På Aarhus Universitet beskæftiger en række medarbejdere sig med arbejdsmiljøopgaver:

Transkript

1 Bilag 1. Arbejdsgruppens indstillinger omkring arbejdsmiljø på AU En nødvendig forudsætning for at udvikle Aarhus Universitets kerneaktiviteter inden for forskning, talentudvikling, uddannelser og videnudveksling er dygtige, engagerede, selvstændige og initiativrige medarbejdere, der trives med det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Dette kan opnås gennem en målrettet, systematisk og stadigt udviklende arbejdsmiljøindsats og skal ske i et tæt samarbejde mellem ledelse og ansatte på alle niveauer af universitetet. Arbejdsmiljøaktører på Aarhus Universitet På Aarhus Universitet beskæftiger en række medarbejdere sig med arbejdsmiljøopgaver: Den valgte arbejdsmiljøorganisation på Aarhus Universitet fremgår af bilag 1. En arbejdsleder og en arbejdsmiljørepræsentant udgør tilsammen en arbejdsmiljøgruppe, som dækker et antal medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanten er valgt af de medarbejdere, som han/hun repræsenterer, mens arbejdslederen er udpeget af den lokale ledelse. Hovedområdearbejdsmiljøudvalg og områdearbejdsmiljøudvalgene er sammensat af henholdsvis arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter en ledelsesmæssigt udpeget formand. Arbejdsmiljøorganisationen på AU omfatter i alt medarbejdere. Fagprofessionelle medarbejdere er medarbejdere, der primært arbejder med arbejdsmiljøopgaver på AU, men de er ikke nødvendigvis en del af arbejdsmiljøorganisationen. De fagprofessionelle kan fx være interne arbejdsmiljøkonsulenter og sikkerhedsrådgivere. Medarbejderne i den valgte arbejdsmiljøorganisation og de fagprofessionelle betegnes samlet set som AU s arbejdsmiljøaktører. Arbejdsmiljø på Aarhus Universitet Arbejdsmiljø er de fysiske, psykiske og sociale påvirkninger, som et menneske bliver udsat for under udførelse af sit arbejde. Det vil sige, at arbejdsmiljø omfatter de relationer og vilkår, som et menneske arbejder under og den tekniske og sociale udvikling af arbejdspladsen, der kan bidrage til det enkelte menneskes sikkerhed på kort sigt og til menneskets fysiske og psykiske sundhed på længere sigt. Arbejdsmiljøbegrebet indeholder de forebyggende foranstaltninger, der sigter mod at undgå arbejdsrelaterede skader og de sundhedsfremmende initiativer, der bliver taget for at opnå, at de ansatte kan få et bedre arbejdsliv med høj trivsel, sundhed og personlig udvikling. 1

2 Arbejdsmiljøopgaverne på AU kan placeres i tre kategorier: Fysisk-ergonomisk arbejdsmiljø - herunder også de våde hovedområders særlige arbejdsmiljøområder som laboratorieforhold, affaldshåndtering og kemikaliehåndtering mv. Psykisk arbejdsmiljø - herunder trivsel og samarbejde. Sikkerhed og beredskab terror, brand og evakuering. Arbejdet med fysisk og psykisk arbejdsmiljø præger den daglige arbejdsmiljøindsats på AU, mens arbejdet med sikkerhed og beredskab i højere grad handler om at have opbygget og informeret om passende procedurer og praksisser, der kan igangsættes i tilfælde af en episode eller ulykke. Visionært arbejdsmiljøarbejde på Aarhus Universitet Arbejdsgruppen anbefaler, at Aarhus Universitets vision på arbejdsmiljøområdet rækker langt videre end blot at overholde gældende regler om sikkerhed og forebyggelse af skader: Aarhus Universitets kerneaktiviteter inden for forskning, talentudvikling, uddannelser og videnudveksling og administrativ understøttelse af disse aktiviteter står og falder med dygtige, engagerede, selvstændige, initiativrige medarbejdere, og et flertal af Aarhus Universitets medarbejdere vælger at arbejde langt mere end den almindelige normerede arbejdstid. Et godt arbejdsmiljø er afgørende for, om medarbejderne trives på jobbet og kan levere såvel kvalitet som høj produktivitet. Aarhus Universitet har som vision, at de ansatte kan opleve, at det generelt er sundhedsfremmende at gå på arbejde i den betydning, at de ansatte trives, har sikkerhed og arbejdsglæde, føler sig dygtige, anerkendte og involverede og i forlængelse af det føler, at de udvikler sig af at gå på arbejde. Arbejdsgruppen anbefaler, at arbejdsmiljøarbejdet på AU beskrives i en fælles arbejdsmiljøpolitik og fremover kendetegnes ved en høj grad af systematik, ensartethed, faglighed og koordination på tværs af universitetet. Universitetet skal tage initiativ og forsøge at planlægge, forudsige og forebygge. Der ønskes en klar erkendelse af betydningen af organisatorisk og ledelsesmæssigt engagement i arbejdsmiljøarbejdet. Den fremtidige organisering af arbejdsmiljøarbejdet på Aarhus Universitet På Aarhus Universitet er arbejdsmiljø på lige fod med øvrige interne støttefunktioner integreret i den daglige og strategiske ledelse med udgangspunkt i en fælles arbejdsmiljøpolitik. Arbejdsgruppen finder det afgørende, at den fremtidige organisering af AU s arbejdsmiljøarbejde (1) styrker arbejdet gennem en klar ledelsesmæssig forankring af arbejdet; (2) fastholder princippet om repræsentation af medarbejdere og ledelse i det daglige arbejde, (3) muliggør forskellige organisatoriske udformninger på de forskellige hovedområder, der afspejler de store forskelle i det konkrete arbejdsmiljø, (4) at arbejdsmiljøarbejdet professionaliseres gennem en styrkelse af gruppen af arbejdsmiljøprofessionelle. 2

3 Arbejdsgruppen indstiller, at det eksisterende Koordinationsudvalg for arbejdsmiljø erstattes med et hovedarbejdsmiljøudvalg (se bilag 2). Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAU) sammensættes af henholdsvis en arbejdsleder og en arbejdsmiljørepræsentant fra hvert af AU s fem hovedområder en formand, ligesom der bør være studenterrepræsentation i udvalget. Formanden for udvalget skal være rektor eller en person, som rektor delegerer sin beslutningskompetence til, så der kan træffes beslutninger på tværs af og på vegne af hele AU. AU HR varetager sekretariatsbetjeningen af HAU. I niveauet under HAU er der på hvert hovedområde et hovedområdearbejdsmiljøudvalg eventuelle områdearbejdsmiljøudvalg, der afspejler de fem hovedområders struktur. De enkelte hovedområder sammensætter selv deres lokale arbejdsmiljøorganisation (hovedområdearbejdsmiljøudvalg antal af områdearbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupper). Foruden omstruktureringerne i den valgte arbejdsmiljøorganisation anbefaler arbejdsgruppen en organisationsstruktur, hvor de enkelte hovedområder fortsat har eller får mulighed for at oprette en afdeling med fagprofessionelle arbejdsmiljømedarbejdere med kompetencer inden for fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Flere af arbejdsgruppens repræsentanter taler desuden for en struktur, hvor der oprettes et sekretariat med arbejdsmiljøprofessionelle med reference til linjeledelsen på de fire hovedområder. I det det fysiske arbejdsmiljø har indvirkning på det psykiske arbejdsmiljø, anbefaler arbejdsgruppen ikke en organisatorisk opsplitning af fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Endvidere anbefales det, at der fortsat i AU HR er en central afdeling med ansvar for det koordinerende arbejdsmiljøarbejde på tværs af universitetet. Arbejdsgruppen indstiller, at hovedområderne selv kan vælge den ønskede form for organisationsstruktur på arbejdsmiljøområdet. Arbejdsmiljøopgaverne er meget forskellige på det våde og det tørre område. Laboratorier og forsøgsanlæg og den hertil relaterede omgang med farlige stoffer og materialer stiller store krav til sikkerhedsprocedurer, oplæring og ekspertviden på de våde hovedområde. På de tørre hovedområder fylder den fysiske del af arbejdsmiljøet mindre og kræver ikke samme faglighed, hvorfor der tegner sig et billede af, at nogle af de tørre hovedområder ønsker en sammenlægning af arbejdsmiljøorganisation og samarbejdsorganisation. Arbejdsgruppen opfordrer desuden til, at der i højere grad samarbejdes om tiltag og procedurer på tværs af hovedområderne i de tilfælde, hvor der er fordele af hente. Vedlagt: Bilag 1: Arbejdsmiljøorganisationen på Aarhus Universitet Bilag 2: Forslag 1 til en fremtidig arbejdsmiljøorganisation 3

4 BILAG 2 AARHUS UNIVERSITET J.NR. INDSTILLING Møde: Mødedato: Emne Procesplan for oprettelse af interim hovedarbejdsmiljøudvalg og ny arbejdsmiljøorganisation Resumé Universitetsledelsen har den 14. marts 2011 tiltrådt indstillingen: Etablering af et Hovedarbejdsmiljøudvalg (HAU) på Aarhus Universitet til erstatning for Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø (KOA). Efterfølgende er Jørgen Jespersen udpeget som formand, hvorved oprettelsen af et paritetisk hovedarbejdsmiljøudvalg med repræsentanter for ledelsen og medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter kan sættes i gang. AU HR anbefaler, at der i perioden fra cirka ultimo august november 2011 nedsættes et interim hovedarbejdsmiljøudvalg, der samarbejder med AU HR om at få etableret en ny arbejdsmiljøorganisation (se bilag 1 og bilag 2), hvilket indebærer, at der gennemføres et valg i efteråret 2011 til posterne som arbejdsmiljørepræsentant. Udvalget vil have en interim karakter, da det er de nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter, der bør afgøre, hvem der skal repræsentere dem i det endelige arbejdsmiljøudvalg. Dekanerne bedes hver især udpege en ledelsesrepræsentant fra hovedområdet til interim udvalget og det efterfølgende hovedarbejdsmiljøudvalg. Herudover skal dekansekretariaterne og AU Administration sørge for, at de medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, som pt. sidder i hovedområdearbejdsmiljøudvalgene, får udvalgt en midlertidig repræsentant for hvert af de fem hovedområder. AU HR vil være projektleder for etableringen af den nye arbejdsmiljøorganisation. I samarbejde med interim udvalget, dekanaterne de eksisterende lokale arbejdsmiljøorganisationer på de enkelte hovedområder vil AU HR sikre fremdrift i arbejdet med fastlæggelsen af den nye struktur for arbejdsmiljøorganisationen. Væsentlige beslutninger vedrørende strukturen fx antallet af institutarbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupper træffes på de enkelte hovedområder. I forbindelse med oprettelsen af den nye arbejdsmiljøorganisation skal følgende opgaver løses: Arbejdsmiljøgrupper: afgørelse om antal grupper og udpegelse af arbejdsledere Institutarbejdsmiljøudvalg eller lignende: afgørelse om oprettelse og afgørelse om antal medlemmer udpegelse af arbejdsledere Afgørelse om antal medlemmer i de enkelte hovedområdearbejdsmiljøudvalg Kontakt til studenterorganisation og muligvis til HSU med henblik på tilbud om repræsentation i hovedarbejdsmiljøudvalget I efteråret 2011 vil AU HR samarbejde med hovedområderne om at få gennemført valghandlingen for arbejdsmiljørepræsentanter. I forbindelse med valghandlingen skal følgende opgaver løses: Planlægning af valg på de enkelte hovedområder Gennemførelse af medarbejdervalg af arbejdsmiljørepræsentanter Gennemførelse af valg blandt det enkelte hovedområdes arbejdsmiljørepræsentanterne om, hvem af arbejdsmiljørepræsentanterne, der skal sidde i hovedområdearbejdsmiljøudvalget Valg blandt hovedområdearbejdsmiljøudvalget arbejdsmiljørepræsentanter om, hvem der skal sidde i hovedarbejdsmiljøudvalget. AU HR vil hurtigst muligt udarbejde en PID med yderligere oplysninger omkring processen med etableringen af den ny arbejdsmiljøorganisation.

5 Indstilling Universitetsledelsen bedes tiltræde følgende punkter: At der oprettes et interim hovedarbejdsmiljøudvalg, der bl.a. skal sørge for, at der i efteråret 2011 oprettes og vælges en ny arbejdsmiljøorganisation på AU. At AU HR fungerer som projektleder på etableringen af den nye arbejdsmiljøorganisation, og at AU gives ansvar for processens fremdrift.

6 Bilag: 3 Forslag til ny struktur for arbejdsmiljøorganisationen Hovedarbejdsmiljøudvalg En formand, fem ledelsesrepræsentanter, fem arbejdsmiljørepræsentanter, en studenterrepræsentant. Hovedarbejdsmiljøudvalget ved Aarhus Universitet AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø (stabsfunktion) Fakultetsarbejdsmiljøudvalg og institut- og center arbejdsmiljøudvalg (antal medlemmer aftales lokalt) Arts 1 fakultetssamarbejds- og arbejdsmiljøudvalg institutarbejdsmiljøudv. Business and Social Sciences 7 institutarbejdsmiljøudv. Health 5 institutarbejdsmiljøudvalg Science and Technology 12 institutarbejdsmiljøudvalg AU Administration 1 centralt arbejdsmiljøudvalg 7 lokale arbejdsmiljøudv. Arbejdsmiljøgrupper En arbejdsleder og en arbejdsmiljørepræsentant i hver arbejdsmiljøgruppe Ca. 10 arbejdsmiljøgrupper Ca. 10 arbejdsmiljøgrupper Ca. 20 arbejdsmiljøgrupper Ca. 50 arbejdsmiljøgrupper 7-9 arbejdsmiljøgrupper Ansvar og opgaver for arbejdsmiljøorganisationen Hovedarbejdsmiljøudvalg ved Aarhus Universitet Koordinere AU s arbejdsmiljøindsats Arbejdsmiljøpolitik Det strategiske fokus Fakultetsarb.miljøudvalg og institutarbejdsmiljøudvalg Planlægge, organisere og overvåge arbejdsmiljøarbejdet på eget hovedområde formand Arbejdsmiljøgrupper bestående af arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant Udføre dagligt arbejde vedrørende arbejdsmiljø Udarbejde handlingsplaner og sikre opfølgning AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Varetagelse af en række opgaver relateret til fysisk og psykisk arbejdsmiljø

7 Bilag: 4 Arbejdsmiljøorganisation d. 20. juni 2011 Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø ved Aarhus Universitet Arbejdsmiljøsektionen (stabsfunktion) HUM SUN SAM TEO NAT DJF ASB DMU DPU ADM 9 institutarbejdsmiljøudvalg 1 arbejdsmiljøunderudvalg 11 institutarbejdsmiljøudvalg 8 arbejdsmiljøunderudvalg 3 arbejdsmiljøunderudvalg 8 arbejdsmiljøgrupper 33 arbejdsmiljøgrupper 11 arbejdsmiljøgrupper 1 arbejdsmiljøgruppe 51 arbejdsmiljøgrupper 49 arbejdsmiljøgrupper 6 arbejdsmiljøgrupper 15 arbejdsmiljøgrupper 13 arbejdsmiljøgrupper 4 arbejdsmiljøgrupper Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø ved Aarhus Universitet Ansvar og opgaver: Koordinere arbejdsmiljøindsatsen på AU Arbejdsmiljøudvalg og -underudvalg Ansvar og opgaver: Planlægge, organisere og overvåge arbejdsmiljøarbejdet på eget hovedområde Arbejdsmiljøgrupper Ansvar og opgaver: Udføre det daglige praktiske arbejde vedrørende fysiske og psykiske arbejdsmiljø forhold Udarbejde handlingsplaner og sikre opfølgning Arbejdsmiljøsektionen Ansvar og opgaver: Varetagelse af en række opgaver relateret til AU s fysiske og psykiske arbejdsmiljø

8 Bilag 5. Den tidligere organisering på AU På Aarhus Universitet varetages arbejdsmiljø- og sikkerhedsindsatsen i dag af de forskellige parter i AU's Arbejdsmiljøorganisation. Figuren i bilag 4 viser en grafisk fremstilling af organisationen. Den eksisterende arbejdsmiljøorganisation består af følgende niveauer: Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø ved Aarhus Universitet Arbejdsmiljøudvalg på hovedområdeniveau Arbejdsmiljøunderudvalg og -institutudvalg Arbejdsmiljøgruppe De enkelte fakulteter har følgende organisering af arbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupper: Det Humanistiske Fakultet (HUM) og 8 arbejdsmiljøgrupper Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet (SUN), 9 institutarbejdsmiljøudvalg og 33 arbejdsmiljøgrupper Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (SAM), 1 arbejdsmiljøunderudvalg og 11 arbejdsmiljøgrupper Det Teologiske Fakultet (TEO) og 1 arbejdsmiljøgruppe. TEO har valgt en sammenlægning af samarbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøudvalg Det Naturvidenskabelige Fakultet (NAT), 11 institutarbejdsmiljøudvalg og 51 arbejdsmiljøgrupper Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet (DJF)

9 , 8 arbejdsmiljøunderudvalg og 49 arbejdsmiljøgrupper Handelshøjskolen (ASB) og 6 arbejdsmiljøgrupper Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) og 3 arbejdsmiljøunderudvalg og 15 arbejdsmiljøgrupper Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU) 1 samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg og 13 arbejdsmiljøgrupper. Bemærk at DPU har valgt at sammenlægge arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg. AU Administration (ADM) og 4 arbejdsmiljøgrupper Koordinationsudvalget Udvalget er koordinerings-, vejlednings- og tilsynsorgan for arbejdsmiljø- og sikkerhedsarbejdet på Aarhus Universitet. Udvalget virker som rådgivende organ for rektor i overordnede arbejdsmiljø- og sikkerhedsspørgsmål. Udvalget holdes løbende orienteret om regler og vejledninger inden for arbejdsmiljøområdet. De enkelte medlemmer er forpligtede til at holde deres respektive arbejdsmiljøudvalg på hovedområdeniveau orienteret. Tilsvarende holder hovedområdernes arbejdsmiljøudvalg deres underudvalg/institutudvalg og arbejdsmiljøgrupper orienteret. Udvalget består af en formand, udpeget af rektor, en ledelsesrepræsentant for hvert af de ti hovedområder, i alt 11 medlemmer, en observatør for de studerende. Endvidere kan yderligere en repræsentant fra hvert hovedområde deltage i udvalgets møder som særligt sagkyndig. Hovedområdearbejdsmiljøudvalgenes næstformænd fungerer som suppleanter for de respektive formænd. Udvalget har følgende sammensætning pr. 14. april 2010: FORMAND: Dekan Erik Meineche Schmidt, Det Naturvidenskabelige Fakultet HUM: Dekan Bodil Due, Det Humanistiske Fakultet SUN: Lektor Marianne Hokland, Institut for Medicinsk Mikrobiologi og Immunologi SAM: Sekretariatschef Per Henriksen, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet

10 TEO: Lektor Per Ingesman, Afdeling for Kirkehistorie og Praktisk Teologi NAT: Lektor Niels Tvis Knudsen, Geologisk Institut DJF: Dekan Just Jensen, Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet DMU: Vicedirektør Kurt Nielsen, Danmarks Miljøundersøgelser ASB: Teknisk chef Eigil Jensen, Handelshøjskolen DPU: Dekan Lars Qvortrup, Danmarks Pædagogiske Universitetsskole ADM: HR-vicedirektør Louise Gade, AU HR STUD: stud.med. Ronni Mikkelsen

11 Bilag6 Lønservicecenter (18 20 personer): Bente Rud Pedersen (chef) Tim Strandgaard Seycan B. Yigen Jan Noe Bielack Pia Stokholm Lene Fransen Susanne Bruun Jensen Heidi Dalbøge Robl Anita Rasmussen (barsel) Pia Larsen (barselsvikar) Lena Faurholt Susanne W. Lauritsen Lotte Hald Jytte Jørgensen Stine Rasmussen Gitte Nielsen Gitte Møbjerg Nanna B. Jørgensen (elev) Projektorganisation Personalejuridisk enhed (7 jurister/2 supporter): Birgit Roesen (chef) Jurister: Sarah Kristensen Dorte Moe Jakobsen Alev Gencay Lone Degn Eriksen Margit Troelsen Marianne Dichow Kiss Petersen (frontplac.) Supporter: Edna Skovsen Kirsten Neuhauge AU HR Back Office Vicedirektør HR Louise Gade Stabsfunktion: Pia Andersen Bodil Due Mette S. Kristiansen Studentermedhjælp Studentermedhjælp Kompetenceenhed (4 kons./2 supp.): Gertrud Tefre (chef) Konsulent: Linda Ibsen Astrid Svendsen Supporter: Anne Marie Østergaard Jane Bach Organisationsudvikling og Arbejdsmiljøenhed (16 konsulenter/2 supp.): Christina Breddam (chef) Arbejdsmiljøteam: Anders Kragh Moestrup Iben Skrydstrup Jacob Søndergaard Jensen (USA) Karina K. Wogensen (barsel) Monica M. Fernandez (vikar) Karin R. Pedersen (frontplac.) Lars Asmussen (frontplac.) Team IT: Lars Mose Troels Møller Jens-Kristian Eibner Thomas Frid Peter Blæsberg Team udvikling: Lis Henriksen Bak (projektchef 50 %) Lise Aaen Jens Kristian Birthin Sanne S. Mikkelsen Dorrit Wedendal Pernille Leth Lizzi Edlich Journalkontoret (6 personer): Tina Jensen (chef) Malene Jacobsen (barsel) Bettina Leth Christensen Eva Vestergaard Anne-Mette H. Nielsen (barselsvikar) Nanna Kodal (elev) Marianne B. Jansson (frontplac.) Karsten Jens Petersen (frontplac.) Bente Pedersen (frontplac.) Helle Overgård Pedersen (frontplac.) Karina Franck (frontplac.)