Pakkepriser i Eftermarkedsportalen. Brugervejledning

Transkript

1 Pakkepriser i Eftermarkedsportalen Brugervejledning 1

2 Indhold Brugervejledning - Pakkepriser... 3 Forhandlerindstillinger... 3 Egne reservedele... 3 Oversigt over væsketyper, der skal opdateres med reservedelsnumre i Egne reservedele :... 3 Olie- PC... 4 Foretrukken ordretype... 4 Lejebiler... 4 Brugerindstillinger... 5 Tilbudsoversigten... 6 Opret nyt tilbud... 6 Søg kunde / Bil... 6 Søg kunde / Bil... 7 Tilføj pakker til tilbuddet... 8 Tilføj arbejdspositioner, reservedele og AZ tid manuelt til tilbuddet... 8 Tilføj arbejdsposition... 9 Tilføj reservedel... 9 Tilføj AZ tid Miljøomkostninger og Diverse Materialer Indsæt Lejebil Sådan virker tilbudsbilledet (arbejdsbilledet) Rabat Gem tilbud Overførsel af tilbud til ordre Overførsel til ordre Kendt kunde Overførsel til ordre Ukendt kunde Automatisk oprettelse af reservedelsnumre på lageret Eksempel på ordre oprettet fra tilbud Vis tilbudslinjer (fra tilbudsoversigten) Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT

3 Brugervejledning - Pakkepriser Pakkepriser er nu tilgængelige i Eftermarkedsportalen for Volkswagen, Audi, SEAT og Skoda og gør det muligt at: - Oprette tilbud og starte din ordreproces baseret på pakkepriser (PPS) - Tilføje ekstra indhold til tilbuddet i form af arbejdspositioner, reservedele, AZ tid (Lønart 2) og fastpris på arbejde (lønart 8) - Sende tilbud på mail til kunde med tilbud vedhæftet som PDF fil. - Konvertere tilbud til en værkstedsordre. Forhandlerindstillinger Under forhandlerindstillinger redigeres foretrukken ordretype, der skal benyttes ved oprettelse af værkstedsordre fra tilbud, reservedelsnumre til væsker, samt reservedelsnumre til lejebiler. Forhandlerindstillinger redigeres ved at klikke på blyant i cirkel i tilbudsoversigten. Egne reservedele Nogle pakker i tilbudsmodulet indeholder væsker som f.eks. olie, bremsevæske og kølervæske. Gældende for disse er, at de reservedelsnumre, der skal benyttes, er forhandlerspecifikke, og derfor ikke kendt af fabrikken. Det betyder, at reservedelsnumre for olie, bremsevæske og kølervæske skal oprettes i egne reservedele under delte indstillinger på tilbudsoversigten (Blyant med cirkel). Bemærk dette skal gøre per mærke! Oversigt over væsketyper, der skal opdateres med reservedelsnumre i Egne reservedele : Bremsevæske 3

4 Kampagnemotorolie (benzin/diesel) Kampagnemotorolie PD Kampagnemotorolie / Kampagnemotorolie / Motorolie (benzin) Motorolie (diesel) Motorolie (diesel) PD VW Motorolie SAE 75 W90 Motorolie SAE 90/5 W90 Motorolie VW / Motorolie VW Motorolie VW / Motorolie VW Kølervæske Olie- PC Ud fra hvert af ovenstående reservedelsnumre, er det muligt at markere Olie- PC. Markeres et reservedelsnummer med Olie- PC markering, vil reservedelsnummeret ikke blive overført til KT15 i forbindelse med overførsel af et tilbud til en værkstedsordre. Foretrukken ordretype Tilbud oprettes uafhængigt af værkstedsordrer. I forbindelse med overførsel at tilbud til værkstedsordrer er det muligt at vælge hvilken ordretype, der default skal benyttes ved oprettelse af værkstedsordrer fra tilbudsmodulet. Ved opstart vil ordretypen som standard være valgt til type 6 proforma ordre. Lejebiler Lejebiler oprettes ved at klikke på det grønne plus ikon og derefter indtaste et reservedelsnummer og gemme. Løsningen forudsætter at lageret opretter reservedele for lejebiler i KT22. Reservedelene skal oprettes som reservedelsnumre uden beholdning. 4

5 Eksempel på udlejningsbil oprettet i KT22 Brugerindstillinger Brugerindstillinger redigeres ved at klikke på Blyanten (Tilpas) på tilbudssiden. Her er det muligt at angive, hvor mange rækker (tilbud), der skal vises pr. side i tilbudsoversigten. Derudover er det muligt at indtaste og gemme det lønnummer, der skal gemmes på tilbuddet, samt hvilken afdeling, tilbuddet skal oprettes under. 5

6 Tilbudsoversigten Tilbudsoversigten viser alle tilbud, der er oprettet, inden for seneste 3 måneder. Det betyder samtidigt at alle tilbud, der er ældre end 3 måneder, automatisk slettes. Fra tilbudsoversigten findes følgende muligheder: 1. Rediger tilbud (Klik på tilbudsnummeret for åbne og redigere tilbuddet) 2. Print tilbud (klik på printer ikonet for at udskrive tilbuddet) 3. Send tilbud (Klik på mail ikon for at oprette en e- mail med tilbuddet til kunden) 4. Vis tilbudslinjer (Klik på Vis tilbudslinjer for at se indholdet på tilbuddet, uden at åbne det) 5. Overfør til ordre (klik på Overfør til ordre ikonet for at overføre tilbuddet til en ordre) Derudover kan tilbud søges frem efter lønnummer, oprettelsesdato, kundenavn og registreringsnummer ved at benytte Søgefunktionen. Opret nyt tilbud For at oprette et nyt tilbud, klikkes først på Opret knappen. Søg kunde / Bil For at oprette et nyt tilbud og tilføje pakker, skal der først tilføjes en bil til tilbuddet. Dette gøres på samme måde, som ved oprettelse af en værkstedsordre, hvor bilen kan søges frem på registreringsnummer eller stelnummer og/eller ved at søge en kunde, som har tilknyttet en bil. Når bil og kunde er fundet, vises et udsnit af kunde- og bildata øverst på tilbudssiden og der bliver tjekket for aktioner på bilen. Hvis kun bilen findes frem ved søgning, vil kundeoplysninger ikke blive vist, før de tilføjes til tilbuddet. Skulle kunden være ukendt i KUK, kan tilbuddet oprettes på to måder: 1. Kunden søges frem ved telefonnummer og/eller navn. Findes kunden ikke, kan kunden oprettes på samme måde, som ved oprettelse af ny kunde på en værkstedsordre. 6

7 2. Kunden kan indtastes direkte på tilbuddet med navn, e- mail og telefon. Herefter kan tilbuddet oprettes og sendes til kunden. Skal tilbuddet overføres til en ordre, skal kunden oprettes senere på værkstedsordre, side 1. Søg kunde / Bil Når bilen er søgt frem, vises bilens oplysninger (mærke, model, 1. registrering, stelnummer, Motorkoder, Gearkassetype og sidste KM stand) I indtastningsfeltet til KM stand, vil indtastede KM blive gemt, og senere overført til værkstedsordren, hvis tilbuddet overføres. Sygejournal Sygejournalen viser seneste to reparationer. Ved mouse over vises udvidede sygejournal oplysninger og knappen Vis alle åbner siden med hele bilens sygejournal. Serviceaftaler og Udvidet garanti Hvis der er udvidet garanti, vises kun denne information i feltet Service og garanti. Det samme gælder for serviceaftaler. Har bilen både udvidet garanti og en serviceaftale, vises begge informationer. 7

8 Har bilen udvidet garanti eller er der registreret en serviceaftale vises denne i et separat felt under bilen: Tilføj pakker til tilbuddet For at tilføje pakker, arbejde og reservedele til tilbuddet, vælges menupunktet Arbejde & Dele I midterste kolonne vises de pakker, som er tilgængelige via fabrikkens PPS system. Pakker tilføjes til tilbuddet, som vises i tredje kolonne ved at klikke på den pakke, der skal overføres til tilbuddet. Bemærk: Alle pakker leveres og vedligeholdes fra fabrikken. Det betyder at tilbudsmodulet kun kan vise og tilbyde de pakkepriser, fabrikken stiller til rådighed. Tilføj arbejdspositioner, reservedele og AZ tid manuelt til tilbuddet For at tilføje arbejdspositioner, reservedele og AZ tid manuelt, klikkes på knappen Tilføj Linje Herefter åbner en pop- up, hvor arbejde og dele kan søges og indsættes: 8

9 Tilføj arbejdsposition Arbejdspositioner tilføjes enten ved at indtaste hele nummeret eller ved at benytte søgefunktionen, hvor der kan søges på grupper og efterfølgende, fra en liste, vælge den arbejdsposition, der skal tilføjes. Bemærk at tider vises i timer og minutter. Tilføj reservedel Reservedele tilføjes ved at søge reservedelen frem på enten beskrivelse eller reservedelsnummer. 9

10 Er reservedelen ikke på lager, vises et gult advarselsikon under beholdningskolonnen i søgeresultatet. For at indsætte en reservedel, skal der klikkes på den reservedelslinje, som skal tilføjes til tilbuddet. Tilføj AZ tid AZ tid kan tilføjes tilbuddet, enten som Lønart 2 eller som fastpris. Vælges Lønart 2, skal følgende indtastes for at indsætte AZ tid: Tekst Konteringsart (default sat op til 1 Mekanisk arbejde, men kan ændres) Tid (format: timer og minutter) Vælges fastpris skal følgende indtastes: Tekst Konteringsart (default sat op til 1 Mekanisk arbejde, men kan ændres) Pris 10

11 Miljøomkostninger og Diverse Materialer Miljøomkostninger og Diverse Materialer bliver som standard beregnet på tilbuddet, med mindre kundens opsætning i KUK er indstillet til ikke at betale for disse omkostninger. Har kunden Nej til Miljøomkostninger og Diverse materialer, kan indstillingen overskrives på tilbuddet. Beregning af miljøomkostninger og diverse materialer kan slåes fra og til øverst over tilbudsindholdet Indsæt Lejebil For at indsætte en lejebil (oprettet under forhandlerindstillinger), vælges menupunktet Lejebil. Vælges menupunktet, vises der en oversigt over oprettede lejebiler. Klik på den lejebil, som skal med på tilbuddet, hvorefter den tilføjes som ny linje. Skal kunden have pris på flere dage, kan der rettes på antal i tilbudskolonnen (tredje kolonne). Bemærk at fordi lejebilen er oprettet som en reservedel uden beholdning, vil antal altid blive vist som om lejebilen ikke er på lager. 11

12 Sådan virker tilbudsbilledet (arbejdsbilledet) Rabat På tilbuddet er det muligt at tildele rabat, både på en hel pakke og på enkelte tilbudslinjer. Regler for rabatgivning styres enten af kundens rabatkode eller af brugerens rettigheder i KT12 og K15. Tilbud uden kendt kunde Er kunden ikke kendt i KUK, beregnes priser som standard uden rabat. Hvis brugeren har rettighed til at give rabat, enten på løn eller dele eller begge, er der mulighed for det. Det styres i brugerens opsætning i ZT19. Tilbud til kunder med rabatkode Er kunden kendt i KUK, er det kundens rabatkode, der afgører om tilbuddet beregnes med rabat. Det er altid muligt at ændre evt. beregnet rabat til en højere rabat eller helt til 0,00. Ændres rabatten til en højere rabat, styres dette jf. brugerens rettigheder i KT12 og KT15. Gem tilbud Når alt arbejde er tilføjet til tilbuddet, kan tilbuddet afsluttes med følgende muligheder: - Annuller - Opret (Gemmer tilbuddet) 12

13 - Opret og send (Gemmer tilbuddet og opretter en e- mail med tilbuddet vedhæftet som pdf) - Opret og print (Gemmer tilbuddet og opretter en tilbuds pdf der kan udskrives) - Opret og opret ordre (gemmer tilbuddet og overfør tilbuddet til en værkstedsordre) Overførsel af tilbud til ordre Vælges funktionen Overfør til ordre, enten fra tilbuddet eller fra tilbudsoversigten, vil der automatisk blive oprettet en ordre med udgangspunkt i de oplysninger, som er valgt og indtaste på tilbuddet. Overførsel til ordre Kendt kunde Hvis kunden på tilbuddet er kendt i KUK, vil værkstedsordre side 1 automatisk blive udfyldt med både kunde og bil. Herefter opdateres kundeanke og spørgeramme på værkstedsordre side 2 og ordren kan oprettes og gemmes. Ved overførsel til en ordre, opdateres KT12 og KT15 med arbejde og dele (undtagen reservedele markeret med Olie- PC). Overførsel til ordre Ukendt kunde Er tilbuddet oprettet uden en kunde fra KUK, vil kundeoplysninger automatisk blive tilføjet Søg kunde på værkstedsordre side 1. Herfra kan kunden oprettes og der kan arbejdes videre med ordren. Automatisk oprettelse af reservedelsnumre på lageret Findes der ukendte reservedelsnumre på en eller flere pakker på et tilbud, der overføres til en ordre, oprettes disse automatisk på forhandlerlageret hermed spares reservedelsmedarbejderen for at oprette hvert nummer fra KT15. 13

14 Eksempel på ordre oprettet fra tilbud Vis tilbudslinjer (fra tilbudsoversigten) Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT12 14

15 Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT15 BEMÆRK: Reservedele, som ikke er kendt på lageret, oprettes automatisk 15