Forretningsoptimering i ERP-projekter. v/managementkonsulent Jan Damkjær

Transkript

1 Forretningsoptimering i ERP-projekter v/managementkonsulent Jan Damkjær

2 Indhold Tilgang til ERP-projekter Indhold i en Business case Eksempel på forretningsorienteret ERP projekt Afrunding

3 Udvalgte referencer

4 Forskellige tilgange til ERP projektet Projektmål Organisation Processer Teknologi Resultat Forretningsdrevet: Synlige økonomiske og ikke-økonomiske benefits Ledelsen sætter forretningsmål til projektet og involverer medarbejderne Nye optimerede processer som en kombination af forretningsmål og it-system it-system Forandringsvillighed => Konkurrencedygtig virksomhed Procesdrevet: Implementering af best practiceprocesser Gammel organisation Nye optimerede processer baseret på it-system it-system Virksomhed med best practiceprocesser Traditionelt: Nyt it-system Gammel organisation Eksisterende processer it-system Hurtig implementering, men gammel virksomhed

5 Tilgang til et succesfuld ERP-projekt PROCESMODEL PROJEKTMODEL Implementering og udrulning Strategi Business Case Procesanalyse, kravspecifikation, systemvalg og design Proces Teknologi Organisation Integreret forandring 5 Måling, forankring og gevinstrealisering

6 Business Case (projektafklaring)

7 Anvendelse af business case som styringsredskab

8 Indhold Tilgang til ERP-projekter Indhold i en Business case Eksempel på forretningsorienteret ERP projekt Afrunding

9 Praktisk eksempel på gennemførelse Virksomheden Produktionsvirksomhed 160 ansatte / 40 funktionærer Komponenter til bl.a. vindmøller Opstart juni 2012 med Business case Gevinstrealisering august 2013 Microsoft Dynamics NAV

10 Eksempel beregning af gevinstpotentiale i virksomheden Succeskriterium: reduktion af plukfejl på lageret Mål: fejlpluk fra 7 % af ordrerne til 2 % af ordrerne Nuværende fakta 8 personer i pluk og forsendelse 120 pluk pr. dag/ pluk årligt Gennemsnit 9 plukfejl pr. dag Ét pluk koster 75,- kr. pr. pluk (tid) Én plukfejl koster 2.750,- kr. (varer retur, ny varer af sted) Fremtidige fakta målepunkter for gevinstrealisering 7 personer i pluk og forsendelse 120 pluk pr. dag Gennemsnit 2 plukfejl pr. dag Gevinstpotentiale 5 fejl pluk pr. dag i besparelse af 2.750,- kr. Tidsbesparelse? Potentiale ,- kr. i årlig gevinst. (2,7 mio. kr.) Kost 5 personer 2 dage pr. måned i 3 måneder ,- kr. Investering i it Stregkoder ,- kr. Lokationsstyring ,- kr. Implementering ,- kr. Samlet kost ,- kr. Return on investment (ROI): 1½ måned

11 Procesoptimering og krav til løsning Øget hitrate med 10% Kundekontakt og salgsetablering Kunde Kundeservice Rådgiver Start Optimering af: - tilbudsproces og 1.1 Kunde henvender sig 1.2 Modtagelse af henvendelse/ ansøgning Modtagelse af henvendelse/ ansøgning Afstemning med kollega om belæg for sag - tilbudsopfølgning 7 Etabler ny kunde JA 1.3 Belæg for sag? NEJ 1.4 Registrer kundenotat under kunden JA 1.6 Ny kunde? 1.5 Skal kunde oprettes? Regler for: - tilbudsopfølgning - prioritering af salgsindsats 1.9 Fremskaf informationer NEJ NEJ NEJ NEJ 1.7 Opret sag 1.8 Tilstrækkeligt med info 7 Etablér ny kunde 2,8 2,8 JA 1.10 Modtag og registrer informationer Krav til CRM: - målrettet aktivitetsstyring i CRM - sandsynlighed og årsag til tabt/vundet 1.13 Samling af informationer i sagschartek Fortsæt: Proces 2

12 Gevinstrealisering er implementering af den nye proces! Kundekontakt og salgsetablering Implementering af den nye proces Målepunkter for eksekvering (implementering og realisering) Arbejde efter den nye proces Implementering af nye værktøjer Forankring i organisationen (organisering) Forandringsledelse (ejerskab) Kunde Kundeservice Rådgiver Start 1.1 Kunde henvender sig 7 Etabler ny kunde 1.9 Fremskaf informationer 1.2 Modtagelse af henvendelse/ ansøgning JA Modtagelse af henvendelse/ ansøgning Afstemning med kollega om belæg for sag 1.3 Belæg for sag? JA 1.6 Ny kunde? 1.7 Opret sag 1.8 NEJ Tilstrækkeligt med info NEJ 1.4 Registrer kundenotat under kunden 1.5 Skal kunde oprettes? NEJ NEJ NEJ 7 Etablér ny kunde 2,8 2,8 JA 1.10 Modtag og registrer informationer 1.13 Samling af informationer i sagschartek Fortsæt: Proces 2

13 Gevinstrealisering i virksomheden Gevinsten realiseres, når mål for processen er nået! Tid / ressourcebesparelse Frigivelse af personer til andre opgaver Afskedigelser Omorganisering nye opgaver Aktiv handling For realisering 5 personer Omkostninger Rene omkostninger fx porto Indirekte omkostninger fx lagerbindinger Aktiv målopfølgning Porto kr. Effektivitet i produktionen og sparet løn gav kr. Omsætning Øget omsætning fx på produkter/via sælgere ved kassen Bedre kampagnestyring øget salg Aktiv målopfølgning Hitrate op med 8% gav 2,3 mill. kr. Kvalitet Færre fejl fx i varemodtagelsen Færre fejlhåndteringer fx fejl ved kassen Aktiv målopfølgning Reklamationer ned med 53 stk.

14 Indhold Tilgang til ERP-projekter Indhold i en Business case Eksempel på forretningsorienteret ERP projekt Afrunding

15 Gevinstrealisering hos Jens Schultz På 12 måneder kan vi realisere 3,2 millioner i alt er genvinstpotentialet 4,5 millioner over en forventet periode på 18 måneder. Thomas Skovlund Madsen, direktør, Jens Schultz a/s Gevinst 3,2 mio. om året

16 Ledelsesworkshop sætter rammerne Formål: Gennemførelse af ledelsesworkshop til sikring af fokus på ROI Resultat: Mini business case for projektet samt enighed i ledelsen

17 Spørgsmål?