Dato: 2. december 2015 Initialer: ug Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 11. december kl. 9.30 12.30 Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Jan Riber Jakobsen Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Poul Rosendahl Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Lars B. Thomsen Steen Wrist Kristine Kaas Krog Søren Rishøj Jakobsen Frode Sørensen Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingschef Britta Søndergaard Afdelingschef Michael Aafgaard Afdelingschef Britta Vang Mikkelsen Der vil efter mødet blive serveret frokost. Afbud sker til Ulla (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf: 76 60 86 98 Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 1
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side Åbne dagsordenspunkter 35 Godkendelse af dagsordenen 3 36 Sager til orientering 4 37 Budgetopfølgning nr. 3 2015 5 38 Vederlag eller diæter 9 39 9. udbud af buskørsel - Sønderborg Kommune 10 40 Intern kørsel på Sjælland eller i Nordjylland i handicapordningen 12 41 Evaluering af kampagnebillet på valgdage 13 42 Eventuelt 16 Lukkede dagsordenspunkter Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 2
00-01-06-1-15 35. Godkendelse af dagsordenen Indstilling at dagsordenen godkendes. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 3
00-01-06-1-15 36. Sager til orientering Sagsfremstilling Orientering om køreplanændringer og konsekvenser vinter 2015 Status Flextrafik 2015: kundetilfredshedsundersøgelse og ny kørsel, Flextrafik Orientering om kundetilfredsheds- og SMS-undersøgelser, Bus Orientering om takstsamarbejdet Bilag Notat om køreplanændringer og konsekvenser december 2015 Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 4
50-04-2-15 37. Budgetopfølgning nr. 3 2015 Sagsfremstilling Budgetopfølgning nr. 3 er årets sidste opfølgning. Opfølgningen er baseret på udviklingen i årets første 10 måneder samt forventning til de sidste to. Vurderingerne er foretaget på baggrund af kendte ændringer, samt data fra de sidste 12 måneder. Det samlede tilskudsbehov er vurderet til at være 637,6 mio. kr., hvilket er 2,6 mio. kr. lavere end ved opfølgning nr. 2. For offentlig servicetrafik er der et fald på 1,9 mio. kr. i forhold til den seneste opfølgning og for de kommunale/regionale opgaver et fald på 0,7 mio. kr. Der er medtaget aktiviteter, som finansieres af Region Syddanmarks hensatte midler, i alt er dette udgifter i 2015 på 3,1 mio. kr. Midlerne anvendes til finansiering af kundeambassadørerne, rute 22 (sygehusruten) til betjening af Aabenraa Sygehus med kørsel fra Sønderborg og udvidelse af rute 123 mellem Aabenraa Sygehus og Haderslev. Da aktiviteterne finansieres via regionens hensættelser øges tilskudsbehovet ikke. De primære forklaringer på udviklingen fra budget 2015 til budgetopfølgning nr. 3 er: Fald i omkostningsindekset på 1,9 %. Omkostningsindekset benyttes til justering af vognmandskontrakter Forventede merindtægter inden for forretningsområde bus på 12,1 mio. kr. Ny finansieringsmodel for Rejsekort A/S, som medfører en besparelse på 5,8 mio. kr. i 2015 Fald i udgifter til siddende patientbefordring på 4,0 mio. kr. som skyldes færre rejser end forventet samt lavere kørselsomkostninger pr. direkte rejseminut. Nedenfor gennemgåes hovedtallene for de enkelte forretningsområder. Busdrift Tilskuddet til busdrift vurderes til 382,0 mio. kr., hvilket er 2,4 mio. kr. lavere end i den seneste opfølgning. Dette tilskrives såvel lavere indtægter med 1,8 mio. kr. som lavere omkostninger på 4,2 mio. kr. På indtægtssiden ses den største forskel på ungdomskort, der med et lavt 2. halvår nedjusteres med 2,3 mio. kr. til 58,1 mio. kr. På udgiftssiden er hovedforklaringerne ved ændring på driften af busserne. Omkostningsindekset, til justering af kontraktbetalinger til vognmænd, forventes at falde med 0,27 %, hvilket svarer til et fald i udgifterne på 1,5 mio. kr. Betaling til dublering (ikke kontraktkørsel) falder med 2,5 mio. kr. sammenlignet med opfølgning nr. 2. Udgiften til driften af rejsekort er vurderet 1,8 mio. kr. lavere end den seneste opfølgning. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 5
Der er i alt indregnet 824.601 køreplantimer i opfølgningen, hvilket er 2.286 mere end i opfølgning nr. 2. Heraf tegner Region Syddanmark sig for de 1.200 timer. Togdrift Det samlede tilskud til tog forventes at være 26,3 mio. kr. i denne budgetopfølgning mod 26,2 mio. kr. i budgetopfølgning nr. 1. Indtægterne er nedskrevet med 0,1 mio. kr., mens udgifterne er uændrede. Handicapkørsel Udgiften til handicapkørslen forventes at blive 0,4 mio. kr. højere end ved den seneste opfølgning og i alt på 31,2 mio. kr. Stigningen skyldes hovedsageligt øgede udgifter til adm. bidrag til flextrafik (fordeling af flextrafik udgifter). Kommunal flextrafik Tilskuddet til den kommunale flextrafik er nedjusteret med 0,2 mio. kr. til 15,7 mio. kr. Ændringen skyldes mindre justeringer i en række kommuner. Siddende patientbefordring Den siddende patientbefordring koster i opfølgningen 174,9 mio. kr., hvilket er en nedjustering med 0,5 mio. kr. Ændringen skyldes hovedsageligt en lavere udgift til driften. Administration Udgifterne til den fælles administration vurderes 0,5 mio. kr. lavere i denne budgetopfølgning sammenlignet med opfølgning nr. 2. Dette skyldes hovedsageligt en flytning af løn og overhead fra fælles administration til flextrafik drift og Vejen Kundecenter. Ses der på udgiften til løn for hele Sydtrafik er denne uændret i forhold til den seneste budgetopfølgning. For en mere detaljeret gennemgang henvises til bilag 1, budgetopfølgning nr. 3 2015. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 6
Lovgivning Budgetforslaget er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til bilag 1, budgetopfølgning nr. 3 2015. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 7
Indstilling Bilag at uforbrugte midler vedrørende igangsatte men ikke afsluttede kvalitets- og udviklingsprojekter overføres til 2016. at afsatte midler til bestilt rejsekortudstyr, der ikke nås leveret i 2015 men først i 2016, overføres til 2016. at budgetopfølning nr. 3 tages til efterretning og udsendes til kommuner og region i Sydtafiks område. Bilag 1 Budgetopfølgning nr. 3 2015 Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 8
00-01-04-1-07 38. Vederlag eller diæter Sagsfremstilling Retningslinjer for ydelse af fast vederlag, diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for Sydtrafiks bestyrelse og repræsentantskab blev godkendt af den daværende bestyrelse i 2010. Vederlagenes størrelse blev fastsat af Statsforvaltningen Syddanmark ved beslutning af 8. oktober 2009. Reglerne giver formanden og næstformanden et fast vederlag, og de øvrige bestyrelsesmedlemmer en valgmulighed mellem at få udbetalt et fast månedligt vederlag eller få udbetalt mødediæter og eventuel dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Bortset fra formanden og næstformanden bedes de bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at ændre den honoreringsform de har i dag, meddele administrationen det inden den 12. januar 2016. Lovgivning Intet. Økonomi Det månedlige vederlag for de øvrige bestyrelsesmedlemmer er pr. 1. oktober 2015 kr. 1.646,00. Formandens månedlige vederlag er kr. 13.168,42 kr. og næstformandens månedlige vederlag er kr. 3.292,08. Diætsatsen udgør pr. 1. januar 2016 kr. 410,00 pr. dag for møder under 4 timers varighed inklusiv transporttid mellem hjem og mødested. For møder over 4 timers varighed inklusiv transporttid mellem hjem og mødested udgør diætsatsen kr. 820,00. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af det diætbeløb, der ydes for møder under 4 timers varighed. Det maksimale erstatningsbeløb pr. dag udgør pr. 1. januar 2016 kr. 2.050,00. Indstilling Orientering om reglerne for vederlag og diæter, så medlemmerne kan tage stilling til, hvorvidt de ønsker udbetalt fast vederlag eller diæter og evt. tabt arbejdsfortjeneste for arbejdet i Sydtrafiks bestyrelse i 2016 Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 9
70-06-2-15 39. 9. udbud af buskørsel - Sønderborg Kommune Sagsfremstilling Sydtrafiks kontrakt med Tide Bus - oprindeligt indgået med Rutebilselskabet Haderslev i 2009 - har ordinært udløb i sommeren 2017. Som et led i Sønderborg Kommunes strategi om CO 2-neutralitet har kommunen besluttet, at den kollektive buskørsel fra kontraktskiftet i sommeren 2017 skal udføres med gasbusser. Drivmidlet vil være biogas, der reducerer udledningen af CO 2 markant i forhold til almindelig naturgas eller diesel. Lokal- og bybuskørslen i Sønderborg Kommune omfatter cirka 39 kontraktbusser fordelt på cirka 61.000 køreplantimer årligt. Derudover vil der efter behov blive rekvireret dublerings- og ekstrakørsel. Kontrakten vil blive udbudt for en 10-årig periode med en option på forlængelse i op til 2 år. På den måde bliver det muligt at afskrive investeringen på en lidt længere periode. Det samme gør sig gældende for den gasfyldestation som Sønderborg Kommune sammen med en gasleverandør vil etablere i Ragebøl og Nordborg. Det vil være et krav, at der anskaffes minimum 5 reservebusser. Dublerings- og ekstrakørsel udføres som udgangspunkt af reservemateriellet. Eventuelt behov, der ikke kan dækkes af reservemateriel kan udføres med dieselbusser, der opfylder euro 6 normen. For at muliggøre fleksibel medtagning af cykler, barnevogne, kørestole m.v. og samtidig kunne rotere busserne rundt på ruter med forskellig driftsbehov vil det være et krav at busserne skal være af typen lavgulv eller laventré. Dvs., hvor der er lav indstigningshøjde og som minimum lavt gulv mellem for- og midter døre. Kompleksiteten i udbuddet er større, end hvad vi tidligere har prøvet. Derfor vil udbuddet blive gennemført som et udbud med forhandling, hvor det i forløbet vil være muligt at foretage begrænsede ændringer i fx specifikationerne af busserne og få input fra tilbudsgiverne. Forløbet er anderledes end de hidtidige offentlige udbud ved, at der først skal gennemføres en prækvalificering af tilbudsgivere, hvorefter der afgives tilbud med efterfølgende forhandling(er) og endelig en kontrakttildeling (foreløbig tidsplan fremgår af bilag 1). Udover buskørsel udbydes driften af Sønderborg Busstation for så vidt angår oplysningstjeneste og salg af rejsehjemler. Sønderborg Kommune står for drift af ventesal m.v. Det vil være muligt for den kommende entreprenør at anvende underentreprenører til udførelse af kørslen. Målopfyldelse i forhold til visionen Gasbusser, der drives af biogas, understøtter i høj grad Sydtrafiks målsætning om bæredygtighed. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 10
Lovgivning Udbuddet offentliggøres 16. december 2015 og vil derfor ikke være omfattet af de nye regler, der forventes at træde i kraft 1. januar 2016. Udbuddet gennemføres i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv nr. 2004/17/EF af 31. marts 2004). Økonomi Økonomien af udbudsforretningen kendes først, når der er tildelt en kontrakt. Indstilling Bilag at udbuddet igangsættes og gennemføres jf. tidsplanen (bilag 1) at sekretariatet bemyndiges til at færdiggøre det endelige udbudsmateriale. Foreløbig tidsplan for 9. udbud Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 11
10-02-1-15 40. Intern kørsel på Sjælland eller i Nordjylland i handicapordningen Sagsfremstilling I Sydtrafiks handicapkørsel til fritidsformål kan man køre fra adresse til adresse i en Flextrafik-bil, dvs. uden skift i hele region Syddanmark og region Midtjylland. Det er muligt at rejse til Nordjylland og Sjælland i kombination med handicapegnet tog, en såkaldt landsdækkende rejse, hvor trafikselskabet sørger for tilslutningsrejse i begge ender mellem station og afgangs- /ankomstadresse. Kunden betaler handicaptakst for tilslutningsrejserne til Sydtrafik, og betaler togbilletten direkte til togoperatøren. På årsplan arrangeres der ca. 100 landsdækkende rejser for Sydtrafikkunder. Det er i dag ikke tilladt at bruge handicapordningen til intern kørsel i Nordjylland og på Sjælland. På baggrund af den seneste revison af trafikselskabsloven, hvor der åbnes for at trafikselskaberne kan samabejde om handicapkørsel, er der fra årsskiftet lavet en aftale om at trafikselskaberne kan indkøbe tilslutningstrafik hos hinanden. Det er både en økonomisk og administrativ lettelse, at lokale taxaer nu ikke længere manuelt skal bestilles og afregnes for denne kørsel, da det ofte er både dyrt og besværligt at booke en liftvogn hos taxa, hvor det er en begrænset ressource, der kan kræve lang fremkørsel. Trafikselskaberne er ikke lovmæssigt forpligtet til at tilbyde intern handicapkørsel uden for eget område, men på baggrund af den nye lettere adgang til handicapegnede vogne i hele landet, foreslås det at ændre reglerne i Sydtrafik handicapordning, således at der åbnes for intern handicapkørsel til Sydtrafiktakst i Nordjylland og på Sjælland. Alle øvrige trafikselskaber, der ikke tidligere havde intern kørsel, har besluttet en tilsvarende ændring i forbindelse med den nye samarbejdsaftale mellem trafikselskaberne. Forslaget øger ordningens anvendelighed for kunderne. Lovgivning Lov om trafikselskaber. Økonomi Kun en mindre del af de kunder, der rejser landsdækkende forventes at benytte en mulighed for intern kørsel i fremmed trafikselskab. Meromkostningen ved at gennemføre forslaget er derfor meget beskeden og estimeres højst at udgøre 10.000 kr. pr. år. Indstilling at intern kørsel i handicapordningen i Nordjylland og på Sjælland tillades fra 1. januar 2016 Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 12
50-50-01-1-11 41. Evaluering af kampagnebillet på valgdage Sagsfremstilling Baggrund I maj 2012 besluttede Sydtrafiks bestyrelse at indføre en forsøgsordning med en særlig kampagnebillet på valgdage. Dette for at fremme og understøtte valgdeltagelsen. Ønsket var at kunne tilbyde borgeren befordring til valgstedet til en attraktiv pris. Med kampagnebilletten kan borgeren køre til valgstedet i sin kommune og hjem igen for 5 kr., både med bus, Vestbanen og Flextur. Hver kommune har sin egen billet, som kan benyttes i hele kommunen på valgdagen. Eftersom billetteringsudstyret i busserne ikke kan håndtere specielle billettyper, udbydes kampagnebilletten via Mobilbillet app en og SMS. Kampagnebilletterne på mobilen giver mulighed for alternativ prissætning og gyldighed på bestemte tidspunkter, områder og ruter. De er ikke afhængige af Sydtrafiks takster og zoneantal. På den måde kan man sikre sig, at borgerne kan komme frem til valgstedet i deres kommune til en fast lav pris. Det blev indstillet til bestyrelsen, at forsøget skulle evalueres efter et par kampagner med henblik på eventuel indstilling om at gøre ordningen permanent. Kampagner Der blev tilbudt en kampagnebillet ved følgende valg: Kommunal- og regionsvalget 2013 Folketingsvalget 2015 Folkeafstemning om retsforbeholdet 2015 Kampagnebilletten til kommunal- og regionsvalget samt til folketingsvalget er evalueret, medens billetten til folkeafstemning om retsforbeholdet først afvikles den 3. december. Kommunal- og regionsvalget 2013 Billetten blev markedsført på Sydtrafiks hjemmeside og via en print-selv plakat samt webbannere som kunne bruges til kommunernes hjemmeside. Kommunerne blev opfordret til at sende plakaten videre til deres biblioteker, borgerservice, jobcentre etc., så budskabet kunne komme ud til borgerne. Omkostningerne var på 13.347 kr. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 13
Antallet af solgte billetter var beskedent. Der blev i alt solgt 33 kampagnebilletter, hvoraf fem var med Flextur (se tabel 1). Kommunal- og regionsvalget 2013 Kommune SMS billet Mobilbillet I alt Esbjerg 3 3 Fredericia 4 4 Haderslev 3 3 Kolding 10 10 Sønderborg 6 6 Tønder 1 1 Vejen 1 1 Vejle 1 4 5 I alt 29 4 33 Tabel 1. Antallet af solgte kampagnebilletter til kommunal- og regionsvalget 2013. Kampagnen blev bemærket af organisationen Stemmer på kanten, som støttede initiativet for at få flere socialt udsatte til stemmeboksen. Folketingsvalget 2015 For at kampagnebilletten skulle få større gennemslagskraft blev der iværksat en mere aktiv markedsføring. Billetten blev hovedsageligt markedsført via hængeskilte i busserne og annoncer i lokalaviserne. Der blev også sendt ud plakater til print-selv samt webbannere til hjemmesider via direct mail til kommuner, borgerservice og biblioteker. Der var afsat 57.000 kr. til markedsføring. Ligesom ved forrige valg var salget beskedent. Der blev i alt solgt 41 kampagnebilletter, hvoraf to var med Flextur (se tabel 2). Folketingsvalget 2015 Kommune SMS billet Mobilbillet I alt Esbjerg 4 4 Fredericia 2 2 Haderslev 4 1 5 Kolding 7 14 21 Sønderborg 1 1 Varde 3 1 4 Vejen 2 2 Vejle 1 1 Aabenraa 1 1 I alt 16 25 41 Tabel 2. Antallet af solgte kampagnebilletter til Folketingsvalget 2015. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 14
Folkeafstemning om retsforbeholdet 2015 På grund af et meget beskedent salg af kampagnebilletter ved tidligere valg, samt begrænsede markedsføringsressourcer, blev der besluttet, at billetten til folkeafstemningen kun bliver markedsført via en pressemeddelelse og en kampagneside på Sydtrafiks hjemmeside. Konklusion Forsøget ved kommunal- og regionsvalget samt folketingsvalget viste, at kampagnebilletten havde en begrænset succes trods den brede målgruppe. Kun et fåtal af kunder benyttede sig af tilbuddet og dermed havde det ikke den ønskede effekt. Trods den begrænsede succes har valgbilletten været en god historie, som har givet Sydtrafik positiv omtale. Der foreligger velfungerende arbejdsprocesser til fremtidige valgbilletter. Administrativt er selve kampagnebilletten på valgdage nem at tage i brug. Billetterne er oprettet i mobilbilletsystemet, og kan aktiveres med minimalt arbejde. Dog er markedsføring og kommunikation ressourcekrævende. Det skal også bemærkes, at udformningen af kampagnebilletten, som et tilbud via mobilbilletter, er mindre egnet til Flextur, idet det kræver en tilpasning af bestillingsproceduren, som bliver besværlig både for kunder og Sydtrafik. Det vurderes, at kampagnebilletten på valgdage har et begrænset udbytte, men at den kan bruges som en god historie og fungere som markedsføring af Sydtrafik. Udvidet markedsføring medfører ikke nødvendigvis en større tilslutning til kampagnen. Målopfyldelse i forhold til visionen Kampagnebilletten på valgdage fremmer visionens punkter om at Sydtrafik skal være synlig og fremmer let adgang til billetkøb. Indstilling Der indstilles at: kampagnebilletten nedlægges på baggrund af den dårlige tilslutning med en vurdering af, at den koster mere at drive, end den giver i udbytte eller kampagnebilletten bliver en permanent ordning med nuværende opsætning, men med beskeden markedsføring. Der bør overvejes om Flextur fortsat skal indgå i tilbuddet. Udformningen af kampagnebilletten er mindre egnet til Flextur. Derfor bør man overveje kun at benytte sig af busdelen fremover og lade Flextur udgå. Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 15
00-01-06-1-15 42. Eventuelt Bestyrelsesmøde, d. 11. december 2015 16