Få svar på de 5 vigtigste spørgsmål om robotics

Transkript

1 Få svar på de 5 vigtigste spørgsmål om robotics 1 Hvad er RPA (Robotics Process Automation)? 2 Hvad koster det? 3 Hvordan indfører I robotteknologi? 4 Hvem skal drive jeres robotsatsning? 5 Hvordan tackler I medarbejdernes bekymringer? Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 2 21/06/

2 1 Hvad er RPA? RPA UDFØRER SIMPLE PROCESSER AUTOMATISK MENNESKER UDFØRER DET KOMPLICEREDE ARBEJDE JA 80% udføres af robotten Overholder arbejdet forretningsreglerne? Læs Åbn excel-fil fra attachment Indsæt excel-data i ERP systemet NEJ 20% udføres af medarbejderen Arbejdsglæden stiger som regel, efter implementering af softwarerobotter men rejsen derhen er ofte præget af usikkerhed og frygt blandt medarbejderne. KARAKTERISTIKA FOR ROBOTJOBS Gentagne opgaver af simpel karakter Periodisk indtastning fra et system til et andet Behandling, sortering og arkivering af mails fra fællespostkasser Udarbejdelse af rapportering, via indsamling af data fra forskellige systemer Hvad er RPA? RPA, står for Robot Process Automation og hører til kategorien Robotics, som favner forskellige former for robotteknologi. RPA er softwarerobotter, som udfører robotjobs. Det skal derfor betragtes som en arbejdskraft, på samme måde som mennesker er det. Robotterne udfører alene regelbaseret og rutinepræget arbejde. De udfører et job af gangen og går derefter videre til det næste job. Det gør de uden pauser, keder sig ikke eller bliver trætte. De arbejder på samme måde, som almindelige brugere på systemerne. Robotterne udfører alene deres klart beskrevne arbejde og gør kun det, de bliver bedt om. De kan i princippet arbejde 24-7 og er begrænset til opgaver, som har helt faste regler og rammer i form af et digitalt input og et digitalt output. Hvis en robot ikke kan løse en opgave, lægger den opgaven til side og så overtager et menneske opgaven. Softwarerobotter er derfor en hjælp til at få løst kedelige rutineprægede opgaver. Det betyder, at arbejdsglæden ofte stiger efter implementeringen af softwarerobotter, men rejsen med implementering af softwarerobotter er som regel præget af usikkerhed og frygt blandt medarbejderne Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 3 21/06/

3 2 Hvad koster det? DRIVERE Øger produktivitet uden behov for systemændringer Robotter kan kopiere medarbejdernes arbejde uden at påvirke de underliggende systemer. Der skal for eksempel ikke bygges dyre integrationer. Let at beregne Business Casen Alt efter proces vil 1 robot erstatte procent af 5-10 medarbejderes arbejde og frigøre tid til kerneopgaver. Det vil sige en årlig driftsbesparelse på kr. mod en årlig licens på ca kr. per robot. Med tillæg for projektomkostninger kan tilbagebetalingstiden typisk være mellem 1 og 3 år.* Hurtigt alternativ til at udskifte legacy-systemer RPA kan være en hurtig løsning til at skabe nogle forbedringer til sine legacysystemer, mens en strategi for ens infrastruktur fastlægges, planlægges og udføres. * Kilder: Mary Lacity & Leslie Willcocs: Robotic Process Automation at Telefónica O2. London School of Economics & Political Science The Forrester Wave : Robotic Process Automation, Q EKSEMPEL PÅ LISTEPRISER, ÅRLIG LICENS** Største udbydere 10 robotter UiPath ca. DKK Blue Prism ca. DKK AutomationAnywhere ca. DKK ** Omfatter kun årlig licens, ikke implementering eller interne udgifter til løbende systemadministration med videre. Mulige forhandlede rabatter er heller ikke medtaget. Forsigtig! De fleste projekter undervurderer forandringsindsatsen og så er business casen ikke længere helt så god Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 4 21/06/

4 3 Hvordan indfører I robotteknologi? Forretning og IT indgår et samarbejde Find en neutral partner Udvælg jeres teknologi Identificér egnede processer til automatisering Initiativet kommer enten fra forretningen eller IT, men sørg for at begge parter er med, hvis I skal lykkedes. Hvis viden om RPA og procesarbejde ikke findes inhouse, så find en udefra, som kan facilitere forløbet. En udefra kan bidrage med viden og sætte tempo på processen, men kan ikke lykkedes uden organisationens egen deltagelse. Der findes flere teknologier på markedet. Undersøg dem nærmere og udvælg en eller to teknologier, som I ønsker at benytte. IT og forretning skal begge være med til at vælge teknologi, for at sikre et godt valg, som begge parter kan stå inde for. Opstil liste med idéer til processer. Sørg for at kvantificere disse processer med mål for mængde og tid i samme enheder Når først samarbejdet mellem IT og forretningen er på plads, teknologien er indkøbt og de første processer skal automatiseres, så vær opmærksom på jeres implementeringsstrategi. Den agile metode er en klar fordel at arbejde med, for at få etableret det rigtige mindset i organisationen med automatiseringsarbejdet. Det skal kunne gøres hurtigere end den tid almindelige IT-projekter bliver gennemført på. En automatisering af en delproces, skal gerne kunne gøres på ca. 6 uger. SKAL VI LAVE ET PROOF OF CONCEPT? Nej, det er ikke nødvendigt at lave et Proof of Concept i forhold til at vurdere om teknologien virker. Mange organisationer har implementeret forskellige former for RPA teknologi, så spørgsmålet er mere hvilken teknologi og hvordan man anvender RPA. Et Proof of Concept kan nemt give forkerte forventninger til ens reelle RPA implementering, for der er stor foskel på at arbejde i et testmiljø og så have en autimatisering kørende i drift. Så brug energien på den reelle RPA implementering i stedet for og brug de uafhængige rapporter og produktdemonstrationer, til at vurdere hvilken RPA teknologi I ønsker. Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 5 21/06/

5 Prioritér en proces til automatisering Automatisér den første proces Evaluér forløbet Vælg en proces, som er enkel og Lav før og efter tidsmålinger på Forandringsforløbet er det ufarlig. processen, for at få fuldt udbytte af sværeste, så forvent at det tager teknologien. ekstra tid Vælg en proces, med en god tidsmæssig eller kvalitetsmæssig gevinst. Stil med et projekthold, som både Tag læringen med undervejs og har lysten, engagementet og evaluér, så I bliver bedre til at kompetencerne til at arbejde automatisere ved næste proces. projekt- og procesorienteret med ny teknologi Stil med en projektleder, som er dygtig til at arbejde med forandringsledelse og som besidder viden om procesoptimering. 6 7 RPA egner sig særligt meget til den agile metode. En automatisering af en delproces, kan med fordel gøres på cirka 6 uger. Hvis agilitet er nyt i organisationen, må man påregne at det tager længere tid, men det er vigtigt at bevare ambitionen om de cirka 6 uger til en automatisering også selvom at det tager længere tid i starten. Hvad skal I mere tage stilling til? ARBEJD AGILT Hvordan bliver automatiseringen en del af jeres måde at arbejde på? Hvordan kan I standardisere jeres måde at automatisere på så kvalitet, sikkerhed og hastighed opnås? Hvilke governance processer skal udvikles til jeres organisation? Hvem skal være sponsor for automatiseringsprojektet, skabe rammerne for projektet og løbende følge op på de tidsmæssige besparelser og kvalitetsløft, som leveres til forretningen? Hvordan skal det fremadrettede organisatoriske setup være for etablering af løbende automatisering i jeres organisation? Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd /06/

6 4 Hvem skal fremadrettet drive jeres robotsatsning? Når I har fået automatiseret jeres første processer, bliver et helt naturligt spørgsmål; hvilken organisatorisk enhed skal drive de kommende automatiseringer i organisationen? Enheden kan hedde Robotic Operational Center (ROC) andre kalder det Center of Excellence eller lignende. Det er en enhed som løbende understøtter foretningsønske om automatiseringer. Hvor vil I placere udvikling og overvågning af robotterne? ROC kan både være placeret i forretningen eller i IT. Det er blot vigtigt at huske på, at det kræver tæt samarbejde mellem IT, ROC og forretningen løbende at producere automatiseringer, der lever op til kvalitets- og sikkerhedskrav og som samtidigt bliver leveret på cirka 6 uger. ROC bliver uanset placering, enheden der skal understøtte samarbejdet mellem IT og forretningen. Hvordan undgår I, at robotter splitter IT og forretningen? Når den første automatisering skal udføres, støder man ofte på en del modstand fra både forretningen og IT. Mange projekter oplever ligeledes, at det enten er forretningen eller IT, som er initiativtager og at de nemt glemmer den anden part. Måske fordi man tror, at det vil være hurtigere at implementere uden at den anden part er involveret. Det er det som regel ikke ofte er det modsat. Det kan derfor klart betale sig at få begyndt rigtigt, så både IT og forretning er med i projektet fra start af. De skal indgå i projektet som ligeværdige parter, og begge bære ansvaret for at lykkedes med det. Hvordan designer I jeres governance processer? Når den første proces skal automatiseres, bliver det klart at organisationen ikke har nogen governance processer for automatisering og at man mangler dem. Alle de spørgsmål, som bliver stillet, af både IT og forretning, kan bruges som input til nødvendige processer, der skal designes. Ambitionen om de cirka 6 uger skal dog ligge fast, så ens governanceprocesser understøtter agilitet og hastighed. Design jeres governance processer samtidigt med, at I automatiserer de første processer og revidér dem igen senere, når I har fået mere erfaring. Derved får I løbende optimeret jeres governance processer. Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 7 21/06/

7 5 Hvordan tackler I medarbejdernes bekymringer? Hvis I ønsker at implementere RPA, fordi I skal reducere i jeres medarbejderstab, så tænk jer godt om. Det er vigtigt først at reducere og så implementere RPA sådan at der ikke skabes et falsk håb om, at en nedskæring kan undgås hvis RPA projektet ikke lykkedes.det vil gøre hele forandringsprojektet, i forhold til RPA, meget svær og implementeringstiden vil øges betragteligt. Organisationer som lykkedes godt med RPA, sørger for at skabe muligheder for dem, som viser sig dygtige til at automatisere deres eget job væk. De medarbejdere bruges til at finde nye muligheder for automatiseringer og bliver derved en fast bestanddel af ROC. Så undgå at straffe dygtige medarbejdere, men vær god til at bruge deres evner andre steder i virksomheden. På den måde får jeres RPA et godt ry, og I får medspillere og hastighed i jeres automatisering. Lad være med at skabe et falsk håb ved at gøre tingene i den forkerte rækkefølge RPA implementering begynder ofte med ønsket om øget effektivitet, men med erfaringen viser den største gevinst ofte at være det kvalitetsløft, som robotterne skaber. Den øgede datakvalitet, og den frigivne tid i forretningsdrift, giver mulighed for at etablere nye og forbedrede services til interne og eksterne kunder. Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 8 21/06/

8 VIL DU VIDE MERE I Peak kan vi hjælpe med: Identifikation af delprocesser til automatisering Valg af teknologi (Peak er uafhængig af leverandører) Design af jeres RPA implementering Sikker projektledelse, med fokus på forandringsledelse Udvikling af governance processer til sikring af kvalitet, sikkerhed og hastighed i automatiseringen KONTAKT Peak Consulting Group Lyngbyvej København Ø info@peakconsulting.dk peakconsulting.dk 2018 Peak Consulting Group. Alt indhold i publikationen tilhører Peak Consulting Group. Indhold må frit gengives med behørig kildeangivelse. Gengivet indhold må ikke gøres til genstand for selvstændig kommerciel udnyttelse. Robotics_A4_8s-brochure_5K.indd 1 21/06/