Mere robot. Mere effekt. Stabschef Camilla Staal Axelsen. Digitaliseringsmessen den 28. September BEDRE VELFÆRD

Transkript

1 Mere robot. Mere effekt. Stabschef Camilla Staal Axelsen. Digitaliseringsmessen den 28. September BEDRE VELFÆRD

2 Udfordringen en historie om: En henvendelse fra EY om RPA Knappe ressourcer En revisionsrapport Borgernes retssikkerhed Kommunens økonomi

3 RESULTAT På baggrund af den gennemførte evaluering af pilotprojektet er det vurderingen, at pilotprojektet samlet set har levet op til de opstillede succeskriterier. Automatiseringen vil kunne frigive ressourcer og dermed sikre kapacitet til andet arbejde. Det gennemsnitlige tidsforbrug på de to procesgennemløb, vil blive reduceret. Det vil kunne medføre en betydelig reduktion i de samlede driftsomkostninger. Automatiseringen vil øge kvaliteten i processerne i form af færre fejl og øget stabilitet. Samlet set vil det kunne medføre en mere standardiseret, ensartet, struktureret proces der vil skabe transparens både for medarbejdere og ledere. Projektteamet har opnået tilstrækkelig indsigt i og kompetencer til at kunne påbegynde arbejdet med at anvende og vedligeholde Roboticsløsninger. Projektteamet har opnået tilstrækkelige kompetencer til at kunne oversætte manuelle arbejdsprocesser til automatiseringsprocesser. Både medarbejdere og ledere, der har indgået i projektet med processerne omkring lægeerklæringer og adviser oplever det som et positivt bidrag, der løfter kvaliteten og øger dokumentationen. Der er ikke konstateres lovgivningsmæssige. barrierer i forhold til automatisering. Der er de nødvendige tekniske forudsætninger for at kommunen kan påbegynde udvikling, test og driftsafvikling af robotteknologi, men personaleressourcerne er pt ikke allokeret hertil.

4 Ressource vurdering Proces Volumen (sager) Tid i dag (min.) Omk. (Kr.) Tid - Robot (min.) Effekt (%) Omk.- Robot (Kr. ) Lægeerklæringer , ,0-66% Ubehandlede Adviser Ubehandlede Ekstraordinære Adviser , ,5-50% , ,2-40% Total På det foreliggende datagrundlag fra 2016 estimeres udnyttelsen at være ca. 5%. Erfaringsmæssigt ligger udnyttelsesgraden på maksimum på ca. 85%. Pilotprojektet har påvist, at ca. 85% af lægeerklæringerne og 95% af adviserne vil blive automatiseret fuldt ud. Det estimerede potentiale er konservativt som det fremgår af nedenstående: Tidsforbruget i dag afspejler den effektive arbejdstid, som en rutineret medarbejder har Tidsforbruget fremadrettet afspejler den tid, som er opnået i testmiljøet. Såfremt processerne sættes i produktion er det forventningen, at det vil kunne blive lavere Omkostningerne til drift i dag omfatter alene lønsum. Der indgår således ikke it-omkostninger og support hertil.

5 Gevinster Ingen fejl Arbejder i døgndrift Tager det trivielle arbejde Øget kontrol Tid til det faglige Bedre kendskab til opgaven vha. procesflow 70 % af lægeerklæringerne håndteres automatisk > advis er færdiggjort

6 Erfaringer Ingen fejl Arbejder i døgndrift Tager det trivielle arbejde Øget kontrol Tid til det faglige Bedre kendskab til opgaven vha. procesflow 70 % af lægeerklæringerne håndteres automatisk > advis er færdiggjort

7 Gode råd Behov for proceskonsulent Procesflowet bærende element sammen med user stories De bedste medarbejdere skal på opgaven skal kunne hæve sig over faglighed og se nye muligheder Skal kende alle snitflader til opgaven f.eks. kende lægesystemer TYRA skal vedligeholdes ændringer i systemet skal tilrettes i Tyra

8 RPA-video Fra Beskæftigelses- og Socialforvaltningen

9 Hvorfor Tyra: Ressourcebesparelse Fejlreduktion Undgår rutinepræget arbejde

10 Lavere omkostninger Bedre arbejdsmiljø 100 % kontrol på nogle områder Udfordre arbejdsgange Arbejdsgange er optimeret til share point Fremtiden

11 Pilotprojektet har vist, at der er potentiale i automatisering af sagsbehandlingen og andre administrative processer via RPA. At realisere dette potentiale kræver fælles principper, som sætter fokus på: Forretningsmodel for Robotics (RPA) i Odense Kommune Skalerbart

12 Finansieringsmodel Gevinsterne: Det er den enkelte forvaltning, der får det fulde gevinst ved automatiseringen, dog med den opmærksomhed, at der vedvarende vil være krav om effektiviseringer. Procesansvarlig betaler for udvikling og drift. Finansiering af udvikling: Projektleder og programmeringsressourcer rekvireres fra BMF. Proceskonsulentressourcer kan rekvireres fra BMF eller fra egen forvaltning. Hvis der rekvireres fra egen forvaltning skal proceskonsulenten indgå i projektgruppen omkring udvikling af den ønske de proces. Nødvendig fagspecifik viden skal stilles til rådighed fra kerneforretningen. Øvrige udvikling finansieres efter deltagelse. Det er muligt at købe en samlet robotics proces, så forvaltningen alene stiller procesejer- og fagspecialistressourcer til rådighed. Dette er en væsentlig del af at sikre en agil organisering og en skalerbar udvikling i Odense kommune. De forskellige finansringsmuligheder kan ses på næste slide. Finansiering af drift: Der er fastsat en fast pris på drift af hver proces, denne omfatter driftsovervågning. Agil udvikling og sikker drift: Den enkelte forvaltning har mulighed for selv at sikre tilrettelæggelse gennem overvejelse af enten at have viden selv eller købe sig til det. Der vil skulle sikres fælles uddannelse og standarder, der skaber en sikker drift. Al drift er ITD ansvar.

13 Pakker: Der er mulighed for at købe standardpakker af følgende typer: 1) Enkel proces til en fast pris 2) Kompliceret proces til en fast pris 3) Tilbudspris. Her indhentes en pris grundet store udviklingselementer. 4) Basisdrift og driftsovervågning skal altid betales. Indirekte udgifter - Projektleder ca. 10 timer - Procesejer ca. 6 timer - Fagspecialist ca timer Finansiering af udvikling af processer Enkel Proces Kompliceret Proces Tilbudspris Engangsudgift: kr Proceskonsulent: kr eller 30 timer Roboticskonsulent: kr eller 111 timer Engangsudgift: kr Proceskonsulent: kr eller 50 timer Roboticskonsulent: kr eller 185 timer Basisdrift IT: årlig udgift kr Engangsudgifter: Tilbudsproces Består af: Består af: Består af: Proceskonsulent Tilbudsproces Roboticskonsulent Tilbudsproces

14 RPA kan bruges i hele forretningen, men ikke til alle processer. Til opgaver der er manuelle, gentagne og regelbaserede. Fx handlinger der er omfatter kopier/indsæt data, indtaste data mm. på tværs af systemer. Alle fagområder kan have opgaver og processer, det kan tilfører værdi at automatisere.

15 Sæt det rigtige hold - Roller og kompetencer Organisering BMF s ressourcer - Projektleder - Proceskonsulent - Programmering Forvaltningens ressourcer

16 Kompetencemæssige forudsætninger Rolle Kompetence Ansvar Procesansvarlig Projektleder Fagspecialist Proceskonsulent Roboticskonsulent Valg af proces og sikring af bemanding af fagspecialister. Sikring af fremdrift i projektet inkl. afrapportering, ressource- og risikostyring samt realisering af milepæle knyttet til det enkelte sprint Indblik i og kendskab til processen, sagsskridt og godkendelseskriterier i den eksisterende administration eller sagsbehandling. Overordnet kortlægning af proces, indhentning og validering af data samt tilrettelæggelse og prioritering af automatiseringen i praksis i samarbejde med projektleder Indsigt i roboticsløsning. Opsætning og design af løsninger i softwaren og løbende test af disse i praksis i samarbejde med proceskonsulent og fagspecialist Tilvejebringelse og fastholdelse af allokerede ressourcer Godkendelse af samlet løsning Etablering af samlet projektplan Fremdrift i projektet Målopfyldelse af projektet. Udarbejdelse og afrapportering af evaluering inkl. business case. Samling og validering af eks. dokumentation Udarbejdelse af user-stories og testcases Gennemførelse af brugertest Bistand til udarbejdelse af userstories, test-cases og gennemførelse af brugertest. Design og opsætning af roboticsløsning Bistand til brugertest It-konsulent Indsigt i de systemer og applikationen, der indgår i processen. Bistand til udarbejdelse af test-cases, kvalificering af test-cases og gennemførelse af brugertest. Etablering af testmiljø Test af kobling til de øvrige systemer og applikationer der indgår i processer Migrering og opsætning til produktion

17 Tyra ny kollega TYRA håndterer I dag: Betaling af lægeerklæringer Behandling af advis, 225-timers reglen Henlæggelse af tilbagebetalingskrav og yderligere opgaver er på vej: Behandling af lønindkomstadvis Behandling af feriepengeadvis Brugeradministration - sletning af brugere i IT-systemer

18 Refusion af særligt dyre enkeltsager Døde links på ODK Lukke passive sager Systemliste Vi er vilde med Tyra og har mange nye ideer Kontaktforløb stoppet E-Indkomst DWH Opkald, Kontaktcenter Opholdskommunerefusion Helbredstillæg Efterregulering af helbredstillæg Sanktioner (iværksættelse og annullering) Advis om udløb af opholdstilladelse

19 Tyra er vores nye kollega Og nye kollegaer skal have et introduktionsprogram og skal onboardes Til gengæld er hun meget lærenem, har ingen fraværsdage og beklager sig ikke over arbejdsmiljøet mv.