Nyttige samtaler om stress i organisationen

Transkript

1 AM:2017 Nyttige samtaler om stress i organisationen V. Organisationspsykolog Mette Kjærgaard Svendsen, zj4j@suf.kk.dk, , Arbejdsmiljø København

2 Arbejdsmiljø Københavns budskaber

3 De tørre tørre tal Så ja, det ER et reelt problem 15,6 procent af danskerne føler sig hele tiden eller ofte stressede pga. arbejde (Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø). 18 % af lederne er i risikozonen for alvorlig stress eller depression (undersøgelse fra Lederne i 2015) Især medarbejdere på offentlige arbejdspladser er pressede. Sygdom som følge af psykisk arbejdsbelasting resulterer i over en million fraværsdage og førtidspension for 2800 medarbejdere årligt, samt omkring 1400 dødsfald årligt Udgifterne i det danske sundhedssystem relateret til sygdom som følge af psykisk arbejdsbelastning ligger omkring 686 millioner kroner. (Institut for folksesundhed, Statens serumsinstitut, 2006) De samlede udgifter i forbindelses med stress i Danmark runder 14 milliarder kroner årligt (Statens Institut for Folkesundhed, 2014) Hertil kommer de omfattende menneskelige omkostninger og følgevirkninger, når en medarbejder mister sin arbejdsevne og ikke længere kan deltage på arbejdsmarkedet, beholde sit hjem og forsørge sin familie. Malene Friis Andersen & Marie Kingston: Stop Stress. Håndbog for ledere. Forfatterne og Klim

4 Det er ikke sygemeldingerne der koster mest Sygenærvær, altså det at medarbejdere går på arbejde med stresssymptomer, koster mere end selve det stressrelaterede sygefravær. Nedsat koncentration, hukommelse, evne til at samarbejde og prioritere reducerer arbejdsevnen og produktiviteten med helt op til 20 til 25 procent. Malene Friis Andersen

5 Vi ved i øvrigt at Mange ledere er usikre på, hvordan de skal håndtere tegn på stress På kurserne hører vi at lederne føler de står alene med opgaven Kun 29 % af medarbejderne føler sig trygge ved at drøfte mentale helbredsproblemer med deres leder de går sjældent selv til deres leder Friis Andersen et al (2016): Ledernes udfordringer og muligheder i håndteringen af medarbejdere med psykisk relaterede trivsels- og fraværsproblemer. Det nationale forskningscenter for arbejdsmiljø Stress på arbejdspladsen er forbundet med megen skam og berøringsangst, hvilket er en stor barriere for både ledere, kolleger og medarbejdere i forhold til at tale om, opfange og handle på stress i tide. Web of silence. Moll S.E.: The web of silence: A qualitative case study of early intervention and support for healthcare worker with mental ill-health. BMC Public Health 2014,;14,;138 (Web of silence) Pernille Steen Pedersen: Skam udløser stress, Socialpædagogen 2016

6 Helt ny forskning indikerer (igen) at Der er en tendens til at lederne fokuserer på den stressramtes private problemer og personlighed frem for at betragte det fra en mere ledelsesmæssig og organisatorisk vinkel Og vi så det igen og igen: De interviewede mellemledere fokuserede på den stressramte medarbejders private forhold og problemer og fralagde sig dermed ledelsesmæssigt og organisatorisk ansvar også selvom sygemeldingen skyldtes arbejdsrelateret stress og var dokumenteret af behandlende psykologer og læger. Yun Ladegaard og Janne Skakon nov.2017:

7 Dette kalder på 3 bevægelser: 1. Fra over- eller underfokus på stress til et balanceret fokus hvor nyttige samtaler finder sted 2. Fra individualiseringstendenser til også at sætte fokus på hvordan man kan forstå og handle på stress ved at justere på de organisatoriske forhold og ledelsesmæssige greb Både OG 3. Fra at lederen står alene med opgaven til også at involvere andre aktuelle aktører: Kollektivet på arbejdspladsen (MED, trio, teamet, ledergruppen), samarbejdspartnere og øvre ledelseslag. Det handler om at være sammen om at kigge på rammerne for opgaveløsningen, fx ved at lede opad. Disse 3 bevægelser forsøger vi at fremme i Psykisk Sundhed

8 Stress arenaen Der er mange kilder til stress og håndtag at skrue på Den enkelte medarbejders sundhed, adfærd og handlekompetencer Arbejdspladsens organisering, rammer og opgaver Krop Struktur Psyke Kultur Den enkelte medarbejders tanker, viden, oplevelser og følelser Arbejdspladsens kultur, relationer, gruppedynamik og vaner Martini, M.; Krarup, M. ; Ahlgren Tøttrup, C: Lederens stresshåndbog: Styrk dine lederkompetencer, når det gælder stress. Dansk psykologisk forlag. 2017

9 3 redskaber som opleves nyttige 1. Hvordan er din føling med medarbejderne? Ledelsen ift. medarbejderne 2. Kend hinandens stressprofil Teamet ift. hinanden 3. Hvor trykker skoen hos os? Organisationen, afdelingen, teamet

10 HVORDAN ER DIN FØLING MED MEDARBEJDERNE?

11 Øvelse: Tag stress i opløbet Din føling med medarbejdergruppen Hvordan er din føling med dine medarbejdere? Inspirationsspørgsmål: Hvem har du god og mindre god føling med? Hvem er tæt på/langt væk (fx fysisk eller relationsmæssigt)? Hvem kommer selv til dig? Hvem skal du opsøge mere? Og hvad kunne evt. holde dem tilbage? Hvem kunne komme til at ryge under din radar?

12 Kortlæg din føling med medarbejderne 1. Tænk på din medarbejdergruppe 2. Hvordan er din føling og kontakt med dem? Ret lige nu særligt din opmærksomhed mod dem, som du kan være lidt i tvivl om Tegn tydelige streger ved de relationer, hvor du har tilstrækkelig god føling og ingen grund til bekymring, og tynde/stiplede streger ved de relationer, hvor du ikke har tilstrækkelig god føling og har brug for at undersøge nærmere, hvordan de trives 3. Vælg én medarbejder, som du får øje på, du skal gå tættere på

13 Kortlæg din føling med medarbejderne

14 Overvej I forhold til de medarbejdere, der kommer i dit søgelys: Har medarbejderen de rigtige eller det rette antal opgaver? Har medarbejderen de rette ressourcer, systemer og samarbejdsrelationer at trække på? Fungerer teamet? Har medarbejderen de rette kompetencer? Hvilken støtte kunne der evt. være behov for? Hvilke ledelsesmæssige handlinger kaldes der på?

15 Overvej i øvrigt Ret blikket ud imod resten af organisationen og din ledelse: Er dette et særligt og enkeltstående tilfælde, eller er der tendenser, der skal opfanges i tide og handles på? Hvordan er trivslen og arbejdsbelastningen generelt hos medarbejderne for tiden? Er der projekter, opgaver, samarbejdspartnere osv. der presser særligt på? Er der noget ved vores arbejdsgange og systemer der ikke fungerer? Er der noget jeg skal være opmærksom på i forhold til min måde at lede medarbejderne på??

16 Samtalediamant - for mødet med medarbejder i farezonen Sæt Rammen Status på tilstand og trivsel Muligheder Hvorfor dette møde? Hvad er jeg som leder bekymret for og hvad har jeg lagt mærke til? Hvad skal vi tale om? Hvor længe varer mødet? Hvad sker der bagefter? Hvordan har du det? Hvad presser dig især? Hvordan trives du med arbejdsopgaverne? med arbejdsmængden? med Kollegerne med Kompleksiteten? Hvad kunne gøre en forskel for din situation? Hvilke opgaver kan du bedst/mindst varetage? Hvad kan prioriteres fra? Hvad kan jeg gøre, så du får det bedre? Hvad kan du gøre? Er der andet/andre, der kan hjælpe? 4 Aftaler Hvad aftaler vi? Hvem gør hvad i handlingsplanen? Hvad er næste skridt Hvordan har samtalen været Hvornår følger vi op? Malene Friis Andersen & Marie Kingston: Stop stress Håndbog for ledere Klim

17 Tal med dig selv eller din sidemand 1. Hvad hæfter I jer ved? Hvad får I øje på? 2. Spørgsmål eller kommentarer? 3. Hvis redskabet skal være endnu mere nyttigt?

18 Teamet som den vigtigste buffer for stress Dialogredskaber til ledergruppen eller teamet

19 Teamet som nærende fællesskab Hvad er mon det bedste teamet kan gøre for dig, for at du gør det godt og har det godt?

20 Kend hinandens stressprofil i teamet Individuel forberedelse: Fuldend sætningerne Det som typisk presser mig, i mit arbejde er Hvis jeg bliver overbelastet vil I måske kunne se/mærke på mig at Den måde I bedst kan støtte og hjælpe mig på er Det værste I kan gøre er

21 Fælles runde 1. Hvad kunne presse dig? Hvordan kan dine kolleger mon få øje på det? 2. Hvad er mest hjælpsomt for dig i sådanne situationer? Hvad gør kollegerne og dette team allerede, som er hjælpsomt for dig?

22 Tal med dig selv eller din sidemand 1. Hvad hæfter I jer ved? Hvad får I øje på? 2. Spørgsmål eller kommentarer? 3. Hvis redskabet skal være endnu mere nyttigt?

23 Hvor trykker skoen hos os? Et dialogredskab til ledergruppen, MED, trio, teamet eller afdelingen

24 Stress i et organisatorisk perspektiv 3P navigation Dialogkort Bach Pedersen & Hulstrøm 2016: Virksomheders individuelle fokus på stress koster dyrt. Ledelse i dag, april-maj Dialogkortene er udviklet af Arbejdsmiljø København som en del af indsatsen Psykisk Sundhed

25 PRODUKT konsensus og klarhed om opgaven

26 PROCEDURE rammer og strukturer

27 PROCES oplevelse af samarbejdet

28 Den hurtige dialog (½-1 time) Deltagere: Ledergruppen, MED-udvalget, Trio,Teamet eller afdelingen Fremgangsmåde: Læg kortene ud på bordet med spørgsmålene synlige, og gør følgende: 1. Udvælg hver især det spørgsmål, som I tænker er mest nyttigt at sætte fokus på i jeres organisation med henblik på at reducere stress? Hvilket spørgsmål ville medarbejderne mon vælge? 2. Lav en runde, hvor I hver især begrunder jeres valg af spørgsmål. 3. Beslut jer sammen for 1-3 spørgsmål, som I vil arbejde videre med i forhold til at reducere stress i jeres organisation. Aftal næste skridt.

29 Den grundige proces (2-3 timer) FORBEREDELSE: Udpeg en tovholder, som har til opgave at styre jer igennem punkterne, holde tiden og skrive ideer og aftaler ned undervejs. Læg kortene ud på bordet med spørgsmålene synlige. PROCESSEN: Stille refleksion (10-15 min): Udvælg hver især det spørgsmål, som I tænker er mest nyttigt at sætte fokus på i jeres organisation, med henblik på at reducere stress? Overvej også, hvilket spørgsmål medarbejderne mon ville vælge? FÆLLES DIALOG (RESTEN AF TIDEN): Lav en runde, hvor I hver især begrunder jeres valg af spørgsmål. Udvælg sammen de spørgsmål, som I vil arbejde videre med i forhold til at reducere stress i jeres organisation. Brainstorm på hurtige ideer til hvert af de udvalgte spørgsmål. Aftal for hvert spørgsmål: Hvem gør hvad hvornår? Hvornår følges der op på denne proces?

30 Tal med dig selv eller din sidemand 1. Hvad hæfter I jer ved? Hvad får I øje på? 2. Spørgsmål eller kommentarer? 3. Hvis redskabet skal være endnu mere nyttigt?

31 Litteraturliste Friis Andersen, M. & Kingston, M.: Stop Stress. Håndbog for ledere. Forfatterne og Klim 2016 Friis Andersen, M. et al: Ledernes udfordringer og muligheder i håndteringen af medarbejdere med psykisk relaterede trivsels- og fraværsproblemer. Det nationale forskningscenter for arbejdsmiljø Friis Andersen, M. og Brinkman, S: (red): Nye perspektiver på stress i arbejdslivet. Forlaget Klim 2013 Karle, J & Aakerlund, L: Tag på arbejde fra sygemelding til samarbejde. PPClinic Ladegaard, Y.; Rasmussen, P: & Netterstrøm, B: Kort og godt om stress. Dansk psykologisk forlag 2014 Lyngbjerg, L: Ledertrivsel i travlhed lad ikke arbejdspresset knække dig. Dansk psykologisk forlag 2016 Martini, M.; Krarup, M. ; Ahlgren Tøttrup, C: Lederens stresshåndbog: Styrk dine lederkompetencer, når det gælder stress. Dansk psykologisk forlag. 2017