunerne udbudt befordring per forvaltning. Pakkerne i udbuddene har typisk været opdelt efter institutioner. Denne model giver dårlige muligheder for at optimere kørslen. Kommunerne skal i stedet tænke i udbud på tværs af forvaltninger og befordringsordninger. Når udbudspakkerne designes, bør kommunerne i stedet overveje: Transportmønstrene (geografisk) Optimal vognpark i forhold til vognmændenes eksisterende vognpark (mulighed for at undgå nyinvesteringer) Disse overvejelser bygger videre på analyserne under temaet Planlægning (særligt tilpasning af aktivitetstider og ruteoptimering). I kapitlet om Planlægning fremgik Varde Kommunes model for opdeling af kørslen (se Illustration 10). Her er valgt en primært geografisk opdeling, hvor vinderen af en given pakke skal stille med både små og store biler. Dette blandede bilbehov i den enkelte pakke matchede den vognparkstruktur, der blev kortlagt inden udbuddet i markedsanalysen. Det geografiske princip blev i Varde Kommune fraveget i enkelte situationer. Det drejer sig især om den variable kørsel, som er samlet i én pakke. Ud fra et styringsperspektiv kan det være en fordel med få eller kun én vognmand. Modsat vil kommunen kunne opnå den største konkurrence på alle dele af kørslen med små pakker. Ofte vil en kommune derfor udbyde en række pakker med mulighed for at give kombinationsrabat, hvis vognmanden vinder flere pakker. Det vil give mange mulighed for at byde og samtidig give mulighed for volumenrabat.

35 35 Tiltag 32: Fastlæg arbejdsdeling og afregningsmodeller I kommunerne er der i dag typisk to hovedmodeller for valg af arbejdsdeling og afregningsmetode. Én model er at gøre det administrativt lettest muligt for kommunen at budgettere og følge op. I en sådan situation kan kommunen vælge afregning med en fast pris per borger per tur (uanset afstand og tidsforbrug). Metoden gør det ekstremt simpelt for kommunen at budgettere og følge op på fakturaer, idet man kun behøver at kende det forventede hhv. bestilte antal ture. Til gengæld er det med denne metode svært for tilbudsgiverne at udregne den skarpe tilbudspris, da hele risikoen, hvis turene bliver længere end forventet, ligger hos vognmændene. Derfor vil mange vognmænd tillægge en risikopræmie i tilbudsprisen for at gardere sig mod ændringer i turlængderne. Medmindre udbudsmaterialet er meget præcist med hensyn til både forventede ture og servicetid til borgerne, vil nye vognmænd samtidigt have svært ved at udregne den reelle pris. I praksis vil kun den eksisterende vognmand have god mulighed for at beregne en realistisk pris. Det kan afholde andre fra at byde. I den modsatte grøft kan kommunerne gøre det risikofrit for vognmændene at byde ind med billige priser. I den situation vil der typisk blive afregnet efter forbrugte timer. I udbuddet efterspørges derfor vognmændenes timepriser. Det giver mere arbejde i opfølgningen, fordi kommunerne skal kontrollere, hvor lang tid vognmændenes ruter har taget. Samtidig giver en sådan model ikke noget incitament for vognmændene til at samkøre borgere og derved spare kommunerne penge (tværtimod). I stedet bør kommunerne overveje at kategorisere deres kørsel i forskellige typer, for eksempel: Egen planlægning af helt faste ruter. Her påtager kommunen sig ansvaret for at planlægge. Det vil typisk dreje sig om lukkede skoleruter, der skal betjene kørselsberettigede elever. Ruterne ændrer sig kun beskedent hen over sæsonen (især hvis kommunen i høj grad bruger opsamlingssteder). Når ruterne ikke ændrer sig, skal man kun én gang ca. halvårligt fastsætte tidsforbruget. Derfor kan man tilbyde vognmanden timeafregning. På den måde bliver ændringer helt risikofrie for vognmanden, som kan byde med en skarp timepris, da han bliver fuldt kompenseret ved mere kørsel. Ruter med variationer planlægges hos vognmanden. Her vil typisk være tale om kørsel for specialklasser, institutioner og daghjem. Kørslen planlægges ud fra principielle ruter, men ændrer sig på grund af nytilkomne samt daglige afbud. Afbud koordineres mellem institutioner, borgere og vognmænd (uden involvering af planlægningsenhed i kommunen). Vognmanden tilbydes afregning per kørt kilometer, da det er lettere for vognmand og kommune at rapportere og kontrollere kilometerforbrug (fremfor tidsforbrug). På den måde kompensereres vognmanden for de daglige ændringer uden, at parterne skal tage den mere komplicerede afregning for tidsforbrug i anvendelse. Det giver også tryghed hos vognmanden for afregning, hvis kørselsmængden vokser, og dermed forudsætninger for en skarp kilometerpris. Variabel kørsel koordineres af vognmanden. Turene bookes hos vognmanden, der selv står for planlægningen inden for det aftalte serviceniveau (ventetid og køretid). Kørslen afregnes efter en direkte personkilometerpris. Det vil sige kilometerprisen, hvis borgeren blev kørt alene og direkte. På den måde kan kommunen budgettere sin omkostning, hvis antallet af ture og deres gennemsnitslængde er kendt. Det er også ukompliceret at gennemskue vognmændenes fakturaer. Hvis vognmanden kan samkøre, er der et incitament til dette. Gevinsten ved samkørsel tilfalder vognmanden, men det vil give ham bedre mulighed for at give en god pris.

36 36 Tiltag 33: Overvej udbudsmetode, fx rammeaftale med tildeling via e-auktion Traditionelt kører de kommunale udbud med tildeling af udbudte pakker. Kommunerne modtager tilbuddene med almindelig post. Denne metode giver ikke bydernes mulighed for at genoverveje og byde billigere, hvis det kræves for at vinde opgaven. Københavns Kommune har gode erfaringer med en anden model, nemlig udbud af rammeaftale med efterfølgende tildeling af kørselspakker via e-auktioner. Selve udbuddet handler således om at tildele konditionelle vognmænd plads på rammeaftalen. Selve konkurrencen om kørselspakkerne køres derefter som e-auktioner, hvor vognmændene kan følge hinandens bud on-line og selv byde under, hvis de vil. Det skal bemærkes, at vognmændene ikke kan identificere hinandens bud men kun sit buds placering i forhold til auktionen. Sådanne auktioner kræver et elektronisk udbudssystem. Fordelene er primært: Stor fleksibilitet ved mere kørsel. Hvis der opstår nye behov eller flere forvaltninger vil med, kan der udvides uden at skulle nyudbyde. Mindre udbudsarbejde. Som udbyder har man ikke lyst til at binde sig til en meget lang kontrakt, men en lang rammeaftale uden købstvang er lettere. Derfor vælges ofte en 4+4 års rammeaftale. I princippet kan rammeaftalen vare i 8 år, da den underliggende leveringsaftale kan indgås på rammeaftalens sidste dag og derved kan løbe de 4 år ekstra udover den oprindelige rammeaftales udløb. På den måde sparer kommunen udbudsarbejde. Kørselsaftalerne køres efter den tidshorisont, kommunen har lyst til at binde sig til. Større konkurrence på e-auktionen. Ved brevaflevering har leverandørerne ikke mulighed for at genoverveje deres pris. Det kan de her, og erfaringerne peger på, at der konkurrereres intensivt. Dialog frem for klager. Erfaringen viser, at kommuner med rammeaftaler modtager færre klager fra vognmændene. Illustration 19. Københavns kommunens overblik over e-auktionen De to skærmbilleder viser udviklingen i en e-auktion. På det første billede fremgår budene kl og det nederste billede viser buddene kl Auktionen var sat til at afslutte kl , men blev forlænget af flere omgange med 5 min, hvilket sker automatisk ved bud tæt på deadline. Københavns Kommune har opnået en besparelse via udbuddet, hvor e-auktion var det bærende element, på 10%.

37 37 Illustration 20. Overblik over variabel kørsel i Varde Kommune Det komplette datagrundlag i Varde Kommunes udbud kan ses i bilagssamlingen. Pakke 5 - ikke fast kørsel internt i Varde Kommune. Kørsel til læge og genoptræning mv. Variabel kørsel - afregning via personkilometer Fordeling af ture i forhold til geografi*** Antal årlige turet Gennemsnitlig turlængde pr. borger ure pr. dag Ture kl. 9-12** Ture kl * Pakke 1 Pakke 2 Pakke 3 Pakke 4 ca ture* ca. 9,7 km ca. 60 ca ture ca ture ca. 50 % ca %c a % ca % eller ca %e ller ca % Samlet antal personkilometer pr. år Anslået koordineringsgrad kl kl Anslået koordineringsgrad kl kl ca km 1,4-1,8 (vægtning 85 %) 1,1-1,4 (vægtning 15 %) Antal ture med kørestolsbrugere Anslået årlige vogn-km ved en samlet koordineringsgrad på 1,5 kl Under 15 % ca km Tiltag 34: Informér for at tiltrække bydere I det meste af landet er der i de senere år sket en konsolidering af vognmandsvirksomhederne. Det gælder både busvognmænd og taxaselskaber. Dette harmonerer i princippet med mange kommuners ønske om at nedbringe antallet af leverandører og udbyde større pakker. I nogle dele af landet har konsolideringen dog været så markant, at den reelle konkurrence er beskeden. Mange kommuner kan derfor have interesse i at tiltrække vognmænd, der i dag ikke er stationeret i nærområdet. Uanset baggrunden er det en god idé at informere om udbuddet. I den forbindelse er det vigtigt at være ude i god tid. Informationen bør spredes via: Vognmandsmøder under markedsanalysen Ved henvendelse til vognmændene ved annonceringen Selvom en kommune udbyder i eget regi, vil trafikselskabet ofte være behjælpeligt med at liste relevante vognmænd. Fælles spørgemøde som en del af udbuddet Næstved Kommune Næstved Kommune har gode erfaringer med at invitere til spørgemøde i forbindelse med udbuddet. Dels bliver der givet svar på bydernes spørgsmål. Dels kan et stærkt fremmøde fra mange vognmænd skærpe fornemmelsen af, at der er markant konkurrence om opgaven. Ved Næstved Kommunes befordringsudbud i 2011 var der 15 leverandører med til mødet. Tre leverandører endte med at give et bud. Tiltag 35: Komplet kørselsgrundlag For at tiltrække bydere og give de bedste betingelser for skarpe priser uden risikopræmier er detaljerede oplysninger om kørslen helt afgørende. Ellers bliver vognmændenes måske forkerte antagelser om kørselsomfanget gældende for deres priser. Dårlig dokumentation af kørselsomfang er desuden en af de mest typiske baggrunde for klagesager, da det favoriserer den eksisterende vognmand. Den gode beskrivelse af kørselsgrundlaget hænger tæt sammen med outputtet fra kommunernes arbejde med serviceniveauer/visitationspraksis og planlægning, som er gennemgået tidligere i kataloget. For rutekørsel betyder det, at en kommune ideelt bør publicere forslag til komplette ruter med køretider og bilstørrelser (antal sæder). Bedste alternativ er en komplet liste med opsamlings- og afsætningsadresser samt forventet servicetid til borgerne. Derudover angives servicekravene i form af afhentnings-/afleveringspræcision og maksimal køretid. For variabel kørsel er det også en god idé at udlevere komplette turlister. Som minimum skal antallet af ture og deres længder, primære destinationer samt tidspunkter hen over ugen angives. For begge typer kørsler skal det specificeres, hvor stor en andel af turene/ bilerne der skal udstyres med specialudstyr (fx seler, barnesæder, lift og/eller trappemaskiner). Store datasæt bør opdeles pædagogisk i måneder og dage, så vognmændene let kan skabe et indledende overblik.

38 38 Intern organisation Markedsanalyse A/U Kommunen Trafikselskabet R A/U Ved brug af trafikselskabet Som nævnt tidligere i kataloget er det vigtigt at forstå, at kommunerne stadig har det overordnede ansvar og de fleste arbejdsopgaver, selvom man benytter trafikselskabet. Dette gør sig gældende i forbindelse med fastsættelse af serviceniveauer og overordnet planlægning, f.eks. tilpasning af aktivitetstider. Det gør sig også gældende i udbudsprocessen, hvor kommunerne har rollen som bestiller. Illustration 21 forklarer, hvor trafikselskabet kan assistere kommunerne i udbudsprocessen. Som det ses, kan kommunerne ikke overdrage hele processen til trafikselskabet. Det er stadig vigtigt, at kommunen har en intern organisering med bidragsydere fra de bestillende afdelinger. Særligt omkring kravspecificering, data om kørselsomfang og forberedelse af kontraktstart er arbejdet stort set det samme. Den løbende politiske behandling er selvfølgelig også stadigvæk et kommunalt anliggende. Det er således især på det udbudsspecifikke og kontraktmæssige område, at trafikselskabet aflaster kommunerne. Læs mere om, hvad kommunerne har mulighed for at benytte trafikselskaberne til, i kapitlet om Organisering. Særlige ønsker Ofte har kommunerne brug for at overveje særlige ønsker, typisk omkring miljøforhold, udstyr i bilerne og krav til chaufførerne. Ekstraordinære ønsker, som ikke er gængse krav, vil koste kommunerne ekstra. Det er en god idé at estimere meromkostningerne evt. i dialog med vognmændene som en del af markedsanalysen. Et godt tip er at læse trafikselskabets udbudsmateriale (uanset om kommunen bruger trafikselskabet eller ej). Her vil man få et billede af hvilke normale krav, som vognmændene er vant til at skulle honorere, og som ikke vil koste kommunerne ekstra. Erfaringsopsamling/ afdækning af kørselsomfang Politisk behandling Afklaring af kontrakt Udbudsmateriale Politisk behandling Annoncering Udbudsperiode Evaluering Politisk behandling Stand still/kontraktindgåelse Bekendtgørelse Forberedelse til kontraktstart A/U A/U A/U A/U A/U Illustration 21. Hvor assisterer trafikselskabet i forbindelse med udbud? I figuren listes opgaverne ned i gennem udbudsforløbet. For hver opgave fremgår rollefordelingen mellem kommunen og trafikselskabet. A/U: Ansvar og udfører. R: Rådgiver. R A/U A/U A/U A/U A/U A/U A/U A/U

39 39

40 40 Tiltag omkring styring Befordring bestilles af og leveres til flere forvaltninger og mange enheder i kommunen. En forudsætning for at realisere og fastholde væsentlige effektiviseringsgevinster er en tværkommunal koordinering og styring. I dette kapitel beskrives en række grundlæggende principper for styring af befordring samt en række praktiske tiltag, der vil styrke praksis i kommunerne. Vigtige principper En tydelig styring af befordringsområdet og den tilhørende økonomi bør baseres på en række principper: Klare og ambitiøse mål for omkostningsudviklingen Bevidsthed om nødvendigt styringsgrundlag Strategisk fastsatte serviceniveauer på tværs af ordninger Sammenhæng mellem budget, administration og visitation Løbende opfølgning Tiltag 36: Sæt klare og ambitiøse mål I gennemgangen af kommunernes erfaringer er der et tydeligt mønster. De kommuner, der har tydelige og ambitiøse mål, er også dem, der sparer mest. En væsentlig pointe er derfor at gennemføre en indledende screening/foranalyse, hvor potentialerne kortlægges. Der bør i den sammenhæng belyses gevinster fra justering af serviceniveauer/visitation såvel som bedre planlægning og udbud. Gevinster på samlet mere end 20 procent vil være muligt for de fleste ordninger (afhængigt af nuværende omkostningsniveau). Tiltag 37: Skab bevidsthed om styringsgrundlag De mest effektive kommuner har formået at skabe overblik over befordringsomkostningerne. Derudover har de kunnet nedbryde omkostningerne i antal kørsler samt turomkostninger for de enkelte ordninger. Den centrale viden handler om at forstå, i hvor høj grad omkostningerne genereres af tildeling af befordring, serviceniveau i kørslen eller driftsomkostninger. Tiltag 38: Fastsæt strategiske serviceniveauer Befordring opleves sjældent som en simpel transportopgave, men som en del af den samlede kerneydelse. Derfor bør arbejdet med effektivisering være styret af politisk fastsatte serviceniveauer, som behandles politisk undervejs. Tiltag 39: Saml budget, administration og visitation Styringen af omkostningerne bliver svær, når der ikke sikres stringens mellem budget, visitation og den daglige administration. I enkelte tilfælde kan de tre opgaver være spredt på hele tre enheder. Oprydning i disse ansvarskæder er vigtigt i etableringen af bedre styring. Tiltag 40: Lav løbende opfølgning Som på alle andre områder er det afgørende at fastholde fokus og følge op løbende. Da ansvaret for opgaverne er spredt i organisationen, vil opfølgningen også skulle involvere de relevante enheder. Mange kommuner har eller ønsker en central controllerrolle, der koordinerer og planlægger opfølgningen sammen med de decentrale enheder. Overvejelserne omkring styringen af befordring ændrer sig ikke væsentligt, selvom en kommune benytter trafikselskabet. Kommunerne har stadig ansvaret for serviceniveauer, visitation og styring af området.

41 41 Kortlægning af udgifter og potentialer BefordringsområdeT Læge og speciallæge Genoptræning Individuel handicapkørsel Skolekørsel Specialundervisning for børn Specialundervisning for unge/voksne Socialområdet: børn og unge med handicap Socialområdet: udsatte børn og unge Socialområdet: voksne med handicap Varigt nedsat funktionsevne og dagcenter Hjælpemidler Beskæftigelse og aktivering for ikke-forsikrede otaludgifter Indikativt potentiale (harmonisering til benchmark) Indikativt potentiale (harmonisering til 3 billigste) Budget N/A N/A N/A N/A Illustration 22. Eksempel på økonomisk foranalyse Foranalysen ser på alle de relevante kørselsordninger og mulige omkostningsreduktioner. Eksemplet, hvor de reelle tal er ombyttet med fiktive tal, er lånt fra et af Deloittes kommuneprojekter. Udgifter, totalt , , ,32 - Tiltag for at skabe professionel styring I det følgende gives eksempler på værdifulde tiltag for at sikre den nødvendige styring. Organisering af opgavevaretagelsen er også vigtigt for at styre området. Særligt vigtigt er det at placere visitation af borgere og budget samme sted i organisationen. Derfor bør dette kapitels tiltag ses i sammenhæng med anbefalingerne i kapitlet Organisering. Tiltag 41: Etablér tydelige budgetforudsætninger Tydelige budgetforudsætninger er grundstenen i præcis styring. Hvad angår befordring er det en god idé at udarbejde et samlet budget for hele kommunen, som er nedbrudt på de forskellige kørselsordninger (og deres bagvedliggende lovhjemler). Budgetforudsætningerne er typisk følgende: Antal borgere i ordningerne Antal kørte ture Turenes længde (gennemsnit) Pris per tur (gennemsnit) Samlet omkostningsniveau For at sikre den præcise styring i forhold til budgettets og dets forudsætninger, er kommunerne nødt til løbende at registrere omkostninger og aktiviteter efter samme skabelon. Tiltag 42: Opstil mål via foranalyse Som beskrevet tidligere kan en stor del af effektiviseringen kun realiseres gennem at planlægge og udbyde befordringen på tværs af de kommunale enheder. Samtidig er det vigtigt at opstille tydelige og ambitiøse mål fra start. Disse to pointer ligger bag anbefalingen om at gennemføre en foranalyse, der screener potentialer inden for et komplet befordringsprojekt. Med komplet menes, at alle større kørselsordninger er medtaget. Samtidig bør de væsentlige effekter, der også er gennemgående i dette katalog, inkluderes: Justering af serviceniveuaer og visitation Bedre planlægning Koordinerede udbud Samtidig vil foranalysen ofte udpege mulige organiseringsmodeller både i et projekt og i efterfølgende drift.

42 42 Tiltag 43: Opbyg styringsrapport Mange kommuner oplever, at de ikke har et tilstrækkeligt styringsgrundlag. Det mest komplette styringsgrundlag blandt de deltagende kommuner i arbejdet med dette katalog kommer fra Aalborg Kommune. Aalborg Kommunes styringsrapportering har tre fokusområder: Telefonbetjeningen, når borgerne ringer ind for at bestille kørsel Rettidigheden i den leverede kørsel Kørselsomkostningerne Derudover registreres udviklingen i omkostningerne per ordning samt omkostningsdriverne bag den samlede økonomi (jf. budgetforudsætningerne ovenfor): Antal borgere i ordningerne Antal kørte ture Turenes længde (gennemsnit) Pris per tur (gennemsnit) Ovennævnte økonominedbrydning giver gode muligheder for at overvåge både visitationspraksis (via antallet af borgere i ordningerne) og selve driftsomkostningen. For at etablere rapporteringen er det vigtigt at stille præcise krav til vognmændene eller trafikselskabet, herunder hvilke informationer de skal levere, hvor ofte og i hvilken form. Tiltag 44: Udkrystallisér relevant ledelsesinformation Ud fra de samlede styringsdata sammenstilles ledelsesinformation med få centrale nøgletal, der kan diskuteres på politisk niveau, mellem økonomiforvaltning og fagforvaltning, i fagforvaltning samt mellem kommune og leverandører/ trafikselskaber. Relevante nøgletal til ledelsesinformation kan være?? (antal borgere, antal ture, udgifter pr. borger, andel rettidige kørsler mv.) En ledelsesrapport bør derudover forholde sig til den forventede udvikling i den kommende periode samt evt. planlagte korrigerende handlinger. Illustration 23. Kvartalsrapport fra Aalborg Kommune Det samlede ark indeholder oversigt over antal opkald, rettidighed, antal ture, antal brugere, pris per tur og de samlede omkostninger per kørselsordning.

43 43 Evaluering af befordring Handlingsplan med eventuelle ændringer Budgetmål for det efterfølgende år Politisk godkendelse af budget Kvartalsrapportering Opfølgningsmøder April-maj-juni Hen over efteråret Kvartalvis Illustration 24. Forslag til årsplan for styring af befordringsområdet Processen er inspireret af idéer fra flere kommuner. Tiltag 45: Etabler styringsproces I Illustration 24 vises forslag til en styringsproces. Processen er sammensat af metoder fra flere forskellige kommuner. De relevante forvaltninger og afdelinger i kommunen bidrager i processen. Det er kørselskoordinatoren eller lederen af kørselskontoret, der driver processen. Kongstanken er at foretage en formel, men kortfattet, evaluering af befordringen. Her drøftes både kvalitet og økonomi. Det er især vigtigt at involvere forvaltningerne, hvis borgere befordres. Det vil også være relevant at inddrage vognmænd og eventuelt trafikselskabet i en dialog om status og udvikling. Hvis der skal foretages væsentlige justeringer, udarbejdes en egentlig handlingsplan. Den vil ofte handle om kvalitetsforbedringer og effektiviseringer. Handlingsplanen danner baggrund for indmelding af budgetmål. Herefter følges op kvartalsvis, hvor kørselskoordinatoren eller kørselskontoret mødes med forvaltninger m.m. Ud over den kvartalsvise opfølgning aftales også en afrapportering i direktionen (fx 1-2 gange om året). Arbejdet med større ændringer, fx forberedelse af udbud, er ikke inkluderet i den foreslåede proces. Tiltag 46: Gennemfør detaljerede stikprøvekontroller af fakturaer Deloittes konsulenter har i en række befordringsprojekter fundet markante afvigelser mellem kontraktens principper for afregning og de faktiske fakturastørrelser (op til ca. 15% for enkelte kørselsordninger og som regel i vognmandens favør). De fleste kommuner gennemfører fakturakontrol, men typisk kun på, om de kørte ture og borgere er de rigtige. Til gengæld er det meget sjældent, at man forholder sig til turenes længder og det er her afvigelserne kan findes. Afvigelserne skyldes formentligt ikke bevidst snyderi. De er formentligt snarere udtryk for, at hverken kommunerne eller vognmændene lægger ressourcer i at justere fakturabeløbet for en given rute, når antallet af borgere reduceres. Det sker f.eks. ved fraflytning, dødsfald eller afbud. Det tilsvarende problem, når en rute udvides med nye borgere, forekommer sjældnere. Derudover er det ofte tydeligt, at de kommunale medarbejdere, som kontrollerer fakturaerne ikke kender kontrakterne og de detaljerede principper for afregningen til bunds. Derved bliver det sværere og i nogle tilfælde umuligt at opfange afvigelserne.

44 44 Organisering Befordringsopgaven er organiseret forskelligt på tværs af kommunerne. Det er i den forbindelse vigtigt, at være sig bevidst om de fordele og ulemper, der er forbundet med valg af intern organisering. Dette kapitel opsamler viden om og erfaringer omkring kommunernes organisering af befordringsarbejdet. Andel kommuner med kørselskontor 77% 23% har kørselskontor har ikke kørselskontor Illustration 25. Udbredelsen af kørselskontor Kilde: Kilde: Kommunal befordring en kortlægning af praksis, KL (jan. 2013) Hvilke modeller benytter kommunerne? Der findes en lang række varianter i kommunernes organiseringsvalg. Der er derfor næppe to, der er helt identiske. Men der findes tre hovedmodeller, der præsenteres i det følgende. Fælles for de tre modeller er typisk, at budget- og visitationsansvar fastholdes i forvaltningerne. Decentral organisering I denne model varetages befordringsopgaven helt og holdent af de forvaltninger og enheder, der også varetager kerneydelsen, der befordres til. Modellen kræver ingen ledelsesindsats for at koordinere befordringsarbejdet. Til gengæld vil en kommune heller ikke kunne høste synergi ved koordinering af aktivitetstider og samkørsel, fælles udbud eller en samlet styring. Samarbejde om udvalgte opgaver Her ligger den primære administration stadig decentralt, men kommunen har udvalgt en række opgaver, hvor der samarbejdes på tværs af enheder. Det vil typisk dreje sig om: Fælles udbud Fælles turbestilling (ofte borgerservice) Koordineret opfølgning på økonomi og kvalitet Det fælles arbejde koordineres ofte af en kørselskoordinator. Kørselskontor Et kørselskontor kan defineres på mange måder, men den gængse opfattelse er en samlet administrativ enhed, der varetager følgende kerneopgaver: Forberedelse og eventuelt gennemførelse af udbud Visitation af borgere til de simple ordninger (ordninger præget af objektive kriterier og ikke en kompleks sundhedsfaglig vurdering) Turbestilling/turbookning samt ændringer fra borgere og institutioner Koordineret opfølgning på økonomi og kvalitet I takt med at kørselskontorerne opbygger kompetence, bliver de også sparringspartnere fra bestillerforvaltningerne med hensyn til visitationspraksis og serviceniveauer. I de danske kommuner, der har oprettet kørselskontorer, varierer opgaverne en del. I ovennævnte liste kan især visitationen stadig være placeret i fagforvaltningerne. KL gennemførte i efteråret en survey, der viste at 23 pct. af kommunerne har etableret et kørselskontor. Viden om den bedste model Nordjyllands Trafikselskab gennemførte i 2011 en kommune- og regionsundersøgelse, hvor de nordjyske kommuners og Region Nordjyllands organisering af befordringsområdet blev kortlagt. Ved samme lejlighed blev kommunernes og regionens administrative ressourceforbrug opgjort sammen med deres driftsomkostninger til befordring. Alle de tre ovennævnte modeller bliver brugt i Nordjylland. Analysen viste, at jo større kommune, jo større tendens til administrativ effektivisering ved at oprette et kørselskontor. Der var dog ikke stor forskel på ressourceforbruget i de tre modeller. Der var heller ikke nævneværdige forskelle i driftsomkostningerne i kommuner med samarbejde kontra kørselskontor. Til gengæld var driftsomkostningerne højere i kommuner med decentral organisering.

45 45 Fordele og ulemper ved forskellig intern organisering I tabellen nedenfor listes fordele og ulemper ved forskellige organisatoriske løsninger internt i kommunerne. Kommunens egen organisering Model Decentral organisering Samarbejde om udvalgte opgaver (ofte med kørselskoordinator) Kørselskontor Fordele Ulemper Fordele Ulemper Fordele Ulemper Værd at bemærke Kræver ingen omorganisering Effektivisering af befordringsområdet kræver samarbejde på tværs af kommunens enheder, og man går dermed glip af de fleste synergier. Derfor kan denne model ikke anbefales. Er simpel og hurtig at etablere. Ved at samle og samarbejde om udvalgte opgaver opnår man synergierne på tværs af forvaltningerne. Nærhed til fagforvaltningerne. Er afhængig af kørselskoordinatorens evner til at drive samarbejde på tværs af forvaltninger. Risiko for at fokus og styring dør ud over tid, når projektfasen er overstået. Signalerer et tydeligt organisatorisk ansvar. Ved at samle befordringsarbejdet opnår man synergierne på tværs af forvaltningerne. Giver mulighed for opbygning af kompetence. Kræver omorganisering og flytning/rekruttering af medarbejdere. Risiko for at fagforvaltninger ikke påtager sig sin del af ansvaret, fx for stramning af serviceniveuaer og visitation. Tendens til lidt større årsværksforbrug (i sammenligning med Samarbejde om udvalgte opgaver). Illustration 26. Fordele og ulemper ved de forskellige organiseringsmodeller Kommunerne kan vælge mellem tre hovedmodeller: Decentral organisering, samarbejde om udvalgte opgaver og et egentligt kørselskontor.

46 46 Illustration 27. Kørselsordningerne under trafikselskabernes Flextrafik Kommunerne kan vælge at udbyde kørslen i eget regi eller at lade trafikselskaberne stå for udbud m.m. Brug af trafikselskab Lovgivningsmæssigt varetager trafikselskaberne den individuelle handicapkørsel for kommunerne. Derudover assisterer trafikselskaberne i varierende omfang kommunerne med en række kørselsløsninger primært til: Læge og speciallæge (variabel kørsel) Genoptræning og træning (variabel kørsel) Dagcenter (rutekørsel) Skole (rutekørsel) Kørselsordninger i trafikselskabsregi kaldes Flextrafik. Det er kommunernes valg, om trafikken skal overgå til trafikselskabet. Ud over befordring af visiterede borgere tilbyder trafikselskaberne de åbne kørselsordninger, Flextur og Flexlinjer. I Illustration 27 fremgår Nordjyllands Trafikselskabs præsentation af kørselsløsningerne. Løsninger for variabel kørsel Trafikselskabernes forretningsmodel på den variable kørsel er sammensat med følgende komponenter: På baggrund af kommunernes (og regionernes) bestillinger udbyder trafikselskabet kørslen til private vognmænd. De vognmænd, der lever op til udbuddets krav (funktionelle og konditionelle), tilknyttes trafikselskabets kørselsbørs med deres indbudte timepris. Turene indmeldes fra kommunerne i et fælles planlægningssystem, der placerer turene på den billigste af de tilgængelige vogne. Ved indmeldingen sætter kommunen et specifikt serviceniveau på den enkelte borger (med hensyn til hjælp fra bolig til bil, kørestol, forsædekørsel/solokørsel m.m.). Trafikselskaberne overvåger trafikken og sikrer, at der skaffes nye biler ved større forsinkelser. Vognmandsomkostningen viderefaktureres til kommunerne. Hertil lægger trafikselskaberne et administrativt bidrag. Udbuddet er et fælles udbud for hele trafikselskabets område. Det vil sige, at biler stationeret i ét område kan trækkes over i et andet, hvis der mangler biler her. På baggrund af kørslen med visiterede borgere tilbyder trafikselskaberne også den åbne Flextur. Flextur er behovsstyret kollektiv trafik, hvor man kører fra adresse til adresse. Kommunerne kan vælge mellem forskellige niveauer af egenbetaling for borgerne. Flextur benyttes ofte som supplement til det kollektive rutenet (i områder med beskeden betjening).

47 47 Løsninger for rutekørsel Trafikselskaberne kan også assistere med rutebaseret Flextrafik. I dag er dette kun udbredt blandt de nordjyske kommuner. Derudover håndteres kørsel til de tidligere amtslige københavnske og nordsjællandske specialinstitutioner via trafikselskabet. Trafikselskaberne har i 2012 mere offensivt åbnet for at assistere andre kommuner med rutekørsel. Igen udbyder trafikselskabet på baggrund af en kommunal bestilling. Bestillingen definerer blandt andet borgergruppernes særlige behov, fx krav om samme chauffør hver dag. Ruterne med de relevante borgere lægges ind i trafikselskabets system. Systemet genererer vognmandens kørelister, samtidig med at der skabes et afregningsgrundlag i forhold til både vognmand og kommune. Også for den rutebaserede kørsel opkræver trafikselskaberne et administrationsgebyr hos kommunerne. Eksempler på fælles effektiviseringsprojekter En række nordjyske kommuner har sammen med Nordjyllands Trafikselskab gennemført effektiviseringsprojekter (kaldet koordinationsprojekter). Projekterne har haft afsæt i omlægninger af den kollektive trafik. Som nævnt i kapitlet om Planlægning har man afdækket hvilke kørselsbehov, man vil betjene med åbne ruter og hvilke, man ville varetage som lukket kørsel med visiterede borgere. I projekterne har man arbejdet med justering af aktivitetstider og konkret ruteplanlægning. Lolland Kommune har i samarbejde med Movia gennemført et tilsvarende stykke arbejde. Dag til dag-ændringerne i kørslen kommunikeres mellem kommunens institutioner og vognmanden uden trafikselskabets indblanding.

48 48 Bilag A. Oversigt over elektroniske bilag I nedenstående tabel fremgår de dokumenter, der indgår i den elektroniske bilagssamling bag effektiviseringskataloget. Dokumenterne kan downloades på Tema Serviceniveau og visitation Nummer 1A-1D 2A-2B Bilag Kvalitetsstandarder for læge- og genoptræningskørsel i Odsherred Kommune mv. samt brev til borgerne om nyt serviceniveau Kvalitetsstande for individuel handicapkørsel i Varde Kommune samt ansøgningsskema til læge og speciallægekørsel og individuel handicapkørsel 3 Klagesag fra statsamtet omkring Herning Kommunes brug af opsamlingssteder i forbindelse med kørsel af skolebørn 4 Jammerbugt Kommunes hjemmeside med overblik over serviceniveauet i alle kørselsordninger: 5 Jammerbugt Kommunes visitationsskema til befordring til specialundervisning Tiltag for at planlægge kørsel Tiltag omkring konkurrenceudsættelse 6A-6C Udbudsmateriale fra Skive Kommune hvori der er præplanlagte ruter 7 Trafikstyrelsens svar til KL om kommunernes muligheder for at blande borgergrupper i kørslerne 8 Vejledning fra udbudsportalen.dk om befordring: 9 Varde Kommunes markedsanalyse 10A-10I 11A-11J 12A-12G Udbudsmateriale fra Varde Kommune Udbudsmateriale fra Næstved kommune Udvalgte dele af Udbudsmateriale fra København Kommunes Tiltag omkring styring 13 Notat om evaluering af det gennemførte udbud ud fra kørselsafvikling

49 49 Bilag B. Overblik over ordninger Ordning Almen skolekørsel Specialundervisning for børn Befordring af handicap pede børn til dag- og klubtilbud mv. Befordring til læge og speciallæge Befordring til genoptræning Primær Befordringstype Omkostninger på Lovgrundlag målgruppe landsplan (2009) (bemærk: skal- og kan-ordninger) Skolebørn Rutekørsel Cirka 435 mio. kr. årligt Almindelig skolekørsel, jf. folkeskolelovens 26 og godtgørelse samt 1-6 i tilhørende bekendtgørelse nr. 25 (1995) [skal] Midlertidigt syge og tilskadekomne mv., jf. folkeskolelovens 26 samt 7-8 i tilhørende bekendtgørelse nr. 25 (1995) [skal] Anden befordring på skoleområdet, jf. folkeskolelovens 26 samt 13 i tilhørende bekendtgørelse nr. 25 (1995) [kan] Skolebørn Rutekørsel Cirka 920 mio. kr. årligt Lovgrundlag: specialundervisning, jf. folkeskolelovens 26 og godtgørelse samt 9-12 i tilhørende bekendtgørelse nr. 25 (1995) [skal] Børn med Rutekørsel Cirka 105 mio. kr. årligt Særlige dagtilbud mv., jf. servicelovens 32 [skal] handicap og godtgørelse Særlige klubtilbud, jf. servicelovens 36 [skal] Handicapledsagelse til årige, jf. servicelovens 45 samt tilhørende bekendtgørelse nr. 235 (2012) [kan] Pensionister Variabel kørsel Cirka 125 mio. kr. årligt Almenpraktiserende læge, jf. sundhedslovens 170, stk. 1 og godtgørelser samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) [skal] Praktiserende speciallæge, jf. sundhedslovens 170, stk. 2 samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) [skal] Akut skadesbehandling hos almenpraktiserende læge eller speciallæge, jf. sundhedslovens 170, stk. 3 samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) [skal] Ledsagelse, jf. sundhedslovens 173, stk. 3 samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) [skal] Pensionister Variabel kørsel, Cirka 100 mio. kr. årligt Genoptræning efter udskrivning, jf. sundhedslovens 172 rutekørsel og samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) almen [skal] godtgørelser Genoptræning efter udskrivning, jf. sundhedslovens 172 samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) specialiseret [skal] Ledsagelse, jf. sundhedslovens 173, stk. 3 samt tilhørende bekendtgørelse nr (2009) [skal]

50 50 Ordning Dagcenterkørsel Individuel handicapkørsel Befordring af handicappede voksne til beskyttet beskæftigelse og aktivitets- og samværstilbud mv. Beskæftigelse og aktivering for ikke-forsikrede Primær Befordringstype Omkostninger på Lovgrundlag målgruppe landsplan (2009) (bemærk: skal- og kan-ordninger) Pensionister Rutekørsel Cirka 300 mio. kr. årligt Generelle tilbud med aktiverende eller forebyggende sigte, og godtgørelser jf. servicelovens 79, stk. 1 [kan] Vedligeholdende træning, jf. servicelovens 86, stk. 2 [kan] Pensionister Variabel kørsel Cirka 220 mio. kr. årligt Individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede voksne, jf. 11 i lov om trafikselskaber [skal] Voksne med Rutekørsel Cirka 240 mio. kr. årligt Beskyttet beskæftigelse, jf. servicelovens 103 og 105 handicap og godtgørelse samt tilhørende bekendtgørelse nr. 483 (2011) [skal] Aktivitets- og samværstilbud, jf. servicelovens 104 og 105 samt tilhørende bekendtgørelse nr. 483 (2011) [skal] Handicapledsagelse til årige, jf. servicelovens 45 samt tilhørende bekendtgørelse nr. 235 (2012) [kan] Ledige på Godtgørelse Cirka 170 mio. kr. årligt Økonomisk støtte til arbejdssøgende, jf. 7 i lov om en aktiv kontanthjælp beskæftigelsesindsats samt 27 i tilhørende bekendtgørelse nr. 835 (2012) [kan] Dagpengemodtagere m.fl. (herunder sygedagpengemodtagere), der del tager i vejledning/opkvalificering, virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud i offentlige virksomheder, jf. 82 i lov om en aktiv beskæftigel sesindsats [skal] Personer med varige begrænsninger i arbejdsevnen mv., der deltager i vejledning/opkvalificering og virksomhedspraktik, jf. 82 i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats [skal] Kontanthjælpsmodtagere, der deltager i vejledning/opkvalificering og virksomhedspraktik, jf. 83 i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats [kan]

51 51

52 52 Yderligere information findes på Kontakt Chefkonsulent Peter Østergaard på telefon eller på mail: KL Økonomisk Sekretariat Weidekampsgade 10 DK-2300 København S Telefon: