Vejledning til myndigheder om digital post til virksomheder

Transkript

1 Vejledning til myndigheder om digital post til virksomheder Denne vejledning beskriver, hvordan myndigheder kommunikerer med virksomheder via digital post, og hvordan myndigheder modtager digital post som virksomhed Version: 1.1 Udarbejdet: juni 2013 Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning Målgruppe for vejledningen Yderligere hjælp Processen frem mod obligatorisk digital post for virksomheder Den overordnede proces Den lokale proces i myndighederne Betydning af obligatorisk digital post for virksomheder Bliv klar til obligatorisk digital post for virksomheder Digital kommunikation og sikker Digital post på virk.dk Sortering og arkivering af digital post Roller og rettigheder Besked ved ny post Sådan modtager myndigheden digital post som virksomhed I gang med virksomhedspost på virk.dk Hvor meget post kan man forvente? Behandling af posten Tilslutning til digital post på virk.dk Hvordan skal posten modtages? Hent indholdet på virk.dk ned i egne systemer Afhentning via REST-snitfladen Afhentning via sikker Automatisk fordeling af meddelelser Web-interfacet Medarbejdersignatur Brugerprofil på virk.dk Adgang til myndighedens indbakke på virk.dk Brug af digital post på virk.dk Download en meddelelse Videresend en meddelelse Avancerede sorteringsmuligheder i web-interfacet Sådan sender myndigheder digital post til virksomheder Organisatorisk implementering af digital post Systemer til digital post-forsendelse Fjernprint Sikker til digital post CVR-numre, P- numre og andre metadata... 34

3 CVR-numre P- numre og andre metadata Sådan finder man en virksomheds CVR- og evt. P-nummer Tilmeldingsgruppe til virksomheder i digital post Nye afsendersystemer Eksisterende afsendersystemer Styring af henvendelser fra virksomheder via digital post Fritagelse og vejledning Fritagelse for obligatorisk digital post Borgerservice centrenes rolle Information og vejledning til virksomheder Virksomhedskampagne Support Hjælp til mindre it-parate virksomheder på biblioteker Generel hjælp i myndighederne Bilag I Begreber S i d e 2

4 1. Indledning og læsevejledning Et centralt mål i den offentlige digitaliseringsstrategi er at flytte den måde, danskerne typisk modtager breve fra det offentlige på, fra det traditionelle papirmedie til et digitalt medie. Bag dette mål ligger bl.a. et ønske om at effektivisere den offentlige sektor, dels ved sparet papir, print og porto og dels ved sparet arbejdstid. Som et led i denne strategi har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post, som betyder, at alle virksomheder i 2013 bliver forpligtet til at modtage post fra offentlige myndigheder som digital post. Dette stiller særlige krav til kommuner, regioner, statslige myndigheder og selvejende institutioner. Dels er myndighederne, i deres egenskab af virksomheder med CVR-numre, forpligtiget til at modtage post fra offentlige myndigheder som digital post. Dels vil loven skabe en forventning hos virksomhederne om, at de vil kunne kommunikere fuldt digitalt med de offentlige myndigheder. Det betyder, at offentlige myndigheder forventes at være i stand til at: Modtage breve digitalt som virksomhed. Sende breve til virksomheder digitalt. Sikre, at henvendelser fra virksomheder, der sendes som digital post, kommer frem til den rigtige enhed i myndigheden. I et rimeligt omfang vejlede virksomhederne i anvendelsen af digital post. Denne vejledning har til formål at vejlede myndighederne i, hvordan disse opgaver løses på den mest effektive måde. Vejledningen vil løbende blive opdateret frem imod overgangen til obligatorisk digital post for virksomheder. Dele af vejledningen vil også være relevante for afsendelse af digital post til borgere. Vejledningen består af følgende afsnit: 1. Processen frem mod obligatorisk digital post for virksomheder Beskriver den centrale og lokale proces frem mod etablering af obligatorisk digital post for virksomheder i 2013, i det omfang den kendes. Den centrale proces beskriver de tiltag som Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen gennemfører for at gøre Myndigheder og Virksomheder parat til obligatorisk digital post. Den lokale proces hvad den enkelte myndighed skal gøre for at blive parat til at sende og modtage digital post. 2. Digital kommunikation Beskriver hvornår myndighederne med fordel kan anvende de forskellige digitale kommunikationsformer: , sikker og digital post. Yderligere gives en kort introduktion til hvordan digital post på virk.dk er opbygget og fungerer. S i d e 3

5 3. Sådan modtager myndigheden digital post som virksomhed Beskriver de forskellige problemstillinger som myndighederne skal tage stilling til ved etablering af modtagelse af digital virksomhedspost, og anviser konkrete måder digital post kan håndteres, på virk.dk eller i egne systemer. 4. Sådan sender myndigheder digital post til virksomheder Beskriver de organisatoriske og tekniske opgaver, som myndighederne står over for, med hensyn til at blive klar til at kunne sende digital post til virksomhederne. 5. Styring af henvendelser fra virksomheder via digital post Beskriver mulighederne for at styre virksomhedernes henvendelser til myndigheden via et kontakthierarki målrettet virksomheder i digital post på virk.dk. 6. Fritagelse og vejledning Beskriver dels de forventede regler for hvornår en virksomhed kan opnå fritagelse for digital post, og borgerservice centrenes rolle i den forbindelse, dels planlagte informationsaktiviteter om konsekvenserne af obligatorisk digital post for virksomheder. Bilag I begreber I bilag I defineres en lang række af de begreber, som enten er lidt specielle eller anvendes i en særlig betydning i vejledningen. Bilaget søger også at give en sammenhængende oversigt over, hvordan begreberne hænger sammen indbyrdes Målgruppe for vejledningen Vejledningen er primært udarbejdet til brug for projektledere/projektorganisationer i myndighederne, der er ansvarlige for at sikre, at myndigheden bliver klar til digital virksomhedskommunikation i Yderligere hjælp Digitaliseringsstyrelsen har på sin hjemmeside oprettet en række yderligere vejledninger, der kan understøtte arbejdet med at digitalisere posten. Du finder disse vejledninger her: (se særligt Sådan skriver myndigheder til digital post og Sådan opretter du digitale postkasser) S i d e 4

6 Se også Implementeringsvejledningen: ashx Digitaliseringsstyrelsen bidrager gerne med råd og vejledning til myndighederne i forbindelse med overgangen til obligatorisk digital post. Til dette formål er der oprettet myndighedsnetværk, som alle myndigheder er velkomne til at deltage i. Du kan tilmelde din myndighed ved at kontakte Digitaliseringsstyrelsen på: [email protected] Digitaliseringsstyrelsen udsender også nyhedsbreve som bl.a. indeholder nyheder vedr. digital post. Du kan tilmelde dig Digitaliseringsstyrelsens nyhedsbrev på: Du kan tilmelde dig nyheder særligt om digital post her: S i d e 5

7 2. Processen frem mod obligatorisk digital post for virksomheder Dette afsnit beskriver, hvilke tiltag der gennemføres i henholdsvis Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen for at hjælpe myndigheder og virksomheder med at blive parate til at sende og modtage digital post. Desuden beskriver afsnittet, hvad obligatorisk virksomhedspost betyder for myndighederne Den overordnede proces Det er Erhvervsstyrelsens ansvar at informere virksomhederne om obligatorisk digital post, medens det er Digitaliseringsstyrelsens ansvar at understøtte myndighedernes anvendelse af digital post. Herudover har Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen gennemført en teknisk forbedring af løsningen digital post på virk.dk således, at løsningen bedre understøtter især mellemstore og store virksomheders behov for intern fordeling af indkomne forsendelser. Den overordnede proces består af tre spor: Arbejdet med at udforme to bekendtgørelser: ikrafttrædelses- og fritagelsesbekendtgørelse. Afprøvning af funktionaliteten i digital post for virksomheder via en indkøringsperiode i en række virksomheder. Implementering af virksomhedspakke 1 og 2. Status på nuværende tidspunkt er, at lovgivningsarbejdet er ved at blive færdiggjort. Selve loven om obligatorisk digital post er vedtaget, men der mangler endnu to bekendtgørelser: ikrafttrædelses- og fritagelsesbekendtgørelsen: Ikrafttrædelsesbekendtgørelse: indeholder dato for ikrafttrædelse. Pt. er denne ikke fastlagt, men der sigtes mod en dato ultimo Så snart den endelige dato kendes, vil den blive offentliggjort på Yderligere vil myndighederne blive holdt orienteret via nyhedsbreve og netværksmøder. Se afsnit: 1.2. Fritagelsesbekendtgørelse: indeholder kriterier for fritagelse og procedure for, hvordan man opnår dette. Virksomheder vil kun kunne blive fritaget, hvis de ikke kan få en bredbåndsforbindelse på 512 k/bit. Fritagelse bliver derfor den absolutte undtagelse fra reglen, og det forventes kun at ca virksomheder på landsplan vil søge om fritagelse. Proceduren for fritagelse og etablering af læseadgang er en arbejdsgruppe ved at være fastlagt i et samarbejde mellem Erhvervsstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen og KL. Se også afsnit: S i d e 6

8 De to bekendtgørelser forventes vedtaget primo Ved siden af lovgivningsarbejdet foregår der et arbejde med at implementer virksomhedspakke 1 og 2. Virksomhedspakke 1 og 2 er udviklingsforløb, der sikrer ny forbedret funktionalitet i digital post på virk.dk. Udviklingspakke 1 er allerede implementeret, og virksomhedspakke 2 er under implementering. Erhvervsstyrelsen har gennemført et indkøringsforløb med udvalgte, primært større, virksomheder i november I lyset af tilbagemeldingerne, fra de virksomheder der deltog i indkøringsperioden, overvejes en virksomhedspakke 3. Erhvervsstyrelsen vil gennemføre en informationskampagne over for virksomheder for at gøre dem klar til obligatorisk digital post. Tidspunktet for denne kampagne vil blive fastlagt når ikrafttrædelsesdatoen er kendt. Indholdet af informationskampagnen, og andre tiltag som Erhvervsstyrelsen iværksætter for at vejlede virksomhederne, er beskrevet nærmere i afsnit: Den lokale proces i myndighederne Betydning af obligatorisk digital post for virksomheder Modtagelse af digital post som virksomhed Som enhver anden virksomhed med et CVR-nummer kan offentlige myndigheder oprette en digital postkasse på virk.dk til modtagelse af meddelelser fra andre offentlige myndigheder. 1 Det kan f.eks. være meddelelser vedr. arbejdsmiljø, udbetaling af løntilskud og indkaldelse af køretøjer til syn. Se afsnit: Myndighedens digitale postkasse på virk.dk vil omfatte hele organisationen med undtagelse af enheder med eget CVR-nummer, f.eks. selvejende institutioner. De skal selv oprette deres egen digitale postkasse. I løbet af 2013 bliver det obligatorisk for virksomheder og hermed også myndigheder at modtage digital post. I princippet kan man som myndighed godt vente med at modtage digital post, til man bliver tilmeldt automatisk, men man kan lige så godt komme i gang med det samme. Dels vil myndigheden opnå erfaringer med brugen af digital post, og dels sender det et godt signal, at det offentlige tager sin egen medicin. Det anbefales derfor, at alle myndigheder opretter sig om modtagere af digital post på virk.dk så hurtigt som muligt. 1 Hvis myndigheden er tilmeldt post fra private afsendere gennem en aftale med e-boks, kan myndigheden også få vist denne post i den digitale postkasse. S i d e 7

9 Afsendelse af digital post til virksomheder Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er der opsat en målsætning, om at 80 % af alle offentlige breve skal sendes digitalt i Der er dog intet eksplicit krav om, at myndighederne anvender digital post til udsendelse af breve til virksomhederne, heller ikke efter at det er blevet obligatorisk for virksomhederne at modtage digital post. Ikke desto mindre er det afgørende, at så mange virksomhedsrettede breve som muligt sendes digitalt i Dels skaber Lov om Offentlig Digital Post mulighed for store besparelser på offentlig brevudsendelse. Disse besparelser vil fremover være indregnet i de offentlige myndigheders budgetter, uanset om den enkelte offentlige myndighed udnytter muligheden eller ej. Dels vil loven medføre en berettiget forventning fra virksomheder om, at offentlige myndigheder vil benytte digital post til en væsentlig del af deres kommunikation. Myndighederne bør derfor påbegynde migrationen fra papirforsendelser til digitale forsendelser ved virksomheds- og borgerkommunikation. Hvis din myndighed ikke allerede er i gang med dette arbejde, er det vigtigt at I kommer i gang så hurtigt som muligt Bliv klar til obligatorisk digital post for virksomheder Ovennævnte krav og forventninger betyder, at der er et pres på myndighederne for at blive parate til fuld digital kommunikation med virksomheder. For mange myndigheders vedkommende vil dette kræve, at der nedsættes en projektorganisation, der skal bære forandringen igennem. Det anbefales derfor, at myndighederne: Afsætter ressourcer til at gennemføre den nødvendige forandringsproces, der skal gøre organisationen klar til digital virksomhedskommunikation. Påbegynder forandringsprocessen så hurtigt som muligt Introduktion af digital post i myndighederne Danske Regioner, KL og Digitaliseringsstyrelsen har tidligere udarbejdet en vejledning om de generelle udfordringer, der er forbundet med at introducere digital post i organisationen. Se: Implementeringsvejledning Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: Opgaver i forbindelse med obligatorisk digital post for virksomheder For at blive parat til digital virksomhedskommunikation skal myndigheden bl.a. igennem følgende opgaver: S i d e 8

10 Vurder, hvordan myndigheden ønsker at modtage digital post som virksomhed. Se afsnit: 4. Vurder om myndigheden har virksomhedskommunikation. Hvis nej er myndigheden selvsagt ikke berørt af loven. Hvis ja skal myndigheden sikre at: Organisationen er klar til at sende digital post. Se afsnit: 5.1. Myndigheden er teknisk er parat til digital virksomhedskommunikation. Se afsnit: 5.2. Hvis myndigheden forventer øget kommunikation fra virksomhederne via digital post, så er det nyttigt at overveje at tilpasse det kontakthierarki, som møder virksomhederne i digital post på virk.dk, så de hjælpes mest muligt. Se afsnit: 6. Er din myndigheden en kommune, skal borgerservice holdes løbende orienteret om de opgaver, der er forbundet med ansøgning om fritagelse og hvordan opgaven løses. Se afsnit: Myndigheder med virksomhedskontakt bør kunne henvise virksomheder til, hvor disse kan få hjælp i forhold til obligatorisk digital post. Se afsnit: S i d e 9

11 3. Digital kommunikation Digital kommunikation mellem myndigheder og virksomheder kan grundlæggende finde sted ved brug af almindelig , sikker og digital post på Virk.dk og sikker Almindelig og sikker har den fordel, at den enkelte forsendelse omkostningsfrit kan kommunikeres med en specifik adresse. Ved almindelig e- mail vil det endda ofte kunne være en specifik person, hvilket kan være en fordel, når der er etableret en relation, dvs. når modparten er kendt. Sikker kan, i modsætning til almindelig , anvendes ved kommunikation af fortrolige personfølsomme oplysninger. Løsninger med sikker vil oftest omfatte funktions- og virksomhedspostkasser, hvorfra der efterfølgende skal ske en intern fordeling af posten. Sikker vil stadig være relevant for myndighederne efter indførelsen af obligatorisk digital post, særligt i kommunikation mellem myndighederne, men i et vist omfang også mellem myndighederne og virksomheder med en stor kommunikation med det offentlige. Sikker anvendes også til kommunikation med digital post af de fleste hvis ikke alle myndigheder. Se afsnit: Digital post på virk.dk Digital post på virk.dk har den fordel, at der kan kommunikeres sikkert til et specifikt CVR-nummer. Det betyder, at myndigheden ikke selv skal ajourføre et register over modtagere. Digitale breve adresseret til virksomhedens CVR-nummer har ifølge Lov om Offentlig Digital Post samme retsvirkning, som hvis de var sendt med almindelig post. I dette afsnit introducerer vi kort de muligheder, der findes på virk.dk, for at sortere og arkivere den digitale post. Mere omfattende hjælpemateriale vedr. dette vil blive stillet til rådighed på et senere tidspunkt Sortering og arkivering af digital post Virksomheder kan ved hjælp af regler flytte indkommende post til forskellige mapper og give udvalgte medarbejdere adgang til udvalgte mapper. Fordelingen af posten kan baseres på information, der medsendes af afsenderen, enten i form af metadata, som muliggør en automatisk fordeling, eller i form af oplysninger i emnefeltet, der er tilgængelige for en postfordeler. S i d e 1 0

12 Figur 1. Som det fremgår af figur 1, kan man opsætte automatiske fordelingsregler i den digitale postkasse på virk.dk baseret på tilmeldingsgrupper eller via metadata. Teknisk medsendes metadata som XML-metadata-filer i det der kaldes attentionformatet og sagdokumentformatet. Over tid forventes at der vil ske en positiv udvikling i medsendte metadata, fordi disse muliggør en mere automatisk postfordeling og sagsbehandlingen. Læs mere om attentionformatet og sagdokumentformatet i afsnit Tilsvarende kan den medsendte information anvendes i virksomhedens egne systemer til at fordele indkommende post. Det er vigtigt at understrege, at udnyttelsen af metadata forudsætter, at de systemer i myndighederne, der sender digital post til virksomheder, medsender de nødvendige metadata. Digitaliseringsstyrelsen vil så vidt muligt informere systemleverandører om dette behov for at bidrage til, at der sker den nødvendige videreudvikling af systemerne. Det er imidlertid også vigtigt, at myndighederne selv går i dialog med deres leverandører om dette, og at den enkelte myndighed tilpasser sine arbejdsgange til anvendelsen af metadata. Se også afsnit Roller og rettigheder En række roller i digital post-løsningen sikrer, at virksomheden kan styre adgangen til de enkelte mapper i virksomhedens digitale postkasse. Der kan ligeledes opsættes regler for, hvem der får advis er, når der er ny post i den enkelte mappe. De nye roller i digital post-løsningen er beskrevet i figur 2 nedenfor. S i d e 1 1

13 Rolle Administrator med adgang til alle mapper Administrator uden mappeadgang Almindelig postbruger med adgang til alle mapper Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper Postfordeler med læseadgang Postfordeler uden læseadgang Figur 2. Kan fordele posten til mapper, men ikke læse den (kan kun se afsender og emne på meddelelse). Du kan læse mere om disse roller og tilhørende rettigheder på virk.dk: Rettigheder og anvendelse Kan alt i løsningen. Anvendes af enkeltmandsvirksomheden Kan opsætte og administrere løsningen, men ikke læse og sende meddelelser. Kan læse alle meddelelser og sende meddelelser. Anvendes af en ansat, der har det daglige ansvar for den digitale postkasse, men ikke for den administrative opsætning. Kan læse meddelelser i udvalgte mapper og sende meddelelser. Anvendes af en ansat, der har det daglige ansvar for dele af virksomhedens digitale post, f.eks. på løn-, refusions- eller regnskabsområdet. Kan fordele post til mapper og læse post. Endnu er der ikke opnået konkrete erfaringer med brugen af de nye roller, fordi de først er blevet tilgængelige ultimo Besked ved ny post Funktionen besked ved ny post kan både opsættes til, at en medarbejder altid får en advis ved ny post, og til at en medarbejder kun får en advis, hvis der er ny post i en bestemt mappe. Dette er illustreret i figur 3. Figur 3. I eksemplet i figur 3 har virksomheden tre ansatte med roller i digital post. Postkassen er opsat sådan, at medarbejder BLÅ får en advis, når der kommer en meddelelse i mapperne Sygedagpenge eller HR sjælland, medens medarbejder GRÅ modtager et advis, når der er besked i mappen Løn. S i d e 1 2

14 4. Sådan modtager myndigheden digital post som virksomhed Dette afsnit beskriver dels de overvejelser, myndigheden skal igennem i forbindelse med etablering af digital kommunikation med virksomheder, og dels de forskellige måder, myndigheden kan vælge at modtage og sortere posten på I gang med virksomhedspost på virk.dk Hvor meget post kan man forvente? Et tilbagevendende spørgsmål hos myndighederne er, hvor meget post man kan forvente at modtage som virksomhed. Hedensted Kommune ( indbyggere) og Favrskov Kommune ( indbyggere) og har opgjort antallet af modtagne forsendelser i perioden til Tallene fremgår nedenfor: Hedensted Kommune Favrskov Kommune Arbejdsmiljø Advis udbetaling 9 6 Arbejdsgiverrefusion 4 55 Indkaldelse af køretøjer til syn 5 9 VEU 8 3 Andet fra offentlige myndigheder 2 14 Andet 4 5 I alt I alt pr. måned ca. 24 ca. 63 Figur 4. På trods af forskellen i antal modtagne beskeder mellem de ellers næsten lige store kommuner, så giver disse tal en vis indikation på, hvor meget post den enkelte kommune kan vente at modtage i digital post. Fordelingen på afsendere er nok også forholdsvis ens på tværs af kommunerne og kan derfor bruges som udgangspunkt for en vurdering af, hvilke funktioner (enheder) i kommunen der med fordel kan gives adgang til kommunens digitale virksomhedspostkasse. Tal fra regionernes modtagelse af digital virksomhedspost vil indgå i en senere version af denne vejledning. Det statslige område er vanskeligt at sige noget samlet om, da de statslige myndigheder varierer meget i størrelse og opgavetyper Behandling af posten Som modtager af digital virksomhedspost skal man sikre, at den digitale postkasse bemandes i tilstrækkeligt omfang, så det sikres, at posten bliver viderefordelt i organisationen. Dette gælder særligt, hvis man vælger at benytte web interfacet på virk.dk. Se afsnit 4.3. S i d e 1 3

15 Der er i skrivende stund 16 kommuner, der har tilmeldt sig digital post som virksomheder. Af disse har 11 rapporteret, hvordan de modtager posten og hvor de har placeret ansvaret for at håndtere digital post. Kommune Modtagelse af posten Ansvar for at tømme postkassen Brøndby Kommune Web-interfacet på virk.dk. Personaleafdelingen tømmer postkassen. Favrskov Kommune Afhentning via sikker . Omstillingen tømmer postkassen. Hedensted Kommune Afhentning via sikker . Fællessekretariatet tømmer postkassen. Helsingør Kommune Web-interfacet på virk.dk. En gruppe på ca. 7 personer tømmer postkassen. De sidder for de flestes vedkommende i byrådssekretariatet. Ishøj Kommune Web-interfacet på virk.dk. Alle centre har ansvar for at tømmer postkassen. Ledelsessekretariatets medarbejdere holder øje med om postkassen tømmes. Køge Kommune Afhentning via sikker . Borgmestersekretariatet tømmer hovedpostkassen. Næstved kommune Web-interfacet på virk.dk. Personaleafdelingen tømmer postkassen, men økonomiafdelingen har adgang og tager sig af breve fra kommunens bank. Nyborg Kommune Web-interfacet på virk.dk. Personaleafdelingen og Borgerservice tømmer postkassen. Odense Kommune Web-interfacet på virk.dk. Postkassen tømmes foreløbig i e2015- enheden, for at de kan få et overblik over, hvad der kommer ind. Ringsted Kommune Web-interfacet på virk.dk. Byrådssekretariatet tømmer postkassen Vordingborg Kommune Web-interfacet på virk.dk. Tømmes af kommunens postfordeling, som hører under fællessekretariatet. Figur 5. Som det ses i figur 5, er det typisk enten personaleafdelingen eller et ledelsessekretariat, som har ansvaret for at håndtere digital post. En undtagelse er Favrskov Kommune, der har valgt at lægge funktionen i omstillingen, som også tager sig af fordelingen af sendt til kommunens hovedpostkasse. Det fremgår også, at den typiske måde man har valgt at modtage posten er at anvende web-interfacet på virk.dk. Dette kan dog hænge sammen med den begrænsede volumen og/eller manglende kendskab til muligheden for afhentning via sikker . Se afsnit: Tilslutning til digital post på virk.dk Når ansvaret for at tømme postkassen er placeret, kan myndigheden oprette en digital postkasse til sin virksomheds post på Det er kun myndighedens LRA, der kan oprette den digitale postkasse. Hvis myndigheden ikke allerede er oprettet på virk.dk, skal den først sørge for, at den bliver det. Der er dog næppe mange om nogen myndigheder, der ikke er det allerede. På (se Hjælp eller Vejledninger ) findes vejledninger i, hvordan virksomheder tilslutter sig, og hvilke overvejelser man skal igennem før oprettelsen. Du finder vejledningerne her: S i d e 1 4

16 Oprettelse af postkassen sker ved, at LRA en logger på virk.dk med sin medarbejdersignatur og klikker på boksen Digital postkasse i højre side på forsiden af Virk.dk. Herefter kan personen klikke på knappen start oprettelse Hvordan skal posten modtages? Allerede før tilslutningen skal myndigheden have taget stilling til, hvordan man vil modtage den post, der kommer på virk.dk. Når det er besluttet, kan systemerne sættes op alt efter myndighedens valg. Der er to måder, hvorpå man kan vælge at modtage den digitale virksomhedspost: Få indholdet fra den digitale postkasse hentet ned i egne systemer. Se afsnit 4.2. Anvende web-interfacet på virk.dk. Se afsnit 4.3. Anvendes web interfacet, skal man yderligere tage stilling til, om man vil benytte den udvidede eller den simple model til posthåndtering. Vi diskuterer kort den udvidede model nedenfor i afsnit Det er selvsagt op til den enkelte myndighed at vurdere, hvilken måde der er mest hensigtsmæssig for myndigheden. Som hovedregel vil det imidlertid nok for kommuner, regioner og visse statslige myndigheder være mest effektivt at få indholdet fra den digitale postkasse hentet ned i egne systemer. Dels er udfordringen om beskyttelse af fortrolige personfølsomme data løst på den måde. Dels vil man kunne benytte den eksisterende kommunikationsinfrastruktur og bemanding. En hurtig og let måde at komme i gang med dette på er beskrevet i afsnit Hent indholdet på virk.dk ned i egne systemer Den manuelle proces med at tømme postkassen på virk.dk er besværlig og giver risiko for at begå fejl, f.eks. at overse bilag. Det vil derfor, for de fleste myndigheder, være hensigtsmæssigt at automatisere processen og samtidig integrere digital post på virk.dk med eksisterende it-systemer. Der er to måder, man kan hente meddelelser fra virk.dk ned i egen systemer på: RESTsnitfladen og en videresend-funktion baseret på sikker (S/MIME) Afhentning via REST-snitfladen Der er udviklet en snitfalde i REST, der kan anvendes ved afhentning af meddelelser i digital post på virk.dk. REST-snitfladen er særligt nyttig, hvis man ønsker at overføre meddelelserne til f.eks. et ESDH-system direkte. Integration via REST-snitfalden kræver dog et udviklingsforløb. S i d e 1 5

17 Du kan finde dokumentation for, hvordan meddelelser hentes via REST-kald, i disse vejledninger: Bilag A3: REST - afhentningssystem (med ændringsmarkeringer) (pdf) Bilag A3: REST - afhentningssystem (uden ændringsmarkeringer) (pdf) Du finder en beskrivelse af hvor disse vejledninger ligger i afsnit: Afhentning via sikker Den enkleste måde at hente posten fra virk.dk ned til egne systemer på er ved at anvende muligheden for opsætning af automatisk videreforsendelse til sikker -adresse. Da der anvendes sikker kommunikation, kan løsningen også bruges til beskeder med personfølsomt indhold, og da alle myndigheder i forvejen har systemer til at modtage sikker , kræver det ikke yderligere investeringer. Det betyder også, at det eksisterende organisatoriske setup til håndtering af sikker kan genbruges til digital post Opsætning af automatisk videreforsendelse på virk.dk I digital post-delen på virk.dk skal man være administrator for at have rettigheder til at opsætte videresendelse. Bemærk, at dette handler om brugerstyringen i postdelen, og ikke om brugerroller på virk.dk generelt. Figur 6. I digital post på virk.dk under fanebladet Indstillinger vælges Videresendelse i venstremenuen. Dernæst vælges Opret videresendelse under punktet Videresendelse af posten til en sikker -adresse. S i d e 1 6

18 Figur 7. Herefter uploades certifikat, og den sikre -adresse angives. Det certifikat der skal anvendes, finder du hos Nets på denne hjemmeside: Figur 8. S i d e 1 7

19 Nets vedligeholder en oversigt over alle offentlige certifikater i den samlede NemID løsning. Ved at søge på en sikker -adresses navn vil du kunne finde det offentlige certifikat, der er knyttet til adressen (her [email protected] ). Du kan downloade certifikatet til et drev ved at klikke på Hent certifikat, markeret med rød boks i figur 8. Herfra uploades certifikatet til digital post på virk.dk via Gennemse knappen, som vist i figur 9. Certifikatet er allerede i korrekt base 64-format, så du behøver ikke at gøre noget ved dette. 2 Figur 9. Når certifikatet er uploadet, skal skærmbilledet se ud som vist i figur 10. Figur 10. Der bliver nu fremsendt en til den angivne sikre -adresse med et bekræftelseslink. En sådan mail er vist i figur Du kan læse mere om certifikater og PKI i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til digital post: se afsnittet - Certifikater og PKI. Se link i afsnit 1.2. S i d e 1 8

20 Figur 11. Når myndigheden har bekræftet tilslutning via linket, bliver al post herefter automatisk videresendt som sikker . BEMÆRK! Bekræftelsesmailen fremsendes i øjeblikket som en ukrypteret mail til den sikre -adresse. I Logivas løsning SignFlow er systemet sat op til kun at modtage sikre s, og mailen med bekræftelseslink vil derfor blive afvist. Logiva vil dog kunne hjælpe med at finde den afviste mail. Tietos løsning SEPO burde ikke afvise mailen, da dette system håndterer alle typer mail. Det vise ikke hvordan Triforks løsning SecureBusinessMail og Comendos løsning SikkerMail håndterer en sådan mail. Kontakt jeres leverandør for at sikre, at bekræftelsesmailen kommer frem. Skulle den være blevet afvist, er den dog ikke gået tabt. I de fleste tilfælde kan leverandøren af sikker- -løsningen hjælpe med at finde den afviste mail Håndtering af videresendt digital post i mail-systemet Når der er opsat automatisk videreforsendelse af posten fra virk.dk, bliver den modtaget i myndighedens mailsystem som sikker . Det er vigtigt, at leverandøren af sikker -løsningen involveres, når der opsættes automatisk videreforsendelse, da det kan kræve en mindre tilretning at kunne håndtere digital post fra postkassen på virk.dk. Udseendet af de videresendte mails vil afhænge af mail-system og sikker -løsningen, men kan eksempelvis se ud som vist i figur 12. Disse s kan herefter videresendes internt i organisationen enten manuelt eller ved hjælp af regler i mailsystemet se afsnit Det er pt. IKKE muligt at besvare digital post videresendt til sikker , som man (i princippet) kan i webinterfacet på virk.dk. I praksis er dette dog ikke et stort problem. I øjeblikket medsendes der nemlig typisk ikke en returpostkasse i de breve der sendes til S i d e 1 9

21 virk.dk, og det betyder at de alligevel ikke kan besvares. Yderligere har man altid mulighed for at kontakte den afsendende myndighed via /sikker . e-boks tilbyder primo 2013, at det bliver muligt at besvare og initiere meddelelser fra 3. parts-systemer ( , ESDH etc.). Digitaliseringsstyrelsen vil i nyhedsbreve og på styrelsens hjemmeside orientere om mulighederne, så snart der foreligger beskrivelser mv Automatisk fordeling af meddelelser En oplagt mulighed for at spare ressourcer er at indbygge automatisk fordeling (distribution) af indkomne meddelelser, som alternativ til at de alle lander i én fællespostkasse ( , ESDH eller andet system) og herfra videresendes manuelt. Der er to måder, dette kan gøres på. Man kan anvende de standardmuligheder for videreforsendelse, der findes i Outlook, og man kan anvende de muligheder, der findes i dedikerede input management-systemer hvis myndigheden har implementeret et sådant system Outlook-regler for intern videreforsendelse Vælger man at hente digital post ned til en sikker -adresse (via S/MIME), vil man kunne anvende de standard-videresend-funktioner, der findes i Outlook (og andre mailsystemer). Der er endnu ikke opnået erfaringer med brugen af videresend-regler i Outlook på dette område, men da de fleste af de meddelelser, der pt. modtages som digital post er automatiske forsendelser med samme struktur, meddelelse for meddelelse, vil det formodentligt være ret let at opsætte regler, der kan videresende de indkomne fra virk.dk til interne funktionspostkasser (som altså ikke behøver at være sikre ). I figur 12 er dette illustreret med et konkret eksempel. S i d e 2 0

22 Figur 12. Figur 12 viser en meddelelse fra digital post, som er hentet ned i en sikker adresse i Hedensted Kommune. Som det er markeret med rødt, er der flere muligheder for at sætte Outlook op, så denne videresendes. F.eks. kunne man lave en regel om, at , der indeholder ordet Arbejdsmiljø eller Risikobaserettilsynsrapporteringsak, altid sendes til en bestemt funktionspostkasse i myndigheden Input management Flere myndigheder har allerede taget input management-systemer i brug. Med forbehold for forskelligheder fra systemet til system er det generelt sådant, at avanceret input management muliggør, at en meddelelse kan afleveres i en -postkasse eller i et andet system f.eks. ESDH baseret på de regler, der er sat op i systemet, og de metadata, der er indeholdt i den enkelte meddelelse. Akkurat som det er tilfældet med de systemer, der sender til digital post (Fjernprint og sikker med metadata se også afsnit 5.2), skal input management-systemerne rettes til, så de kan udnytte de sorterings- og arkiveringsmuligheder, som er indeholdt i attentionformatet og sagsdokumentformatet. Se afsnit Web-interfacet For at få adgang til post på virk.dk skal den ansatte være oprettet som bruger på virk.dk. Dette kræver følgende: 1. Den ansatte skal have tildelt en medarbejdersignatur. 2. Den ansatte skal oprette sig selv som bruger på virk.dk. 3. Den ansatte skal have tildelt adgang til myndighedens virksomheds-indbakke på virk.dk. S i d e 2 1

23 Medarbejdersignatur Man vil typisk kunne få en medarbejdersignatur ved henvendelse til myndighedens ithelpdesk Brugerprofil på virk.dk Når den ansatte har fået tildelt en medarbejdersignatur, kan hun logge på virk.dk. Første gang man logger på, skal man oprette en brugerprofil. Når man har gjort det, har man basis-rettigheder på virk.dk. Figur 13. Figur 13 viser et eksempel på en basis-brugerprofil på virk.dk Adgang til myndighedens indbakke på virk.dk Figur 14. Når man har adgang til virk.dk, skal man søge om adgang til myndighedens indbakke. Man klikker på Digital postkasse som illustreret i figur 14. Hvis man er logget på, vil man få at vide, at man ikke har rettigheder til at tilgå digital post på virk.dk. Herefter kan man anmode administratoren om at blive oprettet i den digitale postkasse. Når ad- 3 Bemærk: der er tale om et lidt ældre skærmprint. I dag hedder det ikke Post men Digital postkasse. Se Figur 14. Dette vil blive rettet i en senere version af denne vejledning. S i d e 2 2

24 ministratoren logger på næste gang, fremgår det, at en bruger anmoder om at blive digital post-bruger. Vi diskuterer kort den udvidede funktionalitet nedenfor i afsnit Brug af digital post på virk.dk Figur 15. Indbakken i digital post på virk.dk er vist i figur 15 med Næstved Kommune som eksempel. Som det ses, er brugergrænsefladen næsten helt identisk med den, man møder i sin private digitale postkasse på Man åbner de individuelle meddelelser i virk.dk, på samme måde som man åbner meddelelser i sin personlige postkasse Download en meddelelse Figur 16. S i d e 2 3

25 Hvis den organisatoriske enhed, man er tilknyttet, er modtager af meddelelsen, kan man gemme/downloade meddelelsen på et drev og herfra uploade den til ESDH eller andet relevant systemet. Dette gøres ved at benytte den værktøjsbar, som kommer frem, når man kører cursoren over PDF-dokumentet. Man klikker på den lille diskette, som er markeret med en rød boks i figur 16, og gemmer filen. Bemærk: Er der tale om en forsendelse, der indeholder bilag, skal dokumenterne gemmes ét for ét se eksempel i figur Videresend en meddelelse Hvis du ønsker at videresende en meddelelse til andre brugere, kan du benytte . Der er to måder at gøre dette: Benyt videresend-funktionen i digital post Benyt vedhæft til -funktionen i Adobe Reader Figur 17. Ønsker man at sende en meddelelse i digital post på virk.dk til en -adresse 4, kan man benytte den videresend-funktion, der er indbygget i digital post, og som er markeret med en rød boks i figur Bemærk. Denne funktion er kun til stede i digital post på virk.dk, ikke på borger.dk. Den er altså kun tilgængelig for virksomheder. S i d e 2 4

26 Figur 18. Videresend i digital post på virk.dk kan sende til -adresser. Dette er illustreret med en rød boks i figur 18. Ulempen ved denne metode er desværre, at disse mails sendes ukrypteret. Det betyder, at man bryder persondataloven, hvis man videresender meddelelser, der indeholder fortrolige personfølsomme informationer, via Videresend. Imidlertid er denne videresend-funktion den hurtigste - særligt hvis der skal videresendes meddelelser med bilag. Figur 19. S i d e 2 5

27 Figur 19 viser et eksempel på en meddelelse med bilag. Benyttes Videresend (hvad der er OK i dette tilfælde, da meddelelsen ikke indeholder fortrolige personfølsomme informationer), vedlægges brev og bilag som PDF-vedhæftninger til den mail, der sendes. Figur 20. Figur 20 viser den modtagne med brev og bilag. Hvis man vil videresende meddelelser, som indeholder fortrolig personfølsom information, skal man benytte den vedhæft til -funktion, der findes i Adobe Reader. Figur 21. Man benytter samme værktøjsbar, som vi så i figur 17, og som kommer frem, når man kører cursoren over PDF-dokumentet. Vedhæft til -funktionen findes ikke i værktøjslinjen. Derfor er det første, man skal gøre, at få vist Adobe-værktøjslinjen. Dette sker ved at klikke på det lille Adobe-ikon, som er markeret med en rød boks i figur 21. S i d e 2 6

28 Figur 22. Når værktøjslinjen kommer frem, klikker man på konvolutikonet, som er markeret med rød boks i figur 22. Figur 23. Der kommer nu en dialogboks frem. Her vælger man at sende en kopi af hele PDF-filen som en vedhæftet fil. Dette gøres ved at klikke på Send kopi -knappen, som er markeret med rød boks i figur 23. Figur 24. Nu åbnes Outlook. Brevet vedlægges automatisk som PDF-dokument, og man kan sende en til rette modtager. S i d e 2 7

29 Denne metode overholder persondataloven, idet data overføres via en sikker forbindelse (https) fra virk.dk, på samme måde som når man downloader bilagene. Herefter vedhæftes de en lokalt hos modtageren i modtagerens eget mailprogram. Denne løsning er naturligvis mest anvendelig, når forsendelsen kun indeholder ét dokument. Indeholder forsendelsen et eller flere bilag (se figur 19), kan denne metode kun anvendes, hvis man accepter at sende dokumenterne i hver deres separate en metode der let kan være forvirrende for modtageren og derfor ikke kan anbefales. Har man modtaget en forsendelse med bilag, hvor meddelelsen og/eller bilag indeholder fortrolige personfølsomme informationer, er den bedste måde at videresende disse på først at downloade dem til et drev og så vedhæfte dem til en samlet Avancerede sorteringsmuligheder i web-interfacet Som tidligere berørte, så er det muligt at anvende fintmaskede sorteringsmekanismer i web-interfacet på virk.dk. Myndigheden kan derfor i princippet vælge at opsplitte den indkommende post på mapper og give forskellige medarbejdere adgang til de mapper, der er relevante for dem. Se vejledninger om dette på virk.dk: Spørgsmålet er imidlertid om ikke de muligheder, der er for at hente indholdet fra virk.dk ned i egen systemer (se afsnit 4.2.2), er så gode, at denne løsningsmodel er mere interessant for de fleste myndigheder, hvis de ønsker at arbejde med en mere avanceret sortering. Ofte vil dette dog kræve en udvikling af de input management-systemer der er i brug i myndighederne. Dette illustreres lettest med et eksempel. Eksempel: Ønsker Slagelse Kommune, at der sker en automatisk distribution af digital post til Storebæltsskolen med P-nummer: , så kræver det, at kommunens input manager er i stand til at fiske P-nummeret fra attentionformat-metadatafilen og benytte dette til at aflevere meddelelsen i det system, som input manageren er sat op til. Figur 25. Det er derfor vigtigt, at myndighederne indgår i en dialog med deres leverandører af input management for at sikre den nødvendige videreudvikling af disse systemer. S i d e 2 8

30 5. Sådan sender myndigheder digital post til virksomheder Dette afsnit beskriver de organisatoriske og tekniske opgaver, som myndighederne står over for, med hensyn til at blive klar til at kunne sende digital post til virksomhederne Organisatorisk implementering af digital post De udfordringer, myndighederne står over for med hensyn til klargøring af organisationen til kommunikation med virksomhederne via digital post, er næsten identiske med de generelle udfordringer, der er forbundet med at introducere digital post i organisationen. Vedr. dette se afsnit En særlig udfordring i forbindelse med virksomhedskommunikationen er, at meddelelser sendes til CVR-numre evt. suppleret med P-numre (og/eller andre metadata). Dels er der en række tekniske udfordringer ved denne arbejdsgang, dels kræver ibrugtagning af disse numre en væsentlig arbejdsgangtilpasning i myndighederne, fordi CVR (så vidt vi har kunnet erfare) ikke anvendes meget i forbindelse med virksomhedsrelaterede sager i myndighederne. CVR-numre er derfor ikke nødvendigvis registreret i diverse ESDHog fagsystemer. Det er derfor en vigtig opgave for de projektlederne, der skal sikre migrationen til digital post, og mellemlederne i de berørte afdelinger, at finde løsninger på dette problem og sikre, at sagsbehandlerne får indarbejdet brugen af CVR- og P- nummer i arbejdsgangene Systemer til digital post-forsendelse I princippet er den måde, som myndigheder sender digital post til virksomheder den samme som den, myndighederne sender til borgere på. I stedet for at sende til et CPRnummer sendes til et CVR-nummer evt. suppleret med et P-nummer. Læs mere herom i afsnit 5.3. Når det bliver obligatorisk for virksomhederne at modtage breve digitalt, vil forudsætningerne for digital virksomhedskommunikation imidlertid forandre sig væsentligt i forhold til i dag, hvor mange borgere og virksomheder ikke er parate til at modtage digitale breve. Særligt i forhold til muligheden for at anvende -systemer som basis for virksomhedskommunikationen betyder dette en væsentlig ændring i basisforudsætningerne. Pt. er der to typiske måder, hvorpå breve sendes som digital post 5 til borgere og virksomheder: 5 Selvsagt vil der stadig være almindelig (ukrypteret og usigneret) og i begrænset omfang sikker (krypteret og signeret) i drift se overvejelser vedr. dette i afsnit 3.1. S i d e 2 9

31 Fjernprint. Sikker med add-on-software for digital post-forsendelse Fjernprint Fjernprint handler i nærværende sammenhæng ikke om at printe, men om automatisk at håndtere forsendelser, der ellers tidligere ville være printet, så de, hvis muligt, sendes digitalt Introduktion til fjernprint Figur 26. Fjernprintløsningen er illustreret i figur 26. Til højre ses de to grundlæggende måder, breve typisk afsendes på. Der kan være tale om en manuel forsendelse fra en PC-arbejdsplads eller en automatisk forsendelse fra et system (i figur 26 betegnet Fagsystem ). Fjernprintløsningen sikrer, at den færdige forsendelse dannes og fordeles. Fjernprintløsningen vælger, på basis af modtagerens (virksomhed eller borger) tilmelding, om et brev skal sendes digitalt 6 eller til udskrift, kuvertering og postforsendelse fra en printfabrik. Fjernprint er en helt essentiel komponent i understøttelsen af digital forsendelse af breve, fordi der formentlig altid vil være borgere og virksomheder, som vil skulle have breve sendt på papir. Fjernprint sikrer således, at sagsbehandlerne (manuelle forsendelser) eller systemerne (automatiske forsendelser) som udgangspunkt kan sende alle typer breve digitalt, uanset om brevene faktisk sendes som fysisk post eller som digital post det sidste stykke vej ud til modtageren. Det betyder, at arbejdsgangen er den samme, uanset om der er breve og/eller borgere eller virksomheder, der er undtaget fra digital forsendelser. Mange breve bliver allerede i dag sendt automatisk fra en fabrik eller et bureau, der sørger for at printe og kuvertere brevene for en myndighed. Typisk håndteres det fra et it- 6 I princippet kan digitalt være et valg mellem mange kanaler: digital post, , sikker og SMS, men i realiteten vil det nok ofte være digital post, der er relevant. S i d e 3 0

32 system uden at medarbejderen er involveret. Er ovennævnte tilfældet så kan fabrikken eller bureauet ofte også sørge for, at brevene sendes til digital post på virk.dk, hvis modtageren er tilmeldt. Det er en god idé at undersøge om myndigheden har breve, der fjernprintes på en fabrik eller et bureau. Det er en let vej til at få opstillet brevene, så de kan sendes digitalt Fjernprintløsninger er let tilgængelige Det offentlige Danmark er gået sammen om at etablere en fælles løsning til håndtering af fjernprint. Efter et udbud vandt virksomheden Strålfors leverancen af denne løsning med produktet Connect. Connect er endnu under udvikling, men forventes at kunne tages i anvendelse foråret Den fælles løsning gør, at det bliver nemmere og billigere for myndighederne at anvende fjernprint. Du kan læse mere om den fællesoffentlige fjernprintløsning på: Se under: Løsninger og infrastruktur /Digital Post /Løsninger og teknik /Fjernprint Eller benyt dette link: Ud over den fællesoffentlige løsning findes der to andre kendte løsninger på det danske marked: Doc2mail: fra KMD. EPi: fra Canon (udviklet specielt til hospitaler) Du kan læse mere om disse produkter på de respektive virksomheders hjemmesider Forsendelse af breve fra en PC-arbejdsplads En fjernprintløsning kan håndtere breve fra alle Windows baserede systemer da løsningen optræder som en normal printer. Tommelfingerreglen er, at alt hvad der i dag kan printes på en normal printer med en sådan løsning kan sendes digitalt. Det vil typisk være udfordringen, at andet kuvertfyld i form af pjecer eller andet også skal omsættes til digital form (PDF) således at materialet kan indgå i forsendelsen. Det vil også være et krav, at medarbejderen kender modtagerens CVR-nummer. S i d e 3 1

33 I forhold til brug af sikker har brug af en fjernprintsløsning den fordel, at løsningen, umiddelbart kan sende indhold der ellers normalt ville være printet, uden at medarbejderen skal omstille sig til at anvende et mail-program. De fleste myndigheder vil for at kunne digitalisere breve til virksomheder have behov for en fjernprintsløsning til forsendelse af breve fra PC-arbejdspladser Forsendelse af breve fra fagsystemer m.v. Fjernprintsløsninger kan også anvendes direkte fra fagsystemer hvis systemerne er bygget til det. Det behøver ikke at være en stor og dyr opgave at indbygge en fjernprintsløsning i et fagsystem og fordelen ved at anvende fjernprint direkte fra et fagsystem er, at forsendelse i højere grad kan integreres i medarbejderes arbejdsgange. Det vil sige, at der på baggrund af hændelser i systemet (eks. modtaget svar, færdig afgørelse etc.) kan foretages automatisk forsendelse af et brev. Tilsvarende kan dokumentation for forsendelsens gennemførelse registreres i systemet. Ulempen er, at det er en forudsætning at systemleverandøren indarbejder funktionen i systemet. I nogle tilfælde vil det være tilfældet som standard i andre tilfælde vil myndigheden skulle bestille en ændring til systemet hos leverandøren Sikker til digital post Digital post er ikke et -system, men som allerede nævnt kan man godt sende sikker mail (S/MIME) til systemet, når blot en ident følger med som metadata. For virksomhedskommunikation styres kommunikatoinen via CVR-numre (evt. suppleret med P-nummer), og disse identer skal medsendes, for at forsendelsen kommer frem. I forhold til mulighederne for at anvende sikker til kommunikation med digital post, kan det anbefales, at man læser vejledningen: Sådan skriver myndigheder til digital post Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Hidtil har sikker primært været interessant ved retursvar på borger- eller virksomhedshenvendelser, idet myndighedsinitierede henvendelser for ofte ville løbe ind i det problem, at modtageren ikke var tilmeldt digital post. Derfor har fjernprintløsninger indtil nu været den eneste effektive måde at initiere en myndighedshenvendelse til digital post på. Imidlertid har obligatorisk digital post for virksomheder radikalt ændret dette for virksomhedskommunikationen. I fremtiden vil stort set alle virksomheder kunne modtage post digitalt, og derfor bliver sikker -kommunikation til digital post på virksom- S i d e 3 2

34 hedsområdet interessant ved både myndighedsinitierede henvendelser og svar på henvendelser fra en virksomhed. For at benytte sikker til kommunikation til digital post anbefales det, at myndighederne installerer såkaldt add-on-software i mail-klienten. Figur 27. Figur 27 viser et mock-up af en eksisterende add-on-løsning. Denne løsning virker ved, at der er tilføjet en knap ved navn Send digitalt til Outlook. Klikker man på denne knap, får man mulighed for at tilføje CVR-nummer (eller CPR-nummer for borgere) til en. Grøn farve markerer, at dette CVR-nummer (her Digitaliseringsstyrelsens) er tilmeldt digital post. Man undgår altså at skulle lave en manuel opmærkning af CVRnummer, og man får samtidig verificeret, om det pågældende CVR-nummer kan modtage en. Ud over denne fordel sikrer softwaren også, at man får sendt en sikkert, og at man kan arbejde med mere end én standardpostkasse ved retursvar. For at læse mere om postkasser i digital post, se vejledningerne: Sådan skriver myndigheder til digital post Sådan opretter du digitale postkasser Du kan finde en henvisning til hvor disse vejledninger ligger i afsnit: 1.2. Så vidt vides findes der pt. fire leverandører af sikker på det danske marked: Logiva med produktet Signflow. Tieto med produktet SEPO. Trifork med produktet SecureBusinessMail. Comendo med produktet SikkerMail. S i d e 3 3

35 Alle disse leverandører har lavet løsninger, der understøtter kommunikation til digital post via sikker . BEMÆRK: Disse løsninger er ikke nødvendigvis med i basispakken, men kan skulle købes som tilkøb. Hvis din myndighed ikke allerede har etableret en sådan løsning, så bør I overveje at gøre det i forbindelse med obligatorisk digital virksomhedskommunikation CVR-numre, P- numre og andre metadata Det er nyt for mange myndigheder at anvende CVR- og P-numre i den generelle sagsbehandling, og det giver selvsagt en række udfordringer. Vi har allerede diskuteret de organisatoriske ufordringer se afsnit 5.1 og vil her se på de tekniske udfordringer, og hvilke løsninger der kan være på disse. Det er nyttigt at dele afsnittet op i overvejelser vedr. brug af CVR-numre, og overvejelser vedr. brug af P- numre og evt. andre metadata CVR-numre Når man sender digital post til virksomheder, sender man altid til et CVR-nummer. Samtlige de systemer, der er nævnt i afsnit 5.2, kan allerede i dag håndtere CVR-numre, så teknisk set vil man kunne sende digital post til alle virksomheder ved brug af disse systemer. Akkurat som med CPR-numre, vil det imidlertid være nyttigt, hvis systemerne, i så høj grad som muligt, kan sættes op, så CVR-nummer automatisk tilføjes forsendelsen, uden at sagsbehandleren manuelt skal taste det ind. Pt. findes der, så vidt vides, ikke måder, hvorpå CVR-nummer automatisk kan overføres fra f.eks. et ESDH-system til en . Med fjernprintløsninger burde det imidlertid kunne lade sig gøre relativt let. Det er derfor vigtigt, at myndighederne begynder at undersøge om CVR-numre kan registreres i relevante brevdannende systemer (ESDHsystemer er især oplagt), så denne ident automatisk kan tilføjes breve. I det omfang dette ikke kan lade sig gøre, bør man indgå i en dialog med leverandørerne for at finde løsninger på denne udfordring P- numre og andre metadata Selv om det er nok at sende til et CVR-nummer i mange tilfælde (når der er tale om små og visse mellemstore virksomheder), vil det for større virksomheder være en stor hjælp, hvis forsendelsen suppleres med et P-nummer, fordi den digitale besked så kan fordeles automatisk på virksomhedens forskellige filialer. Se også afsnit Da digital post indtil nu ikke har kunnet håndtere andre identer end CVR- og CPRnumre, har man i sagens natur ikke systemer, der kan påføre en forsendelse et P-numre. Derfor er det vigtigt, at der sker en udvikling af fjernprintløsninger og sikker , således at disse systemer kommer til at kunne dette. Akkurat som med CVR-numre er det også vigtigt, at P-numre kan registreres i brevdannende systemer, så de automatisk kan påføres en forsendelse. S i d e 3 4

36 P-numre og andre metadata håndteres via to formater: attentionformatet og sagsdokumentformatet. Dem vender vi tilbage til om lidt, men først er det nyttigt at illustrere deres funktion ved at vise en samlet digital meddelelse. Figur 28. Som det ses i figur 28, kan en digital post-meddelelse i fremtiden komme til at indeholde følgende: 1. Dokumenter: selve brevforsendelsen og dens tilknyttede bilag. Disse filer er de eneste dele af meddelelsen, der har direkte relevans for sagsbehandlerne. Disse ligger typisk i PDF A2-format. 2. Kanaldata: DKAL-metadata, som allerede i dag følger med en meddelelse. Disse oplysninger fortæller modtagersystemet noget om meddelelsens navn, hvor meddelelsen skal sendes hen, og typisk hvilken returpostkasse der kan svares til (om nogen). Denne fil er vedlagt dokumenterne i xml-format. 3. Attentionformat: er en udvidet metadatafil, der indeholder langt flere muligheder for at beskrive meddelelsen end DKAL-metadatafilen. Vi vender tilbage til dette nedenfor. Denne fil er vedlagt dokumenterne i xml-format. 4. Sagsdokumentformat: er en udvidet metadatafil, der indeholder metadata, der er indeholdt i sags- og dokumentstandarderne. Er specielt rettet mod myndigheder, som via dette format yderligere kan sætte regler op for håndtering af den enkelte meddelelse. Vi vender tilbage til dette nedenfor. Denne fil er vedlagt dokumenterne i xml-format Attentionformat Attentionformatet er primært designet til input-håndtering i den modtagende organisation, dvs. til oplysninger, den afsendende organisation angiver for at pege ned i den modtagende organisation. Det er særligt attentionformatet, der i første omgang er interessant, fordi det er her, man kan medsende P-numre. S i d e 3 5

37 Formatet kan indeholde attentionoplysninger om: P-nummer Organisatorisk enhed Klassifikation (FORM, KLE m.v.) -adresse Personnavn Formatet kan udvides til at indeholde op til 50 yderligere referencer, der kan aftales bilateralt mellem afsender og modtager. På mange måder kan de øvrige metadata være yderst interessante, men i første omgang er det nok P-nummeret, myndighederne skal koncentrere sig om. Dels fordi det er en logisk opdeling af post i store virksomheder, dels fordi P-numre er til at finde (se afsnit 5.3.3) Sagsdokumentformat Sagsdokumentformatet vil være interessant for især myndighederne. Formatet er designet til at indeholde metadata jf. sag- og dokumentstandarderne og er altså primært designet til at overføre metadata, der kan bruges ved oprettelse af sager og dokumenter i den modtagende organisation, samt til fælles reference. Formatet indeholder en beskrivelse af de dokumenter, der er knyttet til meddelelsen: Dokumentbeskrivelse Sagsreferencer Referencer til de genstande, sagen og dokumentet vedrører Der er desuden mulighed for at udvide formatet til beskrivelse af andre objekter ifølge sags- og dokumentstandarderne Sådan finder man en virksomheds CVR- og evt. P-nummer At benytte CVR- og P-numre ved kommunikationen med virksomheder er som sagt nyt i mange myndigheder. Spørgsmålet er derfor, hvordan sagsbehandlerne finder disse numre. Selvsagt vil det være bedst, hvis de kan slå dem op direkte i de brevdannende systemer, men er dette ikke muligt, kan både CVR- og P-numre findes på: Nedenfor er Digitaliseringsstyrelsen benyttet som eksempel. S i d e 3 6

38 Figur 29. Som det fremgår af figur 29, kan både CVR- og P-numre findes ved et opslag på virksomhedens navn Tilmeldingsgruppe til virksomheder i digital post Uanset om din myndighed allerede har etableret fjernprint og/eller sikker integration til digital post, så er det vigtigt at I sikrer jer, at der findes en tilmeldingsgruppe til virksomheder for de forskellige afsendersystemer, jeres myndighed anvender til at sende digital post til virksomheder. Er sådanne tilmeldingsgrupper ikke oprettet, vil myndigheden ikke kunne sende breve digitalt til virksomheder, selvom disse er tilmeldt digital post Nye afsendersystemer I princippet skal den enkelte myndighed selv sikre, at nye afsendersystemer oprettes i digital post-administrationsmodulet. Det betyder, at følgende skal oprettes: Afsendersystem. Materiale eller materialer der dækker det eller de dokumenter der ønskes sendt digitalt. Tilmeldingsgruppe for det pågældende afsendersystem. S i d e 3 7

39 Du kan læse hvordan du gør dette i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til digital post Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. I denne vejledning beskrives oprettelse af et standardafsendersystem, men bortset fra at standardsystemet markeres som værende standard, så er proceduren nøjagtig den samme for andre afsendersystemer. Det anbefales dog at I beder jeres leverandør, af det pågældende afsendersystem, om at oprette det nye afsendersystem i samarbejde med e-boks, da dette giver en mere sikker drift Eksisterende afsendersystemer Det er ikke sikkert, at der til eksisterende afsendersystemer er oprettet tilmeldingsgrupper til virksomheder. Hvis de pågældende systemer kun sender breve til borgere, er dette ikke noget problem. Hvis de også skal benyttes til forsendelser til virksomheder, er det imidlertid vigtigt at der oprettes tilmeldingsgrupper for virksomheder også. Vi har pt. kendskab til følgende afsendersystemer, hvor dette kan være en relevant problemstilling: Doc2mail. Signflow. SEPO. SecureBusinessMail. SikkerMail. Problemstillingen er lettest at illustrere ved et konkret eksempel. I Frederiksberg Kommune benyttes løsningen SEPO til at håndtere kommunikation til digital post ved forsendelser fra Outlook. Dette afsendersystem benyttes derfor både til forsendelser til borgere og virksomheder. Kommunen har allerede oprettet en tilmeldingsgruppe til borgere til dette afsendersystem. Dette er illustreret med rød boks i figur 30. Som det også ses af figur 31 (grøn boks), findes der ingen tilsvarende tilmeldingsgruppe under tilmeldinger til virksomheder. Der skal derfor oprettes en tilmeldingsgruppe for virksomheder, som svarer til den, der er oprettet for borgere. Hvordan dette gøres er beskrevet nedenfor. S i d e 3 8

40 Figur 30. For at kunne oprette en tilmeldingsgruppe for virksomheder skal man have rettigheden: systemadministrator eller superadministrator. Se evt. vejledningen: Brugerstyring i digital post Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. I det følgende tager vi udgangspunkt i det SEPO-eksempel som er nævnt ovenfor. S i d e 3 9

41 Figur 31. Via administrationsportalen går man ind på fanebladet: Tilmeldingsmuligheder / Tilmeldingsgrupper og klikker på knappen Opret tilmeldingsgruppe. Dette er vist med rød boks i figur 31. S i d e 4 0

42 Figur 32. Figur 32 viser brugergrænsefladen til oprettelse af tilmeldingsgrupper. De forskellige dele er forklaret nedenfor. Rød boks: Her skriver du det navn på tilmeldingsgruppen, som virksomhederne vil kunne se. I dette tilfælde er der valgt det samme navn til tilmeldingsgruppen for virksomheder som for borgere, men dette er ikke nødvendigt. S i d e 4 1

43 Grøn boks: Har skriver du en forklaring på tilmeldingsgruppen. Den bør beskrive, hvilken type post virksomheden kan forvente at modtage ved tilmelding til den pågældende tilmeldingsgruppe. Under den grønne boks kan du vælge, om der skal sendes et advis via SMS til det mobilnummer, som virksomheden evt. har opgivet. Det koster 9 øre at sende et sådant SMS-advis. Fordelen ved et SMS-advis er imidlertid, at det nok lettere bemærkes end et -advis, hvad der kan være nyttigt for små virksomheder. Blå boks: Vælg Erhverv i valglisten. Orange boks: Vælg Meddelelser i valglisten. Gul boks: Sæt ikke flueben her. Turkis boks: Har skriver du den aktiveringsdato, hvor du ønsker, at tilmeldingsgruppen skal være tilgængelig for virksomhederne. Lyserød boks: Tryk næste. Figur 33. Du får nu et resume af det, du har oprettet og trykker godkend - som markeret med rød boks i figur 33. S i d e 4 2

44 Figur 34. Den tilmeldingsgruppe som virksomheder skal tilmelde sig for at modtage post via SE- PO, er nu oprettet, men er endnu ikke klar til brug. Først skal der knyttes et materiale til tilmeldingsgruppen. Du anvender det samme materiale, som der er tilknyttet til den tilmeldingsgruppe, som borgerne benytter. Du kan se, hvilket materiale det drejer sig om, ved at gå ind i oversigten over Tilmeldingsgrupper og folde den relevante tilmeldingsgruppe ud. Som det ses i figur 30, er der til tilmeldingsgruppen Post til Frederiksberg Kommune for borgere knyttet et materiale med betegnelsen Meddelelse fra Digital post. Når du har fundet navnet på det relevante materiale, kan du tilknytte det til tilmeldingsgruppen for virksomheder. Figur 35. Klik på knappen Tilknyt materiale, som vises med rød boks i figur 35. S i d e 4 3

45 Figur 36. Materialet Meddelelser fra Digital post vælges som vist i figur 36. Det er vigtigt at du ikke opretter et nyt materiale, da afsendersystemet tjekker tilmeldinger op mod ID et til det allerede oprettede materiale. Når du har valgt det (eller de) materialer, som skal knyttes til den nye tilmeldingsgruppe trykker du på knappen Næste, markeret med rød boks. S i d e 4 4

46 Figur 37. Vælg den tilmeldingsgruppe, som du ønsker at knytte materielt/materialerne til, her altså Post til Frederiksberg Kommune. Da nyoprettede tilmeldingsgrupper vises nederst i listen, skal du altså blot finde det sidst oprettede. Det er i princippet også muligt at oprette tilmeldingsgruppen på dette skærmbillede, men vi har altså i dette eksempel valgt at oprette tilmeldingsgruppen først. Du klikker videre og godkender oprettelsen på fanebladet Godkendelse som vist ovenfor i figur 33. Figur 38. Som det ses af figur 38 og 30, er der nu oprettet en SEPO tilmeldingsgruppe til virksomheder, der er identisk med den tilsvarende til borgere. Frederiksberg Kommune vil nu kunne sende breve digitalt via SEPO til virksomheder, der er tilmeldt digital post fra det offentlige. Denne procedure gentages for alle relevante afsendersystemer. S i d e 4 5

47 6. Styring af henvendelser fra virksomheder via digital post Når alle virksomheder får en obligatorisk digital postkasse, vil antallet af henvendelser via digital post fra virksomhederne til myndighederne med stor sikkerhed stige. Ikke mindst hvis din myndighed også indpasser digital post i sin kanalstrategi. Det er derfor vigtigt at arbejde med myndighedens kontakthierarki på virk.dk, så man på bedst mulige måde fordeler henvendelserne til rette enhed i myndigheden. Tidligere var det kun muligt at lave ét samlet kontakthierarki for både borgere og virksomheder på henholdsvis borger.dk og virk.dk. Figur 39. Som det ses af figur 39, er det imidlertid nu blevet muligt at aktivere et særskilt kontakthierarki for virksomheder og ét for borgere. Det anbefales, at myndighederne påbegynder arbejdet med at identificere, hvilke postkasser man skal udstille over for virksomhederne, og hvilke man skal udstille over for borgerne. Da alle myndigheder har adgang til at se hinandens kontakthierarkier, kan det anbefales, at man henter inspiration hos hinanden. Dette er selvsagt mest relevant for regioner og kommuner. Der er endnu ikke udarbejdet en vejledning i, hvordan man i praksis angiver, om en postkasse skal være borgerrettet eller virksomhedsrettet, men en sådan vil blive udarbejdet snarest. Se vejledningen: Sådan opretter du digitale postkasser Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. S i d e 4 6

48 7. Fritagelse og vejledning Dette afsnit beskriver dels de forventede regler for hvornår en virksomhed kan opnå fritagelse for digital post, og Borgerservice centrenes rolle i den forbindelse, dels planlagte informationsaktiviteter om konsekvenserne af obligatorisk digital post for virksomheder Fritagelse for obligatorisk digital post Det bliver muligt for virksomheder at blive fritaget for at modtage digital post, men betingelserne for fritagelse er meget restriktive. Virksomheder vil kun kunne blive fritaget, hvis de ikke kan få en bredbåndsforbindelse på mindst 512 kbit downstream. Fritagelse bliver derfor den absolutte undtagelse fra reglen, og det forventes, at mindre end virksomheder vil blive fritaget på landsplan Borgerservice centrenes rolle Den kommunale borgerservice vil få en central opgave i forbindelse med ansøgninger om fritagelse for obligatorisk digital post. Det bliver således borgerservice i kommunerne, der kommer til at varetage den praktiske registrering (men ikke administration) af de virksomheder (og borgere), der bliver fritaget. Digitaliseringsstyrelsen har det overordnede ansvar for udviklingen af det system, som personalet i borgerservice skal anvende. Digitaliseringsstyrelsen samarbejder med Erhvervsstyrelsen og KL om at fastlægge systemkrav og arbejdsgange ved registrering af fritagelse. Nærmere information om dette bliver meldt ud til kommunerne, når de endelige kriterier for fritagelse og proceduren for ansøgning om dette er fastlagt. Enkelte kommuner har allerede fået henvendelser fra borgere, der har ønsket at blive fritaget for obligatorisk digital post. Det kan derfor være en god ide at klæde personalet på til at håndtere sådanne henvendelser, indtil betingelser og procedurer for fritagelse er endeligt fastlagt, og systemer til at håndtere opgaven er rullet ud. I figur 40 er der indsat et forslag til intern orientering om obligatorisk digital post og instruks vedr. henvendelser om fritagelse. Obligatorisk digital post for virksomheder (2013) og borgere (2014) I løbet af 2013 bliver det obligatorisk for virksomheder at modtage post digitalt. Det samme gælder for borgere fra november I den forbindelse kommer kommunerne til at stå for registreringen (men ikke administrationen) af de virksomheder og borgere, der opnår fritagelse. Kriterier og procedurer for fritagelse er ikke fastlagt endnu, men så snart disse er på plads, vil der blive gennemført et orienteringsforløb over for kommunerne akkurat som det var tilfældet, da kommunerne fik opgaven med den personlige tilmelding til NemID. I forbindelse med pressens omtale af obligatorisk digital post vil man kunne opleve, at borgerne og muligvis virksomheder allerede nu søger om fritagelse. Sådanne henvendelser skal håndteres på følgende måde. S i d e 4 7

49 Borgeren / virksomheden orienteres om: At der endnu ikke er opsat endelige kriterier og procedurer for fritagelse af hverken borgere eller virksomheder. Derfor kan borgerservice ikke pt. registrere ansøgninger om fritagelse. At det først fra ultimo 2013 bliver obligatorisk for virksomheder at modtage digital post. Alle virksomheder vil blive kontaktet via brev, i god tiden inden de bliver omfattet af obligatorisk digital post. Ønsker virksomheden stadig at søge om fritagelse til den tid, skal virksomheden kontakte borgerservice. Figur 40. At det først er fra november 2014, at digital post bliver obligatorisk for borgere. Borgere kan først søge om fritagelse i perioden op til dette tidspunkt Information og vejledning til virksomheder Virksomhedskampagne Erhvervsstyrelsen vil iværksætte en virksomhedskampagne, som bl.a. vil indeholde: Netværkskommunikation myndigheder vil inkludere budskabet om obligatorisk digital post for virksomheder i fx kvitteringsmails, indstik i brevudsendelser, nyhedsbreve og artikler i medlemsblade hos erhvervsorganisationer. Massekommunikation tv-annoncering, bannerannoncer, presse. Udarbejdelse af et hjælpeunivers på Virk.dk med information, vejledninger og e- læring om brug af den digitale postkasse. Udsendelse af fysisk underretningsbrev til de virksomheder, som ikke har oprettet en digital postkasse, inden det bliver obligatorisk Support Virksomhederne vil kunne kontakte: E-Boks: for hjælp til brug af den digitale postkasse, herunder tildeling af roller, oprettelse af autoarkiveringsregler m.m. Virk.dk supporten: for hjælp til at logge på Virk.dk. Derudover vil Erhvervsservice hos Erhvervsstyrelsen blive informeret, så de kan supportere virksomhederne bedst muligt. Det er aftalt, at supporten på Virk.dk og supporten hos e-boks skal samarbejde, så overgangen kommer til at foregå glat, således at virksomhederne ikke oplever at blive sendt frem og tilbage Hjælp til mindre it-parate virksomheder på biblioteker Erhvervsstyrelsen og Kulturstyrelsen har desuden indgået et samarbejde med det formål at tilbyde hjælp til mindre it-parate virksomheder på bibliotekerne. Biblioteker har i forvejen stor erfaring med at hjælpe it-svage borgere. I 2012 er der gennemført en pilot S i d e 4 8

50 på udvalgte biblioteker, og der forventes udrulning af tilbuddet om hjælp til mindre itparate virksomheder på mange biblioteker over hele landet i Det skal dog bemærkes, at bibliotekerne ikke er forpligtiget hertil Generel hjælp i myndighederne Det er ikke myndighedernes ansvar at yde konkret bistand til virksomheder, der f.eks. har problemer med log-in og anvendelse af digital post. Dette ansvar ligger hos Erhvervsstyrelsen og e-boks. Myndigheder med megen eller nogen virksomhedskontakt bør dog kende til obligatorisk digital post for virksomheder og kunne henvise til rette instans. Når kommunernes borgerservice har fået tildelt opgaven med at håndtere ansøgninger om fritagelse, vil det måske også forekomme, at virksomheder henvender sig her med spørgsmål. Her er det selvsagt vigtigt, at personalet kender afgrænsningen af deres opgave, og at de som sagt kan henvise virksomheden til den instans, der kan hjælpe med det konkrete problem. I forbindelse med den kommende informationskampagne over for virksomhederne vil arbejdsdelingen mellem de forskellige myndigheder blive præciseret. S i d e 4 9

51 Bilag I Begreber Begreb Afsendersystem Automatiske forsendelser Attentionformat Bilag Brev/ brevdokumentet/dokument Brevdannende applikation/system digital post/den digitale postkasse DKAL-metadata Dokumenter e-boks Enhed Fjernprint Fjernprintbureau/-fabrik/-center Forsendelse Forsendelsesparametre Beskrivelse Betegnelse i digital post administrationsmodulet for systemer der sender dokumenter til digital post. Brevet oprettes automatisk og sendes automatisk. Omfatter den brevtype, der tidligere har fået betegnelsen Masseforsendelser (f.eks. lønsedler), og f.eks. breve, der oprettes i forbindelse med et selvbetjeningsforløb (f.eks. en kvittering). Et format, der giver udvidede muligheder for at beskrive en meddelelse. I praksis en udvidet metadatafil, der indeholder langt flere muligheder for at beskrive forsendelsen end DKALmetadatafilen (se længere nede). Det er her, P-nummer registreres og medsendes. Bilag, der vedlægges brevet. Et bilag kan være sagsrelateret (f.eks. tidligere korrespondance eller afgørelse) eller generisk (f.eks. vejledninger, foldere eller blanketter). Det brev, som brugeren ønsker at sende til en eller flere virksomheder. En applikation, der danner / opretter breve. Skrives officielt "digital post" (med lille forbogstav). Betegnelsen "digital post" anvendes overordnet til at beskrive forsendelsen af digitale breve til digitale postkasser i den fællesoffentlige løsning hos e-boks. Man kan møde betegnelser som "brevet sendes som digital post" og "brevet sendes til digital post". Begge former er korrekte. I førstenævnte form tales der om det digitale brev, i den anden om den del af e-boks-løsningen, der er omfattet af e-boks kontrakt med det offentlige om at varetage den fysiske lagring af digitale breve fra det offentlige. Sendes et brev som "digital post" kan det i princippet godt være som , men der ligger implicit i betegnelsen, at brevet sendes til en digital postkasse hos e-boks A/S, og at der er tale om en "sikker " med vedlagte metadata (se DKAL-metadata, attentionformat og sagdokumentformat), der gør det muligt at fremsende brevet til rette modtager. En metadatafil, der fortæller modtagersystemet meddelelsens navn, hvor forsendelsen skal sendes hen, og typisk hvilken returpostkasse der kan svares til (om nogen). Breve/ brevdokumenteter + bilag e-boks er selve motoren bag den digitale postkasse (digital post). Alle it-systemer har en leverandør, som sørger for, at teknikken virker, og for den digitale postkasse er det e-boks, som leverer teknikken. e-boks er også en privat virksomhed e- Boks A/S, som tilbyder borgere og virksomheder at få deres egen e-boks (postkasse). En organisatorisk enhed i en myndighed. Print i et centralt printcenter. Opgaven vil ofte være outsourcet, men i større myndigheder kan der også være tale om en intern funktion. Virksomhed, der varetager printopgaver for andre virksomheder. Benyttes primært til at beskrive en meddelelse, der sendes via fjernprintløsninger. Indeholder brevdokumentet + evt. bilag samt forsendelsesparametre. Parametre, der styrer forsendelsen af et brev. Indeholder oplysninger om, hvordan brevet skal behandles, hvis det enten sendes til print i et fjernprintbureau eller til digital post. Se også S i d e 5 0

52 Fritagelsesbekendtgørelse Ident Input management Input manager/input managementsystem Ikrafttrædelsesbekendtgørelse Kontakthierarki Manuelle forsendelser Meddelelse Fjernprint Fjernprintløsning REST Roller Sagsdokumentformat Sikker S/MIME Standard returpostkasse DKAL-metadata, attentionformat og sagsdokumentformat. Indeholder betingelser for fritagelse for Lov om Offentlig Digital Post. Der kommer én fritagelsesbekendtgørelse for virksomheder og én for borgere. Det forventes, at mindre end virksomheder kan opnå fritagelse. Fritagelsesbekendtgørelsen for virksomheder forventes udstedt primo En nøgle, der entydigt identificerer modtageren af en forsendelse. En proces, hvormed en indkommende meddelelse automatisk videresendes til rette modtager i organisationen efter predefinerede regler. Disse er baseret på metadata i selve brevdokumentet eller i medsendte metadatafiler. En applikation, som varetager funktionen input management. I applikationen opsættes regler for videredistribution baseret på metadata i selve brevdokumentet eller i medsendte, metadatafiler. Processen sikrer, at meddelelserne automatisk kan videresendes til rette modtager. Se også DKAL-metadata, attentionformat og sagsdokumentformat. Indeholder dato for ikrafttrædelse af obligatorisk digital post. Der kommer en ikrafttrædelsesbekendtgørelse for virksomheder og en for borgere. Ikrafttrædelsesbekendtgørelsen for virksomheder forventes udstedt primo Den kontaktflade, som myndigheden har valgt at udstille for borgere og virksomheder i digital post. Kan bestå af en række "mapper" og "postkasser". Brevet oprettes manuelt og sendes manuelt. Omfatter den brevtype, der tidligere har fået betegnelsen enkeltforsendelser. Er typisk breve, der er meget individuelle og led i et sagsforløb. Benyttes til at beskrive følgende: Hvis brevet modtages på papir: brevdokument + evt. bilag. Hvis brevet modtages digitalt: brevdokument og evt. bilag + metadatafiler (DKAL-metadata, Attentionformat og Sagdokumentformat). En proces, hvormed et brev sendes til print eller digital post. Se også "digital post", "fjernprintbureau" og "fjernprint". En løsning, som sorterer udgående digital post, så den enten sendes til print eller digital post (hvis modtageren er tilmeldt). En generisk eller standard- fjernprintløsning er en applikation der kan købes som hyldevare. Dette i modsætning til en "kostumistert" fjernprintløsning, der er indbygget i og til passet til en given brevdannende applikation. REpresentational State Transfer (REST) en arkitektur, der benyttes til at overføre data på World Wide Web. Roller, der beskriver forskellige brugerrettigheder - her i digital post på virk.dk Et format, der giver udvidede muligheder for at beskrive en meddelelse. I praksis en udvidet metadatafil, der indeholder metadata, der er indeholdt i sags- og dokumentstandarderne. Er specielt rettet mod myndigheder, som via dette format yderligere kan sætte regler op for håndtering af den enkelte meddelelse. En , der er signeret og krypteret (S/MIME). En række virksomheder har specialiseret sig i at hjælpe myndigheder og virksomheder med at håndtere sikker . S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) er en standard for kryptering og signering af MIME data. Se også sikker . Standardpostkasse i digital post, som indsættes som svarpost- S i d e 5 1

53 Virksomhedspakke 1 og 2 Web-interfacet på virk.dk kasse ved alle henvendelser fra myndigheden. Se også: Sådan skriver myndigheder til digital post. Find link i afsnittet "1.2 Yderligere hjælp" Udviklingspakker, der sigter mod at gøre digital post mere egnet for mellemstore og store virksomheder. Den brugergrænseflade, der møder virksomheder, der ønsker at modtage digital post på virk.dk S i d e 5 2