SSL Floorball event 30. Januar 2016 FC Helsingborg vs. Pixbo
Indhold: 1. Baggrund 2. Plan og målsætninger 3. Budget 4. Eksponering Dette arbejdsdokument opdateres løbende: Status lige nu d. 26/9 2015: Kontakter til Helsingør Kommune er pågående, herunder alliance omkring kommunikation, kontakt til kultur og erhvervsliv og søgningsproces om økonomisk støtte Jan og Frederik har bolden Møde med FCH styregruppe i kalender til 13/10 DGI er kontaktet Franz følger op Første pressemeddelelse er lavet og forventes bragt i uge 41, herefter kan kommunikationsplan iværksættes Franz og Jesper koordinerer med kontakt hos kommunen (Laura).
1. Baggrund 7. marts 2015 blev en floorballfest på tværs af Øresund. Helsingør Floorball Team, stod som arrangør af lokaleopgøret i den Svenske SuperLiga (SSL) mellem FC Helsingborg og Warberg, i den sidste spillerunde af grundspillet. Arrangementet blev så stor en succes, både sportsligt, tilskuermæssigt og eksekveringsmæssigt, at FC Helsingborg allerede inden sommerferien tilkendegav at de ønskede at lægge grunden til en tradition og gennemføre endnu en match i Helsingør. Valget er faldet på kampen d. 30. januar 2016 mod Pixbo, der er flerfoldige svenske mestre og i øvrigt vandt grundspillet i sidste sæson. HFT og FCH har allerede igangsat styregrupper på tværs af sundet og har som ambition at gøre dette til mere end bare en floorballfest, men også få engageret kultur og erhvervsliv i Helsingør, for at lokke så mange svenskere over sundet som muligt. Scandlines forventes igen at blive kampsponsor, hvilket vil betyde at prisen for turen over sundet + billetprisen ikke væsentligt vil overstige normalprisen på en billet til kampene i Helsingborg. I lighed med sidste år vil Styregruppen opstille en række målsætninger. Disse vil afhænge af den indledende dialog med kommune og presse, idet HFT arbejder på at involvere det kommunale HH-team i både kommunikation og evt. planlægning/samarbejde omkring kulturtilbud, der evt. kunne kædes sammen med billetten således at svenske (og evt. andre) besøgende kunne planlægge en dagstur til Helsingør. Styregruppen i HFT består af bestyrelsen (Jan Hammer, Chris Donkin, Frederik Tækker, Tobias Pauli Jørgensen og Birthe Winterskov), samt Katharina Lijlja, Franz Veisig, Jonas Hviid og Jesper Hviid.
2. Plan og målsætninger Styregruppen gik for alvor i gang med planlægningsarbejdet i august 2015, hvilket indebar, at der blev udarbejdet en organisationsplan, hvor en lang række arbejdsopgaver blev fordelt i styregruppen: Overordnet kontakt til FC Helsingborg: Jan, Jonas og Jesper Overordnet koordinering af mandskab til opgaverne: Jan Økonomi og billetsalg: Jan og Birthe Forplejning, kontakt til Cafeen, samt salg af øl og vand på kampdagen: Jan og Frederik Svenske og Danske VIP er: Jonas Transport og logistik (bustransport til og fra færgen): Jesper/Helsingør kommune Markedsføring, Facebook, hjemmeside o.lign.: Franz/Helsingør kommune Kontakt til medier: Jesper/Franz/Helsingør kommune SparNord ungdomscup kontakt til Rungsted: Chris Eventunderholdning dansk speaker: Jonas Arenamanager på dagen: Tobias Indledningsvis arbejdes med følgende 11 målsætninger: Minimum 1.500 tilskuere i hallen, heraf 1.000 betalende til en gennemsnitspris på 65 kr. Minimum 750 svenskere, heraf 375 betalende Gøre projektet til klubbens projekt, dvs. bred opbakning gennem hele klubben (spillere, forældre og andre interessenter) Økonomisk må arrangementet ikke give underskud budgetmål ved opnåelse af tilskuermål = overskud på 10.000 kr. Øge antallet af likes på HFT s Facebook side til 650 3.000 hits på eventsiden heraf 2.000 unikke besøg. Skabe en floorballfest der vil give genlyd i det danske floorball miljø og DAFU Skabe en Ungdomsturnering kombineret med et unikt event, der kunne tiltrække tilskuere fra mere end bare nærområdet Danne baggrund for videreudvikling af samarbejdet med FC Helsingborg Gøre Helsingør Floorball Team og floorballsporten synligt for potentielle medlemmer, sponsorer og lokale politikere Udvikle samarbejdet med Rungsted Hørsholm Floorball Ovenstående målsætninger er ambitiøse og for Helsingør Floorball Team vigtige pejlemærker i gennemførelsen af arrangementet.
3. Budget I forlængelse af succesen d. 7. marts er der ændret lidt i incitamentsstrukturen i aftalen med FCH hvor det sidst var en flad fee på 50.000 SEK, uden nogen yderligere incitamenter til FCH, så er Fee til dette arrangement sat ned til 38.000 SEK, og FCH har ansvaret og økonomien i billetter solgt i Sverige alle billetter solgt i Danmark også i døren, til falder HFT. Det, kombineret med at det denne gang ikke burde blive en tv-match, skulle gerne betyde endnu flere svenskere i hallen til gavn for vores HH ambition, men forhåbentlig også for salget af øl og vand til kampen. Samlet set var specielt aftaleforholdene med forpagter i hallen ikke klare nok og det er et punkt der skal væsentlig mere styr på d. 30. januar, dette er dog pt. ikke muligt da vi ikke kan forhandle med forpagteren endnu, da forpagtningen pt. er i udbud. Nedenstående budget er baseret på 3 realistiske tilskuerscenarier. Betalende tilskuere 7.marts 1.000 850 700 882 Billetindtægter 65.000 55.250 45.500 46.993 Deltagergebyrer ungdomscup 4.000 4.000 4.000 4.440 Boldsalg/lotteri 3.481 2.959 2.437 3.070 HFT andel af øl- og vandsalg 7.500 6.375 5.250 5.000 Refusion fra restaurant for arbejde 1.500 1.500 1.500 1.500 Andre indtægter 9.255 Samlede indtægter 81.481 70.084 58.687 70.258 FC Helsingborg fee 30.780 30.780 30.780 41.000 Bustransport 15.000 15.000 15.000 18.375 Forplejning VIP og medier 15.000 15.000 15.000 24.075 Forplejning hjælpere og funktionærer 6.500 6.500 6.500 6.628 Forplejning og materialer ungdomscup 4.500 4.500 4.500 3.000 Promotion og marketing 8.500 8.500 8.500 7.820 Samlede udgifter 80.280 80.280 80.280 100.898 Resultat før potentielle sponsorer og evt. kommunal støtte 1.201-10.196-21.593-30.640 Det samlede tilskuerantal er målsat til 1.500, men det må forventes at der vil være i omegnen af 500 gratister i form af VIP (FCH Sponsorer), medlemmer i FCH med årskort, funktionærer (hjælpere til arrangementet), presse mv.
Den væsentligste ubekendte faktor er således antallet af betalende tilskuere udgifterne er nogenlunde uændrede uanset antallet af tilskuere, hvorfor bæredygtigheden af arrangementet til en vis grad afhænger af HFT s evne til at: Tiltrække tilskuere Tiltrække sponsorer Opnå kommunal støtte HFTs eget bidrag er, i al væsentlighed en kæmpe stor mængde frivillige timer, ved seneste arrangement var der på selve dagen 80 frivillige i aktion i mellem 3 og 10 timer på selve kampdagen og 10 15 mand dagen inden med opsætning af TV-gulv mv., udover alt det forberedende arbejde i styregruppen. Samlet set er der leveret et sted mellem 600 og 800 frivillige timer fra HFTs medlemmer og tilknyttede for at få arrangementet gennemført. Det forventes at dette timetal kan nedbringes en del til næste arrangement, men det må påregnes at der samlet set skal anvendes minimum godt 400-500 frivillige mandetimer fra HFTs medlemmer og tilknyttede også denne gang.
4. Eksponering Allerede fra start har styregruppen fokuseret på, at denne event skulle bidrage til massiv eksponering af klubben og af sporten, det skal ske gennem dækning i flere af de lokale medier: Frederiksborg Amts Avis Helsingør Dagblad Nordsjælland Flere Facebook kampagner og løbende nyhedsflow på hjemmesiden skal bidrage til en konstant påvirkning i omgivelserne og en løbende i fastholdelse af interesse. Målsætningen om at øge antallet af facebook likes fra ca. 500 til ca. 650. Antallet af hits på hjemmesiden skal denne gang nå 3.000 (2.678 sidst). Antallet af presseomtaler nåede i alt op på 14 ved sidste event denne gang skal vi nå 20. Uformelt blev der ved sidste event åbnet døre for fremtidigt samarbejde med kommunen og eksponeringen vil også fremadrettet kunne bruges aktivt i forbindelse med inddragelse af kultur- og erhvervslivet, dette er iværksat via dialog med Helsingør kommune DGI var repræsenteret ved Per Frost Henriksen, der var meget imponeret over arrangementet og han udtrykte stor respekt for arrangementet, DGI er også på et tidligt stadie kontaktet med henblik på udnyttelse af ressourcer og bidrag med gode ideer.