K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T. Arbejdsmiljørådets handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Arbejdsmiljørådets handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU Arbejdsmiljøsektionen, december

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udviklingstendenser i arbejdsmiljøarbejdet Opgaver og opgavevaretagelse Et systematisk og forebyggende arbejdsmiljøarbejde Medarbejdertrivsel og psykisk arbejdsmiljø Samlet koncept for trivsels- og arbejdspladsvurdering på KU Opfølgning på APV Iværksættelse og organisering Principper for det fremtidige arbejdsmiljøarbejde Arbejdsmiljøorganisationens opbygning Styrkelse af det decentrale arbejdsmiljøarbejde Det centrale arbejdsmiljøarbejde Arbejdsopgaver på arbejdsmiljøområdet...10 Bilag 1 Arbejdsmiljørådets handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU allerede igangsatte opgaver Bilag 2 Arbejdsmiljørådets handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU

3 1. Indledning I 2002 udarbejdede det daværende Arbejdsmiljøråd en arbejds- og handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU gældende for Arbejdsmiljørådets valgperiode. Valget af et nyt Arbejdsmiljøråd for en ny periode giver anledning til at sætte nye mål for arbejdsmiljøarbejdet. Samtidigt har drøftelserne af integrationen af arbejdsmiljøområdet med de nye fakulteter understreget behovet for at overveje og fastlægge nye mål for arbejdsmiljøarbejdet på det nye KU. Dette skal ses i lyset af de omfattende organisatoriske ændringer, som foregår på KU i disse år. Hertil kommer, at den generelle udvikling samt nye myndighedskrav på arbejdsmiljøområdet har bevirket, at varetagelsen af arbejdsmiljøopgaverne har skiftet karakter. Arbejdsmiljørådet har derfor fundet det naturligt at udarbejde et samlet udkast til en handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU Handlingsplanen beskriver overordnet, hvilke arbejdsmiljøopgaver, der skal prioriteres i år 2008 og Arbejdsmiljørådet vil i slutningen af hvert kvartal (første gang i marts måned 2008) udarbejde en status for handlingsplanens aktiviteter i det forløbende kvartal samt, hvis det skønnes nødvendigt, en mere detaljeret beskrivelse af aktiviteterne i det kommende kvartal. Handlingsplanen har været i høring i fakulteternes arbejdsmiljøudvalg. Handlingsplanen har været behandlet på møde mellem Hovedsamarbejdsudvalget og Arbejdsmiljørådets den 12. december Den færdige handlingsplan er godkendt på Arbejdsmiljørådets møde ligeledes den 12. marts

4 2. Udviklingstendenser i arbejdsmiljøarbejdet Københavns Universitet er underkastet store strukturelle og organisatoriske ændringer i disse år: Integrering af nye fakulteter, institutsammenlægninger og oprettelse af større centre, som Biocenter, Center for Sundhed og Samfund og Proteincentret, hvor der er tæt samarbejde og sammenhæng med eksterne brugere. Det stiller krav om, at arbejdsmiljøvaretagelsen forankres på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde i de nye organisatoriske rammer. Tillige stiller de fysiske ændringer, som campusplanen medfører for store dele af universitetsbefolkningen, store krav til arbejdsmiljøorganisationens medvirken, men giver samtidig store muligheder for et samlet løft af arbejdsmiljøet på KU. Endvidere er der i de senere år sket en udvikling i karakteren af de arbejdsmiljøopgaver, som arbejdsmiljøorganisationen skal varetage. Således spiller det psykiske arbejdsmiljø i dag en langt mere fremtrædende rolle end tidligere. Det er en udvikling, som meget tyder på, vil accelerere yderligere i de kommende år. Det underbygges af, at Arbejdstilsynet i de kommende år sætter fokus på det psykiske arbejdsmiljø i kampagner og tilsynsbesøg. Endeligt er der stigende myndighedskrav til alle virksomheder om et systematisk og forebyggende arbejdsmiljøarbejde og til dokumentation af såvel virksomhedens arbejdsmiljøniveau som arbejdet hermed. Det stiller øgede krav til arbejdsmiljøorganisationen af såvel kvantitativ som kvalitativ karakter. Dels skal der anvendes flere ressourcer til arbejdet. Dels skal arbejdsmiljøarbejdet professionaliseres bl.a. ved at opkvalificering de medarbejdere, som skal udføre arbejdsmiljøarbejdet. 4

5 3. Opgaver og opgavevaretagelse I den fremtidige opgavevaretagelse er det overordnet set især følgende forhold, som gør sig gældende: Behov for og krav om at arbejdsmiljøopgaverne håndteres på en systematisk og dokumenterbar måde, som kan sikre et forebyggende arbejdsmiljøarbejde. Krav om en større opmærksomhed og på vægtning af det psykiske arbejdsmiljø. 3.1 Et systematisk og forebyggende arbejdsmiljøarbejde Der er allerede og vil i stigende grad være fokus på virksomhedernes evne til etablere og vedligeholde et forebyggende og systematisk arbejdsmiljøarbejde, især opbygget omkring systemer til arbejdspladsvurderinger, herunder systemer til registrering, overvågning, kontrol og opfølgning af væsentlige enkeltfaktorer (fysiske, kemiske, biologiske mv.), som indvirker på arbejdsmiljøet. Kravene til sådanne systemer er, at de kan sikre den fornødne overvågning og dokumentation af arbejdsmiljøforholdene på såvel institut-, fakultets- som KU-niveau. På de mere traditionelle arbejdsmiljøområder (fysiske, biologiske og kemiske) er der på KU allerede udarbejdet en lang række skriftlige vejledninger og kravspecifikationer. Det drejer sig bl.a. om: arbejds- og miljørigtig projektering indretning af kontorer og valg af kontorinventar el-udstyr i laboratorier kemikaliebrugsanvisninger såvel som krav til procedurer til sikring af arbejdsmiljøet, f.eks. ved: gennemførelse af arbejdspladsvurderinger asbestholdige bygningsdele mindre byggearbejder overvejelser ved laboratorieindretning Hidtil er vejledningerne udviklet i en vejledende form til brug for arbejdsmiljøorganisationen på institutterne, afdelinger m.v. Der er behov for at vejledningerne ajourføres i forhold til de øgede behov for overvågning og dokumentation af arbejdsmiljøet. Derudover er der behov for at samordne og integrere disse vejledninger og kravspecifikationer med de nye fakulteters vejledninger. Men frem for alt er der behov for at sikre en bedre formidling af vejledninger og kravspecifikationer i forhold til arbejdsmiljøorganisationen og andre interessenter, og sikre at de anvendes i det daglige arbejdsmiljøarbejde. Endelig skal det i forbindelse med gennemførelse af Campusplanen sikres, at arbejdsmiljøhensyn inddrages på en optimal måde i forbindelse med planlægningen af de mange nyindretninger, om- og nybygninger etc., som planen vil medføre. Det er nødvendigt at udvikle metoder og kompetencer, som kan sikre en optimal hensyntagen til arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøorganisationens inddragelse og medvirken i processen. 5

6 3.2 Medarbejdertrivsel og psykisk arbejdsmiljø Der er allerede og vil i stigende grad være behov for en målrettet indsats på det psykiske arbejdsmiljøområde, herunder etablering af en tilstrækkelig og hensigtsmæssig kortlægning af området, og især sikring af de fornødne og tilstrækkelige handlinger på området. Samlet set er der på KU kun i begrænset omfang taget skridt til at arbejde systematisk med medarbejdertrivsel og det psykiske arbejdsmiljø. Kun de færreste steder er der f.eks. gennemført en arbejdspladsvurdering, som fuldt ud omfatter de psykosociale forhold. Hovedsamarbejdsudvalgets og Arbejdsmiljørådets beslutning om at det psykiske arbejdsmiljø fremover skal varetages af samarbejdsudvalgene, betyder, at der skal udarbejdes klare retningslinjer for, hvordan samarbejdsudvalgene på alle niveauer skal løfte denne opgave. Der skal etableres procedurer for, hvordan samarbejdet mellem samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen skal foregå, herunder ikke mindst samordningen mellem det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Det skal ske i et samarbejde mellem Arbejdsmiljørådet og Hovedsamarbejdsudvalget. Der er for ca. tre år siden etableret en psykisk krisehjælpsordning, som administreres af Arbejdsmiljøsektionen. Denne ordning giver mulighed for at den enkelte medarbejder kan få psykisk krisehjælp efter anmodning. Typisk drejer det sig om forhold vedrørende samarbejdsproblemer, mobning, stress etc., hvor der ydes bistand i form af samtaler med en arbejdspsykolog med den hensigt, at støtte medarbejderen i bedre at kunne håndtere problemerne. Der er sket en kraftig stigning i behovet for bistand fra 14 tilfælde i 2004 til 66 tilfælde i Tilsvarende ordninger eksisterer på LIFE og FARMA. Med henblik på bl.a. at få et indtryk af hvilke forhold, der især er interessante i en universitetsverden samt for at få udviklet redskaber og metoder til håndtering af området, har KU iværksat et projekt finansieret over Udviklings- og omstillingspuljen. I projektet Trivsel i en forskningsverden er de psykosociale forhold kortlagt i udvalgte områder/fakulteter og der er iværksæt handlinger, som skal sikre bedre trivsel for de ansatte Samlet koncept for trivsels- og arbejdspladsvurdering på KU Ledelsesteamet har i november 2007 besluttet et samlet koncept for planlægning og gennemførelse af en trivsels- og arbejdspladsvurdering på KU. Det samlede koncept betyder, at de trivselsmæssige og psykiske arbejdsmiljøforhold skal kortlægges ved hjælp af samme elektroniske spørgeskemametode på hele KU. De øvrige arbejdsmiljøforhold kortlægges efter tre forskellige forskellige metoder: spørgeskemaer, arbejdsmiljørunderinger og/eller drøftelser i arbejdsmiljøgrupper og udvalg. Der udarbejdes spørgeskemaer og tjeklister tilpasset KU forhold i det omfang de ikke allerede findes. For de trivselsmæssige og psykiske arbejdsmiljøforhold er det samarbejdsudvalgene på alle niveauer, der har ansvaret for at vurdere og prioritere resultaterne af kortlægningen samt beslutte, hvilke tiltag, der skal iværksættes inden for eget område. De besluttede initiativer og tiltag, skal registreres i et fælles elektronisk handlingsplansystem, med henblik på at få fastlagt, hvad der skal gøres, hvem der skal udføre det, og hvornår det skal være udført. Tillige skal handlingsplansystemet sikre synlighed og dokumentation (webbaseret) af tiltag og status for deres gennemførelse, i forhold til såvel ansatte som ledelse. For de øvrige arbejdsmiljømæssige forhold skal det enkelte arbejdsmiljøudvalg på baggrund af den foretagne kortlægning indenfor eget område vurdere og prioritere kortlægningen og 6

7 igangsætte nødvendige tiltag. På tilsvarende måde indføres disse tiltag i det fælles handlingsplansystem Opfølgning på APV De enkelte samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg skal hver for sig sikre opfølgning på igangværende initiativer og tiltag indenfor for det område udvalget dækker. Opfølgning kan, som et naturligt led, indgå løbende i de møder som udvalgene afholder. De lokale samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg rapporterer til henholdsvis Fakultetssamarbejdsudvalg og Fakultetsarbejdsmiljøudvalg, efter terminer som aftales ved organiseringen af vurderingen indenfor det enkelte fakultetsområde. Fakultetssamarbejdsudvalgene og Fakultetsarbejdsmiljøudvalgene udarbejder statusrapporter til henholdsvis Hovedsamarbejdsudvalget og Arbejdsmiljørådet, med henblik på drøftelse på det koordinerende møde, der afholdes årligt Iværksættelse og organisering Der nedsættes et fagligt stærk APV koordineringsudvalg, som refererer til henholdsvis Hovedsamarbejdsudvalget og Arbejdsmiljørådet. Udvalget skal bestå af to repræsentanter fra hvert fakultet, udpeget af og blandt henholdsvis Fakulteternes samarbejdsudvalg og Fakulteternes arbejdsmiljøudvalg. Det forudsættes, at de udpegede repræsentanter har særlige kompetencer på trivsels-/arbejdsmiljøområdet. Arbejdsmiljøsektionen i HR & Organisationsudvikling er formand/sekretariat for udvalget. Koordinationsudvalgets opgave er bl.a. at være med til at: færdigudvikle et fælles koncept for trivsels- og arbejdspladsvurdering, herunder valg af spørgeskemaer, udvidet med forhold til belysning af trivselsmæssige forhold samt eventuelt forhold vedrørende kønsbalance den overordnede planlægning af trivsels- og arbejdspladsvurderingen erfaringsudveksle og videndele på tværs af fakulteterne vurdere den samlede gennemførelse og komme med forslag til mulige fælles trivselsmæssige/arbejdsmiljømæssige tiltag samt revidere processen med henblik på at komme med forslag til den fremtidig APV-proces. 7

8 4. Principper for det fremtidige arbejdsmiljøarbejde Ud fra en samlet vurdering af de fremtidige krav til arbejdsmiljøet baseres forslagene til den fremtidige varetagelse af arbejdsmiljøarbejdet på KU på følgende overordnede principper og rollefordelinger: Det udførende arbejdsmiljøarbejde skal foregå decentralt, på fakultets- og institutniveau og i videst muligt omfang integreres i de øvrige daglige ledelsesopgaver. Det centrale arbejdsmiljøarbejde skal bestå i at sikre den fornødne koordination mellem fakulteterne og etablere, ajourføre og vedligeholde nødvendige fælles systemer til sikring af arbejdsmiljøet og dokumentation heraf. Det er samarbejdsudvalgene, som skal varetage opgaverne i forbindelse med det psykiske arbejdsmiljø. I det følgende stilles der forslag til en række tiltag, som findes nødvendige for at sikre, at opgavevaretagelse kan optimeres i henhold til de opstillede principper for arbejdet. 4.1 Arbejdsmiljøorganisationens opbygning I dag er arbejdsmiljøorganisationen opbygget så den i princippet følger KU s organisatoriske opbygning i øvrigt, dvs.: 1. Med arbejdsmiljøgrupper for velafgrænsede afdelinger eller arbejdslederområder. 2. Arbejdsmiljøudvalg, som typisk dækker institutter, afdelinger m.v. 3. Fakultetsarbejdsmiljøudvalg, som dækker de større fakulteter. 4. Arbejdsmiljørådet, som koordinerer den samlede arbejdsmiljøindsats på KU. På Det Humanistiske Fakultet er der oprettet arbejdsmiljøgrupper på de enkelte institutter/afdelinger og et fakultetsarbejdsmiljøudvalg. På Det Juridiske Fakultet er oprettet én arbejdsmiljøgruppe, som dække alle afdelingen og et fakultetsarbejdsmiljøudvalg. For Det Teologiske Fakultet og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet gælder, at der er oprettet arbejdsmiljøgrupper på de enkelte institutter/afdelinger samt at de to fakulteter sammen med Driftsområdet Indre By har dannet et fælles arbejdsmiljøudvalg. Endvidere er der oprettet et arbejdsmiljøudvalg, som dækker Fællesadministrationen. På Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Naturvidenskabelige Fakultet er der oprettet arbejdsmiljøgrupper og -udvalg på de enkelte institutter og afdelinger og et fakultetsarbejdsmiljø på hvert fakultet. På Det Biovidenskabelige Fakultet og Det Farmaceutiske Fakultet er der oprettet arbejdsmiljøgrupper for institutter og afdelinger og et fakultetsarbejdsmiljøudvalg på hvert fakultet. Arbejdsmiljørådet, som tidligere bestod af én medarbejder- og én arbejdslederrepræsentant fra hvert af de større fakulteter, NAT, SUND og HUM og en medarbejder- og én arbejdslederrepræsentant, som repræsenterede fakulteterne i Indre By, driftsområdet Indre By og Fællesadministrationen er udvidet med en medarbejder- og en arbejdslederrepræsentant fra henholdsvis LIFE og FARMA. Der skal i løbet af 2009 udarbejdes en plan for en harmonisering af arbejdsmiljøorganisationens forhold med hensyn til valg, valgperioder, lovpligtige uddannelser m.v. Ligeledes skal det overvejes, om den nuværende opbygning af den samlede arbejdsmiljøorganisation er den rette set i lyset af de nye opgaver, som arbejdsmiljøorganisationen skal varetage og de organisatoriske ændringer, der er foregået og stadig foregår på KU. 8

9 4.2 Styrkelse af det decentrale arbejdsmiljøarbejde Der stilles stigende krav til at der udføres et forebyggende og systematisk arbejdsmiljøarbejde og til løbende vedligeholdelse og ajourføring af dette. Yderligere skal arbejdet kunne dokumenteres. Det betyder, at der skal afsættes mere tid til at udføre de praktiske opgaver. Desuden er der et stigende behov for kvalificering af arbejdet. Arbejdstilsynets screeninger/tilsyn med KU i 2005/2006 afslørede, at der adskillige steder er betydelige mangler med hensyn til at sikre arbejdspladsvurderinger, brugsanvisninger, m.v. Samlet set kræver det, at der er betydelige og velkvalificerede ressourcer til varetagelse af opgaverne, bl.a. i form af daglige arbejdsmiljøledere, som på de enkelte arbejdsmiljøudvalgs vegne varetager det daglige arbejdsmiljøarbejde. Der er således behov for en række tiltag, som kan sikre en bedre arbejdsmiljøhåndtering med fokus på styrkelse af det daglige arbejdsmiljøarbejde på fakulteter og institutter. Dette kræver: 1. Tilstrækkelige ressourcer til arbejdsmiljøvaretagelsen Der skal afsættes dedikerede ressourcer i form af daglige arbejdsmiljøledere til udførelse af nødvendige arbejdsmiljøopgaver på fakultets- og institutniveau. For hvert fakultetsområde skal behovet for ressourcer vurderes og fastlægges afhængigt af omfanget af opgaver. Opgaverne vil variere i forhold til hvilket fakultet, der er tale om, f.eks. vådt eller tørt fakultet, størrelse af enheder/institutter m.v. Ligeledes skal det vurderes, om der er behov for daglige arbejdsmiljøledere i de enkelte institutter m.v. eller om funktionen helt eller delvist kan varetages af en daglig arbejdsmiljøleder, som dækker hele fakultetet. Dette kunne f.eks. være tilfældet for de tørre områders vedkommende. Det foreslås, at der som minimum etableres en dækning på en fuldtidsbeskæftiget daglig arbejdsmiljøleder for alle våde fakulteter, SUND, LIFE, FARMA og NAT (er allerede tilfældet på SUND, LIFE og FARMA). For NAT gælder endvidere, at der i enkelte større centre og/eller bygningskomplekser ligeledes bør være en daglig arbejdsmiljøleder. Ligeledes sikres der en fuldtidsbeskæftiget arbejdsmiljøleder for HUM (findes allerede en ½ tidsstilling) Endelig bør der være en fuldtidsbeskæftiget til at dække fakulteterne i Indre By og Fællesadministrationen. 2. Styrkelse af den daglige arbejdsmiljølederfunktion på institutter/fakulteterne, klarlægning af opgaver, ansvar, kompetencer og referencer til ledelsen m.v. Uanset hvordan man vælger den organisatorisk indplacering af den daglige arbejdsmiljøleder skal opgaverne, ansvaret og kompetencer samt referencer fastlægges og beskrives. 3. Fornøden kompetenceudvikling af de daglige arbejdsmiljøledere Kompetenceudvikling skal fastlægges for de daglige arbejdsmiljøledere i form af uddannelse, træning m.v. Som led i en sådan kompetenceudvikling skal der fastlægges struktur for etablering af netværk og faggrupper på tværs af fakulteterne m.v. til sikring af erfarings- og videnudveksling samt give mulighed for lejlighedsvis at trække på ekspertise på tværs af fakulteterne. 4. Egnede værktøjer i form af retningslinjer og procedurer for arbejdsmiljøarbejdet Eksisterende værktøjer og redskaber skal evalueres og revideres således, at de tager hensyn til de nye fakulteters forhold og erfaringer herfra høstes. 9

10 4.3 Det centrale arbejdsmiljøarbejde Det centrale arbejdsmiljøarbejde (Arbejdsmiljøsektionen) skal understøtte det decentrale arbejdsmiljøarbejde på fakulteter og institutter og skal i de kommende år især være rettet mod: 1. At sikre/videreudvikle det forebyggende og systematisk arbejdsmiljøarbejde, herunder etablering af nødvendige systemer samt udarbejdelse af redskaber, værktøjer og procedurer, så arbejdsmiljøarbejdet kan dokumenteres på alle niveauer i organisationen. De fysiske, biologiske og kemiske arbejdsmiljøforhold er i dag generelt så velbeskrevet, at indsatsen i stort omfang bør rettes mod at sikre at gældende retningslinjer og procedurer efterleves, vedligeholdes og ajourføres, at sikre at nye retningslinjer og procedurer udarbejdes i nødvendigt omfang, samt at sikre at gældende regler introduceres og formidles målrettet mod den udførende del af arbejdsmiljøorganisationen. 2. At sikre den fornødne kompetence i arbejdsmiljøorganisationen. Der er behov for at etablere en struktur for netværk, som kan optimere kompetenceudvikling af medlemmerne af arbejdsmiljøorganisationen, erfaringsudvekslingen og muligheden for at kunne trække på ekspertise på tværs af fakulteterne. 3. At udarbejde en samlet udviklingsplan for arbejdsmiljøorganisationen, som afspejler de forskellige behov, der er til arbejdsmiljøorganisationens opbygning og til medlemmernes uddannelse, oplæring m.v. i de enkelte fakultetsområder. 4. At sikre den fornødne overordnede dokumentation af at arbejdsmiljøet overalt er tilfredsstillende, og at arbejdet overalt lever op til gældende myndighedskrav. 5. Udbygge og vedligeholde hjælpemidler og informationsmateriale på arbejdsmiljøsektions hjemmeside med henblik at sikre, at arbejdsmiljøorganisationens medlemmer har den nødvendige information for at varetage deres funktion. 5. Arbejdsopgaver på arbejdsmiljøområdet I Bilag 1 ses en oversigt over, hvilke arbejdsopgaver på arbejdsmiljøområdet, der allerede er igangsat, men hvor en stor del af aktiviteterne såvel centralt som decentralt vil fortsætte i år I Bilag 2 ses en oversigt over, hvilke opgaver, der yderligere skal løses i perioden