Dette notat beskriver den konkrete udmłntning af kommunens kłrselskontor.

Transkript

1 Notat Forvaltning: Błrn, Skole og Kultur : J.nr.: Br.nr.: 11. marts / Udf rdiget af: Bitten Laursen Vedrłrende: Kłrselskontor i Randers Kommune Notatet sendes/sendt til: Direktionen Udmłntningsplan for Randers Kommunes kłrselskontor konomiudvalget besluttede 6. december 2010, at der pr. 1. august 2010 skal oprettes et kłrselskontor som en selvst ndig organisatorisk enhed under Borgerservice. Kłrselskontoret skal tage sig af administration og opfłlgning vedrłrende Randers Kommunes kłrselsopgaver (offentlig trafik undtaget). Dette notat beskriver den konkrete udmłntning af kommunens kłrselskontor. I arbejdet med at udforme en model for kłrselskontoret er relevante ledere og medarbejdere fra de enkelte forvaltninger og stabe blevet inddraget, ligesom organiseringen er drłftet i sekretariatschefgruppen. Organiseringen af kłrselskontoret vil, efter sagen har v ret i Direktionen, skulle hłres i omr deudvalget for Administrationen for s vidt ang r omfordelingen af personaleressourcer. Kłrselskontorets organisering Kommunens kłrselskontor skal tage sig af administration og opfłlgning vedrłrende Randers Kommunes kłrselsopgaver som beskrevet i łkonomiudvalgssagen. Kłrselskontoret, der er en selvst ndig organisatorisk enhed, skal levere en tv rg ende og entydig administration, uden at det medfłrer et behov for stłrre investeringer i IT-udstyr eller lignende. Ved at have et samlet kłrselskontor sikres bedre muligheder for at effektivisere ressourceanvendelsen til kłrsel via optimering af ruteplanl gning og koordinering inden for de forskellige kłrselsordninger. konomiopfłlgningen vil tilsvarende ske hos en enhed, der har det samlede overblik over omr det. Endelig vil borgere, institutioner og eksterne samarbejdspartnere f Øn indgang til Randers Kommune i forhold til kłrselsomr det.

2 - 2 - Kłrselskontoret normeres med 2 rsv rk, henholdsvis en AC-medarbejder og et HK- rsv rk fordelt p flere. Som udgangspunkt er der fłlgende opgaver i Kłrselskontoret: Al administration af kłrsel, herunder betaling af regninger og kontrol af regninger. Opfłlgning p łkonomi og visitation o Kvartalsvist łkonomimłde mellem Kłrselskontoret og den enkelte fagforvaltning med fokus p łkonomistyring og visitation til kłrselsordningen. Sikring af et klart administrationsgrundlag for alle ordninger via samarbejde med fagforvaltninger. Gennemfłrelse af udbudsprocesser og kontraktindg else i samarbejde med fagforvaltninger og stabe. Planl gning af de faste ruter, fx for skolekłrsel og kłrsel til aktivitetscentrene. Bestilling af kłrsel hos vognm ndene og Midttrafik. Kontakt til vognm ndene og Midttrafik. Dialog med borgerne/brugerne, inkl. vedligeholdelse af oplysninger p hjemmesiden samt h ndtering af klager. vrige praktiske ting mm i forhold til kłrselsomr det. N r kłrselsopgaverne med j vne mellemrum skal i udbud (fx hvert fjerde r), vil Kłrselskontoret skulle have hj lp til at lłfte udbudsopgaven fra fagforvaltninger og stabe. Der vil i den sammenh ng skulle neds ttes en projektorganisation med relevante repr sentanter fra administrationen. Snitfladerne mellem Kłrselskontoret og fagforvaltningerne Kłrselskontoret skal varetage de administrative opgaver knyttet til kłrselsordningerne og st for udbud mv. samt for tv rg ende koordinering af kłrselsopgaver i Randers Kommune. Den faglige visitation af borgere til de forskellige kłrselsordninger (fx visitation til skolekłrsel af błrn til specialskoler og specialklasser) vil fortsat v re placeret i den enkelte fagforvaltning, da visitationskriterierne hłrer under fagudvalget. Derfor vil budgettet til kłrselsordningen ogs som hovedregel ligge i forvaltningen (jf. bevillingsomr de). Der ses ikke i dag en entydig snitflade omkring visitation i alle ordninger. Fx visiterer administrative medarbejdere i Borgerservice til l gekłrsel og individuel handicapkłrsel. En af kłrselskontorets fłrste opgaver bliver derfor at gennemg visitationsproceduren for alle ordninger i samarbejde med fagforvaltningerne, s ledes at der opn s klare aftaler om: Er der tale om en faglig visitation i fagforvaltningen? Kan visitationen klares administrativt vha. af fx spłrgeguide, skema eller opslag af cpr. nr.? Er visitationsprocessen mv. klart beskrevet som administrationsgrundlag, herunder med henblik p łkonomistyring? Er budgettet til ordningen udskilt og retningsgivende for udgifterne til ordningen? I forbindelse med gennemgang af ordningerne drłftes det, om der er behov for justeringer i den daglige kontakt mellem institutioner, vognm nd og brugere. Generelt h ndteres dag-tildag- ndringer, fx ved sygemelding, direkte mellem institution, brugere og vognm nd, og

3 - 3 - udgangspunktet er, at der ikke ndres herved. Tidsplan for oprettelsen af kłrselskontoret Det er oprindeligt besluttet, at organiseringen af et kłrselskontor skal v re udmłntet 1. august For at v re sikker p, at der er etableret en sikker drift af kłrselskontoret fra 1. august 2011, vil kłrselskontoret słges sat i drift 1. maj I lłbet af maj og juni vil der ske en overlevering af opgaverne fra fagforvaltningerne til Kłrselskontoret. Herunder vil der fx v re et t t samarbejde om planl gningen af skolekłrslen fra 1. august Kłrselskontorets łkonomi Der skal jf. łkonomiudvalgets beslutning om oprettelse af kłrselskontoret ske en omfordeling af personaleressourcer mellem fagforvaltningerne og Borgerservice. Der overfłres personaleressourcer fra fagforvaltningerne med udgangspunkt i den tid, som de enkelte fagforvaltninger i dag bruger p opgaven. Den enkelte fagforvaltnings andel af personaleressourcer, der skal afgives til kłrselskontoret, er fastlagt med inspiration fra Deloittes undersłgelse af kłrselsomr det fra efter ret 2010 og en efterfłlgende dialog med de enkelte fagforvaltninger. Direktionen har herefter besluttet, at udgifterne til AC-stillingen deles ligeligt mellem de tre berłrte forvaltninger. Det er aftalt, at de relevante fagforvaltninger skal overfłre fłlgende łkonomi til Borgerservice: Forvaltning Belłb ved fuldt rligt Belłb i 2011 (i kr.) gennemslag (i kr.) Błrn, Skole og Kultur Sundhed og ldre Social og Arbejdsmarked I alt Note: Da kłrselskontoret starter op 1. maj 2011, vil de enkelte fagforvaltninger skulle overfłre 8/12 af den beskrevne łkonomi til Borgerservice i Kłrselsbudgetterne, der i dag er placeret i de enkelte fagforvaltninger til betaling af befordringen af borgerne, vil ogs fremover v re placeret i fagforvaltningerne. Det er kun łkonomien til personaleressourcerne p Kłrselskontoret, der flyttes til Borgerservice. En undtagelse vedrłrende placering af budget kan v re, hvis der er tale om ordninger, hvor lovgivningen klart og entydigt beskriver, hvem der har ret til befordring, og der dermed ikke foretages en faglig visitation til kłrselsordningen. Dette tages op i forbindelse med ovenn vnte gennemgang af ordningerne. Den łkonomi som tilfłres fra fagforvaltningerne skal finansiere en AC-stilling i kłrselskontoret, mens Borgerservice finansierer HK-stillingen (se nedenfor for en n rmere beskrivelse af stillingerne i Kłrselskontoret). Desuden finansierer Borgerservice kontorhold, uddannelse med videre. Kompetenceprofil for medarbejderne i kłrselskontoret Kłrselskontoret bliver en del af Borgerservice. Medarbejderne i Kłrselskontoret skal, ud over opgaverne med kłrsel, i perioder ogs varetage andre opgaver i Borgerservice. I alt 2 til 3 personer vil forventeligt b de v re tilknyttet kłrselskontoret og lłse andre opgaver i Borgerservice, som fx at v re tilknyttet telefonomstillingen/informationen. Form let med at fordele rsv rket p flere personer er at minimere s rbarheden i s vel kłrselskontoret som

4 - 4 - Borgerservice generelt. I alt svarer disse 2 til 3 medarbejdere til en fuldtids HK-stilling. Denne HK-stilling finansieres af Borgerservice. I HK- rsv rket vil der v re fłlgende opgaver: Bestilling af de forskellige kłrsler til borgerne. Administration vedrłrende de faste kłrselsruter, fx skoleruterne og ruterne til aktivitetscentrene. Den daglige kontakt til vognm ndene og Midttrafik. Den daglige dialog med borgerne/brugerne, inkl. vedligeholdelse af oplysninger p hjemmesiden. Betaling af regninger, kontrol af regninger mv. for kłrselsomr det. Administration og łvrige praktiske ting mm i forhold til kłrselsomr det. Til den administrative HK-medarbejder stilles der blandt andet krav om fłlgende: Kommunikative evner i forhold til borgene og vognm ndene God borgerbetjening med fokus p servicebegrebet Evne og interesse for logistik for at kunne optimere kłrselsplanl gningen Gode IT-kompetencer Hurtig og sikker administration. Det forventes, at HK-medarbejdere til bemanding af Kłrselskontoret kan findes blandt de nuv rende ansatte i Borgerservice, der i dag administrerer en del af kłrselsopgaverne. Foruden de fłrn vnte medarbejdere vil der i Kłrselskontoret v re en gruppekoordinator (ACstilling). Gruppekoordinatoren har fłlgende opgaver: Koordinering af driftsopgaver i Kłrselskontoret. konomiopfłlgning, herunder samarbejdet med fagforvaltningerne i form af kvartalvise młder med fokus p łkonomistyring af omr det. Effektivisering og udvikling af kłrselsomr det, fx via digitale selvbetjeningslłsninger. Sagsbehandling inden for kłrselsomr det, fx planl gning af ruter, kontraktbrud mv. Projektstyring vedrłrende udbud mv. Optimering af kontrakterne p kłrsel i samarbejde med de forskellige aktłrer. H ndtering af klager fra borgere, vognm nd mm. Den overordnede dialog med Midttrafik, vognm ndene og institutionerne om kłrsel. Daglige driftsopgaver, herunder bestilling af kłrsel mv. Til gruppekoordinatoren stilles der blandt andet krav om fłlgende: Vilje og evner til at tage ledelse af opgaverne og forankre kłrselskontoret i organisationen. Interesse og evner for łkonomistyring. En samfundsvidenskabelig kandidatuddannelse, gerne med en grad af juridiske kompetencer. Erfaring fra projektstyring og sagsbehandling. Formidler af god service. Evner til at motivere kolleger i deres arbejde, fx i forhold til den gode borgerbetjening. S fremt der er en kvalificeret medarbejder i Jobbasen, bes ttes gruppekoordinatorstillingen ad den vej. Er dette ikke muligt, opsl s stillingen fłrst internt, og i sidste ende eksternt, hvis stillingen ikke kan bes ttes p anden m de. S fremt stillingen skal bes ttes via eksternt

5 - 5 - opslag, kan dette blive vanskeligt at n dette inden den 1. maj Tidsplan for udmłntningen af Kłrselskontoret Efter af sagen har v ret drłftet med sekretariatscheferne og har v ret i Direktionen, skal MED Omr deudvalget for Administrationen hłres om den konkrete omfordeling af personaleressourcer fra fagforvaltningerne til Borgerservice. Efter behandlingen i Direktionen vil der v re en proces med bes ttelsen af AC-stillingen. Fłlgende tidsplan foresl s: 2. marts 2011 Hłring af sagsfremstilling hos sekretariatschefer 10. marts 2011 Direktionen 22. marts 2011 MED omr deudvalget for Administrationen Tidsplan for intern bes ttelse af AC-stillingen i Kłrselskontoret: Inden 10. marts Afklaring i Jobbasen, om der er medarbejdere, der kan bes tte stillingen 10. til 17. marts S fremt stillingen ikke kan bes ttes via Jobbasen, udsendes internt stillingsopslag til stabs- og sekretariatscheferne, der afklarer, om de har medarbejdere, der kunne v re interesserede. 17. marts Frist for ansłgning til internt stillingsopslag 18. marts Afholdelse af samtale (alle interne ansłgere kaldes til samtale + afklaring af om stilling bes ttes) 1. maj Jobstart Tidsplan s fremt stillingen skal opsl s eksternt: Ultimo marts Opslag af stilling p Randers Kommunes hjemmeside og andre internetfora. 30. marts kl. 12 Annoncefrist til DJ F-Bladet 8. april DJ F-bladet udkommer 18. april Ansłgningsfrist 20. april Udv lgelse af ansłgere til samtaler 27. april Samtaler 1. maj el. 1. juni Jobstart