Nye funktioner i AutoCore Service

Transkript

1 Nye funktioner i AutoCore Service Release Mandag d. 30. januar AutoCore Eftermarked skifter navn til AutoCore Service - Fakturagrundlag til forsikring (Oprettelse af forsikringslinjer som KT09) - Samling af ordrelinjer som (fastpris) pakker - Tilføjelse af Servicekoder til leasingordrer (KT76) I PILOT (Forventes frigivet fra pilot 10/2) - Tilføjelse af Servicekoder til leasingordrer (Scalepoint) I PILOT (Forventes frigivet fra pilot 10/2) - Integration til Euromobil - Reservation af lejebil fra Bookinger I PILOT (Forventes frigivet fra pilot 10/2) - Nyt udvidet PDF prisoverslag med km-stand, arbejdspositionsnumre, reservedelsnumre og rabatprocenter. - Ny funktion til visning af ordrehistorik - Ny visning hvis ordre er låst af anden bruger i AutoCore skærmbilleder - Ændring af ordretype på værkstedsordre fra ekstern ordre til intern ordre - Visning om kunde har debitorkonto i søgeresultat fra kundesøgning - Oprettelse af værkstedsordrer med kommisionsnummer - Opdatering af PDF arbejdskort med Bilfarve og ankomst / afhentningsdato - Visning om ordre er oprettet fra webbooking 1

2 Indhold AutoCore Eftermarked skifter navn til AutoCore Service... 3 Fakturagrundlag til Forsikring... 3 Samling af flere ordrelinje som fastpris-pakke... 4 Servicekoder til Leasing (KT76: Nordania, NF Fleet, ALD)... 6 Tilføjelse af Servicekoder til (KT76) ordre:... 6 Automatisk oprettelse af Servicekoder på Leasing ordrer til Nordania... 7 Leasingordrer (KT76+Scalepoint) låses for redigering i KT12, KT16, KT17 og skal faktureres fra Værkstedsordre i AutoCore Service... 7 Servicekoder Leasing (Scalepoint/Leaseplan, Alm. Brand, Fleggaard, Jyske Finans)... 8 Ordre mangler godkendelse i Scalepoint... 8 Ordre afventer godkendelse i Scalepoint... 8 Ordre godkendt i Scalepoint... 9 Listeside til visning af godkendelsesstatus fra Scalepoint... 9 Reservation af lejebil i Euromobil (Pilot) Indstillinger til Euromobil Reservation af lejebil fra Booking Visning af Euromobil reservation på bookinger Visning af reservationer oprettet fra AutoCore Service i Euromobil Ny funktion til visning af ordrehistorik Eksempel: Visning af Ordrehistorik Udvidet PDF Prisoverslag til Leasing / Serviceaftaler Eksempel på udvidet tilbud Visning om kunde har debitorkonto i søgeresultat på kundesøgning Ændring af ordretype på værkstedsordre fra ekstern ordre til intern ordre Oprettelse af værkstedsordrer med kommisionsnummer Visning hvis ordre er låst af anden bruger i AutoCore skærmbilleder Rettelser til PDF arbejdskort Visning om ordre/booking er oprettet fra forhandlerhjemmeside / webbooking

3 AutoCore Eftermarked skifter navn til AutoCore Service Eftersom Eftermarked er blevet omdøbt til Servicemarked i organisationen pr. 1. januar 2017 er navngivning i AutoCore Portalen også opdateret. Fremover vil AutoCore Eftermarked blive kaldt for AutoCore Service Fakturagrundlag til Forsikring KT09 funktionen er nu flyttet til AutoCore Service og det er nu muligt at behandle forsikringsordrer og oprette F-linjer (fakturalinjer til forsikring). For at oprette F-linjer skal ordren være markeret med Forsikring i ordreindhold og på værkstedsordre side 3 vises knap Forsikring som du skal klikke på for at indtaste aftalt fakturapris på løn og dele fra forsikringsselskabet. Funktionen til at oprette F-linjer virker efter samme regler som KT09 hvor det f.eks. er muligt at dele lønomkostninger mellem to lønnumre ved at oprette en ekstra F-linje. 3

4 Ved klik på Forsikringsknappen åbnes funktion til at oprette fakturagrundlaget til forsikringsselskabet (Flinjer). Ved klik på Gem & Luk oprettes F-linjer på værkstedsordre side 3 og ordren er klar til fakturering til forsikringsselskabet. Samling af flere ordrelinje som fastpris-pakke Det er nu muligt at gruppere ordrelinjer som pakker med beregnet eller fastpris. Funktionen kan f.eks. benyttes til at fakturere dele af ordren til en fast pris eller til at gruppere arbejde og reservedele med en overskrift. Funktionen vælges fra Rediger ordrelinjer knappen på værkstedsordre side 3. Marker først ordrelinjer som skal grupperes som pakke og klik derefter på Rediger ordrelinjer 4

5 Herefter åbnes pop-up dialog hvor overskrift til pakken og evt. fastpris indtastes. Klik Gem for at oprette grupperingen. Ordrelinjerne er nu samlet i en pakke på værkstedsordre side 3 og på fakturaen. Gruppering og visning af ordrelinjer som pakke, kan fjernes hvis man ikke ønsker det, eller hvis man skal ændre i indholdet af grupperingen. Dette gøres ved at redigere pakkeoverskriften og vælge Ophæv Gruppering. 5

6 Servicekoder til Leasing (KT76: Nordania, NF Fleet, ALD) Ved fakturering af ordrer til leasingselskaber som benytter KT76 har man hidtil skulle tilføje og godkende Servicekoder i KT76 efter ordren er faktureret. Dette er nu ændret så Servicekoder fremover skal indtastes inden ordren faktureres. Servicekoderne bliver herefter automatisk opdateret og godkendt i KT76 ved fakturering af ordren. Det betyder også at ordren ikke kan faktureres, hvis Servicekoder ikke er udfyldt. På ordrer hvor der skal udfyldes Servicekoder vises ny knap Servicekoder som åbner pop-up dialog, hvor Servicekoder kan opdateres på ordren. Mangler ordren at få tilføjet Servicekoder - vil knappen være rød: Når Servicekoder er udfyldt og ordren kan faktureres - vil knappen være grøn: Tilføjelse af Servicekoder til (KT76) ordre: For at tilføje Servicekoder til en ordre skal man åbne Tilføj Servicekoder pop-up dialogen. 6

7 Automatisk oprettelse af Servicekoder på Leasing ordrer til Nordania Servicekoder på Nordania ordrer vil fremover automatisk blive tilføjet til ordrelinjer på værkstedsordrer i AutoCore Service. Nordania s Servicekoder er parret op mod arbejdspositionskataloget og bliver tilføjet automatisk. Andre koder som ikke er parret mod en specifik arbejdsposition får automatisk Servicekode 540. Funktionalitet til at tilføje Servicekoder på værkstedsordrer til Leasingselskaber som benytter KT76 vil være i pilot frem til 10/2. Leasingordrer (KT76+Scalepoint) låses for redigering i KT12, KT16, KT17 og skal faktureres fra Værkstedsordre i AutoCore Service I forbindelse med at Servicekoder nu skal tilføjes til værkstedsordren før den faktureres i AutoCore Service, og ikke som i KT17 efter fakturering, ændres programmerne. Det betyder at KT12, KT16 og KT17 ikke længere kan benyttes på værkstedsordrer som har været forbi værkstedsordre side 3 Ordrelinjer. Det betyder at når ordren først har været forbi værkstedsordre side 3 Ordrelinjer, så vil det ikke længere være muligt at fakturere ordren i KT17 og/eller at tilføje arbejdspositioner og kommentarerer i KT12. Det vil dog fortsat være muligt at tilføje reservedele til ordren i KT15. Samme regler gælder for Leasing ordrer godkendt via Scalepoint. 7

8 Servicekoder Leasing (Scalepoint/Leaseplan, Alm. Brand, Fleggaard, Jyske Finans) Servicekoder som skal godkendes via Scalepoint udfyldes på samme måde som beskrevet ovenfor i afsnit Servicekoder til KT76. Ligesom eksisterende funktion i KT56 skal ordrer til bl.a. Leaseplan, Fleggaard og Alm. Brand godkendes i Scalepoint inden arbejde må påbegyndes på ordren. Ordre mangler godkendelse i Scalepoint Tilføj Servicekoder knap er rød når ordren ikke er godkendt i Scalepoint og når: - Ordre endnu ikke er afsendt til Scalepoint - Der er tilføjet yderligere ordrelinjer til ordren efter en evt. godkendelse i Scalepoint - Ordren er afvist i Scalepoint Ordre afventer godkendelse i Scalepoint Tilføj Servicekoder knap viser Afventer godkendelse (Knappen er gul) når ordre er afsendt til Scalepoint, men svar ikke modtaget. F.eks. hvis ordren er sendt til manuel godkendelse. 8

9 Ordre godkendt i Scalepoint Tilføj Servicekoder knap er grøn når ordren er godkendt i Scalepoint. Når knappen er grøn kan ordren faktureres. Listeside til visning af godkendelsesstatus fra Scalepoint På værkstedsordre listesiden vises nu en ny filtreringsmulighed til visning af åbne ordrer med en Scalepoint status. Filtreringsmuligheden vælges ved at klikke på drop-down ud for Vis og vælg Ordrer med Scalepoint Status. Funktionalitet til at tilføje Servicekoder på værkstedsordrer til Leasingselskaber som benytter Scalepoint løsningen vil være i pilot frem til 10/2. 9

10 Reservation af lejebil i Euromobil (Pilot) Det er nu muligt at oprette reservationer i Euromobil i forbindelse med booking af kunde på værkstedet, uden at skulle åbne Euromobil hjemmesiden. Integrationen er sponsoreret af VASS-POINT og vil gøre det endnu lettere, at reservere lejebiler til kunder i forbindelse med værkstedsbesøg. Integrationen dækker kun over reservation af lejebiler oprettelse af kontrakter og fakturering skal som hidtil foretages på Euromobil hjemmesiden. Funktionen vil i første omgang afprøves hos enkelte pilotforhandlere og forventes tilgængelig for alle Euromobil brugere i løbet februar måned. Indstillinger til Euromobil For at kunne oprette reservationer i Euromobil fra AutoCore Service, skal der først oprettes få indstillinger som skal gøre det muligt, at søge ledige udlejningsbiler og oprette reservationer. Dette gøres i menupunktet Forhandlerindstillinger under Fællesdata. Her skal vælges Euromobil indstillinger, følgende oplysninger skal opdateres: 1) Euromobil forretnings/licensnr. (F.eks AA) 2) Euromobil afdelinger (F.eks. 0001, 0002 osv.) 3) Tilknytning af Euromobil afdeling og VFT afdeling (Bruges til at fremsøge biler automatisk ud fra den VFT afdeling hvor værkstedsordren er oprettet. Ovenstående oplysninger skal være oprettet før det er muligt, at oprette reservationer i Euromobil fra Bookinger i AutoCore Service. I denne version er det ikke muligt at vise oprettede tariffer/priser og forsikringsmuligheder. Derfor er der oprettet mulighed for at oprettes disse som tekstlinjer, som kan oprettes som interne noter på reservationen i Euromobil. Dette gøres i Opret udlejningspriser og Opret forsikringspriser/selvrisiko). 10

11 Reservation af lejebil fra Booking For at reservere udlejningsbiler i Euromobil skal der først vælges Lejebil i drop-down menuen Transport. Herefter vises knap til Opret reservation i Euromobil. Ved klik på Opret reservation i Euromobil åbnes ny side hvor reservation kan oprettes. Her vises information om bookingen ligesom det er muligt at søge udlejningsbiler og oprette reservation. Se yderligere beskrivelser på efterfølgende side. 11

12 1) Booking og ordreoplysninger. Her vises: - Kunde/Fakturamodtager på ordre - Kontaktoplysninger til ordre / CSS - Aftalt ankomst og afhentningstidspunkt med kunden fra booking - Oplysninger om evt. serviceaftale - Visning af evt. kundenoter 2) Søgning efter ledige udlejningsbiler - Mulighed for at vælge periodestart tidspunkt (skal være udfyldt for at kunne søge) - Mulighed for at vælge periodeslut tidspunkt (skal være udfyldt for at kunne søge) - Søgeknap (vil vises med rød såfremt ny søgning er nødvendig for at kunne reservere en bil) 3) Valg af fakturamodtager og chauffør til reservationen - Vælg Fakturamodtager ud fra valgt fakturamodtager på ordre og evt. kunde/vogn relationer - Vælg Chauffør ud fra valgt fakturamodtager på ordre, evt. kunde/vogn relationer og kontakt på ordre - Vælg at tilføj evt. intern note om Lejepris - Vælg at tilføj evt. intern note om egendækning - Vælg at tilføj evt. intern note om lejebil er fleksibel (ja/nej) - Vælg at tilføje evt. noter til kontrakten. 4) Ledige udlejningsbiler søges frem og vises ud fra ordrens VFT afdeling og tilknyttet Euromobil afdeling 5) Ved klik på Opret oprettes reservation og der returneres til bookingen. Ved klik på Annuller oprettes reservationen ikke og der returneres til bookingen. OBS: Reservationer oprettet fra AutoCore service er default udfyldt med: - Vogn ikke fleksibel - Forsikring: Ingen frikøb af egendækning - Tarif: 1-3 dage inkl. 100 km Benyt derfor interne noter så udlejningsansvarlig får information om fakturering og om vogn evt. må flyttes. Visning af Euromobil reservation på bookinger Når reservation er oprettet vises information herom på bookingsiden. 12

13 På Euromobil informationen vises følgende oplysninger fra reservationen: - Reservationsnummer i Euromobil - Startdato og tidspunkt for reservationen - Slutdato og tidspunkt for reservationen - Status (Reservation eller Lejekontrakt) - Bilgruppe (valgt lejebils bilgruppe f.eks. A, B, C, D E) - Registreringsnummer fra valgt lejebil Denne oplysning gemmes på oprettelsestidspunkt for lejebilen og tager ikke højde for evt. ændringer i Euromobil Derudover vises knap til at slette reservationen. - Aflyser kunden sin tid på værkstedet skal Euromobil reservationen slettes før booking kan slettes - Ændrer kunden dato for sit værkstedsbesøg skal reservation slettes og oprettes igen på den nye dato hvor kunden kommer. - Har reservationen ændret status til Lejekontrakt skal reservationen slettes direkte i Euromobil. Visning af reservationer oprettet fra AutoCore Service i Euromobil Reservationer oprettet fra AutoCore Service genkendes i oversigten vogndisposition som oprettet med blå og grøn farve (Reserveret fra Serviceportalen) Holdes musen over en reservation vises følgende oplysninger fra bookingen: - Ordrenummer / Telefonnummer - Intern note om valgt tarif - Intern note om valgt egendækning - Intern note om vogn er fleksibel Funktionalitet til at oprette reservationer på lejebiler i Euromobil vil være i pilot frem til 10/2. 13

14 Ny funktion til visning af ordrehistorik Ordrehistorik er en helt ny funktion der opsamler tilføjelser og ændringer på værkstedsordrer og bookinger fra AutoCore Service. Historikken viser blandt andet: - Information om oprettelse af ordre - Information om tilføjelse og sletning af ordrelinjer - Information om ændring af antal på reservedele - Information om ændring af priser på reservedele - Information om ændring af rabatkode på ordre og tilføjelse af rabat på enkelte ordrelinjer - Oprettelse af booking - Tilføjelse og sletning af ressourcer fra ordrer og meget mere. Ordrehistorikken registrerer kun ændringer på værkstedsordrer, såfremt de registreres via værkstedsordren og bookingen i AutoCore Service. Ændringer fra f.eks. KT12 og KT15 registreres ikke i ordrehistorikken. Ordrehistorikken vises ved at klikke på knappen Ordrehistorik på værkstedsordre side 3. Eksempel: Visning af Ordrehistorik 14

15 Udvidet PDF Prisoverslag til Leasing / Serviceaftaler For bl.a. at understøtte prisoverslag som sendes til godkendelse af f.eks. serviceaftaler ved Skandinavisk Motor Co. eller ved afsendelse af tilbud til leasingselskaber, er der oprettet en ny tilbudsskabelon som viser udvidet information, bl.a.: - Reservedelsnumre - Arbejdspositionsnumre - Rabatprocent Funktionen vælges fra Tilbud PDF og oprettes eller sendes ved at vælge Udvidet Tilbud Eksempel på udvidet tilbud 15

16 Visning om kunde har debitorkonto i søgeresultat på kundesøgning I søgeresultatet ved kundesøgning er der tilføjet en ny kolonne Konto. Her vises et ikon hvis kunden har en til flere konti. Holdes musen over ikonet vises hvilke konto typer som er oprettet (V eller K) samt saldo og kredit max. Ændring af ordretype på værkstedsordre fra ekstern ordre til intern ordre Det er nu muligt at ændre ordretype fra ekstern til intern ordre på værkstedsordrer. 1) Vælg intern ordretype 2) Indtast finanskonto eller vognkort og vælg efterfølgende SPEC kode. 3) Klik Gem for at opdatere ordren med ny ordretype. 16

17 Oprettelse af værkstedsordrer med kommisionsnummer Værkstedsordrer kan nu oprettes med kommissionsnummer (f.eks. >>>>123456) på interne ordrer til klargøring og til montering af forhandlermonteret udstyr så snart bilen er bestilt fra fabrikken. Værkstedsordrer oprettet med kommissionsnummer vil hovedsageligt blive oprettet fra AutoCore Salg / Salgsafdelingen. Det er ikke muligt at benytte arbejdspositioner på værkstedsordren indtil bilen får stelnummer ved status 13X. Når bilen får stelnummer fra fabrikken opdateres værkstedsordrer automatisk med stelnummer samt korrekt Vognkort og Finanskonto. Visning hvis ordre er låst af anden bruger i AutoCore skærmbilleder Hvis der åbnes en ordre i AutoCore Service som allerede er åben i f.eks. KT12, KT15 eller KT17 vil der vises information herom ved åbning af ordren, ligesom ordren ikke vil kunne redigeres før den anden bruger har forladt den. 17

18 Rettelser til PDF arbejdskort Følgende rettelser er tilføjet PDF arbejdskort til mekanisk værksted: 1) Farvekode og farve vises nu under biloplysninger 2) Ankomstdato tilføjet i feltet Ankomst 3) Afhentningsdato tilføjet i feltet Færdig 4) Hvis Ventekunde er valgt på booking farves felt gult 5) Hvis Dialogmodtagelse er valgt på booking farves feltet gult 6) Hvis Transport er valgt på booking farves feltet gult Visning om ordre/booking er oprettet fra forhandlerhjemmeside / webbooking Udviklingen af modul til ebooking som vil gøre det muligt for kunder at booke tid på værkstedet direkte i værkstedskalenderen fra forhandlerhjemmesiderne er i fuld gang. AutoCore Service er nu forberedt til at kunne vise om ordrer og bookinger er oprettet fra ebooking. Dette markeres på listesiden værkstedsordrer samt på booking og dagsoversigten med et webikon (Globus) så det hurtigt bliver synligt at ordren er oprettet fra hjemmesiden og at der skal tages action på den. 18