Udarbejdelse af GIS-strategi

Transkript

1 Udarbejdelse af GIS-strategi v/ H.P. Christensen, Rambøll Management A/S Indlæg på temadag 8. januar 2009 Indholdsfortegnelse Baggrund Formål med indlæg Forløb i strategiproces Ideelt forløb Eksempler Afrunding Foreslået forløb i Albertslund Kommune Workshop i Albertslund Kommune Nogle hovedpunkter i GIS strategi i Albertslund Kommune Slide 2 1

2 Baggrund 1/2 Kort om HPC Generelt, herunder strategiprocesser I f.t. GIS og GIS-strategi Kort om HPC s viden i f.t. HRKS projekt Set diverse materiale på hjemmesiden Set beskrivelse af formål, leverancer mm. Hovedindtryk er (forenklet): Teknisk / rationel tilgang. Der findes én skabelon/struktur for indholdet i en GIS strategi Vi (eksperter) kan udarbejde færdig version til godkendelse i. Slide 3 Baggrund 2/2 Påstande: De fleste strategier giver ingen væsentlige resultater Papir er tålmodigt! Spild af tid og penge! Mange strategier er mere handlingsplaner end strategi Formålet med at udarbejde strategien er ofte uklart Hvem skal konkret bruge den (styres af den? støttes af den?) Slide 4 2

3 Formål med indlæg Behov for mere fokus på proces end papirresultat Behov for at tænke på forankring i organisationen Forståelse / accept er forudsætningen for, at der kan skabes forandringer og resultater. Acceptér hellere et lavere ambitionsniveau, som man kan enes om: Starte en rejse nu og tro på, at man går i den rigtige retning. Og så om 1 2 år finde ud af, om kursen skal lægges om. Belyse og begrunde den ideelle proces Det er muligt at beskrive en teoretisk ideel proces Det er ikke sikkert, at der i den konkrete kommune / virksomhed kan opnås accept på den ideelle proces Slide 5 Strategi: Det vigtigste ord Hvorfor? Hvad er sekundært! Slide 6 3

4 Strategi? Belyst ud fra eks. fra Jylland eller Norge? Vores IT-strategi er at bruge software X begrundet i Baseret på client/server teknologi Udviklet i Java Vores IT-strategi er, at IT ikke må være hindrende for vores forretningsudvikling Konkret skal vi strukturere os organisatorisk, teknisk etc. på en sådan måde, at der max. går 3 måneder fra en given lønsom forretningsudviklingsmulighed er klarlagt, til at den i f.t. IT kan gennemføres Slide 7 Strategi? Belyst ud fra eks. fra Jylland eller Norge? Vores distributions-strategi er at bruge Volvo lastbiler Stor trækkraft God chaufførkomfort Vores distributions-strategi er at levere min. 95% af alle kundeordrer komplet at levere min. 97% af alle ordrelinier som aftalt rette vare rettidig rette kvantum Slide 8 4

5 Hvorfor skal vi bruge ressourcer på? Hvorfor skal en ledelse prioritere ressourcer til en GIS strategi? øget anvendelse af GIS? Slide 9 Hvorfor skal vi bruge ressourcer på? Eksempel fra Jylland (ikke GIS) Gammelt system Ikke Windows brugergrænseflade Ikke online-opdatering etc. Konklusion: Vi må købe et moderne totalsystem Slide 10 5

6 Russisk procentregning Direktør-ligningen : Værdi = Accept * Indhold 16% = 20% * 80% 18% = 20% * 90% 40% = 50% * 80% Slide 11 Den ideelle proces 1. Opstart 2. Status/interviews (inkl. holdningsbearbejdning) 3. Workshop om kritiske/vigtigste emner Formelt ikke besluttende I praksis voldsomt påvirkende 4. Fastlæggelse af strategi Formulering: Indhold, styring / ansvar etc. Konsekvensvurdering i træskolængder (tid, ressourcer mm.) Godkendelse (Evt. flere delvise gennemløb) 5. Udarbejdelse / godkendelse af handlingsplan inkl. detaljering af tid og penge mm. Slide 12 6

7 Aktiviteter i processen 1/5 1. Opstart Formål: Konkretisering, planlægning og evt. justering af opgaven Fastlæggelse af styregruppe / projektorganisation og interviewpersoner Aftale information til involverede medarbejdere og (evt.) den øvrige organisation Involvering af ledelsen Output: Ajourført projektplan Politik for information til involverede medarbejdere og øvrig organisation Fastlagt projektorganisation Udvælgelse af interviewpersoner Aktiviteter 1.1 Opstarts- og afklaringsmøde med ledelsen 1.2 Godkendelse af plan for strategiproces Slide 13 Aktiviteter i processen 2/5 2. Status og interviews inkl. holdningsbearbejdning Formål: Danne overblik over de overordnede forventninger og krav til GIS og GIS-strategien (Eksempel på agenda ved interview er vist på næste slide) Output: Kortlægge den nuværende brug af GIS Kortlægge de kommende opgaver som GIS skal dække Grundlag for forslag til prioritering af emner til workshop Aktiviteter 2.1 Gennemgang af nuværende og kommende opgaver 2.2 Kortlægning af nuværende brug 2.3 Interviews med X personer Slide 14 7

8 Stikord til interview Gensidig præsentation Baggrund for den interviewede Generelt (uddannelse, typer af jobs før nu etc.) Nuværende ansvarsområde Aktiviteter generelt i ansvarsområdet GIS-anvendelsen i eget ansvarsområde Status Konkrete forventninger Ambitionsniveau for anvendelsen Tilfredshed med GIS-anvendelsen i eget ansvarsområde + hvad er evt. flaskehals? Synspunkter vedr. økonomien for GIS-anvendelsen i eget ansvarsområde Synspunkter ang. styringen af GIS-anvendelsen Slide 15 Aktiviteter i processen 3/5 3. Workshop om vigtigste emner Formål: Prioritering af indsatsområder til drøftelse på workshop Output: Grundlag for at formulere forslag til GIS strategi Afstemte prioriteringer af indsatsområder Aktiviteter 3.1 Udarbejdelse af materiale til workshop 3.2 Materiale / valg af emner til /deltagere i workshop afklares med styregruppen 3.3 Gennemførelse af workshop: Væsentlige GISsatsninger i kommunen i de næste 2 3 år Slide 16 8

9 Aktiviteter i processen 4/5 4. Fastlæggelse af GIS strategi Formål: Færdiggørelse af udkast i forlængelse af drøftelserne på workshop Sammenkobling mellem øvrige strategier og GIS-strategi Forankring i ledelsen vedr. prioritering af GIS-indsatsområder Output: Godkendt GIS-strategi Aktiviteter 4.1 Formulering af GISstrategi inkl. konsekvensvurdering 4.2 Koordinering i f.t. andre strategier mm 4.3 Behandling af udkast i styregruppen 4.4 Præsentation for den samlede ledelse 4.5 Endelig godkendelse Slide 17 Aktiviteter i processen 5/5 5. Handlingsplan Formål: Detaljering af handlingsplan ud fra godkendt strategi Output: Godkendt GIS-handlingsplan Aktiviteter 5.1 Formulering af GIShandlingsplan inkl. detaljeret konsekvensvurdering 5.2 Koordinering i f.t. andre handlingsplaner, ressourcer mm. 5.3 Behandling af udkast i styregruppen 5.4 Præsentation for den samlede ledelse 5.5 Endelig godkendelse Slide 18 9

10 Eksempler Eksempler Foreslået forløb i Albertslund Kommune Workshop i Albertslund Kommune Nogle hovedpunkter i GIS strategi i Albertslund Kommune Slide 19 Afrunding = Formål med indlæg Behov for mere fokus på proces end papirresultat Behov for at tænke på forankring i organisationen Forståelse / accept er forudsætningen for, at der kan skabes forandringer og resultater. Acceptér hellere et lavere ambitionsniveau, som man kan enes om: Starte en rejse nu og tro på, at man går i den rigtige retning. Og så om 1 2 år finde ud af, om kursen skal lægges om. Slide 20 10