Professionshøjskolerne Superbrugerkursus [Undervisningsøvelser] September 2014 Version 2.0
Indhold Adgang til Praktikportalen... 4 Begreber i Praktikportalen... 5 Praktikforløbsskabelon... 5 Praktikstedsbeskrivelse... 5 Praktikuddannelsesplan... 5 Skabelonbank... 5 Dynamiske dokumenter... 5 Fagkrav... 5 Arbejdsgange... 6 Arbejdsgang Opret en uddannelse... 6 Arbejdsgang Placering af studerende i praktik... 6 Øvelse 1 Opret en uddannelse og tilknyt udbudssted... 7 Øvelse 2 Opret og tilknyt personale... 8 Øvelse 3 Opret et praktiksted... 9 Studerende... 9 Praktiksted... 9 UC... 9 Sagsbehandling... 9 Opret et praktiksted som UC-personale... 9 Øvelse 4 Opret praktikstedsbeskrivelse... 11 Beskrivelse af elementer... 11 Opret elementer til praktikformular... 12 Opret praktikformular... 13 Øvelse 5 - Opret SMS- og mailskabelon... 14 Øvelse 6 Opret Wordskabelon... 15 Øvelse 7 Opret aktivitetsskabelon... 16 Øvelse: Opret aktivitetsskabelon... 16 Øvelse 8 Opret praktikforløbsskabelon... 17 Opsætning... 17 Krav & Hensyn... 18 Særlige hensyn... 19 Praktikpladsfordeling... 19 Flow... 20 1
Øvelse - Opret praktikforløbsskabelon... 21 Øvelse 9 Opret praktikperiode... 23 Opret en praktikperiode... 23 Øvelse 10 Praktikuddannelsesplan... 24 Opret praktikuddannelsesplan på enkelt studerende... 24 Opret praktikuddannelsesplan på flere studerende... 24 Øvelse 11 Opret praktikpladser... 26 UC... 26 Praktiksted... 26 Studerende... 26 Kopiering af praktikplads... 26 Øvelse - Opret praktikplads som UC-personale... 26 Øvelse 12 Gruppehåndtering... 28 Opret gruppe og start praktikperiode... 28 Øvelse 13 Godkend praktikpladser... 29 Godkend praktikplads... 29 Øvelse 14 Start en praktik... 30 Start praktik... 30 Øvelse 15 Fordelingsmotoren, fordeling af praktikker... 31 Fordel studerende ud i praktik... 32 Øvelse 16 Tilknyt en praktiklærer... 33 Øvelse: Tilknyt praktiklærer til hold... 33 Øvelse: Tilknyt praktiklærer til studerende... 33 Øvelse 17 Beskedhåndtering... 35 Øvelse opret besked på praktikforløb... 36 Øvelse 18 Sproghåndtering i Praktikportalen... 37 Øvelse rediger sprog... 37 Menupunkter og rettigheder... 38 Personale... 38 Menupunkter... 38 Administration... 38 Uddannelse... 39 Praktik... 40 Beskeder... 41 2
Skabeloner... 42 Grupper... 42 Praktiksteder... 42 Praktikpladser... 43 Sprog... 44 Statistik... 44 Logning... 44 3
Adgang til Praktikportalen Øvelserne gennemføres på uddannelsessiden, der er oprettet til hvert UC. Uddannelsessiden vil altid være tilgængelig for alle UC. Log ind på https://undervisning.ucpraktikportal.dk OBS! Sørg for at du har en opdaterede browser. Praktikportalen understøtter eksempelvis kun de 2 seneste udgaver af Internet Explorer. Første gang du logger på skal du vælge din egen organisation: Der logges ind via Email og Adgangskode. Første gang du logger på, skal du vælge den brugergruppe du tilhører og derefter på Glemt password. Du får tilsendt en mail med adgangskode og beskrivelse af, hvor du kan ændre koden. OBS: På undervisningssiden bliver emails sendt til en postkasse som kun medarbejdere fra ditmer har adgang til. 4
Begreber i Praktikportalen Praktikforløbsskabelon Definere et praktikforløb i forhold til placering af praktikpladser. Praktikforløbsskabeloner er en af de mest centrale elementer i Praktikportalen. Praktikstedsbeskrivelse Er en formular til praktikstederne, der bruges til at afgive oplysninger om det enkelte praktiksted. UCpersonale definere, hvad formularen skal indehold og derved hvad praktikstederne skal oplyse. Praktikuddannelsesplan Alle studerende har en praktikuddannelsesplan. Det er en plan over deres samlet praktikforløb i løbet af uddannelsen. Skabelonbank Skabelonbanken giver mulighed for at dele skabeloner på tværs af UC erne. Dynamiske dokumenter Et dynamisk dokument er et dokument, som UC-personale, praktikstedspersonale og studerende løbende kan tilføje tekst til inde i Praktikportalen. Fagkrav Er krav der stilles fra uddannelsen til praktikstederne, der er tilknyttet uddannelsen. Et praktiksted kan eksempelvis kun få tildelt en studerende, hvis de opfylder den eller de fagkrav som den studerendes praktikforløb indeholder. Fagkravene kan tilføjes til de studerendes uddannelsesplan. 5
Arbejdsgange I dette afsnit er de forskellige arbejdsgange, der kan foretages i Praktikportalen beskrevet. Arbejdsgangene er punktvis opstillet, som en huskeseddel over, hvad der skal være foretaget før man eksempelvis kan placerer en studerende på en praktikplads. Hvis du er i tvivl om, hvordan de forskellige trin i arbejdsgangen, så læs den øvelser, der omhandler det punkt du er i tvivl om. Arbejdsgang Opret en uddannelse For at en uddannelse bliver korrekt oprettet i Praktikportalen skal følgende ting oprettes: Uddannelse o Opret fagkrav under fanen Rediger fagkrav Bekendtgørelse Studieordning o Vælg hvilke fagkrav studieordningen understøtter under fanen Fagkrav Arbejdsgang Placering af studerende i praktik Dette foretager af personale på UC under menuen Praktik - Praktikpladsfordeling 6
Øvelse 1 Opret en uddannelse og tilknyt udbudssted Denne øvelse foretages under menuen Uddannelse Opret uddannelse o Bebehold de indstillinger, der er valgt som standard o Udfyld de resterende felter o Tryk på Opret o Fanen Rediger fagkrav bliver nu synlig på din uddannelse. Tryk på denne o Opret en fagkravsgruppe Fx Krav til praktiksteder o Opret fagkravselementer til gruppen (Dette er elementer som praktikstederne skal stå inde for, når de opretter en praktikplads. Kan også beskrives som specialiseringer eller formelle krav Opret bekendtgørelse og tilknyt den til din nyoprettede uddannelse Opret studieordning og tilknyt den til din nyoprettede bekendtgørelse o Tryk på opret o Fanen Fagkrav bliver nu synlig på din studieordning. Tryk på denne o Tilføj de fagkrav du oprettede under uddannelsen til din studieordning o Tryk på fanen Praktikpladsfordeling og overvej om noget her er gældende for den uddannelse som studieordningen er tilknyttet. Opret udbudssted o Vælg din nyoprettede studieordning o Vælg din nyoprettede uddannelse o Udfyld de nødvendige felter Du har nu oprettet en uddannelse der har tilknyttet en bekendtgørelse, en studieordning samt et udbudssted. Sørg for at dine konfigurationer på uddannelsen og studieordning er som de skal være. Tjek også, at du har fået tilføjet de nødvendige fagkrav under den enkelte studieordning. 7
Øvelse 2 Opret og tilknyt personale På den enkelte uddannelse er det muligt, at tilknytte uddannelsesadministratorer. Ønsker man at knytte fx studieadministrator eller praktiklærer til en uddannelse, skal det gøres på den enkeltes personaleside under menuen Personale. Her er det også muligt at gøre dem til uddannelsesadministratorer. Denne øvelse tager udgangspunkt i, at tilknytte personale til forskellige roller vedrørende en uddannelse. Tilknyt UC-personale til en uddannelse Tryk på Personale i menuen Administration Find en person, der ikke har nogen roller tilknyttet Gør personen til uddannelsesadministrator til uddannelsen du tidligere oprettede Noter personens navn og email (du skal bruge det i en senere øvelse) Gentag processen og tilknyt en studieadministrator, en koordinator og en praktiklærer til den samme uddannelse. 8
Øvelse 3 Opret et praktiksted UC-personale, studerende og personale på et praktiksted kan oprette et praktiksted. Alle oprettede praktiksteder skal godkendes af et UC også selvom det er UC et, der har oprettet praktikstedet. Studerende Studerende kan oprette et praktiksted inde fra deres profil i Praktikportalen. De studerende kan kun gøre dette, hvis den uddannelse de går på tillader, at de studerende selv finder praktikpladser. Praktikstedet som den studerende opretter skal godkendes af både praktikstedet og UC et. UC et kan foretage begge godkendelser uden at inddrage praktikstedet. Praktiksted Et praktiksted kan oprette sig selv ved, at trykke på et link på logind siden. Praktikstedet skal dog først tage stilling til hvilket UC de ønsker at oprette sig under. UC Et UC kan oprette et praktiksted inde fra Praktikportalen. Tryk fx på Praktiksteder Godkendte og tryk på Opret. Sagsbehandling Når et praktiksted er oprettet kan UC et finde det under menuen Praktiksteder Venter på UC. Her vælger UC et det ønskede praktiksted og kan starte sagsbehandlingen. Når et UC foretager en sagsbehandling vil, der blive sendt en notifikation til den oprindelige opretter af praktikstedet. Opret et praktiksted som UC-personale Tryk på Godkendte under menuen Praktiksteder Tryk på knappen Opret Udfylde de nødvendige felter tilknyt din nyoprettede uddannelse Tryk på Opret Du lander nu på sagsbehandlingssiden af praktikstedet Tryk på Godkend Praktikstedet er nu oprettet og godkendt af UC Opret nu personale på praktikstedet Tryk på Opret ved listen over Tilknyttet personale Opret de nødvendige felter Tryk på Opret Tryk på Send nyt password Der bliver nu sendt en velkomstmail til den angivet email. Hvis dette er en mail du har adgang til, kan du nu bekræfte eksistensen af personen du netop har oprettet og derved logge ind i praktikstedets praktikportal. 9
OBS! På undervisnings systemet vil mailen blive sendt til en postkasse, som ditmers medarbejder har adgang til. Når øvelsen er færdig har du oprettet et praktiksted, der er tilknyttet din uddannelse og du har oprettet personale på praktikstedet. Det oprettede praktikstedspersonalet kan selv oprette yderligere personer. 10
Øvelse 4 Opret praktikstedsbeskrivelse Praktikstedsbeskrivelserne er en formular til praktikstederne og i sidste ende til de studerende. Det er kun muligt at lave én aktiv praktikformular pr. uddannelse; dvs. alle de praktiksteder der tilbyder praktikpladser under en specifik uddannelse ser den samme praktikformular. Når praktikformularen er færdig, så vil praktikstederne have en række felter de skal udfylde. Dette kan være lige fra om de har frokostordning til beskrivelse af arbejdsopgaver. Disse oplysninger bliver synlige for de studerende. De studerende bruger disse oplysninger i forhold til at navigere imellem hvilke pladser det giver mening for dem at ønske. Når praktikformularen i sidste ende læses af de studerende, så oplever de studerende det som en praktikstedsbeskrivelse. Derfor bliver det både omtalt som praktikformular (praktiksteder) og som praktikstedsbeskrivelse (studerende). Som UC personale skal I kunne navigere imellem disse begreber. Før en praktikformular er tilgængelig kræver det, at felterne først er oprettet. Nedenstående øvelse går derfor ud på først, at oprette felterne. Disse felter kaldes elementer i Praktikportalen. Når elementerne er oprettet kan de tilføjes praktikformularen. Har du allerede oprettet felterne, kan du hoppe over denne første del af øvelsen. Det er hele tiden muligt at tilføje nye elementer til sin praktikformular selvom, den allerede er blevet synlig for praktikstederne. En praktikstedsbeskrivelsesformular kan se ud på følgende måde: Beskrivelse af elementer Ved at oprette elementerne kontrollere I, hvilke oplysninger praktikstederne skal oplyse. Der er også elementer, der blot fungere som ren tekst til praktikstedet eller til de studerende; dvs. information fra jer til dem. Når elementerne oprettes skal I derfor forestille jer, hvad et praktiksted har brug for at blive informeret om samt, hvad de skal angive af informationer. Det er muligt at oprette flere af samme elementer til samme praktikstedsbeskrivelse; fx hvis man både vil have en checkboks til om der er frokostordning og om praktikken er lønnet. Et element kan oprettes med forskellige typer. De typer I har mulighed for at oprette i Praktikportalen er: Overskrift: Information fra UC til praktiksted Brødtekst: Informationsfelt fra UC til praktiksted kan fx fungere som hjælpeinformation i forhold til, hvad brugeren skal gøre 11
Tekstlinje: Giver praktikstedet en enkel testlinje at skrive i Tekstboks: Giver praktikstedet en større boks at skrive. Boksen udvider sig automatisk, hvis praktikstedet har brug for at angive en større mængde information. Checkboks: Giver praktikstedet mulighed for at lave en markering Multivælger: Giver praktiksteder mulighed for at vælge én svarmulighed i en dropdown. Det er kun muligt for praktikstedet at vælge et svar pr. multivælger Dato: Giver praktikstedet mulighed for at angive en dato Fil: Giver praktikstedet mulighed for at uploade en fil, som den studerende senere kan downloade. Nedenstående billede viser, hvordan et element bygges op. De fleste felter er selvforklarende. Vil derfor blot fremhæve Navn, Beskrivelse til udfylder og maxlængde på input felt. Navn er det navn du giver til elementet; dvs. det interne navn du bruger til at identificere elementet når du senere tilføjer det til praktikformularen. Beskrivelse til udfylder er den tekst som praktikstedet ser. Det du skriver er altså den tekst som praktikstedet ser. Maxlængde på input kan bruges til elementerne tekstlinje og tekstboks. Denne bruges, hvis du vil begrænse praktikstedet i, hvor mange anslag de må skrive. Opret elementer til praktikformular o Tryk på Praktikstedsbeskrivelse under menuen Uddannelse o Tryk på opret o Opret nu følgende elementstyper, der alle skal tilføjes den uddannelse du tidligere oprettede (opret evt. flere elementer, der har den samme type). 12
o o o o o o o o Type: Overskrift - skriv fx Praktikinformation Type: Brødtekst - skriv fx Nedenstående er en beskrivelse, af hvad praktikstedet tilbyder til studerende Type: Tekstlinje - skriv fx Antal ansatte Type: Tekstboks - skriv fx Arbejdsopgaver Type: Multivælger - skriv fx Tilbyder løn under praktikken og under multivælgerværdierne skriv Ja;Nej Type: Checkboks - skriv fx Frokostordning Type: Dato - skriv fx Dato?? Type: Fil - skriv fx kontrakt Du har nu oprettet samtlige typer, der er tilgængelige. Det er ikke nødvendige, at bruge alle typer. Nogen uddannelser vil benytte få andre flere. Du har oprettet alle typer for bedre, at kunne se deres individuelle effekt når de sættes sammen med en praktikformular i nedenstående. Opret praktikformular Praktikformularen er den synlige formular for praktikstedet og i sidste ende den studerende. Der kan kun laves en praktikformular pr. uddannelse. Det betyder, at alle praktiksteder, der er tilknyttet f.eks. læreruddannelsen ser den samme praktikformular. Du kan altid rette i en praktikformular f.eks. fjerne eller tilføje nye elementer. o o o o o o Tryk på Praktikformular, der er placeret under Praktikstedsbeskrivelse, der findes i menuen Uddannelse Tryk på Opret og vælg den uddannelse du tidligere oprettede. (Husk der kan kun være en praktikformular pr. uddannelse. Er I derfor flere om samme uddannelse er det kun én af jer, der kan oprette praktikformularen) Tilføj de elementer du har oprettet til praktikformularen Ranger rækkefølgen af hvordan elementerne bliver præsenteret for praktikstedet. Det element der har det mindste tal vil stå først/øverst. Tryk gem nu skal elementerne gerne placere sig i den ønskede rækkefølge. Du kan nu gå ind på et praktiksted, der er tilknyttet din uddannelse. Når du klikker dig ind på praktikstedet skal du vælge fanen Praktikstedsbeskrivelse. Her kan du se og udfylde din oprettede praktikformular. Når øvelsen er færdig har du oprettede elementer og tilknyttet disse til en praktikformular, som det efterfølgende er muligt at udfylde under det enkelte praktiksted. 13
Øvelse 5 - Opret SMS- og mailskabelon SMS- og mailskabelon oprettes på samme måde. Det er mere kommunikationskonteksten, der afgør hvilken kommunikationsform der skal benyttes. Begge skabelonformer kan bruges flere steder i Praktikportalen. De kan bl.a. benyttes under notifikationer i praktikforløbsskabelonen vedrørende flow og selvfølgelig også bruges når, der skal sendes kommunikation ud i menuen Beskeder. SMS- og mailskabeloner vil være noget du løbende udbygger i takt med, at du finder flere og flere anvendelsesmuligheder til dem i Praktikportalen. Når du opretter en skabelon, skal du altid vælge, hvad skabelonen skal anvendes i forbindelse med. Det betyder at du skal oprette skabeloner til de forskellige områder i Praktikportalen. F.eks. kan du vælge at oprette en skabelon, der anvendes sammen med aktiviteter. Det betyder, at når du er i gang med, at oprette en aktivitet, så vil skabelonen være muligt at benytte. Opret e-mail og sms skabelon Tryk på menuen Skabeloner og vælg enten mail eller SMS Udfyld de nødvendige felter benyt gerne nogen af flettefelterne i skabelonen Tryk Opret Opret nu den skabelontype du mangler Opret gerne skabeloner til alle anvendelsesmulighederne Når øvelsen er færdig har du oprettet sms- og e-mailskabeloner. Disse vil være tilgængelige i senere øvelser. 14
Øvelse 6 Opret Wordskabelon En Wordskabelon skiller sig ud fra SMS- og mailskabelonerne ved, at selve skabelonen laves i Word ved brug af Words flettefeltfunktion. De værdier der skrives i Words flettefelt kan ses under Wordskabeloner i Praktikportalen. Det er kun en Word-skabelon, der oprettes som et godkendelsesdokument, der kan benytte flettefelter. Måden hvorpå man opretter flettefelter i Microsoft Word er lidt forskellig alt efter hvilken Word-version man bruger. I denne vejledning tages der udgangspunkt i Word 2010. Du kan se forskellige tilgængelig flettefelter på siden, hvor du opretter word-skabelonen i Praktikportalen (sæt flueben ved Er et godkendelsesdokument ). Du kan også sagtens uploade word-dokumenter, der ingen flettefelter har. Dette kan f.eks. være vejledninger og andet. Disse dokumenter kan senere bruges i sammenhæng med forskellige aktiviteter. Opret et word-dokument med flettefelter: I programmet Word tryk på Indsæt (der tages udgangspunkt i Word 2010) Tryk på Hurtig dele Tryk på Felt Under Feltnavne vælger du MergeField I Feltnavn skriver du din betegnelse for flettefeltet f.eks. BrugersFuldeNavn Tryk på OK Lav flere flettefelter med værdier fra Praktikportalen eller gem dokumentet på computeren. For at uploade Worddokumentet til Praktikportalen gør du følgende: Gå ind i Wordskabeloner i Praktikportalen Tryk på Opret ny Tryk på vælg fil og find din nyoprettede Wordfil Udfyld de nødvendige felter i Praktikportalen Tryk Opret Når øvelsen er færdig har du uploadet word-dokumenter til Praktikportalen. 15
Øvelse 7 Opret aktivitetsskabelon En aktivitetsskabelon er en skabelon, der kan knyttes til en praktikforløbsskabelon og oprettes af UCpersonale. Der kommer senere en øvelse vedrørende praktikforløbsskabeloner. En aktivitet kan være enten et møde eller et dokument. Derudover skal man tage stilling til, hvem der har adgang til aktiviteten samt hvem der evt. skal godkende aktiviteten. I kraft af, at det er en skabelon, så betyder det, at det er muligt at tilrette skabelonen når den bliver tilknyttet en praktikforløbsskabelon. I nedenstående øvelse skal der oprettes en aktivitetsskabelon for hver aktivitetstype: møde (f.eks. midtvejsevaluering) og dokument (f.eks. logbog). De fleste indstillinger til skabelonen er selvforklarende. Dog har du mulighed for, at angive aktivitetslængde. Det er kun muligt at udfylde en aktivitetslængde, hvis du har valgt, at aktiviteten er et dokument. Aktivitetslængden bruges til at fortælle, hvor mange dage den studerende har til, at lave dokumentet. Angivelsen af dage er synligt på den studerendes praktikforløbsoversigt. Øvelse: Opret aktivitetsskabelon Tryk på menuen Skabeloner og dernæst på Aktivitetsskabeloner Tryk på Opret Angiv de nødvendige oplysninger og vælg en type (vælg kun gruppeaktivitet hvis du tidligere har lavet øvelserne med henblik på gruppehåndtering) Tryk gem Opret en ny aktivitetsskabelon, hvor du blot vælger den modsatte type Når øvelsen er færdig har du oprettet mindst 2 aktivitetsskabeloner. Aktivitetsskabelonerne vil blive brugt til, at definere de ting, som den studerende skal igennem under sit praktikforløb. 16
Øvelse 8 Opret praktikforløbsskabelon Praktikforløbsskabelonen bruges til opsætning af, hvordan studerende bliver fordelt ud i praktik. En studerende vil typisk være tilknyttet flere forskellige praktikforløbsskabeloner igennem sin uddannelse. Det er vigtigt at have for øje, at en praktikforløbsskabelon kun er en skabelon indtil den bliver tilknyttet en studerende (en praktikforløbsskabelon bliver tilknyttet en administrationsperiode, som har tilknyttet et hold til sig og de studerende er tilknyttet holdet). Det betyder, at når denne tilknytning først er foretaget, så er det ikke længere muligt at ændre i skabelonen mht. fanerne Opsætning og Praktikpladsfordeling. Du kan dog stadig redigere Krav og Hensyn samt Flow og herunder aktivitetsskabelonerne. Når du opretter en praktikforløbsskabelon bliver den automatisk tilknyttet alle de udbudssteder, der er tilknyttet den uddannelse, som du har tilknyttet praktikforløbsskabelonen til. OBS: Tjek altid din praktikforløbsskabelon en ekstra gang inden du tilknytter den til en praktikperiode! Når du har oprettet en praktikforløbsskabelon er der 4 faner, du skal tage stilling til. I nedenstående vil vi kort gennemgå hver fane. Opsætning Opsætning dækker over den generelle opsætning af skabelonen, såsom navn, uddannelse osv. Men er også her, der skal tages stilling til om praktikken fx kræver, at man har en ren straffe attest osv. 17
Krav & Hensyn Hvis I angiver krav (se nedenstående billede), så har praktikstedet mulighed for, at angive disse krav som noget den studerende skal opfylde før de kan få tildelt pladsen. Som UC-personale skal I derfor tage stilling til om I tillader, at et praktiksted kan få fravalgt studerende, ud fra bestemte kriterier; f.eks. hvis nogen praktikpladser kræver kørekort. Ved at angive kørekort som et krav, har praktikstedet mulighed for, når praktiksteder opretter pladser, at angive denne plads kræver kørekort. De studerende vil samtidig blive spurgt i deres praktikformular om de har kørekort. Praktikportalens fordelingsmotor kun fordele studerende, der har meddelt, at de har kørekort til pladser, hvor dette er et krav. En studerende der har meddelt, at han/hun har et kørekort kan selvfølgelig forsat blive fordelt til en plads, hvor der ikke er nogen særlige krav. 18
Særlige hensyn Særlige hensyn, der hører ind under fanen Krav & Hensyn, krydses af, hvis I som UC-personale ønsker at give de studerende mulighed for, at angive særlige hensyn. Dette kan f.eks. være Børn under 8. Herved vil den studerende på deres praktikformular have mulighed for, at fortælle de har små børn. I kan tilføje så mange særlige hensyn I ønsker til den enkelte praktikforløbsskabelon. I skal kun vælge disse til, hvis I ønsker at de særlige hensyn skal have en indvirkning på måden de studerende bliver fordelt i praktik. Hvis en studerende har angivet et særligt hensyn vil fordelingsmotoren ved en automatisk fordeling fordele disse studerende først. Du skal derfor ikke vælge særlige hensyn til, hvis du blot er interesseret i om de har en aftale med Team DK. Praktikpladsfordeling Her angiver du regler til fordelingsmotoren. Det kan f.eks. være at de studerende kun må ønske en praktikplads inden for samme kommune. Eller at fordelingsmotoren skal tage højde for tidligere fordelinger. Det er også at vælge, at de studerende skal placeres i det samme praktiksted som de fik ved en tidligere fordeling; i så fald skal man vælge Tildel en anden praktikforløbsskabelon. Derudover kan UC-personale angive om de studerende skal kunne ønske specifikke pladser og i så fald hvor mange og om disse pladser skal rangeres eller være ligestillet; dvs. om fordelingsmotoren skal prioritere ønske 1, hvis muligt eller ej. UC-personale kan også vælge om den studerende skal have mulighed for, at fravælge bestemte praktikpladser. Den studerende skal altid begrunde hvert fravalg af en praktikplads. Ved en automatisk fordeling vil fordelingsmotoren ikke placere den studerende i nogen af de fravalgte pladser. 19
Flow Under fanen flow kan du tilføje de aktivitetsskabeloner du har oprettet. Det er muligt at ændre på rækkefølgen af aktiviteterne efter de er tilføjet. Når en aktivitetsskabelon er tilføjet kan man redigere aktiviteten. Dette gøres ved at markere aktiviteten og trykke på rediger. Dette fører dig ind til redigeringsbilledet af aktiviteten (Se billede nr. 2). Dette billede vil have de indstillinger, som blev valgt da aktivitetsskabelonen blev oprettet. Det er nu muligt at ændre i indstillingerne f.eks. hvem der skal godkende aktiviteten. Ændringerne har ingen effekt på selve skabelonen. OBS! Under redigeringsbilleder skal du altid tage stilling til om, der skal sendes notifikationer ud og hvem der skal modtage disse. Derudover skal du tage stilling ud, hvordan notifikationerne skal sendes (SMS eller mail) det vil være muligt at benytte SMS- og mailskabelonerne. Billede 1 20
Billede 2 Øvelse - Opret praktikforløbsskabelon Tryk på Praktikforløbsskabeloner i menuen Tryk på Opret Udfyld felterne og tilknyt skabelonen til den uddannelse og studieordning du tidligere oprettede (du kan stadig redigere i opsætningen efter du har trykket Opret ) Tryk Opret Nu kommer der yderligere 3 faner til syne Tryk på Krav & Hensyn Vælg evt. noget krav og hensyn (husk at gem i så fald) Tryk på Praktikpladsfordeling Vælg de regler der skal være gældende for din skabelon Tryk Gem Tryk på Flow Tilføj de aktivitetsskabeloner du tidligere oprettede (hvis du har studerende, der er i udlandspraktik, så tilføj også aktiviteter under den internationale flowoversigt) Tryk på en af de tilføjet aktivitetsskabeloner Tryk på Rediger under Aktivitets detaljer 21
Ret evt. På de valgte indstillinger Tilføj notifikationer til aktiviteten Rediger beskeden på de notifikationer I har tilføjet Gem aktiviteten Tryk på Tilbage til flow oversigt Når øvelsen er færdig har du oprettet en praktikforløbsskabelon. Praktikforløbsskabelonen har fået tilknyttet en eller flere aktivitetsskabeloner. 22
Øvelse 9 Opret praktikperiode En praktikperiode tager udgangspunkt i praktikforløbsskabelonen. Du kan derfor ikke oprette en praktikperiode uden først, at have oprettet en praktikforløbsskabelon. En praktikforløbsskabelon kan være tilknyttet flere praktikperioder. Derudover er en praktikperiode altid tilknyttet en administrationsperiode. Administrationsperiode er delt op i forår og efterår f.eks. 2016 Forår. Opret en praktikperiode Tryk på menuen Praktik og tryk på Praktikperioder Vælg en administrationsperiode, som praktikken vil foregå i Udfyld de nødvendige feltet og tilknyt den praktikforløbsskabelon du tidligere oprettede Tryk Opret Du får nu muligheden for at tilknytte hold til din praktikperiode. Det er muligt at tilknytte flere hold til en praktikperiode. Tilknyt et hold til din periode (hvis du ikke kender hold navnet, så gem og tryk på Studiestart/hold under menuen Uddannelse ) Tryk Gem Du har nu oprettet en praktikperiode med mindst et hold tilknyttet 23
Øvelse 10 Praktikuddannelsesplan Alle studerende skal have en praktikuddannelsesplan før de kan blive placeret i praktik. UC-personale kan håndtere praktikuddannelsesplanen individuelt eller arbejde på mange studerende på én gang. En praktikuddannelsesplan er altid tilknyttet en praktikforløbsskabelon og uddannelsens fagkrav. En studerende i et uddannelsesforløb have flere praktikforløb undervejs og derved være tilknyttet flere forskellige praktikforløbsskabeloner. Praktikuddannelsesplanen definere hvilke praktikperioder, der skal opfylde hvilke fagkrav. Når den studerende bliver placeret i praktik på i en givent periode vil fordelingsmotoren kigge på, hvilke fagkrav der er sat på den studerendes praktikforløb og matche det med praktikpladser, der har bekræftet, at de opfylder de samme fagkrav. Øvelsen vil først tage udgangspunkt i, at tildele en enkelt studerende en praktikuddannelsesplan. Når du er blevet fortrolig med det, kan du prøve at gøre det samme på flere studerende på samme tid. Dette gør du under menuen Praktik og punktet Praktikuddannelsesplaner. Vær opmærksom på, at hvis du laver en praktikuddannelsesplan på mange og ønsker at slette din handling, så bliver du nød til at tilgå alle studerende individuelt. Opret praktikuddannelsesplan på enkelt studerende Tryk på menuen Administration og tryk på Studerende Fremsøg en studerende, der er tilknyttet din uddannelse og klik dig ind på denne Du kommer nu ind på den studerendes profil Tryk på fanen Praktikuddannelsesplan Tilknyt den praktikforløbsskabelon du tidligere oprettede Du får nu muligheden for at tilknytte fagkrav til praktikforløbet Tilknyt fagkrav til praktikforløbet (du bestemmer selv hvor mange fagkrav, der skal være tilknyttet dette praktikforløb) Der er nu oprettet en praktikuddannelsesplan på en enkelt studerende. Nu vil vi gøre det samme på flere studerende på én gang. Opret praktikuddannelsesplan på flere studerende Tryk på menuen Praktik og derefter tryk på Praktikuddannelsesplaner Fremsøg studerende på den uddannelse du tidligere har oprettet Marker 2-3 studerende 24
Vælg og tilføj et praktikforløb (venstre kolonne) Tilføj nu et fagkrav på det tilføjet praktikforløb (højre kolonne) Tryk på Detaljer ud for en af de studerende du har givet en praktikuddannelsesplan og konstater, at planen er korrekt oprettet. Hvis du ved en fejl har tilføjet et forkert fagkrav til praktikuddannelsesplanen, så er det inde på den enkelte studerende, at du kan fjerne de enkelte elementer på praktikuddannelsesplanen. 25
Øvelse 11 Opret praktikpladser UC-personale, personale på praktiksteder og studerende på visse uddannelser kan oprette praktikpladser. Det er muligt at oprette mange praktikpladser på én gang. Det er derudover muligt at kopiere en praktikplads til et nyt forløb. UC Som personale på et UC kan man oprette praktikpladser ved at tilgå godkendte praktiksteder. Find det praktiksted du ønsker at oprette pladser på. Det er vigtigt, at der til hver plads bliver taget stilling til Antallet af pladser man ønsker at oprette Hvilket udbudssted pladsen tilhører Hvilken administrationsperiode hører pladsen ind under Hvilke praktikpladskrav opfylder pladsen Hvilket praktikforløb kan pladsen tilbyde Praktiksted Personale på et praktiksted opretter praktikpladser inde fra deres profil i Praktikportalen. Et personale kan have adgang til flere forskellige praktiksteder inde fra deres profil. Personalet vælger det praktiksted, hvor de ønsker at oprette en eller flere pladser. Trykker på fanen Opret praktikplads. Det er vigtigt, at der til hver plads bliver taget stilling til: Antallet af pladser man ønsker at oprette Hvilken administrationsperiode hører pladsen ind under Hvilke praktikpladskrav opfylder pladsen Hvilket praktikforløb kan pladsen tilbyde Studerende En studerende kan kun oprette en praktikplads, hvis deres uddannelse tillader det. Den studerende kan kun oprette én praktikplads af gangen. Praktikpladsen skal godkendes af praktikstedet og UC et. Det er muligt for UC et at foretage begge godkendelser uden at inddrage praktikstedet. Kopiering af praktikplads Personale på UC og på et praktiksted kan kopiere en praktikplads. Fordelen ved dette er, at der ikke skal tages stilling praktikpladskrav og hvilke praktikforløb pladsen opfylder. Der skal dog stadig tages stilling til Antallet af pladser man ønsker at oprette Hvilken administrationsperiode hører pladsen ind under Hvilket udbudssted pladsen tilhører (dette skal praktikstedet ikke tage stilling til) Øvelse - Opret praktikplads som UC-personale Tryk på menuen Praktiksteder og tryk på Godkendte Find det praktiksted du har oprettet tidligere og klik dig ind på dette 26
Tryk på fanen Opret praktikpladser Opret 4 praktikpladser og udfyld de nødvendige oplysninger Vælg en administrationsperiode og noter hvilken, da denne oplysning skal bruges i senere øvelser Kryds de praktikpladskrav du oprettede tidligere Kryds de praktikforløb som pladsen kan tilbyde (de praktikforløbsskabeloner der er blevet tilknyttet en praktikperiode) Tryk på opret Du har nu oprettet praktikpladser. Pladser skal godkendes i næste øvelse. 27
Øvelse 12 Gruppehåndtering Visse uddannelses som f.eks. læreruddannelsen bruger gruppepraktik. Før en gruppepraktik kan startes kræver det, at gruppen er oprettet og at nogle studerende har tilmeldt sig gruppen. Det er UC-personale, der opretter grupperne. Det er kun muligt at oprette grupper i praktikperioder, der har tilknyttet en praktikforløbsskabelon, hvor gruppepraktik er valgt. Hvis dette ikke er foretaget, vil der ikke blive vist nogen perioder under menuen Opret grupper. Nedenstående øvelse tager udgangspunkt i, at sådan en periode er blevet skabt. De studerende tilmelder sig selv den gruppe de ønsker at være en del af. UC-personale har også mulighed for, at placere studerende i grupper. Når de studerende har tilmeldt sig grupperne skal UC-personale godkende gruppen. Herefter kan UCpersonale starte praktikken under Start praktikperiode. Herefter får de studerende adgang til deres prioriteringsønskeformular. Det er muligt for de studerende at ønske praktikpladser under gruppepraktik. Alle studerende i gruppen har adgang til den samme prioriteringsønskeformular. Opret gruppe og start praktikperiode Tryk på Opret grupper under menuen Grupper Vælg den periode du ønsker at oprette gruppen i (er der ikke nogen synlig periode, har du enten ikke sat praktikforløbsskabelonen korrekt op eller glemt at tilknytte praktikforløbsskabelonen en praktikperiode) Opret de nødvendige grupper f.eks. 1 gruppe med plads til 3 studerende Nu kan de studerende, der har fået tildelt den anvendte praktikforløbsskabelon under deres uddannelsesplan vælge den gruppe de vil være med i, når de logger ind på Praktikportalen. Eller du kan som UC-personale selv tildele studerende til gruppen øvelsen forsætter ud fra dette scenarie. Tryk på Oprettede grupper og vælg den gruppe du lige har oprettet Fremsøg de studerende du ønsker, at tilmelde gruppen (kan du ikke fremsøge nogen studerende, så tjek om de har fået praktikforløbsskabelonen tildelt under deres uddannelsesplan) Godkend gruppen når du er færdig med at tilmelde studerende Gruppen kan nu findes i menuen Godkendte grupper og gruppen er klar til at få startet deres praktikperiode Tryk på Start praktikperiode under menuen Praktik Fremfind de studerende Hvis de studerende skal ønske mellem praktikpladser skal du vælge Start praktikperiode og send ønskeformular. Hvis dette ikke er tilfældet skal du blot vælge Start praktikperiode Du vil nu blive bedt om at udfylde data til det flow, der er tilknyttet praktikforløbsskabelonen. De studerende er nu klar til at blive fordelt (medmindre du vil give dem tid til, at ønske pladser) Når øvelsen er færdig har du oprettet og godkendt en gruppe med tilknyttet studerende. 28
Øvelse 13 Godkend praktikpladser En praktikplads skal være godkendt før praktikpladsen kan indgå i en fordeling. Praktikpersonale har mulighed for at godkende pladser, som studerende har oprettet disse pladser skal efterfølgende godkendes af UC-personale. UC-personale kan foretage en godkendelse på vegne af praktikstedet. Derved kan en plads blive godkendt til fordeling uden at involvere praktikstedet. UC-personale kan enten godkende en praktikplads enkeltvis eller de kan masse-godkende; dvs. godkende flere praktikpladser samtidig. Denne øvelse vil tage udgangspunkt i, at masse-godkende praktikpladser som UC-personale. Godkend praktikplads Tryk på menuen Praktikpladser og tryk på Rediger mange Fremsøg de praktikpladser du tidligere har oprettet dvs. vælg den korrekte uddannelse og administrationsperiode. Under Tilstand vælger du Kladde og under Oprettet af vælger du UCpersonale. Vælg evt. også udbudssted Marker alle praktikpladser Tryk på Frigiv til UC (praktikpladserne kommer nu i den samme tilstand som, hvis praktikstedet selv havde godkendt pladserne). Skift nu tilstanden til Frigivet til UC Marker alle praktikpladserne Tryk på Frigiv til fordeling Praktikpladserne er nu frigivet til fordeling og er derved tilgængelig for fordelingsmotoren. 29
Øvelse 14 Start en praktik Når UC-personale starter en praktik er det muligt at lave en af følgende 3 handlinger. Alt efter hvad skal der vælges afhænger af den enkelte uddannelse og hvad der tilbydes på uddannelsen Start praktikperiode: Starter den studerendes praktik. UC-personale fordeler praktikpladserne. De studerende kan se på Praktikportalen, hvad der er blevet fordelt samt de aktiviteter, der er knyttet til deres praktikperiode. Start praktikperiode og send praktikformular: Bruges til at starte praktikperiode og sende praktikformularen ud samtidig. Praktikformularens indhold afhænger af de indstillinger, der blev valgt under de studerendes praktikforløbsskabelon. Send praktikformular: Giver muligheden for at de studerende kan afgive praktikpladsønsker og andet efter deres praktikperiode er startet. Det er ikke muligt at sende en praktikformular før man har startet deres praktikperiode. Start praktik Tryk på Start praktikperiode under menuen Praktik Fremsøg de studerende du ønsker at starte Marker de studerende og vælg enten Start praktikperiode eller Start praktikperiode og send praktikformular (alt efter hvad der passer til din type af uddannelse) Du skal nu tage stilling til de aktiviteter, der er tilknyttet den praktikforløbsskabelon du valgte under fremsøgningen af de studerende. Indsæt evt. datoer til de aktiviteter der er tilknyttet den praktikforløbsskabelon Tryk op Opret De studerendes praktikperiode er nu startet. 30
Øvelse 15 Fordelingsmotoren, fordeling af praktikker Fordelingsmotoren fordeler studerende ud på praktikpladser, der er godkendt til fordeling. Fordelingsmotorens brugergrænseflade afhænger af hvilken praktiktype der bruges på den enkelte uddannelse. Derfor vil man som UC-personale typisk kun se en af de nedenstående muligheder. Fordelingsmotoren differentiere imellem: Studerende der ikke selv har fundet en praktikplads, men bliver placeret på en specifik praktikplads af UC-personalet (evt. ved brug af automatisk fordeling). Hvis uddannelsen tillader det, så kan disse studerende også have foretaget praktikpladsønsker. Fordelingsmotoren vil tage hensyn til disse ønsker under en automatisk fordeling. Studerende der selv har fundet en praktikplads. Når et UC godkender denne plads til fordeling bliver den studerende automatisk placeret på praktikpladsen. Det er derfor ikke muligt, ej heller brug for, at vælge automatiks fordeling. Studerende der er i gruppepraktik og bliver placeret på en specifik praktikplads af UC-personalet (evt. ved brug af automatisk fordeling). Hvis uddannelsen tillader det, så kan disse studerende også have foretaget praktikpladsønsker. Fordelingsmotoren vil tage hensyn til de ønsker som gruppen har valgt under en automatisk fordeling. OBS: Studerende der er i international praktik placeres på samme måde som, de studerende, der i almindelig praktik. Det fremgår på fordelingsbilledet af den enkelte studerende, hvis vedkommende er i international praktik. Det vil heller ikke være muligt, at give en almindelig praktikplads til en studerende, der i udlandspraktik. Fordelingsmotorens information til dig På nedenstående billede vises, hvordan en studerende ses i fordelingsmotoren 31
Katringe Foged, som bliver afbilledet, har ikke tilføjet nogen særlige behov under hendes praktikformular eller hun har ikke fået muligheden for at oplyse om særlige behov. Hun har heller ikke afgivet nogen praktikpladsønsker eller hun har ikke fået muligheden for at afgive nogen praktikpladsønsker. Praktikpladsfagkravene viser de krav, der stilles til praktikpladsen. For Katrines tilfælde er det et krav, at praktikstedet har oplyst, at de har et kendskab til hendes uddannelse. Ved at trykke på ikonet oppe i højre hjørne får du følgende muligheder: Du kan her se om den studerende har angivet, at de har ren straffeattests, børneattest eller andet samt om den studerende opfylder evt. særlige krav. Det er indstillingerne på praktikforløbsskabelonen, der afgør hvilke ting den studerende skal tage stilling til samt oplyse om. Du kan også lave en test-fordeling af den enkelte studerende. Dette giver dig et overblik over, hvilke praktikpladser, der er muligt at tildele den konkrete studerende. Fordel studerende ud i praktik Tryk på Praktikpladsfordeling under menuen Praktik Venstremenuen bliver nu skubbet ud i siden for at give maksimal plads til praktikpladsfordelingen Fremfind de studerende du ønsker at placere i praktik Tryk på ikonet og tjek oplysningerne Tryk på Test fordeling Tryk på knappen Automatisk fordeling Hvis du er tilfreds med fordelingen tryk på Acceptere nuværende fordeling (OBS: du kan ikke fortryde fordelingen, når du først har accepteret fordelingen). 32
Øvelse 16 Tilknyt en praktiklærer NB! Øvelsen kræver, at der er oprettet personale, der har fået rollen praktiklærer. Tilknytning mellem en praktiklærer og en studerende foregå igennem 2 trin i hver sin menu. Først skal praktiklærerne tilknyttes holdet. Herefter kan UC-personale lave tilknytningen til den enkelte studerende. Øvelse: Tilknyt praktiklærer til hold Tryk på menuen Praktik, Praktiklærere og så på Holdoversigt Fremfind det hold, der skal have tilknyttet en eller flere praktiklærer. Du skulle gerne se et billede, der minder om nedenstående. Tryk på holdet og den praktiklærer, der skal tilknyttes og tryk på Tilknyt Praktiklæren er nu tilknyttet holdet. Nu skal du tilknytte praktiklæreren til den enkelte studerende Praktiklæreren er nu tilknyttet holdet og kan nu tilknyttes den enkelte studerende se nedenstående øvelse. Øvelse: Tilknyt praktiklærer til studerende Tryk på Oversigt under menuen Praktik Praktiklærer Fremfind de studerende du ønsker, der skal have en praktiklærer tilknyttet. Du skulle gerne se et billede, der minder om nedenstående. 33
Tryk på den praktiklærer og de studerende, der skal tilknyttes og tryk på Tilknyt Praktiklæren er nu tilknyttet den enkelte studerende og har adgang til den studerendes praktikforløb Når du er færdig med øvelsen har du tilknyttet en praktiklærer til en konkret studerende. Praktiklæren har nu adgang i Praktikportalen til den studerendes praktikforløb. 34
Øvelse 17 Beskedhåndtering Der kan sendes beskeder fra Praktikportalen. Det er muligt at sende til en eller mange på samme tid. Beskederne kan sendes til de studerende, praktiksteder eller personale. Beskeder kan enten sendes som e- mail eller sms. Det er muligt at benytte e-mail- og sms-skabeloner under disse. Hvis du vil sende en besked til en studerende skal en besked altid lægges på et praktikforløb. Derfor er det under menuen Praktikforløb, at den konkrete studerende kan findes. Når man sender beskeder til en eller flere studerende har UC-personale også mulighed for samtidig, at sende beskeden til praktikstedet samt praktiklæreren. Det er også muligt at vælge Praktikforløb uden at den studerende får beskeden at se. I så fald skal enten praktikstedet, praktiklærer eller begge vælges. Dette kan være en fordel, hvis beskeden omhandler informationer, som skal lægges på det enkelte praktikforløb. Alle beskeder bliver også sendt til modtagerens brugerprofil i Praktikportalen. Du har mulighed for at tilrette de forskellige beskeder; så at beskeden på f.eks. e-mail og den besked, der lander i Praktikportalen ikke er magen til hinanden. Dette kan f.eks. være i forbindelse med fortrolige informationer. Så har du mulighed for, at skrive i beskeden, der bliver sendt som e-mail Tjek dine meddelelser i Praktikportalen og så skrive det andet indhold i den besked, der kun er tilgængelig inde i Praktikportalen. Du har også mulighed for, at bestemme hvornår beskeden skal sendes. Vælges dags dato bliver beskeden sendt med det samme. Vælger du en dato ud i fremtiden, sendes beskeden først på den angivende dag. Hvis du benytter den sidst nævnte metode, har du op til afsendelsesdagen mulighed for at redigere i beskeden efterfølgende. Du kan dog aldrig redigere en besked, der sendes samme dag. I nedenstående billede kan du se, hvordan det ser ud, hvis man er ved at sende en besked, der lægges på et praktikforløb der tilhører Hanne Madsen. Der er valgt, at beskeden også sendes til praktikvejlederen på praktikstedet. Derudover er der valgt e-mail som kommunikationstype og at beskeden afsendes på et planlagt tidspunkt ude i fremtiden. Læg mærke til, at der er sat flueben til, at man ønsker at ændre beskeden, der sendes til indbakken i Praktikportalen. 35
Øvelse opret besked på praktikforløb Tryk på menuen Beskeder og tryk på Praktikforløb Ny besked Fremfind de studerende du ønsker at sende en besked til. Vælg en eller flere studerende og tryk på Skriv besked til de valgte modtagere Udfør de nødvendige handlinger og tryk på Opret Du har nu oprettet en besked; og hvis du har valgt dags dato, vil beskeden blive sendt hurtigst muligt. Indtil beskeden bliver sendt er den automatisk placeret i Kladder. Ønsker du at sende en besked til praktiksted eller personale er fremgangsmåden den samme. 36
Øvelse 18 Sproghåndtering i Praktikportalen En uddannelse i Praktikportalen kan understøtte flere sprog. F.eks. dansk og engelsk. Ønsker du at benytte denne funktion, skal du gå ind på uddannelsen under menuen Uddannelse. Under den enkelte uddannelsesindstilling kan du vælge hvilket sekundært sprog, der skal tilknyttes. Du har f.eks. vælge engelsk som sekundært, hvis dansk er valgt som uddannelsens hovedsprog. Når du har slået et sekundært sprog til kræver det, at de elementer du, som UC-personale, har oprettet under den enkelte uddannelse bliver oversat. Ellers vil de elever, der vælger at se Praktikportalen med engelsk sprog stadigvæk se de danske betegnelser. De elementer som UC-personale kan oprette og kræver manuel oversættelse er Særlige hensyn (synligt for de elever, der skal udfylde en prioriteringsønskeformular) Særlige krav (synligt for de elever, der skal udfylde en prioriteringsønskeformular) Fagkravsgruppe (oprettes under Rediger fagkrav på hver uddannelse) Fagkravselementer (oprettes under Rediger fagkrav på hver uddannelse) Praktikstedselementer (elementer der er oprettet til praktikstedbeskrivelsen, som praktikstederne kan udfylde). Øvelse rediger sprog Tryk på menuen Sprog Vælg det område du ønsker at oversætte (hvis du kun kan se et sprog, når du har klikket dig ind, så tjek uddannelsens indstillinger og se om, der er blevet tilknyttet et sekundær sprog) Foretag oversættelsen og tryk gem Din oversættelse vil nu blive vist, hvis brugeren har valgt engelsk som sprog i Praktikportalen 37
Menupunkter og rettigheder Personale Følgende brugertype findes i Praktikportalen: Systemadministrator - SysAdm UC-administrator - UcAdm Uddannelsesadministrator - UddAdm Studieadministrator - StudieAdm Praktikkoordinator Praktiklærer I nedenstående vil forkortelserne for de forskellige brugergrupper blive brugt. Menupunkter Herunder følger en gennemgang af menuen i personale området og hvem som kan hvad Administration 1. Univercity colleges SysAdm kan se, oprette og redigere alle uc er. Ucadm kan kun se og redigere eget uc. 2. Personale Sysadm og UcAdm kan se, oprette nye personaler samt redigere, uddadmin og studieadmin kan se personale som er tilhørende henhv. deres uddannelse og deres udbudssted men kan ikke redigere eller oprette. 3. Studerende Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan alle se, oprette og redigere studerende. Det er selvfølgelig afgrænset i forhold til uddannelser ig udbudssteder for uddadmin ig studieadmin 4. Tema Det er kun sysadm der har adgang til dette punkt hvor der kan laves nye temaer som så kan vælges under editering af univercity colleges. 38
Uddannelse 1. Uddannelse Sysadm og ucadm kan oprette nye uddannelser. Uddadm kan redigere deres egen uddannelse. 2. Udbudssted Sysadm, ucadm og uddadm kan oprette nye udbudssteder. Uddadm og studieadministrator kan redigere deres egen udbudssted. 3. Studiestart/hold Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan oprette og se nye hold og kan rediger disse 4. Indlæs hold Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan oprette nye hold og kan rediger disse 5. Indlæs praktikforløb Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan oprette nye hold og kan rediger disse 6. Bekendtgørelse Sysadm, ucadm og uddadm kan oprette nye bekendtgørelser og kan rediger disse 7. Studieordning Alle skal kunne se for dees uuddannelse. Sysadm, ucadm, uddadm kan oprette og redigere. 8. Praktikforløbskabeloner Alle skal kunne se for deres uuddannelse. 9. Praktikstedsbeskrivelse elementer Sysadm, ucadm og uddadm kan oprette nye og kan rediger disse 10. Praktikstedsbeskrivelse praktikformular Sysadm, ucadm og uddadm kan oprette nye og kan rediger disse 39
Praktik 1. Praktiklærere a. Oversigt Praktiklære og studieadmin b. Holdoversigt Praktiklære og studieadming 2. Studerende oversigt Sysadm, ucadm og uddadm, studieadm kan se 3. Praktikperioder Alle kan se. Sysadm, ucadm og uddadm kan oprette nye og kan rediger disse 4. Start praktikperiode Studieadmin og op 40
5. Mine praktikker Alle må se. Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm og praktiklærer har adgang til forskellige praktikker. Studeiadm til alle på deres udbudssted, praktiklærer kun dem de er lærer for. 6. Praktikpladsbehov Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm kan se. 7. Praktikuddannelsesplaner Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm. 8. Praktikpladsfordeling Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm skal kunne. Praktiklærer skal have læseadgang 9. Aktiviteter opret Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm og praktiklærer 10. Aktiviteter a. Opret Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm og praktiklærer b. Nyt flow Sysadm, ucadm og uddadm og studieadm og praktiklærer Beskeder Alle menupunkter må kunne tilgåes af sysadm, ucadm, uddannelsesadministrator, studieadministrator og praktiklærer. Ucadm skal selvfølgelig begrænses til kun se og hente for sit uc og uddadm til kun at se og hente for sin uddannelse. Studieadministartor til kun sit udbudssted, praktiklærer til sine praktikforløb 1. Praktikforløb a. Ny besked b. Kladder c. Sendte 2. Praktiksteder a. Ny besked b. Kladder c. Sendte 3. Personale a. Ny besked 41
b. Kladder c. Sendte Skabeloner Alle brugere må kunne se disse og tilgå dem. 1. Email skabeloner 2. SMS skabeloner 3. Word skabeloner 4. Aktivitetsskabeloner 5. Skabelonbank a. Email skabeloner b. SMS skabeloner c. Word skabeloner Grupper 1. Opret grupper Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan alle se, oprette og redigere grupper. Det er selvfølgelig afgrænset i forhold til uddannelser og udbudssteder for uddadmin og studieadmin 2. Oprettede grupper Alle kan se, men kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan redigere. 3. Godkendte grupper Alle kan se, men kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan redigere. 4. Alle grupper Alle kan se, men kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan redigere. Praktiksteder Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan oprette praktikinstitutioner og praktikinstitutioner personale. 1. Oprettet af SIS 42
Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 2. Venter på UC Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 3. Behandles af UC Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 4. Godkendte Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 5. Afviste Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 6. Alle praktiksteder Alle kan se, men kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan redigere dem Praktikpladser Det er kun sysadm, ucadm og uddannelseadm og studieadm som kan oprette pladser til praktiksteder 1. Rediger mange Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 2. Kladde Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 3. Frigivet til UC Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 4. Frigivet til fordeling Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 5. Afvist Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 6. Fjernet Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 7. Fordelt Kun Sysadm, ucadm, uddadm og studieadm kan se og redigere disse 43