Annoncering af indkøb vedr. hobby- og formningsartikler

Transkript

1 I medfør af lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a-d annonceres følgende: Beskrivelse af opgaven VIA University College (herefter kaldet udbyder) ønsker tilbud på levering af hobby- og formningsmaterialer til en række adresser. VIA University College er Danmarks 3. største uddannelsesinstitution med ca medarbejdere og ca studerende centreret omkring 7 campusbyer: Århus, Randers, Horsens, Silkeborg, Herning, Holstebro og Viborg. En nærmere kravspecifikation fremgår af det vedlagte udbudsmateriale. Udbuddet gennemføres med henblik på at indgå en eneleverandøraftale, dvs. en samhandelsaftale mellem én leverandør og udbyder. Kontaktdetaljer VIA University College Indkøbsafdelingen Skejbyvej Risskov Att.: Gerly Rimmer Telefon: indkoeb@viauc.dk Proces Denne annonce er offentliggjort den 29. februar Annonceringsprocessen gennemføres som et nationalt udbud. Det afholdes ingen informationsmøder i forbindelse med udbuddet. Frist for modtagelse af spørgsmål Alle spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og sendes til indkoeb@viauc.dk senest den 9. marts 2012 kl I emnefeltet anføres "Spørgsmål 2012 Hobby- og formningsartikler. Alle besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på udbyders hjemmeside ( senest den 16. marts Frist for modtagelse af tilbud Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 21. marts 2012 kl pr. mail (indkoeb@viauc.dk). Tilbuddet mærkes Tilbud 2012 Hobby- og formningsartikler. Udvælgelseskriterier Tilbudsbesvarelsen udgøres af bilag 1-3 til udbudsmaterialet. Tilbudsgivers seneste offentliggjorte årsregnskab samt dokumentation for gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring skal vedlægges. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Kriterier for tildeling af opgaven Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Delkriterierne er: Pris (80%) og økonomisk/teknisk kapacitet (20%).

2 Annoncering af indkøb vedr. hobby- og formningsartikler efter tilbudsloven Februar-marts 2012 Indholdsfortegnelse 1. Beskrivelse af udbuddet Eneleverandøraftale Opgavens omfang Tildeling af konkrete ordrer Kontraktperiode Priser Fakturering Betaling Levering Indkøbsstatistik Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist for tilbud Konsortier Alternative tilbud Tilbudsgivers forbehold Tildelingskriterier Tilbudsevaluering og aftaleindgåelse Aflysning af udbud Tilbudsbesvarelsen Kravspecifikation Tidsplan... 8 Bilag 1 - Tilbudsliste... 9 Bilag 2 - Prisliste (jf. separat excel-ark) Bilag 3 - Tro og love-erklæring... 11

3 1. Beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af hobby- og formningsartikler til VIA University College, herefter kaldet udbyder. VIA University College er Danmarks 3. største uddannelsesinstitution med ca medarbejdere og ca studerende centreret omkring 7 campusbyer. Yderligere information kan ses på udbyders hjemmeside Eneleverandøraftale Udbuddet gennemføres med henblik på at indgå en eneleverandøraftale, dvs. en samhandelsaftale mellem én leverandør og udbyder. Udbyders afdelinger vil være forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale, når de måtte ønske at anskaffe varer, som er omfattet af aftalen. 1.2 Opgavens omfang Udbuddet vedrører produkter, som bl.a. benyttes i undervisningssammenhæng i fagene formning og billedkunst mv. Det forventede årlige forbrug af de produkter, som ønskes omfattet af aftalen, fremgår af bilag 2. Det skal pointeres, at der alene er tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel Tildeling af konkrete ordrer Fremtidige ad hoc køb vil ske ved, at VIA University Colleges respektive afdelinger kontakter leverandøren med henblik på køb af hobby- og formningsartikler. Bestilling skal kunne afgives pr. mail, telefon og ved brug af leverandørens webshop. På sigt forventer udbyder at tage det statslige indkøbssystem, IndFak, i brug. I den forbindelse skal den vindende leverandør kunne levere et elektronisk katalog til brug for varebestilling gennem IndFak. 1.4 Kontraktperiode Kontrakten skal træde i kraft den 1. maj 2012 og være uopsigelig indtil den 30. april 2014, med mulighed for forlængelse i op til to gange et år. 1.5 Priser Alle priser, der angives i bilag 2, skal inkludere samtlige omkostninger forbundet med administration, forsikring og transport mv. til den i bestillingen angivne adresse. Herudover har leverandøren ikke krav på godtgørelse eller kompensation. Priserne skal angives i danske kroner (DKK), og de skal inkludere alle på tidspunktet for indgåelsen af kontrakten gældende afgifter og told mv., dog eksklusiv moms. De i bilag 2 oplyste priser skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. maj 2013, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra april

4 Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt, efter kontrakten er indgået, og som bliver pålagt leverandøren i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til indkoeb@viauc.dk. Prisreguleringens ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. senest 1 måned inden ændringens ikrafttræden. 1.6 Fakturering Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturering kan tidligst ske, når levering har fundet sted. Fakturaerne fremsendes gebyrfrit på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. 1.7 Betaling Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra udbyders modtagelse af en fyldestgørende e-faktura. 1.8 Levering Leverandøren skal kunne levere de varer, der er anført i bilag 2. Varerne leveres på den eller de adresse(r), som er oplyst i forbindelse med bestilling. Varerne leveres frit til rampe, elevator, reception eller gadedør, og der skal altid kvitteres for modtagelse. Varerne skal leveres inden for følgende tidsfrister: - Såfremt der ved bestilling ikke angives en særlig leveringsdato, skal varer, der er bestilt senest kl. 11:00 på en arbejdsdag, leveres næste arbejdsdag inden for tidsrummet 09:00-15:00 (den generelle leveringsfrist). Afgives bestillingen på en dag, der ikke er en arbejdsdag, anses bestillingen for afgivet den førstkommende arbejdsdag inden kl. 11:00. - Såfremt der ved bestilling angives en særlig leveringsdato for leverancen, skal varerne leveres under overholdelse af denne angivelse, med mindre den angivne frist er kortere end den generelle leveringsfrist. I så fald gælder den generelle leveringsfrist. 1.9 Indkøbsstatistik Den vindende tilbudsgiver skal i kontraktperioden udarbejde en oversigt over alle leverancer, der er foretaget. Oversigten skal være i excel-format, og den skal som minimum indeholde nedenstående. Opgørelse pr. VIA-afdeling: Navn på VIA-afdeling Antal salgsenheder pr. varenummer Stykpris pr. salgsenhed/varenummer Samlet pris pr. varenummer Samlet opgørelse for hele VIA University Collge: Antal slagsenheder pr. varenummer Stykpris pr. salgsenhed/varenummer Samlet pris pr. varenummer 4

5 Oversigten fremsendes til senest 12 mdr. efter kontraktperiodens start, og den skal opdateres mindst en gang om året. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), der indeholder regler om annonceringspligt for offentlige kontrakter om varer og tjenesteydelser, som ikke er omfattet af krav om EU-udbud. 2.2 Formkrav Tilbudsbesvarelsen udgøres af bilag 1-3 samt yderligere vedlagt dokumentation. Til brug for udbuddet har udbyder udarbejdet en oversigt over det forventede årlige forbrug af de produkter, som ønskes indeholdt i samhandelsaftalen (= bilag 2). Bilaget foreligger i elektronisk form, således at tilbudsgiver kan indsætte sin pris for hver enkelt varelinje. Tilbudsmaterialet (bilag nr. 1-3) udfyldes i uændret form og fremsendes pr. mail (indkoeb@viauc.dk). Bilag 2 skal fremsendes i excel-format, mens de øvrige bilag fremsendes i underskreven stand (pdf-format). Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Indkøbsafdelingen pr. (indkoeb@viauc.dk) med emnet: "Spørgsmål 2012 Hobby- og formningsartikler senest den 9. marts 2012 kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på udbyders hjemmeside på adressen senest den 16. marts Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud 2011 Hobby- og formningsartikler. Tilbuddet stiles til: VIA University College Indkøbsafdelingen Skejbyvej Risskov Att.: Gerly Rimmer Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 21. marts 2012 kl på følgende mailadresse indkoeb@viauc.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 5

6 2.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 21. maj Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter de solidarisk i forhold til udbyder. Det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 2.9 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud på den samlede aftale Tilbudsgivers forbehold Det er ikke muligt at tage forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle forbehold, uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit Tildelingskriterier Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Delkriterierne er: Pris 80% Økonomisk/teknisk kapacitet 20% Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet, som tager udgangspunkt i bilag 1. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Pris: Bilag 2 - prisliste vedlægges i komplet udfyldt stand (excel-format) Økonomisk/teknisk kapacitet: Det seneste offentliggjorte årsregnskab vedlægges (pdf-format) Bilag 3 - tro og love-erklæring vedlægges i komplet udfyldt og underskreven stand (pdf-format) Dokumentation for gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring vedlægges (pdf-format) I forbindelse med kontrakttildeling skal den vindende tilbudsgiver fremsende en serviceattest Tilbudsevaluering og aftaleindgåelse Kontrakttildeling sker bl.a. på grundlag af den tilbudte pris, dvs. den samlede pris for den af udbyder definerede varekurv, herunder det af udbyder estimerede indkøbsvolumen pr. år (bilag 2). Forud for kontrakttildeling sammenligner udbyder de respektive tilbudsgiveres priser for den definerede varekurv. For hver varelinje ganges den af tilbudsgiver oplyste pris pr. salgsenhed med det af udbyder forventede antal. Den totale pris for varekurven beregnes som summen af de 385 varelinjers priser. Såfremt tilbudsgiver har tilbudt alternative produkter, herunder sammenlignelige produkter i divergerende pakkestørrelser/salgsenheder, foretages ovennævnte prissammenligning med udgangspunkt i en beregnet pris pr. enhed, som regnes om til en pris for den salgsenhed, der gælder for den definerede varekurv. Når udbyder har truffet afgørelse om, hvem kontrakten tildeles, orienteres alle tilbudsgivere pr. . 6

7 Uanset om en tilbudsgiver tildeles kontrakten eller ej, er tilbudsgiver ikke berettiget til et honorar for udarbejdelse af tilbud. Kontrakten vil først blive underskrevet efter udløb af en frivillig stand-still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter meddelelsen til tilbudsgiverne om udfaldet af tilbudsevalueringen Aflysning af udbud Udbyder forbeholder sig ret til at aflyse hele eller dele af udbuddet, såfremt udbyder vurderer, at der foreligger en saglig grund til aflysning. Tilbudsgivernes omkostning i forbindelse med udbuddet er udbyder uvedkommende, såfremt udbyder på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 3. Tilbudsbesvarelsen Tilbudsbesvarelsen udgøres af bilag 1-3 samt yderligere vedlagt dokumentation (jf. kap 2). 4. Kravspecifikation Udbuddet vedrører levering af produkter, som bl.a. benyttes i undervisningssammenhæng i fagene formning og billedkunst mv. på en række af udbyders adresser. Sortimentet omfatter bl.a. følgende kategorier: - Farveblyanter - Farve- og oliekridt - Garn og uld - Hobby- og formningsmaling - Lim og tape - Papir og karton - Pensler - Rammer, mapper og æsker - Sakse og knive - Sminke - Tegneblyanter, kul og kridt - Tuschpenne - Udklædning og udsmykning - Undervisningsmaterialer - Værktøj Sortimentet er nærmere specificeret i bilag 2, der oplister de i alt 385 varelinjer, som indgår i varekurven. Hvis der er varelinjer i den definerede varekurv, som tilbudsgiver ikke kan levere, skal der tilbydes alternative produkter, som er sammenlignelige, for så vidt angår kvalitet og funktionalitet. Der kan eksempelvis være tale om et lignende produkt i en alternativ pakkestørrelse/salgsenhed. I det omfang at vareteksterne i bilag 2 måtte indeholde konkrete varemærker, som tilbudsgiver ikke forhandler, er det fuldt ud acceptabelt, at tilbudsgiver byder ind med priser på lignende produkter fra andre producenter. Udbyder forbeholder sig ret til at videresælge nogle af produkterne til de studerende på de respektive uddannelser. Salget sker gennem egne butikker/boglader. Så vidt muligt ønskes stregkoder derfor påført de enkelte produkter. 7

8 5. Tidsplan Udbudsmaterialet publiceres på udbyders hjemmeside den 29. februar 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 9. marts 2012 kl Sidste frist for publicering af svar på spørgsmål den 16. marts 2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud den 21. marts 2012 kl Tilbudsvurdering den marts 2012 Forventet underretning af tilbudsgivere den 29. marts 2012 Stand-still periode afsluttet den 10. april 2012 Forventet kontraktunderskrift den 16. april 2012 Forventet opstartsmøde med den valgte leverandør den 17. april 2012 Aftalens ikrafttræden den 1. maj

9 Bilag 1 Tilbudsliste TILBUDSGIVENDE VIRKSOMHED Virksomhedsnavn Adresse Postnr. og by Telefonnummer Faxnummer CVR-nummer Mailadresse Webadresse Kontaktperson (navn, tlf. og ) Har virksomheden en erhvervs- og produktansvarsforsikring? (Dokumentation for gyldig forsikring vedlægges.) Undertegnede giver hermed samtykke til, at VIA University College må indhente supplerende oplysninger om tilbudsgiver. Underskrift for gyldighed af tilbud (inkl. bilag 2): Dato Underskrift og stempel 9

10 Bilag 2 Prisliste (jf. separat excel-ark) Bilaget (i excel-format) indeholder en oversigt over det forventede forbrug af de produkter, som ønskes indeholdt i samhandelsaftalen (= varekurven). Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Tilbudsgiver bedes indsætte sin pris for hver enkelt varelinje. Hvis der er varelinjer i den definerede varekurv, som tilbudsgiver ikke kan levere, skal der tilbydes alternative produkter, som er sammenlignelige, for så vidt angår kvalitet og funktionalitet. Der kan eksempelvis være tale om et lignende produkt i en alternativ pakkestørrelse/salgsenhed. I det omfang at vareteksterne i bilaget måtte indeholde konkrete varemærker, som tilbudsgiver ikke forhandler, er det fuldt ud acceptabelt, at tilbudsgiver byder ind med priser på lignende produkter fra andre producenter. Tilbudsgiver skal anføre varetekst, indhold, enhed, salgsenhed og pris for hvert af de alternative sammenlignelige produkter. Alle priser skal inkludere samtlige omkostninger forbundet med administration, forsikring og transport mv. til den i bestillingen angivne adresse. Herudover har leverandøren ikke krav på godtgørelse eller kompensation. Priserne angives i danske kroner (DKK), og de skal inkludere alle på tidspunktet for indgåelsen af kontrakten gældende afgifter og told mv., dog eksklusiv moms. 10

11 BILAG 3: TRO OG LOVE - ERKLÆRING I.h.t. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (Effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige), skal offentlige myndigheder ved udbud af bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I overensstemmelse med den ovenfor nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.: Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds): 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Efterstående punkter 4, 5, 6 og 7 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3. 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. 6 Dato for sikkerhed/ordningens etablering: År: Måned: Dag: 7 Inddrivningsmyndighed Navn Gade/vej: Post nr: By: Underskrift: Dato: Virksomhedens ledelses underskrift samt firmastempel: 11