Introduktion til PowerPoint 2000 Principperne PowerPoint er et Microsoft-program, der bruges til at oprette "præsentationer": der kan være tale om: skærmpræsentationer til understøttelse af mundtligt oplæg enten styret af oplægsholderen (vha. mus eller tastatur) eller vha. prædefineret tidsindstilling selvstændige skærmpræsentationer (info-kiosk), som kører enten ved at brugeren aktiverer knapper eller automatisk iht. prædefinerede tidsindstillinger transparenter på baggrund af udskrevne dias Webbaserede præsentationer enten statiske eller dynamiske En PowerPoint-præsentation består af et antal dias, der vises kronologisk, og som indeholder tekst og/eller multimodale elementer (billeder, animationer/video clips, lyd) til understøttelse af et mundtligt oplæg PowerPoint understøtter præsentationen, men gør ingen underværker: det gør ikke pr. definition oplægsholderen spændende at høre på det egner sig ikke til alle slags oplæg du kan finde gode tips til det at holde oplæg hos Presenters Online Indholdsfortegnelse Brugerfladen Arbejdsgangen Det enkelte dias Skabeloner Tegneværktøjer Diasshowet Udskrivning Animationer Ud på Webbet Hjælp!
Brugerfladen Brugerfladen i PP minder en del om det, man er vant til fra andre Office-programmer, og især i Word. Den største forskel er, at man i PP arbejder med begrebet "dias" i stedet for "side". En PP-præsentation består af et antal dias, som man opretter ét ad gangen. Visningstyperne Når du arbejder i PowerPoint navigerer du mellem forskellige visningstyper, som du kan vælge fra menuen Vis eller fra den lille værktøjslinie nederst til venstre (se figur 1). Figur 1: Visningstyper Normal :Under denne visning samles 3 tidligere adskilte visningstyper (version 97): dias (gul), disposition (rød) og noter (blå, se figur 2) på samme skærmbillede. Dispositionsvisningen viser teksten på de enkelte dias (som i øvrigt kan eksporteres til Word og udskrives). Diasvisningen viser det aktuelle (markerede) dias. Endelig har du - under Noter - mulighed for at skrive det du skal huske at sige i forbindelse med din præsentation (læs mere om det under Udskrivning). Størrelsen på de enkelte områder kan ændres ved at trække i rammerne. Størrelsen ændres i øvrigt automatisk, hvis man vælger Dispositionsvisning eller Diasvisning vha. de små ikoner nederst til venstre (figur 1). Figur 2: forskellige områder i Normal visning Diassortering : hvis du vil have overblik over præsentationen, ændre rækkefølgen af diasene eller skjule enkelte dias, skal du skifte til Diassorteringsvisning. For at ændre rækkefølgen klikker du på det dias, du gerne vil flytte, trækker det hen til det sted, du vil flytte det til, og slipper musetasten. For at skjule et eller flere dias, højreklikker du på det/dem og vælger Skjul. Derved vil de(t) ikke blive vist under Diasshow. Her kan du også vælge, hvilke overgange der skal være mellem diasene (læs mere om det under Diasovergange). Diasshow : når du vil afvikle din præsentation, vælger du Diasshow. Mens du arbejder med din præsentation, er det en god idé at kontrollere løbende, hvordan præsentationen ser ud i diasshow - især hvis du bruger animationer. Diasmasteren De formateringer, der gælder alle dias og de grafiske elementer, der skal indgå på samtlige dias, skal indsættes på "diasmasteren". Derved slipper du for at formatere et dias ad gangen. Vælg Vis>Master>Diasmaster: her kan du se et typisk dias, som består af forskellige områder, der kan formateres efter ønske: Titelområde (hvor overskriften står) Objektområde (hvor punktopstillingen, tabellen eller diagrammet står)
Datoområde (hvor datoen står) Sidefodsområde (hvor man f.eks. kan skrive forfatterens navn og titel) Diasnummerområde (hvor diasnummeret kan angives) For at formatere et område (dvs. bestemme skrifttypen, -størrelsen, -farven osv.) skal du markere det ved at klikke på områdets kant, så kanten kommer til at ligne den, der er vist i figur 3. Derefter kan du vælge fra menuen Formater, hvordan området skal formateres (f.eks. Skrifttype, Afsnit...) Figur 3 Man kan kun operere med én diasmaster. Til gengæld kan man ud over diasmasteren oprette en titelmaster, som kun gælder titeldiaset. Det er en god idé, hvis titeldiaset adskiller sig væsentlig fra de andre dias. Titelmasteren er først tilgængelig, når du har oprettet en diasmaster: vælg Vis>Master>Titelmaster. Grafik på masteren: Hvis du vil indsætte grafik på diasmasteren (f.eks. et logo), vælger du Indsæt>Billede>Fra fil... Læg mærke til, at du ikke må stå i et felt. Klik på et blankt sted for at sikre dig, at du ikke har markeret noget felt, inden du prøver at indsætte grafik. Du kan selvfølgelig også "copy-paste" grafik fra andre applikationer, f.eks. hvis du vil kopiere et billede fra en Webside over i din præsentation: Når du står i browseren (f.eks. Internet Explorer), højreklikker du på det billede, du gerne vil kopiere og vælger Kopier. Derefter skifter du tilbage til PowerPoint, højreklikker og vælger Sæt ind. Vupti! Når du fører markøren over billedet, kan du se en 4-doblet pil. Den betyder, at du nu kan flytte billedet ved at trække i det med musen Hvis du fører markøren hen over en af firkanterne omkring billedet, dukker der en dobbeltpil op: den kan du trække i med musen for at gøre billedet større eller mindre. Dato, sidefod og diasnummer: Hvis du gerne vil have tekst nederst på alle dias, f.eks. datoen, dit navn eller diasnummeret, kan du vælge Vis>Sidehoved og sidefod..., mens du står i masteren. Her kan du sætte flueben i de felter, du gerne vil aktivere og udfylde dem med deres indhold, f.eks. dit navn i feltet Sidefod. Figur 4: Sidehoved og sidefod Nu ved du nok om principperne og brugerfladen i PowerPoint. Du er klar til at gå i gang med din første præsentation!
Arbejdsgangen I gang med PowerPoint Når man starter PowerPoint for at oprette en ny præsentation, bliver man præsenteret for 3 muligheder: Guiden Autoindhold", hvor man bliver guidet igennem hele præsentation, både hvad angår form og indhold Designskabelon, hvor man får mulighed for at vælge mellem forskellige design/farvetemaer Tom præsentation, hvor man selv skal gøre det hele fra bunden. Figur 1 I en indlæringssituation kan det være en god idé at vælge Tom præsentation for at lære programmets opbygning og muligheder at kende. Det er i øvrigt altid muligt at vælge en designskabelon til sidst, når man er færdig med at skrive indholdet, så på den måde er det aldrig for sent! Autolayout Hver gang du opretter et nyt dias, bliver du spurgt om, hvilken slags layout der skal være på diaset. Til det første dias foreslår programmet layoutet Titeldias. Til de næste dias foreslås Opstilling med punkttegn som standard. Du skal vælge det layout, der passer bedst til det dias, du skal i gang med, men du er på ingen måde bundet af det, du vælger: du kan altid slette eller tilføje felter på det pågældende dias. Autolayout er en hjælp, og på ingen måde en begrænsning. Hvis du vil have fuld frihed, kan du vælge Tomt dias. Figur 2: Vælg et autolayout
Det enkelte dias De forskellige objekter på diaset Hvert dias består af en række forskellige objekter, afhængigt af hvilket autolayout du vælger. Det kan f.eks. være: tekstbokse grafiske elementer andre objekter som tabeller, diagrammer o.l. Alle objekter kan flyttes og deres størrelse kan ændres: Klik på objektets kant, således at rammen bliver synlig (se figur 1) For at flytte objektet tager du fat et sted på kanten og trækker For at ændre størrelsen tager du fat i en af firkanterne på kantens side eller hjørne og trækker Du kan selv tilføje tekstbokse efter behov: klik på Figur 1 Meningen er, at du skal klikke i de pågældende objekter og udfylde dem med indhold: Klik en enkelt gang i tekstbokse Dobbeltklik på andre typer af objekter for at indsætte indhold Læg mærke til, at grafiske elementer som f.eks. billeder kan hentes direkte ind på et dias. Der behøves ingen pladsholder. Du skal bare klikke et tomt sted på diaset og vælge Indsæt>Billede>Fra fil... eller hente billedet fra et andet åbent program vha. "copy-paste"- metoden. PP kan håndtere alle almindelige grafikformater, og ikke mindst internetformaterne GIF og JPEG. Punktopstillinger Det mest almindelige layout på dias er punktopstillinger, fordi det giver et godt overblik over det præsenterede emne, og lægger op til at man begrænser sig til stikord i stedet for hele sætninger. Man kan arbejde med op til 5 forskellige niveauer (det er rigeligt: 3 er nok!) Hver gang man trykker på returtasten, kommer der et nyt punkt i samme niveau Du kan skifte niveau ved hjælp af de grønne pile i værktøjslinjen Formatering (figur 2) [Bemærk: hvis de grønne pile ikke er synlige, skal du vælge Vis>Værktøjslinjer>Formatering]: pil til højre, hvis du vil gå ned til et lavere niveau pil til venstre, hvis du vil tilbage til et højere niveau å Figur 2
Hvis du vil skifte linje uden at få et nyt punkt, skal du trykke Shift+Retur Videre til det næste dias Når det første dias er færdigt, indsætter man det næste: vælg Indsæt>Nyt dias... (eller Ctrl+M). Hvis det næste dias skal ligne det forrige, kan man for at spare tid vælge Indsæt>Dupliker dias, hvorved man får en kopi af det aktuelle dias, som så kan redigeres. For at slette et dias vælger man Rediger>Slet dias. Vær opmærksom på, at det er det aktive dias (det, der er synligt eller markeret), der så bliver slettet.
Skabeloner Eksisterende skabeloner Hvis du vil gøre dine præsentationer lidt mere attraktive på en hurtig og effektiv måde, kan du bruge en af de eksisterende designskabeloner. Vælg Formater>Anvend designskabeloner... og vælg blandt listen. Du kan ændre farveskemaet (den kombination af 8 farver, der bruges på diasene) eller nøjes med baggrundsfarven: Vælg hhv. Formater>Farveskema... eller Formater>Baggrund... En designskabelon gælder samtlige dias i præsentationen, uanset om du vælger den fra det enkelte dias eller fra diasmasteren, hvorimod det er muligt at vælge forskellige farveskemaer og/eller baggrunde i løbet af en præsentation. Egne skabeloner Hvis du gerne vil genbruge et design, som du selv har oprettet, er det en god idé at gemme det som designskabelon. Det betyder, at du vil kunne vælge det næste gang du opretter en ny præsentation, på lige fod med de eksisterende skabeloner: Opret en skabelon ud fra en eksisterende præsentation: Åbn den præsentation, der skal danne grundlag for skabelonen (gerne en kopi, for sikkerheds skyld) Skift til Diassortering, markér alle dias (Ctrl+A) og vælg Rediger>Slet dias Når alle dias er slettet, vælger du Filer>Gem som (og IKKE kun "Gem"!!) Giv din designskabelon et godt navn, som betegner det, det skal bruges til. Under Filtype: vælger du Designskabelon (*.pot). Derved skiftes automatisk til mappen Skabeloner på din harddisk. Klik på Gem. Nu har du en skabelon, som du vil kunne vælge fra listen under Generelt næste gang du vælger Filer>Ny.
Tegneværktøjerne Tegneværktøjerne i PowerPoint er intet andet end fantastiske. Her har du mulighed for at tegne de mest indviklede skemaer på en let og effektiv måde, og vha. den simple "copypaste"-metode, kan disse skemaer og diagrammer kopieres til andre applikationer. Al tegning tager udgangspunkt i Tegning-værktøjslinjen, som normalt er placeret nederst på skærmen. Hvis den ikke er synlig, kan den hentes frem ved at vælge Vis>Værktøjslinjer>Tegning Hvis man er i tvivl om, hvad de forskellige ikoner kan bruges til, skal man nærme sig med markøren, og lige som med alle værktøjslinjer vil en gul etikette fortælle, hvad det pågældende værktøj kan bruges til. Autofigurer Autofigurer er vektorgrafik-objekter, der kan bruges til at tegne alt fra firkanter til hjerter, parenteser, lyn, buede streger, computere osv.: vælg den figur, du vil tegne fra menuen Autofigurer og tegn den derefter på diaset. Du bestemmer selv størrelsen. Fordelen ved vektorgrafik er nemlig, at objekterne kan skaleres efter ønske, uden at kvaliteten bliver forringet. De mest almindelige autofigurer (streger, pile, rektangler og ellipser) kan vælges direkte fra Tegning-værktøjslinjen. Tips: hvis man tegner en rektangel, mens man holder Shift nede, bliver den til en kvadrat. På samme måde får man en cirkel, hvis man tegner en ellipse, mens man holder Shift nede. Hvis man i stedet for holder Ctrl-tasten nede, bliver autofiguren centreret omkring det punkt, man tager udgangspunkt i. Man kan også kombinere Shift og Ctrl: Derved opnår man begge effekter samtidig. Læg særlig mærke til den type autofigurer, der hedder Forbindelser: de kan forbinde alle andre autofigurer med hinanden på en hurtig og effektiv måde. Prøv det: Tegn to tekstbokse eller rektangler Vælg Autofigurer>Forbindelser og vælg en af dem Placer derefter markøren på en af tekstboksene: straks dukker der små blå firkanter op omkring boksen. Klik på én af de blå firkanter for at markere forbindelsens startpunkt, træk derefter musen til den anden boks og klik på en af de blå firkanter, der kommer frem omkring boksen. Når du slipper musetasten, har du en fast forbindelse mellem boksene. Det kan du kontrollere ved at flytte en af de forbundne bokse. Afprøv det! Justering For at placere autofigurerne korrekt på diaset, har du en række funktioner til disposition under menuen Tegning på værktøjslinjen: Du kan justere objekter og/eller gruppere dem: Markér flere objekter ved at omringe dem med musen eller ved at klikke på det
ene, holde Shift nede og klikke på de andre Når objekterne er markeret, kan du vælge Tegning>Juster eller fordel og den justering, der passer til formålet. På samme måde kan du gruppere flere objekter, så de kan flyttes eller forstørres/formindskes samlet. Du kan rotere alle autofigurer (men desværre ikke almindelige billeder) ved at markere dem og vælge Tegning>Roter eller spejlvend og den rotering, der passer til formålet. Endelig kan du under Tegning>Rækkefølge vælge, om et objekt skal stå foran eller bagved et andet. Som udgangspunkt er det den kronologiske rækkefølge, der afgør om et objekt står foran eller bagved et andet: hver gang man tegner eller henter et nyt objekt, kommer det til at ligge foran de andre. Formateringsværktøjer Alle de autofigurer du tegner kan du formatere vha. værktøjerne længst til højre på værktøjslinjen: her kan du angive fyldfarven her kan du angive stregfarven her kan du angive skriftfarven her kan du vælge stregtykkelse her kan du vælge stregtype her kan du vælge piltype her kan du vælge skyggeeffekter her kan du vælge 3d-effekter Andre objekter WordArt giver dig mulighed for at skrive tekst med særlige effekter. Clipart er vektorgrafik-tegninger, der kan indsættes på diasene og skaleres efter ønske.
Diasshowet For at starte diasshowet vælger du Vis>Diasshow eller klikker på ikonet nederst til venstre. For at afbryde showet trykker på Esc-tasten (øverst til venstre på tastaturet). Det kan være en god idé at afslutte sit diasshow med et sort dias. Enten kan man lave et sort dias og placere det sidst i præsentationen, eller man kan vælge en bestemt indstilling under Funktioner>Indstillinger>Vis>Diasshow>Afslut med sort dias. Fordelen er, at man kan nå at slukke for projektoren, inden man kommer ud af Diasshow-visning og tilbage til Normal visning. Mens du afvikler diasshowet, har du adgang til en lille menu, der bliver synlig, når du bevæger musen. Fra den menu kan du hente en del hjælp til bl.a. navigation. Du kan også benytte genvejstaster, som gør det lidt mere elegant at navigere rundt (du finder en samlet oversigt under Hjælp i den føromtalte menu - du kan også se den her) De væsentligste genvejstaster For at gå frem kan du bruge mellemrumstasten, returtasten eller pil til højre eller ned. Du kan også klikke diskret på musetasten, hvis det er nemmere. For at gå tilbage klikker du på Backspace (Tilbage), pil til venstre eller op. For at gøre skærmen hvid, trykker man på W (for White); for at komme tilbage trykker man på W igen. Tilsvarende B for at gøre skærmen sort (for Black). For at hoppe til et bestemt dias taster man diasnummeret efterfulgt af Retur. Tips: Hvis man vil vise et andet program (f.eks. noget på en hjemmeside) uden at afbryde showet, kan man hoppe mellem de åbne programmer vha. Alt+Tab. Alternativt kan man trykke på Windows-tasten for at fremkalde Start-menuen og proceslinjen.
Genvejstaster under diasshowet Tilbage til kurset
Udskrivning Når man i PowerPoint vælger Filer>Udskriv, kan man under Udskriftsområde angive, hvilken del af præsentationen man ønsker at udskrive: Hvis diasene skal udskrives på transparenter, skal man vælge Dias, hvorved diasene udskrives et dias pr. side. Hvis man skal bruge uddelingskopier (=handouts), kan man angive hvor mange dias pr. side man ønsker. Vælger man 3, vil der være plads til noter (se figur 1). Ligeledes kan man udskrive sine egne noter til støtte under diasshowet. Endelig har man mulighed for at udskrive sin disposition, således at alt indhold i ens præsentation kan udskrives på en mere papirøkonomisk måde end de føromtalte måder. Figur 1: uddelingskopier
Animationer Animationer er hjørnestenen i PowerPoints slagkraft, og er måske også det element, der kræver mest omhu og tilbageholdenhed hos oplægsholderen. De multimodale muligheder, der ligger i programmet, skal nemlig ikke overdrives, for risikoen for at flytte fokus fra indholdet til formen lurer lige om hjørnet. Der er grundlæggende to måder at animere sin præsentation på: vha. brugerdefinerede animationer på de enkelte dias og vha. diasovergange mellem diasene. Animationer kan være tidsindstillet, så de kører automatisk efter en tidsplan, eller de kan være indstillet til at afvente oplægsholderens signaler (museklik). Brugerdefinerede animationer Her skal man igen overveje, om indstillingerne skal foretages på de enkelte dias eller centralt på diasmasteren. Det vil typisk være en god idé at bestemme sine animationer i masteren, for dermed at sikre en høj grad af ensartethed i løbet af præsentationen. Uanset hvilken metode man vælger, er fremgangsmåden den samme: Når man vælger Diasshow> Brugerdefineret animation..., dukker der en dialogboks op, hvor man kan vælge, hvilke elementer der skal animeres, og om det skal ske automatisk eller ved klik med musen (figur 1). For hvert element skifter man til fanebladet Effekter (figur 2) for at vælge, hvordan elementet skal animeres, f.eks. om det skal glide ind fra venstre og evt. om der skal knyttes en lyd til (man kan vælge blandt de eksisterende lydeffekter eller tilføje nye - i Wav-format) Under Visning af tekst skal man angive, om hvert punkt i en punktopstilling skal vises samlet, eller ord for ord, eller endda bogstav for bogstav. Her kan man også vælge hvilket afsnitsniveau, animationen skal grupperes efter: vælger Figur 1: Valg af de elementer, der skal animeres Figur 2: Effekter og gruppering efter afsnitsniveau
man 1. niveau, vil alle underpunkter under punkt 1 vises samtidig. Hvis det element, der skal animeres, er et diagram, kan man tilføje særlige effekter under fanebladet Diagrameffekter. Diasovergange Det er også muligt at animere overgangene mellem de forskellige dias: det bedste sted at gøre det er under Diassorteringsvisning, hvor man har overblik over samtlige dias. Markér det eller de dias, hvis overgang skal animeres: Ctrl+A for at markere alle Klik på et dias, hold Shift nede og klik på et andet dias for at markere alle de dias mellem de to valgte dias Hold Ctrl-tasten nede og klik på de enkelte dias, du gerne vil markere Vælg Diasshow>Diasovergang for at fremkalde en dialogboks (figur 3) Afprøv de forskellige muligheder og afslut med Anvend hhv. Anvend på alle afhængigt af, hvad du ønsker. Kontrollér resultatet under Diasshow. Igen: spar på lydeffekterne!
Ud på Webbet Med Office 2000-versionen er det blevet ufatteligt let at gemme en PowerPoint-præsentation til Webbet: Vælg Filer>Gem som Webside... Giv HTML-filen et navn, vælg en mappe på en Webserver, og PowerPoint klarer resten: Der bliver automatisk genereret en Webside med 2 rammer: den ene til dispositionen og den anden til at vise det enkelte dias Vha. frem og tilbageknapper nederst på siden kan man navigere mellem diasene Man kan også aktivere diasshowet vha. knappen nederst til højre, hvorved showet bliver vist, som om det blev afviklet i PowerPoint, med alle animationer, lydeffekter osv. FANTASTISK! Hjælp! Hjælpefunktionen Vær opmærksom på, at hjælpefunktionen i PowerPoint er ualmindelig god. Alt hvad du har brug for, finder du under Hjælp>Microsoft PowerPoint Hjælp eller ved at trykke på F1 Hvis du har adgang til Office-cd'en, kan du endda få en introduktion til programmet ved at søge på "onlineselvstudium" i hjælpefunktionen Endelig kan du spørge din Office-assistent (figur 2) ved at klikke på den. Figur 2