Til medlemmerne af A/B Hannholm Referat af ordinær generalforsamling, afholdt i beboerrummet. Onsdag den 14. januar 2015, kl. 19.00 Med nedenstående dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet (vedlagt). 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften jf vedlagte budgetforslag med stigning på 2 % samt omlægning af kr. 20.000 af antenne/internetbidrag til boligafgift. (Vedlagt) 5. Forslag. Der bemærkes, at budgetforslaget inklusiv stigningen ikke kan rumme låneydelser på byggesag samt trapper, hvorfor foreningen vil komme ud med et likviditetsunderskud, der dækkes af kassebeholdningen, der giver mulighed for det i indeværende år. Til næste år forventes vedligeholdelsen at udgøre en væsentlig mindre post, hvorfor ydelsen påtænkes at kunne rummes indenfor. Derudover påtænker bestyrelsen at foreslå at boligafgiften skal stige med resten af besparelse på antenne/internetbidrag samlet ca. 18.500 pr år. 5.1 Bestyrelsens forslag om tilføjelse vedtægtens 8. Nyt stk. 4: Eksisterende erhvervslejer. Såfremt bestyrelsen vurderer, at der kan være behov for at udvide en eksisterende erhvervslejers åbningstid skal ændringen godkendes af generalforsamlingen. 5.2. Bestyrelsens forslag til ændring af åbningstider for Up Dog Yoga (forslag vedlagt) 5.3. Bestyrelsen forslag til trapperenovering og finansiering ( forslag vedlagt) 5.4 Bestyrelsens forslag om tilføjelse til Vedtægt 3, stk. 3 kommunikation Lyngby Hovedgade 4 2800 Kgs. Lyngby Tlf. 45 26 01 02 Fax 45 26 01 23 www.datea.dk Lokalkontor: Viby Centret 24 8260 Viby J. DATEA AS - et selskab i DADES-koncernen CVR.nr. 25326296
Side 2 af 6 Al korrespondance mellem medlemmerne og foreningen ved dennes bestyrelse og administrator foregår per e-mail, samt ved filer vedhæftet e-mail eller tilknyttet e- mail i form af link til foreningens hjemmeside eller andre hjemmesider. Det gælder uanset andet måtte være angivet i andre bestemmelser i vedtægten. Ved korrespondance forstås blandt andet; indkaldelser til generalforsamlinger med bilag i henhold til vedtægterne (årsregnskaber, budgetter, forslag, m.v.), vand-/varmeregnskaber, opkrævninger, påkrav af enhver art (herunder påkrav om betaling af restancer til foreningen og inkassopåkrav) og varslinger (herunder varsling om adgang til lejligheden). Uanset ovennævnte bestemmelser skal korrespondance ske med almindelig post, såfremt lovgivningen stiller krav herom, såfremt bestyrelsen eller administrator beslutter det eller såfremt et medlem har underskrevet en erklæring om, at al korrespondance til medlemmet skal ske med almindelig post. Det enkelte medlem er ansvarlig for, at administrator har den til enhver tid gældende e-mailadresse til medlemmet og at den pågældende e-mailadresse kan modtage e-mail fra administrator og bestyrelsen. Hvis medlemmet skifter e- mailadresse skal medlemmet straks orientere administrator herom. Korrespondance skal anses for fremkommet til medlemmet, når korrespondance er afsendt til den senest af medlemmet oplyste e-mailadresse. Hvis medlemmet ikke opfylder sine forpligtelser, bærer medlemmet selv ansvaret for at korrespondance ikke kommer frem til medlemmet. Administrator eller foreningen kan ikke holdes ansvarlig herfor. Det nærmere indhold af den i stk. 3 nævnte erklæring samt eventuelle retningslinjer vedrørende digital kommunikation fastsættes af bestyrelsen. 6. Valg til bestyrelsen. På valg er: Troels Bjerre (Formand) på valg 2015 Thomas Andersen (Næstformand) på valg 2015 (ej genvalg) Ditte Jørgensen (Kasserer/Sekretær) på valg 2015 (ej genvalg) Rikke Borbjerg Petersen medlem) på valg 2016 Tine Pedersen Kotb (medlem) på valg 2016 Følgende ønsker at stille op til bestyrelsen Rikke Morell Gunnestrup, Hannovergade 4, 1. Per Kristensen, Holmbladsgade 12, 2.th.
Side 3 af 6 7. Valg af administrator. 8. Eventuelt. REFERAT: Troels bød velkommen til de 17 fremmødte andelshavere. Ad. 1 Bent Rybak blev valgt som dirigent og referent. Dirigenten konstaterede generalforsamlingen rettidig varslet og indkaldt iht. vedtægterne. Det fornødne kvalificerede fremmøde på 2/3 af foreningens medlemmer ikke var til stede, hvorfor dirigenten bemærkede, at de nævne forslag ikke kunne endeligt vedtages. Et enkelt medlem bemærkede, at Bilaget vedr. punkt 5.2. ikke var blevet omdelt, hvor punktet ikke kunne realitetsbehandles, hvilket blev ført til referat. Ad. 2. Troels fremlagde bestyrelsens beretning: I det forgangne år 2014 er der sket følgende i vores forening: Nye andelshavere 3 lejligheder er blevet solgt. Det drejer sig om Holmbladsgade 12, 2. th., Hannovergade 4, 3, tv. og Holmbladsgade 12, 3. Det betyder, at vi har fået nye beboere i Per, Ida og Kasper med barn og Jeanette og Jesper. Velkommen til jer alle. Vi har også fået ny administrator hos Datea i Bent Rybak. Bestyrelsen har fået en rigtig god start med det samarbejde og ser frem til det fremtidige. Erhvervslejere Hjem & Pleje opsagde deres lejemål per 1. marts 2014. I juni flyttede Up Dog Yoga ind i de ny renoverede lokaler. Det går generelt godt med erhvervslejerne. De var også i forskelligt omfang påvirket af vedligeholds- og toiletprojektet. Bestyrelsen takker igen i år for deres forståelse og tålmodighed. Som vi plejer, var bestyrelsen rundt med en julehilsen til alle erhvervslejere, hvilket de blev rigtig glade for. Vedligeholds- og toiletprojektet Vi har fået afsluttet det store vedligeholds- og toiletprojekt og resultatet er blevet rigtig godt. Bestyrelsen vil endnu engang gerne takke Jer beboere for jeres forståelse, tålmodighed og samarbejde i forbindelse med projektet. Det gælder specielt Jer som direkte har været involveret. I februar måned kommer der en 1 års gennemgang. De der har fået nyt badeværelse er blevet orienteret herom, men vi vil opfordre alle til at kontakte formanden senest den 17. februar, hvis I har fundet nogle fejl og/eller mangler i forbindelse med det arbejde, der er udført i forbindelse med projektet. Diverse arbejder og initiativer Vi har i år haft to fælles arbejdsdage, som forløb rigtig godt. Rigtig mange deltog aktivt på dagene, og der var stor opbakning til begge arbejdsdage. Det er noget vi i bestyrelsen er rigtig glade for, og vi håber at kunne gentage succesen igen i år.
Side 4 af 6 Vi har fået etableret adgang til institutionens legeplads uden for normal åbningstid. Den bliver brugt meget ofte til stor glæde for både børn og voksne. Fællesbadet er blevet renoveret. Gulvene på de fælles loftsarealer er repareret. Lydisolering af Jaguaren er ikke glemt. Vi opdagede i 11. time at den tidligere rapport for lydisoleringen ikke var fyldestgørende. Der var en del af loftet op til Holmbladsgade 12, 1., som der ikke var lavet undersøgelser og arbejdsbeskrivelser på. Vi er glade for, at vi opdagede fejlen. En ekstra undersøgelse af den resterende del af loftet og rapport er blevet lavet, og vi er pt. i gang med at indhente tilbud. Vi forventer at arbejdet vil blive udført i løbet af foråret. Til orientering har bestyrelsen iværksat følgende arbejder: - Nedtagning af antenner og paraboler fra taget. - Udluftningen fra tørretumbleren bliver ført væk fra hjørnet mellem nr.14 og nr.4, da den har været lugtgener for flere beboere. Efter planen bliver det udført nu på fredag. - På grund af det voksende antal af cykler, etablerer vi et ekstra cykelskur overfor det eksisterende. - Vi regner med at udskifte de to vaskemaskiner. De er ikke længere så stabile efter henholdsvis 18 og 20 år. Som vi skal stemme om senere, håber vi, at vi kan komme i gang med en renovering af hovedog bitrapperne. Til sidst skal der lyde en meget stor tak til Thomas Andersen, for det enorme arbejde han har lagt i foreningen og i bestyrelsen af flere omgange. Han har om nogen haft en finger på pulsen og har taget et stort ansvar. I den anledning fik Thomas overrakt en symbolsk gave som tak. Bestyrelsen ønsker det bedste for dig og din familie i fremtiden. Under beretning fremmødte yderligere 2 andelshavere, hvorfor kravet om 2/3 var opfyldt. Beretningen blev enstemmigt taget til efterretning. Ad. 3. Bent Rybak gennemgik regnskabet og bemærkede omkring andelskroneberegningen, at der var hensat 4,3 millioner i andelskrone til byfornyelsesprojektet & det foreslåede trapperenoveringsprojekt (som ikke pt. kunne anskues som forbedring men da det er foreningens valuar der fastlægger vurderingen kan der ikke på nuværende tidspunkt siges noget om hvordan han vil se på denne.). Der var en kort spørgerunde omkring hensættelsen i andelskronen og i den forbindelse stillet ændringsforslag til andelskronen på hhv. 155 og 150,00. Begge ændringsforslag blev forkastet med hhv. alle stemmer undtagen 1 & 5. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget og Bestyrelsens forslag til andelskrone på 150,457 blev vedtaget med alle stemmer undtagen 1. Ad. 4. Bent Rybak orienterede om budgetforslaget med særlig vægt på vedligeholdelsesdelen samt bestyrelsens forslag om stigningen på i 2 % boligafgift samt omlægningen af opkrævning af internet/antenne på 20.000 til boligafgift. Under den efterfølgende debat, blev det specielt
Side 5 af 6 fremhævet, at det var forudsat ifm. vedtagelsen af Byfornyelse, at der kunne spares på vedligeholdelsen, således der var et overskud på ca. 180.000 til at betale ydelser på det lån der var optaget til at finansiere projektet. Budgettet blev enstemmigt vedtaget som foreslået af bestyrelsen og med stigning i boligafgift pr. 1. februar. Ad. 5.1. Tilføjelse til vedtægtens 8 Forslaget blev kort motiveret og et par afklarende spørgsmål besvaret. Forslaget blev vedtaget med alle stemmer for undtagen 1 blank. Ad. 5.2 Forslag vedr. ændring af åbningstider for Up Dog Yoga. Indledningsvis blev det konstateret, at indsigelsen til behandling af punktet blev frafaldet. Rikke orienterede omkring baggrunden og pointerede, at ændringen kun ville gælde for Up Dog, at ændringen forudsatte, at husordenen og lejekontraktens krav om at brugen af lokalerne ikke må være til gene for de øvrige beboere naturligvis fortsat er gældende. Bent Rybak supplerede med at oplyse, at der skulle udarbejdes en allonge til lejekontrakten, hvori de nævnte krav vil blive oplyst. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Ad. 5.3 Forslag om trapperenovering. Troels fremlagde de 2 forslag (med/uden filt på vægge). Der var en kort debat. Dirigenten konstaterede at afstemningen måtte opdeles i hhv. for og imod og såfremt det blev vedtaget skulle modellen vælges. Der blev spurgt til finansiering. I den forbindelse blev det oplyst, at der naturligvis ville blive trukket på foreningens likviditet, således den blev bragt ned til en forsvarlig arbejdskapital suppleret med lånfinansiering. Projekt A med filt pris 1.711.000 blev med alle stemmer for, undtagen 1, vedtaget. Ad. 5.4 Elektronisk kommunikation; Dirigenten oplyste, at forslaget om elektronisk kommunikation var et tilbud; der var således ingen tvang forbundet med det, og at referatet ville blive vedlagt en tillmelding. Skiftede man mening kunne man både af-og tilmelde sig senere. Dog kan man ikke få både-og. Ved afstemning blev forslaget vedtaget med 17 stemmer for og 2 imod. Ad. 6. Valg. Bestyrelsen blev genvalgt og nyvalgt som foreslået i indkaldelse. Bestyrelsen ser herefter således ud: Bestyrelsesmedlem Troels Bjerre (Formand) på valg 2017
Side 6 af 6 Bestyrelsesmedlem Rikke Morell Gunnestrup nyvalgt på valg 2017 Bestyrelsesmedlem Per Kristensen- nyvalgt på valg 2017 Bestyrelsesmedlem Rikke Borbjerg Petersen på valg 2016 Bestyrelsesmedlem Tine Pedersen Kotb. på valg 2016 Som suppleanter blev valgt Jacob Philipsen & Ida Ladekarl begge for 1 år. Bestyrelsen har efterfølgende konstitueret sig således: Formand: Troels Bjerre. Næstformand: Per Kristensen. Kasserer: Rikke Morell Gunnestrup Sekretær: Rikke Borbjerg Petersen Menigt medlem: Tine Pedersen Kotb 1. suppleant: Ida Ladekarl. 2. suppleant: Jacob Philipsen. Ad. 7. Datea blev genvalgt som administrator. Ad. 8. Evt. - Gårdvalg; følgende meldte sig Jacob, Mikkel P, Elo & Tine. - Dørudvalg: følgende meldte sig Jesper H., Mikkel P., Rikke G. & Tine K. - Facebookgruppe: skal bruges til hyggeting fx a la jeg griller - kom og vær med! - kontakt Tine for at finde siden, der hedder A/B Hannholm! - Flugtvej over loftet; afklares om den må låses skal dog altid holdes lukket! - Effekter på trappen; Rikke nævnte at administrator vil/har sendt brev til de pågældende. Bent Rybak bekræftede, at der var skrevet samme dag. - Kælder; husk at slukke lyset efter brug. Kl. ca. 21.30 konstaterede Dirigenten dagsorden udtømt og takke for god ro & orden. Dirigent Bestyrelsen