Notat. Udbud af visiteret kørsel. Inkl. andre fynske kommuners erfaringer. Bente Jeppesen Alice Judith Bekker Dato: Version nr.

Transkript

1 Notat Udbud af visiteret kørsel Inkl. andre fynske kommuners erfaringer Udarbejdet af: Sagsnummer: Martin Gils Andersen Bente Jeppesen Alice Judith Bekker Dato: Version nr.: S

2 Formål I forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af udbud af flexkørsler den 27. maj 2016 (sag 154) blev forvaltningen bedt om at undersøge andre fynske kommuners erfaringer med at udbyde visiterede kørsler i eget regi. Dette notat giver indledningsvist en kort introduktion til baggrunden for arbejdet med kørselsordninger i Faaborg-Midtfyn Kommune, en beskrivelse af, hvilke kørselsopgaver der kan udbydes, samt en beskrivelse af Middelfart og Svendborg Kommunes erfaringer med at udbyde kørselsordninger i eget regi. Baggrund herunder økonomiaftalen for 2014 Det fremgår af økonomiaftalen for 2014, at der skal realiseres effektviseringsgevinster på befordringsområdet svarende til 100 mio. kr. i 2014 stigende til 430 mio. kr. i Baggrunden herfor var en analyse udarbejdet af Deloitte Kortlægning og analyse af befordringsområdet der anviser, at der ville være betydelige potentialer forbundet med en forbedret planlægning af kørslen i kommunerne og overdragelse af udbud, trafikindkøb samt en større del af planlægnings- og driftsopgaverne på befordringsområdet til trafikselskaberne. På den baggrund var der forhandlinger imellem KL og regeringen omkring, hvorvidt det skulle være obligatorisk for kommunerne at anvende trafikselskaberne til varetagelse af kørselsordningerne. Resultatet i økonomiaftalen blev at det forsat er frivilligt for kommunerne, om de vil anvende trafikselskabet. Faaborg-Midtfyn Kommune besluttede i 2013, at få analyseret befordringsområdet med henblik på, at identificere mulige effektviseringspotentialer. Analysen blev udført af konsulentfirmaet A2. På den baggrund besluttede Kommunalbestyrelsen i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015, at effektivisere befordringsområdet med 2 mio. kr. fra 2015 og frem. Trafikselskabet FynBus og befordringsopgaven Trafikselskaberne blev dannet ved strukturreformen i 2007 med henblik, på at varetage den kollektive trafik i regioner og kommuner. Trafikselskabet på Fyn (FynBus) er ejet af de 10 fynske kommuner samt Region Syddanmark. FynBus' bestyrelse er trafikselskabets øverste daglige myndighed og består af udpegede repræsentanter fra Region Syddanmark, samt fra de fynske kommuner, udpeget af repræsentantskabet. Faaborg-Midtfyn Kommune er repræsenteret i bestyrelsen ved kommunalbestyrelsesmedlem, Kristian Nielsen. FynBus har ansvaret for driften af regionalbusser, bybusser og lokalbusser på Fyn, Langeland og Ærø samt varetagelse af den lovpligtige individuelle handicapkørsel også kaldet SBHkørselsordningen samt telekørslen. Derudover har FynBus mulighed for at udbyde visiterede kørselsordninger for kommunerne. Kommunerne har ansvaret for en række forskellige kørselsordninger som fx Lægekørsel Genoptræningskørsel Aktivitetskørsel Specialkørsel For et overblik over, hvilke kørselsordninger kommunerne hver især har placeret hos FynBus henvises til bilag 1 og for en nærmere beskrivelse af de enkelte kørselsordninger henvises til bilag 3. Kontraktoverblik Nedenstående illustration viser fordelingen af kørselsordningerne efter hvorfra udbud og kontrakter varetages. Side 2

3 Den blå kategori dækker over de kørselsordninger der lovbestemt ligger ved FynBus og derfor ikke kan udbydes af kommunen. Den røde kategori dækker over de kørselsordninger der er udbudt igennem FynBus i henhold til Økonomiudvalgets beslutning den 8. august 2016 (sag 221). Det drejer sig om genoptræningskørsel, aktivitetskørsel og lægekørsel. Kontrakten udløber den 28. februar Den grå kategori angiver den kørsel som Faaborg-Midtfyn Kommune selv har valgt at udbyde. Det drejer sig om kontrakter på specialkørsel på børne- og handicapområdet, udbudt af det gamle fagsekretariat Undervisning i foråret Disse kontrakter udløber ligeledes den 28. februar Det betyder at Faaborg-Midtfyn Kommunes kørselsordninger fra 1. marts 2019 vil kunne udbydes sammen, enten i eget regi eller via FynBus. Af bilag 2 fremgår entreprenørudgifterne på kørselsordningerne udbudt af henholdsvis FynBus og Faaborg-Midtfyn Kommune. Man skal være forbeholden med at sammenligne turprisen imellem kørselsordningerne da disse har forskellig karakter. Deloittes oplyser i Trafikselskabernes varetagelse af offentlig befordring 1, at trafikselskaberne i gennemsnit opnår lavere kørselspriser end kommunerne. Håndtering af kørselsordninger i andre fynske kommuner Både Svendborg og Middelfart Kommune har valgt at udbyde alle visiterede kørselsordninger selv og organisere sig med kørselskontorer. Fra disse kørselskontorer varetages fx administrative opgaver med ikke-sundhedsfaglig visitering samt udarbejdelse af visiteringsregler, økonomiopfølgning og ledelsesinformation, deltagelse i udbud, konsulentfunktion for fagforvaltninger og institutioner, kontakt til FynBus og vognmænd, deltagelse i ERFA-møder samt tværfaglige opgaver samt hjemmeside og selvbetjeningsløsninger. Kørselskontoret i Svendborg Kommune er oprettet i 2014 og består pt. af. 3 medarbejdere. Der er stadig opgaver, der varetages decentralt fx sundhedsfaglig visitering til kørselsordninger. Kørselskontoret i Middelfart Kommune er oprettet i efteråret 2016 og består af 4 medarbejdere (1 kørselsansvarlig, 1 projektleder og 2 kørselskoordinatorer). Personaleudgiften til kørselskontoret i Middelfart Kommune er oplyst til 2 mio. kr. årligt. 1 Side 3

4 Både Svendborg og Middelfart Kommune oplyser, at det har givet en besparelse at samle kørselsopgaverne i et kørselskontor og hjemtage kørselsordningerne. Størrelsen af besparelserne er ikke oplyst. Dertil kommer gevinsten ved, at viden og kræfter er samlet ét sted i form af et kørselskontor. Kommunerne udtrykker stor tilfredshed med beslutningen om at hjemtage kørsel. Både Svendborg Kommune og Middelfart Kommune har i udbuddet lagt administrative opgaver, såsom kørselsplanlægning, bestillingsmodtagelse etc. over til vognmanden. Kommunerne oplyser, at der ikke pt. anvendes IT-selvbetjeningsløsninger og at kørsler bestilles via telefon og mail, ligesom det gøres i Faaborg-Midtfyn Kommune på de kørselsordninger, der er udbudt selv. Ved interview hos andre kommuner blev der givet følgende anbefalinger ift. et eget udbud Ensretning af visiteringer via kørselskontor Lokal viden om kørselsordninger samt lovgivninger samles ét sted Samkørsel af udløbstidspunkter for kørselskontrakter Opgaven med koordinering og planlægningen af kørsel lægges ud til vognmændene FynBus har på foranledning af ejerkommunerne i foråret 2016 gennemført en analyse af det kommunale udgiftsniveau til administration af visiteret kørsel, sammenlignet med udgifterne til FynBus med det formål at give kommunerne et bedre grundlag for at beslutte, hvorvidt kørslen skal udbydes af den enkelte kommune selv eller af FynBus. Analysen har ikke en entydig konklusion. Således viser analysen, at mens Svendborg Kommune har sparet kørselsudgifter ved at udbyde i eget regi, så har Nordfyns Kommune opnået en besparelse ved at samle deres kørselsordninger ved FynBus. Det er en selvstændig konklusion i analysen, at det er svært at drage konklusioner på tværs af kommunerne, både lokalt og nationalt, grundet store individuelle forskelle. Endvidere konstateres det, at datagrundlaget for vurdering af kommunernes omkostninger ved egne kørselsordninger er svagt, hvilket svækker analysen. Den videre proces Om der vil være rationale i at udbyde kørselsordningerne selv, må bero på en vurdering af, hvorvidt kommunen kan opnå bedre/samme kørselspriser som FynBus samtidig med, at de opgaver som FynBus håndterer, kan varetages af Faaborg-Midtfyn Kommune inden for samme økonomiske ramme som de gør i dag. Hos de kommuner, der har valgt at udbyde kørselsordningerne selv, ses der forskellige metoder til at varetage opgaverne forbundet med dette; Nogle opretter kørselskontorer og andre placerer de administrative opgaver hos vognmanden og lader de enkelte fagforvaltninger administrere ordningerne. Hvorom alting er, så vil der alt andet lige være (samme) administrative opgaver forbundet med udbuddet af kørsel samt med driften af kørselsordningerne. De kørselsordninger, der er udbudt af FynBus, er stadig udført af vognmænd, da FynBus ikke selv ejer taxaer, men udbyder til markedet ligesom det gøres i kommunen. Det vil sige; uagtet om det er kommunen eller FynBus, der udbyder, så kan det være samme vognmand der udfører kørslen. Der er derfor tale om et konceptvalg i forhold til udbudsmodeller ikke i forhold til, hvem der i sidste ende udfører kørslerne. Værdikæden for de to konceptvalg er illustreret i nedenstående, hvor grå er kommunen og rød er FynBus. Når kommunen selv varetager opgaven med kørselsudbud: Udbud Visitering Bestilling Planlægning Udførsel Afregning og rapportering Når FynBus varetager opgaven med kørselsudbud: Side 4

5 Udbud Visitering Bestilling Planlægning Udførsel Afregning og rapportering Det FynBus tilfører processen er fx udbudshåndtering, kontraktindgåelse, kontraktstyring, kørselsplanlægning, kørselskoordinering, afregning, controlling, konsulentfunktion, call-centerfunktion, vognkontrol, digitalisering og selvbetjening, klagesager, IT-systemer herunder persondatalov, licens og udvikling af systemer. Hvis FynBus udgår af værdikæden, skal Faaborg- Midtfyn Kommune i samarbejde med vognmænd løfte denne opgave. Der skal i Faaborg-Midtfyn Kommune træffes beslutning om, hvorfra kørselsordningerne skal udbydes; om de skal udbydes via FynBus, i et eget udbud eller i et mix som i dag inden udgangen af marts Denne beslutning skal foreligge tids nok til at et udbud vil kunne gennemføres; det vil sige senest i marts Økonomiudvalget vil derfor blive forelagt en sag om kørselsudbud til beslutning i februar Fordeling af kørsel i 2015: o 61 % ikke til udbud o 24 % egne udbud o 15 % udbudt via FynBus Der skal være truffet beslutning om placering af udbud senest marts 2018 Der vil blive forelagt en sag til beslutning om udbud for Økonomiudvalget i februar 2018 Der vil kunne udbydes kørsel for ca. 17. mio. kr. til marts 2019 Side 5